Lastenboek FACILITAIR BEHEER AANKOOPDIENST Met betrekking tot de Europese algemene offerteaanvraag met Referentie: EAO/UZG/CA/2012- PB/lb/D34120044 Opdracht voor het leveren, plaatsen, in dienst stellen en implementeren van een ECG Data Management Software en ECG-toestellen DEEL 1: ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Artikel 1. Voorwerp van de opdracht Ten behoeve van het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) wordt een algemene offerteaanvraag uitgeschreven voor aanneming van leveringen zoals vermeld in artikel 1 van deel II. Bijzondere bepalingen van dit lastenboek. Het bestuur behoudt zich het recht voor niet te gunnen of bepaalde opties niet te lichten. De inschrijver wordt erop gewezen dat hij door toepassing hiervan geen schadeloosstelling, dit onder gelijk welke vorm, kan eisen. Artikel 2. Wetgeving en reglementering Op deze aanneming voor leveringen zijn de hieronder vermelde bepalingen van toepassing: 1. Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten (B.S. dd. 22/01/94). 2. Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (B.S. van 26.01.96). 3. Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (B.S.van 18.10.96). 4. Alle wijzigingen en addenda betreffende (1) tot en met (3). Universitair Ziekenhuis Gent De Pintelaan 185, B-9000 Gent www.uzgent.be BE0232.987.862 Pagina 1 van 26 Form019 2012\D34120044 ECG Digitalisatie\D34120044
Artikel 3. Inschrijving De inschrijving dient opgemaakt (in het Nederlands) op bijgevoegd inschrijvingsformulier, moet gedagtekend zijn en de handtekening dragen van de inschrijver of in voorkomend geval van diegene die hiertoe gemachtigd is. Indien de inschrijver zijn inschrijving op andere documenten maakt dan het voorziene formulier, moet de inschrijver op ieder van zijn documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende document is. De inschrijving en alle bijhorende documenten dienen te worden aangeboden met een origineel (met duidelijke vermelding: ORIGINEEL ) en 2 kopieën (met duidelijke vermelding: KOPIE ). De pagina s van de offertes dienen individueel eenvoudig toegankelijk te zijn, doch gebundeld door middel van een snelhechtmapje, ringmap, clipmap of gelijkwaardig medium. Het gebruik van paperclips, L-mapjes of documentatiehoezen wordt afgeraden. De bladzijden mogen ook niet afzonderlijk in een plastiek hoes worden gestoken. De volgende volgorde van de documenten in de offerte wordt vooropgesteld: - Het inschrijvingsformulier en de ingevulde inventaris - De gevraagde documenten in het kader van het selectieonderzoek (zie art. 12 van de algemene bepalingen) - Het detail van de offerte - Technische informatie van de geboden producten of oplossing - Informatie over de firma De prijzen worden in de offerte in euro opgegeven. De eenheidsprijzen en totaalprijzen moeten tot 2 cijfers na de komma gepreciseerd worden. De gemachtigden of volmachtgevers voegen bij hun inschrijving de authentieke of onderhandse akte, waaruit hun hoedanigheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarbij hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de inschrijving als op de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht, zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde gehandtekend worden. De technische specificaties van de aangeboden levering moeten duidelijk en gedetailleerd worden vermeld. De volledige documentatie dient te worden toegevoegd. Conform artikel 104 van het KB van 8 januari 1996, wordt de offerte geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van zitting waarop de inschrijvingen worden geopend de verwijzingen naar de referentie van het bestek en (of) eventueel van de betrokken percelen of partijen. Pagina 2 van 26
Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die omslag geschoven in een tweede omslag met opgave van het adres: UNIVERSITAIR ZIEKENHUIS GENT AANKOOPDIENST De Heer Joris De Muyter Kantoorunits - Bedrijvencomplex De Pintelaan 185 9000 GENT en met vermelding van algemene offerteaanvraag met ref. EAO/UZG/CA/2012-PB/lb/D34120044 De inschrijving kan ook persoonlijk worden afgegeven vóór de opening op bovenvermeld adres, eventueel tegen een ontvangstbewijs. Deze bepaling doet geen enkele afbreuk aan artikel 104 van het KB van 8 januari 1996 waarbij iedere inschrijving bij de voorzitter van de opening van de inschrijvingen moet toekomen alvorens hij de zitting opent. Artikel 4. Opening van de inschrijving De inschrijvingen zullen geopend worden in de vergaderzaal van de Aankoopdienst, op datum en uur vermeld in de bijzondere bepalingen, door de afgevaardigde bestuurder van het Universitair Ziekenhuis Gent of zijn plaatsvervanger. Overeenkomstig artikel 14 van de wet van 24 december 1993 en artikel 106, 5 van het KB van 8 januari 1996 geschiedt de opening van de offertes zonder afkondiging van de prijzen. Artikel 5. Geldigheidsduur van de inschrijving De inschrijvers blijven gebonden door hun inschrijving, gedurende een termijn van 180 kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting van de opening van de inschrijvingen. Artikel 6. Communicatie Alle communicatie in het kader van dit dossier dient steeds schriftelijk via de aankoopdienst van het UZ Gent te verlopen. Communicatie en afspraken die buiten de aankoopdienst met derden worden gemaakt, zullen als nietig worden beschouwd. Artikel 7. Prijsbepaling De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de dienst(en) en leveringe(en) wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn inzonderheid ingerekend: 1. de administratie- en secretariaatskosten, 2. de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten, Pagina 3 van 26
3. de kosten voor documentatie die betreffende de diensten/leveringen eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist, 4. de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, 5. de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten, 6. de kosten voor verpakking, 7. de keurings- en opleveringskosten. (conform art. 49 van de A.A.V. als bijlage van het KB van 26/9/1996). In de prijzen voor leveringen zijn inzonderheid nog ingerekend: 8. de kosten voor verpakking, behalve bij toepassing van artikel 56, 2, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; 9. de kosten van het lossen, van het uitpakken en van het stapelen op de plaats van de levering, op voorwaarde dat het bestek de juiste plaats van levering en de toegangswijzen vermeldt. Bij gebrek hiervan vallen deze kosten ten laste van de aanbestedende overheid; 10. het monteren en het bedrijfsklaarmaken; 11. de tol- en accijnsrechten; 12. Recupel, Reprobel, Fost-plus, Bebat, enz. 13. de training van het medisch en paramedisch personeel, 14. twee Nederlandstalige handleidingen; 15. twee service manuals. De inschrijver wordt erop gewezen dat de prijzen vast en niet vatbaar zijn voor wijzigingen wegens verhoging van lonen en wedden. De leverancier wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de leveringen wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde.. Pagina 4 van 26
