Openbare Werken Onderdoor 25 Postbus 30, 3990 DA Houten Telefoon 030 639 26 11 Fax 030 639 28 99 E-mail: gemeentehuis@houten.nl Stichting Kinderactiviteiten Houten Postbus 9 3990 DA Houten Datum Uw kenmerk Uw aanvraag van Ons kenmerk Bijlagen 15 september 2009 HT09.10616 2 Onderwerp Evenementenvergunning voor intocht Sinterklaas Geachte heer, Met het aanvraagformulier van 15 september 2009 verzoekt u namens de Stichting Kinderactiviteiten Houten om een vergunning voor het organiseren van de intocht van Sinterklaas op 21 november 2009 op verschillende locaties in Houten. Belangenafweging Uit de door diverse instanties, waaronder politie en brandweer, gegeven adviezen valt af te leiden dat door het verbinden van voorschriften aan de vergunning de openbare orde en (verkeers)veiligheid en de volksgezondheid zoveel als mogelijk kan worden gewaarborgd en de overlast tot een minimum beperkt kan worden. Ook de woon- en/of leefomgeving in de directe omgeving van de locatie waar het evenement wordt georganiseerd wordt niet op ontoelaatbare wijze beïnvloed. Besluit Ik ga in op uw verzoek en verleen u op grond van artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Houten een evenementenvergunning voor het houden van de intocht van Sinterklaas. Geldigheidsduur De vergunning is geldig op zaterdag 21 november 2009 van 10.30 uur tot 14.00 uur. Locatie De activiteiten vinden plaats op de volgende locaties: - Tripkade (aankomst met de boot). Dit terrein is niet in eigendom bij de gemeente Houten. Voor de aankomst op deze locatie dient u ook toestemming te hebben van de eigenaar van het terrein (Rijkswaterstaat). Zonder deze toestemming mag u geen gebruik maken van deze vergunning. - Winkelcentrum Het Rond (aankomst bij het plein Het Wed, ontvangst op plein Het Rond, vertrek vanaf De Molenzoom); Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.
- Plein (Oude Dorp). Programma 9.30 uur SKA sluit de Schonauwenseweg af voor gemotoriseerd verkeer ter hoogte van Hoogendoorn en zet verkeersregelaars in. SKA richt fietsparkeerplaats in op de Schonauwenseweg ten oosten van de spoorbrug. SKA bouwt het podium op het plein Het Rond op. 10.30 uur Aankomst Sinterklaas op de Tripkade. 11.15 uur Vertrek naar Het Rond. SKA heft afsluiting Schonauwenseweg op. 11.30 uur Aankomst Sinterklaas bij winkelcentrum Het Rond (plein Het Wed). 12.00 uur Aankomst Sinterklaas bij het podium op Het Rond. 12.30 uur Vertrek vanaf het podium richting Molenzoom. 13.00 uur Vertrek vanaf de Molenzoom 13.15 uur Aankomst Oude Dorp. SKA zet rond 12.45 uur wegafzettingen rondom Plein (Oude Dorp) neer. 14.00 uur Vertrek vanaf het Oude Dorp. 14.15 uur SKA heft in samenwerking met de gemeente afsluiting het Oude Dorp op. Bezoekers U hebt aangegeven ongeveer 5000 bezoekers te verwachten. Dit aantal is afhankelijk van de locatie en het weer. Voorschriften Aan deze vergunning worden de volgende voorschriften verbonden. Algemeen 1. Na afloop moet het terrein gereinigd worden van papier, afval en dergelijke. Wanneer er afval achterblijft, zal ik de kosten van het verwijderen bij u in rekening moeten brengen; 2. De aanwijzingen van de politie, brandweer en de gemeente dienen stipt en onmiddellijk te worden opgevolgd; 3. De bestrating van de fontein in het Oude Dorp en de waterbak kan ondanks getroffen maatregelen glad zijn. U dient deelnemers en bezoekers hiervoor te waarschuwen; 4. U mag de verkeersveiligheid niet in gevaar brengen; 5. Eventueel aanwezige brandkranen en fietsenrekken dienen voldoende bereikbaar te blijven; 6. U brengt de omwonenden op de hoogte van de activiteiten / het programma; 7. De mogelijkheid bestaat dat een toezichthouder van de gemeente komt controleren of de in deze vergunning opgenomen voorschriften worden nageleefd. 8. De vergunning of een kopie hiervan dient op verzoek getoond te kunnen worden. Toezicht Direct voor, tijdens en direct na de activiteiten dienen er ten opzichte van het aantal bezoekers/deelnemers voldoende personen aanwezig te zijn die alcoholvrij zijn en toezicht houden op het verloop van de activiteiten. De personen dienen als toezichthouder herkenbaar te zijn. Daarnaast dienen er ten opzichte van het aantal bezoekers/deelnemers voldoende mensen met een geldig E.H.B.O.-diploma aanwezig te zijn om ter plaatse hulp te verlenen bij ongevallen. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 2
