Agendanummer: C 2. De onderscheidene bestuursorganen dienen hierin de keuze te bepalen.

Transcriptie

1 Bijlagen mei 2002 nr. 19/6 reg.nrs en Agendanummer: C 2 Voorstel tot het vaststellen van de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002 Aan de gemeenteraad ledere burger heeft het recht bij een bestuursorgaan te klagen over diens gedragingen. Dit is het intern klachtrecht. Oaarnaast zal naar verwachting per 1 juli 2002 in de Aigemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) de verplichting worden opgenomen te voorzien in het recht van de burger zijn klacht aan een onafhankelijke instantie voor te leggen als hij ontevreden is met de interne procedure of als hij het niet eens is met de uitkomst van die interne procedure. Dit wordt het extern klachtrecht genoemd. Externe klachtbehandeling is de klachtbehandeling door een onafhankelijke instantie die buiten het bestuursorgaan staat waarover wordt geklaagd. Extern klachtrecht vormt als tweedelijns voorziening het onmisbare sluitstuk van de klachtbehandeling. Er kan op meer manieren aan de in de wet neergelegde verplichting worden voldaan: 1. door aansluiting bij de Nationale Ombudsman 2. door aansluiting bij de Stichting De Overijsselse Ombudsman 3. door het treffen van een eigen voorziening (onderbrengen bij een regionale commissie, bij een commissie voor bezwaar- en beroepschriften of het in het leven roepen van een gemeentelijke ombudsman). De onderscheidene bestuursorganen dienen hierin de keuze te bepalen. Het treffen van een eigen voorziening ligt ans inziens niet voor de hand. Het aantal klachten op grand van de Awb is tot nu toe gering waardoor het moeilijk is de vereiste deskundigheid op te bouwen c.q. te behouden. Wat blijft is de keuze tussen aansluiting bij de Nationale Ombudsman of de Stichting De Overijsselse Ombudsman. Op organisatorische en inhoudelijke gronden geven wij de voorkeur aan genoemde stichting. Deze stichting is een initiatief van de afdeling Overijssel van de VNG en richt zich primair op de behandeling van klachten over bestuursorganen van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De bestuursleden worden door en uit de leden van de afdeling Overijssel van de VNG benoemd. De leden van de Ombudscommissie die de klachten behandelt, worden door het bestuur van de stichting benoemd. Inmiddels zijn vier led en benoemd die allen binnen het openbaar bestuur in de provincie Overijssel werkzaam zijn geweest, daar wanen en daardoor goed op de hoogte zijn met plaatselijke en regionale omstandigheden. Spreekuren en eventuele hoorzittingen worden (zo veel mogelijk) gehouden in de gemeente van de klager (Iaagdrempelige en gemakkelijk bereikbare voorziening). Te uwer informatie delen wij u mee dat bij de Stichting De Overijsselse Ombudsman inmiddeis 11 gemeenten, waarvan 7 uit Twente, de Regio IJssel-Vecht en de Regio Twente zijn aangesloten. Wij stellen u voor het externe klachtrecht op grand van de Aigemene wet bestuursrecht onder te brengen bij de Stichting De Overijsselse Ombudsman alsmede te besluiten tot vaststelling van de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002.

2 Het raadsbesluit is wei referendabel, geiet op het bepaalde in artikel 8, eerste lid, sub a van de Verordening inzake de Tijdelijke Referendumwet. De ondernemingsraad wordt gevraagd met dit voorstel in te stemmen. De raadscommissie algemene zaken, integrale veiligheid en openbare arde adviseert uw raad tot behandeling en besluitvorming over te gaan. Oldenzaal, 20 [uni 2002 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, mr. A.J. van Oss mr. P.A.G. Cammaert 2

