1. Wat is Event Care? Event Care is de oplossing waarbij de eventmanager onze registratiefunctionaliteit gebruikt om meerdere events te ondersteunen. Door gebruik te maken van onze registratiemodule kunnen bezoekers zich gemakkelijk registreren en krijgen ze gerichte informatie m.b.t. het evenement in een persoonlijke confirmatiemail. Daarnaast kunnen de registratiegegevens nauwkeurig opgevolgd en geëxporteerd worden door de eventmanager voor verdere verwerking. Op basis van deze gegevens kan men de nodige zaalcapaciteit en catering inschatten zonder allerlei tijdrovende manuele handelingen. Aan de registratiemodule kunnen we diverse andere modules toevoegen om te beantwoorden aan jouw specifieke noden. Hieronder vind je een overzicht van de mogelijke uitbreidingen die wij aanbieden. Op basis van de huisstijl van het bedrijf of de vereniging wordt een lay-out uitgewerkt. Vervolgens wordt 1 formulier en confirmatiemail uitgewerkt zodat men onmiddellijk van start kan gaan met de registraties. Achteraf wordt een workshop gegeven zodat men voor volgende evenementen zelf een formulier, uitnodiging, agenda item kan aanmaken. Dankzij deze persoonlijke aanpak en het geven van een workshop hoef je niet alles zelf uit te zoeken maar neem je een vliegende start.
Door gebruik te maken van onze oplossing kan je van volgende voordelen genieten: - Men kan gebruik maken van een registratiemodule met uitgebreide functionaliteit die reeds haar deugdelijkheid bewezen heeft in diverse projecten zowel in binnen- als in buitenland. - Naast registratieformulieren en confirmatiemails beschikt men over registratiebeheer zodat men niet enkel een Excel lijst heeft van de registraties maar ook opzoekingen en aanpassingen kan uitvoeren. Alle up-to-date informatie kan vervolgens naar Excel geëxporteerd worden. - Geen verlies aan registratie informatie is heel belangrijk. De EventCare oplossing maakt gebruik van onze servers in een beveiligd datacenter, er is permanente monitoring van de beschikbaarheid, er worden dagelijks back-ups genomen worden die ook op een andere locatie bewaard worden en er is een back-up server die permanent gesynchroniseerd wordt met de laatste informatie zodat hierop overgeschakeld wordt mocht er zich toch een ernstig incident voordoen.
De documentatie is verder opgedeeld in: Hoe een registratieformulier met confirmatiemail aanmaken zonder technische kennis? Registratiebeheer: registraties opvolgen, aanpassen en exporteren Mogelijke uitbreidingen: Weergave agenda en nieuws op de website Verzenden van persoonlijke uitnodigingen Elektronisch betalen (eventueel met facturatie) Het printen van badges Onthaal Aan de hand van aanwezigheidslijst/betaallijst Aan de hand van scanning Bijhouden van alle gegevens in archief
1.1. Aanmaken registratieformulier en confirmatiemail zonder technische kennis Men kan op de website verschillende formulieren tegelijkertijd plaatsen, na een grondige opleiding kan de klant deze zelf opmaken. Deze formulieren kunnen uit verschillende onderdelen bestaan: Het geven van extra informatie aan de hand van een word-alike editor Bovenaan het formulier is er plaats voorzien om de mensen wat instructies rond de inschrijving te geven. Daar kan eventueel ook extra informatie rond locatie, programma, geplaatst worden of men kan daarvoor gebruik maken van een aparte algemene pagina. Het opvragen van contactgegevens (eventueel met selectielijst zodat de antwoord uniform zijn (bvb aanspreektitels, ))
Het opvragen van extra informatie via inputvelden, radio buttons, checklists of selecties. (bvb deelname aan lunch, keuze workshop, ) Selectie betaaloptie (lid, geen lid, extra korting, in functie van het tijdstip, ) Selectie betaalmethode (bvb via overschrijving, elektronische betaling)
De gegevens van de bezoeker worden in de database bijgehouden en het is mogelijk om voor iedere inschrijving een mail te sturen naar een vooraf gedefinieerd e-mail adres. Op basis van de registratie krijgt de bezoeker een gepersonaliseerde e-mail met bevestiging van de registratie. Deze kan voorzien worden van een uniek registratienummer en barcode voor een vlotter onthaal in een latere fase. Voor betalende evenementen wordt er een onderscheid gemaakt tussen de confirmatie van de registratie en het toegangsbewijs met barcode na ontvangst van betaling.
De confirmatiemails kunnen door de gebruiker zelf opgemaakt worden waarbij de tags tussen vierkante haakjes vervangen wordt door de antwoorden op het registratieformulier. Op basis van het formulier wordt reeds een standaard confirmatiemail opgemaakt met alle info en opgevraagde velden van het formulier. Dit kan verder aangepast worden.
