Alles over de VAR (Verklaring arbeidsrelatie) Inhoudsopgave 1. Inleiding... 1 2. Bron van inkomen... 2 3. Wanneer bent u ondernemer?... 2 4. Loon uit dienstbetrekking... 3 4.1. Privaatrechtelijke dienstbetrekking... 3 4.2. Publiekrechtelijke dienstbetrekking... 3 4.3. Fictieve dienstbetrekking... 4 5. Resultaatgenieter... 4 6. Verklaring arbeidsrelatie (VAR)... 4 6.1. VAR-loon... 5 6.2. VAR-row... 5 6.3. VAR-wuo... 5 6.4. VAR-dga... 6 6.5. Schema... 6 7. Aanvraag van een VAR... 7 7.1. Geldigheidsduur en aanvragen... 8 7.2. Automatisch een VAR?... 8 7.3. Beoordeling en beslissing... 9 7.4. Ook aanmelden bij bij KvK?... 9 7.5. Controle echtheid VAR door opdrachtgever... 9 Noten... 10 1. Inleiding Fiscaal worden verschillende soorten arbeidsrelaties verschillend behandeld. Het onderscheid tussen die verschillende arbeidsrelaties is niet altijd even helder, terwijl de fiscale gevolgen wel sterk kunnen verschillen. Dat leidt voor de belastingplichtige tot onzekerheid en ook hun opdrachtgevers zitten niet te wachten op naheffingsaanslagen loonheffing en premies sociale verzekeringen. Daarom kan de Belastingdienst op verzoek van de belastingplichtige een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) afgeven, waarin zij aangeeft hoe zij de werkzaamheden, zoals de aanvrager die heeft beschreven, Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 1
kwalificeert. Voor de inhouding van loonheffingen geeft die beoordeling niet in alle gevallen volledige zekerheid voor de opdrachtgever. De inkomstenbelasting kent drie categorieën arbeidsinkomsten: loon uit dienstbetrekking, winst uit onderneming of resultaat uit overige werkzaamheden. Voor wie loon uit dienstbetrekking ontvangt, moet de werkgever als inhoudingsplichtige de loonheffingen (waaronder loonbelasting en premies volksverzekeringen) inhouden en afdragen. Maar fiscaal is het in het algemeen voordeliger als uw inkomsten door de Belastingdienst worden gezien als winst uit onderneming. U mag dan onder meer uw zakelijke kosten en afschrijvingen op uw bedrijfsmiddelen aftrekken van uw winst. Bovendien kunt u dan ook profiteren van fiscale tegemoetkomingen voor ondernemers, zoals de MKB-winstvrijstelling, die bepaalt dat een deel van uw winst (in 2013 14%) onbelast is. En als u voldoet aan het zogenaamde urencriterium heeft u ook nog recht op de ondernemersaftrek, waaronder de zelfstandigenaftrek (in 2013: 7.280 euro) en als u beginnend ondernemer bent de startersaftrek (in 2013: 2.123 euro extra, dus in totaal 9.403 euro). [Noot 1] Ook bij inkomsten die gelden als resultaat uit overige werkzaamheden, mag u zakelijke kosten en afschrijvingen aftrekken van uw resultaat. Maar u heeft dan lang niet dezelfde tegemoetkomingen als ondernemers. U heeft bijvoorbeeld geen recht op de ondernemersaftrek en MKB-winstvrijstelling. Loon, winst of resultaat? Het is van het groot belang dat duidelijk is hoe uw inkomsten worden gekwalificeerd. Dat geldt voor uzelf, maar ook voor uw opdrachtgever. Wanneer de fiscus meent dat er sprake is van een werkgever-werknemerrelatie, kan uw opdrachtgever tegen (zeer hoge!) naheffingen en boetes aanlopen, als hij dan ten onrechte geen loonheffingen heeft ingehouden. Aangezien de duidelijkheid in de relatie tussen een opdrachtgever en een zelfstandige ondernemer in sommige gevallen ver te zoeken is, kunt u de Belastingdienst verzoeken om een verklaring arbeidsrelatie (VAR). 2. Bron van inkomen Voordat u toekomt aan de vraag van welke bron van inkomen sprake is, moet u zich eerst afvragen of er überhaupt wel een bron van inkomen is. Of die bron er is, hangt af van een aantal voorwaarden. Zo moeten uw inkomsten ontstaan uit deelname aan het maatschappelijk verkeer (dus geen werkzaamheden in de privésfeer) en moet u redelijkerwijs kunnen verwachten dat uw activiteit u financieel voordeel oplevert. Dat is bijvoorbeeld niet het geval bij (echte) speculatie. 