3 Nr.29 De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Oldenzaal, elk voorzover het hun bevoegdheden betreft; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 mei 2002, nr. 19/6; geiet op het bepaalde in de artikelen 108 en 147 Gemeentewet en hoofdstuk 9 van de Aigemene wet bestuursrecht; besluit: vast te stellen de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002 Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet: de Aigemene wet bestuursrecht; b. bestuursorgaan: de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester; c. klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon in dienst of handelend in naam van de gemeente zich in een bepaalde gelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon heeft gedragen. d. klager: de natuurlijke of rechtspersoon die een klacht indient; e. beklaagde: het bestuursorgaan of de persoon waarover wordt geklaagd; f. klachtencoördinator: de ambtenaar die door het college is belast met de coördinatie en de bewaking van de procedure voor de behandeling van klachten en zijn plaatsvervanger; g. klachtbehandelaar: degene die met de behandeling van de klacht is belast. Artikel 2 Indiening klacht 1. Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij burgemeester en wethouders en wordt terstond in handen gesteid van de klachtencoördinator. 2. Voor het indienen van een klacht wordt gebruik gemaakt van een door burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier. 3. Een klager kan door de klachtencoördinator worden bijgestaan in het op schrift stellen van een mondeling ingediende klacht. De klachtencoördinator legt in dat geval de klacht ter tekening voor aan de klager ter bevestiging van de juiste verwoording van de klacht. 4. Indien een klacht niet voldoet aan de in artikel 9:4 van de wet gesteide eisen kan een klacht buiten behandeling blijven mits de klager de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe door de klachtencoördinator te stellen termijn van veertien dagen. Artikel 3 Ontvangstbevestiging en registratie 1. De klachtencoördinator bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht aan de klager; 2. In de ontvangstbevestiging wordt meegedeeld wie de klachtbehandelaar is en binnen welke termijn de klacht wordt behandeld; 3. De klachtencoördinator wijst klager erop dat de klacht vertrouwelijk wordt behandeld; 4. De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van de klacht.

4 Artikel 4 Tegemoetkoming aan klacht Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoet gekomen, vervalt de verplichting tot verdere toepassing van de procedure. De klachtencoördinator bevestigt de beëindiging van de procedure schriftelijk aan de klager en de beklaagde. Artikel 5 Klachtbehandelaar 1. De klachtencoördinator zendt een klacht direct door aan de klachtbehandelaar. 2. De klachtbehandelaar is: a. het diensthoofd indien het een gedraging van een afdelingshoofd en van een medewerker van zijn dienst betreft; b. de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een diensthoofd of een arnbtenaar van de concernstaf betreft; c. de griffier voorzover het een medewerker van de griffie betreft; d. de commandant van de brandweer indien het een gedraging van een lid van de (vrijwillige) brandweer betreft; e. de burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris, de griffier van de raad of van de brandweercommandant betreft; f. de burgemeester indien het een gedraging van (een lid van) een bestuursorgaan betreft; g. de loco-burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft; h. het hoofd Samenlevingszaken indien het een gedraging van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand betreft; 3. a. De klachtbehandelaar is verantwoordelijk voor een zorgvuldige afhandeling van een klacht die bij hem in behandeling is gegeven. b. De klachtencoördinator stelt de beklaagde zo spoedig morgelijk schriftelijk in kennis van de klacht. Artikel 6 Geen verplichte behandeling 1. Behandeling van de klacht is niet verplicht indien de klacht betrekking heeft op een gedraging: a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is behandeld en er nadien geen nieuwe feiten of omstandigheden bekend zijn geworden; b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden; d. waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld; e. die door het insteilen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is geweest of, f. zolang ter zake een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wei indien de gedraging dee I uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is. 2. Behandeling van de klacht is niet verplicht indien het belang van de klager dan wei het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is. 3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt de klachtencoördinator de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis. 4. Indien er voor een klacht een (wettelijke) bezwaar- of beroepsprocedure bestaat, draagt de klachtencoördinator zorg voor doorzending naar de bevoegde instantie. 2

5 Artikel 7 Onderzoek en horen 1. De klachtbehandelaar stelt de klager en de beklaagde in de gelegenheid om te worden gehoord (zo mogelijk in elkaars bijzijn) en stelt hen tevens in de gelegenheid op elkaars stand punt te reageren. 2. Indien partijen afzonderlijk worden gehoord, wordt ieder van hen door middel van toezending van het verslag op de hoogte gesteid van het verhandeide tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid en wordt ieder van hen in de gelegenheid gesteid daarop te reageren. 3. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wei indien de klager heeft verklaard daaraan geen behoefte te hebben. 4. De klachtbehandelaar draagt zorg voor de verslaglegging. 5. Zowel de klager als de beklaagde kunnen zich laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Een bestuursorgaan kan zich laten vertegenwoordigen door een lid van het orgaan. 6. De klager en de beklaagde kunnen zich doen bijstaan door getuigen, raadslieden en deskundigen. De kosten zijn voor rekening van de partij die de bijstand heeft ingeroepen. Artikel 8 Afdoening 1. De klachtbehandelaar doet de klacht binnen zes weken na de datum van ontvangst van de klacht schriftelijk af. 2. Hij stelt de klager, de beklaagde, het college van burgemeester en wethouders en de klachtencoördinator, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek, de beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele conclusies die daaraan zijn verbonden: 3. Hij deelt hierbij schriftelijk mee dat de klager, indien deze niet tevreden is over de uitkomst van de klachtbehandeling, zich kan wenden tot de Provinciale Ombudsman. 4. De klachtbehandelaar verstrekt desgevraagd aan overigen een afschrift of uittreksel van de beslissing op de klacht, waarbij de anonimiteit van de in de beslissing genoemde personen is gewaarborgd. 5. Indien de klacht niet binnen een termijn van zes weken kan worden afgedaan, kan de afdoening voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de vertraging wordt schriftelijk onder vermelding van de reden mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Artikel 9 Jaarverslag 1. De burgemeester stelt jaarlijks een rapportage op over de ingediende klachten. De klachtencoördinator wordt belast met de voorbereiding van deze rapportage. 2. De rapportage geeft een overzicht van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en de maatregelen die naar aanleiding van de behandeling zijn getroffen. Deze rapportage bevat privacygevoelige gegevens. 3. Burgemeester en wethouders stellen het jaarverslag vast en brengen dit ter kennis van de gemeenteraad, gehoord de Ondernemingsraad. Artikel 10 Siotbepalingen 1. Deze verordening kan worden aangehaald ais de "Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente OldenzaaI2002". 2. Deze verordening treedt in werking 6 weken na haar bekendmaking. 3. Op het moment van het in werking treden van deze verordening vervalt de tot dan toe geldende gedragslijn klachtbehandeling. 3

