Handleiding Online Recalls & Online Afspraken EVOlution v11 1
Inhoudsopgave Disclaimer... 3 Overzicht online recall en online afspraken... 4 Doel van online recall en online afspraken... 4 Functies van online recall en online afspraken... 4 Voordelen van online recall en online afspraken... 4 Benodigdheden voor gebruik online recall functie... 4 Online afspraak website (patiënt)... 5 Online afspraken tabblad in de agenda... 5 Registratie Online Recall... 6 Configuratie recall... 6 Configuratie tijdsblokken voor de online afspraken... 7 2
Disclaimer Copyright 2013 software of Excellence International. Alle rechten voorbehouden De software bevat eigendomsinformatie van Software of Excellence International, het wordt geleverd onder een licentieovereenkomst met daarin beperkingen op het gebruik en openbaarmaking en wordt ook beschermd door het auteursrecht. Reverse engineering van de software is verboden. Vanwege de voortdurende productontwikkeling kan deze informatie zonder kennisgeving worden gewijzigd. De informatie en intellectuele eigendom hierin is vertrouwelijk tussen Software of Excellence International en de gebruiker en blijft het exclusieve eigendom van Software of Excellence International. Als u enige problemen ondervind in de documentatie, meld dit dan schriftelijk aan ons. Software of Excellence International garandeert niet dat dit document foutloos is. Microsoft Windows en alle Microsoft Office producten zijn handelsmerken van Microsoft corporation. Software of Excellence International Unit A3, 34 Triton Drive Albany, North Shore 0632 Auckland, New Zealand +64 9 414 1220 Internet E-Mail: support@soeidental.com Website: http://www.soeidental.com Software of Excellence International (Nederland) Veluwezoom 16 1327 AG Almere +31 36 5358602 Internet E-Mail: Evolution@henryschein.nl Website: http://www.soeidental.nl 3
Overzicht online recall en online afspraken Doel van online recall en online afspraken Het primaire doel van de online recall manager is de praktijk te voorzien van een geautomatiseerde wijze van afspraakherinneringen versturen waarbij de patiënt zelf de afspraak kan maken via een webpagina evenals de patiënt voorzien van een afspraakbevestiging. Functies van online recall en online afspraken 1. Elke dag controleert EVOlution welke patiënten een afspraakherinnering krijgen. Dit volgens de criteria welke ingesteld zijn door de praktijk. 2. EVOlution verstuurt een afspraakherinnering naar de patiënt (e-mail/sms). Deze bevat een link welke verwijst naar de website om direct een afspraken in te boeken. 3. De patiënt maakt een afspraak online (ook als de praktijk gesloten is) op een tijd die door de praktijk aangegeven is als beschikbare tijd. 4. De patiënt ontvangt een afspraakbevestiging en de afspraak wordt direct in uw agenda ingevoerd. 5. De afspraakbevestiging is door de praktijk geheel aan te passen met de relevante informatie (adresgegevens, speciale aanbiedingen etc.) Voordelen van online recall en online afspraken Bij het gebruik van email en sms wordt het makkelijker voor patiënten om direct te reageren en direct een afspraak te maken bij de praktijk. Met veel gemak maakt de patiënt zelf zijn afspraak 24 uur per dag 7 dagen in de week. Verlaag de telefoondruk bij de receptie. Het percentage van patiënten die een afspraak maken vergroot Naast de afspraak herinnering is het gemakkelijk om reclame te maken voor overige behandelingen. Volledige automatisering met alleen een controlerende rol voor de medewerker. Gebruik van SMS en email geeft de praktijk een moderne uitstraling. Benodigdheden voor gebruik online recall functie Deze functie werkt vanaf versie 10.16 en v11 U dient in het bezit te zijn van de EVOlution module voor Email. U dient bij voorkeur te beschikken over een apart pop3 email account voor EVOlution. U dient in het bezit te zijn van een SMS account. U dient een stabiele internetverbinding te hebben op de betreffende hoofdcomputer. Online afspraken module dient geregistreerd te zijn in EVOlution. Email en SMS sjablonen dienen aangemaakt te zijn. Recall email (email met de [recall.url] link) Afspraak bevestiging email Recall sms (sms met de [recall.url] link) Afspraak bevestiging sms Recall parameters correct instellen met de juiste behandelcodes en tijd. Behandelaar agenda dient volledig ingesteld te zijn met roosters, klinieken en dergelijk. Online recall dient geconfigureerd te worden Website http://nl.toothpick.com/admin correct configureren 4