Artikel 8. Prijsherzieningsclausule Voor contracten met een leverperiode van meer dan één jaar kan volgende prijsherzieningsclausule worden toegepast: Pi = P0 [ 0,2 + (0,8 x Si /So) ] waarbij S0: de gezondheidsindex (index van de maand die voorafgaat aan het indienen van de inschrijving) en te vermelden in de offerte. Si: gezondheidsindex van de maand die de aanpassing voorafgaat. Pi: herziene stukprijs (i = 1,2,3, ). P0: oorspronkelijk stukprijs, geldend op de datum van inschrijving. De herziening mag slechts éénmaal per jaar toegepast worden. De eerste herziening mag 1 jaar na de gunning worden toegepast, nadien om het jaar. Artikel 9. Toewijzing Overeenkomstig art. 18 van de wet van 24 december 1993 heeft het bestuur het recht, wanneer de opdracht verschillende percelen betreft, er slechts enkele toe te wijzen en de andere eventueel in andere opdrachten toe te wijzen. Voor de gunning van een perceel dient voor ieder onderdeel van dit perceel een aanbieding te worden gedaan. Het onvolledig aanbieden van een perceel leidt tot de substantiële onregelmatigheid van dit perceel. Het bestuur kiest vrij de voordeligste regelmatige ingediende offerte conform artikel 16 van de wet van 24.12.1993. Voor de toewijzing zullen de gunningcriteria in acht genomen worden, zoals beschreven in artikel 4 van deel II. Bijzondere bepalingen van dit lastenboek. Het bestuur houdt zich het recht voor een preselectie van de offertes uit te voeren vóór de beoordeling van testen. Artikel 10. Borgtocht Wilt u volgende verplichtingen nakomen indien uw prijsaanbieding de 22 000 EUR (excl. BTW) overtreft: overeenkomstig artikel 5 van de bijlage van het KB van 26.09.96 wordt een borgtocht geëist. Voor opdrachten van leveringen en diensten bedraagt de borgtocht 5% van het oorspronkelijke bedrag (excl. BTW) van de opdracht, afgerond naar het hogere tiental in euro. Dit bedrag moet binnen de dertig kalenderdagen volgend op de goedkeuring van zijn offerte, door de leverancier worden voldaan conform art. 5 3. Het bewijs van deze borgstelling dient eveneens binnen de 30 dagen na de gunning aan de opdrachtgever te worden bezorgd. Deze borgtocht zal vrijgegeven worden, op uitdrukkelijk verzoek van de leverancier, deels na voorlopige, deels na volledige oplevering. Pagina 5 van 26
Indien de borg door derden wordt gesteld (vb. bank, verzekeringsmaatschappij) dan dient deze onvoorwaardelijk te zijn. De steller van de borg kan geen voorwaarden opleggen of eisen stellen aan de borg, andere dan deze zoals voorzien in het KB van 26/9/1996 Afdeling III, art. 5 t.e.m. 9. Artikel 11. Leveringstermijn, Uitvoeringstermijn en voorwaarden De leveringstermijn/uitvoeringstermijn gaat in de dag na de verzending van de bestelbon voor de eerste of enige levering. De. leveringstermijn/uitvoeringstermijn wordt verder gestipuleerd onder Deel2 Artikel 3 van dit lastenboek. De levertermijn/uitvoeringstermijn dient door de inschrijver in werkdagen te worden opgegeven (cfr. Inschrijvingsformulier en inventaris) en mag slechts één exacte waarde bevatten (bv. 10 werkdagen). Indien verschillende levertermijnen gelden dan dient per onderdeel de respectievelijke levertermijn afzonderlijk te worden opgegeven. De installaties dienen in onderling overleg te gebeuren met ir Krista Van Vlaanderen 09 332 47 40 van de dienst Cardiologie op 10K12 van het Universitair Ziekenhuis, en dit alle alle werkdagen, tussen 8u00 en 16u45. De eventuele aanpassing/update vaan de verschillende toestellen en de levering, plaatsing en indienststelling van nieuwe toestellen, dient op de respectievelijke plaats te gebeuren waar het toestel zich bevindt (zie lijst in bijlage) of dient te komen (nieuwe toestellen) Leveringen dienen te gebeuren op europaletten van 80 x 120 cm met een max. hoogte van 1,50 m De leverancier dient er rekening mee te houden dat de loskade aan het centraal magazijn bestaat uit een helling. De leverancier moet er dus voor zorgen dat bestelwagens en vrachtwagens steeds beschikken over een laadklep die horizontaal kan worden gebracht (de garage van het centraal magazijn binnenrijden is ten strengste verboden). Voor grote vrachtwagens is een loszone voorzien bovenaan de helling. De leverancier staat zelf in voor het lossen van de goederen (bijv. d.m.v. een kooiaap). Artikel 12. Betaling Betalingen worden uitgevoerd binnen de 50 dagen door de Comptabiliteitsdienst van het Universitair Ziekenhuis Gent, alleen voor verstrekte en aanvaarde prestaties. De leverancier dient in zijn offerte de korting voor contant, voor een betaling binnen de 30 dagen na factuurdatum, op te geven. De factuur wordt opgemaakt in 1 exemplaar en gericht aan: Universitair Ziekenhuis Gent - accounting De Pintelaan 185 B-9000 Gent Het bestuur behoudt zich het recht voor eventueel voor de financiering een beroep te doen op een leasingfinanciering bij een instelling naar eigen keuze. Pagina 6 van 26
Artikel 13. Oplevering Indien de levering gepaard gaat met installatie en indienststelling van de geleverde goederen door de leverancier, gebeurt de voorlopige oplevering op vraag van de leverancier na beëindiging van de indienstelling. Een kopie van de, door de aanbestedende overheid ondertekende, voorlopige oplevering dient bij de factuur te worden gevoegd. Artikel 14. Kwalitatieve selectie van de inschrijvers De kwalitatieve selectie van de inschrijvers gebeurt aan de hand van de volgende selectie-criteria waarvan de recente bewijsstukken bij de offerte dienen te worden gevoegd: A. Voor het onderzoek in het kader van art 43 en 43 bis 1. Verklaring (max. 3 maanden oud te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) uitgereikt door de hoofdgriffier van de bevoegde Rechtbank van Koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver niet in staat van faillissement of vereffening verkeert of voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is. 2. Getuigschrift (max. 3 maanden oud te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) van fiscale betrouwbaarheid uitgereikt door de bevoegde ontvanger van de directe belastingen en de ontvanger van de BTW. 3. Gezien uw offerteprijs de 5 500 EUR (excl. BTW) overschrijdt: Zal, voor de inschrijver van Belgische nationaliteit, conform het KB van 20 juli 2005 en de beslissing van de Vlaamse Regering van 14 juli 2006, het attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen van de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid ten aanzien van de verschuldigde bijdragen over het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de openingsdatum van de inschrijvingen, door het bestuur zelf, via elektronische weg worden opgevraagd. De inschrijver van vreemde nationaliteit moet, opdat zijn inschrijving als regelmatig zou worden beschouwd een attest voorleggen dat door de bevoegde overheid is uitgereikt en waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van betalingen van de bijdragen voor sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. B. Voor het onderzoek naar de financiële en economische draagkracht van de leverancier. 