3. Wanneer bent u ondernemer? Fiscaal gezien bent u ondernemer wanneer u voor eigen rekening een onderneming drijft en u rechtstreeks verantwoordelijk bent voor verbintenissen van die onderneming. Bent u beoefenaar van een zelfstandig beroep, dan bent u ook ondernemer. Volgens de hoofdregel is sprake van een onderneming als er een duurzame organisatie van arbeid en kapitaal is, waarmee de belastingplichtige in het economische verkeer winst beoogt te behalen. Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 2
Uit de rechtspraak blijkt dat voor de vraag of sprake is van een onderneming gekeken moet worden naar de volgende factoren: de duurzaamheid en de omvang van de werkzaamheden de grootte van de brutobaten de winstverwachting de aanwezigheid van een (ondernemers)risico de beschikbare tijd de bekendheid die naar buiten aan de werkzaamheid wordt gegeven het aantal opdrachtgevers het spraakgebruik Het hangt sterk af van de feiten of de fiscus u wel of niet als ondernemer aanmerkt. Het is zelfs mogelijk dat een zelfstandige die in de beginfase van zijn onderneming maar voor één opdrachtgever werkzaam is, toch al als ondernemer wordt aangemerkt omdat aannemelijk is dat het aantal opdrachtgevers groeit. 4. Loon uit dienstbetrekking Een onderneming moet loonbelasting inhouden als sprake is van een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke dienstbetrekking. Ook bij een zogenaamde fictieve dienstbetrekking is de opdrachtgevende onderneming loonbelasting verschuldigd. 4.1. Privaatrechtelijke dienstbetrekking De privaatrechtelijke dienstbetrekking volgt uit een arbeidsovereenkomst tussen een werkgever en een werknemer. Een privaatrechtelijke dienstbetrekking moet voldoen aan drie criteria: de werknemer is verplicht de arbeid persoonlijk te verrichten; hiervan is sprake als de werknemer zich niet of alleen met toestemming van de werkgever mag laten vervangen door een ander. de werkgever is verplicht tot betaling van een reële tegenprestatie (loon, ook in natura; in elk geval meer dan een kostenvergoeding). er moet sprake zijn van een gezagsverhouding: de werkgever kan de werknemer bij de werkzaamheden opdrachten en aanwijzingen geven aan de werknemer en kan daarop controle uitoefenen. 4.2. Publiekrechtelijke dienstbetrekking Publiekrechtelijke dienstbetrekkingen volgen uit de wet of uit een formele aanstelling. Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 3
4.3. Fictieve dienstbetrekking Als er geen sprake is van een echte dienstbetrekking, dan kan de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (en diens hulpen) een fictieve dienstbetrekking zijn. De volgende arbeidsrelaties zijn fictieve dienstbetrekkingen voor alle loonheffingen: aannemers van werk en hun hulpen agenten en subagenten bestuurders van coöperaties met werknemerszelfbestuur gelijkgestelden leerlingen en stagiairs sekswerkers die werken voor een exploitant thuiswerkers en hun hulpen topsporters met een A status van noc/nsf uitzendkrachten Voor de loonbelasting, premie volksverzekeringen en de bijdrage Zvw zijn de volgende arbeidsrelaties ook fictieve dienstbetrekkingen: aandeelhouders met een aanmerkelijk belang commissarissen meewerkende kinderen pseudowerknemers (opting in) 5. Resultaatgenieter Zijn uw werkzaamheden wel een bron van inkomen, maar is dat inkomen geen loon uit dienstbetrekking noch van winst uit onderneming, dan is sprake van resultaat uit overige werkzaamheden. U en uw opdrachtgever kunnen er dan voor kiezen om toch loonbelasting/premie volksverzekeringen en Zvw in te houden (opting-in). Doet u dat niet, dan is uw opdrachtgever net als bij winst uit onderneming niet inhoudingsplichtig. Voor de berekening van het te belasten resultaat wordt aangesloten bij de regels voor de winst uit onderneming. Een aantal regels (vooral tegemoetkomingen) geldt echter niet voor de resultaatgenieter. Zoals hiervoor al beschreven heeft u dan geen recht op de ondernemersaftrek en/of de MKB-winstvrijstelling. 