G E M E E N T E L I J K E S O C I O - C U L T U R E L E R A A D Z I N G E M ALGEMENE VERGADERING 26 april 2016 om 20u. raadzaal, gemeentehuis A A N W E Z I G E S T E M G E R E C H T I G D E L E D E N Adelardus: Andre Leyten; Davidsfonds H-O-Z: Lucy Vandersmissen; De Zingemse Verzamelaars: Georges Kuipers; De Wijnhuisveldvrienden: Guy Vanmelkebeke; d Ouwegemse Fluitjes: André Brunfaut; Drijkeuningencomité: Tom Ronsse; Femma: /; Foto- en diaclub de Korenbloem: /; Gezinsbond Ouwegem: Kristel Cosyn; Heemkring Huizingouw: Ignace Bauters; Kon. Fanfare Het Lyrisch Genootschap : / ; Kon. Muziekmaatschappij St.-Cecilia Zingem: /; Kunstkring Triangel: Jo De Paermentier & Leona Cruypelinck; KVLV Ouwegem: /; KWB Huise: /; KWB Zingem: Peter Diegenant; Nieuw Zingems Toneel: Paul Nachtergaele; Rode Kruis afd. Zingem: André Brunfaut; S-Plus Zingem:; Tuin-Hier: Annie De Wulf:; Wereldfront Zingem: An Balcaen; Zangkoor USCIA: Bernard Dekeyser deskundige: Marleen Vandekerckhove A A N W E Z I G E W A A R N E M E N D E L E D E N Gerrit Depaepe, Mieke Meire V E R O N T S C H U L D I G D Hans Vanhoecke, Patrick Verschueren, Eric Lybaert, Rob Willems, Geert Polfliet, André Brunfaut, Veronique Vanderplaetsen, Germana Wiels Algemene Vergadering SCR 21 oktober 2015 - pagina 1
VERSLAG 1. OPENING; IN MEMORIAM CHRIS VANDERBAUWHEDE; AANWEZIGHEDEN 2. VERSLAG CULTUURRAAD 21 OKTOBER 2016 Het verslag wordt goedgekeurd. 3. MEDEDELINGEN VANUIT HET COLLEGE EN DE DIENST VRIJE-TIJD-JEUGD- INFORMATIE - Boter bij de Vis: een reizende expo over landbouw en voedsel tijdens de Eerste Wereldoorlog. Momenteel worden de mogelijkheden bekeken om deze tentoonstelling begin of voorjaar 2018 naar Zingem te halen. - Humo s Comedy Cup on Tour. Eind december 2016 vindt de finale plaats van Humo s Comedy Cup. Dit kan vergeleken worden met Humo s Rock Rally, maar dan voor stand-up comedians. Daarna reist men door Vlaanderen met de winnaar en 2 finalisten. We hebben deze voorstelling met de jeugdraad geboekt voor 1 april 2017. De jeugdraad stelde de vraag aan de werkgroep optredens of zij het zien zitten om de kosten en baten te delen van deze activiteit. De werkgroep zag er ook vooral de voordelen van in en ging alvast akkoord. 4. JAARVERSLAG CUTLUURBELEID 2015 (VANUIT HET MJP 2014-2016) Cf. Statuten, art. 2: doelstellingen van de socio-culturele raad: advies geven inzake het beleid betreffende socio-culturele zaken, de betreffende begrotingsonderdelen en de planning, uitbouw en beheer van de gemeentelijke socio-culturele infrastructuur overeenkomstig de ter zake geldende wetgeving; Ter opfrissing Het MJP bestaat uit beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties. Beleidsdoelstelling 15 omvat het cultuurbeleid: Zingem voert een kwalitatief en duurzaam lokaal cultuurbeleid. Hieronder werden 5 actieplannen geformuleerd, met elk hun acties ter uitvoering van het desbetreffende actieplan, met name: 1. Focus op gemeenschapsvorming op het niveau van de verenigingen 2. Beheer van het gemeenschapscentrum 3. Organiseren van gemeenschapsvormende activiteiten, met focus op samenhang van de drie deelgemeenten 4. Focus op cultuureducatie 5. Ondersteunen, stimuleren en faciliteren van jeugdcultuur 6. Investeren in