CODE OF CONDUCT MACINTOSH RETAIL GROUP DUURZAME GROEI IN RETAIL Maastricht, April 2009-1-
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Gedragsnormen Macintosh Retail Group 2.1 Bijdrage aan de samenleving en kernwaarden 2.2 Relaties met landen 2.3 Ethisch zaken doen 2.4 Interne relaties 2.5 Zorg voor het milieu 2.6. Duurzame relatie met klanten 2.7 Beheer van door aandeelhouders toevertrouwde middelen 2.8 Transparantie 3. Gedragsnormen medewerkers 3.1 Kernwaarden 3.2 Tegenstrijdige belangen 3.3 Omkoping en corruptie 3.4 Relaties 3.5 Informatie en geheimhouding 3.6 Gunsten en geschenkenregeling 4. Naleving, sancties en informatie -2-
I. Inleiding Macintosh Retail Group is een grootschalige non-food retailer gespecialiseerd in de distributie van consumentenproducten via onderscheidende winkelformules in een beperkt aantal sectoren en landen in West-Europa. Een actueel en scherp geprijsd assortiment en aantrekkelijke winkels zorgen ervoor dat onze klant meer dan tevreden is en telkens opnieuw terugkomt. De kracht van Macintosh Retail Group is daarnaast gelegen in het over de formules en sectoren heen maximaal benutten van opgebouwde non-food retailkennis en schaalgroottevoordelen, ondersteunt door een sterk innovatief vermogen en geavanceerde systemen. Ondernemerschap staat hoog in het vaandel bij Macintosh Retail Group, met als doel een goed rendement op het geïnvesteerd vermogen. Daarbij streven wij er naar onze activiteiten zodanig in te richten dat er een evenwicht ontstaat tussen onze verantwoordelijkheid jegens de samenleving in het algemeen en de economische belangen van onze aandeelhouders, medewerkers, klanten en relaties, die onderdeel van die samenleving uitmaken. Macintosh Retail Group wil daarom niet alleen geldende wetten en regels naleven, maar bovendien rekening houden met maatschappelijk gangbare normen en waarden. Daaraan dient een bijdrage geleverd te worden door zowel de onderneming als de individuele medewerkers. Iedere dag hebben onze medewerkers contact met duizenden klanten die in onze winkels over de vloer komen. Daarnaast worden relaties onderhouden met mensen binnen en buiten Macintosh Retail Group zoals collega s, leveranciers, adviseurs en overheidsinstanties. Onze medewerkers zijn dus ons visitekaartje naar de buitenwereld. Een succesvolle duurzame toekomst van Macintosh Retail Group staat of valt, naast de commerciële slagkracht van onze organisaties, met het vertrouwen dat de omgeving in ons stelt. En daarbij denken we niet alleen aan de naaste omgeving, maar ook aan de verre landen waar we onze inkopen doen. Vertrouwen wordt verworven als we onze activiteiten op een maatschappelijk verantwoorde wijze inrichten en indien onze medewerkers professioneel en integer handelen. De waarden en principes waarmee wij rekening willen houden bij onze bedrijfsvoering zijn neergelegd in deze Code of Conduct, die van toepassing is op Macintosh Retail Group, al haar dochterondernemingen en alle medewerkers in binnen- en buitenland. Deze Code is niet alles omvattend, maar beschrijft de minimumnormen die wij met ons allen zouden moeten delen, rekening houdend met plaatselijke wetten en gebruiken. Maastricht, Januari 2009 Raad van Bestuur Macintosh Retail Group NV -3-
2 Gedragsnormen Macintosh Retail Group Macintosh Retail Group is een commerciële onderneming die er naar streeft om een gezond rendement op het geïnvesteerd vermogen te behalen en winst te maken. Wij proberen dit doel te bereiken door producten op de markt te brengen die beantwoorden aan de wensen van onze klanten. Tegelijkertijd rust op Macintosh Retail Group de verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat die producten worden ontwikkeld, geproduceerd en in onze winkels terecht komen op een wijze die rekening houdt met de uitgangspunten van deze Code. Onze toekomst is met andere woorden alleen gewaarborgd als onze activiteiten niet alleen winstgevend, maar ook maatschappelijk geaccepteerd zijn. Macintosh Retail Group wil zich daarom als onderneming laten leiden door onderstaande principes. 