Werkwijze en criteria activiteiten en evenementen Zwollefonds In het meerjarenbeleidsplan van de Stichting Zwollefonds Binnenstad is het organiseren en aanjagen van goede evenementen en activiteiten in de binnenstad van Zwolle een belangrijk speerpunt. In het meerjarenbeleidsplan is dit als volgt verwoord: Samenhangende promotie van en beleving in het centrum door op elkaar afgestemde evenementen en activiteiten met ieder een herkenbare doelgroep. Dat vraagt nauwe samenwerking tussen initiatiefnemers, ondernemers, gemeente en andere instellingen. Hoe kunnen krachten maximaal worden gebundeld? Faciliteren door: Een sterk activiteitenprogramma in samenwerking met HES/KHN afd. Zwolle en de (activiteitencommissie van) Citycentrum in de binnenstad, waarbij hele jaar door er voor de consument wat te beleven is. Aanjaagbudgetten per straat om initiatieven en creativiteit van ondernemers te stimuleren. Ruimte voor nieuwe binnenstadsbrede evenementen. Een professionele en meer samenhangende promotie en marketing van de binnenstad. Werkwijze werkgroep activiteiten, promotie en marketing De werkgroep activiteiten, promotie en marketing stelt jaarlijks een evenementen- en activiteitenplanning voor het nieuwe kalenderjaar op, inclusief de financiële uitwerking hiervan. De werkgroep komt hierbij tot een samenhangend programma over het hele jaar en probeert zoveel mogelijk overlap van activiteiten te voorkomen. Deze planning wordt in het bestuur van de Stichting Zwollefonds Binnenstad besproken en vastgesteld, passend binnen de kaders van de begroting van de stichting. De werkgroep houdt zich met vier zaken bezig, namelijk straatbudgetten per deelgebied, kleinschalige activiteiten, binnenstadsbrede evenementen en marketing (zie werkorganisatie Zwollefonds). Samenstelling De werkgroep bestaat uit ondernemers uit de binnenstad van Zwolle. In de werkgroep is sprake van een evenredige vertegenwoordiging van alle betrokken doelgroepen, te weten, detailhandel, horeca, en publieksgerichte voorzieningen. Om de werkgroep slagvaardig te kunnen laten opereren wordt het aantal deelnemers aan de werkgroep gemaximeerd. Daarbij worden de volgende uitgangspunten afgesproken: 6 ondernemers namens de detailhandel, zij koppelen terug naar de winkeliersvereniging Citycentrum. 3 ondernemers uit de horeca, zij koppelen terug naar de KHN afdeling Zwolle. 1 ondernemer namens de publieksgerichte voorzieningen. 1 vertegenwoordiger namens Zwolle Marketing. Per doelgroep kan er 1 plaatsvervanger worden afgesproken. Zittingsduur De leden van de werkgroep hebben zitting in de werkgroep voor een periode van in beginsel maximaal 4 jaar. De betrokken achterbannen zorgen voor een tijdige opvolging in de werkgroep, zodat de continuïteit in de werkgroep is gewaarborgd. Er wordt een lijst opgesteld wie wanneer in de werkgroep deelneemt. Blokhoofden Om een goede geografische spreiding van de activiteiten en evenementen over de binnenstad te waarborgen, worden ondernemers in de werkgroep als zogenaamde blokhoofden in de binnenstad aangesteld. Deze blokhoofden zijn lid van de werkgroep en aanspreekpunt voor de ondernemers in dat 1
