Wethouder van Financiën en Stadsbeheer B.A. Revis Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag De voorzitter van Commissie Bestuur Uw brief van Uw kenmerk Onderwerp Uitkomsten Benchmark LVLB Ons kenmerk PBS/2013.87 RIS 259722 Doorkiesnummer 14070 E-mailadres simon.vermaat@denhaag.nl Aantal bijlagen - Datum 4 juni 2013 Met deze brief wil ik u informeren over de belangrijkste uitkomsten van de benchmark van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen. 1. Aanleiding Den Haag vindt het belangrijk om de prestaties van de sector Belastingzaken van de dienst Publiekszaken te vergelijken met andere gemeentelijke belastingorganisaties. In het Belastingplan 2011-2014 is daarom afgesproken om via een systeem van benchmarken de prestaties van Den Haag systematisch te gaan vergelijken met andere gemeenten. In 2012 heeft Den Haag om deze reden meegedaan aan de (eerste) benchmark van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB). Het doel is om door middel van het vergelijken van prestaties kennis met elkaar te delen en van elkaar te leren. Op deze wijze kunnen good practices worden ontdekt. 2. Benchmark LVLB In de benchmark worden de resultaten op het gebied van de primaire belastingprocessen met elkaar vergeleken. Het gaat dan om waarderen, heffen en innen van gemeentelijke belasting. Ook is in de benchmark aandacht voor bezwaar en beroep en wordt een aantal good practices beschreven. De informatie geeft een beeld van de kwaliteit van de deelnemende belastingorganisaties. De benchmark heeft betrekking op de gegevens over het kalenderjaar 2011. De uitkomsten zijn in december 2012 bekend gemaakt. Aan de benchmark van het LVLB nemen 34 belastingorganisaties deel, waarvan 28 gemeenten en 6 samenwerkingsverbanden. De deelnemers zijn op basis van objectieve criteria (aantallen inwoners, woningen en dergelijke) ingedeeld in 4 referentiegroepen. Gemeenten of samenwerkingsverbanden in dezelfde referentiegroep zijn voldoende vergelijkbaar om zich aan elkaar te meten. Tot de referentiegroep van Den Haag behoren: Amsterdam, Eindhoven, Groningen, Rotterdam en Utrecht. Inlichtingen bij Simon Vermaat Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: 070-353 3037 Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Fax: 070-353 6210 Internetadres: www.denhaag.nl
PBS/2013.87 2 3. Uitkomsten In de benchmark worden een drietal terreinen met elkaar vergeleken, te weten: A. Formatiekosten B. Bezwaar en beroep C. Invordering Stapsgewijs geef ik een toelichting op de uitkomsten. A. Formatiekosten In de benchmark zijn de formatiekosten met elkaar vergeleken. De vergelijking is gemaakt door het aantal objecten uit te drukken als percentage van de formatiekosten. Een hoog percentage betekent dat deze kosten relatief laag zijn. Dat wijst op een doelmatige organisatie van het proces van waarderen, heffen en innen van belastingen. Aantal objecten als percentage van de kosten van formatie Zoals uit de tabel blijkt, steken de formatiekosten van Den Haag gunstig af bij die van de referentiegemeenten. Alleen de formatiekosten van Eindhoven zijn lager. Den Haag is in staat om tegen relatief lage formatiekosten de belastingprocessen uit te voeren. Een verdere daling van de formatiekosten wordt voorzien als gevolg van de lopende afspraken over de bezuinigingen 2011-2014.
PBS/2013.87 3 B. Bezwaar en beroep Aantal bezwaren WOZ Onderstaande tabellen geven een beeld van het aantal bezwaren tegen de WOZ-waarde van woningen en niet-woningen. Aantal bezwaren WOZ-waarde woningen als percentage van aantal woningen Aantal bezwaren WOZ-waarde niet-woningen als percentage van aantal niet-woningen De tabellen laten zien dat Den Haag relatief veel bezwaren heeft tegen de WOZ-waarde. Bij woningen is het bezwaarpercentage circa 7 procent, bij de niet-woningen is het percentage ongeveer 15 procent.