2.1. Bijdrage aan de samenleving en kernwaarden We willen onze creativiteit, kennis en kunde gebruiken om tegemoet te komen aan de wensen en behoeften van de consument op dit moment, zonder de toekomst van de samenleving en daarmee die van onze eigen onderneming in gevaar te brengen. Wij zijn er van overtuigd dat de consument het steeds meer waardeert als wij maatschappelijke problemen en vraagstukken meenemen in onze belangenafweging en activiteiten. Per saldo zal dit een positief effect hebben op de winstgevendheid van onze onderneming. Macintosh Retail Group volgt daarom een strategie die waarde creëert voor onze aandeelhouders maar tegelijkertijd bijdraagt aan een duurzame ontwikkeling van de samenleving in economische, sociale en ecologische zin. De kernwaarden daarin zijn: Samenwerking in- en extern vindt plaats op basis van respect en eerlijk en zorgvuldig handelen. Relaties, producten en productieprocessen worden beoordeeld op veiligheid, kwaliteit en integriteit. Gestreefd wordt naar een zorgvuldige omgang met natuur en leefmilieu en een verantwoord gebruik van grondstoffen en energie. Een duurzame en winstgevende relatie met zoveel mogelijk klanten is essentieel. Onze producten en diensten voldoen daarom aan de gerechtvaardigde wensen van de klant. Medewerkers kunnen rekenen op een gezonde arbeidsomgeving, een rechtvaardig beloningsbeleid en mogelijkheden tot individuele ontplooiing. Onze onderneming is eigendom van onze aandeelhouders. Wij behartigen hun belangen en leggen daarover op een transparante wijze verantwoording af. Wet- en regelgeving worden strikt nageleefd, rekening houdend met de lokale cultuur, gebruiken en opvattingen. -4-
2.2 Relaties met landen De ondernemingen van Macintosh Retail Group zijn gevestigd in West-Europa maar doen hun inkopen in de hele wereld. Dit betekent dat Macintosh Retail Group te maken heeft met sterk verschillende en veranderlijke economische omstandigheden en maatschappelijke en politieke opvattingen. Bij de keuze van landen houdt Macintosh Retail Group rekening met de eisen van (inter)nationale, landelijke en lokale overheden. Macintosh Retail Group wenst géén activiteiten uit te oefenen in landen waar de mensenrechten structureel worden geschonden en/of in landen waar de politieke of sociale toestand een bedreiging kan vormen voor haar medewerkers of de medewerkers van haar relaties. Macintosh Retail Group streeft er naar om, voor zover dat met haar taak als onderneming verenigbaar is, géén activiteiten te ontplooien die schadelijk kunnen zijn voor de economische en sociale ontwikkeling van die betreffende landen. Macintosh Retail Group houdt zich in beginsel afzijdig van en spreekt als onderneming geen waardeoordeel uit over politieke systemen, partijen of opvattingen. Macintosh Retail Group is compliant aan alle wet- en regelgeving op gebied van export- en importcontrole en houdt rekening met eventuele embargo s wanneer zij grensoverschrijdend zaken doet. Op grond hiervan houdt Macintosh Retail Group zicht op beperkingen die voor bepaalde landen gelden ten aanzien van export of import. Macintosh Retail Group werkt niet mee aan het aanbieden, betalen, vragen om of accepteren van steekpenningen (aan een ambtenaar) in welke vorm dan ook. 2.3 Ethisch zaken doen Bij de keuze van haar zakelijke relaties wenst Macintosh Retail Group zowel te kijken naar de commerciële als de morele kant van de relatie, alsmede naar de vraag of de wijze van zaken doen van de relatie verenigbaar is met haar eigen normen en waarden. Macintosh Retail Group hanteert als uitgangspunt de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties en de bepalingen inzake arbeidsomstandigheden zoals opgesteld door de International Labour Organisation en meer specifiek ten aanzien van kinderarbeid. Hierbij wordt rekening gehouden met de in het betreffende land geldende regels en wordt rekening gehouden met de minimum leeftijd om aan het arbeidsproces te mogen deelnemen. -5-