6 Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Oldenzaal in zijn vergadering van 26'. r van Oldenzaal op 25 mei 2002, 4

7 ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING behorende bij de Verordening op de behandeling van klachten over gedragingen van ambtenaren en bestuurders gemeente Oldenzaal 2002 (vastgesteld bij raadsbesluit van 26 juni 2002, nr. 29) Artikel1 Hoofdstuk 9 van de Aigemene wet bestuursrecht (Awb) regelt de behandeling van klachten in eerste instantie (intern klachtrecht). Deze verordening is een aanvulling op de Awb. De verordening beperkt zich niet tot een ambtenaar in dienst van de gemeente maar is oak van toepassing op uitzendkrachten en zij die uitbestede taken uitvoeren (zoals afvalinzameling). Zij is niet van toepassing in geval aanbestede taken (bv. wegaanleg). Artikel2 Voor het indienen van een klacht wordt gebruik gemaakt van een door burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier. De klachtencoördinator draagt er zorg voor dat klager in de gelegenheid wordt gesteid am eventuele verzuimen te herstellen. Artikel3 De klachtencoördinator is bevoegd de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk te bevestigen. Artikel4 Zodra tot tevredenheid van de klager aan diens klacht is tegemoetgekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van de verordening. De klachtencoördinator heeft de vrijheid am een klacht direct op te lassen zander de klachtbehandelaar aan te schrijven. Dit is aan de klachtencoördinator zelf am te beoordelen. Indien hierdoar de klacht tot tevredenheid van de klager wordt opgelost, dient dit schriftelijk te worden bevestigd aan klager en beklaagde. Artikel5 De behandeling van een klacht mag niet door de persoon geschieden die bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. In dit artikel zijn daarom de klachtbehandelaars aangewezen. Het is niet meer dan behoorlijk dat de beklaagde een afschrift van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken ontvangt. Artikel6 De opsomming in lid 1 van dit artikel is letterlijk ontleend aan artikel 9.8 van de wet evenals lid 2 en 3. Desondanks is dit artikel integraal opgenomen in verband met volledigheid/vindbaarheid en het voorkomen van een switch tussen wet en verordening. Daardoor is het vereist de beslissing op de klacht mede te baseren op de wet. Lid 3 verplicht dat de klager van de reden van niet-behandeling schriftelijk in kennis wordt gesteid. Lid 4 bevat de doorzendplicht van onjuist geadresseerde klachten. Het is mogelijk dat de bepalingen over klachtrecht verwarrend werken voor mensen die bezwaar willen maken tegen een besluit. Indien de klachtencoördinator oordeelt dat er voor de betreffende klacht een andere wettelijke voorziening openstaat, vindt doorzending plaats aan de bevoegde instantie. Artikel7 De klachtbehandelaar haart beide partijen en draagt zorg voor de verslaglegging. De raad en het college kunnen zich overeenkomstig het vijfde lid bijvoorbeeld laten vertegenwoordigen door respectievelijk de nestor en het langstzittend collegelid. Artikel8 De procedure moet binnen 6 weken zijn afgerond. Lukt dit niet, dan kan de klachtencoördinator de afhandeling eenmaal met vier weken verdagen. Artikel9 De burgemeester maakt een jaarverslag. Dit vindt zijn aorsprang in de nieuwe Gemeentewet. De klachtencoördinator bereidt het verslag voar. In dit verslag worden in ieder geval opgenomen: de klachten, het verslag en het advies van de klachtbehandelaar en de beslissing van het bestuursorgaan over de klacht.