Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Aan : de Commissie van Veiligheid, Bestuur en Financiën en de Rekeningencommissie Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk BSD/2008.4085 - RIS 158341 Doorkiesnummer 070-353 3 2017 E-mailadres Aantal bijlagen Onderwerp Inhuur personeel derden Datum 13 oktober 2008 1 Inleiding Uit het Sociaal Jaarverslag 2007 valt op te maken dat de externe inhuur bij de gemeente Den Haag in 2007 is gestegen ten opzichte van 2006 (van 64,6 mln. naar 85,7 mln.). Het college heeft onderzoek laten doen naar het waarom van deze stijging. Met deze brief voldoet het college aan de toezegging de conclusies van dit onderzoek met aanbevelingen na de zomer van 2008 aan de raad te zenden. Uit het onderzoek blijkt dat vooral de diensten DSO, SZW en OCW in 2007 meer hebben ingehuurd dan in 2006. De belangrijkste redenen voor de toename zijn dat er tijdelijk extra capaciteit nodig was voor: o intensivering van beleid op majeure projecten, zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en diverse Masterplannen Structuurvisie; o reorganisaties bij (onderdelen van) SZW, DSO, DSB, IDC; o de implementatie van gemeentebrede systemen als EOS en Pegasus. Personeel van derden wordt onderscheiden in uitzendarbeid en overig extern personeel (zie tabel 1). Bij SZW is de inhuur van uitzendarbeid sterk gestegen. Bij DSO, en in mindere mate bij OCW, is de inhuur van overig extern personeel sterk gestegen. Bij DSB steeg de inhuur van uitzendarbeid ook, maar daalde de inhuur van overige extern personeel. In deze brief wordt achtereenvolgens ingegaan op: de gehanteerde definitie, de cijfers uit het Sociaal Jaarverslag 2004 2007, bevindingen en aanbevelingen. Inlichtingen bij Postadres: Postbus 12 600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: 070-353 20 17 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: 070-353 2782 Internetadres: www.denhaag.nl
BSD/2008.4085 2 2 Gehanteerde definitie inhuur personeel derden In het onderzoek is de definitie van inhuur van personeel van derden van het sociaal jaarverslag overgenomen. De definitie is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten van het Ministerie van BZK (BBV) en is vastgelegd in het Concernkader personeel van derden. Het kader is sinds mei 2007 van kracht en is een herziening van de richtlijn Registratie Inhuur Externen (2001). Personeel van derden is verdeeld in uitzendarbeid en overig extern personeel. Overig extern personeel is onderverdeeld in categorieën juridisch advies, interim management, intragemeentelijk, advies en onderzoek (waaronder onder andere financieel en ICT) en projectwerkzaamheden. 3 De cijfers uit het sociaal jaarverslag 2004 2007 Hoogte van de stijging Onderstaand zijn de kosten van inhuur van personeel van derden uit de sociaal jaarverslagen van de afgelopen vier jaren opgenomen. De kosten voor inhuur van personeel van derden stijgen sinds 2005, zowel in absolute als in relatieve zin. De kosten van de inhuur van personeel van derden is in 2007 ten opzichte van 2006 met 21,1 mln. gestegen (zie Tabel 1). De stijging in 2007 bestaat voor 11,5 mln. uit inhuur uitzendarbeid en voor 9,6 mln. uit de inhuur van overig extern. Tabel 1 Inhuur 2007 2006 2005 2004 Uitzend 30,5 mln. 19,0 mln. 18,7 mln. 15,5 mln. Overig extern 55,2 mln. 45,6 mln. 38,6 mln. 44,2 mln. Totaal 85,7 mln. 64,6 mln. 57,3 ml 59,7 mln. Bron: sociaal jaarverslagen 2004-2007 De cijfers in perspectief In het onderzoek is bekeken of de stijging van de inhuur gepaard is gegaan met een daling van de vaste formatie. Tabel 2 Maximaal toegestane formatie fte s Aantal bezette fte s Salarissen & sociale lasten eigen personeel 2007 7.499 7.033 344,2 mln. 2006 7.477 6.979 339,0 mln. 2005 7.703 7.028 335,8 mln. 2004 7.761 7.317 347,5 mln. Bron: sociaal jaarverslagen 2004-2007 en productenraming 2007-2010 Uit de cijfers in tabel 2 blijkt dat de maximaal toegestane formatie, de bezetting en de salarissen en sociale lasten de afgelopen jaren redelijk constant zijn gebleven. De bezetting ligt sinds 2004 ongeveer 7 à 8% onder de maximaal toegestane formatie (ongeveer 500 formatieplaatsen).