Macintosh Retail Group wenst in elk geval géén zaken te doen met personen of ondernemingen waarvan de activiteiten als maatschappelijk niet aanvaardbaar kunnen worden aangemerkt en/of die: de in het betreffende land geldende wetten en regels niet naleven; hun medewerkers niet op een adequate manier belonen en/of hun medewerkers uitbuiten dan wel tewerk stellen in een niet veilige of ongezonde werkomgeving; medewerkers discrimineren vanwege hun individuele geaardheid, lichamelijke eigenschappen of geloofsovertuiging; onvoldoende maatregelen nemen om het milieu zo min mogelijk te belasten. Macintosh Retail Group doet uitsluitend zaken met relaties die een goede reputatie hebben en die zich bezighouden met legale bedrijfsactiviteiten. Macintosh Retail Group werkt niet mee aan het, direct of indirect, aanbieden, toezeggen, betalen, eisen of accepteren van steekpenningen of andere onrechtmatige voordelen teneinde opdrachten of ongeoorloofde voordelen te verwerven of te behouden. Macintosh Retail Group wil ook op geen enkele manier in verband worden gebracht met witwas activiteiten, waaronder wordt verstaan het verhullen en opzetten van opbrengsten verkregen uit het plegen van misdrijven, met het doel ze te doen opgaan in de legale economie. Macintosh Retail Group mijdt relaties die zich bezig houden met fraude ofwel het opzettelijk verduisteren, aanpassen, weglaten of verwijderen van geld, gegevens of goederen. Het is beleid van Macintosh Retail Group om elke materiële overtreding van wet- en regelgeving, van deze Code of Conduct of van andere richtlijnen binnen Macintosh Retail Group gelden, alsmede dubieuze of frauduleuze praktijken, bijvoorbeeld inzake de boekhouding, diefstal of de acceptatie van zogenaamde steekpenningen, onverwijld te melden conform de procedure zoals neergelegd in de bij Macintosh Retail Group geldende klokkenluiderregeling. Hiervoor is een klokkenluiderregeling beschikbaar die op de website www.macintosh.nl is te vinden. Macintosh Retail Group gaat uit van het principe van de vrije markteconomie, waarin de vrijheid van concurrentie een van de basisprincipes is. Concurrentie dient plaats te vinden op een zakelijke, maar tevens eerlijke en ethische wijze. 2.4 Interne relaties Mensen vormen binnen Macintosh Retail Group de basis voor de uitvoering van de strategie. In de retailwereld heeft de mens een grote invloed op het uiteindelijke resultaat. Het personeelsbeleid van Macintosh Retail Group is er dan ook op gericht om kwalitatief goede medewerkers zich verder te laten ontwikkelen en deze voor onze onderneming te behouden. Macintosh Retail Group investeert daarom in opleidingen en een klimaat waarin medewerkers zich kunnen ontplooien. -6-
Macintosh Retail Group biedt aantrekkelijke en concurrerende arbeidsvoorwaarden en voert een rechtvaardig beloningsbeleid, waarbij prestaties de honorering krijgen die zij verdienen en rekening wordt gehouden met marktomstandigheden. Macintosh Retail Group streeft naar een brede vertegenwoordiging van de samenleving in haar kring van medewerkers. Culturele verschillen tussen de landen waar Macintosh Retail Group actief is, worden erkend en gerespecteerd. Macintosh Retail Group stimuleert een veilige werkomgeving en goede arbeidsverhoudingen tussen medewerkers onderling. Discriminerend gedrag, verbale of lichamelijke agressie en (seksuele) intimidatie tussen medewerkers onderling evenals het gebruik van wapens, alcohol, drugs of andere stimulerende middelen wordt niet getolereerd. Macintosh Retail Group streeft naar een gelijke behandeling van werknemers. Wat betreft aanstelling en functie wordt geen onderscheid gemaakt tussen werknemers op grond van ras, huidskleur, geslacht, godsdienst, lichamelijke beperking, geaardheid, politieke overtuiging, nationaliteit of maatschappelijke achtergrond. Macintosh Retail Group respecteert het feit dat individuele medewerkers hun eigen politieke opvatting hebben en dat deze wordt uitgedragen in de maatschappij. Dit mag echter nimmer leiden tot situaties waarbij de indruk wordt gewekt dat deze opvatting die van Macintosh Retail Group weerspiegelt of waarbij afbreuk wordt gedaan aan de normen en waarden die Macintosh Retail Group aan zichzelf en haar