Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie S.O.D. Jaarrekening 2011 Aldus vastgesteld in de vergadering de secretaris de voorzitter
Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie S.O.D. Balans per 31 december 2011
1 Activiteiten De Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie (SOD) is statutair gevestigd te s Gravenhage en opgericht op 25 april 1975. De vereniging is Koninklijk erkend en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Den Haag onder nummer 37632236. De statuten van de Vereniging zijn laatstelijk gewijzigd op 10 oktober 2002. Ultimo 2011 is een wijziging van de statuten in voorbereiding. Op 7 februari 2012 is deze wijzifging definitief vastgesteld. Het doel van de vereniging is de bevordering van een praktische en doeltreffende verzorging van de documentaire informatievoorziening en de administratieve organisatie. De vereniging tracht dit doel te bereiken door het beleggen van bijeenkomsten, het houden van voordrachten, het doen organiseren van opleidingen en examens, het organiseren van excursies en het verzorgen van een periodiek. Naast het jaarlijks houden van de algemen ledenvergadering, gevolgd door een congres, houden de regio's zowel in het voorals in het najaar bijeenkomsten. De vereniging kent een drietal regio's: * Noord-Oost * West * Zuid Tijdens de ledenvergadering is besloten om de regiostructuur op te heffen en over te stappen naar een structuur met werkrgroepen erlkr specifieke onderwerpen zullen behandelen. 2 Bestuurssamenstelling De bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar. Herbenoeming is mogelijk. Het bestuur is op 31 december 2011 als volgt samengesteld: J. Cox voorzitter Vacature secretaris R. de Nieuwe penningmeester M. Dik lid J. de Groot lid M. Ongering lid R. Sweijen lid L. Verbeek lid
Vereniging S.O.D. Balans per 31 december in euro's Activa 2011 2010 Vorderingen en overlopende activa 8.739 24.810 Verrekening Stichting SOD 21.795 10.163 Rekening-courant regio's 32.071 33.315 Kortlopende vorderingen 62.605 68.287 Postbank 3.407 9.742 Rabo rekening-courant 10.384 8.428 Rabo stallingsrekening 29.088 71.077 Effectendepot 123.270 126.750 166.149 215.997 Totaal 228.754 284.284 - -
Passiva 2011 2010 Algemene reserve 218.002 221.338 Eigen vermogen 218.002 221.338 Voorziening jubileum uitgave - 37.750 Voorziening ontwikkeling website - 11.143 Voorzieningen - 48.893 Overige schulden en overlopende passiva 10.752 14.052 10.752 14.052 Totaal 228.754 284.284
Toelichting balans Waarderingsgrondslagen De obligaties en effecten zijn op beurswaarde gewaardeerd. De overige activa en passiva posten zijn op nominale bedragen gewaardeerd. Toelichting activa Effectendepot Beurs Specificatie: waarde Balans- Aankoopw. ultimo 2011 waarde Ishares Barclay 19.729 20.185 20.185 ASN Duurzaam aandelenfonds 19.900 19.048 19.048 ING Duurzaam aandelenfonds 19.900 19.694 19.694 Triodos Bond Fund 19.900 20.589 20.589 Robeco 2019 25.000 21.925 21.925 Rabo ledencertificaten 23.198 21.828 21.828 127.627 123.269 123.269 2011 2010 Vorderingen en overlopende activa V.N.G./OD 4.178,00 20.689,15 Nog te ontvangen rente 1.510,18 1.915,26 Dividendbelasting 120,39 40,13 Overige debiteuren 2.930,00 2.165,00 8.738,57 24.809,54 Verrekening SOD Diverse ontvangsten via Stichting 44.276,00 44.276,00 Ontvangen lesgelden -22.481,00-15.735,00 Ledenadministratie 