Muziek 1. Er mag muziek ten gehore worden gebracht; 2. Het Pietenorkest mag onversterkte muziek ten gehore brengen; 3. Tijdens de opbouw en de afbouw mag geen muziek ten gehore worden gebracht; 4. De geluidssterkte van de muziek moet zodanig zijn afgesteld, dat er geen overmatige overlast voor de omgeving kan ontstaan; 5. Het equivalente geluidsniveau mag niet meer bedragen dan 70 db(a), gemeten op enig punt 50 meter van een evenement op een hoogte van ± 1,5 meter boven maaiveld of, indien binnen een straal van 50 meter woningen liggen, aan de buitenzijde van de gevel van de dichtst bijgelegen woning op de hierna aangegeven meethoogte. De representatieve meethoogte tussen 07.00 uur en 23.00 uur ligt op 1,5 meter boven maaiveld; tussen 23:00 en 07:00 uur bedraagt de meethoogte 5 meter boven maaiveld; 6. U moet omwonenden binnen een straal van 200 meter rond het evenement minimaal 3 werkdagen voorafgaand aan de festiviteit, schriftelijk informeren over de komende activiteiten. 7. Er mag op 21 november 2008 vanaf 14.15 uur geen muziek meer ten gehore worden gebracht. Tijdelijke verkeersmaatregelen 1. De Schonauwenseweg zal voor al het autoverkeer tijdelijk worden afgesloten; 2. De Stellingmolen zal bij het vertrek van Sinterklaas vanaf het plein Het Rond ongeveer een uur door middel van dranghekken worden afgesloten; 3. Het Plein (Oude Dorp) zal autovrij gehouden worden (afzetting volgens bijlage); 4. Op de locatie bij de Schonauwenseweg dient u een aparte fietsvoorziening te creëren met behulp van dranghekken, zoals door u aangegeven (zie bijgevoegde plattegrond); Verkeersregelaars 1. In verband met de verkeersveiligheid en om het verkeer rondom het evenement in goede banen te leiden heeft de politie mij het bindende advies gegeven dat u minimaal 10 verkeersregelaars in dient te zetten. 2. In onderling overleg tussen u en de politie wordt bepaald hoe invulling wordt gegeven aan de inzet van verkeersregelaars. Als overeenstemming ontbreekt, dan beslist de politie. Voor dit overleg kunt u telefonisch een afspraak maken met de politie via het nummer (0900) 88 44; 3. De verkeersregelaar mag uitsluitend optreden gekleed in een fluorescerende hes met daarop het woord verkeersregelaar ; Als uw organisatie niet zelf beschikt over gecertificeerde verkeersregelaars, dan kunt u hiervoor een beroep doen op het Oranjecomité Houten, www.oranjecomitehouten.nl of de heer S. de Vries, 06 239 16 552! Het is van belang om tijdig verkeersregelaars te regelen en ook om tegen de tijd dat het evenement gaat plaatsvinden te informeren of de verkeersregelaars nog steeds beschikbaar zijn. De verkeersveiligheid rondom een evenement is dermate belangrijk dat als er naar het oordeel van de gemeente of de politie geen of onvoldoende verkeersregelaars ingezet kunnen worden, en u het evenement toch wilt laten doorgaan, u verplicht bent op uw kosten last-minuteverkeersregelaars ïn te huren bij daarin gespecialiseerde bedrijven. Kostenindicatie: circa 60,00 exclusief BTW per uur per verkeersregelaar. Afhankelijk van de situatie wordt Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 3
daarnaast ook reiskostenvergoeding en/of een maaltijdvergoeding in rekening gebracht. Parkeren 1. U dient ervoor te zorgen dat de bezoekers hun auto s niet zodanig parkeren, dat de verkeersveiligheid in gevaar komt. 2. U dient de auto s ter plaatse te verwijzen naar de nabij gelegen parkeergelegenheden. 3. Er mag niet in de berm langs de Schonauwenseweg geparkeerd worden. U zult ervoor zorg dragen dat de auto s geparkeerd worden op het parkeerterrein van Hoogendoorn aan de Schonauwenseweg. Wanneer hier onvoldoende capaciteit is, zult u auto s verwijzen naar de parkeerterreinen in de wijk Het Gras. De Schonauwenseweg zal afgesloten worden volgens bijlage; 4. In ieder geval dient u te voorkomen dat de vrije doorgang voor ambulance, brandweer en politie wordt gehinderd. 