Bijlagen 2002 Agendanummer: C 2 28 mei 2002 nr. 19/6 reg.nrs. 01.4798 en 01.5923 Voorstel tot het vaststellen van de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002 Aan de gemeenteraad Iedere burger heeft het recht bij een bestuursorgaan te klagen over diens gedragingen. Dit is het intern klachtrecht. Daarnaast zal naar verwachting per 1 juli 2002 in de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) de verplichting worden opgenomen te voorzien in het recht van de burger zijn klacht aan een onafhankelijke instantie voor te leggen als hij ontevreden is met de interne procedure of als hij het niet eens is met de uitkomst van die interne procedure. Dit wordt het extern klachtrecht genoemd. Externe klachtbehandeling is de klachtbehandeling door een onafhankelijke instantie die buiten het bestuursorgaan staat waarover wordt geklaagd. Extern klachtrecht vormt als tweedelijns voorziening het onmisbare sluitstuk van de klachtbehandeling. Er kan op meer manieren aan de in de wet neergelegde verplichting worden voldaan: 1. door aansluiting bij de Nationale Ombudsman 2. door aansluiting bij de Stichting De Overijsselse Ombudsman 3. door het treffen van een eigen voorziening (onderbrengen bij een regionale commissie, bij een commissie voor bezwaar- en beroepschriften of het in het leven roepen van een gemeentelijke ombudsman). De onderscheidene bestuursorganen dienen hierin de keuze te bepalen. Het treffen van een eigen voorziening ligt ons inziens niet voor de hand. Het aantal klachten op grond van de Awb is tot nu toe gering waardoor het moeilijk is de vereiste deskundigheid op te bouwen c.q. te behouden. Wat blijft is de keuze tussen aansluiting bij de Nationale Ombudsman of de Stichting De Overijsselse Ombudsman. Op organisatorische en inhoudelijke gronden geven wij de voorkeur aan genoemde stichting. Deze stichting is een initiatief van de afdeling Overijssel van de VNG en richt zich primair op de behandeling van klachten over bestuursorganen van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De bestuursleden worden door en uit de leden van de afdeling Overijssel van de VNG benoemd. De leden van de Ombudscommissie die de klachten behandelt, worden door het bestuur van de stichting benoemd. Inmiddels zijn vier leden benoemd die allen binnen het openbaar bestuur in de provincie Overijssel werkzaam zijn geweest, daar wonen en daardoor goed op de hoogte zijn met plaatselijke en regionale omstandigheden. Spreekuren en eventuele hoorzittingen worden (zo veel mogelijk) gehouden in de gemeente van de klager (laagdrempelige en gemakkelijk bereikbare voorziening). Te uwer informatie delen wij u mee dat bij de Stichting De Overijsselse Ombudsman inmiddels 11 gemeenten, waarvan 7 uit Twente, de Regio IJssel-Vecht en de Regio Twente zijn aangesloten. Wij stellen u voor het externe klachtrecht op grond van de Algemene wet bestuursrecht onder te brengen bij de Stichting De Overijsselse Ombudsman alsmede te besluiten tot vaststelling van de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002.
Het raadsbesluit is wel referendabel, gelet op het bepaalde in artikel 8, eerste lid, sub a van de Verordening inzake de Tijdelijke Referendumwet. De ondernemingsraad wordt gevraagd met dit voorstel in te stemmen. De raadscommissie algemene zaken, integrale veiligheid en openbare orde adviseert uw raad tot behandeling en besluitvorming over te gaan. Oldenzaal, 20 juni 2002 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mr. A.J. van Oss mr. P.A.G. Cammaert 2
Nr. 29 De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Oldenzaal, elk voorzover het hun bevoegdheden betreft; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 mei 2002, nr. 19/6; gelet op het bepaalde in de artikelen 108 en 147 Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht; b e s l u i t : vast te stellen de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002 Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Algemene wet bestuursrecht; b. bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester; c. klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een per soon in dienst of handelend in naam van de gemeente zich in een bepaalde gelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon heeft gedragen. d. klager: de natuurlijke of rechtspersoon die een klacht indient; e. beklaagde: het bestuursorgaan of de persoon waarover wordt geklaagd; f. : de ambtenaar die door het college is belast met de coördinatie en de bewaking van de procedure voor de behandeling van klachten en zijn plaatsvervanger; g. : degene die met de behandeling van de klacht is belast. Artikel 2 Indiening klacht 1. Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij burgemeester en wethouders en wordt terstond in handen gesteld van de. 2. Voor het indienen van een klacht wordt gebruik gemaakt van een door burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier. 3. Een klager kan door de worden bijgestaan in het op schrift stellen van een mondeling ingediende klacht. De legt in dat geval de klacht ter tekening voor aan de klager ter bevestiging van de juiste verwoording van de klacht. 4. Indien een klacht niet voldoet aan de in artikel 9:4 van de wet gestelde eisen kan een klacht buiten behandeling blijven mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe door de te stellen termijn van veertien dagen. Artikel 3 Ontvangstbevestiging en registratie 1. De bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht aan de klager; 2. In de ontvangstbevestiging wordt meegedeeld wie de is en binnen welke termijn de klacht wordt behandeld; 3. De wijst klager erop dat de klacht vertrouwelijk wordt behandeld; 4. De draagt zorg voor de registratie van de klacht.
