Visitatie in de veiligheidsregio Raad Directeuren Veiligheidsregio
Voorwoord Na enkele maanden voorbereiding zijn Veiligheidsregio s Kennemerland en Zeeland in het najaar van 2014 gevisiteerd. Zij waren de eersten die bezoek kregen van een critical friend in de vorm van een visitatiecommissie, samengesteld uit collega s uit het werkveld. De visitatiemethode is het product van een ontwikkel en klankbordgroep die onder regie stonden van de stuurgroep visitatie in de veiligheidsregio. In deze groepen waren brandweer, GGD GHOR, bevolkingszorg, het Ministerie van Veiligheid en Justitie en diverse andere partners vertegenwoordigd. Na een zorgvuldig proces is de ontwikkelde methode in de praktijk succesvol getoetst. Na enkele aanpassingen is de methode onlangs vastgesteld door de betrokken managementraden waardoor we nu écht van start kunnen. De methode is opgebouwd uit een aantal vaste stappen waaronder een voorbereidingsgesprek, een zelfevaluatie, een intake en een bezoek van de visitatiecommissie aan de veiligheidsregio. Uiteindelijk levert dit een visitatierapport op met daarin de bevindingen van de commissie. Met deze bevindingen kan de regio zelf aan de slag. In het proces wordt nadrukkelijk rekening gehouden met het eigen verhaal van de regio en de context waarin deze zich begeeft. Visitatie vraagt om maatwerk. Deze brochure vormt een praktisch handvat om kennis te maken met visitatie in de veiligheidsregio. Samen gaan we als kritische vriend voor leren en ontwikkelen vanuit een waarderend perspectief, met oog voor de diversiteit van de regio s. Gerrie Ruijs Voorzitter stuurgroep Visitatie in de veiligheidsregio 3
Inhoudsopgave Samenvatting Samenvatting pagina 5 Wat is visitatie? pagina 7 Context pagina 10 Visitatie in beeld pagina 14 Rolverdeling, wie doet wat? pagina 20 Colofon pagina 22 Aanleiding In 2013 heeft Brandweer Nederland in samenwerking met haar partners uitvoering gegeven aan het laatste deelproject van het project CICERO: het ontwikkelen van een visitatiemethode die voor de veiligheidsregio als geheel toepasbaar is. Met de visitatiemethode is het mogelijk om de prestaties en organisatieontwikkeling van de veiligheidsregio op strategisch niveau te beschouwen. Het sluit daarmee aan bij de reeds ontwikkelde methoden op operationeel en tactisch niveau van zowel de brandweer als GHOR. Met de visitatiemethode wordt tevens invulling gegeven aan artikel 56 van de Wet veiligheidsregio s (Wvr) waarin staat dat het bestuur van de veiligheidsregio er voor zorgt dat eenmaal in de vijf jaar een visitatie door een visitatiecommissie wordt verricht. Ontwikkelproces De visitatiemethode is voor en met het werkveld de veiligheidsregio s ontwikkeld en heeft als doelgroep de 25 veiligheidsregio s in Nederland. Input voor het ontwikkeltraject vormden de visitatie-methoden die al worden gebruikt in het domein van fysieke veiligheid en publieke gezondheid en de uitvraag die landelijk is gedaan. Vervolgens is met de partners in het domein van fysieke veiligheid en publieke gezondheid het ontwikkeltraject gestart. Inmiddels is een tweetal pilots uitgevoerd die de ontwikkelde methode in de praktijk hebben bewezen. De methode Visitatie start met het maken van een aantal afspraken tussen de veiligheidsregio en de landelijke ondersteuning. Na besluitvorming start de regio ongeveer 10 maanden voor de visitatie met het maken van een organisatiebeschrijving. Deze organisatiebeschrijving, bestaande uit een zelfevaluatie en een feitelijke kenschets, vormt samen met aanvullende documentatie de input voor de visitatiecommissie. 4 5