5. Parkeren in de bermen is niet toegestaan. Centraal aanspreekpunt organisatie Voor vragen van onze kant dient er tijdens het evenement iemand van de organisatie bereikbaar te zijn via een mobiele telefoon. Ik heb hiervoor genoteerd: Overige aandachtspunten en mededelingen Brandveiligheid Aan alle eisen met betrekking tot brandveiligheid moet worden voldaan. Contactpersoon bij de brandweer is de heer C.B.M. Smit (030-63 92 341). Tijdelijke constructies Sommige tijdelijke constructies (zoals podia en dergelijke) dienen te voldoen aan de eisen zoals die zijn opgenomen in het Bouwbesluit. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met de afdeling Bouwzaken via het telefoonnummer 030 63 92 611. SENA en BUMA Sinds enige jaren is het op grond van de Wet op de naburige rechten niet toegestaan om mechanische muziek in het openbaar ten gehore te brengen zonder dat hiervoor een vergoeding aan de Stichting ter exploitatie van naburige rechten (SENA) wordt betaald. Hetzelfde geldt voor de BUMA-rechten voor wat betreft de levende muziek. Deze vergoedingen komen ten goede aan de uitvoerende kunstenaars en platenproducenten. Meer informatie kunt u vinden op www.sena.nl en op www.bumastemra.nl Faciliteiten Stroom Voor het afnemen van stroom op de locaties plein Het Rond en het Plein (Oude Dorp) kunt u contact opnemen met één van de toezichthouders, tijdens kantooruren bereikbaar via 030 63 92 868. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 4
Dranghekken U hebt aangegeven gebruik te willen maken van onze dranghekken. De coördinator Stadsuitvoering neemt contact met u op om definitieve afspraken te maken over het afleveren en weer ophalen van de hekken. Aansprakelijkheid De gemeente aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, in welke vorm dan ook, die als gevolg van uw activiteiten aan personen of zaken ontstaat. U bent zelf volledig aansprakelijk voor alle toegebrachte directe en indirecte schade op en rondom het activiteitenterrein. Schade aan gemeente-eigendommen zal op uw kosten worden hersteld. De houder van de vergunning, de deelnemers en de personen die voor controle en regeling werkzaam zijn, worden door de vergunning in geen enkel opzicht ontheven van hun wettelijke aansprakelijkheid met betrekking tot ongevallen, dan wel in het algemeen van hun aansprakelijkheid ten aanzien van de naleving van enig wettelijk voorschrift. Deze aansprakelijkheid moet dan ook worden gedekt door een verzekering; De gemeente heeft per 1 juli 2009 een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten. Meer informatie hierover kunt u vinden op www.houten.nl Niet-nakomen voorschriften / intrekken vergunning / nadere voorschriften Bij niet-nakoming van de gestelde voorschriften wordt geacht dat zonder vergunning wordt gehandeld. Deze vergunning kan te allen tijde worden ingetrokken of met nadere voorschriften worden aangevuld. Kosten Vanaf 1 januari 2006 vergoedt de gemeente de legeskosten van de vergunning voor openbare activiteiten van ideële instellingen. De reden is dat deze kosten geen drempel mogen vormen voor het ontwikkelen van activiteiten en voor het aanvragen van noodzakelijke vergunningen door ideële organisaties en / of individuen die actief zijn voor de Houtense samenleving. Een niet commerciële organisatie of individu kan voor deze legesvergoeding in aanmerking komen indien er sprake is van een openbare activiteit in Houten, die gericht is op de Houtense samenleving of groepen van burgers zoals bijvoorbeeld jongeren, gehandicapten of ouderen. Ook spontane inzamelingsacties kunnen hiertoe behoren. De legeskosten voor deze evenementenvergunning bedragen 157,03. Omdat uw activiteit valt onder eerdergenoemde criteria, worden voor uw vergunning géén legeskosten in rekening brengen. Vragen Als u nog vragen heeft, dan kunt u contact met mevrouw M. Verhagen opnemen. Het directe toestelnummer is Met vriendelijke groet, de burgemeester van de gemeente Houten Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 5
Bezwaar Wat als u het met dit besluit niet eens bent? Indien u het niet eens bent met deze besluiten, kunt u daartegen op grond van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht een bezwaarschrift bij de burgemeester indienen. Het bezwaarschrift moet worden ingediend binnen zes weken na de dag, volgend op de datum van verzending van dit besluit. Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden. Pagina 6