0,00-18.378,36 21.795,00 10.162,64 Rekening courant regio's Regio Noord-Oost -75,92-75,92 Regio Zuid 29.831,67 31.075,08 Regio West 2.315,39 2.315,39 32.071,14 33.314,55 De rekening courant verhoudingen zullen in de loop van 2012 worden opgeheven en opgaan in de totale liquiditeit van de vereniging. Liquide middelen Postbank 3.407,36 9.741,83 Rabo rekening-courant 7.821,99 6.553,67 Rabo rekening-courant Zuid 87,98 760,65 Rabo rekening-courant West 1.986,86 570,88 Rabo rekening-courant Noord 487,06 542,90 Rabo stallingsrekening 29.088,06 71.077,35 Effectendepot 123.269,73 126.749,50 166.149,04 215.996,78
Toelichting passiva Algemene reserve Balans 1 januari 221.338,43 208.063,14 Saldo jaarrekening -3.336,76 13.275,29 Balans 31 december 218.001,67 221.338,43 Voorziening jubileum uitgave Balans 1 januari 37.750,00 7.750,00 Toevoeging/besteding -37.750,00 30.000,00 Balans 31 december 0,00 37.750,00 In het kader van het 80-jarig jubileum van de vereniging is een apart boek samensgesteld waarin de geschiedenis van de vereniging is opgenomen. De afgelopen jaren is voor dit doel ten laste van het resultaat deze voorziening getroffen. Het boek is in 2011 gereed gekomen en aan de lden gratis ter beschikking gesteld. De voorziening is geheel besteed. Voorziening ontwikkeling website Balans 1 januari 11.143,00 11.143,00 Toevoeging/besteding -11.143,00 0,00 Balans 31 december 0,00 11.143,00 Deze voorziening is gevormd om de website te kunnen vernieuwen en aanpassen aan de nieuwste ontwikkelingen. Deze ontwikkeling was tevens wenselijk ter ondersteuning van de vernieuwing van de vereniging. Overige schulden en overlopende passiva Regio Noord-Oost 0,00 2.900,00 Regio West 0,00 2.900,00 Regio Zuid 0,00 2.500,00 Accountant 10.752,08 5.752,08 10.752,08 14.052,08 Door de opheffing van de regiostructuur kunnen de gerserveerde budgetten voor deze regio's vervallen. Deze zijn ten gunste van de exploitatie voor 2011 gebracht.
Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie S.O.D. Rekening van baten en lasten 2011
Rekening van baten en lasten Vereniging S.O.D. over 2011 Rekening Begroting Rekening Baten 2011 2011 2010 Contributies, basis tarief 5.340 6.000 5.785 Contributies, uitgebreid tarief 2.401 11.000 4.314 Bijdragen deelnemers algemene ledenvergadering en congres 13.569 20.000 21.297 Uitgeverij SDU 32.178 38.000 53.160 Rente/dividend 5.693 7.500 5.958 Overige inkomsten 5.203 0 48 Totaal 64.384 82.500 90.562 Lasten Bestuurskosten: Vergoeding bestuursleden 5.695 8.000 3.540 Overleg districten 5.916 1.500 2.383 Reiskosten bestuur en regio's 2.189 2.500 920 Telefoon- en portikosten 0 500 0 Drukwerk 222 500 0 Algemene Ledenvergadering Sprekers 0 3.000 530 Organisatiekosten 26.578 24.000 22.277 Lidmaatschappen 76 500 75 Regio's en groepen Regio Noord-Oost -730 7.000 1.603 Regio West 0 7.000 914 Regio Zuid 4.319 7.000-24.254 Ondersteuning bureau Stichting Ledenadministratie 25.536 13.000 12.298 Overige kosten Representatiekosten 767 500 425 Inschrijving KvK 0 100 26 Accountant 5.000 2.000 5.968 Bankkosten 1.240 1.000 478 Ledenonderzoek 0 0 10.850 Jubileum uitgave 6.825 0 11.750 Diversen 3.798 1.100 5.850 Reserveringen Jublileum uitgave 0 0 30.000 Ongerealiseerd koersresultaat -3.815 0-8.346 Opheffen regiostructuur -8.300 0 0 Ontwikkeling website -7.597 0 0 Totale uitgaven 67.719 79.200 77.287 Exploitatiesaldo -3.335 3.300 13.275
