HANDLEIDING Website De Drie Ballonnen Auteur : Willemjan Roes, Lion Systems Datum : 8 februari 2009 Versie : 1.00 (Final)
Document beheer Versie historie Versie Datum Auteur Status 0.11 24 januari 2009 Willemjan Roes Draft 1.00 8 februari Willemjan Roes Final Distributielijst Naam Silvia Romijn Functie Directeur Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 2 van 36
Inhoudsopgave Document beheer...2 Versie historie... 2 Distributielijst... 2 Inhoudsopgave...3 Introductie...4 Joomla CMS... 4 Toegang tot de website... 4 Website administratie... 4 Website Controle Paneel...5 Hoofdmenu... 5 Artikel beheer...6 Algemeen... 6 Artikel bewerken... 7 Linken naar artikelen... 8 Linken naar foto archief... 10 Sectie beheer... 11 Categorie beheer... 12 Extra componenten...13 Overzicht... 13 CC-Newsletter... 13 Easybook... 14 Fireboard Forum... 15 jcal Pro Kalender... 16 RSForm!Pro Formulieren... 17 RSGallery2 Fotoalbum... 23 Weblinks... 27 Foto Preview... 28 Gebruikersbeheer...29 Joomla rechten... 29 Handige programma s...30 FileZilla...30 Instellen... 30 Instellingen handboek... 31 Instellingen complete site... 32 Medewerkers Handboek...33 Algemeen... 33 Word naar PDF converteren... 33 PDF beveiliging... 34 Bestanden op de server vervangen... 36 Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 3 van 36
Introductie Joomla CMS Joomla is een Content Management Systeem waarmee eenvoudig websites kunnen worden onderhouden. Het systeem is volledig Open Source en daardoor dus volledig naar wens aan te passen. Doordat het zo populair is zijn er veel extra plugins en modules gemaakt die de functionaliteit uitbreiden. Lion Systems heeft voor De Drie Ballonnen een website met Joomla opgezet. Middels een op maat gemaakte template zijn de teksten op de website eenvoudig zelf aan te passen. Toegang tot de website Het openbare gedeelte van de website is te benaderen via http://www.drieballonnen.nl Via dit adres kunnen de leidsters ook inloggen op het besloten personeels gedeelte. Website administratie Via het adres http://www.drieballonnen.nl/administrator kan men in het beheer gedeelte inloggen. Het spreekt voor zich dat men voor dit gedeelte een gebruikersnaam en wachtwoord nodig heeft. Het is heel belangrijk om een goed wachtwoord te kiezen wat niet makkelijk te raden is en ook niet in woordenboek voorkomt. Bij het gebruik van een makkelijk te raden wachtwoord kunnen kwaadwillenden eenvoudig in het beheergedeelte komen. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 4 van 36
Website Controle Paneel Hoofdmenu Na het inloggen op het beheer gedeelte van de website verschijnt onderstaand menu waarin alle opties zijn terug te vinden die voor dagelijks gebruik nodig zijn. Nieuw artikel toevoegen: Elk stukje tekst op de website is in Joomla termen een artikel. Meestal is 1 artikel 1 pagina, echter kunnen sommige pagina s ook gebruikt worden om alle teksten uit een bepaalde sectie of categorie weer te geven. Overzicht en beheer van alle artikelen: Hier kan men alle artikelen bekijken en bewerken. Overzicht van alle artikelen die de voorpagina vormen. Sectie en categorie beheer: Secties zijn bijvoorbeeld nieuws en vacatures. Binnen bijv. de sectie nieuws kan men weer kiezen uit de verschillende filialen. Mediabeheer: mogelijkheid om plaatjes toe te voegen die gebruikt worden in de artikelen. Menubeheer: aanpassen van de diverse menu items. Gebruikersbeheer: beheer van toegang voor alle medewerkers. Algemene instellingen: Globale instellingen (voorzichtig!!). Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 5 van 36
Artikel beheer Algemeen In het artikel beheer menu krijgt men een overzicht van alle artikelen te zien. Hier kan men makkelijk artikelen publiceren en weer verwijderen. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 6 van 36
Artikel bewerken Als je een artikel aanklikt zal hij openen in een soort van tekstverwerker die op Word lijkt. Klik hier om de tekstverwerker te vergroten tot een volledig scherm. De tekstverwerker werkt zoals Word van Microsoft. Als men de muis over een item beweegt zal een tooltip oplichten. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 7 van 36
