Elementaire kennis Bedrijfsadministratie Deel 2 Theorieboek

Elementaire kennis Bedrijfsadministratie Deel 2 Theorieboek

Elementaire kennis Bedrijfsadministratie Deel 2 Theorieboek Peter H. C. Hintzen

Zetwerk: Fritschy opmaak & redactie, Leiden isbn 978 90 3723 448 0 2016 Uitgeverij Edu Actief b.v. Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van deze uitgave, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking. De uitgever is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door de derden verschuldigde vergoedingen voor kopiëren, als bedoeld in artikel 17 Auteurswet 1912 en in het kb van 20 juni 1974 (Stb. 351, 1974) ex artikel 16b Auteurswet 1912, te innen en/of daartoe in of buiten rechte op te treden. Correspondentie inzake overneming of reproductie richten aan: Edu Actief, Postbus 1056, 7940 KB Meppel, info@edu-actief.nl, 0522-235 235.

Inhoud Voorwoord 9 Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 13 1.1 Kosten worden voor een periode tegelijk vooruit- of achteraf betaald 16 1.1.1 Kosten worden voor een periode tegelijk vooruitbetaald 16 1.1.2 Kosten worden voor een periode tegelijk achteraf betaald 18 1.2 Opbrengsten worden voor een periode tegelijk vooruit- of achteraf ontvangen 21 1.2.1 Opbrengsten worden voor een periode tegelijk vooruitontvangen 22 1.2.2 Opbrengsten worden voor een periode tegelijk achteraf ontvangen 26 Samenvatting 31 Hoofdstuk 2 Boekingen in verband met duurzame productiemiddelen 33 2.1 Aankoop en financiering van duurzame productiemiddelen 33 2.1.1 De aankoop van een bedrijfsauto 33 2.1.2 De aankoop en financiering van een pand 34 2.2 De betaling van interest en aflossing van een hypotheek 37 2.3 Afschrijven op duurzame productiemiddelen 40 2.4 Het boeken van de kosten van afschrijving op duurzame productiemiddelen 43 2.4.1 De grootboekrekening Afschrijvingskosten 44 2.4.2 Een aparte afschrijvingsrekening in rubriek 0 46 2.4.3 De permanentie toegepast op de afschrijvingen 50 2.4.4 Afschrijven over delen van een jaar 51 2.5 Buitengebruikstelling, verkoop en inruil van duurzame productiemiddelen 53 Samenvatting 61 Inhoud 5

Hoofdstuk 3 De bepaling van de voorraden en de brutowinst 63 3.1 Voorraadwaardering en winstbepaling bij de permanentie 63 3.2 Voorraadwaarderingen en prijsverschillen tegen vaste verrekenprijs 65 3.2.1 Inkoopfacturen en verkoopfacturen 66 3.2.2 Creditinkoopfacturen en creditverkoopfacturen 72 3.3 Inventarisatie tegen vaste verrekenprijs en voorraadverschillen 74 3.4 Aanpassing van de vaste verrekenprijs 76 3.5 Toepassing van de vaste verrekenprijs inclusief directe inkoopkosten 77 Samenvatting 80 Hoofdstuk 4 Voorafgaande journaalposten, correctie boekingen en kolommenbalans 81 4.1 Correctieboekingen 81 4.2 Voorafgaande journaalposten 88 Samenvatting 97 Hoofdstuk 5 Het boeken van loonkosten 99 5.1 Het stelsel van sociale zekerheid 99 5.2 Werknemersverzekeringen 100 5.3 Volksverzekeringen 101 5.4 Te betalen premies en andere afdrachten 102 5.5 Loon, loonkosten en loonheffingen 103 5.6 Het boeken van uitbetalingen en inhoudingen 107 5.7 Het boeken van de sociale lasten 108 5.8 Het boeken van de betalingen 110 Samenvatting 114 Hoofdstuk 6 Ontvangst van goederen en facturen op verschillende tijdstippen 117 6.1 Eerst goederenontvangst, daarna ontvangst van de factuur 118 6 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie deel 2 theorieboek