1. Passende bankverklaringen (max. 3 maanden oud te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) waaruit de financiële draagkracht van de inschrijver blijkt. 2. Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in producten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren. C. Voor het onderzoek naar de technische bekwaamheid van de leverancier: Pagina 7 van 26
1. Een lijst van de voornaamste leveringen waarop de opdracht betrekking heeft die hij gedurende de afgelopen 3 jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de instanties waarvoor ze bestemd waren. Indien het leveringen aan de overheid betreft, worden de leveringen aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn verleend of geviseerd. Indien het gaat om leveringen aan privaatrechtelijke personen, worden de certificaten opgesteld door de koper; bij ontstentenis daarvan is een verklaring van de leverancier toegelaten. 2. Opgave van de al dan niet tot de onderneming behorende technici of technische diensten, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole. Artikel 15.Jaarlijkse opzeggingsmogelijkheid en verlengbaarheid De opdrachtgever kan het contract voor de nieuwe ECG-toestellen jaarlijks opzeggen, mits deze beslissing drie maanden voor de vervaldatum van het contract te betekenen aan de opdrachtnemer. De opdracht wordt afgesloten voor twee jaar en is door het UZ Gent tweemaal verlengbaar voor 1 jaar. Deze verlenging zal stilzwijgend zijn, tenzij het UZ Gent uiterlijk drie (3) maanden vóór het verstrijken van de lopende periode aan de leverancier schriftelijk kenbaar maakt de opdracht niet te willen verlengen. Artikel 16. Vervaldatum Voor de producten voorzien van een vervaldatum mag, bij levering, maximum 1/5 de van de totale houdbaarheidsperiode verstreken zijn. Artikel 17. Oplevering en aanvaarding De oplevering van de software en het ganse project voor de upgrade/aanpassing van bestaande toestellen dient te geschieden tegenover de dienst Cardiologie van het Universitair Ziekenhuis Gent, welke zal instaan voor de aanvaarding. Voor de bestaande en nieuwe individuele toestellen dient de oplevering te gebeuren tegenover de respectievelijke dienst waar het toestel staat of geplaatst wordt. De inschrijver wordt erop gewezen dat de aftekening van de leveringsnota of de werkfiche geen goedkeuring inhoudt van de levering. Pagina 8 van 26
Artikel 18. Gebrekkige uitvoering en maatregelen van ambtswege Indien de leverancier de overeenkomst niet uitvoert binnen de gestelde leveringstermijn of niet overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden, kan er aanleiding zijn tot het toepassen, volgens het geval, van de boete voor laattijdige levering en/of maatregelen van ambtswege. Artikel 19. Intellectuele rechten Alle eventuele octrooirechten, in de ruimste zin te interpreteren, vallen voor rekening van de leverancier. Artikel 20. Invoerrechten Vrijstelling van invoerrechten wordt verleend voor instrumenten en apparaten die uitsluitend bestemd zijn voor het onderwijs of voor zuiver wetenschappelijk onderzoek, op voorwaarde dat op het tijdstip van hun invoer geen instrumenten of apparaten van gelijkwaardige wetenschappelijke waarde vervaardigd worden in een lidstaat van de EU. Artikel 21. Betwistingen Het dossier wordt beheerst door het Belgisch recht. Voor alle geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van Gent bevoegd. Artikel 22. Overdracht van schuldvorderingen Een overdracht van schuldvordering dient aangetekend te worden betekend op volgend adres: Universitair Ziekenhuis Gent Aankoopdienst Kantoorunits/bedrijvencomplex De Pintelaan 185 9000 Gent Artikel 23. KB 04/03/91 i.v.m. de ziekenhuisapotheek Van de leverancier wordt een correcte houding verwacht inzake de toepassing van de distributie van geneesmiddelen en gelijkgestelde producten (vb. antiseptica, dieet, steriel medisch-chirurgisch materieel) (KB 04.03.91 BS 23/03/91) Het niet naleven van deze reglementering kan consequenties hebben bij de beoordeling van de leverancier. Artikel 24. Leveren van gevaarlijke stoffen en preparaten FORMULIER VEILIGHEIDSEISEN / Veiligheidsinformatiebladen. a. Veiligheidsinformatiebladen te verschaffen info De Belgische wetgeving i.v.m. gevaarlijke chemische agentia {KB Gevaarlijke stoffen van 24 mei 1982 (Richtlijn 67/548/EEG)}- {KB Gevaarlijke preparaten van 11 januari 1993 (Richtlijn 99/45/EEG)}- {KB van 11 maart 2002 betreffende de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de werknemers tegen de risico s van chemische agentia (Richtlijn 98/24/EG)}-{eventuele andere van toepassing zijnde Belgische voorschriften inzake het product en alle relevante wijzigingen aan bovenvermelde wetgeving} bepaalt dat de leverancier bij levering van een product waarvoor veiligheidsrisico s kunnen optreden verplicht de nodige product veiligheidsinformatiebladen ter beschikking dient te stellen van de klant. Deze veiligheidsinformatie stelt de klant in staat om op basis van de meest actuele gegevens deze producten veilig te laten verwerken of gebruiken. Pagina 9 van 26