kwalitatief personeel Daarnaast is er ook nog het zogenaamde gelijkblijvend beleid. Hieronder vallen alle uitgaven die als het ware kunnen beschouwd worden als behorend tot de reguliere werking van het gemeentebestuur (bv. onderhoud gebouwen en terreinen, aankopen van materiaal uitleendienst, ) Jaarlijks moet er gerapporteerd worden naar Vlaanderen, ter verantwoording van de gekregen subsidies (en ook om het restbedrag van 10% te krijgen). Deze rapportering bestaat in de eerste plaats uit een financiële rapportering. Onder de acties ihkv het cultuurbeleid zitten echter ook heel wat acties die kosteloos uitgevoerd worden; daarvan gebeurt een inhoudelijke verslaggeving. Zie de aparte bijlage met overzicht van gemaakte kosten en verworven inkomsten 2014 en 2015 + begroting 2016 voor meer details. Er wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen incl. of excl. personeelskosten. De reden hiervoor is dat personeelskosten wel konden dienen als verantwoording voor cultuursubsidies maar niet voor sportsubsidies. Met het oog op interne vergelijkingen, wordt de personeelskost dus ook soms niet mee gerekend. Zie eveneens PPT in bijlage. Algemene Vergadering SCR 21 oktober 2015 - pagina 2
5. SUBSIDIES WERKJAAR 2015: VERDELING EN EVALUATIE 5.1 VERDELING KVLV Huise 1.272 Davidsfonds Huise-Ouwegem-Zingem 688 OKRA Zingem 685 D'OUWEGEMSE FLUITJES 552 KVLV Ouwegem 520 Gezinsbond afd. Ouwegem 517 S-Plus 517 USCIA 507 KWB Huise 465 OKRA Huise 459 LBG Zingem 449 Adelardus 442 Heemkring Huizingouw 433 Tuin-Hier 433 OKRA Ouwegem 426 KWB Zingem 410 Kunstkring Triangel 404 SINT-CECILIAFANFARE 400 Levende Oost-Vlaamse Molens 394 NZT 381 Gaudeamus - Zingem 339 Bluesnight 291 De Zingemse Verzamelaars 252 Natuurpunt Zingem 236 Jong CD&V 197 Wereldfront 171 De Korenbloem 161 TOTAAL 12.000 4.2 EVALUATIE AANVRAAGFORMULIER Kadervorming = deelnemen aan vorming met het oog op het verbeteren van de werking van de vereniging -> voorstel van Mieke om een stukje toe te voegen wat hebben we geleerd? zodat Mieke niet overal tussen de lijnen door op zoek moet gaan naar de mogelijke meerwaarde voor de vereniging OK Energiekosten? -> neen, omdat het zeer moeilijk is om hier een rechte lijn in te trekken. OK Repetities : het is soms moeilijk om de bewijzen te doorpluizen > voorstel om repetitiedata apart bij te houden (voor zover dit al niet gebeurt) en aan het subsidiedossier toe te voegen (gebeurt bv. al door Gaudeamus en is zeer handig voor Mieke). OK Toegankelijkheid: de categorie voor iedereen toegankelijk wordt niet altijd correct begrepen. Het probleem was ook dat er een grijze zone is tussen enkel voor eigen leden en voor iedereen toegankelijk. -> voorstel: voor iedereen versus niet voor iedereen (ipv voor eigen leden) OK -> bewijsmateriaal voor voor iedereen toegankelijk = publicatie id Zingemnaar of bestaan van een affiche OK Algemene Vergadering SCR 21 oktober 2015 - pagina 3