Met ondersteuning van de secretaris en het kwaliteitsbureau start de commissie ruim vier weken voor de visitatie met de voorbereiding. De visitatie op locatie bestaat uit twee dagen. Eén dag voorbereiding door de commissie (inclusief gesprek met directie en bestuur) en één dag feitelijke uitvoering met interviews en terugkoppeling op hoofdlijnen door de voorzitter. Wat is visitatie? De veiligheidsregio ontvangt enkele weken later het definitieve visitatierapport. Hiermee gaat de regio vervolgens zelf aan de slag. Gezamenlijk leren en ontwikkelen Een visitatie kan op verschillende manieren worden ingestoken. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen een externe visitatie (accreditatie of certificatie) en een interne visitatie (peer-assessment). Bij een externe visitatie wordt door onafhankelijke externe experts onderzoek gedaan naar een organisatie, waarbij een oordeel wordt gegeven over het functioneren van de organisatie. Bij een interne visitatie wordt een organisatie op een aantal gezamenlijk geformuleerde thema s bevraagd met het doel om feedback te geven voor toekomstig leren en ontwikkelen. Leren en ontwikkelen staan centraal. De visitaties, met de veiligheidsregio s als de doelgroep, worden collegiaal vanuit het tweede perspectief ingevuld. Visitatie gaat over gezamenlijk leren en ontwikkelen vanuit een waarderend perspectief. Als critical friend kijken we als collega s bij elkaar in de keuken. Visitatie heeft als doel om de veiligheidsregio als organisatie verder te ontwikkelen en om van en met elkaar te leren. De veiligheidsregio gaat met een visitatiecommissie in gesprek over een aantal thema s die alle veiligheidsregio s raken. De visitatiecommissie is samengesteld uit collega s van andere regio s aangevuld met een of meerdere externe partners, die de gevisiteerde regio vanuit een waarderend en ontwikkelgericht perspectief bevragen. De veiligheidsregio krijgt als het ware een kritische vriend op bezoek. Voor de visitaties in de veiligheidsregio s geldt dat deze vooral gericht zijn op spiegelen, reflecteren en leren en niet op verantwoorden. Het gaat om het verbeteren van de organisatie door een blik van buiten van gelijkwaardige gesprekspartners. Er wordt gereflecteerd waar de organisatie op dit moment staat ten opzichte van haar doelen en ambities, hoe ze haar maatschappelijke opgave invult en op welke punten de organisatie 6 7
nog kan verbeteren. Collega s uit het werkveld spreken met elkaar over thema s en ontwikkelingen die relevant zijn voor alle veiligheidsregio s. Met een visitatie wordt een spiegel voorgehouden. De visitaties leveren observaties, aanbevelingen en mooie parels op. Het delen van deze parels met andere regio s draagt bij aan verdere ontwikkeling van de veiligheidsregio s en aan verbinding tussen de regio s. Elke regio heeft een andere context en eigen verhaal, daar wordt rekening mee gehouden in de visitatie. Coen Lubberts, projectleider visitatie in de veiligheidsregio. Bij visitatie wordt gekeken naar de volgende thema s: 1 maatschappelijke opdracht van de veiligheidsregio; 2 leiderschap (bestuurs- en managementkracht) en verandervermogen in de veiligheidsregio; 3 organisatie in samenwerking (in- en extern organiserend vermogen). Het betreft richtinggevende thema s die integraal en in samenhang met elkaar worden bekeken. Maatwerk per veiligheidsregio is mogelijk: afhankelijk van de behoefte van de veiligheidsregio kan aan de drie hoofdthema s een extra thema of onderwerp worden toegevoegd. Visitatie heeft een aantal belangrijke kenmerken; visitatie heeft betrekking op het domein integrale veiligheid zoals bedoeld in de Wet veiligheidregio s; de nadruk bij visitatie ligt op leren, ontwikkelen en verbeteren vanuit een waarderend perspectief (interne visitatie of peer-assessment); visitatie kent een component van kennisdeling: van successen en van minder goede ervaringen van anderen kun je leren; een succesvolle visitatie vraagt om openheid en veiligheid. Zowel de visitatiecommissie als de te visiteren regio creëren daarvoor de randvoorwaarden. Kritische vriend Zien je sterke en zwakke punten Willen je helpen Brengen je verder Veranderen je gedachten Kunnen je een glimlach geven Critici Wijzen je op fouten en gebreken Willen van je winnen Houden je tegen Veranderen je stemming Kunnen je irriteren 8 9
Context Visitatie als een interne ontwikkelmethode: geen scorelijstjes maar een ontwikkelgerichte insteek. Achtergrond Voor veiligheidsregio s is visitatie een relatief nieuwe methode. Het ontwikkelen van een dergelijke peer review was één van de doelstellingen van het project Cicero. Dit richtte zich in eerste instantie alleen op de rode kolom. Echter, bij de vorming van de Wet veiligheidsregio s is visitatie als verplichte en veiligheidsregiobrede methode opgenomen. Visitatie is daarmee een overkoepelende en strategische kwaliteitsmethode met zowel een wettelijke grondslag als een opdracht vanuit het project Cicero. Wettelijke context prestaties en organisatieontwikkeling van de veiligheidsregio op strategisch niveau te beschouwen. In de afbeelding worden de leer- en ontwikkelinstrumenten op operationeel-, tactisch- en strategisch niveau toegelicht. Leer- en ontwikkelinstrumenten (intern) Wet Veiligheidsregio s artikel 56: lid 1b. Het bestuur van de veiligheidsregio draagt er zorg voor dat eenmaal in de vijf jaar een visitatie door een visitatiecommissie wordt verricht; lid 3. Het bestuur van de veiligheidsregio zendt aan Onze Minister het rapport van de visitatiecommissie, samen met het standpunt van het bestuur van de veiligheidsregio daarover. Het bestuur van de veiligheidsregio maakt het rapport en zijn standpunt daarover openbaar; lid 4. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld ten behoeve van de onderlinge vergelijkbaarheid van de evaluaties en visitaties van de verschillende veiligheidsregio s. Visitatie als een kwaliteitsmethode Om de leer- en ontwikkelcyclus binnen de veiligheidsregio s te faciliteren zijn (mede vanuit het project Cicero) methoden ontwikkeld, waarmee de uitvoering van taken op operationeel en tactisch niveau kan worden beschouwd. De visitatiemethode is een instrument om de Zelfscan - Procesaudits - Incidentevaluaties - Thematische onderzoeken - Tevredenheidsonderzoeken - After action reviews - Leerarena s - Kostenevaluaties etc. Interne visitaties (peer review) Strategisch niveau - Organisatie- (Veiligheidsregio en keten) assessments - Management systeemaudits Tactisch niveau (Kolom of organisatie) Operationeel niveau (Product, dienst of proces) 10 11
12 13
Visitatie in beeld De regio heeft inspraak in: inhoudelijke focus; programma; planning. De voorbereiding Aanvraag Het bestuur van de veiligheidsregio geeft opdracht tot visitatie. De directie van de veiligheidsregio is verantwoordelijk voor de integrale beheersing en verbetering van de kwaliteit. Vanuit die hoedanigheid kan de directie van de veiligheidsregio een visitatie aanvragen bij de landelijke ondersteuningsorganisatie. Anderzijds kunnen regio s ook door de ondersteuningsorganisatie worden benaderd om aan een visitatie deel te nemen, zodat een evenwichtige planning kan worden gemaakt. De voorbereiding van de visitatie heeft ons al veel opgeleverd. De feitelijke visitatie heeft de ontwikkelpunten voor onze veiligheidsregio aangescherpt. Frans Schippers, directeur en commandant Veiligheidsregio Kennemerland Startbijeenkomst Circa 10 maanden voor aanvang van de feitelijke visitatie vindt er een startbijeenkomst plaats tussen de landelijke ondersteuning en de directie en liaison van de te visiteren regio. In deze bijeenkomst worden de scope, het proces en de inhoud van de visitatie toegelicht en worden gezamenlijke basis afspraken gemaakt over de randvoorwaarden. Organisatiebeschrijving en visitatieprogramma Ter voorbereiding op het visitatiebezoek maakt de veiligheidsregio een organisatiebeschrijving die bestaat uit een kenschets van de regio en uit een zelfevaluatie. De kenschets is een feitelijke beschrijving van de regio met bijvoorbeeld historische ontwikkeling, risicoprofiel, organisatorische inrichting. De zelfevaluatie is een zelfreflectie op de drie hoofdthema s voor visitatie en dient onder andere als input voor de commissie. Intakegesprek Het intakegesprek voor het visitatiebezoek wordt gevoerd door de voorzitter van de visitatiecommissie en de secretaris samen met een vertegenwoordiging van de directie van de veiligheidsregio en de aangestelde contactpersoon voor de visitatie (liaison). Op basis van de ontvangen zelfevaluatie wordt in samenspraak bezien waar de inhoudelijke focus/ verdieping komt te liggen, zodat optimaal kan worden bijgedragen aan de ontwikkelvragen van de regio. Daarnaast worden het visitatieprogramma en de te interviewen personen doorgenomen. 14 15
Op de dag van visitatie is een groot aantal gesprekken gevoerd, waarbij steeds waarderend gesproken is, zonder de scherpte te verliezen. Carlo Post, voorzitter visitatiecommissie Kennemerland. Voorbereiding visitatiecommissie De leden van de visitatiecommissie ontvangen van te voren de te bestuderen documenten ter voorbereiding op de visitatie. In aanloop naar de visitatie zijn de commissieleden geïnformeerd over de visitatiemethode en zij zijn voorbereid om de rol als commissielid te kunnen vervullen. Het visitatiebezoek en de rapportage Rapportage De visitatiecommissie stelt een rapportage op. Dit wordt gedaan op basis van de organisatiebeschrijving van de veiligheidsregio, aanvullende documenten, de gevoerde gesprekken gedurende de visitatie én het beeld van de visitatiecommissie. De organisatiebeschrijving zelf, met kenschets en zelfevaluatie, maakt geen deel uit van het visitatierapport. Naast de individuele visitatierapportages draagt de landelijke ondersteuning zorg voor een overkoepelende rapportage met de rode draden van de gevisiteerde regio s. Deze rapportage is input voor een leerbijeenkomst met de managementraden en wordt na behandeling aangeboden aan het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Het regionale visitatierapport blijft eigendom van de gevisiteerde veiligheidsregio. Het bestuur van de veiligheidsregio kan ervoor kiezen het regionale visitatierapport op te sturen aan de Minister. Leren en ontwikkelen Bij visitatie is sprake van drie partijen die leren. De veiligheidsregio Het proces van zelfevaluatie, het visitatiebezoek en de visitatierapportage helpen de betreffende veiligheidsregio om zich verder te ontwikkelen. De observaties en aanbevelingen van de visitatiecommissie geven de veiligheidsregio handvatten om de organisatie verder te verbeteren. Het regionale visitatierapport blijft altijd eigendom van de veiligheidsregio Visitatiebezoek Het visitatiebezoek bestaat uit een voorbereidingsdag voor de visitatiecommissie en uit een visitatiedag. Aan het eind van de voorbereidingsdag is er een kennismakings- en introductiegesprek tussen de visitatiecommissie, de directie en (een vertegenwoordiging) van het bestuur van de regio. Op de tweede dag worden gedurende de dag in vier interviewrondes (in parallelle sessies) met ca. 40 tot 50 mensen gesprekken gevoerd. Aan het eind van de visitatiedag worden de bevindingen van de visitatie mondeling en op hoofdlijnen teruggekoppeld aan de regio. De commissie De commissieleden leren van het kijken in de keuken van een andere regio en nemen de parels die ze zien als vanzelf mee naar de eigen regio. Commissie VR Collectief 16 17
Het collectief Een tweede belangrijke doelstelling van visitatie is leren van en met elkaar. Door aandacht te besteden aan het delen van goede voorbeelden en zorg te dragen voor het bevorderen van afstemming met andere regio s wordt een bijdrage geleverd aan verdere organisatieontwikkeling en verhoging van de kwaliteit van de veiligheidsregio s. Daarnaast draagt het ook bij aan verbinding tussen de regio s. Hoe leren we als collectief? Door best practices te delen op landelijke leerbijeenkomsten. Naast best practices worden ook (gezamenlijke) dilemma s besproken. Daarnaast is het idee een leerplatform op te zetten om het delen van goede voorbeelden gemakkelijker te maken. 