BIJLAGE 3: Risicoparagraaf van de gemeentecontroller - de openbare versie De belangrijkste risico s zijn reeds in de investeringsbegroting van 2007 benoemd, zoals: - de rentestijging; - hogere bouwkostenstijging dan de index; - BTW. Daar zijn aan toe te voegen: - operationele risico s; - risico s extra verhuur - afstoten panden Het voornaamste (operationele) risico blijft echter mogelijke vertraging in de Spoorzone. Naast de risico s is er ook nog sprake van onzekerheden met betrekking tot het Werkplein en de bouwleges. A. Beheersing van de risico s Voor de beheersing van de risico s wordt aangesloten op het risicomanagement van het Spoorzoneproject. Deze systematiek met maandelijkse assessments wordt gebruikt om de ontwikkeling van de risico s systematisch te volgen, de impact van de risico s en de financiele consequenties ervan te beoordelen en aan de hand daarvan de beheersmaatregelen te bepalen. Per kwartaal wordt aan College en raad afzonderlijk gerapporteerd over de risico s in de Spoorzone. Deze gegevens worden ook gebruikt in de verantwoording van de jaarstukken. De risico s met betrekking tot financiering en BTW worden eveneens vermeld in deze rapportages. Over beheersmaatregelen om deze risico s in te dammen wordt extern advies ingewonnen. B. Hoogte risicobuffer en dekking daarvan Post Onvoorzien Een van de beheersmaatregelen is het hebben van een post Onvoorzien. Deze kan ingezet worden voor het hele project, maar is in oorsprong gebaseerd op de bouwkosten en inrichtingskosten in het project. De post Onvoorzien bedraagt in de geactualiseerde begroting 4.6 mln. Dit is 7,4% van de nog uit te geven bouw- en inrichtingskosten. Via de post Onvoorzien worden de risico s afgedekt waarover gerapporteerd wordt in de risicorapportage van het Spoorzoneproject. Dit betreft m.n. operationele risico s, risico bouwkostenstijging en vertragingsrisico. In het afgelopen jaar schommelde het (dynamische) risiconiveau van HNK rond de 4 miljoen volgens de kwartaalrapportage over de risico s in de Spoorzone Delft. Via deze kwartaalrapportages Spoorzone Delft is gerapporteerd, dat de post Onvoorzien van HNK feitelijk te krap is en zou moeten worden verhoogd nu het project in de uitvoeringsfase komt, minimaal tot 10% maar bij voorkeur tot 15% van de begroting gezien de complexiteit van het project. In de risicorapportage van het Spoorzoneproject wordt ook melding gemaakt van de overige risico s (financiering en BTW) die niet worden betrokken bij de post Onvoorzien, maar meegenomen in het risicoprofiel van de gemeente. In deze bijlage (zie punt 1) wordt aangegeven, dat het reëel is om rekening te houden met een extra rentelast van afgerond 270.000, en een aanvullend risico van 270.000 structureel.
Bij een verhoging tot 10% wordt de post Onvoorzien 6.3 mln (verhoging met 1.7 mln). Bij een verhoging tot 15% wordt de post Onvoorzien 9.5 mln (verhoging met 4.8 mln). Indien dit risico zich voordoet en niet eenmalig afgedekt kan worden leidt dit tot een hogere jaarlast (bij 40 jr ann. 5% rente) van ca 3 ton. De bandbreedte voor risico s bedraagt dan 270.000-840.000 ( 3 ton + 2* 270.000 renterisico) aan structurele exploitatielast. 9 Dekking post onvoorzien Dekking van de gewenste verhoging van de post Onvoorzien kan langs verschillende wegen: a. besparingen op het project b. inzetten van eventueel aanbestedingsvoordeel c. besparingen in de exploitatie Het is een taakstellende opdracht voor het college en de organisatie om deze dekking ook te realiseren. Aanbesteding De aanbestedingsprocedure voor het gebouw gaat uit van een systeem met een bodem- en een plafondprijs. Tussen bodem en plafond zit een marge van 15%. Dit betekent dat bij een plafond van 49.400.000 (de huidige bouwkostenbegroting) het maximaal te behalen voordeel 15% is oftewel 7.4 mln. Meer voordeel kan alleen worden behaald door de marge tussen bodem en plafond te vergroten, maar hiervoor is juist gekozen om latere risico s op meerkosten te vermijden. Het halen van het maximale voordeel zou kunnen worden gestimuleerd door aan prijs meer waarde toe te kennen, maar daar spreekt tegen dat kwaliteit en risicobeheersing juist beheersingsmaatregelen zijn om latere onverwachte kosten te vermijden. Een eventueel voordeel op aanbesteding van de inrichting is nu nog niet in te schatten. Er ligt nog geen ontwerp van de inrichting. De diversiteit van de kosten en aannemers is groter, waardoor minder schaalvoordeelkan optreden. C. Specifieke risico s In dit hoofdstuk worden de specifieke risico s toegelicht. 