6.1.1 Creditnota ontvangen in verband met retour gezonden goederen 122 6.2 Eerst factuurontvangst, daarna ontvangst van de goederen 123 6.2.1 Creditnota ontvangen in verband met retour gezonden goederen 126 6.3 Er is geen vaste volgorde in de ontvangst van de goederen en de ontvangen factuur 127 Samenvatting 131 Hoofdstuk 7 Verzenden van goederen en facturen op verschillende tijdstippen 133 7.1 Eerst verzenden van de goederen, daarna verzenden van de factuur (nafacturering) 134 7.1.1 Eerst goederen retour ontvangen en vervolgens creditnota verzenden 137 7.2 Eerst verzenden van de factuur, daarna verzenden van de goederen (voorfacturering) 139 7.2.1 Creditnota verzenden en vervolgens de goederen retour ontvangen 141 7.3 Er is geen vaste volgorde in het verzenden van de goederen en het versturen van de factuur 143 Samenvatting 146 Hoofdstuk 8 Archivering 149 8.1 Inleiding 149 8.2 Het doel van archiveren en enkele begrippen 149 8.3 Soorten archieven 150 8.3.1 Het papieren archief 151 8.3.2 Het digitale archief 153 8.4 Bewaarplicht en bewaartermijnen 155 8.4.1 Bewaarplicht 155 8.4.2 Bewaartermijnen 158 8.4.3 Extra aspecten voor de bewaarplicht/bewaartermijn bij overstap naar digitaliseren van administratie en archieven 159 8.5 Het ordenen van archiefgegevens 162 8.6 Privacywetgeving 164 Inhoud 7

8.6.1 Wet bescherming persoonsgegevens 165 8.6.2 Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) 166 Samenvatting 168 Hoofdstuk 9 Engelstalige boekhoudkundige begrippen 171 Hoofdstuk 10 Boekingen aan de hand van printscreens 175 10.1 Inleiding 175 10.2 Investeringsfactuur 176 10.3 Kostenfactuur 177 10.4 Voorraadinkoopfactuur 178 10.5 Buitenlandse voorraadinkoopfactuur 180 10.6 Verkoopfactuur 182 10.7 Ontvangst/betaling per (Rabo)bank 183 10.8 Rechtstreekse betaling van kosten per (ING) bank 184 10.9 Ontvangst/betaling per kas 186 10.10 Inkoopwaarde van de verkopen in het memoriaal 187 10.11 Boekingsverslagen en de gevolgen voor het grootboek 188 Rekeningschema 190 Trefwoordenregister 193 8 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie deel 2 theorieboek

Voorwoord Voor je ligt een boek dat hoort bij de methode Financieel.info. Financieel.info is de methode voor financieel-administratieve beroepen: Financieel administratief medewerker Bedrijfsadministrateur Junior-assistent accountant. Financieel.info is gebaseerd op het kwalificatiedossier Financieel-administratieve beroepen. Deze methode dekt alle toetstermen van Stichting Praktijkleren (SPL) af. Dit boek is, samen met het boek Elementaire kennis Bedrijfsadministratie deel 1, gebaseerd op de toetsmatrijs met de aanduiding FAB KE1 EM. Onderwerp Code Toetsterm Hoofdstuk 3. Boekingen 3.1 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen 10 inkoopboek (18%) van een ingevoerde boeking van een investerings- of kostenfactuur de journaalpost vast. 3.2 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van 10 een ingevoerde boeking van een binnenlandse voorraadinkoopfactuur de journaalpost vast. 3.3 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van 10 een ingevoerde boeking van een buitenlandse voorraadinkoopfactuur de journaalpost vast. 3.4 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de journaalpost 3 samen met betrekking tot vaste verrekenprijs en prijsverschillen. 3.5 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de 6 journaalpost samen met betrekking tot gescheiden ontvangst van goederen en de inkoopfactuur. 3.6 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de journaalpost 1 samen met betrekking tot vooruitbetaalde of achteraf betaalde kosten. 4. Boekingen verkoopboek (10%) 4.1 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van een ingevoerde boeking van een verkoopfactuur de journaalpost vast. 10 Voorwoord 9