6. Verklaring arbeidsrelatie (VAR) Een VAR geeft duidelijkheid voor u en uw opdrachtgever. In veel gevallen zal uw opdrachtgever u ook vragen om een VAR. Hij wil immers niet achteraf geconfronteerd worden met naheffingen en boetes, wanneer de Belastingdienst de arbeidsverhouding aanmerkt als (fictieve) dienstbetrekking. Natuurlijk kan uw opdrachtgever contractueel met u vastleggen dat eventueel door de Belastingdienst opgelegde naheffingsaanslagen en boetes op u zullen worden verhaald. Maar ook in dat geval zal de Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 4
Belastingdienst bij uw opdrachtgever aankloppen. Hij zal eerst zelf moeten betalen en vervolgens het bedrag bij u moeten zien te verhalen. Bent u in Nederland werkzaam, dan kunt u bij de Belastingdienst een VAR aanvragen voor de werkzaamheden die u zélf uitvoert voor één of meerdere opdrachtgevers. U kunt één VAR aanvragen voor soortgelijke werkzaamheden die u onder soortgelijke voorwaarden verricht. Er bestaan vier soorten VAR s: VAR loon uit dienstbetrekking (VAR-loon) VAR resultaat uit overige werkzaamheden (VAR-row) VAR winst uit onderneming (VAR-wuo) VAR inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van de vennootschap (VAR-dga) 6.1. VAR-loon Geeft de Belastingdienst een VAR-loon af, dan gaat zij er in beginsel van uit dat de aanvrager de werkzaamheden in loondienst verricht. De VAR-loon biedt u en uw opdrachtgevers echter geen zekerheid over de vraag of zij loonheffingen moeten inhouden en betalen. Uw opdrachtgevers zullen dan toch nog zelf moeten toetsen of er een dienstbetrekking is. De opdrachtgever zal zelf moeten beoordelen of er sprake is van een dienstbetrekking en op basis daarvan moeten bepalen of hij al dan niet loonheffingen moet inhouden. Dit kan eventueel in overleg met de Belastingdienst. 6.2. VAR-row Ook de VAR-row geeft geen uitsluitsel over het wel of niet moeten inhouden van loonheffingen. Als de opdrachtnemer een VAR-row toont, zal de opdrachtgever dus alsnog moeten vaststellen of sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking. Alleen als hij van mening is dat daar geen sprake van is, zal hij geen loonheffingen inhouden en betalen. Ook in dit geval kan hij wel in overleg treden met de Belastingdienst. Bent u een artiest met een VAR-row? Dan moet uw opdrachtgever loonheffingen inhouden op grond van de artiesten- en beroepssportersregeling. 6.3. VAR-wuo De VAR-winst uit onderneming (hierna VAR wuo) geeft aan dat de opdrachtnemer zelfstandig ondernemer is (voor de werkzaamheden waarvoor de VAR is afgegeven). Een VAR-wuo biedt rechtszekerheid voor de opdrachtgever dat hij geen loonheffingen hoeft in te houden mits: de omschrijving van het werk in de VAR overeenkomt met het werk dat u voor uw opdrachtgever uitvoert en u het werk uitvoert binnen de geldigheidsduur van de VAR en uw opdrachtgever uw identiteit heeft vastgestelden uw opdrachtgever een kopie van de VAR en van een geldig identiteitsbewijs bij zijn administratie bewaart Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 5