1. Rentestijging In de begroting van 2007 is gerekend met een rente van 5%. In het dekkingsplan van die begroting is echter uitgegaan van projectfinanciering met een rente van 4%. Het verschil van 1% is als risico benoemd, met een waarde van 600.000 structureel. Het tijdstip voor het aantrekken van lange termijn financiering voor dit project is mede afhankelijk van concrete inzichten in de geldstromen en de robuustheid van de planning. Zo lang de planning en het betaalschema nog niet definitief vaststaan, is het lastig om geld aan te trekken, mede gezien de beperkingen die de wet FIDO de gemeente oplegt. Het advies van is om op dit moment nog geen langere termijn financiering (bijvoorbeeld een lening van 30 jaar) af te sluiten aangezien het grootste deel van de aanneemsom waarschijnlijk pas in 2013 / 2014 benodigd is. Als de gemeente nu dit geld aantrekt om het te laten storten in 2013 / 2014, wordt een behoorlijke opslag (forward) voor het renterisico gerekend, bovenop de huidige rente. Nu laten storten en weer opnieuw (tijdelijk) uitzetten stuit op beperkingen van de wet FIDO. Het risico op rentestijging ten opzichte van de 4% waarmee nu is begroot, kan nu nog niet worden afgekaart. Gezien de huidige rente-ontwikkeling is waarschijnlijk dat het uiteindelijke percentage straks tussen de 4% en 4,5% bedraagt. Dat risico is zo 2/6
materieel dat het verstandig zou zijn om een voorziening te treffen in de toekomstige exploitatiebegroting van HNK om dit risico af te dekken (verhoging begroting met 270.000). De resterende 0,5% is dan nog steeds een risico (nog eens ca. 270.000 p.j.). Een concrete financieringsstrategie wordt op dit moment uitgewerkt. Extern advies is ingewonnen bij de BNG en wordt deze week verwacht. 2. Bouwkostenstijging De investeringsbegroting voor HNK wordt jaarlijks geïndexeerd aan de hand van de gemeentelijke index die gebaseerd is op een gemiddeld kostenpatroon. Het risico bestaat, zoals het verleden heeft laten zien, dat de bouwkosten harder stijgen dan de gemeentelijke index, bijvoorbeeld door forse stijging van de prijzen van grondstoffen zoals staal en glas. Het risico is in 2007 ingeschat op 600.000 incidenteel. Voor bouwprojecten wordt doorgaans gebruik gemaakt van de BDB-index, een specifiek op bouwkosten en de bouwmarkt toegesneden index. Op dit moment ligt de gemiddelde BDB-index nog niet boven de gemeentelijke index, met name doordat de prijs voor de factor arbeid laag blijft. Voor sommige grondstoffen is echter wel een stijging te zien. Het risico bedraagt op dit moment dus 0. Voor de beheersing van dit risico wordt bij de contractering van de aannemer gestreefd naar het maken van een vaste prijsafspraak, inclusief kostenstijgingsrisico, met de aannemer, in ieder geval voor het deel van 80%. Daarnaast zal als beheersmaatregel voor dit project een specifieke (BDB)-index worden opgesteld die vanaf het moment van uitvoering zal worden toegepast als monitor. Uitgangspunt is daarbij dat de gemeente de indexering van het krediet voortzet zoals tot nu toe gebruikelijk. 3. BTW Bij de BTW wordt op dit moment uitgegaan van de mogelijkheid die de regelgeving biedt om 96% van de betaalde BTW op de investering te compenseren via het BTWcompensatiefonds of af te trekken (bij bedrijfsmatige activiteiten waarvoor BTW dient te worden afgedragen). 