PBS/2013.87 4 Bezwaar maken tegen de WOZ-waarde kan eenvoudig (en kosteloos) via de website www.denhaag.nl of via het bij de woonlastenaanslag meegezonden reactieformulier. Er is dus een lage drempel om bezwaar te maken. Het aantal objecten waartegen bezwaar wordt gemaakt (de zogeheten bezwaarregels) neemt in Den Haag al vanaf 2007 explosief toe. Het percentage bezwaarregels is in Den Haag bijna twee keer zo hoog als het landelijk gemiddelde. De toename is onder meer toe te schrijven aan de bezwaren van gemachtigden. Tot de gemachtigden behoren ook de no-cure-no-pay-bureaus die bezwaren indienen om de proceskosten te incasseren. Gemachtigden maken in één bezwaarschrift tegen relatief veel objecten bezwaar. Het aantal bezwaarregels per bezwaarschrift bij gemachtigden is ten opzichte van bezwaarschriften zonder gemachtigden ruim vier keer zo groot. Ook zien we dat sinds 2007 het aantal bezwaarregels per bezwaarschrift bij gemachtigden bijna is verdubbeld. Dit aantal is gegroeid van 5,5 in 2007, naar 9,1 in 2012. Het aandeel bezwaarregels met een gemachtigde bedraagt inmiddels zelfs gemiddeld 52 procent van het totaal aantal bezwaarregels. Het behandelen van bezwaren tegen de WOZ-waarde is één van de meest arbeidsintensieve onderdelen van de WOZ-werkzaamheden. De bezwaarwerkzaamheden gaan ten koste van de marktanalyse en het jaarlijkse taxatieproces. Om deze reden ontwikkelt Den Haag een aanpak om het bezwarenproces beheersbaar te houden. Dit is vooral ook van belang nu per 2014 de WOZ-waarde openbaar wordt en het effect hiervan op het aantal bezwaren nog niet bekend is. De verwachting is wel dat deze openbaarheid tot meer vragen en bezwaren zal leiden. Ten behoeve van de aanpak is een analyse uitgevoerd om inzicht te krijgen in de aard en samenstelling van de WOZ-bezwaren. Op basis van deze analyse zijn aanbevelingen opgesteld voor de werkprocessen, de communicatie en wetswijzigingen (richting VNG). Het doel is om zoveel mogelijk bezwaren te voorkomen. Dat kan onder andere worden bereikt door de burger meer vertrouwen te geven in de zorgvuldige totstandkoming van de WOZ-waarde. In de toelichting bij de WOZ-beschikking zullen we daarom nog duidelijker opnemen dat het WOZ-proces een zorgvuldig proces is en dat de gemeente hierop wordt gecontroleerd door de Waarderingskamer. Terugdringing van het aantal bezwaren is - mede met het oog op de openbaarheid van de WOZ-waarde per 2014 - een belangrijk aandachtspunt. Communicatie is een belangrijk instrument om het vertrouwen van de burger in zijn WOZ-waarde te laten toenemen en daarmee het aantal bezwaren te laten afnemen. We zullen daarom extra aandacht besteden aan de wijze van communiceren richting de burger. Ten aanzien van de no-cure-no-pay-bureaus steunt Den Haag actief de aanpak van de VNG om bij geringe waardeverlagingen geen kostenvergoeding meer toe te kennen. Hiervoor is een wetswijziging nodig. Bezwaren zullen we daarnaast zoveel mogelijk proberen te voorkomen door het afsluiten van convenanten met de corporaties en beleggers.
