Aanwezig: Verontschuldigd: VERGADERING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN DINSDAG 19 APRIL 2016 Patrick Meulebroek, voorzitter; Luc Beurms, Ann Joos, Jurgen Jacobs, Veronique Van Den Steen, Gino Bertin, Paul Van Marcke, Dina Verhavert, Hilde Dierickx, Toon De Boeck, raadsleden; Katrien Aerts, secretaris Ann Pauwels, raadslid De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. OPENBARE ZITTING Algemene zaken Punt 1 Lezing en goedkeuring van de notulen van de openbare zitting van 15 maart 2016. De notulen van de openbare zitting van de vergadering van 15 maart 2016 worden voorgelezen en van stemmen goedgekeurd. Punt 2 Informatieveiligheidsbeleid - goedkeuring samenwerking stad Dendermonde en Provincie Oost-Vlaanderen. De raad vraagt sinds wanneer de overeenkomst loopt met de stad? Bij navraag blijkt dat dit in 2015 werd opgestart. We zitten dus in het tweede jaar van de overeenkomst. Vanuit het OCMW is het doel om een informatieveiligheidsplan op punt te stellen en tot verdere afstemming met de stad te komen. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; maatschappelijk welzijn; Gelet op artikel 16 en 17 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Deze artikels leggen een aantal verplichtingen op inzake beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevensverwerking. Richtlijnen die helpen bij de beveiliging van de persoonsgegevens werden uitgewerkt door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) en de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL). Heel specifiek is er de verplichting tot het aanstellen van een veiligheidsconsulent. Een veiligheidsconsulent wordt in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (e-govdecreet), vastgelegd voor elke instantie die: - persoonsgegevens verwerkt, - authentieke gegevensbron beheert, - tussenkomt bij mededeling van persoonsgegevens, - ondersteunt bij gebruikers- en toegangsbeheer,.; Overwegende dat bij de interne verschuiving bij de aanstelling van onze coördinator wzc de functie van informatieveiligheidsconsulent niet langer is ingevuld;
Overwegende dat hoe meer er wordt gewerkt met persoonsgegevens in databanken, hoe prangender de noodzaak tot het aanstellen van een veiligheidsconsulent. De hogere overheid zal in de toekomst bijvoorbeeld ook toegang tot haar databanken koppelen aan handelen conform het advies van de veiligheidsconsulent. De veiligheidsconsulent stelt een ontwerp van veiligheidsplan op voor een termijn van drie jaar, met vermelding van de middelen op jaarbasis die vereist zijn om het plan uit te voeren. Daarnaast geeft hij of zij schriftelijke adviezen over de wijze waarop met persoonsgegevens omgegaan wordt. Tenslotte heeft de consulent ook een controlerende functie; Overwegende dat een veiligheidsconsulent pas kan aangesteld worden na gunstig advies van de Vlaamse Toezichtscommissie voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens. De criteria zijn vrij strikt: 1. voldoende gevormd zijn om de functie van veiligheidsconsulent uit te oefenen (iemand met hoog niveau en goede informatica-achtergrond); 2. over de vereiste tijd beschikken om zijn veiligheidsopdrachten uit te voeren; 3. geen activiteiten uitoefenen die onverenigbaar zijn met de functie van veiligheidsconsulent (niet compatibel met: hoofd van de informaticadienst, coördinator informatisering, hoofd van de personeelsdienst, in het algemeen de verantwoordelijke van de betrokken dienst); Overwegende dat we momenteel binnen onze organisatie niemand hebben die aan deze vereisten voldoet; Overwegende de samenwerking tussen stad en OCMW en de mogelijkheid die wij als OCMW hebben om aan te sluiten bij de overeenkomst die de stad heeft lopen met de provincie. Het uitgebreide contract zal 1 dag per week (voor beide entiteiten samen) vastleggen, in totaal 36 dagen per jaar. De informatieveiligheidsconsulent (of IVC, Frederik Dhondt van Piva egov) zal zijn taakverdeling aanpassen