Totale Checklist analysefase Checklist analysefase I Interne analyse Huidige situatie 1. Omschrijf het huidige inkoop / aanbestedingsbeleid (doelstelling, missie) etc; -inkoopnota 2. Wat is het huidig inkoopbeleid van de betreffende aan te besteden product(en) en of dienst(en) op het betreffende gebied (incl. wettelijk kader)?; 3. Wat wordt er nu ingekocht aan producten en/of diensten?; 4. Zijn er bijzonderheden, trends, verwachtingen te melden?; Interne organisatie 5. Welke afdelingen / personeelsleden zijn bij het inkoopdossier betrokken?; 6. Wie beheert de betreffende contracten?; 7. Welke afdelingen dragen zorg voor de administratie?; 8. Hoe verloopt het administratieve proces?; Administratief traject Logistiek traject Kwaliteitscontrole / klachten Management rapportage (indien van toepassing) Huidige Leveranciers 9. Welke bestaande overeenkomsten zijn er (aantal, looptijd, bijzonderheden)?; 10. Wanneer lopen de huidige contracten af?; 11. Wat is de aard van de relatie (zijn er moeilijkheden te verwachten bij het beëindigen van het contract, zullen ze meewerken aan het overdragen van data etc?); 12. Wat is de inhoud van de contracten (evt. afwijkingen, onderlinge verschillen)?; 13. Hoe zijn de prestaties geweest?; 14. Wat is de omvang van de dienstverlening of levering per leverancier en wat zijn de bijzonderheden?; 15. Is er een overgangsperiode geregeld van het oude naar het nieuwe contract?; Verbeteringen 16. Wat zou er verbeterd kunnen worden in de levering en/of dienstverlening?; 17. Waarmee kan een evt. kostenvoordeel behaald worden?; 1
18. Waar zitten de verbeterpunten voor de interne organisatie?; 19. Zijn er nog interne ontwikkelingen waar rekening mee gehouden dient te worden (fusies, overnames, personeelsbeleid?); II Behoefte-inventarisatie Producten / diensten 1. Omschrijf de producten /diensten (plus hulpmiddelen en toebehoren evt. beschikbare lijsten, codes, nummers) etc; 2. Producten / diensten in welke hoeveelheden (schatting)?; 3. Tegen welke voorwaarden (kwaliteit, garantie,) etc?; 4. Eisen, wensen en rechten van de gebruikers (bijv. slijtvast) en de gebruikers (ergonomie); 5. Eisen omtrent verpakking (omverpakking, hoeveelheden, etikettering?); 6. Eisen omtrent logistiek (aantallen, maten, leverschema, facturatie?); 7. Evt. afroepfrequentie, afroeptermijn, methode Gebruikers/regio 8. Ten behoeve van wie (aantallen?); 9. Zijn de eventuele gebruikers in groepen in te delen?; 10. Definiëren van klanten- /gebruikersprofiel(en);
III Externe analyse Markt 1. Hebben er onlangs soortgelijke aanbestedingen plaatsgevonden door anderen?; 2. Zo ja, met welk resultaat (aantal inschrijvingen, gunning, looptijd?; 3. Wat zijn hiervan evt. bruikbare leerpunten?; 4. Hoe groot is de omvang van de totale landelijke en / of Europese markt en hoe is de markt verdeeld?; 5. Wat is hierin het aandeel van de aanbestedende dienst?; 6. Hoe sterk is de marktpositie van de aanbestedende dienst? (geeft inzicht in aantal mogelijke inschrijvingen en het kunnen stellen van eisen aan de potentiële leveranciers); 7. Hoe is de waardeketen opgebouwd (plus evt. betrokken derden)?; 8. Wat is daarin de rol van de aanbestedende dienst?; 9. Wil de aanbestedende dienst graag haar rol behouden, beperken