code BIPVS-03 versie 08 ingangsdatum 09-06-2015 pag. 1 van 5 Versie Goedkeuring datum 08 09-06-2015 Wijzigingen ten opzichte van vorige versie Aanpassing van de tekst, aangegeven d.m.v. kantlijn. Opmaak aangepast aan de voorgeschreven layout 1 Onderwerp Dit voorschrift beschrijft: A: De werkwijze indien veterinaire documenten zijn zoekgeraakt op een douanepost voordat het veterinaire certificaat of document is ingescand en gekoppeld in VGC B: De werkwijze indien veterinaire documenten zijn zoekgeraakt op een douanepost nadat het veterinaire certificaat is ingescand en gekoppeld in VGC. C: De werkwijze indien veterinaire documenten (GDB en de gewaarmerkte kopie van het gezondheidscertificaat) zijn zoekgeraakt nadat de veterinaire keuring is afgerond en ladingbelanghebbende de veterinaire documenten van de NVWA reeds heeft ontvangen. 2 Begrippen Zie het hoofdstuk Begripsbepalingen van het Werkhandboek BIP s (webdossier import op internet) 3 Werkwijze 3.1 WERKWIJZE A 1 Indien veterinaire documenten zijn zoekgeraakt en herhaalde zoekacties hebben geen resultaat opgeleverd, neemt de ladingbelanghebbende contact op met de officiële dierenarts op de douanepost. 2 De ladingbelanghebbende overlegt een kopie van het gezondheidscertificaat. De ladinghebbende tekent een verklaring dat zodra de originele veterinaire documenten weer terecht zijn deze direct worden opgestuurd naar het Steunpunt Divisie V&I, onder vermelding van certificaatnummer t.b.v. partijdossier. 3 De ladingbelanghebbende kan d.m.v. het overleggen van een z.g.n. Benelux-9 document aantonen dat de relevante documentatie is ingediend. Benelux-9 vermeldt in elk geval de volgende gegevens: - productsoort en certificaatnummer met vermelding van land, plaats en datum van afgifte - GDB nummer gekregen bij het opmaken van de vooraanmelding 4 De teamleider van het desbetreffende Team Import van de afdeling TUI of het afdelingshoofd TUI geeft toestemming tot het keuren op een kopie van het gezondheidscertificaat.
code BIPVS-03 versie 08 ingangsdatum 09-06-2015 pag. 2 van 5 5 Indien de documentencontrole conform is, wordt een Verklaring Officiële Dierenarts gemaakt in VGC en alle relevante documenten (Benelux-9, ) worden ingescand en gekoppeld in VGC. Daarna kan de partij naar de SIP voor de rest van de controles. 6 Op de SIP wordt het GDB na de controles op de gebruikelijke wijze afgewerkt. Na afwerken van de partij wordt, zowel bij bestemming invoer als tijdelijke opslag/doorvoer, een gewaarmerkte kopie van het certificaat meegegeven aan de aanbieder. De NVWA behoudt dan alleen een kopie van het certificaat. 3.2 WERKWIJZE B 1 Indien veterinaire documenten zijn zoekgeraakt en herhaalde zoekacties hebben geen resultaat opgeleverd, neemt de ladingbelanghebbende contact op met de officiële dierenarts op de douanepost. 2 Een kopie van het gezondheidscertificaat of document is reeds in VGC aanwezig. 3 De ladingbelanghebbende tekent een verklaring dat zodra de originele veterinaire documenten weer terecht zijn deze direct worden opgestuurd naar het Steunpunt Divisie V & I, onder vermelding van het certificaat- of documentnummer en het GDBnummer t.b.v. partijdossier. 4 De teamleider van het desbetreffende Team Import van de afdeling of het afdelingshoofd TUI geeft toestemming tot het keuren op een kopie gezondheidscertificaat. 5 De officiële dierenarts op de douanepost voert (indien dit nog niet was gedaan) de D- controle uit op de kopie van het gezondheidscertificaat 6 Indien de documentencontrole conform is, wordt een Verklaring Officiële Dierenarts gemaakt in VGC en alle relevante documenten worden ingescand en gekoppeld in VGC. Daarna kan de partij naar de SIP voor de rest van de controles. 