Wat met reeksen? Er zijn verenigingen die het hele jaar door of in bepaalde periodes een zelfde activiteit doen (bv. petanque, kaarten, lijndansen, ). Mieke interpreteerde een reeks tot nu toe altijd als een reeks van activiteiten waarvoor men slechts 1 keer moet inschrijven, publiciteit voeren, betalen,.indien de activiteit dus lichtjes wijzigt, dan is het geen reeks meer. De ene vereniging maakt er echter zelf reeksen van (bv. reeks kooklessen), de andere vereniging ziet dit als allemaal aparte activiteiten. -> Voorstel raad: eenzelfde type activiteiten (bv. dansen, koken, naaien) als een reeks beschouwen. (Opmerking Annie DW: het zijn toch altijd min of meer dezelfde mensen die naar die activiteiten komen, of het nu een reeks is of niet) -> Mieke bekijkt nog hoeveel gelijkaardige activiteiten per jaar er maximaal als 1 reeks zullen beschouwd worden. Hoe dan ook zal dit voor sommige verenigingen een stijging van het aantal subsidiepunten inhouden, voor andere verenigingen een daling. De opmaak wordt gewijzigd opdat ze gebruiksvriendelijker wordt om digitaal in te vullen. 6. ADVIES AANKOOP TYPE TENTOONSTELLINGSPANELEN Zie PPT Advies: de socio-culturele raad adviseert om halve panelen aan te kopen 7. VERENIGINGENFOOR 2017 - Datum: het db stelt voor zondag 7 mei 2017. Deze datum wordt niet algeheel positief onthaald (cf. communiefeesten). Een andere mogelijkheid is 3 september. Ook dat is niet voor alle verenigingen ideaal. -> Mogelijke data zullen voorgesteld worden aan de verenigingen - Opzet: te bepreken. Het db stelt een keuze voor (een fietssneukeltocht die eindigt in De Griffel of een opzet zoals 28 september 2014. - Plan B: alles gaat toch door in De Griffel -> De aanwezigen verkiezen het format van de vorige keer. Het was gezellig, bestuursleden gingen bij andere standen op bezoek, er was a.h.w. verbroedering. 8. EVALUATIE KUNSTOPHANG EN HET ORGANISEREN VAN OPTREDENS 8.1 KUNSTOPHANG - Inkomhal gemeentehuis: moeilijk om volk te krijgen naar de oude inkomhal. - De Griffel: positieve reacties - Voorstel van acties: 1) kunstenaars worden uitgenodigd om zich voor te stellen aan een vereniging. 2) Verenigingen worden gevraagd om in hun activiteiten bezoek aan de tentoonstellingen of kunstenaar in te bouwen. 8.2 ORGANISEREN VAN OPTREDENS - We zijn nieuwsgierig naar de achtergrond van het publiek van de optredens. Bij het komende optreden gaat, indien mogelijk, bekeken worden waar de bezoekers vandaan komen en of zij ook andere cultuurhuizen bezoeken. De bedoeling hiervan is om informatie te verkrijgen of in Zingem zich een vaste kern van bezoekers heeft gevormd (want dat is toch een van de doelen van de scr bij het laten organiseren van zulke optredens. Algemene Vergadering SCR 21 oktober 2015 - pagina 4
9. OPTREDEN BLÈTEN - Stand van zaken kaartenverkoop: zeer zwak op dit moment. NOODKREET om vanaf nu alles uit de kast te halen om de kaartenverkoop aan te zwengelen!! - Verzoek om medewerking: dringende oproep om meer publiciteit te maken, flyers uit te delen, affiches uithangen, VM: Kristel, Paul N. AV: Paul N. 10. NIEUWE THEMA-AVONDEN IN 2016-2017 Mogelijke thema s: 1) aansprakelijkheid en verzekeringen: 8 2) vrijwilligersmanagement (bv. werven van (actieve) vrijwilligers, ): 4 3) communicatie: 11 11. VARIA - Vervanging van Chris Vanderbauwhede in het beheersorgaan GC: Paul Nachtergaele is geïnteresseerd om hem op te volgen. secretariaat socio-culturele raad dienst vrije tijd jeugd info Voorzitter MEIRE Mieke LEYTEN André Algemene Vergadering SCR 21 oktober 2015 - pagina 5