deel van de binnenstad voor de inbreng van ideeën in de werkgroep en de communicatie naar de achterbannen over de activiteiten die worden georganiseerd. Criteria toekenning gelden Om tot een samenhangende activiteiten- en evenementenplanning te kunnen komen is het belangrijk een aantal duidelijke criteria af te spreken op basis waarvan gelden uit het ZwolleFonds kunnen worden toegekend. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen binnenstadsbrede evenementen en stadsdeelgerelateerde activiteiten of initiatieven. De hieronder beschreven criteria zijn nadrukkelijk niet bedoeld als keurslijf. Integendeel: het ZwolleFonds moedigt iedereen aan om met goede ideëen te komen! De voorgestelde criteria worden voor het eerst toegepast en beschouwen we in deze opstartfase als een dynamisch document dat we in 2017-2018 willen gebruiken en daarna willen evalueren en zonodig aanpassen. 1. Binnenstadsbrede evenementen: criteria voor een stimuleringsbijdrage Voor binnenstadsbrede evenementen kan door het Bestuur van de Stichting Zwollefonds Binnenstad een stimuleringsbijdrage worden verstrekt vanuit het Zwollefonds. Hieronder worden de belangrijkste criteria vermeld. Deze evenementen kunnen in aanmerking komen voor financiële ondersteuning als de werkgroep activiteiten, marketing en promotie hierover positief adviseert aan het bestuur van de Stichting. 1. Een aanvraag voor een stimuleringsbijdrage uit het Zwollefonds in het nieuwe kalenderjaar moet uiterlijk 1 september bij de werkgroep activiteiten, promotie en marketing zijn ingediend. Aanvragen worden door de werkgroep beoordeeld in vergelijking met andere aanvragen die zijn ingediend. 2. Er dient sprake te zijn van een uitgewerkt planvoorstel met onderbouwde begroting (zie aanvraagformulier); 3. Er dient sprake te zijn van een collectief van ondernemers dat het plan indient en/of de onderlinge samenwerking tussen ondernemers wordt hierdoor bevorderd. Plannen van individuele ondernemers met een individueel commercieel oogmerk worden niet ondersteund. 4. Er is sprake van een economische impuls voor de binnenstad die past binnen de doelstellingen van het meerjarenbeleid van de stichting. Het initiatief past binnen de doelstellingen zoals deze door Zwolle Marketing zijn verwoord voor de binnenstad. Het marketingplan Zwolle 2016-2020 is hierbij het uitgangspunt. Het initiatief moet bijdragen aan het uitdragen van Zwolle als dynamische Hanzestad en bijdragen aan de ambitie om in 2020 40% meer bezoekers te trekken tov 2015. (van 1.185.000 naar 1,6 miljoen) (zie ook bijlage Zwolle Marketing Bruisende Binnenstad). 5. Indien er sprake is van meerdere ingediende stadsbrede evenementen zal het vernieuwende karakter van het evenement voor de binnenstad zwaarwegend worden betrokken bij de afweging van de werkgroep. 6. De activiteit c.q. het evenement kan na een aantal jaren financieel zelfstandig voortbestaan. Er is bij een nieuw initiatief bij voorkeur sprake van co-financiering van 50% door ondernemers, overheden of andere partijen. 7. Het plan leidt tot meer bezoekers voor de binnenstad. 8. De resultaten van het evenement zullen aantoonbaar en meetbaar moeten zijn. 9. Het evenement wordt in samenwerking met Zwolle Marketing gepromoot. 10. De gevraagde stimuleringsbijdrage moet passen binnen de financiële mogelijkheden van het Zwollefonds. 2
11. De initiatiefnemers dragen na afloop van het evenement zo spoedig mogelijk zorg voor een heldere inhoudelijke en financiële verantwoording van het evenement aan de werkgroep activiteiten, promotie en marketing van het Zwollefonds. 2. Stadsdeelgerelateerde/straatactiviteiten: criteria voor aanjaagbudgetten Voor stadsdeelgerelateerde/straatactiviteiten gelden de volgende criteria: hiervoor kan, na positief advies van de werkgroep activiteiten, marketing en promotie, het bestuur van de Stichting Zwollefonds een aanjaagbudget ter beschikking stellen. 1. Een aanvraag voor een aanjaagbudget uit het Zwollefonds in het nieuwe kalenderjaar moet uiterlijk 1 september via bijgevoegd aanvraagformulier inclusief bijlagen bij de werkgroep activiteiten, promotie en marketing zijn ingediend. Aanvragen worden door de werkgroep beoordeeld in vergelijking met andere aanvragen die zijn ingediend. 