Voor deze producten die aan de leverancier officieel toegewezen worden bij gunning en vallen onder deze informatieplicht, wordt geëist dat de veiligheidsinformatiebladen (nederlandstalig) naast een Hardkopie, tevens op electronische drager (CD-rom: als Pdf-formaat/Word-doc/Exell-file) ter beschikking komen van de centrale Aankoopdienst. Indien er zich wijzigingen voordoen in de verstrekte informatie over deze producten tijdens de leveringsperiode, zal de leverancier automatisch nieuwe veiligheidsinformatiebladen ter beschikking stellen van de centrale Aankoopdienst. {Hardkopie en tevens op electronische drager (CD-rom: als Pdf-formaat /Word-doc/Exell-file)} b. Formulier veiligheidseisen: inhoudelijke vereisten (zie document Formulier veiligheidseisen in bijlage). Het in bijlage toegevoegd FORMULIER VEILIGHEIDSEISEN (Verplicht volgens A.R.A.B. en Codex over het welzijn op het werk) ATTEST TOT VERANTWOORDING VAN DE NALEVING VAN BOVENVERMELDE EISEN dient aangevuld, gedateerd en ondertekend door de voor levering bevoegde afgevaardigde van de leverancier, en in dubbel opgestuurd naar de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, 5B2, tel 09/332 25 42. Artikel 25. Leveren en plaatsen van toestellen FORMULIER VEILIGHEIDSEISEN / Inhoudelijke vereisten. Inhoudelijk dient bij levering en plaatsing van toestellen voldaan te zijn aan volgende dwingende eisen: (zie document Formulier Veiligheidseisen in bijlage) 1. Algemene veiligheidseisen- en gezondheidseisen 2. Specifieke veiligheidseisen- en gezondheidseisen, m.b.t: a. Uitrusting die in het toepassingsgebied van één of meerdere Europese richtlijnen/ce-markering valt: Europese richtlijnen Af te leveren documenten, ten laatste bij levering Minimale aanduiding op de uitrusting b. Uitrusting die niet in het toepassingsgebied valt van Europese richtlijnen / CE-markering, of waarvan niet alle aspecten gedekt zijn door zulke geharmoniseerde Europese wetgeving 3. Andere voorschriften Uiterlijk bij levering geeft de leverancier een document af in het Nederlands waarin hij de naleving van de algemene en van deze specifieke eisen verantwoordt. Het in bijlage toegevoegd FORMULIER VEILIGHEIDSEISEN (Verplichtend volgens KB van 12/08/1993 art. 8, ARAB) ATTEST TOT VERANTWOORDING VAN DE NALEVING VAN BOVENVERMELDE EISEN dient aangevuld, gedateerd en ondertekend door de voor levering/installatie bevoegde afgevaardigde van de leverancier/uitvoerder, en in dubbel opgestuurd naar de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, 5B2, tel 09/332 25 42. Artikel 26. Aanvullende specificaties m;b.t. distributie, opslag en bewaring van producten Pagina 10 van 26
KB 04/03/91 i.v.m. de ziekenhuisapotheek : Van de leverancier wordt een correcte houding verwacht inzake de toepassing van de distributie van geneesmiddelen en gelijkgestelde producten (vb. antiseptica, dieet steriel medisch-chirurgisch materieel) (KB 04.03.91 BS 23/03/91). Het niet naleven van deze reglementering kan consequenties hebben bij de beoordeling van de leverancier. De Belgische wetgeving bepaalt dat de leverancier bij levering van een product waarvoor distributie-, opslag- en bewaarrisico s kunnen optreden verplicht de nodige product info m.b.t. distributie, opslag en bewaring ter beschikking dient te stellen van de klant. Deze specifieke informatie, i.v.m. temperatuur (min/max) en luchtvochtigheid bij opslag, stelt de klant in staat om op basis van de meest actuele gegevens deze producten veilig te distribueren, op te slaan en te bewaren. Voor deze producten die aan de leverancier officieel toegewezen worden bij gunning en vallen onder deze informatieplicht, wordt geëist dat de noodzakelijke informatie (nederlandstalig), steeds ter beschikking komt van de centrale Aankoopdienst d.m.v. een Hardkopie. Indien er zich wijzigingen voordoen in de verstrekte informatie over deze producten tijdens de leveringsperiode, zal de leverancier automatisch nieuwe informatie ter beschikking stellen van de centrale Aankoopdienst. Pagina 11 van 26
DEEL 2: BIJZONDERE BEPALINGEN Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomt Europese algemene offerteaanvraag EAO/UZG/CA/2012 PB/lb/D34120044 Opdracht voor het leveren, plaatsen, in dienst stellen en implementeren van een ECG Data Management Software en ECG-toestellen Het betreft telkens benaderende hoeveelheden. De omschrijving kunt U lezen in punt 3. Technische bepalingen van dit lastenboek. Artikel 2. Inschrijving De inschrijving moet, opgemaakt in drievoud, ons ten laatste toekomen op: 29 juni 2012 om 10 uur Dag en uur waarop de inschrijvingen zullen geopend worden in de vergaderzaal van de Aankoopdienst van het Universitair Ziekenhuis - Gent. Artikel 3. Leveringsperiode, voorwaarden en kwaliteit De leveringstermijn/uitvoeringstermijn voor elk van de drie onderdelen van de opdracht, na datum van de gunning, moet door de firma gepreciseerd en op het inschrijvingsformulier vermeld worden. De overige leveringen gebeuren op afroep, bij voorkeur binnen de 2 werkdagen doch uiterlijk binnen de 5 werkdagen na datum van de bestelbon. De firma verbindt zich tot het mededelen en respecteren van de exacte leveringstermijn en dient de noodzakelijke hoeveelheden te stockeren zodat de continuïteit van de leveringen en derhalve de zorgverlening gegarandeerd wordt. Artikel 4. Verpakking De op het ogenblik van de gunning overeengekomen verpakking mag, naar vorm en inhoud niet gewijzigd worden, tenzij na onderling overleg en akkoord. Een éénzijdige wijziging door de leverancier zal aanleiding geven tot een boete en/of verbreking van het contract. Artikel 5. Plan van aanpak De inschrijver dient in zijn offerte uitvoerig te omschrijven hoe hij omgaat met: Pagina 12 van 26
1. Hoe de opzet en implementatie van de nieuwe software zal gebeuren (opleiding!) 2. Hoe hij de aanpassing/upgrade/vervanging van de oude toestellen ziet en hoe het hele proces zal afgewerkt worden 3. Hoe de integratie van een nieuw toestel in het systeem juist verloopt Artikel 6. Demotoestel / Referentiebezoek Een demotoestel moet binnen de 14 dagen na opening ter beschikking kunnen gesteld worden van het UZ Gent en dit gedurende min. 14 dagen. Desgewenst kan er ook een showroom- of referentiebezoek gevraagd worden Artikel 7. Latexallergie Bij de offerte dient te worden vermeld of de materialen (product, verpakking, diversen) al dan niet LATEX bevatten Artikel 8. Training en opleiding van het medisch, paramedisch en verpleegkundig personeel De leverancier is verantwoordelijk voor de opleiding van de gebruikers op de verschillende locaties uiterlijk bij de oplevering van de toestellen en dit met oog op het verwerven van de basiskennis met betrekking tot de werking van de software en de nieuwe toestellen, hardware, preventief onderhoud en probleemoplossing. De offerte dient daartoe een timing en bondige uitwerking te bevatten voor de verplichte training van het personeel. Na gunning wordt met de desbetreffende gebruikers overlegd wanneer deze training het best plaatsvindt. Er dient voldoende opleiding voorzien te worden wat betreft de werking en onderhoud van de ECG management software. Bij de noodzaak aan een voortgezette opleiding ten gevolge van aanpassing van software en/of hardware dient dit voorzien te worden door de inschrijver. Artikel 9. Stalen Bij uw offerte moeten minstens 3 stalen gevoegd worden van elke soort disposable. Voor producten die rechtstreeks verband houden met de zorgverlening verbindt de inschrijver zich er toe, zo noodzakelijk, het equivalent van 14 dagen verbruik in stalen ter beschikking te stellen voor een representatieve in vivo test. Artikel 10. Documentatie Gelieve voldoende documentatie van het aangeboden product bij uw offerte te voegen Artikel 11. Gunningscriteria Voor de toewijzing zullen de volgende gunningcriteria in acht genomen worden volgens de opgegeven weging 1. Prijs: 30 ptn 2. Technische mogelijkheden: 30 ptn 3. Gebruikersevaluatie: 20 ptn 4. Plan van aanpak : 20 ptn Pagina 13 van 26