Linken naar artikelen Vaak wil men vanuit een artikel doorverwijzen naar een ander artikel binnen de website. Binnen de huidige versie van Joomla is dat erg omslachtig, daarom is er een extra plugin (Linkr) gebruikt om dit proces te vereenvoudigen. De onderstaande afbeeldingen laten zien hoe dit stap voor stap kan worden gedaan. In het bewerken scherm staat onder het artikel een knopje met de naam Linkr, klik hier op. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 8 van 36
Vul hier een zoekterm in en klik op zoeken. Kies het gewenste artikel en klik op pick. Het artikel verschijnt en klik op Get link om de link over te nemen. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 9 van 36
Linken naar foto archief Het linken naar foto s in het archief is eenvoudig te doen door onderstaande stappen te volgen. Zoek de foto op in een apart venster en klik net zo lang door op de foto tot je de link krijgt naar het origineel. Dit is te herkennen aan het woord original in het linkje. Selecteer de hele regel en knip hem middels de toetsen CTRL-C. Maak een nieuw artikel of open een bestaande. Type de tekst die je wilt en highlight het stukje dat je in een link wilt veranderen. Klik vervolgens op het schakel ikoontje. Plak de zojuist geknipte tekst in het URL veld middels CTRL-V. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 10 van 36
Klik op doel en kies voor nieuw venster om te zorgen dat wanneer men de link aanklikt deze netjes in een nieuw scherm zal openen. Klik op OK. De tekst zal nu veranderen in een link. Sectie beheer In sectie beheer kan men artikelen als nieuws of als vacature classificeren. Dit zorgt ervoor dat het artikel op de juiste plek terecht komt. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 11 van 36
Categorie beheer Binnen de hierboven gekozen sectie kan men de plaatsing van de nieuws artikelen nog verder verfijnen door de vestiging of algemeen als categorie te kiezen. Hierdoor kan men later makkelijk zoeken op bijv. alle nieuwsartikelen die geschreven zijn mbt Oosterheem. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 12 van 36
Extra componenten Overzicht Het Joomla systeem staat open voor toepassingen geschreven door derden. Inmiddels zijn er al honderden extra uitbreidingen die extra functionaliteit toevoegen aan Joomla. Hieronder staat een overzicht van de extra modules die door Lion Systems zijn aangepast om naadloos in de website te integreren. CC-Newsletter Easybook Fireboard Forum Jcal Pro RsForm Pro RsGallery 2 Weblinks Foto Preview Versturen van nieuwsbrieven Gastenboek Mededelingen bord voor medewerkers Kalender Electronische formulieren Foto album Verzamelen van links naar andere websites Roterende fotobanner De componenten zijn terug te vinden in het administratie gedeelte van de website. CC-Newsletter De CC-Newsletter module maakt het eenvoudig voor bezoekers om zich aan te melden voor de nieuwsbrief. Via de module kan men net zo eenvoudig een nieuwsbrief maken als een artikel op de website. De module maakt gebruik van dezelfde tekstverwerker. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 13 van 36
Verstuur een bestaande nieuwsbrief Bekijk en bewerk abonnees Maak een nieuwe nieuwsbrief Teksten die automatisch worden verzonden bij inschrijving Plaats deze tekst in de nieuwsbrief zodat men zich kan uitschrijven. Easybook Easybook is een gastenboek module. Bezoekers van de website kunnen een bericht achterlaten en een waardering voor de site geven. Bij binnenkomst van een nieuw bericht gaat er een mailtje naar de beheerder van de site. Deze kan dan bepalen of het bericht op de site zal worden toegestaan of niet. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 14 van 36
Het beheer gedeelte is ook nu weer onder componenten te vinden en is zeer eenvoudig. Men kan alle berichten bekijken en vervolgens kiezen om te publiceren of niet. Eventueel kan er nog een reactie bij het gastenboek bericht worden gezet. Fireboard Forum Het Fireboard forum is een hele uitgebreide module voor Joomla. Binnen de website is hij in gebruik als mededelingenbord voor de medewerkers. Lion Systems heeft de uitgebreide configuratie gedaan. Mbt beheer zijn er van alle mogelijkheden 3 belangrijk. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 15 van 36