Onderwerp Code Toetsterm Hoofdstuk 5. Boekingen bankboek (8%) 6. Boekingen kasboek (7%) 7. Boekingen memoriaal (elementair) (18%) 9. Kennis van boekhoudkundige begrippen in Engels vakjargon (8%) 5.1 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van 10 een ingevoerde boeking van ontvangsten of betaling per bank de journaalpost vast. 5.2 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van een ingevoerde boeking van een rechtstreekse betaling van kosten per bank de journaalpost vast. 10 6.1 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van 10 een ingevoerde boeking van ontvangsten of uitgaven per kas de journaalpost vast. 7.1 De kandidaat stelt aan de hand van een printscreen van 10 een ingevoerde boeking van de inkoopwaarde van de verkopen in het memoriaal de journaalpost vast. 7.2 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de journaalpost 2 samen met betrekking tot afschrijvingen. 7.3 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de 4 journaalpost samen met betrekking tot eenvoudige correctieboekingen. 7.5 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de journaalpost 3 samen met betrekking tot voorraadverschillen, bijzondere baten en lasten. 7.6 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de journaalpost 1 samen met betrekking tot transitoria. 7.7 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de journaalpost 7 samen met betrekking tot de inkoopwaarde van de omzet bij gescheiden levering van goederen en factuur. 7.8 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie de 6 journaalpost samen met betrekking tot gescheiden ontvangst van goederen en factuur. 9.1 De kandidaat vertaalt posten van de balans (share capital, 9 inventories, accounts receivable, accounts payable, loan) van Nederlands naar Engels en van Engels naar Nederlands. 9.2 De kandidaat vertaalt posten van de winst- en verliesrekening 9 (sales, cost of goods sold, depreciation costs) van Nederlands naar Engels en van Engels naar Nederlands. 9.3 De kandidaat vertaalt posten van het kasstroomoverzicht 9 (receipts, payments, cashflow) van Nederlands naar Engels en van Engels naar Nederlands. 10 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie deel 2 theorieboek

Onderwerp Code Toetsterm Hoofdstuk 9.4 De kandidaat vertaalt begrippen van de indeling van 9 de balans en van de winst- en verliesrekening (balance sheet, profit and loss statement, fixed assets, current assets, liquid assets, equity, long-term debt, current liabilities, sales, gross profit, expenses, (net) profit, (net) loss) van Nederlands naar Engels en van Engels naar Nederlands. 9.5 De kandidaat vertaalt ratio s (solvency ratio, liquidity 9 ratio, profitability ratio, debtor ratio, creditor ratio, stock turnover ratio) van Nederlands naar Engels en van Engels naar Nederlands. 9.6 De kandidaat vertaalt namen van documenten in het 9 administratieve proces (invoice, credit note, order, order confirmation, delivery note, payment reminder) van Nederlands naar Engels en van Engels naar Nederlands. 10. Kennis van 10.1 De kandidaat stelt voor een gegeven situatie vast op 8 (digitale) archiveringssystemen en archiveringvereisten 10.2 welke wijze de documenten gearchiveerd kunnen worden. De kandidaat benoemt de belangrijkste (actuele) wet- 8 (4%) telijke bewaarplicht en bewaartermijnen in relatie tot sociale wetgeving en/of belastingwetgeving. 10.3 De kandidaat stelt in een gegeven situatie vast of documenten in een dynamisch archief of een permanent dossier worden bewaard. 8 Toetsmatrijs copyright Stichting Praktijkleren Opmerkingen over de inhoud van deze uitgave die kunnen leiden tot verbeteringen in een volgende druk, zullen wij in dank ontvangen. Deze kunnen doorgegeven worden aan de uitgever, waarvan de gegevens in het colofon staan. Voorwoord 11

Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten In de voorgaande hoofdstukken hebben we gezien dat ondernemingen eenmaal per jaar een balans en een resultatenrekening samenstellen. Wil een onderneming op elk moment en snel een balans en winst-en verliesrekening kunnen maken, dan passen de meeste bedrijven daartoe in hun boekhouding de permanentie of permanence toe. Voluit: permanence de l inventaire et des profits et des pertes. Een wat lange dure (Franse) benaming, zodat wij het houden op de permanentie. Permanentie De wijze van boeken, waarbij op elk moment (meestal maandelijks) een balans en winst- en verliesrekening kan worden opgesteld. Voorwaarde is wel dat met zuivere rekeningen wordt gewerkt. Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 13