Gebruikt u de VAR-wuo bij een opdracht, dan bent u voor deze opdracht niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en kunt u geen beroep doen op de bijbehorende uitkeringen. U heeft dan dus ook geen recht op een uitkering bij werkloosheid of arbeidsongeschiktheid. 6.4. VAR-dga De VAR-dga is de verklaring arbeidsrelatie die bedoeld is voor zelfstandigen die aandelen van een bv hebben en via die bv werkzaamheden verrichten voor derden. Een VAR-dga biedt rechtszekerheid voor de opdrachtgever dat deze geen loonheffingen hoeft in te houden onder voorwaarde dat: de omschrijving van het werk in de VAR overeenkomt met het werk dat u voor uw opdrachtgever uitvoert en u het werk uitvoert binnen de geldigheidsduur van de VAR en uw opdrachtgever uw identiteit heeft vastgesteld en uw opdrachtgever een kopie van de VAR en van een geldig identiteitsbewijs bij zijn administratie bewaart. U bent in dit geval voor uw werkzaamheden ook niet verzekerd voor de premies werknemersverzekeringen via uw opdrachtgever. De VAR heeft geen betekenis voor de relatie tussen u en uw vennootschap. Over het loon dat de bv aan u verstrekt, moet zij wel loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden. Mogelijk bent u in die relatie ook verzekerd voor de premies werknemersverzekeringen. Maar daarvoor gelden specifieke regels die er in het kort op neerkomen dat uw bv premies werknemersverzekeringen verschuldigd is en u verzekerd bent indien u tegen uw wil kunt worden ontslagen. 6.5. Schema Van de site van de belastingdienst ontlenen we het volgende schema: Soort VAR Gevolgen voor u Gevolgen voor de opdrachtgever Loon uit dienstbetrekking Resultaat uit overige werkzaamheden Winst uit onderneming U kunt uw opdrachtgever geen zekerheid geven over het inhouden en betalen van loonheffingen. U kunt uw opdrachtgever geen zekerheid geven over het inhouden en betalen van loonheffingen. U kunt uw opdrachtgever de zekerheid geven dat hij geen loonheffingen hoeft in te houden. Als u de VAR-wuo gebruikt, bent u niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en kunt u geen beroep doen op de uitkeringen De opdrachtgever moet zelf toetsen of er een (fictieve) dienstbetrekking is. De opdrachtgever moet zelf toetsen of er een (fictieve) dienstbetrekking is. De opdrachtgever hoeft geen loonheffingen in te houden en te betalen. Voorwaarden zijn wel dat: de werkzaamheden op de VAR overeenkomen met de Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 6
Soort VAR Gevolgen voor u Gevolgen voor de opdrachtgever Inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van uw vennootschap van deze verzekeringen. U kunt uw opdrachtgever de zekerheid geven dat hij geen loonheffingen hoeft in te houden. Als u de VAR-dga gebruikt, bent u niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen en kunt u geen beroep doen op de uitkeringen van deze verzekeringen. Let op! De VAR zegt niets over uw arbeidsrelatie met een vennootschap waarin u een aanmerkelijk belang hebt. werkzaamheden die u voor de opdrachtgever uitvoert u de werkzaamheden binnen de geldigheidsduur van de VAR uitvoert de opdrachtgever uw identiteit heeft vastgesteld de opdrachtgever kopieën van uw identiteitsbewijs en de VAR bij zijn administratie bewaart De opdrachtgever hoeft geen loonheffingen in te houden en te betalen. Voorwaarden zijn wel dat: de werkzaamheden op de VAR overeenkomen met de werkzaamheden die u voor de opdrachtgever uitvoert u de werkzaamheden binnen de geldigheidsduur van de VAR uitvoert de opdrachtgever uw identiteit heeft vastgesteld de opdrachtgever kopieën van uw identiteitsbewijs en de VAR bij zijn administratie bewaart De VAR vrijwaart uw opdrachtgever niet van de inleners- of ketenaansprakelijkheid als uw vennootschap de loonheffingen (en btw) over de uitgevoerde werkzaamheden niet betaalt. 7. Aanvraag van een VAR Op de website van de Belastingdienst kunt u online een VAR aanvragen voor een bepaald soort werkzaamheden - dus dat hoeft niet voor iedere opdracht en opdrachtgever. Daarvoor maakt u gebruik van het formulier 'Aanvraag Verklaring arbeidsrelatie' dat u online kunt invullen en Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 7