om zowel stad als OCMW Dendermonde te kunnen bijstaan. De kostprijs voor het OCMW bedraagt 18 dagen per jaar zijnde 7 737,62 EUR/jaar. Er is ook de mogelijkheid om beroep te doen op extra dagdelen tegen 485 EUR/dagdeel en na afroep. Contract zie bijlage; Overwegende dat wij zodoende aansluiten bij de veiligheidscel, het team binnen beide organisaties die het aanspreekpunt vormen voor de veiligheidsconsulent. We vaardigen hierin de personen af die best geplaatst zijn en rekening houdend met de toekomstige fusie van stad en OCMW; De samenwerking met het stadsbestuur Dendermonde, inzake informatieveiligheid, bij wijze van de uitbreiding van het contract met de provincie, wordt goedgekeurd. De kostprijs van 18 dagen ondersteuning per jaar bedraagt 7 737,62 EUR op jaarbasis. Dit bedrag zal verrekend worden via de gemeentelijke bijdrage. Jaarlijks wordt een evaluatie voorzien en wordt het nodige contingent geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd. Punt 3 Toetreding nieuwe leden tot de vereniging Audio. Paul Van Marke vraagt of deze toetredingen dan impact hebben op de kostprijs van een audit? De voorzitter antwoordt dat dit niet het geval is. Secretaris vult aan dat we voor 2016 geen audit gevraagd hadden via Audio. Audit Vlaanderen heeft laten weten dat ze in de loop van mei - juni een audit doen op ons aankoop- en contractbeheer m.b.t. goederen en diensten. Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
maatschappelijk welzijn; Gelet op art. 224, tweede lid, van het OCMW-decreet dat de instemming van alle deelgenoten vereist voor de toetreding van nieuwe deelgenoten; Gelet op de vraag vanwege gemeente Houthalen-Helchteren om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad van 26 juni 2014; Gelet op de vraag vanwege stad Landen om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de gemeenteraad van 28 oktober 2014; Gelet op de vraag vanwege OCMW Houthalen-Helchteren om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 17 juli 2014; Gelet op de vraag vanwege OCMW Harelbeke om toe te treden tot de vereniging Audio, zoals blijkt uit de notulen van de OCMW-raad van 19 februari 2015; Gelet op de groeistrategie goedgekeurd door de algemene vergadering Audio van 12 juni 2014; Gelet op het verzoek van de vereniging Audio, om de toetreding van gemeente Houthalen-Helchteren, stad Landen, OCMW Houthalen-Helchteren en OCMW Harelbeke formeel goed te keuren; De toetreding goed te keuren van gemeente Houthalen-Helchteren tot de vereniging Audio. De toetreding goed te keuren van stad Landen tot de vereniging Audio. Artikel 3: De toetreding goed te keuren van OCMW Houthalen-Helchteren tot de vereniging Audio. Artikel 4: De toetreding goed te keuren van OCMW Harelbeke tot de vereniging Audio. Artikel 5: Deze beslissing te vermelden op de lijst bedoeld in art. 254 van het OCMW-decreet. Financiën Punt 4 Leveren van incontinentiemateriaal ten behoeve van de woonzorgcentra en de kinderdagverblijven - goedkeuring lastenboek. Gelet op de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, artikel 25; maatschappelijk welzijn, artikel 51, 52 en 161; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Gelet op het koninklijk besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op ons besluit van 23 december 2013 houdende het huishoudelijk reglement betreffende de samenstelling en de werking van de organen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Dendermonde; Gelet op ons besluit van 23 december 2013 houdende vaststelling huishoudelijk reglement Overwegende dat men voor het leveren van incontinentiemateriaal ten behoeve van de woonzorgcentra en de kinderdagverblijven een bestek heeft opgesteld; dat het voorwerp van deze opdracht om administratief-economische reden niet geschikt is om te werken met een aanbesteding; dat er geen gebruik kan gemaakt worden van artikel 26, van de wet van 15 juni 2006 en artikel 105, 1 van het KB van 15 juli 2011 (limiet