1.2. Registratiebeheer Opvolgen en correctie inschrijvingen, real-time rapportering Op ieder ogenblik is het voor iemand met de gepaste rechten mogelijk om de inschrijvingen op te volgen, te rapporteren, te exporteren naar Excel en fouten te corrigeren. Via detail kunnen de detailgegevens van de inschrijving opgevraagd en/of aangepast worden. Als iemand reeds laat weten dat hij/zij niet aanwezig kan zijn kan men de status wijzigen in een rood kruisje zodat deze in een latere export niet meer getoond wordt. In dit voorbeeld worden ook betalingen opgevolgd, als men via elektronisch betalen gaat werken wordt dit automatisch verwerkt. Als er via overschrijving gewerkt wordt moet dit zelf manueel opgevolgd worden en het rode kruisje gewijzigd worden in een groen vinkje. Ook worden on-line grafieken getoond in verband met de evolutie van de inschrijvingen of de gemaakte keuzes bij de inschrijvingen (bvb per land, per workshop, per functie, ).
1.3. Extra mogelijkheden 1.3.1 Weergave agenda en nieuws op de homepage Wordt er regelmatig iets georganiseerd binnen het bedrijf en hebben jullie regelmatig nieuwtjes die verspreid moeten worden? Op de homepage kan men gemakkelijk een overzicht maken van de recentste activiteiten en nieuwsberichten van jullie bedrijf. Automatisch worden de recentste items weergegeven en kan men snel nieuwe artikels gaan toevoegen.
Daarnaast heeft men ook een afzonderlijke pagina waarop meerdere items weergegeven worden. Als men hierop doorklikt kan men meer informatie zien over de activiteiten of het ganse artikel van de nieuwsberichten. Als een inschrijfformulier gekoppeld wordt aan een activiteit kan men direct doorklikken naar het formulier.
1.3.2 Verstuur gepersonaliseerde en gerichte uitnodigingen Verhoog uw respons door gerichte en gepersonaliseerde uitnodigingen te versturen. Hiervoor kan de e-marketing- en nieuwsbrievenmodule gebruikt worden. De genodigden, eventueel met contactgegevens, kunnen eenvoudig in ons systeem geïmporteerd worden op basis van een Excel-bestand. Via links in de nieuwsbrief kan men de genodigden rechtstreeks verwijzen naar bepaalde pagina s op de website met bijvoorbeeld nieuws, de agenda, Daarnaast kan men de bezoekers van de website ook onmiddellijk doorsturen naar de registratiepagina. Indien de genodigde hierop klikt zullen de reeds gekende gegevens reeds op het inschrijfformulier ingevuld zijn zodat het proces voor de bezoeker gemakkelijker zal zijn. Volg de reacties op uw campagnes op de voet en zie in real time in welke mate er wordt doorgeklikt naar uw registratieformulier of website. Per contact kan worden opgevolgd of en hoe vaak uw e-mail werd gelezen. De statistieken tonen onder andere: Verzonden e-mails Mislukte e-mails Gelezen e-mails Click-through informatie Automatische verwerking van bounces Grafische voorstelling Evolutie leesgedrag Daarnaast is het ook mogelijk om de gegevens te exporteren voor verdere analyse. Eenvoudig mailsysteem: Onze toepassing voor het versturen van uitnodigingen via e-mail is eenvoudig in gebruik. Eens geconfigureerd kunnen nieuwe berichten heel eenvoudig verzonden worden. We slagen er in spamfilters te ontwijken door een simpele tekstversie van uw mails te genereren. Afhankelijk van de e-mailinstellingen van uw contactpersoon ontvangt hij/zij de versie met HTML, afbeeldingen en opmaak, dan wel die in simpele tekst. Ook wanneer uw mail bij een bepaald persoon niet kon worden afgeleverd wordt u door ons systeem op de hoogte gesteld zodat u foutieve e-mailadressen gemakkelijk kunt identificeren. Deze toepassing is verder volledig conform de anti-spamwetgeving, waardoor mensen zich met één klik kunnen uitschrijven.
1.3.3 Elektronisch betalen (eventueel met elektronische facturen) De klant kan een betalingsmogelijkheid integreren in het registratieproces. Via het online betalingsplatform van Ogone kan deze transactie tot een goed einde worden gebracht. Het totaalbedrag van de inschrijving kan worden bepaald door verschillende factoren: datum van inschrijving, gewenste formule,... De afhandeling van de uiteindelijke betaling kan op verschillende manieren gebeuren: Volledig buiten het systeem Via overschrijving waarbij men de ontvangen betalingen registreert in het systeem Via geïntegreerde elektronische betaling Naast elektronisch betalen kan je ook gebruik maken van elektronische facturen. Dit kan zowel gecombineerd worden met elektronische als met manuele betalingen. Zowel de bezoeker als de organisator krijgen de elektronische factuur aangeleverd. Bij manuele betalingen moet de organisator de betaling registreren alvorens de bezoeker zijn e-ticket krijgt als bewijs van betaling. Bij elektronische betalingen gebeurt dit automatisch en krijgt de bezoeker onmiddellijk zijn e-ticket via mail.