Artikel 4 Tegemoetkoming aan klacht Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoet gekomen, vervalt de verplichting tot verdere toepassing van de procedure. De bevestigt de beëindiging van de procedure schriftelijk aan de klager en de beklaagde. Artikel 5 Klachtbehandelaar 1. De zendt een klacht direct door aan de. 2. De is: a. het diensthoofd indien het een gedraging van een afdelingshoofd en van een me dewerker van zijn dienst betreft; b. de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een diensthoofd of een amb tenaar van de concernstaf betreft; c. de griffier voorzover het een medewerker van de griffie betreft; d. de commandant van de brandweer indien het een gedraging van een lid van de (vrijwillige) brandweer betreft; e. de burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris, de griffier van de raad of van de brandweercommandant betreft; f. de burgemeester indien het een gedraging van (een lid van) een bestuursorgaan betreft; g. de loco-burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft; h. het hoofd Samenlevingszaken indien het een gedraging van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand betreft; 3. a. De is verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van een klacht die bij hem in behandeling is gegeven. b. De stelt de beklaagde zo spoedig morgelijk schriftelijk in kennis van de klacht. Artikel 6 Geen verplichte behandeling 1. Behandeling van de klacht is niet verplicht indien de klacht betrekking heeft op een ge draging: a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze rege ling is behandeld en er nadien geen nieuwe feiten of omstandigheden bekend zijn geworden; b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden; d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld; e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlij ke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is geweest of, f. zolang ter zake een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonder zoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. 2. Behandeling van de klacht is niet verplicht indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. 3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt de de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis. 4. Indien er voor een klacht een (wettelijke) bezwaar- of beroepsprocedure bestaat, draagt de zorg voor doorzending naar de bevoegde instantie. 2
Artikel 7 Onderzoek en horen 1. De stelt de klager en de beklaagde in de gelegenheid om te worden gehoord (zo mogelijk in elkaars bijzijn) en stelt hen tevens in de gelegenheid op elkaars standpunt te reageren. 2. Indien partijen afzonderlijk worden gehoord, wordt ieder van hen door middel van toezending van het verslag op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid en wordt ieder van hen in de gelegenheid gesteld daarop te reageren. 3. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard daaraan geen behoefte te hebben. 4. De draagt zorg voor de verslaglegging. 5. Zowel de klager als de beklaagde kunnen zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Een bestuursorgaan kan zich laten vertegenwoordigen door een lid van het orgaan. 6. De klager en de beklaagde kunnen zich doen bijstaan door getuigen, raadslieden en deskundigen. De kosten zijn voor rekening van de partij die de bijstand heeft ingeroepen. Artikel 8 Afdoening 1. De doet de klacht binnen zes weken na de datum van ontvangst van de klacht schriftelijk af. 2. Hij stelt de klager, de beklaagde, het college van burgemeester en wethouders en de, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden: 3. Hij deelt hierbij schriftelijk mee dat de klager, indien deze niet tevreden is over de uitkomst van de klachtbehandeling, zich kan wenden tot de Provinciale Ombudsman. 4. De verstrekt desgevraagd aan overigen een afschrift of uittreksel van de beslissing op de klacht, waarbij de anonimiteit van de in de beslissing genoemde personen is gewaarborgd. 5. Indien de klacht niet binnen een termijn van zes weken kan worden afgedaan, kan de afdoening voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de vertraging wordt schriftelijk onder vermelding van de reden mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Artikel 9 Jaarverslag 1. De burgemeester stelt jaarlijks een rapportage op over de ingediende klachten. De wordt belast met de voorbereiding van deze rapportage. 2. De rapportage geeft een overzicht van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en de maatregelen die naar aanleiding van de behandeling zijn getroffen. Deze rapportage bevat privacygevoelige gegevens. 3. Burgemeester en wethouders stellen het jaarverslag vast en brengen dit ter kennis van de gemeenteraad, gehoord de Ondernemingsraad. Artikel 10 Slotbepalingen 1. Deze verordening kan worden aangehaald als de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002. 2. Deze verordening treedt in werking 6 weken na haar bekendmaking. 3. Op het moment van het in werking treden van deze verordening vervalt de tot dan toe geldende gedragslijn klachtbehandeling. 3
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Oldenzaal in zijn vergadering van 26 juni 2002, de secretaris, de voorzitter, Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 28 mei 2002, de secretaris, de burgemeester, Aldus vastgesteld door de burgemeester van Oldenzaal op 25 mei 2002, de burgemeester, 4
ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING behorende bij de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002 (vastgesteld bij raadsbesluit van 26 juni 2002, nr. 29) Artikel 1 Hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) regelt de behandeling van klachten in eerste instantie (intern klachtrecht). Deze verordening is een aanvulling op de Awb. De verordening beperkt zich niet tot een ambtenaar in dienst van de gemeente maar is ook van toepassing op uitzendkrachten en zij die uitbestede taken uitvoeren (zoals afvalinzameling). Zij is niet van toepassing in geval aanbestede taken (bv. wegaanleg). Artikel 2 Voor het indienen van een klacht wordt gebruik gemaakt van een door burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier. De draagt er zorg voor dat klager in de gelegenheid wordt gesteld om eventuele verzuimen te herstellen. Artikel 3 De is bevoegd de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk te bevestigen. Artikel 4 Zodra tot tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoetgekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van de verordening. De heeft de vrijheid om een klacht direct op te lossen zonder de aan te schrijven. Dit is aan de zelf om te beoordelen. Indien hierdoor de klacht tot tevredenheid van de klager wordt opgelost, dient dit schriftelijk te worden bevestigd aan klager en beklaagde. Artikel 5 De behandeling van een klacht mag niet door de persoon geschieden die bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. In dit artikel zijn daarom de s aangewezen. Het is niet meer dan behoorlijk dat de beklaagde een afschrift van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken ontvangt. Artikel 6 De opsomming in lid 1 van dit artikel is letterlijk ontleend aan artikel 9.8 van de wet evenals lid 2 en 3. Desondanks is dit artikel integraal opgenomen in verband met volledigheid/vindbaarheid en het voorkomen van een switch tussen wet en verordening. Daardoor is het vereist de beslissing op de klacht mede te baseren op de wet. Lid 3 verplicht dat de klager van de reden van niet-behandeling schriftelijk in kennis wordt gesteld. Lid 4 bevat de doorzendplicht van onjuist geadresseerde klachten. Het is mogelijk dat de bepalingen over klachtrecht verwarrend werken voor mensen die bezwaar willen maken tegen een besluit. Indien de oordeelt dat er voor de betreffende klacht een andere wettelijke voorziening openstaat, vindt doorzending plaats aan de bevoegde instantie. Artikel 7 De hoort beide partijen en draagt zorg voor de verslaglegging. De raad en het college kunnen zich overeenkomstig het vijfde lid bijvoorbeeld laten vertegenwoordigen door respectievelijk de nestor en het langstzittend collegelid. Artikel 8 De procedure moet binnen 6 weken zijn afgerond. Lukt dit niet, dan kan de de afhandeling eenmaal met vier weken verdagen. Artikel 9 De burgemeester maakt een jaarverslag. Dit vindt zijn oorsprong in de nieuwe Gemeentewet. De bereidt het verslag voor. In dit verslag worden in ieder geval opgenomen: de klachten, het verslag en het advies van de en de beslissing van het bestuursorgaan over de klacht.
INSTRUCTIE INTERNE KLACHTENBEHANDELING De hier opgenomen instructie heeft betrekking op de interne klachtvoorziening. In de instructie zijn stappen vermeld voor de behandeling van klachten. OMSCHRIJVING 1. De ontvangst van het klaagschrift schriftelijk bevestigen aan de klager. Daarbij tevens informatie verstrekken over het verloop van de klachtenprocedure, waaronder de mededeling dat de klager in de gelegenheid zal worden gesteld te worden gehoord en door wie dat zal gebeuren TAAK VAN 2. Klager zo nodig in de gelegenheid stellen het klaagschrift aan te vullen 3. Klager zo nodig laten zorgen voor een vertaling van het klaagschrift als dat in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling noodzakelijk is 4. Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen de verdere procedure beëindigen en de klager schriftelijk meedelen dat de klacht naar tevredenheid is behandeld 5. Klaagschrift in handen stellen van de 6. Vaststellen of de klacht wel of niet zal worden behandeld 7. Klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis stellen van het niet in behandeling nemen van de klacht 8. Aan de beklaagde een afschrift van het klaagschrift toesturen alsmede van de daarbij meegezonden stukken 9. Vaststellen of wel of niet van horen van klager zal worden afgezien. 10. Vaststellen hoe het horen zal plaatsvinden: door wie, telefonisch of in hoorzitting, klager en de beklaagde in elkaars aanwezigheid of niet / 11. Klager en beklaagde uitnodigen voor hoorzitting 12. Verslag opmaken van hoorzitting in apart verslag of afdoeningsmededeling 13. Klager en beklaagde inzage geven in verslag 14. Onderzoek naar klacht uitvoeren, uitmondend in bevindingen en conclusies 15. Klager binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en gemotiveerd in kennis stellen van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede de daaraan verbonden conclusies 16. In bijzondere gevallen de afhandeling van de klacht met ten hoogste vier weken verdagen en dat schriftelijk meedelen aan klager en beklaagde 17. In de afdoeningsbrief melding maken van de eventuele mogelijkheid gebruik te maken van de externe klachtenvoorziening 18. Afschrift van de afdoeningsbrief naar de beklaagde sturen 19. Klachten registreren, mede ten behoeve van het jaarverslag Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in zijn vergadering van 28 mei 2002, de secretaris, de burgemeester, 2