1. Prijs: 30 punten De prijs wordt bepaald door de som van de prijs van de software (deel 1), de prijs voor het aanpassen/updaten/vervangen van de oude toestellen (zie lijst bijlage 3) zodat deze op de nieuwe software kunnen worden aangesloten en de prijs voor het aantal nieuwe toestellen op 3 jaar (deel 3) (=TCO van de opdracht). De goedkoopste inschrijving, volgens voorgaande berekening, krijgt het maximum van de punten (30), duurdere inschrijvingen worden gequoteerd in verhouding met de goedkoopste (regel van 3). 2. Technische mogelijkheden: 30 punten De technische mogelijkheden dienen duidelijk beschreven te worden in de offerte. De offertes worden vooreerst voor deel 1 beoordeeld op basis van de vragenlijst technische bepalingen van de software (bijlage 2) en op in hoeverre de software tegemoet komt aan de vereisten uit het lastenboek. Voor deel 2 wordt beoordeeld in hoeverre de aanpassing/upgrade/vervanging van de bestaande toestellen beantwoord aan de verwachtingen. Tenslotte worden voor deel 3 de aangeboden nieuwe toestellen beoordeeld op in hoeverre ze beantwoorden aan de gestelde eisen. De behaalde quotatie wordt omgezet in verhouding tot het maximaal te behalen punten voor dit criterium t.t.z. het maximum dat te behalen is, komt overeen met 30 punten. De behaalde punten worden in verhouding omgezet (regel van 3). De quotatie op 5 gebeurt als volgt: 5 punten = perfect 4 punten= zeer goed 3 punten = goed 2 punten = minder goed 1 punt = slecht 3. Gebruikersevaluatie (20 punten) van de software en de toestellen. De software wordt o.a. beoordeeld op gebruiksgemak, (analyse)mogelijkheden, eenvoudige aansluiting etc De nieuwe toestellen worden beoordeeld op basis van de offerte en eventueel demotoestel en dit o.a. op gebruiksvriendelijkheid, leesbaarheid, compactheid, autonomie, eenvoudigheid integratie in het ecg management systeem, duidelijke service manual, nederlandstalige handleiding en de beschikbaarheid van bedieningskaarten, hygiëne en reinigingsgemak. De quotatie gebeurt naar analogie met de technische mogelijkheden. 4. Plan van aanpak (20 punten) : Hier wordt het opzet en de integratie van de verschillende aspecten van de opdracht beoordeeld net als de uitvoeringstermijn van de implementatie/upgrade, levertermijn van de nieuwe toestellen, de technische ondersteuning, service na verkoop (interventietijden, wisselstukken),. De quotatie gebeurt telkens op 5 (zie supra). De behaalde quotatie wordt omgezet in verhouding tot het maximaal te behalen punten voor dit criterium t.t.z. het maximum dat te behalen is, komt overeen met 20 punten. De behaalde punten worden in verhouding omgezet (regel van 3). Pagina 14 van 26
DEEL 3: TECHNISCHE BEPALINGEN Artikel 1. Voorwerp Europese algemene offerteaanvraag voor het leveren, plaatsen, in dienst stellen en implementeren van een ECG Data Management Software en ECG-toestellen, bestaande uit DEEL 1: het leveren, plaatsen, in dienst stellen en implementeren van een ECG Data Management Systeem DEEL 2: het aanpassen/upgraden/vervangen van (zoveel mogelijk) bestaande toestellen zodat ze geïmplementeerd kunnen worden in deze software DEEL 3: het leveren, plaatsen en in dienst stellen van nieuwe (compatibele) ECG-toestellen op afroep (Periode: 2 jaar + 1 jaar stilzwijgend verlengbaar) Artikel 2. Hoeveelheid. Omschrijving Aantal of geraamde jaarafname Eh. 1. Software 1 St 2. Aanpassing/upgrade/vervanging van bestaande toestellen (voor aansluiting op software) 65* St 2. ECG-toestel (compatibel) op afroep 3** St *Het betreft het aantal momenteel gekende ECG-toestellen binnen het UZ Gent **Het betreft benaderende hoeveelheden op basis van historische cijfers. Artikel 3. Beschrijving van de opdracht 1.Huidige situatie UZ Gent: Op verschillende diensten binnen het UZ worden momenteel ECG's afgenomen in de ruimste zin van het woord. Meestal gaat het om rust-ecg's maar vaak ook om inspanningsproeven, monitoring, telemetrie, holter, eventrecorders, defibrillatoren... Hoewel de ECG-toestellen de laatste jaren via een raamcontract aangekocht werden, is het assortiment aan toestellen heel gevarieerd. Elke dienst heeft één of meerdere toestellen van verschillende leveranciers, elk met een eigen configuratie. In bijlage kan u een overzicht vinden van het door ons gekende ECG-toestellenpark. Sommige daarvan worden slechts sporadisch gebruikt, andere zijn permanent in gebruik. Sommige zijn verouderd, andere werden recent aangekocht. Ook het protocolleren van de onderzoeken gebeurt op een uiteenlopende manier, afhankelijk van de betrokken dienst. 2. Beoogde situatie UZ Gent: Pagina 15 van 26
Het implementeren van een ziekenhuisbreed ECG-dossier met name voor het valideren, opslaan en opvragen van ECG's (zowel rust, stress, enz...), enerzijds geïntegreerd met de centrale patiëntenadministratie (demografische gegevens, facturatie) en anderzijds met het bestaande Elektronisch Patiënten Dossier. Het systeem moet producent-onafhankelijk zijn. 3. Project: Gezien de omvang van het project en de verscheidenheid aan ECG-toestellen binnen het UZ, worden er voor dit project drie fasen/delen onderscheiden; 1.Het opzetten en implementeren van een ECG management systeem (software) 2.De aanpassing/upgrade/vervanging van de bestaande ECG-toestellen voor de implementatie in deze software 3. Raamcontract: het leveren, plaatsen en in dienst stellen van ECG-toestellen op afroep die compatibel zijn met deze software Het spreekt voor zich dat de drie grote luiken op elkaar afgestemd dienen te zijn; de aanpassing/upgrade van de bestaande toestellen dient te gebeuren binnen de aangeboden software en de voorgestelde ECG-toestellen dienen vanzelfsprekend ook compatibel te zijn met die software. De offerte dient dan ook zo opgesteld te worden dat de implementatie stapsgewijs kan gebeuren. DEEL 1: Software: het ECG management systeem. a. beoogde ECG datamanagement systeem is in staat een uitgebreid aanbod aan ECG's te integreren: rust-ecg, inspanningstest, holter, telemetrie, monitoring en defibrillatoren. b. Functionaliteit: i. Administratie: het systeem moet gebruik