Online afspraak website (patiënt) Open de link die u in de email heeft ontvangen. Een huidige patiënt zal zijn eigen naam in beeld zien staan omdat deze naam meegegeven wordt in de link. Een nieuwe patiënt zal diverse gegevens in moeten vullen waaronder: naam, geboortedatum, telefoonnummer, email adres en wanneer hij/zij voor het laatst bij de tandarts geweest is. Een aantal velden zijn verplicht en dit wordt ook via een * aangegeven. Maak een afspraak Nadat de afspraak gemaakt is zal de patiënt een bevestiging via email en/of sms ontvangen. Online afspraken tabblad in de agenda In het online afspraken tabblad in de agenda heeft u een overzicht van patiënten die een afspraak hebben gemaakt via de online recall link of via de webpagina. Mochten er een nieuwe patiënt afspraak gemaakt zijn door een patiënt die al in de praktijk ingeschreven staat dan heeft u hier de mogelijkheid om dat te controleren. Mocht na controle blijken dat dit dezelfde patiënt is, dan kunnen de patiëntkaarten samengevoegd worden. 5
Registratie Online Recall Voor het activeren van de online recall dient u contact op te nemen met Software of Excellence Support. Er zal een registratie plaatsvinden om de online recall module te activeren en enkele systeeminstellingen zullen aangepast worden. Een herstart van de computer of van de betreffende service is noodzakelijk. Configuratie recall Open het beheer recalls scherm via Administratie > Recalls beheren of via het icoon op uw werkbalk. Klik rechtsonder in beeld op de moersleutel om het recall parameters scherm weer te geven. Selecteer de Recall Types die u aan wilt passen, in dit voorbeeld selecteert u de recall instellingen voor de tandarts en klikt u op de edit knop. [e d] U opent hiermee de instellingen voor de vraag om de recall te verplaatsen bij de patiënten. Bij de standaard boekingservice en alle overige instellingen dient u een servicecode te selecteren welke voorzien is van een tijdsaanduiding. De servicecode [CONTROLE] is in dit geval 10 min. De afspraak instelling kan ook per patiënt gewijzigd worden in het patiënten recall scherm. Standaard interval voor deze halfjaarlijkse controle is 6 maanden, u kunt er voor kiezen om een omschrijving periodieke controle in te voeren met een standaard interval van 12 maanden. De keuzes voor het instellen van de recall vraag als pop up voor de tandarts staat duidelijk aangegeven, het is aan de praktijk de keuze wanneer de recall datum verzet moet worden. Bij de geavanceerde instellingen kunt u aangeven dat een recall als voltooid aangegeven moet worden als er een afspraak 30 dagen voor de recall datum gemaakt is. (dit kan door u aangepast worden) 6
Configuratie tijdsblokken voor de online afspraken Ga naar Configuratie > Online afspraken met de [+1] knop opent u het configuratiescherm om een behandelaar toe te voegen aan deze lijst. Code: Behandelaar Alle vrije tijden: het aantal dagen waarbij alle beschikbare vrije tijd opengesteld wordt voor online afspraken. Kliniekloze dagen: het aantal dagen waarbij alle vrije maar niet gespecificeerde kliniektijd opengesteld wordt voor online afspraken. Kliniekdagen: het aantal dagen waarbij alleen de geselecteerde specifieke klinieken opengesteld worden voor online afspraken. U kunt meerdere tijden openstellen per behandelaar evenals meerdere specifieke klinieken. In dit voorbeeld kan een patiënt tot 30 dagen vooruit plannen in de specifiek aangegeven kliniek Controle, maar om de agenda van de aankomende dagen te vullen mogen de afspraken ook buiten specifiek aangegeven klinieken geboekt worden tot 10 dagen vooruit en zelfs voor de aankomende drie dagen op elk willekeurig vrij tijdstip. Let op, de instelling voor alle niet geboekte tijd overschrijft de niet kliniek en kliniek instelling. Bij de bevestigingstemplate heeft u de mogelijkheid een welkoms email of sms te verzenden naar de patiënt. 7