van 85 000 euro excl. btw niet overschreden) waardoor de opdracht niet kan gegund worden bij wijze van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; dat met toepassing van artikel 25 van de Wet van 15 juni 2006 de opdracht wordt gegund bij wijze van een open offerteaanvraag; Overwegende dat de waarde van de leveringen ruimschoots de waarde van de diensten overschrijdt, dat onderhavige overheidsopdracht met toepassing van artikel 3, 3, van de wet van 15 juni 2006 een overheidsopdracht voor leveringen betreft; Overwegende dat er geen leveranciers mogen worden aangeschreven; dat de opdracht gepubliceerd dient te worden in het Bulletin der Aanbestedingen; Overwegende dat men bij het opstellen van het lastenboek rekening heeft gehouden met de behoeften van het OCMW en zijn instellingen, Het lastenboek leveren van incontinentiemateriaal ten behoeve van de woonzorgcentra en de kinderdagverblijven wordt goedgekeurd. Het lastenboek wordt bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen. Punt 5 Leveren van fotokopiepapier voor de stad, het OCMW, de politiezone Dendermonde en de hulpverleningszone Oost op afroep 2016 - kennisgeving gunning. Gelet op de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, art. 38; maatschappelijk welzijn, artikel 51, 52 en 161;
Gelet op ons besluit van 17 november 2015 houdende leveren van fotokopiepapier op afroep 2016: overdracht bevoegdheid aan de stad m.b.t. het aanduiden van een leverancier in kader van een overheidsopdracht ; Overwegende dat de opdracht leveren van fotokopiepapier voor de stad, het OCMW, de politiezone Dendermonde en de hulpverleningszone Oost op afroep 2016 werd gevoerd door de stad Dendermonde; Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen in zitting van 7 maart 2016 de gunning heeft goedgekeurd; dat perceel 2 (leveren van fotokopiepapier voor het OCMW op afroep 2016) werd gegund aan de economisch meest voordelige, regelmatige (rekening houdend met de gunningcriteria) bieder, zijnde de firma Papyrus, Internationalelaan 55/33, 1070 Anderlecht; dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nummer 2015/168/nr; Overwegende dat kan ingestemd worden met de motieven van het college van burgemeester en schepenen; NEEMT KENNIS: Van het besluit van het college van burgemeester en schepenen van de stad Dendermonde van 7 maart 2016 betreffende leveren van fotokopiepapier voor de stad, het OCMW, de politiezone Dendermonde en de hulpverleningszone Oost op afroep 2016 - goedkeuring gunning waarbij voor het OCMW werd gegund aan de firma Papyrus, Internationalelaan 55/33, 1070 Anderlecht volgens de prijzen opgenomen in hun offerte van 2 december 2015. Het OCMW zal zelf instaan voor de uitvoering van de door haar aangegane verbintenissen m.b.t. voormelde overheidsopdracht. Artikel 3: Onderhavig besluit zal, voor verder gevolg, aan het stadsbestuur van Dendermonde toegestuurd worden. Punt 6 Leveren van koffie aan de verschillende instellingen van het OCMW - gunning. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, art. 26, 1, 1, a); maatschappelijk welzijn, artikel 51, 52 en 161; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
Gelet op het koninklijk besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006; Gelet op het besluit van de raad van 15 december 2015 houdende goedkeuring van het lastenboek 2015/027 voor het leveren van koffie aan de verschillende instellingen van het OCMW; Overwegende dat het voorwerp van deze opdracht om administratief-economische reden niet geschikt is om te werken met een aanbesteding, een offerteaanvraag of een onderhandelingsprocedure met bekendmaking; dat het weinig waarschijnlijk is dat er inschrijvingen zouden bekomen worden op grond van een offerteaanvraag, een aanbesteding of een onderhandelingsprocedure met bekendmaking gelet op de hoegrootheid van het bedrag van onderhavige opdracht; dat de opdracht om die reden met toepassing van artikel 26, 1, 1, a), van