4% van de BTW op de investering blijft dus hangen als kosten. Dit is conform de huidige afspraken met de fiscus. Uiteindelijk hangt de mogelijkheid tot aftrek of compensatie af van het gebruik van het gebouw na oplevering. Als dat niet spoort met de aanname dat 96% aftrekbaar/compensabel is, dan kan alsnog een naheffing van BTW over de investering plaatsvinden. Naast de wel of niet-verrekenbare BTW dient ook rekening gehouden te worden met integratieheffing. Dit is de BTW over (nieuwe) goederen en/of diensten die zelf gemaakt zijn dan wel al in bezit waren en die worden gebruikt voor vrijgestelde omzet (zoals niet belast verhuren). De enige beheersmaatregel is strikte bewaking vooraf en voortdurende monitoring van het BTW-aspect van het gebruik, in het bijzonder bij externe verhuur. Extern advies over de BTW-aspecten van de verschillende varianten wordt ingewonnen, inclusief advies om tot versterking van de monitoring te komen. 4. Vertraging in de Spoorzone Het Nieuwe Kantoor wordt op het fundament van de spoortunnel gebouwd en bevat tevens de nieuwe stationshal. Omdat Het Nieuwe Kantoor onlosmakelijk verbonden is met de Spoorzone, heeft vertraging in het spoortunnelproject ook directe (financiele) gevolgen voor de tijdige realisatie van Het Nieuwe Kantoor. Door te kiezen voor de 80%-20% variant en het aanleggen van de kelder in het eerste bouwstadium van de tunnel, is de bouw van HNK onafhankelijker gemaakt 3/6
van de voortgang van de spoortunnel. De gevolgen van eventuele vertraging zijn daardoor minder groot. Het risico van vertraging van de 2 e fase (de 20%) blijft aanwezig. Het op de geplande tijd realiseren van de Publiekshal is daarmee op dit moment nog niet zeker. Beheersmaatregelen liggen bij het projectmanagement van Prorail en OBS. Bij vertraging zal de publieksfunctie nog tijdelijk op oude voet voortgezet worden. 5. Operationele risico s Dit zijn risico s die samenhangen met het project Spoorzone, waar HNK (deels) onlosmakelijk aan verbonden is. 6. Risico s extra verhuur Concurrentiebeding Wanneer gekozen wordt voor verhuur van extra m 2 van HNK moet rekenschap gegeven worden van de artikelen met betrekking tot concurrerende ontwikkelingen, die zijn opgenomen in de raamovereenkomst met marktpartijen voor de ontwikkeling van de Spoorzone d.d 5 oktober 2005 is. Daarin staat ondermeer opgenomen dat - voorzover dat past binnen haar bevoegdheden - de Gemeente zich zal onthouden van medewerking aan (potentieel) concurrerende ontwikkelingen en prioriteit geven aan de ontwikkeling en realisatie van het Plangebied Spoorzone. Partijen verstaan in relatie tot het stadskantoor onder (potentieel) concurrerende ontwikkelingen,de binnenstedelijke gebiedsontwikkeling 3.000 m 2 b.v.o. kantoren en/of een combinatie van binnenstedelijke gebiedsontwikkelingen met in totaal meer dan 5.000 m 2 b.v.o. kantoren die tegelijkertijd in een kalenderjaar op de markt zijn of komen binnen het Spoorzone gebied. Met deze conditie (en beperkende voorwaarde) wordt in het gemeentelijk kantorenbeleid rekening gehouden. Leegstand Het risico wordt niet meer dan normaal geschat gezien de potentie van de locatie van HNK en de relatief bescheiden kantorenmarkt van Delft. Leegstandsrisico wordt gehouden op 3%. BTW Bij verhuur aan non-profit-instellingen (maatschappelijk instellingen) kan de gemeente niet opteren voor belaste verhuur. Dat laatste heeft tot gevolg dat over de verhuurde m 2 ook geen BTW-aftrek kan plaatsvinden. Daarnaast speelt nog het risico van de integratieheffing. Het rendement op verhuur aan non-profit organisaties is daardoor laag. Dat staat op gespannen voet met de wens juist aan nonprofitorganisaties te willen verhuren. 7. Afstoten panden In de begroting van HNK is rekening gehouden met het afstoten van de huidige gemeentelijke kantoorpanden (huur- en koop). De lasten die met deze panden gemoeid zijn, vormen het hoofdbestanddeel van de dekking van HNK. Bij het afstoten van huurpanden zit het risico met name in de timing voor wat betreft de aflopende huurtermijnen. De kleinere huurpanden Antonia Veerstraat en Westvest 41 zijn inmiddels afgestoten. Barbarasteeg wordt onderverhuurd tot 2015 en daarna afgestoten. De Torenhove heeft voor bedrijfshuisvesting relatief korte huur termijnen (verlenging met telkens 2 jaar) waardoor het risico van afkoop van een huurcontract beperkt wordt tot ca 1 jaar. Door te anticiperen op de verhuizing worden de huurrisico s beperkt gehouden. In de risico-inschatting is de (naar exploitatielast omgezette) waarde van 1 jaar huur Torenhove opgenomen als frictiekosten. 4/6