medewerkers heeft opgelegd. Macintosh Retail Group zal geen enkele druk uitoefenen, in welke vorm dan ook, om medewerkers te bewegen politieke of financiële steun te verlenen aan een politieke partij of vertegenwoordiger daarvan. Macintosh Retail Group erkent het recht op organisatie van haar medewerkers in het kader van hun belangenbehartiging. Macintosh Retail Group streeft naar een open en constructief overleg met haar ondernemingsraad omdat daardoor een groter draagvlak ontstaat bij het nemen van belangrijke beslissingen. Macintosh Retail Group onderkent dat de betrokkenheid van medewerkers aan maatschappelijke activiteiten een waardevolle bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van haar medewerkers en wenst dit dan ook te stimuleren. Medewerkers worden verzocht, om zonder gevaar voor hun (juridische) positie, elke materiële overtreding van wet- en regelgeving, van de Code of Conduct of van andere richtlijnen die binnen Macintosh Retail Group gelden, alsmede dubieuze of frauduleuze praktijken bijvoorbeeld inzake de boekhouding, diefstal of de acceptatie van zogenaamde smeergelden onverwijld te melden. Hiervoor is een klokkenluiderregeling beschikbaar die op de website www.macintosh.nl is te vinden. -7-
2.5 Zorg voor het milieu Een verantwoord en duurzaam milieubeleid en de keuze, waar mogelijk, voor milieuvriendelijke processen en producten vormt één van de uitgangspunten van Macintosh Retail Group. Daarbij acht Macintosh Retail Group zich mede verantwoordelijk voor het beheersen en minimaliseren van duurzaamheidsrisico s in de toeleveringsketen. Duurzaamheid is een integraal onderdeel van het inkoopproces. Macintosh Retail Group zal de eisen die worden gesteld aan toeleveranciers vastleggen in een leverancierscode en maatregelen treffen voor de controle van leveranciers op de naleving daarvan. Macintosh Retail Group werkt bij voorkeur samen met leveranciers en partijen die handelen in de geest van deze leverancierscode. Het structureel op majeure punten niet naleven van de leverancierscode, resulteert in het verbreken van de relatie met de toeleverancier. Macintosh Retail Group blijft zich ook na verkoop aan de consument verantwoordelijk voelen voor de producten die door haar op de markt worden gebracht. Vandaar dat daar waar mogelijk wordt meegewerkt aan bijvoorbeeld het terugnemen en laten recyclen van producten die aan het einde van hun levenscyclus zijn gekomen. Macintosh Retail Group wenst de negatieve impact van haar activiteiten op het milieu en de leefomgeving zoveel mogelijk te beperken. Daarom wordt permanent aandacht gegeven aan bijvoorbeeld energiebesparing, het verminderen van verpakkingsafval, ketentransparantie, de reductie van milieubelastende stoffen, verduurzaming van producten en diensten en het zo efficiënt mogelijk organiseren van de logistieke operaties en zijn we continu op zoek naar innovatieve oplossingen voor de hedendaagse milieuproblematiek.. 2.6 Duurzame relatie met klanten Macintosh Retail Group is elke dag aanwezig in de levens van duizenden mensen. De producten die in onze winkels worden verkocht, vinden hun weg naar vele huishoudens. Macintosh Retail Group beoogt met professionele medewerkers en systemen een duurzame en winstgevende relatie op te bouwen met zoveel mogelijk klanten. Dit betekent onder meer dat producten een juiste prijs / kwaliteitverhouding dienen te hebben en moeten voldoen aan de gerechtvaardigde wensen van klanten ten aanzien van bruikbaarheid, veiligheid en milieu. Daarnaast staan service, flexibiliteit en maatwerk hoog in het vaandel. Macintosh Retail Group is bereid met haar klanten een open dialoog aan te gaan over eventuele klachten en zal naar vermogen en volgens de eisen van de redelijkheid en billijkheid hiermee omgaan. -8-