7 Op de SIP wordt het GDB na de controles op de gebruikelijke wijze afgewerkt. Na afwerken van de partij wordt, zowel bij bestemming invoer als tijdelijke opslag/doorvoer, een gewaarmerkte kopie van het certificaat meegegeven aan de aanbieder. De NVWA behoudt dan alleen een kopie van het certificaat. 3.3 WERKWIJZE C 1 Indien veterinaire documenten zijn zoekgeraakt en herhaalde zoekacties geen resultaat hebben opgeleverd, doet de ladingbelanghebbende een verzoek tot afgifte van een kopie van het GDB en het gezondheidscertificaat, met vermelding van de resp. nummers van deze documenten o.v.v. de contactgegevens van ladingbelanghebbende. Dit verzoek wordt per e-mail gestuurd aan de Divisie Klantcontact en Dienstverlening (KCDV), Team Technische Administratie (TA) in Zwijndrecht, via vwazwbb@minlnv.nl. 2 KCDV, Team TA Zwijndrecht mailt een bevestiging volgens bijlage I bij dit voorschrift aan de ladingbelanghebbende ter ondertekening van zowel de aanvraag als de verklaring inzake het voldoen van de verschuldigde kosten. KCDV, Team TA Zwijndrecht controleert of het formulier volgens bijlage I is ontvangen. Hierna wordt een bon
code BIPVS-03 versie 08 ingangsdatum 09-06-2015 pag. 3 van 5 opgemaakt. Het bonnummer wordt gebruikt als referentie bij de betaling. Betaling van de kosten is uitsluitend mogelijk per elektronische overschrijving. Er wordt gecontroleerd of de betaling is voldaan. Aansluitend wordt er een email gestuurd aan zwdc@nvwa.nl, waarin het betreffende GDB nummer, de contactgegevens van de aanbieder en hetgeen is aangevraagd wordt vermeld. 3 Naast de gewaarmerkte kopieën ontvangt ladingbelanghebbende, indien gewenst, een verklaring volgens bijlage II betreffende de door de NVWA uitgevoerde veterinaire controles en genomen partijbeslissing. Gewaarmerkte kopieën alsmede verklaringen met standaard lay-out worden afgegeven door het team DOM-controles en dienen te worden afgehaald op het douanekantoor aan de Reeweg in Rotterdam. 4 Ladingbelanghebbende ontvangt bericht van team DOM-controles op het moment dat de gewaarmerkte kopieën en/of de verklaring kunnen worden afgehaald. 3.4 CONTACTGEGEVENS Teamlocatie NVWA p/a Douanekantoor Rotterdam Bezoekadres: Reeweg 16 3088 KA Rotterdam 4 Arbo, milieu en veiligheid Zie ook de NVWA intranetpagina over ARBO. In dit dossier vind je ARBO informatie en voorschriften over Arbo. 5 Divers 5.1 Bijlagen Bijlage I: Verzoek afgifte duplicaat GDB Bijlage II: Verklaring betreffende de door de NVWA uitgevoerde veterinaire controles en genomen partijbeslissing
code BIPVS-03 versie 08 ingangsdatum 09-06-2015 pag. 4 van 5 Bijlage I Divisie Klantcontact & Dienstverlening Team Technische Administratie Zwijndrecht Verzoek afgifte duplicaat GDB Tel: (088) 223 33 00 Fax: (088) 223 44 44 Email: VWAZWBB@minlnv.nl Hierbij verzoekt ondergetekende tot afgifte van een duplicaat van het GDB met nummer: Ondergetekende verklaart zich akkoord de kosten hieraan verbonden te voldoen. Deze kosten zijn ook verschuldigd wanneer een verzoek later wordt geannuleerd. De kosten zullen per bankoverschrijving worden voldaan. Firmanaam: Postadres: Postcode:..Plaats: Telefoonnummer:. Email:.. Bijzonderheden:. Naam: Datum:. Handtekening: (in te vullen door de NVWA) Hierbij bevestig ik de ontvangst van uw verzoek. De kosten bedragen en worden gefactureerd op bonnummer: (dit nummer vermelden bij betaling) Betaling uitsluitend per bank op IBAN nummer: NL 41 RBOS 0569996414 t.n.v. NVWA Nadat het verschuldigde bedrag door ons is ontvangen, wordt het duplicaat afgegeven. U wordt hierover per mail geïnformeerd Namens de NVWA: Datum:.
code BIPVS-03 versie 08 ingangsdatum 09-06-2015 pag. 5 van 5