de wet van 15 juni 2006 en artikel 105, 1 van het KB van 15 juli 2011 (limiet van 85 000 euro excl. btw niet overschreden) wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; dat de waarde van de leveringen ruimschoots de waarde van de diensten overschrijdt, dat onderhavige overheidsopdracht met toepassing van artikel 3 van de wet van 15 juni 2006 een overheidsopdracht voor leveringen betreft; Overwegende dat voor deze opdracht onderstaande firma s werden aangeschreven: 1. Beyers Koffie, Koning Leopoldlaan 3, 2870 Puurs Breendonk, 2. Mastercoffee, Kleinbroekstraat 11, 9220 Hamme, 3. Miko, Steenweg op Mol 177, 2300 Turnhout, 4. Nestlé Belgilux, Birminghamstraat 221, 1070 Brussel, 5. Oké Koffie, Edingseweg 36, 9500 Geraardsbergen, 6. Douwe Egberts Professional, Potaarde z/n, 1850 Grimbergen, 7. Maeskes Roem, Kortenbosdries 8-10, 9310 Moorsel, 8. Coffeeservice St.Michel, Asiadok 28A, 2030 Antwerpen, 9. Carlos Koffie, Steenkaaistraat 9, 9200 Dendermonde, 10.Idé Coffee Systems, Z.5 Mollem 410, 1730 Mollem (Asse); Overwegende dat volgende firma s tijdig een offerte hebben ingediend: 1. Beyers Koffie, Koning Leopoldlaan 3, 2870 Puurs Breendonk, 2. Miko, Steenweg op Mol 177, 2300 Turnhout, 3. Oké Koffie, Edingseweg 36, 9500 Geraardsbergen, 4. Douwe Egberts Professional, Potaarde z/n, 1850 Grimbergen, 5. Maeskes Roem, Kortenbosdries 8-10, 9310 Moorsel, 6. Coffeeservice St.Michel, Asiadok 28A, 2030 Antwerpen, 7. Idé Coffee Systems, Z.5 Mollem 410, 1730 Mollem (Asse); Overwegende dat na controle van de ontvangen offertes de offerte van de firma s Coffeeservice St.Michel wordt uitgesloten voor verder onderzoek; dat na controle blijkt dat de firma St.Michel inschrijft met een gewone koffie en fairtrade koffie bestaande uit 70 % arabica; dat in het lastenboek gevraagd wordt naar koffiesoorten bestaande uit minstens 80 % arabica; dat om deze reden de offerte van de firma wordt uitgesloten; Overwegende dat ook de offerte van de firma Douwe Egberts niet voldoet aan het gevraagde percentage arabica; dat zij inschrijven met een gewone koffie bestaande uit 40 % arabica, een cafeïnevrije koffie van 65 % arabica en een fairtrade koffie van 75 % arabica; dat zij hiermee niet voldoen aan de voorwaarden in het bestek; dat om deze reden hun offerte wordt uitgesloten voor verder onderzoek; Overwegende dat de verschillende soorten koffie van de firma s Idé Coffee Systems, Oké Coffee, Miko, Beyers Koffie en Maeskes Roem geproefd werden door rusthuisbewoners en personeelsleden; dat elke koffie beoordeeld werd op basis van de gunningscriteria vermeld in het lastenboek; elke firma minstens 18 op 30 punten moest behalen op de kwaliteitstest; dat de firma s Idé Coffee Systems, Oké Coffee en Beyers Koffie deze score niet behaalden; dat om deze reden deze offertes worden uitgesloten voor verder onderzoek;
Overwegende dat na controle van de ontvangen offertes blijkt dat de offerte van de firma Maeskes Roem voldoet aan het gevraagde en als economisch meest voordelige offerte uit de vergelijking komt; Overwegende dat de motieven in het verslag van de vergelijking van de offertes door ons onderschreven worden; dat deze derhalve als hier herschreven dienen te worden beschouwd; Overwegende dat de financieel beheerder zijn visum verleent; Het leveren van koffie voor de verschillende instellingen van het OCMW wordt toegewezen aan de firma Maeskes Roem, Kortenbosdries 8-10, 9300 Aalst mits de prijs van 4,20 euro per kilo gewone koffie, 5,70 euro per kilo cafeïnevrije koffie en 6,70 euro per kilo fairtrade koffie (exclusief btw) en voorwaarden opgenomen in hun offerte d.d. 19 januari 2016. De opdracht wordt gegund voor de periode van 1 september 2016 tot en met 31 augustus 2019. Kennisgevingen - Nieuwsflash februari 2016 en maart 2016. De punten van de agenda afgewerkt zijnde, wordt de vergadering gesloten om 21.21 uur. Waarvan akte, dato als ten hoofde. Katrien Aerts secretaris Patrick Meulebroek voorzitter