Macintosh Retail Group kan door haar klanten worden aangesproken op het gedrag van haar medewerkers. 2.7 Beheer van door aandeelhouders toevertrouwde middelen Macintosh Retail Group is eigendom van onze aandeelhouders. Wij achten ons verantwoordelijk voor het juiste gebruik, de bescherming en het behoud van de activa van onze onderneming en het vermijden van risico s met betrekking tot de middelen die ons zijn toevertrouwd. De administratieve organisatie van Macintosh Retail Group is zodanig opgezet en ingericht dat in de jaarrekening een getrouw beeld gegeven kan worden van de financiële toestand van onze onderneming en bedrijfsactiviteiten. Macintosh Retail Group beschikt over zorgvuldige interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke (financiële) informatie bekend is. Macintosh Retail Group beschikt over op haar organisatie toegesneden interne risicobeheersings- en controlesystemen waarmee op systematische wijze relevante significante risico s alsmede de beheersomgeving geanalyseerd en beoordeeld kunnen worden. Macintosh Retail Group zal maatregelen nemen om die risico s zoveel mogelijk te beheersen en brengt daarover verslag uit aan aandeelhouders en andere belanghebbenden. 2.8 Transparantie Macintosh Retail Group hecht veel waarde aan een goede communicatie met alle bij de onderneming betrokken partijen binnen en buiten Nederland. Hoofddoelstelling daarbij is het tijdig een regelmatig verstrekken van juiste, actuele en relevante informatie over activiteiten, structuur, financiële situatie en resultaten teneinde geïnteresseerden in staat te stellen een goed oordeel te vormen over onze onderneming. Macintosh Retail Group heeft een Disclosure Policy opgesteld zodat elke belanghebbende weet aan welke regels Macintosh Retail Group zich bij het verstrekken van informatie conformeert. Macintosh Retail Group respecteert de privacy van haar werknemers, klanten en zakelijke relaties. Macintosh Retail Group houdt zich daarbij aan de geldende wet-en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Macintosh Retail Group draagt er zorg voor dat persoonlijke informatie met de grootst mogelijke zorgvuldigheid wordt behandeld en dat de privacy wet- en regelgeving wordt gerespecteerd. -9-
3 Gedragsnormen medewerkers Ook al heeft Macintosh Retail Group als vennootschap nog zulke maatschappelijke ambities, deze kunnen niet worden verwezenlijkt zonder de inspanningen van alle medewerkers. Deze moeten het vertrouwen verdienen van onze omgeving door professioneel en integer te handelen. Macintosh Retail Group verwacht dan ook van haar medewerkers dat zij geen handelingen verrichten die strijdig (kunnen) zijn met deze Code of Conduct of die de belangen van Macintosh Retail Group kunnen schaden. Medewerkers worden geacht de principes en waarden uit deze Code of Conduct te onderschrijven en zich dienovereenkomstig te gedragen. 3.1 Kernwaarden De kernwaarden waarin iedere medewerker wordt geacht zich te herkennen zijn: Ieder handelen of nalaten dat een inbreuk betekent op de integriteit en maatschappelijke positie van Macintosh Retail Group of waarbij Macintosh Retail Group in diskrediet wordt gebracht, wordt nagelaten. Er wordt géén medewerking verleent aan transacties die in strijd zijn met wet- of regelgeving, waaronder begrepen beursvoorschriften en interne regelgeving bij Macintosh Retail Group. Er worden géén relaties onderhouden of zaken gedaan met personen of ondernemingen die zich in maatschappelijk opzicht niet aanvaardbaar gedragen. Onberispelijk, eerlijk, integer en rechtvaardig gedrag en naleving van geldende wetten en regels en algemeen aanvaarde fatsoensnormen. Vermenging van zakelijke en privé-belangen is verboden. 3.2 Tegenstrijdige belangen Het is medewerkers niet toegestaan om een (betaalde) nevenfunctie te verrichten indien dit kan leiden tot belangenverstrengeling of te veel tijdsbeslag, dan wel Macintosh Retail Group op andere wijze zou kunnen schaden. Privé-transacties tussen medewerkers en Macintosh Retail Group dienen gebaseerd te zijn op een objectieve vaststelling van prijs en tegenprestatie. Medewerkers mogen geen enkele bijdrage uit fondsen, eigendommen of diensten van Macintosh Retail Group leveren aan enige politieke partij of vertegenwoordiger daarvan. -10-