versturen. Voor ondernemers is het formulier ook beschikbaar op hun eigen beveiligde gedeelte op de site van de Belastingdienst. Wilt u de VAR op papier aanvragen, dan kunt u het aanvraagformulier downloaden. Webmodule per 1 januari 2015? In een brief van 17 september 2012 heeft de Staatssecretaris van Financiën (mede namens de minister van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie en de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid) de Tweede Kamer laten weten dat wat hem betreft de VAR wordt vervangen door een webmodule. Deze moet opdrachtnemers en opdrachtgevers transparantie en zekerheid bieden over de uitleg van de Belastingdienst van de jurisprudentie over de kwalificatie van de arbeidsrelatie. In een brief van 22 mei 2013 geeft de staatssecretaris aan dat de streefdatum van 1 januari 2014 niet zal worden gehaald en dat de invoering daarom op 1 januari 2015 gepland staat. Hij geeft in zijn brief ook een korte samenvatting van het advies van de speciaal hiervoor gevormde werkgroep. Dat advies valt uiteen in twee componenten. De eerste component ziet op de vragenlijst die volgens de werkgroep moet worden uitgebreid, waarbij enkele vragen en antwoorden anders geformuleerd moeten worden en de volgorde moet worden veranderd. Daarnaast is het de bedoeling dat u alleen nog maar die vragen hoeft te beantwoorden die relevant zijn voor uw situatie. De tweede component ziet op de - gedeeltelijke - medeverantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Voor de antwoorden op een aantal vragen zou de opdrachtgever medeverantwoordelijk moeten zijn. Het betreft daarbij vragen waarbij de opdrachtgever uw antwoorden kan toetsen aan feiten en omstandigheden. De precieze invulling en reikwijdte van de medeverantwoordelijkheid zal nog moeten worden bepaald. 7.1. Geldigheidsduur en aanvragen De VAR is één jaar geldig, van 1 januari tot en met 31 december van een kalenderjaar. Als bijvoorbeeld een verklaring wordt aangevraagd voor werkzaamheden die per 1 mei beginnen, dan is de VAR geldig vanaf 1 mei tot en met 31 december van een jaar. Op of na 1 september van het lopende jaar kan de opdrachtnemer alvast een verklaring aanvragen voor het volgende kalenderjaar. De verklaring blijft na afloop van de geldigheidstermijn nog maximaal één jaar gelden voor opdrachten, die zijn overeengekomen vóór 1 november en die doorlopen na 1 januari van het nieuwe jaar. Dit geldt niet voor overeenkomsten die zijn aangegaan nadat de Belastingdienst al een nieuwe verklaring heeft afgegeven voor het volgende jaar. Voor die overeenkomsten is dan vanaf 1 januari de nieuwe verklaring van kracht. U kunt geen VAR aanvragen over een voorgaand kalenderjaar. 7.2. Automatisch een VAR? In bepaalde gevallen hoefde u voor het volgende kalenderjaar niet zelf een VAR aan te vragen. U kreeg deze automatisch van de belastingdienst mits: u de voorgaande drie jaar een VAR had aangevraagd en Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 8