Binnen forum administratie kunnen de categorieen worden aangemaakt. Bij een druk bezocht forum met duizenden onderwerpen is het nodig om regelmatig het forum te schonen om de snelheid erin te houden. Echter is het forum voor De Drie Ballonnen opgezet voor alleen de medewerkers. Daardoor zal het forum niet snel te groot worden. jcal Pro Kalender De jcal Pro Kalender module is gebruikt voor zowel openbare afspraken als voor afspraken voor het personeel. De medewerker dient in te loggen op de hoofdpagina en zal dan automatisch alle afspraken zien. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 16 van 36
Category manager geeft de mogelijkheid om verschillende soorten afspraken te maken. Tevens kan men er toegangsrechten aan koppelen. In het Manage Events menu worden alle afspraken en verjaardagen gezet. De opties voor automatische herhaling etc spreken voor zich. RSForm!Pro Formulieren Met de RSForm plugin zijn de formulieren gemaakt die gebruikt worden om inschrijvingen te verwerken. De plugin slaat de informatie op in een database om het vervolgens door te mailen naar een email adres. Om een compleet formulier zelf op te bouwen is er wel wat programmeer kennis noodzakelijk. Echter het maken van wijzigingen etc is eenvoudig zelf te doen. Ook kan men natuurlijk spieken bij de reeds bestaande formulieren. Het is sterk aan te raden om voordat je aan de slag gaat met het wijzigen van bestaande formulieren eerst een backup te maken. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 17 van 36
Klik in het RSForm scherm op Backup/Restore en vervolgens op generate backup file. In het manage forms scherm staat het overzicht van de reeds gemaakte formulieren. Tevens kan men zien hoe vaak het formulier reeds is gebruikt in totaal en in de huidige maand. Klik op de naam van het formulier om het te bewerken. Het overzicht van de gemaakte velden verschijnt en aan de linkerkant het menu om de velden te wijzigen. Het is heel belangrijk om het juiste type te kiezen voor een veld aangezien je hiermee het invullen kunt sturen". De gebruikte types voor de huidige formulieren zijn: Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 18 van 36
Textbox, hiermee maakt men een simpel invulveld waar men alles kan invullen. Men kan per veld invullen of het verplicht is of niet. Calendar: hiermee kan men een kalender tonen waarop men kan klikken om een datum te selecteren. Dropdown: hiermee kan men een lijst maken waaruit de bezoeker kan kiezen. Bijv. welke vestiging men graag wil. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 19 van 36
Checkbox: hiermee kan men een keuzelijst maken om aan te vinken. Als men de componenten heeft gemaakt kan men de layout van het formulier aanpassen. LET OP: De layout van de formulieren die gemaakt zijn door Lion Systems zijn met de hand gemaakt. Wijzigen van de type layout of de keuze voor het automatisch maken van de layout zullen het formulier onherroepelijk beschadigen. Hierboven staat de programma code die het formulier op de website maakt. Als je goed kijkt zie je de veldnamen terug komen. Ook kan men hier een * plaatsen om aan te geven of er een verplicht veld is. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 20 van 36
In het edit form scherm kan men aangeven wat er moet gebeuren nadat er een formulier op de site is gebruikt. Bij User Email kan men het bericht bewerken dat na het invullen naar de bezoekers zijn emailadres zal worden verzonden. Deze berichten kan men personaliseren middels macro s. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 21 van 36
Bij admin emails kan men het bericht maken dat naar de mailbox van de Drie Ballonnen gaat. Ook hier maakt men gebruik van macro s om de zojuist ingevulde informatie door te geven. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 22 van 36