PBS/2013.87 5 Doorlooptijd bezwaren Onderstaande tabel geeft een beeld van de doorlooptijd van WOZ-bezwaren woningen. Doorlooptijd bezwaren WOZ-waarde woningen Voor het afdoen van bezwaarschriften tegen gemeentelijke belastingen en WOZ geldt een wettelijke beslistermijn. De beslistermijn loopt tot het eind van het jaar waarin het bezwaarschrift is ingediend. Ondanks de explosieve stijging van het aantal bezwaarregels en de professionaliteit van de bezwaarmakers, handelt Den Haag nog alle WOZ-bezwaarschriften binnen de wettelijke bezwaartermijn af. Bezwaren van individuele woningeigenaren worden met voorrang behandeld. Deze worden over het algemeen (gemiddeld) binnen 90 dagen afgedaan. Bezwaren van de no-cure-no-pay bureaus kennen een langere doorlooptijd. Hierdoor wordt het gemiddelde in Den Haag (is 165 dagen voor bezwaren woningen) sterk in negatieve zin beïnvloedt. De langere doorlooptijd heeft te maken met het belang van deze bureaus dat er enkel uit bestaat om zoveel mogelijk proceskosten te incasseren. Daartoe passen zij een werkwijze toe die zorgt voor een vertraging van de bezwaarafdoening. De werkwijze bestaat in de regel uit het niet/slecht motiveren van een bezwaarschrift, het opvragen van taxatieverslagen, het overleggen van externe rapporten, het gehoord willen worden, het nader motiveren en dergelijke. Een verdere toename van de no-cure-no-pay bureaus kan betekenen dat niet alle bezwaren meer binnen de wettelijke termijn kunnen worden afgehandeld. Dit is een extra reden om de opmars van deze bureaus tegen te gaan. Verhouding gegronde versus ongegronde bezwaren Onderstaande tabel laat de verhouding zien tussen de gegronde en de ongegronde WOZ-bezwaren woningen. Een gegrond bezwaar wil zeggen dat de bezwaarmaker geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld. De WOZ-waarde waartegen bezwaar is gemaakt, wordt in dat geval verlaagd. Bij een ongegrond bezwaar is de gemeente van mening dat de WOZ-waarde juist is. De waarde wordt dan gehandhaafd.
PBS/2013.87 6 Verhouding gegronde bezwaren ten opzichte van ongegronde bezwaren WOZ-woningen Zoals de tabel laat zien is het percentage gegronde bezwaren in Den Haag met circa 20 procent zeer laag. Den Haag zit daarmee ruim onder het landelijk gemiddelde van circa 50 procent. Dat neemt niet weg dat het belangrijk is te zoeken naar mogelijkheden om het begrip en het vertrouwen in de juistheid van de WOZ-waarde te laten toenemen met als doel minder bezwaren. De Waarderingskamer ziet er op toe dat de uitvoeringsprocessen bij gemeenten waarborgen dat WOZbeschikkingen worden genomen die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. In 2012 heeft de Waarderingskamer onderzoek gedaan naar de WOZ-processen in Den Haag. De Waarderingskamer heeft haar bevindingen vastgelegd in het rapport Onderzoek interne beheersing Wet WOZ. De Waarderingskamer concludeert dat evenals bij vorige onderzoeken ook deze keer de uitvoering van het WOZ-proces van de gemeente Den Haag goed wordt geborgd door interne beheersingsmaatregelen. Deze conclusie geldt voor alle door de Waarderingskamer geselecteerde onderdelen van het werkproces. De Waarderingskamer concludeert dat het WOZ-proces in Den Haag zorgvuldig wordt uitgevoerd. Veel bezwaren worden in Den Haag ook ongegrond verklaard. Doordat veel tijd en energie wordt gestoken in het proces van bezwaarafdoening, is dit een extra reden om te zoeken naar mogelijkheden om het aantal bezwaren terug te dringen.
PBS/2013.87 7 Aantal beroepen De volgende tabel geeft een beeld van het aantal beroepszaken. Het gaat hier met name om WOZ-zaken. Aantal beroepen als percentage van aantal afgewezen bezwaren Ondanks dat veel bezwaren in Den Haag worden afgewezen, gingen in 2011 relatief maar weinig mensen in beroep. Het zorgvuldige proces van bezwaarafdoening waarbij veel tijd en energie wordt gestoken om bezwaren persoonlijk met de burger te bespreken, zorgt ervoor dat het begrip en het vertrouwen in de juiste WOZ-waarde toeneemt. Daarnaast is de lage OZB in Den Haag voor veel burgers reden om niet in beroep te gaan. Het is relatief veel werk, terwijl het financiële belang gering is als men door de rechter in het gelijk wordt gesteld (kleine OZB-verlaging). Verminderd bedrag als percentage van de aanslag De volgende twee tabellen geven een beeld van de verminderingen die zijn toegepast op de belastingaanslagen. Het aantal verminderingen hangt niet alleen samen met de kwaliteit van het belastingbestand, maar ook met de keuzes die een gemeente heeft gemaakt in de uitvoering van een belasting.
