HANDLEIDING QUINTO - METHODIEK Pensioenfederatie Oktober 2012
Inleiding De Nederlandsche Bank (DNB) heeft afgelopen jaar bij een aantal pensioenfondsen een onderzoek (Quinto-P) gedaan naar de kwaliteit van de pensioenadministraties. Bij dit onderzoek is een steekproef gedaan waarbij een aantal geadministreerde pensioenaanspraken op basis van de aanwezige gegevens handmatig nagerekend zijn. De Pensioenfederatie adviseert naar aanleiding van dit onderzoek pensioenfondsen om zelf, eenmalig, een dergelijk steekproefonderzoek te doen. Deze handreiking is een uitwerking hoe een dergelijk onderzoek er uit zou kunnen zien. Ons advies is om een steekproef uit te voeren in lijn met het uitgevoerde onderzoek van DNB. Al het volgende is een basisopzet die in lijn is met het DNB onderzoek. Het uiteindelijke doel van dit onderzoek is het in kaart brengen van risico s en het (indien noodzakelijk) implementeren van aanvullende beheersmaatregelen in de pensioenadministratie. Dit zodat pensioenfondsen een kwalitatief hoogwaardige pensioenadministratie kunnen waarborgen. In het belang van deze borging worden aan het eind van deze handreiking enkele aanvullende aanbevelingen gedaan. Basisopzet onderzoek Een dergelijke steekproef maakt geen onderscheid tussen premieovereenkomsten, uitkeringsovereenkomsten en kapitaalovereenkomsten. Beoogde doelgroepen in de steekproef zijn: 1) actieve deelnemers, 2) slapers en 3) gepensioneerden. Van de betrokkenen (zij die uit de steekproef komen) dienen de aanspraken zoals die in de administratie zijn opgenomen, dan wel de laatst verrichte uitkeringen, te worden nagerekend op basis van de brongegevens. De huidige aanspraken of uitkeringen dienen te worden gereconstrueerd aan de hand van de brongegevens vanaf de datum van aanvang deelneming in de pensioenregeling (hierna: volledige doorrekening). Selectie steekproef De steekproef bestaat uit twaalf aselecte en vijftien selecte trekkingen. In totaal dus 27 trekkingen die volledig moeten worden doorgerekend. In de steekproef worden tevens drie tijdperioden onderscheiden: 2
periode één: de periode tot en met 31 december 1989; periode twee: de periode van 1 januari 1990 tot en met 31 december 1999; periode drie: de periode vanaf 1 januari 2000. Randvoorwaarden steekproef De randvoorwaarden voor de basisopzet van het onderzoek zijn als volgt. In iedere periode dienen vier aselecte trekkingen te worden verricht (twaalf dus in totaal); De selecte trekkingen (bijzondere mutaties) dienen allen uit periode drie te komen; De selecte trekkingen zijn drie trekkingen van elk van de volgende bijzondere mutaties: echtscheiding; overlijden in actieve dienst; arbeidsongeschiktheid; inkomende waardeoverdrachten; uitruil (OP- NP of vice versa). Bij inkomende waardeoverdrachten mag worden uitgegaan van de juistheid van het overgedragen kapitaal. De omzetting van het overgedragen kapitaal naar aanspraken en/of dienstjaren zou wel moeten worden nagerekend; Elke betrokkene mag maximaal één keer voorkomen in de steekproef. Het is niet toegestaan dezelfde betrokkene in de aselecte trekking en in de selecte trekking te gebruiken; Voor beschikbare premieovereenkomsten hoeft er van de volgende binnen een zelfde jaar frequent voorkomende mutaties slechts één per jaar te worden doorgerekend: kosteninhoudingen; inhouding diverse risicopremies; omzetting van premie naar eenheden of participaties; rendement bijschrijvingen. Trekkingen vinden plaats op het niveau van betrokkenen. Dat wil zeggen, dat als een betrokkene meerdere (voorwaardelijke) rechten en of aanspraken heeft van welke aard ook allen onder de volledige doorrekening vallen; 3
De volledige doorrekening dient plaats te vinden op basis van de brondocumenten. Mochten deze niet meer beschikbaar zijn, dan dient nagedacht te worden op welke manier de deelnemer uitgelegd kan worden dat de gebruikte alternatieve gegevens en berekeningen juist zijn. De volledige doorrekening dient duidelijk te volgen te zijn. Definities Bron- of kerngegevens zijn gegevens die de basis vormen voor de berekeningen, al dan niet opgenomen in de administratieve systemen (bijvoorbeeld de pensioengrondslag). Brondocumenten zijn de documenten die ten grondslag liggen aan de bronof kerngegevens. Voorbeelden van brondocumenten zijn: UWV-beschikking, salarislijst, reglementen, indexatiebesluit, vastgestelde franchise etc). Bij ieder ontbrekend brondocument is het van belang dat het pensioenfonds richting deelnemers de plausibiliteit van de uitkomsten kan aantonen en garanderen. Aanvullende aanbevelingen Het uitvoeren van een steekproef is slechts een methode om een indruk te krijgen van het kwaliteitsniveau van de pensioenadministratie op dat moment. Voor een constante kwaliteitstoets is een steekproef niet het geëigende middel. Hiervoor zouden pensioenfondsen naast de bestaande beheersmaatregelen, die vooral uit systeemcontroles bestaan, een gegevensgerichte controle op bijvoorbeeld life events kunnen inregelen. Met het resultaat van de steekproef kan goed beoordeeld worden waar in de administratie de grootste risico s op fouten zitten. Na deze lokalisatie van risico s kunnen de beheersmaatregelen efficiënter worden ingezet volgens het adagium: daar waar de meeste risico s zijn op fouten, dienen ook de meeste beheersmaatregelen in stelling gebracht te zijn. Om dit verder handen en voeten te geven kunnen pensioenfondsen die schriftelijke afspraken, bijvoorbeeld Service Level Agreements, met een pensioenadministrateur hebben, bijvoorbeeld het gebruik van gegevensgerichte controles in deze afspraken vastleggen. Hierbij kan ook gedacht worden aan het hanteren van een ISAE-3402 verklaring. Het is in dat geval wel van belang dat alle processen onder de werking van deze verklaring vallen. 4
Aangezien gegevensgerichte controles slechts mogelijk zijn indien er voldoende gegevens beschikbaar zijn, zouden pensioenfondsen relevante informatie als salarisgegevens, indexatiebesluiten en pensioenreglementen voor de toekomst beschikbaar en toegankelijk moeten houden. Tot slot Het uitvoeren van een steekproefonderzoek is geen verplichting. Het is echter wel aan te raden om eenmalig de peilstok in de pensioenadministratie te steken om vast te stellen of er onderdelen zijn die extra beheersmaatregelen behoeven. Mocht u meer informatie willen over dit type onderzoek, neemt u dan contact op met Tarik Uçar, ucar@pensioenfederatie.nl. 5