RSGallery2 Fotoalbum De RSGallery2 plugin is gebruikt om de grote hoeveelheid foto s van de Drie Ballonnen te ordenen en online weer te geven. Het toevoegen van een nieuw album bestaat uit een aantal eenvoudige stappen zoals in de volgende screenshots is te zien. Stap 1: Zorg dat de foto s die je op de website wilt plaatsen in een mapje op je computer bij elkaar staan. Pas evt. de omvang van de foto s aan om te voorkomen dat bezoekers te lang op het openen van een foto moeten wachten. Selecteer de foto s en maak er een zipbestand van. Dit kan bijv. door met de rechtermuisknop te klikken en te kiezen om te zippen In de map verschijnt nu een.zip bestand. Deze hebben we straks nodig. Eerst gaan we in de volgende stap de fotogalerij voorbereiden. Stap 2: Maak een nieuwe galerij aan om de nieuwe foto s te kunnen plaatsen. Dit doe je als volgt: Kies in het beheer scherm voor RSGallery2 onder componenten. Dan verschijnt het volgende scherm. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 23 van 36
Kies voor Beheer Galerijen, dan verschijnt het onderstaande scherm. Kies voor nieuw om een nieuwe gallerij aan te maken Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 24 van 36
Vul de naam van de nieuwe gallerij in en selecteer onder welke vestiging de gallerij moet worden geplaatst. Stap 3: Upload de foto s naar de nieuwe gallerij op de website. Kies daarvoor in het menu voor groepsupload. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 25 van 36
Browse naar het zipbestand dat in stap 1 is aangemaakt en selecteer de gallerij die in stap 2 is aangemaakt en kies voor volgende (rechts boven in het scherm). Wacht even tot het onderstaande scherm verschijnt. Daar kun je eventueel per foto nog snel wat extra informatie invullen indien gewenst. Kies daarna voor upload. De foto s worden nu in de betreffende gallerij geplaatst en als alles goed is gegaan verschijnt de melding dat de foto s succesvol zijn geupload. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 26 van 36
Weblinks De weblinks module geeft binnen de Drie Ballonnen website naast een overzicht van internet linkjes ook een overzicht van de notulen van de ouderraad. Deze scheiding maak je door het kiezen van de juiste categorie. Voor de internet links dient men de volgende velden goed in te vullen. Ook is het aan te raden om bij de categorie weblinks te kiezen voor een nieuw venster. Hierdoor kan men makkelijk weer terugkeren naar de website van de Drie Ballonnen. Voor de notulen van de ouderraad werkt het precies hetzelfde echter wijst men dan naar de locatie van het pdf bestand. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 27 van 36
Foto Preview De foto preview module laat op de website foto s zien die om de paar seconden wisselen. Als een bezoeker op een foto klikt zal hij in het foto gedeelte komen. In het administratie gedeelte van de website kan men instellingen voor de module wijzigen. De instellingen zijn te vinden onder Extensies, Modulebeheer. In de lijst staat de module foto galerij, verwar deze niet met het component RSGallery. De instellingen zijn als volgt: Locatie waar de foto s op de site staan Omvang van de foto s Als je wilt kan je de module automatisch de foto s laten aanpassen, echter krijg je het beste resultaat als je zelf de foto s resized naar 200x200. De foto s zijn te vervangen middels bijv. FileZilla. Ze staan op de website in de folder thumbshow zoals hierboven aangegeven. Het gebruik hiervan staat in deze handleiding omschreven. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 28 van 36
Gebruikersbeheer Joomla rechten Binnen Joomla kan men verschillende rechten aan de bezoekers van de website geven. Hierdoor kan men bepalen wie een gewone bezoeker is en wie een personeelslid. Binnen de Drie Ballonnen website gebruiken we de beschikbare rechten als volgt met betrekking tot de artikelen. nvt Geregistreerd Auteur Editor Gewone bezoeker/ouder Medewerker Schrijvende medewerker Kan artikelen publiceren Daarnaast heeft Joomla ook nog de mogelijkheid om toegang tot bepaalde menu s te regelen. Dat is binnen deze website als volgt gebruikt. nvt Geregistreerd Speciaal Gewone bezoeker/ouder Medewerker Manager Toekomstige versies van Joomla zullen voorzien zijn van een uitgebreider systeem aan rechten. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 29 van 36
