NOODPROCEDURE. Melding voedsel en waren (EDI en internet)

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "NOODPROCEDURE. Melding voedsel en waren (EDI en internet)"

Arthur Jonker
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 September 2013

2 INHOUDSOPGAVE 1 VOORWOORD NOODPROCEDURE MELDING VOEDSEL EN WAREN (EDI EN INTERNET) Situatie 1: Het Port Community System is niet beschikbaar Situatie 2: De berichtketen CLIENT is niet beschikbaar Situatie 3: Het VGC systeem van de NVWA is niet beschikbaar CONTACTINFORMATIE / 6

3 1 VOORWOORD Uiteraard doet Portbase er alles aan om het Port Community System (PCS), waartoe de service Melding voedsel en waren behoort, optimaal te laten functioneren. Een calamiteit is echter nooit 100 procent uit te sluiten. Om in een dergelijke situatie toch uw meldingen aan de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) te kunnen doen, is deze noodprocedure opgesteld. Mocht er ooit in de systemen van Portbase of de NVWA iets fout gaan, vertelt de noodprocedure hoe u moet handelen. Voor de goede orde wijzen wij u erop, dat u op grond van de wet gehouden bent uw eventuele schade zoveel mogelijk te beperken. Dit houdt in dat u in geval van bovenbedoelde calamiteiten, wordt geacht de noodprocedure op de voorgeschreven wijze te hanteren. Portbase is niet aansprakelijk voor de door u geleden en/of te lijden schade indien de noodprocedure door u niet of niet juist wordt gevolgd. Mocht onverhoopt een storing optreden, wordt u over de aan- en afmelding hiervan door Portbase op de hoogte gehouden via berichtgeving op My Portbase en/of via en/of telefonisch en/of via de website 3 / 6

4 2 NOODPROCEDURE MELDING VOEDSEL EN WAREN (EDI EN INTERNET) 2.1 Situatie 1: Het Port Community System is niet beschikbaar Bij een storing in het Port Community System kunnen zich drie verschillende situaties voordoen: 1. Webschermen zijn wel beschikbaar, berichtenverkeer is niet mogelijk. GDB aangiften kunnen via de webschermen nog wel op het PCS worden geregistreerd. Versturen is niet mogelijk, uw aangifte komt dan in de status berichtverwerking geblokkeerd terecht. 2. Webschermen zijn niet beschikbaar, berichtenverkeer is wel mogelijk. GDB aangiften kunnen via de berichten nog wel op het PCS worden geregistreerd en naar de NVWA worden verstuurd. 3. Webschermen zijn niet beschikbaar, berichtenverkeer is niet mogelijk. In deze situatie kunnen GDB aangiften niet op het PCS worden geregistreerd of aan de NVWA worden verstuurd. Hoe te handelen tijdens de storing? Als het PCS langere tijd niet beschikbaar is, mag de ladingaangever, na toestemming van de NVWA, nieuwe GDB aangiften schriftelijk indienen. In dat geval: Mag de aangifte op papier* op de gebruikelijke plaatsen worden aangeboden voor D-controle. Dient op de vooraanmelding de volgende tekst te worden vermeld: STORING, ELEKTRONISCH BERICHT VOLGT. Wordt door de Douane een uniek nummer aan het GDB geven. Gaat er, behalve bij bestemming doorvoer en VVE, een kopie certificaat mee naar het keurpunt. Het originele certificaat blijft achter op de Douanepost en wordt na afloop van de storing door de Douane gescand en aan het elektronische nummer gekoppeld. Wordt het papieren GDB bij het originele certificaat gearchiveerd. Ontvangt u tijdens de storing geen elektronische statusberichten. * Indien u de aangifte op papier wilt doen en niet over een papieren GDB beschikt, dan kunt u deze bij Portbase opvragen of downloaden van Hoe te handelen na de storing? Alle GDB aangiften die tijdens het niet beschikbaar zijn van het PCS op papier zijn ingediend, moeten alsnog elektronisch via Melding voedsel en waren aan het VGC (Veterinair Grens Controle) systeem van de NVWA worden aangeboden. Het elektronische GDB nummer dat u hierbij ontvangt, geeft u samen met het eerder aan de schriftelijke aangifte toegekende unieke nummer zo snel mogelijk door aan de Douane. De Douane koppelt het elektronische GDB nummer in VGC aan het gescande certificaat. De Douane geeft het elektronische nummer, en het door henzelf al eerder toegekende unieke nummer, door aan de NVWA op het keurpunt zodat overige controles aangevuld kunnen worden. Let op! Wanneer de ladingaangever niet in staat is binnen afzienbare tijd een elektronisch bericht na te sturen, worden de gegevens door de NVWA in VGC geregistreerd en aan TRACES gemeld. Deze werkzaamheden worden, net als bij de papieren procedure via een tarief voor werkzaamheden op verzoek aan de ladingaangever doorbelast. 4 / 6