BSD/2008.4085 3 Uit de cijfers kan geconcludeerd worden dat de stijging van de inhuur niet ten koste gaat van de vaste formatie. 4 Bevindingen In het algemeen kan worden gesteld, aansluitend op hetgeen gewisseld is bij het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2007, dat er niet negatief geoordeeld hoeft te worden over inhuur externen. Er wordt dankbaar gebruik gemaakt van externen voor het snel realiseren van activiteiten, voor het realiseren van activiteiten met een tijdelijk karakter en voor activiteiten waar specifieke expertise noodzakelijk is. Inzet van personele kosten moet flexibel zijn: het gaat om een juiste balans tussen het opbouwen en behouden van kennis binnen de organisatie enerzijds en de noodzaak om op korte termijn te beschikken over kwantitatieve en kwalitatieve personele capaciteit anderzijds. Randvoorwaarde bij deze flexibele invulling van in- of externe capaciteit zijn de budgettaire kaders van de personele of activiteitenbudgetten. Uiteraard dragen externe factoren rond de krapte op (delen van) de arbeidsmarkt ook bij aan de verhouding interne/externe personele capaciteit. En andersom, als de krapte afneemt ontstaan er kansen om bepaalde capaciteit/kwaliteit tijdig aan de gemeente te binden (o.a. via arbeidsmarkt-communicatie). Tegen deze achtergrond kunnen de volgende conclusies worden getrokken. De kosten van de inhuur van personeel van derden is in 2007 met 21,1 mln. gestegen ten opzichte van 2006. Vooral de diensten DSO, SZW en OCW in 2007 meer hebben ingehuurd dan in 2006. Bij DSO, en in mindere mate bij OCW, is de inhuur van overig extern personeel sterk gestegen. Bij SZW is de inhuur van uitzendarbeid sterk gestegen. Bij DSB steeg de inhuur van uitzendarbeid ook, maar daalde de inhuur van overige extern personeel. Er zijn drie belangrijke redenen voor de toename. Ten eerste was er tijdelijk extra capaciteit nodig voor de intensivering van beleid op majeure projecten, zoals de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en diverse Masterplannen Structuurvisie. De begroting bevat vaak een groot deel incidenteel budget voor de uitvoering van door het bestuur gewenste projecten. Door incidenteel geld en de druk op het snel bereiken van resultaten, wordt de keuze om tijdelijk personeel in te huren snel gemaakt. Ten tweede heeft in 2007 een aantal reorganisaties hun beslag gekregen bij (onderdelen van) SZW, DSO, DSB en is het IDC gevormd waardoor de vraag naar specifieke en kortdurende capaciteit toenam. Dit leidde weliswaar tot externe inhuur maar bijvoorbeeld bij SZW zijn de personele kosten met een evenhoog aantal gedaald waardoor er binnen de budgettaire kaders werd geopereerd. Ten derde is er specifieke expertise ingehuurd ten behoeve van de implementatie van gemeentebrede ICT-systemen EOS en Pegasus. Tot slot leidde de krapte op de arbeidsmarkt, in met name de sectoren financiën en ICT, tot moeilijk vervulbare vacatures. Hierdoor is ook tijdelijk capaciteit ingehuurd. Een doelmatiger besteding van middelen voor inhuur externen kan worden gerealiseerd door het afsluiten van meer raamcontracten. Voor uitzendarbeid bestaat nu al een raamcontract met Vedior; voor de inhuur van specialistische kennis op het vlak van financiën en ICT zijn raamcontracten in voorbereiding.