3.3 Omkoping en corruptie Elke medewerker dient ervoor te zorgen niet in een situatie te geraken waarbij zich omkoping (van een ambtenaar) voordoet. Een medewerker werkt niet mee aan het, direct of indirect, aanbieden, toezeggen, betalen, eisen of accepteren van steekpenningen of andere onrechtmatige voordelen teneinde opdrachten of ongeoorloofde voordelen te verwerven of te behouden. Het is medewerkers verboden zich in te laten met witwas activiteiten, waaronder wordt verstaan het verhullen en opzetten van opbrengsten verkregen uit het plegen van misdrijven, met het doel ze te doen opgaan in de legale economie. Een medewerker mijdt relaties die zich bezig houden met fraude ofwel het opzettelijk verduisteren, aanpassen, weglaten of verwijderen van geld, gegevens of goederen. 3.4 Relaties Medewerkers treden hun in- en externe relaties en collega s met respect tegemoet zodat sprake is van een volwassen, open en betrokken samenwerking. Medewerkers onthouden zich tijdens hun werkzaamheden voor Macintosh Retail Group van discriminerend gedrag, verbale of lichamelijke agressie, het gebruik van wapens, (seksuele) intimidatie, het toe-eigenen of ten eigen voordele gebruiken van bedrijfseigendommen en het gebruik van alcohol, drugs of andere stimulerende middelen. Elke vorm van ongelijke behandeling door een medewerker van een andere medewerker, zonder dat daarvoor een objectieve en redelijke rechtvaardiging bestaat, is verboden. Alle medewerkers streven er naar om hun klanten de beste service te verlenen en op een zo efficiënt mogelijke wijze te anticiperen op hun behoeften. Betrouwbaarheid en geloofwaardigheid staan daarbij voorop. Medewerkers onthouden zich van het hanteren van oneigenlijke verkoopmotieven en methoden. Het is iedere medewerker verboden om een concurrent of relatie ten onrechte in diskrediet te brengen of te trachten hem met ongeoorloofde middelen nadeel toe te brengen. 3.5 Informatie en geheimhouding Medewerkers worden geacht de nodige zorgvuldigheid in acht nemen bij de omgang met informatie waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze een vertrouwelijk en/of koersgevoelig karakter heeft. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld en niet aan derden kenbaar gemaakt. Medewerkers betrachten zorg bij het beheer van vertrouwelijke informatie, laten deze niet onbeheerd achter en mogen de informatie niet opslaan op plekken waar dergelijke informatie makkelijk kan worden gevonden door onbevoegden. -11-
Alle medewerkers respecteren de privacy van collega s, klanten en zakelijke relaties en dienen zorgvuldig om te gaan met hun gegevens teneinde hun privacy te waarborgen. Zowel Macintosh Retail Group als haar medewerkers houden zich daarbij aan de geldende wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Medewerkers mogen géén handelingen verrichten die zijn gebaseerd op voorwetenschap of de schijn daarvan in zich dragen. Iedere medewerker onthoudt zich van misbruik van kennis en mogelijkheden die de functie binnen Macintosh Retail Group biedt. Alle medewerkers van Macintosh Retail Group worden verzocht elke materiële overtreding van wet- en regelgeving, van de Code of Conduct of van andere richtlijnen die binnen Macintosh Retail Group gelden, alsmede dubieuze of frauduleuze praktijken bijvoorbeeld inzake de boekhouding, diefstal of de acceptatie van zogenaamde smeergelden onverwijld te melden. Hiervoor is een klokkenluiderregeling beschikbaar die op de website www.macintosh.nl is te vinden. In de bedrijfsvoering gaan medewerkers zorgvuldig om met technische middelen die de overdracht en snelle verspreiding van technologie en know-how mogelijk maken, rekening houdend met de bescherming van intellectuele eigendomsrechten van Macintosh Retail Group. Medewerkers zullen geen oneigenlijk gebruik maken van de communicatiemiddelen die ter beschikking worden gesteld voor internet en email. Deze zijn uitsluitend voor zakelijke doeleinden bestemd. Medewerkers zijn gehouden de gedragscode internet- en e- mailgebruik na te leven die door hun werkgever is opgesteld. 