Veiligheidsplan De Stugge Veer Cross Brommer/motorcross te Wichmond
Inhoud Beschrijving evenement... 3 Crowd management... 4 Organisatie... 4 Medische voorzieningen... 5 Brandveiligheid... 5 Hekken en barrières... 5 Horeca... 5 Mogelijke crisisscenario s... 5 Vechtpartij... 6 Paniek of ongeval in de menigte... 6 Extreme weersomstandigheden... 6 Ongeval met publiek... 7 Ongeval op circuit... 7 Maatregelen bij calamiteiten... 7 Ontruiming evenemententerrein... 7 Alarmering intern en extern... 8 Wijze van ontruiming en ontruimingsorganisatie... 9 Ontruiming... 9 Opvang... 9 Communicatie... 10 Communicatie van organisatie naar omwonenden, publiek, deelnemers en overheid... 10 Communicatie van organisatie naar vrijwilligers... 10 Bereikbaarheid... 10 Toegankelijkheid evenemententerrein... 10 Parkeerfaciliteit voor bezoekers... 10 Toegankelijkheid, af- en aanrijroutes hulpdiensten en calamiteiten routes... 10 Bebording en verkeersregelaars... 11
Beschrijving evenement Naam: De Stugge Veer Cross Datum: 11 september 2016 Organisatie: Jong-Gelre Vorden Warnsveld Locatie: Evenemententerrein Wichmond, ter hoogte van Lindeselaak 7 Wichmond. Korte beschrijving evenement: Op 11 september 2016 organiseert Jong Gelre Vorden- Warnsveld een brommer/motorcrossevenement. Er zal gedurende de dag verschillende klassen aan bod komen. Vanaf ongeveer 16.00 uur zal de laatste klasse finishen. Aansluitend zal er een prijsuitreiking komen in de tent, waarbij tot ongeveer 21.00 uur muziek zal spelen. Planning dag: 8:00 uur Extra briefing vrijwilligers/mon, in de tent 8:30 uur inschrijving deelnemers cross, in de tent 09:30 uur Training / kwalificatie Brommer- / Damesklasse 09:45 uur Training / kwalificatie Motoren onder 125 cc 10:00 uur Training / kwalificatie MX2 10:15 uur Training / kwalificatie MX1 10:30 uur Training / kwalificatie Quads 10:45 uur baanpreparatie / opmaken klasse-indeling 11:15 uur 1 e manche Brommer- / Damesklasse - B 11:30 uur 1 e manche Brommer- / Damesklasse - A 11:45 uur 1 e manche Motoren onder 125 cc 12:00 uur 1 e manche MX2 - B 12:15 uur 1 e manche MX2 - A 12:30 uur 1 e manche MX1 - B 12:45 uur 1 e manche MX1 - A 13:00 uur baanpreparatie / opmaken tussenstand 13:30 uur Fietsklasse tot 12 jaar 14:00 uur 2 e manche Brommer- / Damesklasse - B 14:15 uur 2 e manche Brommer- / Damesklasse - A 14:30 uur 2 e manche Motoren onder 125 cc 14:45 uur 2 e manche MX2 - B 15:00 uur 2 e manche MX2 - A 15:15 uur 2 e manche MX1 - B 15:30 uur 2 e manche MX1 - A 15:40 uur Einde Cross 17:00 uur prijsuitreiking tent 22:30 uur Einde evenement
Crowd management Toezicht op het evenemententerrein is in handen van Jong Gelre Vorden Warnsveld (organisatie De Stugge Veer Cross). Dit in de vorm van een ordedienst, gedurende het evenement. De vrijwilligers zijn herkenbaar aan witte shirts met Jong Gelre logo er op. Het bestuur is te herkennen aan de zwarte shirts met organisatie aan de achterzijde van het shirt. De feesttent is voorzien van nooduitgangen. Het circuit en het terrein waar het publiek zich bevind, zal afgezet worden met dranghekken en lint. De nooduitgangen voor publiek bevind zich aan west kant van de Lindeselaak, waarbij het publiek via een fietspad richting de Beeklaan en via de Lindeselaak geëvacueerd kunnen worden. De calamiteiten aanrijdroute, bevind zich aan de Baakseweg voor problemen op het circuit en aan de oostkant van de Lindeselaak voor calamiteiten in het publiek. Ter