Westlandseweg (nu Werkplein) is eigendom van de gemeente, maar wordt intern verhuurd. Dit is een modern en goed verhuurbaar kantoor. Leegstand van dit kantoor drukt niet op het project HNK maar wel op de totale vastgoedexploitatie van de gemeente. De panden/locaties Jongenshuis, Staalweg en Phoenixstraat zullen worden verkocht. De begrote boekwinst (dekking van HNK) is gebaseerd op taxaties door een externe makelaar die periodiek worden herhaald. Het risico dat de totale geraamde boekwinst niet wordt gehaald, wordt op dit moment laag ingeschat Voor wat betreft de mutatie op de kantorenmarkt, wordt ook ruimte onttrokken omdat locaties als Staalweg, Jongenshuis en mogelijk Phoenixstraat een andere bestemming kunnen krijgen dan kantoor. Onzekerheden 7.1 Werkplein De status van Werkplein in relatie tot de Publiekshal is onzeker. Gezien het voorstel van de minister om het aantal Werkpleinen te beperken, is de vraag welke vorm van klantcontact straks nog wordt aangeboden in HNK. Dit heeft gevolgen voor de inrichting van de publiekshal. Het UWV zal tenminste tot april 2013 op het werkplein gevestigd blijven. Landelijk loopt een discussie over een uitbreiding van het aantal tot dusver genoemde vestigingen (30), waarvoor delft dan in aanmerking wil komen. Het risico bestaat dat op termijn het UWV vertrekt en geen financiele bijdrage meer zal leveren. Op het huidige werkpleinconcept wordt 200 m 2 als het UWV wel zou Daarnaast speelt in Delft de vormgeving van het Nieuwe Werkbedrijf waarbij de werkfuncties van WIZ samengaan met die van Combiwerk. Het nieuwe Werkbedrijf wordt een uitvoeringsorganisatie in het kader van de uitvoering van de Wet werken naar vermogen. De bestuurlijke opdracht voor dit project is recent verleend. Het nieuwe kantoor behoeft dan mogelijk geen werkplekken voor de werkfuncties van WIZ meer te bevatten. Hoeveel werkplekken daadwerkelijk verdwijnen, wordt pas bekend na afronding van het project Werkbedrijf in de tweede helft van 2011.De discussie over de relatie tussen Werkbedrijf en dienstverleningsconcept moet nog worden gevoerd. Omdat het inrichtingsconcept voor de Publiekshal nog niet is vastgesteld kan ook niet worden aangegeven wat er op dit concept zou kunnen worden bespaard bij vertrek van de functie Werk. 7.2 Bouwleges De oorspronkelijke investeringsbegroting (2007) ging er van uit dat de kosten voor verstrekken van bouwvergunningen bouwleges vergoed zouden kunnen worden uit de reserve bouwleges. Gelet op de ontwikkeling van de reserve bouwleges is dat geen reëel uitgangspunt meer. Volgens de legesverordening kan voor het stadskantoor een afzonderlijke (privaatrechtelijke) afspraak gemaakt worden voor het te vergoeden bedrag aan gemeentelijke kosten voor het verstrekken van bouwvergunningen. Deze afspraak is nog niet gemaakt. Geschat wordt dat dit om een bedrag van min 4 ton tot max 6 ton gaat. 5/6
D. Overzichtstabel risico s Overzicht risico's Het Nieuwe Kantoor (op exploitatiebasis in 1000 euro ) risico's ondergrens bovengrens laag midden hoog rentestijging> 4% 0,5% (van 4 naar 4,5%) 270 X 1% (van 4% tot 5%) 540 X hogere bouwkostenstijging dan index 0 pm X BTW minder aftrekbaar c.q. compensabel dan 96% 0 pm X integratieheffing bij niet belaste verhuur 0 125 X operationele risico's (inclusief vertraging) 300 600 X X huurpanden 0 250 X eigendom 0 pm X Totaal 570 1515 Dekking post Onvoorzien 4,6 mio 300 300 aanbestedingsvoordeel 0 500 Totaal 300 800 6/6