Handige programma s FileZilla FileZilla is een gratis FTP programma dat men kan gebruiken om bestanden tussen een PC en website te verplaatsen. Voor de Drie Ballonnen website maakt men er o.a. gebruik van om het medewerkers handboek te beheren. Ook kan het gebruikt worden om bijvoorbeeld de foto s van de roterende banner te beheren. Het programma is te downloaden van http://filezilla-project.org. Na installatie van het programma dient men nog wat aanpassingen te maken om verbinding met de website te maken. Instellen Start FileZilla Kies de connectie manager Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 30 van 36
Instellingen handboek Voor het beheer van het medewerkers handboek dien je de volgende instellingen over te nemen. Denk aan evt. hoofdletters. Host: ftp.drieballonnen.nl Inlogtype: Normaal Gebruiker: Handboek@drieballonnen.nl Wachtwoord: <zie wachtwoorden lijst> Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 31 van 36
Instellingen complete site Voor het beheer van de gehele website dien je de volgende instellingen over te nemen. Denk aan evt. hoofdletters. Host: ftp.drieballonnen.nl Inlogtype: Normaal Gebruiker: 3B5ww2ftp@drieballonnen.nl Wachtwoord: <zie wachtwoorden lijst> Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 32 van 36
Medewerkers Handboek Algemeen Het handboek bestaat uit een folder op de website waarin alle documenten in het pdf formaat staan opgeslagen, in deze pdf documenten staan linkjes die naar andere pdf documenten verwijzen. Middels het hoofddocument welke via de website is te openen kan men dus doorklikken naar alle documenten die tesamen het handboek vormen. Deze documenten zijn van oorsprong Word documenten die men kan bewerken en vervolgens middels Adobe Acrobat kan converteren naar pdf. De bestanden op de server kan men vervolgens vervangen door nieuwe versies middels een FTP programma. Word naar PDF converteren Open het Word document dat je wilt aanpassen en maak de gewenste wijzigingen. Bewaar het document, maar sluit Word niet af. Klik op Acrobat Klik op Create PDF Nu zal er naast het bestaande Word document een bestand gemaakt worden met dezelfde naam, maar met een PDF extensie. Door de standaard instellingen die gemaakt zijn zal dit PDF bestand een beveiliging bevatten die niet toestaat dat men het document kan aanpassen of printen. Indien het om een bestand gaat wat men wel moet kunnen printen, dan kunnen deze rechten aangepast worden zoals omschreven onder het kopje: PDF beveiliging. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 33 van 36
PDF beveiliging Als standaard instelling worden alle PDF bestanden met beveiliging opgeslagen. Indien er documenten zijn die iedereen op de vestigingen mag printen dan dient men de PDF beveiliging voor dit specifieke document aan te passen. Dit doet men door het document in Adobe te openen en properties te kiezen. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 34 van 36
Vervolgens kan men op het tabje Security de security method op No Security zetten. Na het invullen van het bekende wachtwoord kan men het document in onbeveiligde vorm opslaan. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 35 van 36
Bestanden op de server vervangen Voor het vervangen van de bestanden op de server gebruikt men een FTP programma. Een eenvoudig en gratis programma is FileZilla. Na het openen van het programma verschijnt het lokale handboek op je eigen PC aan de linkerkant en het handboek van de website aan de rechterkant. Eigen PC Website Middels rechtermuisknop kan men bestanden uploaden of aanpassen. Let er hierbij op dat zowel lokaal als op de server het juiste mapje open staat. Het bestand zal van het linker mapje naar het rechtermapje verzonden worden zoals de blauwe pijl aangeeft. Project: Website De Drie Ballonnen Print datum 23-10-12, Pagina 36 van 36