PBS/2013.87 8 Verminderd bedrag aanslag afvalstoffenheffing als percentage van de opgelegde afvalstoffenheffing Het verminderd bedrag in verhouding tot de opgelegde aanslagen afvalstoffenheffing is in Den Haag relatief hoog. Het gaat hier om verminderingen naar aanleiding van bezwaar of beroep en om ontheffingen. Een belastingaanslag wordt verminderd als deze aan de verkeerde gebruiker is opgelegd of als het verkeerde tarief is toegepast. Ontheffingen komen voor bij beëindiging van de belastingplicht, bijvoorbeeld door verhuizing. Bij de afvalstoffenheffing zijn diverse keuzes mogelijk die van invloed zijn op het aantal ontheffingen. Zo zijn er gemeenten die bij binnengemeentelijke verhuizingen geen ontheffing verlenen, maar de afvalstoffenheffing voor de oude woning in dat belastingjaar laten doorlopen. Voor de nieuwe woning wordt vanaf het volgende belastingjaar de afvalstoffenheffing betaald. Den Haag heeft net als Amsterdam en Rotterdam een andere keuze gemaakt. Bij verhuizing binnen Den Haag wordt aan de hand van de afsluitgegevens van het energiebedrijf ontheffing voor de oude woning verleend. Dat is namelijk het meest zuivere moment waarop de belastingplicht eindigt. Voor de nieuwe woning wordt bij aanvang van het gebruik een aanslag afvalstoffenheffing opgelegd. Dit gebeurt als de woning geschikt wordt gemaakt voor bewoning (opknappen en dergelijke). Vanwege deze keuze kent Den Haag, ten opzichte van gemeenten met een binnengemeentelijke verhuisbepaling (zoals Eindhoven en Groningen) meer ontheffingen. Vanwege de keuze om bij binnengemeentelijke verhuizingen ontheffing te verlenen, is het verminderd bedrag afvalstoffenheffing in Den Haag relatief hoog. Met deze werkwijze volgen wij de wettelijke regeling die bepaalt dat voor de afvalstoffenheffing sprake moet zijn van een perceel waar geregeld huishoudelijke afvalstoffen kunnen ontstaan. Een andere keuze hierin levert een nadeel op voor de gemeente omdat een deel van de kosten van het ophalen en verwerken van huisvuil dan niet meer worden verhaald. Bovendien doet dit geen recht aan het beginsel de vervuiler betaalt.
PBS/2013.87 9 Verminderd bedrag aanslag rioolheffing als percentage van de opgelegde rioolheffing De rioolheffing wordt in Den Haag geheven van de eigenaar. Dat het verminderd bedrag bij de rioolheffing zeer laag is, geeft aan dat het bestand op orde is en de juiste eigenaar de aanslag ontvangt. C. Invordering Onderstaande tabel vergelijkt het aantal verzonden aanmaningen. Aantal aanmaningen als percentage van aantal aanslagbiljetten
PBS/2013.87 10 Den Haag verstuurt verhoudingsgewijs de meeste aanmaningen. Dat is een gevolg van ons strakke incassobeleid waarvan termijnvervolging een belangrijk onderdeel is. Termijnvervolging wil zeggen dat na elke vervallen betaaltermijn een aanmaning wordt verzonden. Onder het oude beleid kende de woonlastennota twee betaaltermijnen. Dit had als consequentie dat er twee aanmaningen werden verzonden als de termijnen niet werden betaald. Met ingang van 2012 kent Den Haag een nieuw beleid. Nu geldt er voor de woonlastennota één betaaltermijn van zes weken zodat na het verstrijken van de termijn er nog slechts één aanmaning volgt. De cijfers over 2012 laten ook een daling zien van het aantal aanmaningen. Het percentage is gedaald van ruim 30% in 2011, naar circa 21% in 2012. Door de nieuwe betaalregeling van de woonlastennota (één betaaltermijn van zes weken), is het aantal aanmaningen fors gedaald. Het aantal aanmaningen proberen we verder te laten dalen door te sturen op betaling per automatische incasso. Automatische incasso In Den Haag kan de woonlastennota per automatische incasso worden betaald. Burgers die hiervoor kiezen kunnen deze nota met ingang van 2012 in 12 maandelijkse termijnen betalen. Onderstaande tabel geeft een beeld van de percentages automatische incasso. Automatische incasso als percentage van het aantal aanslagbiljetten De tabel laat zien dat Den Haag in 2011 een deelnamepercentage automatische incasso had van circa 38%. Door het nieuwe beleid waarbij de woonlastennota in 12 termijnen kan worden voldaan, is het percentage met 11% gestegen en bedraagt thans 49%. De nieuwe termijnenregeling voorziet dus in een behoefte. Bij de invoering van de regeling is rekening gehouden met een deelnamepercentage van 50%. Een verdere stijging van het percentage automatische incasso heeft overigens alleen zin bij burgers die goed van betalen zijn. Slechte betalers zorgen voor storneringen en daarmee voor extra werk en kosten voor de gemeente.