1.3.4 Printen van badges De informatie die werd verzameld via het registratieformulier kan worden gebruikt om automatisch correcte badges te printen. De lay-out en typografie kan vooraf vastgelegd worden. Door vast te leggen dat bijvoorbeeld de firmanaam in hoofdletters wordt afgedrukt, wordt voor een uniforme lay-out gezorgd, onafhankelijk van hoe de gegevens werden ingegeven op het formulier. Wij gebruiken standaard 3 types badges: de butterflybadge waarbij informatie op voor- en achterkant geprint kan worden zwart/wit kaartjes die in een plastic congresbadgehouder of zakje gestoken worden PVC badge op bankkaartformaat 1) Tweezijdig te bedrukken butterflybadge met laserprinter Bij de butterflybadge kan op de achterzijde praktische informatie worden geprint zoals een plan met de locaties waar de verschillende workshops doorgaan of het programma. Ook kan men deze ruimte gebruiken om eventuele sponsors te vermelden. De badge bestaat uit een klever die van een A4 blad gehaald wordt en vervolgens toegevouwen wordt. Hierdoor krijgt men een ruime en stevige badge. Afmeting badge: 98 x 86 mm 2) Te bedrukken kaartje met thermische printer (zwart/wit) in congresbadgehouder Deze oplossing is interessant als men wilt dat de bezoekers een badge dragen maar dat de badge buiten de naam niet echt veel belang heeft. Tijdens een workshop verkiest men bvb badges zodat de lesgever de mensen gemakkelijk kan aanspreken, maar het is hierbij niet belangrijk dat het mooie badges zijn. Bovendien gaat het printen van deze kaartjes zeer snel, binnen de 5 seconden komt er een gepersonaliseerde zwart/wit badge uit de printer gerold. Afmeting badge: 54 x 86 mm
3) PVC card Hierbij wordt de badge op een plastic card (in bankkaartformaat) geprint. Er zijn drie methodes om vervolgens deze badge te bevestigen: Een clip wordt achteraan de badge gekleefd (standaard oplossing) De PVC card wordt in een houder met clip gestoken De PVC card wordt geperforeerd en kan met clip of lanyard gebruikt worden Afmeting badge: 54 x 85 mm
1.3.5 Onthaal van de bezoekers Op de dag van het evenement komen de bezoekers aan, daarna is het altijd handig om te weten wie er aanwezig was. Men kan het onthaal op twee verschillende manieren vlotter laten verlopen. Enerzijds kan men aan de hand van aanwezigheid- en betaallijsten gaan opvolgen wie er binnen gekomen is en indien nog niet betaald werd kan men de persoon ter plaatse nog laten betalen. Als men een scanner aansluit op het onthaalscherm van onze toepassing kan men de barcode op de elektronische toegangstickets gaan inscannen en hen dan aanvinken als aanwezig. Achteraf heeft men een overzicht van wie aanwezig was, wie ingeschreven was, maar niet komen opdagen is
1.3.6 Archiveer alle registratiegegevens Wilt u achteraf zien wie allemaal deelgenomen heeft aan een bepaald evenement of aan een bepaalde cursus? Hou alle registratiegegevens bij in het archief zodat je achteraf vlot alle informatie terug kan oproepen.
2 Organisatie en referenties Op basis van meer dan 20 jaar business en ICT ervaring hebben we een oplossing ontwikkeld die klanten helpt om hun administratie voor evenementen op een efficiënte manier te realiseren. Dankzij het gebruik in heel diverse evenementen (personeelsfeesten, wereldcongressen, kleinere evenementen, netwerking evenementen, ) beschikken we over een rijke en flexibele functionaliteit wat ons in staat stelt om snel een specifieke oplossing op basis van vooral standaard modules samen te stellen voor een nieuw evenement. Gedurende de afgelopen jaren is de oplossing, op basis van uitgevoerde projecten en samenwerking met evenement organisators, verfijnd en uitgebreid om tot een totaaloplossing te komen voor de administratieve ondersteuning van evenementen en dit zowel in het voortraject (uitnodigingen, aankondiging, registraties) als het on-site gedeelte (onthaal, badges, tracing). Door gebruik te maken van eigen servers die enkel onze toepassingen draaien met permanente monitoring kunnen we een stabiele oplossing aanbieden die bruikbaar is van elke PC met internet toegang. Geen software installatie nodig. Abusol is geen evenement organisator maar levert de toepassing als ondersteuning van evenement organisators of Event managers in bedrijven waarbij wij meestal de volledige set-up van de omgeving doen en de organisator de tool gebruikt om opvolging te doen, registraties op te volgen, rapportering uit te voeren).