Toelichting Baten en lasten worden in principe verantwoord in het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten Contributies De aantallen leden geven het volgende beeld te zien: Begroting Werkelijk Normaal tarief 250 293 Laag basis tarief 250 267 Alhoewel het aantal ten opzichte van 2010 wel is gedaald, is de daling duidelijk minder dan was geraamd. Hierbij moet worden opgemerkt dat een deel van de leden met een normaal gebruik maken van een lidmaatschap via de gemeente. Deze opbrengst van ruim 5.000 is verantwoord onder de overige opbrengsten. Algemene ledenvergadering en congres In het kader van het 80-jarig bestaan van de vereniging is een congres georganiseerd met een feestelijk tintje. Zowel het aantal betalende deelnemers als de beijdrage van bedrijven viel ten opzichte van 2010 tegen. Uiteindelijk resteert een nadelig saldo op het congres van 13.000. Uitgeverij SDU De bijdrage vanuit het blad OD voor 2011 komt uit onder het niveau van de begroting. Dit is toe te schrijven aanteruglopende abonnementen en lagere opbrengsten uit advertenties. Vooral de advertenties voor vacatures lopen duidelijk terug. Rente/Dividend Door de relatief lage rente vertaald de gunstige liquiditeitspositie zich niet in hogere opbrengsten. Overige opbrengsten Betreft bijdragen van gemeenten voor een algemeen lidmaatschap. Lasten Bestuurskosten In 2011 zijn vergoedingen voor het bestuur verlaagd en is er in het begin van het jaar minder vergaderd. Wel zijn de kosten van de huur van ruimten beduidend toegenomen, vooral door de werkgroepen. Telefoonkosten Het merendeel van de correspondentie loopt via het bureau van de stichting en zit begrepen in de betreffende bijdrage. Algemene ledenvergadering Zie de toelichting bij de inkomsten. Als gevolg van de gewijzigde opzet vallen de kosten beduidend hoger uit. Dit wordt in 2011 niet goedgemaakt door de opbrengsten.
Lidmaatschappen Het betreft hier het lidmaatschap van Diva. Al een aantal jaren wordt er geen jaarlijkse bijdrage gevraagd. Regio's en groepen In de loop van 2011 is de regiostructuur opgeheven en wordt er gewerkt met werkgroepen. In 2011 is deze wijziging zichtbaar door een terugloop in de activiteiten. Per saldo vallen hierdoor de kosten ruim 17.000 lager uit. Ondersteuning bureau Stichting Het bureau van de Stichting heeft in 2011, op verzoek van het bestur, extra activiteiten verricht ter ondersteuning. Dit was mede noodzakelijk door het wegvallen van de secretaris en de uitwerking van de wijziging in de structuur van de vereniging. Overige kosten De kosten van de accountant dienen nog te worden afgerekend. Op basis van voorgaande jaren is een inschatting gemaakt. Daarnaast is de jubileumuitgave nog uitgebreid om aan te sluiten met het 80-jarig bestaan. Deze extra kosten zijn ten laste van de jaarrekening gebracht. Resultaat beleggingen Door het beperkte herstel op de beurs steeg de waarde van de beleggingen. Deze stijging leidt tot een bate voor de exploitatie. Opheffen regiostructur Door het opheffen van de regiostructuur konden de op de balans gereserveerde bedragen vrijvallen. Reservering website De website van de vereniging is herontwikkeld en vernieuwd. Het niet bestede deel van de reservering is ten gunste van de exploitatie gebracht. Exploitatiesaldo Het nadelig exploitatiesaldo voor 2011 is ten laste van het eigen vermogen gebracht.