maken van de correcte administratieve gegevens, zoals voorzien door EPD. er wordt gebruik gemaakt van een HL7 koppeling met het EPD. Bij voorkeur opbouw van werklijst obv HL7 orderberichten, HL7 ADT query,... voor oudere toestellen waarbij geen HL7 koppeling kan voorzien worden, wordt een sluitend alternatief voorgesteld ook voor mobiele toestellen wordt een voorstel geformuleerd ii. Valideren, protocolleren, editeren en consulteren: onderzoeken kunnen online geëditeerd, geprotocolleerd en gevalideerd worden gevalideerde onderzoeken kunnen online geconsulteerd worden het consulteren van onderzoeken en resultaten moet ook kunnen met behulp van een webinterface de toegang tot die webinterface moet het mogelijk maken rechtstreeks naar de onderzoeken en resultaten van een welbepaalde patiënt en eventueel bepaald onderzoek te kijken (maw verschillende parameters moeten in de URL kunnen meegegeven worden). verschillende onderzoeken van dezelfde patiënt kunnen op eenvoudige wijze met elkaar vergeleken worden in de offerte wordt een duidelijk overzicht gegeven van de prijs voor softwarelicenties in functie van het aantal gelijktijdige gebruikers. iii. Exporteren: het resultaat moet kunnen geëxporteerd worden export van pdf-files export van metingen en protocol mbv HL7 export van gesampelde grafieken is een pluspunt de mogelijkheid om export van gegevens in bepaalde gevallen te kunnen anonimiseren integratie van resultaten in EPD en cardiodossier Pagina 16 van 26
iv. Importeren: de mogelijkheid om eerder opgenomen onderzoeken (nl. met de huidige ECG toestellen) alsnog in het systeem te laden wordt in optie aangeboden. Hierbij wordt rekening gehouden met het al dan niet correct zijn van de administratieve gegevens. v. Factureren: de uitgevoerde onderzoeken moeten automatisch kunnen gefactureerd worden mbv de orderkoppeling met EPD. o ECG DMS vraagt mbv patiëntnummer en episodenummer een sessie- en ordernummer aan het EPD o Het EPD stuurt de gevraagde nummers terug o Het ECG DMS stuurt het resultaat van het order naar het EPD o Het EPD stuurt tarificatie door naar facturatiesysteem vi. Configureren: configureren van het systeem moet door het departement ICT van het UZ kunnen vii. Datamining: het systeem moet voldoende open zijn om zelf (ook ingewikkelde) queries te kunnen opstellen en uitvoeren, dit ik het kader van QC of voor studiedoeleinden. DEEL 2: Hardware: de aanpassing/upgrade/vervanging van de bestaande ECG-toestellen (zie lijst bijlage 3) a.voor zover economisch en medisch verantwoord blijven de bestaande toestellen (ook toestellen van andere leveranciers) zo veel mogelijk behouden. b.in die optiek wordt het aan de inschrijver zelf overgelaten om te bepalen hoe zij aan de vooropgestelde prestaties of functionaliteiten het best zullen voldoen; via een upgrade of via een vervanging van de toestellen. Het vervangen van bepaalde toestellen zal pas in de komende jaren gebeuren, afhankelijk van de leeftijd en conditie van het betrokken toestel. In de offerte wordt een duidelijk overzicht gegeven van de prijs voor een upgrade/vervanging van de toestellen in functie van het aantal/types betrokken toestellen. c.toestellen die moeten vervangen worden, moeten uiteraard zowel hardware- als softwarematig in het ECG data management systeem geintegreerd kunnen worden en voldoen aan volgende specificaties: i.de ECG's die door deze toestellen worden geleverd voldoen bij voorkeur aan de DICOM standaard of indien onmogelijk, wordt een oplossing voor conversie naar andere open formaten voorgesteld. ii.de specificaties van de ECG toestellen omvatten het volgende: 1.Rust ECG toestel, met 3-kanalig scherm, met zowel manuele als automatische modus 2.Rapportering van 12-afleidiingen ECG op A4 formaat 3.Aanwezigheid of mogelijkheid tot koppeling van een barcodelezer 4.Mogelijkheid tot koppeling met een centraal data management systeem dmv van een UTP netwerkaansluiting en/of WIFI. De prijzen voor beide mogelijkheden worden in optie aangeboden 5.Electrode applicatie systeem met zuignappen en zwaaiarm 6.Systeemkar voor montage van ECG-toestel en zwaaiarm. 7.Nederlandstalige handleiding. Voor de prijsvergelijking wordt steeds de economisch en medisch meest voordelige oplossing voor het UZ Gent weerhouden. De inschrijver dient voor elk (type) toestel de gekozen oplossing te specificeren en splitst de prijs voor de 65 toestellen op de inventaris als volgt op naargelang de voorgestelde oplossing: Pagina 17 van 26
- Eventuele hardware: aan sommige bestaande ECG-toestellen zullen enkele aanpassingen moeten gebeuren om ze te kunnen gebruiken met de nieuwe software zoals bijv. een netwerkadapter - Eventuele drivers (software update) om toestellen compatibel te maken - Eventuele vervangkost, indien de kostprijs voor aanpassing of upgrade te hoog ligt om de nodige aanpassingen te doen DEEL 3: Raamcontract: voor het leveren, plaatsen en in dienst stellen van ECG-toestellen. Geraamde hoeveelheid: een 3-tal toestellen per jaar De toestellen dienen zo eenvoudig mogelijk geïntegreerd te kunnen worden in het ECG management systeem en te voldoen aan de technische specificaties zoals hierboven (onder 2. Hardware c) beschreven Periode: 2 jaar + 1 jaar verlengbaar, te rekenen vanaf de gunning van dit dossier Artikel 4. Additionele bepalingen ICT 1. Algemeen Het voorgestelde systeem dient voldoende garanties te bieden qua flexibiliteit en openheid zodat het kan groeien, afhankelijk van toekomstige specifieke noden eigen aan een universitaire instelling zoals het UZ Gent. Gegevensbeveiliging en integriteit zijn ook belangrijke aspecten. Het softwarepakket moet, al dan niet via maatwerk, kunnen aangepast worden aan bepaalde essentiële behoeften en werkwijzen van het UZ Gent (zie ook supra). Volgende globale verwachtingen worden gesteld t.a.v. het product: zeer gebruiksvriendelijk; multi-gebruiker (alle gebruikers gelijktijdig); aparte test- & productieomgeving (nodige licenties voorzien!); uniforme structuur voor alle modules; modulair uitbreidbaar; toekennen van autorisaties per gebruiker of groep; bij voorkeur online helpfunctie beschikbaar; alle eindgebruikerschermen en rapporten in het Nederlands; voldoende flexibiliteit: parameters per gebruiker of groep configureerbaar; logging van alle transacties in een historiekbestand (wat gewijzigd?, door wie?, wanneer?); uitgebreide rapporteringsmiddelen, enerzijds met standaard rapporten en anderzijds met zelf op te stellen rapporten (kwalitatieve en kwantitatieve rapporten, grafieken, statistische rapporten). Het UZ Gent beschikt over een LDAP-server waarin allerlei informatie wordt opgeslagen die gemeenschappelijk is voor de verschillende toepassingen die in het UZ Gent gebruikt worden, en die gevoed wordt vanuit een aantal authentieke bronnen. De te leveren software moet gebruik maken van deze LDAP-server als gestandaardiseerde centrale databank (gebruikers, artsen, ). Het betreft een Open-LDAP server. 