u telkens een VAR voor hetzelfde soort werk had aangevraagd en u het werk onder dezelfde voorwaarden had uitgevoerd en u telkens dezelfde soort VAR van de Belastingdienst had gekregen en de Belastingdienst deze VAR s in de tussentijd niet had herzien. Mocht u de VAR niet uiterlijk half september automatisch krijgen, dan voldeed u niet aan de voorwaarden. U moest hem dan zelf aanvragen. Had u wel automatisch een VAR ontvangen, maar waren uw werkzaamheden en/of de voorwaarden waaronder u werkt veranderd? Dan moest u een nieuwe VAR aanvragen. Vooruitlopend op de invoering van de webmodule, die men verwachtte eind 2013 gereed te hebben is de automatische verstrekking beëindigd vanaf 2013. De maatregel had geen gevolgen voor de in het najaar van 2012 automatisch afgegeven VAR's voor 2013. Door de vertraging van de webmodule met een jaar zou ook de automatische verstrekking van de VAR toch nog voor een jaar kunnen worden voortgezet maar de wettelijke basis daarvan is inmiddels op 1 januari 2013 uit de wet verdwenen. De Belastingdienst heeft inmiddels op vragen van het Register Belastingadviseurs laten weten dat zij de automatische verstrekking ook nog voor 2014 zal continueren conform de gebruikelijke procedure. 7.3. Beoordeling en beslissing De Belastingdienst beoordeelt uw aanvraag aan de hand van de gegevens u die heeft ingevuld en vraagt waar nodig om aanvullende informatie. Meestal krijgt u de VAR binnen vijf werkdagen, in elk geval uiterlijk binnen acht weken. Bij de beoordeling wordt gebruik gemaakt van de Beleidsregels beoordeling dienstbetrekking die door de Belastingdienst en het UWV gezamenlijk zijn opgesteld. 7.4. Ook aanmelden bij bij KvK? Krijgt u een VAR-wuo, dan bent u nog niet automatisch aangemeld als ondernemer bij de Belastingdienst. U moet zich ook als ondernemer aanmelden bij de Kamer van Koophandel (KvK). De KvK geeft vervolgens de gegevens door aan de Belastingdienst. U hoeft zich dan niet apart bij de Belastingdienst aan te melden. 7.5. Controle echtheid VAR door opdrachtgever Mocht een opdrachtgever twijfelen aan de echtheid van uw VAR, dan kan hij de echtheid telefonisch controleren bij het Landelijk Coördinatiepunt VAR: (088) 151 10 00. LET OP De telefonische check levert slechts zekerheid of de combinatie BSN VAR klopt. De opdrachtgever moet er rekening mee houden dat een telefonische check bewijstechnisch niet sterk is, op het moment dat achteraf problemen ontstaan. Daarnaast blijft het van belang om alert te zijn of de in de VAR vermelde werkzaamheden overeenkomen met de werkzaamheden die de opdrachtnemer voor de opdrachtgever verricht en dat de VAR-beschikking nog geldig is. Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 9
Heeft u vragen of de informatie die u zojuist gelezen heeft of wilt u weten wat Flynth op dit gebied voor u kan betekenen? Neem dan contact op met uw vaste adviseur. Bent u geen klant, neemt u dan contact op met uw Flynth-vestiging of stel uw vraag via het contactformulier. Noten Noot 1 Om aan het urencriterium te voldoen moet u in het jaar minimaal 1.225 uur besteden aan uw onderneming (voor zwangere onderneemsters geldt een tegemoetkoming). Daarnaast moet u, behalve wanneer u als startende ondernemer wordt aangemerkt, meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan eventuele dienstbetrekkingen en/of overige werkzaamheden. Voor starters geldt deze voorwaarde niet. Is er sprake van een samenwerkingsverband met een verbonden persoon, dan mogen niet alle uren worden meegenomen. Het urencriterium geldt bij meerdere faciliteiten als voorwaarde. Zorg ervoor dat u een goede urenadministratie bijhoudt Het komt maar al te vaak voor dat de Belastingdienst- zeker bij startende ondernemers en samenwerkingsverbanden tussen verbonden personen zich op het standpunt stelt dat de ondernemer niet voldoet aan het urencriterium. Uw Flynth-adviseur geeft u graag advies. Disclaimer: Hoewel Flynth de uiterste zorg heeft besteed aan de inhoud van deze folder, aanvaardt zij geen enkele aansprakelijkheid voor onvolledigheid of onjuistheid noch voor de gevolgen daarvan. Versie 03, 24 juni 2013 Pagina 10