verduidelijking is er een plattegrond in de bijlage bijgevoegd. Er zal, gezien de grootte qua opzet van het evenement, niet gebruik gemaakt worden van beveiliging. De toezicht en orde zal door de vrijwilligers en organisatie zelf gedaan worden. Het rennerskwartier/parkeergelegenheid is gescheiden van het evenementen terrein. Deze bevindt zich, ter hoogte van de Baakseweg 7 in Wichmond. Ook hier zal er toezicht gehouden worden door vrijwilligers/organisatie. Gedurende het evenement heeft organisatie De Stugge Veer Cross de leiding over de orde dienst. Deze onderhoud, indien nodig contact met de politie. -Calamiteitenroute zijn ter alle tijde vrij van obstakels. (aanrijdroute voor deelnemer, publiek-> Baakseweg vanaf Vordense kant). -Horeca zal niet op toegangswegen worden neergezet. -De toiletunit is op een goed verlichte, toegankelijke plek aanwezig op het evenemententerrein, naast de tent. Dit is één toiletwagen met acht toiletten en één plaszuil, die rechtstreeks aangesloten zijn op het riool van de Lindeselaak. Organisatie Hoofdorde dienst: De Stugge Veer Cross Operationeel leider: Jarno Meulenbeek 06-42110650 Orde dienst/organisatie De Stugge Veer Cross Erik Roelofs 06-18780171 Jordy Van Til 06-40280619 Rob Van Bel 06-28122722 Sebastiaan Hamer 06-23271130
Medische voorzieningen De inzet bestaat uit één EHBO post, die weergeven is op de plattegrond in de bijlage. Zij zullen de gehele dag aanwezig zijn. De dienstdoende EHBO staat in verbinding met hoofd organisatie De Stugge Veer Cross, door middel van portofoon, zodat calamiteiten direct gecommuniceerd kunnen worden. De dienstdoende EHBO neemt deel aan het calamiteitenteam indien van toepassing. Brandveiligheid De toepasselijke voorschriften op het gebied van brandveiligheid zijn in de vergunning opgenomen. Vluchtwegen en toegangswegen worden zoals eerder beschreven, vrijgehouden. Hekken en barrières Tijdens het evenement wordt gebruik gemaakt van hoge bouwhekken en dranghekken om de veiligheid te waarborgen. _ Rondom de baan zullen dranghekken aanwezig zijn om de veiligheidszone te waarborgen zoals de MON die heeft voorgeschreven. _ Het podium in de tent zal middels dranghekken worden afgezet. Horeca De volledige horeca wordt uitbesteed aan Café D N Olde Kriet in Wichmond. Deze is in bezit van de benodigde drankvergunningen. Op het buitenterrein zullen alle consumpties in plastic bekers worden verkocht. Onder de 18 zal er geen alcohol worden geschonken. Dit zal op en rondom het terrein duidelijk kenbaar worden gemaakt. Bij twijfel zullen de bezoekers verzocht worden zich te legitimeren nabij het munten verkoop punt. Daar zal legitimatie worden gevraagd en de bezoeker worden voorzien van een 18 + bandje (indien 18+). De Stugge Veer Cross houdt controle over de Horeca en zorgt ervoor dat er buiten de openingstijden niet meer wordt verkocht. Mogelijke crisisscenario s In dit hoofdstuk wordt beschreven welke mogelijke crisisscenario s ofwel calamiteiten zich ten tijde van het evenement voor kunnen doen. Aan de hand van een risicoanalyse zijn de volgende scenario s verder uitgewerkt. Dat wil niet zeggen dat een ander scenario niet zou kunnen plaatsvinden. Deze scenario s zijn echter het meest voor de hand liggend en daarom al uitgewerkt: 1. Vechtpartij 2. Paniek of ongeval in de menigte 3. Extreme weersomstandigheden 4. Ongeval met publiek 5. Ongeval op circuit