Referenties Event Care BELTUG The Belgium Telecom User Group gebruikt sinds 2005 onze oplossing voor het beheer van hun website (vooral informatie ter beschikking stellen van de leden) en de registratie van al hun bijeenkomsten (meerdere per maand) Vlaamse Gemeenschap - Onderwijs Onderwijs Vlaanderen organiseert regelmatig cursussen voor de schoolsecretariaten en schooldirecties. Onze oplossing wordt gebruikt voor het aankondigen van deze cursussen, het beheer van de registraties en de verwerking en rapportering van de evaluaties.
Leuven.Inc Leuven.Inc wil een permanente brug zijn tussen kenniscentra, high-tech ondernemers, ondernemingen en sociaal-economische partners. Via haar netwerk evenementen is Leuven.Inc gericht op het creëren van een communicatieplatform waar jonge starters, wetenschappers en technologiebedrijven elkaar ontmoeten en kennis en expertise gedeeld wordt. Het is uitgegroeid tot een netwerk van leden met diverse vakgebieden, variërend van micro-elektronica, gezondheid, ICT, voeding, materialen en nog veel meer. Het algemene doel is het creëren van een gezonde en dynamische, toekomstgerichte en het uitbreiden van de welvaart in de regio van Leuven, Vlaanderen en daarbuiten. Onze oplossing wordt gebruikt voor het aankondigen van allerlei activiteiten, het verzenden van nieuwsbrieven, registraties, facturatie en archivering. Moore Stephens Europe - Moore Stephens Germany Moore Stephens biedt een totaaloplossing voor accountancy, audit en fiscaal-juridische uitdagingen. Onze teams van experts combineren ervaring en teamspirit met anticiperend engagement. Onze missie? U de tijd laten om te focussen op wat écht telt. Onze oplossing wordt gebruikt om het registratieproces te automatiseren, daarnaast maakt men gebruik van elektronisch betalen en onze facturatiemodule.
Referenties Eventplus Daarnaast kunnen wij ook instaan voor de ondersteuning van grotere events, dit hebben wij onder meer gedaan voor: Euphony Faculty Club Voor de diverse evenementen van Euphony staan wij in voor : Aankondiging evenement via website Bijhouden pre-registraties Elektronisch betalen Bevestiging registratie Versturen e-ticket na (elektronische) betaling Onthaal met validatie e-tickets Astrid Registraties Confirmaties met barcode (e-ticket) Validatie e-tickets Ter plaatse printen van butterfly badges Aquafin Validatie e-tickets op basis van externe registratiegegevens. Printen van badges bij het onthaal (verschillende lay-outs voor verschillende groepen mensen) Registratiewebsite met persoonlijke code
Een paar projecten in het kader van het Belgische voorzitterschap van de Europese Unie: Vlaamse gemeenschap - Onderwijs Vlaamse gemeenschap - Economie, Wetenschap en Innovatie Voor de verschillende congressen zorgden wij voor een registratiewebsite en het verzenden van uitnodigingen naar de genodigden. Verder stonden we in voor de badges en werd ter plaatse onze infrastructuur gebruikt bij het onthaal. Vlaamse gemeenschap - Cultuur, Jeugd, Sport en Media Voor de verschillende congressen zorgden we voor de registratiewebsite. Verder werden verschillende nieuwsbrieven gestuurd met bounce opvolging. Federale overheid - Sociale zekerheid Voor de verschillende congressen zorgden wij voor een registratiewebsite en het verzenden van uitnodigingen naar de genodigden. Verder stonden we in voor de badges en werd ter plaatse onze infrastructuur gebruikt bij het onthaal. Voor de verschillende congressen zorgden we voor de registratiewebsite.
5. contactgegevens Meer dan 20 jaar ICT en business ervaring zorgt er voor dat Abusol met u kan meedenken om tot de beste oplossing te komen. Alle oplossingen zijn reeds geïnstalleerd en worden door onze klanten gebruikt zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Abusol BVBA Steenweg 608 bus 1 9470 Denderleeuw België +32 53 41 61 28 +32 498 51 74 90 info@abusol.com www.eventcare.be www.eventplus.be www.abusol.com Op basis van onze ervaring in evenement administratie hebben we een naslagwerk met voorbeelden uitgewerkt van ongeveer 60 blz. Aarzel niet ons te contacteren voor een elektronische of hardcopy versie hiervan.