BSD/2008.4085 4 De verwachting is dat er in het uitvoeringsjaar van het college, 2009, eerder een toename van inhuur externen zal zijn dan een afname. Dit vanwege de uitvoering van de door het bestuur gewenste projecten in de stad en de daarmee samenhangende hoogte van het incidentele budget in de begroting. Zo bevat de begroting 2009 voor nieuw/extra beleid 180 mln. incidenteel geld. Ook is bijvoorbeeld nu al duidelijk dat op het gebied van inburgering veel externe inhuur nodig zal zijn om de afgesproken doelstellingen te behalen. Ook de krapte in bepaalde sectoren op de arbeidsmarkt zal naar verwachting voorlopig aanhouden. Dit laatst wordt nog versterkt door de uitstroom van het vaste personeel (vergrijzing). Op personeelsgebied vergt dit een investering in het werven van deze groepen en het op peil houden van kwaliteit om te voorkomen dat we moeten inhuren. Ook de extra middelen van het rijk, die tot snel gerealiseerde beleidsintensiveringen moeten leiden, de verdere ontwikkeling van de systemen Eos en Pegasus, het versterken van de gemeentelijke dienstverlening, de reorganisaties en de ontwikkeling naar een kleinere overheid zullen ertoe leiden dat de inhuur niet sterk zal afnemen. De gemeente Den Haag heeft hoge ambities. Daarbij sturen we op het realiseren van deze ambities via producten en resultaten en op het binnen het budget blijven van deze producten. 5 Initiatieven van het college De resultaten van het onderzoek leiden tot de volgende initiatieven van het college. 5.1 Beperken van de omvang van de behoefte Het college heeft continue aandacht voor het tijdig werven van schaarse groepen. Zij werkt aan verbetering van de arbeidsmarktcommunicatie, en zal onze eigen headhunter meer nog dan nu inzetten voor het vervullen van essentiële functies binnen de gemeente. Het traineeprogramma wordt uitgebreid met HBO-trainees om zo jonge potentials binnen te halen. Vooral op financieel gebied biedt dit kansen, omdat daar de arbeidsmarkt krap is. Het college zal onderzoeken hoe het vaste personeel beter aan de gemeente kan worden gebonden qua salaris en groeimogelijkheden. Ook kijkt het college hoe kan worden aangehaakt bij initiatieven voor de vorming van pools voor interim-management en projectmanagement van ABD en Intermin. Het onderling uitwisselen van personeel op projectenbasis biedt medewerkers uitdaging en variatie. Hiermee blijft de expertise binnen de organisatie en kan de inhuur van externen verminderd worden. 5.2 Beperking van de omvang van de kosten Het college wil de doelmatigheid van de besteding van middelen voor inhuur verbeteren. De stijging in de kosten kan worden teruggebracht door meer collectief via raamcontracten in te huren. Als de raamcontracten zijn gesloten kan men niet meer zelf een bedrijf of externe medewerker uitzoeken. Doordat de opdracht wordt aanbesteed en er schaalvoordeel ontstaat, kunnen besparingen worden bereikt. Er is een bestaand raamcontract voor uitzendkrachten bij Vedior. De verwachting is dat eind 2008 nieuwe raamcontracten voor ICT en financiën gesloten worden. Het college ziet er op toe dat de nieuwe raamcontracten een maximale bijdrage leveren aan vergroting van de doelmatigheid.
BSD/2008.4085 5 5.3 Verbeteren inzicht in de kosten Het college uniformeert en verbetert de begrippen en definities van inhuur personeel derden en de administratie van de kosten van inhuur personeel derden. Daarbij lijkt het raadzaam een beter onderscheid te maken in externe inhuur van personeel en inbesteding en uitbesteding van diensten. Het college zal een uniforme toepassing realiseren bij alle diensten van de wijze van administreren van kosten van inhuur van externen. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen