REGLEMENT BEOORDELINGSGESPREKKEN 1. Inleiding Dit reglement heeft als doel vast te leggen wat onder beoordeling wordt verstaan, wat in het gesprek aan de orde komt en in welke situatie een beoordelingsgesprek plaatsvindt. 2. Wat is een beoordelingsgesprek en in welke situatie vindt dit gesprek plaats? Het beoordelingsgesprek is een gesprek van de leidinggevende met de medewerker over het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar. Anders dan het functioneringsgesprek is het meer een éénrichtingsgesprek: de leidinggevende doet vooral het woord, de invloed van de medewerker beperkt zich meer tot het maken van afspraken. Naast het functioneren van de medewerker van het afgelopen jaar, worden er ook afspraken gemaakt voor de komende periode. Als laatste komen de consequenties voor salaris en andere arbeidsvoorwaarden aan de orde. Een beoordelingsgesprek is de onmisbare basis voor rechtspositionele besluiten en vindt plaats in vijf situaties: 1. Wanneer sprake is van een tijdelijke aanstelling, anders dan wegens vervanging of een proeftijd (komt het personeelslid wel of niet in aanmerking voor een vaste aanstelling). 2. Wanneer het personeelslid in aanmerking komt voor een overgang naar een hogere functie of schaal. 3. Wanneer het functioneren van het personeelslid daartoe aanleiding geeft (gekoppeld aan concrete loopbaanafspraken dan wel concrete afspraken ter verbetering van het functioneren). 4. Als onderdeel van de gesprekkencyclus waarin na twee functioneringsgesprekken een beoordelingsgesprek plaatsvindt. 5. Wanneer het personeelslid hierom vraagt. Zoals hierboven vermeld, maakt het beoordelingsgesprek onderdeel uit van de gesprekkencyclus met als vertrekpunt, na de competentiemeting, het persoonlijk ontwikkelingsplan. Door gerichte inzet van het POP kan de gewenste professionalisering van het personeelslid in de organisatie worden gerealiseerd. 3. Begripsbepaling Bevoegd gezag: De Stichting voor Openbaar Primair Onderwijs Goeree-Overflakkee te Oude-Tonge. Personeelslid: Alle personen in vaste dan wel in tijdelijke dienst bij de Stichting voor Openbaar Primair Onderwijs Goeree-Overflakkee alsmede het onderwijsondersteunend personeel dat in een ID-functie dan wel regeling banenpool op de scholen werkzaam is. Persoonlijk Ontwikkelings Plan (POP): In het POP vindt wederzijdse afstemming plaats tussen de wensen van de werknemer met betrekking tot zijn professionele ontwikkeling en de ontwikkelingsdoelen van de organisatie en worden afspraken gemaakt over zijn toekomstige Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 1 van 6
inzetbaarheid, scholing en doorstroming naar andere interne of externe functies. De in het POP-gesprek gemaakte afspraken zijn één van de gespreksonderwerpen tijdens een functioneringsgesprek. Beoordelaar: De door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen of functionaris, die het beoordelingsgesprek voeren met het personeelslid en de beoordeling kunnen opstellen. Beoordelingsautoriteit: Dit is de algemeen directeur of eventueel diens plaatsvervanger, niet zijnde het bevoegd gezag. Beoordelingsgesprek: Een gesprek van de beoordelaar met het personeelslid volgens het Reglement Beoordelingsgesprekken over het functioneren van het personeelslid in de achterliggende periode. Gespreksformulier beoordelingsgesprekken: Het formulier waarop de beoordelingsaspecten zijn vermeld en waarop de beoordelaar zijn mening geeft over het functioneren van het personeelslid op de verschillende onderdelen. 4. Deelnemers aan het beoordelingsgesprek Een beoordelingsgesprek wordt gevoerd door de beoordelaar(s) met het betreffende personeelslid. Uitgangspunt is dat de beoordelaar de leidinggevende van het personeelslid is. De beoordelaar dien op de hoogte te zijn, dan wel zich op de hoogte te hebben gesteld van het functioneren van het personeelslid. Het beoordelingsgesprek met de directeuren wordt gevoerd door de algemeen directeur en bij diens afwezigheid, door een eventuele waarnemer van de algemeen directeur. De voorzitter van het schoolbestuur en één van de overige bestuursleden voeren het beoordelingsgesprek met de algemeen directeur. Onder bijzondere omstandigheden en/of op verzoek van één van de deelnemende partijen kan een derde bij het gesprek aanwezig zijn om de procedure te bewaken. Mocht één van de partijen van deze mogelijkheid gebruik willen maken dan wordt de andere partij hierover bij het maken van de afspraak geïnformeerd. 5. Doel van het beoordelingsgesprek In een beoordelingsgesprek geeft de direct leidinggevende zijn oordeel over het functioneren van het personeelslid in de achterliggende periode van ten hoogte drie schooljaren. Het competentieprofiel is het uitgangspunt bij de beoordeling. 6. De kenmerken van een beoordelingsgesprek Een belangrijk kenmerk van een beoordelingsgesprek is het eenzijdige karakter van het gesprek. Het gesprek is gericht op het functioneren in de achterliggende periode en kan consequenties hebben naar de toekomst toe. De functioneringsaspecten die in het beoordelingsgesprek aan de orde komen, zijn vastgelegd in een beoordelingsformulier. Het personeelslid is op de hoogte van de aspecten waarop beoordeeld wordt. Met het personeelslid dat in proeftijd is aangesteld vindt tenminste drie maanden voor het verstrijken van de proeftijd een beoordelingsgesprek plaats. Onder proeftijd wordt verstaan een tijdelijke aanstelling wegens eerste indiensttreding met uitzicht op een vast dienstverband. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 2 van 6
7. De frequentie van het beoordelingsgesprek 1. Met medewerkers met een aanstelling in vaste dienst vindt een beoordelingsgesprek plaats nadat een POP-gesprek en twee functioneringsgesprekken gevoerd zijn. Uitgaande van een frequentie van één gesprek per jaar, vindt een beoordelingsgesprek éénmaal per vier jaar plaats. Wanneer de frequentie van de gesprekken hoger is geweest, vindt het beoordelingsgesprek eerder dan éénmaal per vier jaar plaats. 2. Met medewerkers in tijdelijke dienst anders dan ter vervanging, vindt de gesprekscyclus binnen 30 weken na aanvang van de aanstelling plaats. De cyclus omvat in deze situatie naast het beoordelingsgesprek tenminste één functioneringsgesprek. 3. Bij uitzondering kan een beoordelingsgesprek eerder dan na twee functioneringsgesprekken plaatsvinden. 8. De procedure 1. Tenminste twee weken van tevoren bepaalt de beoordelaar na overleg met het personeelslid datum en tijdstip van het beoordelingsgesprek. 2. Het beoordelingsgesprek vindt plaats aan de hand van een tevoren door de beoordelaar opgemaakte conceptbeoordeling, aan de hand van een beoordelingsformulier, waarop de te beoordelen aspecten zijn vermeld. 3. Deze conceptbeoordeling wordt het personeelslid één week voor het beoordelingsgesprek overhandigd. 4. Tijdens het beoordelingsgesprek wordt het personeelslid in de gelegenheid gesteld zijn mening over de conceptbeoordeling kenbaar te maken. 5. Indien het personeelslid dit wenst, kan zijn mening worden toegevoegd aan het beoordelingsformulier. Overigens geldt dat de beoordelaar de mogelijkheid heeft om zijn, in de conceptbeoordeling vervatte mening, te herzien naar aanleiding van het gevoerde beoordelingsgesprek en een en ander op het beoordelingsformulier weer te geven. 6. Het personeelslid kan zich tijdens het beoordelingsgesprek laten bijstaan door een raadsman. 7. Na afloop van het beoordelingsgesprek legt de beoordelaar de conclusies van het beoordelingsgesprek vast op het beoordelingsformulier. 8. Het beoordelingsformulier wordt vervolgens terstond aan de beoordeelde uitgereikt. De beoordeelde draagt er zorg voor dat het formulier, gedateerd en getekend voor gezien, binnen één week na het beoordelingsgesprek bij de beoordelaar wordt ingeleverd. 9. Het beoordelingsformulier wordt daarna door de beoordelaar gedateerd en getekend. 10. Het personeelslid ontvangt een afschrift van het beoordelingsformulier. 11. Het beoordelingsformulier wordt binnen twee weken na datering ter vastlegging voorgelegd aan de beoordelingsautoriteit. De beoordelingsautoriteit stelt de opgestelde gedagtekende en ondertekende beoordeling vast, tenzij het personeelslid binnen twee weken na toezending van het afschrift bij de beoordelingsautoriteit bezwaar aantekent tegen de vastgestelde beoordeling als bedoeld in artikel 9 van dit reglement. 12. Het vastgestelde beoordelingsformulier wordt bewaard in het personeelsdossier op de school. Een kopie wordt gearchiveerd op het bestuurskantoor van SOPOGO. 1 1 Mochten beide gesprekspartners of een van beide gesprekspartners bezwaar maken tegen archivering op het bestuurskantoor, dan wordt het verslag alleen op de betreffende school bewaard. De algemeen directeur heeft te allen tijde toegang tot het personeelsdossier op school. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 3 van 6
9. Bezwaar 1. Het personeelslid kan binnen twee weken nadat het afschrift van de opgestelde beoordeling aan hem verzonden is hiertegen intern bezwaar aantekenen bij de beoordelingsautoriteit. 2. Het interne bezwaar geschiedt schriftelijk en gemotiveerd. 3. Een gesprek met het personeelslid door de beoordelingsautoriteit vindt binnen twee weken na ontvangst van het schriftelijk bezwaar plaats. In dat gesprek deelt de beoordelingsautoriteit zijn gemotiveerd besluit over de beoordeling mee aan het personeelslid. 4. Dit laatst genoemde besluit kan voor het personeelslid aanleiding vormen zijn intern bezwaar te handhaven. Wanneer dat het geval is, overhandigt de beoordelingsautoriteit het dossier aan het bevoegd gezag. 5. Het bevoegd gezag neemt vervolgens een gemotiveerd besluit op basis van de voorliggende stukken en nodigt het personeelslid binnen twee weken na ontvangst van het beoordelingsdossier uit voor een gesprek. In dat gesprek deelt het bevoegd gezag het gemotiveerd besluit mee aan het personeelslid. 6. Na besluitvorming door het bevoegd gezag staat de externe bezwarenprocedure van de algemene wet bestuursrecht open. 7. Het personeelslid kan zich in de bezwaarprocedure laten bijstaan door een raadsman. 10. Welke informatiebronnen kan de beoordelaar gebruiken tijdens het beoordelingsgesprek? Het competentieprofiel zoals mede verwerkt is in het beoordelingsformulier. Informatie uit het POP-gesprek. Informatie naar aanleiding van een klassenbezoek. Eigen observaties van de beoordelaar. Afspraken uit het voorafgaande functioneringsgesprek dan wel de twee voorafgaande functioneringsgesprekken. 11. Gespreksonderwerpen Tijdens een beoordelingsgesprek met een personeelslid komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde (deze zijn nader uitgewerkt in het beoordelingsformulier dat als bijlage bij dit reglement is gevoegd): a. Afspraken die tijdens het functioneringsgesprek/ de functioneringsgesprekken gemaakt zijn. b. De competenties uit het competentieprofiel. Daarnaast kan per school een aantal schoolspecifieke punten worden toegevoegd. Specifieke punten voor de leidinggevende: a. Het onderhouden van externe contacten. b. Samenwerking met het bevoegd gezag en de algemeen directeur. c. Voorbereiden en (mede) uitvoeren van personeelsbeleid en overige, eventueel gemandateerde, beleidszaken. d. Functieprofiel van de leidinggevende. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 4 van 6
12. Bescherming persoonsgegevens 1. Met inachtneming van de Wet Persoonsregistraties en de daarop gebaseerde op de scholen van toepassing zijnde regelingen (o.a. privacyreglement) behandelt het bevoegd gezag en de directie als gemandateerde vanuit het bevoegd gezag de persoonlijke gegevens van het personeelslid met zorg. 2. Het beoordelingformulier wordt opgeborgen in het personeelsdossier op de school en een kopie wordt gearchiveerd op het bestuurskantoor van SOPOGO. 2 Behalve de beoordeelde, de beoordelaar (of zijn opvolger) en de beoordelingsautoriteit (of eventueel diens plaatsvervanger) heeft alleen het bevoegd gezag inzage in het beoordelingsformulier. 3. Bij problemen of disfunctioneren kan inzage door het Participatiefonds gevraagd worden. Het bevoegd gezag is verplicht (op straffe van het voor eigen rekening komen van de uitkeringskosten), inzage te verlenen. 4. Bij problemen of disfunctioneren heeft ook een lid van het schoolbestuur of een daartoe gemandateerde functionaris inzage in het personeelsdossier, nadat de betrokkene hiertoe instemming heeft verleend. 5. Het beoordelingsformulier wordt vernietigd op het moment dat een volgend, door de beoordelaar en de beoordeelde ondertekend formulier wordt opgeborgen in het personeelsdossier op de school. Dit geldt tevens voor de kopie in het archief op het bestuurskantoor. 6. Gaat een personeelslid op een andere school bij hetzelfde bevoegd gezag dan wel bij een nieuw bestuur aan het werk, dan wordt het functionerings- en beoordelingsdossier van de oude school overgedragen aan de directeur van de nieuwe school. 