1. Aanvraag 10 maanden voor de visitatie 2. Werkafspraken Volgt direct op stap 1 3. Startbijeenkomst 9 maanden voor de visitatie 4. Zelfevaluatie en organisatiebeschrijving 6 weken voor de visitatie 5. Intake gesprek 3 weken voor de visitatie Voorbereiding De veiligheidsregio vraagt een visitatie aan bij de landelijke ondesteuningsorganisatie. De gemaakte afspraken tussen de veiligheidsregio en de ondersteuningsorganisatie worden vastgelegd. Startbijeenkomst met (een gedeelte van) de directie, de liaison en de landelijke ondersteuning waarin de scope, inhoud en proces van visitatie wordt besproken. Hierin wordt tevens de zelfevaluatie toegelicht Uitvoeren van de zelfevaluatie en maken van een organisatiebeschrijving, deze dient zes weken voor de visitatie te worden opgeleverd Voorbereidend gesprek tussen de voorzitter van de visitatiecommissie, de secretaris en een afvaardiging van de te visiteren veiligheidsregio. 6. Voorbereiding visitatiecommissie 2 weken voor de visitatie De commissieleden bereiden zich voor op de visitatie door middel van een documentstudie, de secretaris ondersteunt de commissie hierin Visitatie en rapportage 7. Visitatiebezoek 10 maanden na de aanvraag Het feitelijke visitatiebezoek op lokatie. Bestaande uit een voorbereidingsmiddag- en avond en een dag interviewen en terugkoppeling 8. Concept rapportage 3 weken na de visitatie De conceptrapportage wordt voorgelegd aan de directie van de gevisiteerde veiligheidsregio, deze checkt het op feitelijke onjuistheden en zendt het binnen 2 weken retour aan de secretaris 9. Definitieve rapportage 2 maanden na de visitatie De definitieve rapportage wordt door de voorzitter aangeboden aan de gevisiteerde veiligheidsregio Leren en ontwikkelen 10. Gevisiteerde veiligheidsregio De gevisiteerde veiligheidsregio draagt er zorg voor dat de bevindingen van de visitatiecommissie worden geborgd in de organisatie 11. Commissie De commissie evalueert haar werkzaamheden en rapporteert dit naar de landelijke ondersteuningsorganisatie. De gevisiteerde regio doet hetzelfde, dit ter verbetering van de visitatiesystematiek 18 12. Collectief Er wordt jaarlijks een hoofdlijnenrapportage opgesteld met daarin de rode draden van alle in dat jaar gevisiteerde veiligheidsregio s. Daarnaast worden best practises in landelijke leerbijeenkomsten gedeeld. 19
Rolverdeling De commissieleden De commissieleden voeren gesprekken, definiëren observaties en aanbevelingen en signaleren parels. In gezamenlijkheid komen ze tot een beeld van de organisatie. De gevisiteerde Veiligheidsregio Landelijke ondersteuning Bestuur Directie Draagt er zorg voor dat de veiligheidsregio eenmaal per vijf jaar wordt gevisiteerd. Is verantwoordelijk voor het integrale kwaliteitsbeleid van de veiligheidsregio. De secretaris De secretaris ondersteunt de commissieleden en is de rechterhand van de voorzitter. De secretaris draagt zorg voor: de voorbereiding van de visitatie door de commissieleden; de verslaglegging tijdens de visitatie; het schrijven van het visitatierapport. Liaison Is verantwoordelijk voor de praktische organisatie van de visitatie en ondersteunt de directie bij het creëren van draagvlak, communicatie en de totstandkoming van de organisatiebeschrijving. De visitatiecommissie Kwaliteitsbureau Het kwaliteitsbureau is het aanspreekpunt voor de veiligheidsregio s. Draagt zorg voor: planning visitaties; onderhouden relevante documenten; werven en opleiden commissieleden; organiseren (leer)bijeenkomsten; praktische ondersteuning voor en tijdens de visitatie; continu verbeteren van de methode. De voorzitter De voorzitter van de visitatiecommissie is het aanspreekpunt en heeft een bepalende stem tijdens de visitatie. Hij stuurt op proces en resultaat. De voorzitter bewaakt kwaliteit en integraliteit en is eindverantwoordelijk voor het visitatierapport. 20 21
Colofon Uitgegeven door Brandweer Nederland in opdracht van de stuurgroep visitatie in de veiligheidsregio Datum Oktober 2015 Informatie Contact Kwaliteitsbureau Brandweer Nederland Telefoon 026-3552290 Email kwaliteitsbureau@brandweernederland.nl Vormgeving OudZuid Ontwerp mediavormgevers, Dieren 22 23