Als in het grootboek uitsluitend wordt gewerkt met zuivere rekeningen, kan de onderneming permanent aan de hand van de kosten en opbrengsten het resultaat bepalen. Omdat permanentie kenmerk is van de gehele boekhouding, zijn alle cirkels in het schema op de vorige bladzijde gearceerd. Om op elk gewenst moment een resultatenrekening te kunnen opstellen, moet de onderneming permanent de waarde van elke bezitting, schuld, kosten en opbrengst weergeven in het grootboek. Wanneer het saldo van een grootboekrekening alleen maar een bezit, of alleen maar een schuld, of alleen maar een resultaat weergeeft, spreken we van een zuivere rekening. Zuivere rekeningen Rekeningen waarvan het saldo of naar de balans (bezit/schuld), of naar de winst- en verliesrekening (opbrengst/kosten) gaat. Er mogen bij de permanentie dan ook geen rekeningen voorkomen waarvan eerst nog uitgezocht moet worden welk bedrag naar de balans gaat en welk bedrag naar de winst- en verliesrekening. Een zuivere rekening van bezit of schuld noemen we een balansrekening. Balansrekeningen treffen we aan in de rubrieken 0, 1, 2 en 7. Een zuivere rekening waarvan het saldo een winst of verlies voorstelt, noemen we een resultatenrekening. Resultatenrekeningen staan in de rubrieken 4, 8 en 9. Het boeken van de kosten is eenvoudig indien de kosten van elke maand gelijk zijn aan de uitgaven van elke maand. Indien bijvoorbeeld de huurkosten, groot 1.500,, maandelijks in de betreffende maand per Rabobank worden betaald, boeken we: 440 Huurkosten 1.500, aan 110 Rabobank 1.500, Het komt in de praktijk echter regelmatig voor, dat: kosten vooruit worden betaald, zoals bijvoorbeeld huurkosten en verzekeringskosten; kosten achteraf worden betaald, zoals bijvoorbeeld interestkosten en telefoonkosten. 14 Elementaire kennis Bedrijfsadministratie deel 2 theorieboek

Indien kosten niet in de betreffende maand worden betaald en we toch elke maand de nettowinst willen bepalen, moeten we bij de kosten het principe van de permanentie toepassen. We dienen dan in de betreffende maand of kwartaal een duidelijke scheiding te maken tussen: het boeken van de betaling van de kosten; het boeken van de kosten. In paragraaf 1.1 zullen we aan de hand van een aantal voorbeelden illustreren hoe bovenstaande boekingen verlopen indien we de permanentie toepassen. Naast kosten kan een ondernemer bij het berekenen van het resultaat ook te maken krijgen met opbrengsten die achteraf of vooruit worden ontvangen. Ook hier moeten we de permanentie doorvoeren om maandelijks het resultaat te kunnen bepalen. De permanentie in de opbrengsten behandelen we in paragraaf 1.2. Om de kosten en de opbrengsten evenredig over de verschillende perioden te verdelen zonder dat daardoor de resultatenrekening wordt beïnvloed, moeten we gebruikmaken van vier nieuwe balansrekeningen: 170 Vooruitbetaalde bedragen rekening van bezit 171 Vooruitontvangen bedragen rekening van schuld 172 Nog te ontvangen bedragen rekening van bezit 173 Nog te betalen bedragen rekening van schuld. Activa Balans Passiva 170 Vooruitbetaalde bedragen 171 Vooruitontvangen bedragen 172 Nog te ontvangen bedragen 173 Nog te betalen bedragen We noemen deze vier rekeningen samen transitorische rekeningen of transitoria. Deze vier rekeningen kunnen we weer onderverdelen in: transitorische activa: posten waarbij de kosten vooruitbetaald worden (170 Vooruitbetaalde bedragen) of de opbrengsten achteraf ontvangen worden (172 Nog te ontvangen bedragen); transitorische passiva: posten waarbij de kosten achteraf worden betaald (173 Nog te betalen bedragen) of de opbrengsten vooruit worden ontvangen (171 Vooruitontvangen bedragen). Maak nu de kennisvragen 1 t/m 9 van hoofdstuk 1. Hoofdstuk 1 De permanentie in de kosten en de opbrengsten 15