7. Gaat een personeelslid aan het werk bij een nieuw bestuur dan wordt het personeelsdossier gedurende drie kalenderjaren na vertrek bewaard. Na afloop van deze periode vernietigt de directie van de oude school de complete inhoud van het functioneringsen beoordelingsdossier van het personeelslid dat vertrokken is. Dit geldt ook voor het schaduwdossier op het bestuurskantoor. 13. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag. 14. Toelichting op het Reglement beoordelingsgesprekken In artikel 3 De beoordelaar kan zijn: de directeur, de algemeen directeur of eventueel de vervanger van de algemeen directeur. De achterliggende periode. bij zittende personeelsleden is dit de periode die loopt vanaf het eerste van de twee voorliggende functioneringsgesprekken tot die van het beoordelingsgesprek; bij nieuwe personeelsleden is dit de periode die loopt vanaf het begin van de aanstelling tot het eerste beoordelingsgesprek. 2 Mochten beide gesprekspartners of een van beide gesprekspartners bezwaar maken tegen archivering op het bestuurskantoor, dan wordt het verslag alleen op de betreffende school bewaard. De algemeen directeur heeft te allen tijde toegang tot het personeelsdossier op school. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 5 van 6
In artikel 7 lid 2 wordt genoemd dat een beoordelingsgesprek met een nieuw personeelslid dat in tijdelijke dienst, anders dan wegens vervanging, is aangesteld binnen 30 weken na aanvang van die aanstelling moet plaatsvinden. In artikel 7 lid 3 wordt genoemd dat een beoordelingsgesprek bij uitzondering eerder dan na twee functioneringsgesprekken kan plaatsvinden. Dit eerdere gesprek kan zowel door de direct leidinggevende als door het personeelslid worden aangevraagd. In beide gevallen dienen wel de termijnen zoals onder artikel 8 genoemd in acht genomen te worden. In artikel 8 wordt gesproken over een conceptbeoordeling. Deze beoordeling wordt opgesteld voorafgaand aan het beoordelingsgesprek en ook een week voorafgaand aan dat gesprek aan de beoordeelde uitgereikt. De beoordeelde wordt tijdens het beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld op deze conceptbeoordeling te reageren. De reactie kan ertoe leiden dat de beoordelaar de beoordeling bijstelt. Dit wordt weergegeven op het beoordelingsformulier, eerst dan is er sprake van een beoordeling. In artikel 9 wordt gesproken over intern bezwaar. Dit bezwaar wordt schriftelijk en gemotiveerd gedaan bij de beoordelingsautoriteit. Op basis van het bezwaar neemt de beoordelingsautoriteit een gemotiveerd besluit over de beoordeling. De beoordeelde wordt uitgenodigd en in dat gesprek licht de beoordelingsautoriteit zijn besluit toe. Wordt het bezwaar van de beoordeelde gehonoreerd dan ligt het voor de hand dat de beoordeelde zijn bezwaar niet langer handhaaft. Wordt het bezwaar niet gehonoreerd dan kan de beoordeelde besluiten dat hij zijn intern bezwaar handhaaft. In dat geval overhandigt de beoordelingsautoriteit het beoordelingsdossier aan het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag neemt dan een gemotiveerd besluit over de beoordeling. In artikel 11 wordt gesproken over schoolspecifieke punten. Dit zijn punten die bij ieder personeelslid bekend dienen te zijn. De punten worden jaarlijks vastgelegd in het schoolplan. 15. Slotbepaling Dit reglement kan worden aangehaald als reglement beoordelingsgesprekken en treedt, behoudens instemming van de personeelsgeleding van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad, in werking op 1 augustus 2009. Een exemplaar van dit reglement inclusief de daarbij behorende bijlagen wordt aan alle personeelsleden uitgereikt. De directies van de scholen dragen er zorg voor dat een exemplaar van dit reglement inclusief de bijlagen op een voor alle personeelsleden toegankelijke plaats in de school en de daarbij behorende locaties ter inzage ligt. Vastgesteld door het bestuur van de Stichting voor Openbaar Primair onderwijs Goeree- Overflakkee op 16 juni 2009 Handtekening voorzitter, Handtekening secretaris, Stichting voor Openbaar Primair onderwijs Goeree-Overflakkee. Vastgesteld in de bestuursvergadering van 16 juni 2009 Pagina 6 van 6