2. Er dient sprake te zijn van een uitgewerkt planvoorstel met onderbouwde begroting; 3. Er dient sprake te zijn van een collectief van ondernemers (bijvoorbeeld straat of stadsdeel) dat het plan indient. Plannen van individuele ondernemers met een individueel commercieel oogmerk worden niet ondersteund. 4. Er is sprake van een economische impuls voor de betreffende straat of stadsdeel in de binnenstad die past binnen de doelstellingen van het meerjarenbeleid van de stichting. Concreet geldt hierbij: a. het initiatief past binnen de doelstellingen voor de Bruisende Binnenstad zoals deze door Zwolle Marketing zijn verwoord voor de binnenstad. Het marketingplan Zwolle 2016-2020 is hierbij het uitgangspunt (zie ook bijlage). b. De sfeer en beleving in de betreffende straat of stadsdeel worden erdoor versterkt. c. Indien er sprake is van meerdere ingediende straat- of stadsdeelinitiatieven zal het vernieuwende karakter van het initiatief zwaarwegend worden betrokken bij de afweging van de werkgroep. d. Trekt het initiatief extra bezoekers naar (een deel van) de binnenstad. e. De activiteit c.q. het evenement kan na een aantal jaren financieel zelfstandig voortbestaan. Er is dan ook bij voorkeur sprake van co-financiering van 50% door ondernemers, overheden of andere partijen. 5. De resultaten van de activiteit zullen aantoonbaar en meetbaar moeten zijn. 6. De activiteit wordt (waar nodig) in samenwerking met Zwolle Marketing gepromoot. 7. Het gevraagde aanjaagbudget moet passen binnen de financiële mogelijkheden van het Zwollefonds. 8. De initiatiefnemers zorgen na afloop van de activiteit zo spoedig mogelijk voor een heldere inhoudelijke en financiële verantwoording van de activiteit aan de werkgroep activiteiten, promotie en marketing van het Zwollefonds. 3
AANVRAAGFORMULIER stimuleringsbijdrage stadsbrede evenementen of aanjaagbudget stadsdeelgerelateerde activiteiten Basisgegevens aanvrager Naam aanvrager (Stichting, BV) Rechtsvorm Adres, postcode, woonplaats Telefoonnummer Emailadres Website Kvk nummer Naam contactpersoon Direct telefoonnummer Direct emailadres Projectgegevens Titel project Totale kosten Gevraagde financiële bijdrage uit het Zwollefonds Doelstellingen Geef aan op welke doelstelling(en) uw evenement of activiteit aan sluit en op welke manier: a) De Zwolse binnenstad als een levendig centrum op de toeristische kaart zetten, imago versterken; b) de historie van de stad daarbij als uitgangspunt nemen; c) het bevorderen van de onderlinge samenwerking; d) afgewogen branchering, aanpakken van de leegstand, positioneren van de winkels; e) aantrekken van meer bezoekers en kopers naar de binnenstad, dus omzet verhoging; f) toevoegen extra sfeer en beleving; g) Geef aan hoe uw initiatief (regionale) publiciteit genereert Hoeveel bezoekers verwacht u te bereiken? Hoe genereert uw initiatief economische spin-off? 4
Naam: Plaats en datum: Handtekening: De aanvrager stuurt het ondertekende aanvraagformulier inclusief bijlagen naar de Stichting Zwollefonds Binnenstad op adres: U stuurt hierbij de volgende bijlagen mee: Projectplan bestaande uit: Omschrijving project Beschrijving doelstelling Omschrijving doelgroepen Deelnemende projectpartners Beschrijving voorgenomen PR activiteiten Begroting bestaande uit: Overzicht van de voorgenomen kosten (voldoende gespecificeerd) Overzicht van dekking van de genoemde kosten en in het geval van aangevraagde subsidies de status van deze aanvragen Evt. Uittreksel KVK 5