5 2.2 Situatie 2: De berichtketen CLIENT is niet beschikbaar Indien er een storing is in de berichtketen, merkt u dit doordat de status van uw GDB aangiften op het internetscherm van Melding voedsel en waren langere tijd niet wordt bijgewerkt. Wanneer de berichtketen langere tijd niet beschikbaar is, kan de NVWA de noodprocedure afkondigen. Hoe te handelen tijdens de storing? Als de berichtketen langere tijd niet beschikbaar is, zal de NVWA indien nodig vragen een papieren GDB in te dienen. In dat geval: Mag de aangifte op papier* op de gebruikelijke plaatsen worden aangeboden voor D-controle. Dient op de vooraanmelding de volgende tekst te worden vermeld: STORING BERICHTKETEN. Wordt door de Douane een uniek nummer aan het GDB geven. * Indien u de aangifte op papier wilt doen en niet over een papieren GDB beschikt, dan kunt u deze bij Portbase opvragen of downloaden van Hoe te handelen na de storing? Wanneer de berichtketen weer beschikbaar is, kan de ladingaangever nieuwe GDB aangiften weer via Melding voedsel en waren elektronisch bij de NVWA indienen. Voor GDB aangiften die tijdens de storing schriftelijk zijn ingediend, hoeft achteraf in principe geen elektronisch bericht te worden nagestuurd, tenzij de NVWA hier nadrukkelijk om vraagt (in situaties waarin een eerder ingestuurd bericht niet in VGC is verwerkt). 2.3 Situatie 3: Het VGC systeem van de NVWA is niet beschikbaar Als het VGC systeem van de NVWA door een storing niet beschikbaar is, merkt u dit doordat de status van uw GDB aangiften op het internetscherm van Melding voedsel en waren langere tijd niet wordt bijgewerkt. Wanneer het VGC systeem langere tijd niet beschikbaar is, kan de NVWA de noodprocedure afkondigen. Hoe te handelen tijdens de storing? Als het VGC systeem langere tijd niet beschikbaar is, zal de NVWA indien nodig vragen een papieren GDB in te dienen. In dat geval: Mag de aangifte op papier* op de gebruikelijke plaatsen worden aangeboden voor D-controle. Dient op de vooraanmelding de volgende tekst te worden vermeld: STORING, ELEKTRONISCH BERICHT VOLGT. Wordt door de Douane een uniek nummer aan het GDB geven. Wordt na de keuring een door de verantwoordelijke dierenarts getekend kopie formulier uitslag DOM controles meegegeven, of wanneer beschikbaar, een afgewerkt GDB en (kopie)certificaat. Registreert de NVWA de partijen, die volgens deze noodprocedure met een kopie DOM formulier zijn afgewerkt, in VGC en geeft na afloop van de storing alsnog het ondertekende GDB en kopiecertificaat af. * Indien u de aangifte op papier wilt doen en niet over een papieren GDB beschikt, dan kunt u deze bij Portbase opvragen of downloaden van Hoe te handelen na de storing? Wanneer het VGC systeem weer beschikbaar is, kan de ladingaangever nieuwe GDB aangiften weer via Melding voedsel en waren elektronisch bij de NVWA indienen. Voor GDB aangiften die tijdens de storing schriftelijk zijn ingediend, hoeft achteraf geen elektronisch bericht te worden nagestuurd. De NVWA registreert de betreffende partijen zelf in het VGC systeem. 5 / 6

6 3 CONTACTINFORMATIE Portbase Service Desk T F E servicedesk@portbase.com NVWA Functioneel applicatiebeheer VGC T E vwazwvgcapplicat@vwa.nl Veterinair team Douane Reeweg T E douane.reeweg@vwa.nl 6 / 6

Vergelijkbare documenten

NOODPROCEDURE. Melding schip (EDI en internet)

NOODPROCEDURE. Melding schip (EDI en internet) Breskens Hansweert Scheveningen Delfzijl Harlingen Stellendam Dinteloord Lauwersoog Terneuzen Den Helder Oudeschild Vlissingen Eemshaven September 2013 INHOUDSOPGAVE 1 VOORWOORD... 3 2 MELDING SCHIP (EDI