3.6 Gunsten en geschenkenregeling Medewerkers dienen te voorkomen dat ze in een situatie geraken waarin het aanvaarden van een geschenk, gunst of uitnodiging hun beslissingen kan beïnvloeden. Het is niet geoorloofd dat ook maar de schijn van mogelijke beïnvloeding wordt gewekt. Daarom is het medewerkers niet toegestaan om van (potentiële) relaties geschenken, gunsten of uitnodigingen te aanvaarden die verder gaan dan de gebruikelijke bij bijvoorbeeld een jubileum. De volgende categorieën mogen per definitie niet als geschenk worden aanvaard: contant geld, leningen en geschenken of uitnodigingen die ongepast zijn in de betreffende situatie of van illegale aard. Uitnodigingen van een bedrijf of instelling waarmee Macintosh Retail Group zakelijke contacten heeft mogen niet worden aanvaard. Wat wel mag is het aanvaarden van een uitnodiging waarmee wordt beoogd het vergroten, bijhouden of updaten van kennis, mits de medewerker niet in een situatie kan geraken waarin het aanvaarden van een uitnodiging zijn of haar beslissing kan beïnvloeden. -12-
Reizen, bedrijfsbezoeken en andere bijeenkomsten met verblijf in Nederland of in het buitenland dienen slechts te worden aanvaard na voorafgaande toestemming van de directe meerdere. Macintosh Retail Group onderhoudt zakelijke contacten over de gehele wereld. Dat betekent dat regelmatig zaken wordt gedaan met landen met een andere cultuur. Op het moment dat het beleefd weigeren van een geschenk of uitnodiging op grond van deze Code of Conduct tot gevolg heeft dat de zakelijke relatie op het spel wordt gezet, dient overlegd te worden met de directe meerdere. Macintosh Retail Group wil in het aangaan en onderhouden van relaties met haar klanten dezelfde normen en waarden hanteren als waarmee zijzelf behandeld zou willen worden. Daarom geldt voor het aanbieden van geschenken of gunsten hetzelfde als voor het aanvaarden ervan. Het is medewerkers verboden om aan Macintosh Retail Group toebehorende eigendommen buiten de gewone bedrijfsvoering te gebruiken ten eigen voordele of ten voordele van derden. 4 Naleving, sancties en informatie Bestuurders en directies van Macintosh Retail Group en haar groepsmaatschappijen hebben een voorbeeldgedrag bij het naleven van deze Code of Conduct en zullen zich er voor inspannen dat de faciliteiten worden geschapen en initiatieven worden ontplooid om deze zoveel mogelijk uit te voeren. De naleving van de Code of Conduct is onderwerp van het reguliere overleg tussen de Raad van Bestuur en de directies van de groepsmaatschappijen. Aan de Directies wordt jaarlijks een bevestiging gevraagd dat de Code of Conduct is nageleefd. Indien gewenst hanteert een groepsmaatschappij haar eigen gedragsregels toegespitst op de eigen situatie met dien verstande dat daarin minimaal de uitgangspunten en regels zijn opgenomen van deze Code of Conduct. Deze Code of Conduct bevat algemene regels en kan onmogelijk voorzien in elke situatie. Dit betekent dat iedere medewerker bij niet voorziene onderwerpen zijn eigen verantwoordelijkheid dient te nemen en naar eigen bevinden in overeenstemming met deze Code of Conduct en zoveel mogelijk in overleg met zijn meerderen dient te handelen. Het op evidente wijze niet naleven van deze Code of Conduct kan leiden tot maatregelen jegens de betreffende medewerker die, afhankelijk van de ernst van de ontstane situatie, kunnen resulteren in onder meer arbeidsrechtelijke maatregelen (waaronder ontslag op -13-
staande voet), overplaatsing of het ongedaan maken van eventueel door de medewerker behaald voordeel. Indien een medewerker twijfel heeft over de geoorloofdheid van een bepaalde handeling zal hij daarover zijn directe meerdere raadplegen, die op zijn beurt bij twijfel het advies zal vragen van een directielid. Macintosh Retail Group zal er voor zorgen dat medewerkers regelmatig worden geïnformeerd over het bestaan en de inhoud van deze Code of Conduct. Vragen over of meldingen in het kader van deze Code of Conduct kunnen worden gericht aan de directie van een groepsmaatschappij van Macintosh Retail Group of aan de Compliance Officer. De contactgegevens van de Compliance Officer zijn vermeld op de website www.macintosh.nl onder de titel Corporate Governance -14-