2. Versiebeheer De inschrijver dient een oplossing te voorzien voor het centraal en automatisch versiebeheer van de toepassingssoftware op de werkstations (indien van toepassing). Deze oplossing dient in detail beschreven te worden. In geval van een client/server - architectuur dient een mechanisme voorzien te zijn waarbij software-updates van de cliënt automatisch getriggerd en uitgevoerd kunnen worden (liefst bij het opstarten van de toepassing; pull -technologie), zonder manuele interventie van de gebruiker of ICTpersoneel, zelfs indien hiervoor beheerdersrechten vereist zijn. Hierbij moet er rekening mee gehouden worden dat de aangemelde gebruikers standaard geen rechten hebben op hun pc om software te kunnen installeren. Het distribueren van software-updates vanuit een server ( push -technologie), als alternatief, dient bij voorkeur te kunnen gebeuren met behulp van het softwarepakket SCCM van Microsoft. 3. Koppelingen met het ZIS Bidirectionele communicatie is nodig tussen het centraal elektronisch patiëntendossier (EPD) en het ziekenhuisbreed ECG dossier. Via de centrale communicatieserver van het ziekenhuis onderscheiden we volgende datastromen: Pagina 18 van 26
- HL7 ADT koppeling - HL7 ADT query waarmee optioneel extra episodegegevens kunnen worden opgehaald - HL7 orderkoppeling voor het aanvragen van orders (onderzoeken) volgens bestaand mechanisme (opvragen order- en sessienummer aan het EPD). Om daarna alle gegevens noodzakelijk voor tarificatie naar het EPD terug te sturen, dit als deel van het resultaat op het eerder ontvangen order- en sessienummer. Bijkomend is een PDF export van verslagen vereist om deze in het EPD aan te bieden. De inhoud van dit document is door een applicatiebeheerder van het UZ Gent aan te passen en custom-made parameters/dossierelementen kunnen hierin worden opgenomen. De prijs van deze koppelingen dient NIET in de basisprijs te worden opgegeven, doch dient afzonderlijk te worden vermeld (zie inventarislijst). Deze prijzen zullen wel in de prijsvergelijking worden opgenomen. 4. Koppelingen met toestellen De offerte omvat alle elementen noodzakelijk voor het koppelen van de gebruikte toestellen. De lijst met gebruikte toestellen is in bijlage terug te vinden. De prijs van deze eventuele hardware en drivers dient NIET in de basisprijs te worden opgegeven, doch dient afzonderlijk te worden vermeld (zie inventarislijst). Deze prijs zal wel mee opgenomen worden in de prijsvergelijking. 5. Identificatie & beveiliging Het ECG dossier moet bij het aanmelden van de gebruikers in het pakket, een authentificatie ten opzichte van de LDAP-server van het UZ Gent uitvoeren (en dus niet op basis van eigen gebruikers- en wachtwoordinformatie) (let op: dit is een bestekeis!). De inschrijver geeft op indien het mogelijk is dat een gebruiker na een bepaalde periode van inactiviteit automatisch afgemeld wordt. Idealiter is deze periode instelbaar en kan de eindgebruiker door heringave van zijn wachtwoord terug aanmelden op het systeem, met behoud van het laatst geopende dossier. Indien een andere eindgebruiker op het toestel wenst te werken, kan hij de huidig ingelogde gebruiker afmelden en onder zijn code in het laatste geopende dossier verderwerken. 6. Raadplegen/wijzigen De gebruikers kunnen onder eigen login gegevens opslaan zonder opnieuw te moeten inloggen. Het is mogelijk door de gehele applicatie gegevens op te slaan zonder tussentijds een wachtwoord in te voeren. Meerdere gebruikers moeten simultaan, op verschillende werkstations, van dezelfde patiënt gegevens kunnen raadplegen (read only) zonder elkaar te hinderen. Er mag geen mogelijkheid zijn om simultaan de gegevens van de patiënt te wijzigen of in te voeren. De gebruiker(s) in read only moet(en) kunnen nagaan welke gebruiker schrijfrechten heeft op dat ogenblik. Invoer van gegevens geeft een auto-refresh bij alle gebruikers die de gegevens van deze patiënt inkijken zodat alle gebruikers over de meest recente gegevens beschikken. 7. Noodsituaties Systeempannes: De leverancier specifieert in welke mate het systeem bruikbaar is in geval van systeempannes. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen pannes waarbij het netwerk niet beschikbaar is, en die waarbij de server down gaat. 8. Vereisten hardware en systeemsoftware Het UZ Gent streeft naar zoveel mogelijk standaardisatie en uniformiteit. Daarom dient het systeem volledig geïmplementeerd te worden op bestaande of nieuw aan te schaffen infrastructuur en moet geïntegreerd zijn in het ziekenhuis brede communicatienetwerk van het UZ Gent. Pagina 19 van 26
De voorgestelde configuratie, al of niet met virtualisatie van servers, dient gericht te zijn op grote stabiliteit en beschikbaarheid. Anderzijds dient een hoog prestatievermogen van bij de start aanwezig te zijn met voldoende reservecapaciteit en doorgroeimogelijkheden voor de toekomst. Om de hoge beschikbaarheid te kunnen garanderen dient de nodige redundantie voorzien te worden in de voorgestelde systeemconfiguratie. Het databanksysteem moet open systeem zijn, hetgeen wil zeggen dat de structuren en tabellen moeten gedocumenteerd zijn en door het UZ Gent exploiteerbaar (= leesbaar). De dataopslag moet gebeuren op onze bestaande SAN/NAS-infrastructuur. Hierna worden de voornaamste specificaties van de ICT-infrastructuur van het UZ Gent opgesomd, met de in acht te nemen randvoorwaarden voor de aanbieding. De fysieke servers zijn Dell blade servers met minstens twee 6-core processoren. De specifieke inrichting van de datacenters vereisen namelijk een hoge serverdensiteit. Virtuele servers moeten gebruik maken van het VMware ESX platform (de laatste of de voorlaatste versie). Indien de virtuele servers eveneens van het Microsoft Hyper-V platform gebruik kunnen maken, is dit een pluspunt. Qua SAN-storage moeten de servers gebruik kunnen maken van de aanwezige SAN-omgeving. Dit betekent EMC² VNX en NetApp MetroClusters via het Fibre Channel protocol met een doorvoersnelheid van 8 Gbps. Op een transparante manier zullen punt-in-tijd-kopieën gebruikt worden. Qua NAS-storage moeten de servers gebruik kunnen maken van de aanwezige gevirtualiseerde NAS omgeving op basis van f5 ARX in redundante opstelling met als achterliggende storage EMC² Isilon en NetApp. Op een transparante manier zullen punt-in-tijd-kopieën gebruikt worden. Het