of uitbreiden?; 10. Wat is het aantal nationale leveranciers (marktverdeling, prijsverhoudingen, specialisme)?; 11. Zijn er mogelijkheden voor buitenlandse leveranciers?; 12. Zijn er relevante toekomstige markt, product en dienst ontwikkelingen?; Leveranciers (Verzamel gegevens per organisatie) 1. Rechtsvorm, dochterondernemingen etc; 2. Ratio s (financiële eisen, solvabiliteit); 3. Omzetgegevens (in totaal en/of in vergelijkbare producten) 4. Hoogte dekking bedrijfs- of beroeps aansprakelijkheidsverzekering; 5. Keurmerken, normen en standaarden; 6. Medewerkers (diploma s, ervaring); 7. Ervaring met vergelijkbare opdrachten (hoeveel en minimale omzet); 8. Kwaliteitsborging (Hoe?klachtenprocedures/klanttevredenheid etc);
IV Aanpak aanbesteding Richtlijn 1. Welke richtlijn is van toepassing?; Aanbestedingsprocedure: Openbaar/niet-openbaar? 2. Wat is de tijdsplanning (beschikbare tijd)?; 3. Welke soort product of dienst wordt aanbesteed?; 4. Wat is de marktsituatie (aantal aanbieders, mogelijke inschrijvingen)?; 5. Betreft het vertrouwelijke bedrijfsinformatie?; Opdracht 6. Wat is de omschrijving van de opdracht?; 7. Kan de opdracht in verschillende percelen opgedeeld worden?; 8. Wat is het gewenst aantal en soort leveranciers per perceel?; 9. Wat is het minimale en maximale gewenste aantal gunningen per perceel?; Contract 10. Wat is de beoogde contractsduur en contractsvorm?; 11. Wat is de ingangsdatum van de contracten (plus voorgenomen contractperiode)?; 12. Hoe zit het met de overgangsperiode van het oude naar het nieuwe contract (Hoe geregeld?); Selectie 13. Omzetgegevens (in totaal en/of in vergelijkbare producten) 14. Ratio s (financiële eisen, solvabiliteit); 15. Hoogte dekking bedrijfs- of beroeps 16. Aansprakelijkheidsverzekering; 17. Keurmerken, normen en standaarden; 18. Medewerkers (diploma s, ervaring); 19. Ervaring met vergelijkbare opdrachten (hoeveel en omzet); 20. Kwaliteitsborging (klachtenprocedures/klanttevredenheid); 21. Waarborgen van continuïteit 22. Wat zijn de overige eisen aan de leverancier(s)?; 23. Wat zijn de regels voor eventuele onderaannemers?;
Gunning 24. Wat zijn de eisen en wensen per perceel?; 25. Wat is de samenstelling van de prijs?: 26. Is instemming met het contract vereist of kan er commentaar geleverd worden?; Uitvoering 27. Hoe is de samenstelling van de werkgroep?; 28. Welke afdelingen zijn erbij betrokken?; 29. Welke afdeling levert welke informatie aan?; 30. Hoe is de taakverdeling en communicatie binnen de werkgroep georganiseerd?; 31. Zijn de benodigde mensen van de afdeling beschikbaar?; 32. Hoe luidt de begroting (mankracht, financiële middelen, externen)?; 33. Kan er een projectsecretariaat worden ingericht?; 34. Zijn er tijdelijke extra voorzieningen nodig (ICT, vergaderruimte etc)?; 35. Wie stelt de volgende aanbestedingsdocumenten op?; a. EG publicatie b. Aanbestedingsdocument c. Programma van eisen en wensen; d. Overeenkomst; e. Selectieformulier f. Vragenlijst ten behoeve van de gunning Planning & Risicoanalyse 36. Wat is de tijdsplanning?; 37. Wat zijn de risico s die de planning in gevaar kunnen brengen?; 38. Hoe worden de risico s afgevangen?; 39. Wie bewaakt de planning?; 40. Wat in geval van een gerechtelijke procedure?;