PBS/2013.87 11 Percentage oninbaarheid Indien ondanks invorderings- en handhavingsacties blijkt dat er voor de belastingschuld geen of onvoldoende verhaalsmogelijkheden zijn, dan kan de belasting geheel of gedeeltelijk oninbaar worden verklaard. Onderstaande tabel toont de percentages oninbaar over het belastingjaar 2007 naar de stand per 2011. Percentage oninbaarheid 2007 in 2011 Ondanks dat Den Haag een zeer verstedelijkt gebied is, wat het invorderen van belastingvorderingen lastig maakt, is het percentage oninbaar in Den Haag zeer laag. Een strak incassobeleid gecombineerd met een efficiënt invorderingsapparaat zorgen ervoor dat wanbetalers snel worden opgespoord en tot betaling worden gedwongen. Dit heeft tot gevolg dat slechts een gering deel van de geraamde belastingopbrengst uiteindelijk moet worden afgeboekt. 4. Den Haag heeft een efficiënt en effectief werkende sector Belastingzaken die ten dienste staat aan de bewoners. Uit de benchmark van het LVLB volgt dat de formatiekosten relatief laag zijn. De kwaliteit van de uitvoeringsprocessen is in Den Haag grotendeels op orde. Wat opvalt is dat Den Haag relatief veel bezwaren heeft tegen de WOZ-waarde. We zijn daarom bezig een aanpak te ontwikkelen om het bezwarenproces beheersbaar te houden. Alle bezwaren worden binnen de wettelijke termijn afgedaan. Ondanks dat veel bezwaren ongegrond worden verklaard, gingen in 2011 relatief maar weinig mensen in beroep. De benchmark laat zien dat Den Haag bij de afvalstoffenheffing relatief veel verminderingen heeft. Dit hangt samen met de keuze om bij binnengemeentelijke verhuizingen ontheffing te verlenen. De benchmark laat verder zien dat bij de rioolheffing het aantal verminderingen relatief laag is. De rioolheffing wordt in Den Haag van de eigenaar geheven. Het relatief geringe aantal verminderingen geeft aan dat het bestand op orde is en de juiste eigenaar de aanslag ontvangt.
PBS/2013.87 12 Het percentage aanmaningen is in Den Haag gedaald als gevolg van de nieuwe betaalregeling van de woonlastennota. We zullen proberen dit aantal verder te laten dalen door te sturen op betaling per automatische incasso. Het deelnamepercentage automatische incasso is door de uitbreiding van de termijnenregeling van de woonlastennota (12 maandelijkse termijnen) met 11% gestegen en bedraagt thans 49%. Verder kent Den Haag een relatief laag percentage oninbaar wat wil zeggen dat slechts een gering deel van de geraamde belastingopbrengst wordt afgeboekt. Landelijk wordt een ontwikkeling gemaakt van benchmarken naar benchlearning. Den Haag neemt daarin het voortouw. Uit landelijke keuzes is het kwijtscheldingsproces geselecteerd dat als eerste wordt uitgewerkt. De uitkomsten hiervan nemen we mee in de voortgangsrapportage van het Belastingplan. In deze commissiebrief heb ik u geïnformeerd over de benchmark van het LVLB. Hiermee wordt voldaan aan de afspraken uit het Belastingplan 2011-2014. De benchmark heeft interessante informatie opgeleverd over de kwaliteit van de belastingprocessen in Den Haag. We zullen daarom ook in de toekomst mee blijven doen aan de benchmark om te komen tot een verdere optimalisatie van onze processen. Met vriendelijke groet, B.A. Revis Wethouder Financiën en Stadsbeheer