netwerk is redundant opgebouwd met Cisco-apparatuur, waarbij de snelheid van de backbone 10 Gbps bedraagt. De Cisco core switches zullen instaan voor Server Load Balancing. Het gebruik van Network Load Balancing is niet toegestaan. Qua besturingssystemen heeft de leverancier de keuze tussen Microsoft Windows 2008 (of hoger) of Red Hat Enterprise Linux 5 (of hoger). Microsoft Windows servers moeten steeds door Microsoft SCOM (System Center Operations Manager) gemonitored kunnen worden via de centrale SCOM-infrastructuur. Microsoft Windows servers zullen maandelijks de essentiële Microsoft Windows updates krijgen, waarbij de leverancier rekening dient te houden met een mogelijke herstart. Indien een individuele Windows Update niet geïnstalleerd mag worden omdat het de goede werking van de geleverde software kan verstoren, dient dit tijdig gecommuniceerd te worden aan ICT.systeemingenieurs@uzgent.be. Voor het databanksysteem mag de keuze gemaakt worden tussen Oracle (10gR2 versie 10.2.0.4 of hoger) of Microsoft SQL Server (versie 2005 of hoger). De sterke voorkeur van het Universitair Ziekenhuis Gent gaat uit naar het gecombineerd gebruik van de aanwezige databankinfrastructuur: Oracle in RAC-configuratie (Real Application Cluster) of Microsoft SQL Server in clusterconfiguratie. Hierbij zal de infrastructuur gedeeld worden met andere toepassingen, waardoor geen systeemadministratierechten toegekend zullen worden, wel beheerrechten op individuele databanken. Qua back-up moet de centrale Symantec NetBackup 7 of hoger gebruikt kunnen worden. De leverancier dient een oplossing uit te werken voor de back-up van eventuele open toepassingsbestanden op servers. Indien hiervoor specifieke NetBackuplicenties nodig zijn, dient de leverancier dit bij inschrijving te vermelden. De sterke voorkeur van het Universitair Ziekenhuis Gent gaat uit naar het gebruik van een of meer licentieservers in plaats van USB-dongles. Indien USB-dongles niet te vermijden zijn, dient de leverancier een technisch plan op te stellen en te implementeren om een hoge beschikbaarheid te vrijwaren, onafhankelijk van het falen van één enkele dongle. Hierbij mag gebruik gemaakt worden van de centrale dongleservers van het UZ Gent. Het uitvallen van één licentieserver mag geen invloed hebben op het opstarten en de werking van geleverde softwarecomponenten. Het testen van wijzigingen zoals updates en upgrades mag geen invloed hebben op de productieomgeving en op de hoge beschikbaarheid ervan. Dit betekent dat de inschrijver rekening moet houden met een eventuele testomgeving en bijhorende licenties. Pagina 20 van 26
In het geval dat er softwareontwikkeling door het UZ Gent voorzien is, dient een kleinschalige ontwikkelomgeving en bijhorende licenties voorzien te worden bij de inschrijving. Vanaf 500 eindgebruikers dient een consistente trainingsomgeving en bijhorende licenties voorzien te worden bij de inschrijving. De eindgebruikerswerkposten zijn pc s die zich bevinden binnen een Microsoft Active Directory 2008 -domein en als besturingssysteem Windows XP SP3 of Windows 7 gebruiken. Ze worden via Microsoft SCCM (System Center Configuration Manager) beheerd. Indien een lokale softwarecliënt moet geïnstalleerd worden op het pc-park of een deel ervan, moet een Microsoft SCCM package aangeleverd worden of dient de leverancier voor de nodige expertise te zorgen op basis waarvan het UZ Gent een SCCM package kan aanmaken. De pc s zijn ofwel aangesloten op het bekabeld netwerk met een doorvoersnelheid van 100 Mbps, ofwel draadloos verbonden met het IEEE 802.11g -netwerk. Alhoewel in sommige gebouwen IEEE 802.11n beschikbaar is, mag de leverancier hier niet op rekenen. Om veiligheidsredenen bevinden de pc s zich in gescheiden VLAN s, waardoor inter-pc communicatie niet mogelijk is. Afdrukken moet steeds gebeuren via de centrale (Microsoft-)printservers van het UZ Gent. Indien de toepassing onder de Citrixomgeving (momenteel Presentation Server 4.5, migratie naar XenApp 6.5 in 2012) kan functioneren, dient de inschrijver de relevante installatie-instructies bij de inschrijving te voegen, waarbij het eerder vermeld SCCM package mag hergebruikt worden. De werkwijze voor de back-up en restore van de softwarecomponenten en de gegevens moet beschreven worden. Deze moet als een volledig automatisch proces kunnen uitgevoerd worden, waarbij de systeembeheerders op elektronische wijze gewaarschuwd worden in geval van fouten. De eindgebruikerswerkposten zijn pc s met Windows XP Professional NL, die aangesloten zijn (net zoals de servers en de gegevensopslagsystemen) op het ziekenhuis-backbonenetwerk (Ethernet; 10/100/1000Mbps; UTP/RJ45; TCP/IP-protocol). Rekening houdend met de algemene en specifieke eisen en verwachtingen die in de vorige paragrafen en alinea s zijn beschreven, dient de inschrijver zelf een raming te maken van de hardware en systeemsoftware die nodig is om zijn pakket operationeel te maken. De gedetailleerde specificaties (voor servers, databanksoftware, pc s, ) dienen opgegeven te worden, de infrastructuur moet echter niet opgenomen worden in het prijsvoorstel. Deze zal door het UZ Gent via een andere procedure worden aangeschaft, indien al niet aanwezig. 9. Opleiding De inschrijver dient de nodige opleidingen te voorzien. Deze opleidingen dienen door te gaan in de gebouwen van het UZ Gent en moeten in het Nederlands worden gegeven. Indien naast deze basisopleidingen (die in de totaalprijs moeten begrepen zijn) ook nog bijkomende opleidingen kunnen aangeboden worden, dienen deze te worden opgesomd en als een aparte en optionele prijsopgave voorzien te worden in de offerte. De inschrijver vermeldt ook de mogelijkheden en prijs voor e-learning ten aanzien van de eindgebruikers (niet verplichte optie). Deze prijs zal niet in de prijsvergelijking worden opgenomen. 10. Externe toegang De leverancier kan voor beheers- of onderhoudstaken toegang krijgen tot de infrastructuur binnen het UZ Gent waarop de toepassing draait via een site-to-site VPN-verbinding. De inschrijver dient voldoende garanties te bieden dat de door hem voorgestelde verbinding veilig is. Hij moet de regels naleven voor de bescherming van de patiëntengegevens, die binnen het ziekenhuis gelden en die ook worden opgelegd door de wet voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet). Het ondersteunen van eindgebruikers bij het gebruik van een softwarepakket of bij het oplossen van incidenten door middel van het op afstand overnemen van scherm, toetsenbord en muis van een pc ( remote control ) dient in samenspraak met het Departement ICT van het UZ Gent te gebeuren. Pagina 21 van 26