Vechtpartij Operationeel leider: Jarno Meulenbeek - Bij het uitbreken van een vechtpartij is de organisatie als eerste verantwoordelijk voor het deescaleren. Wanneer de vechtpartij dreigt te escaleert, wordt de politie ingeschakeld. - De organisatie is verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde en veiligheid. Zij zal bepalen waar het omslagpunt ligt tussen ingrijpen door politie. Paniek of ongeval in de menigte Operationeel leider: Jarno Meulenbeek - De organisatie en vrijwilligers zullen gedurende het evenement tussen het publiek surveilleren en indien van toepassing voor het podium staan om te kunnen signaleren of (voortekenen van) bijvoorbeeld verdrukking, paniek, ongelukken zich voordoen. - Indien dit het geval is, neemt de betreffende persoon contact op met de operationeel leider. De volgende stappen kunnen dan, afhankelijk van de ernst van de zaak, worden ondernomen: Indien een persoon zich bezeerd heeft, zal de organisator / vrijwilliger hem tussen het publiek vandaan halen en naar de dichtstbijzijnde EHBO-post brengen (indien mogelijk). Daar wordt de bezoeker behandeld en bekeken of een ambulance nodig is. Indien een of enkele personen in de verdrukking komen of (flauw)vallen en uit het publiek moeten worden gehaald, zal de organisatie/vrijwilliger deze mensen uit het publiek halen en naar de EHBO locatie brengen. Bezoekers die de orde verstoren worden door de organisatie direct verwijderd van het terrein. Extreme weersomstandigheden - Standaard wordt extreem weer als scenario in de voorschriften van de evenementenvergunning opgenomen. In geval van daadwerkelijk kans op extreem weer, kan bevoegd gezag in overleg met hulpdiensten aanvullende maatregelen nemen, dan wel het evenement opschorten en/of aflasten.
Ongeval met publiek Operationeel leider: Jarno Meulenbeek - Indien dit het geval is neemt de operationeel leider contact op met de aanwezige EHBO post. De volgende stappen kunnen dan, afhankelijk van de ernst van de zaak, worden ondernomen: - Indien een persoon zich bezeerd heeft, zal de organisator/vrijwilliger hem tussen het publiek vandaan halen en naar de dichtstbijzijnde EHBO brengen. Daar wordt de bezoeker behandeld en bekeken of een ambulance nodig is. - Indien een of enkele personen in de verdrukking komen of (flauw)vallen en uit het publiek moeten worden gehaald, zal de organisatie/vrijwilliger deze mensen uit het publiek halen en naar de EHBO brengen. - Indien een of enkele personen gewond zijn geraakt en ter plaatse behandeld moeten worden, zal de organisatie/vrijwilliger de aanwezige EHBO post oproepen en het overige publiek op afstand houden. Op aanwijzing van de EHBO zullen er eventuele extra hulpdiensten worden opgeroepen en deze zullen door de organisatie worden opgevangen en naar de juiste plaats geleid. Ongeval op circuit Operationeel leider: MON officials (Motor Organisatie Nederland) - Indien er een ongeval plaatsvindt op het circuit zal op teken van de MON officials (middels vlag signaal) de wedstrijd worden stilgelegd. Indien een rijder gewond is zal de lokaal aanwezige EHBO-post worden opgeroepen door de MON official. De rijder zal naar de dichtstbijzijnde EHBO-post worden gebracht. Daar wordt de rijder behandeld en bekeken of een ambulance nodig is. Maatregelen bij calamiteiten Indien zich een probleem voordoet met meerdere betrokkenen, staan de volgende mogelijkheden tot de beschikking van de organisatie. En zij zal in alle gevallen haar volledige medewerking aan de hulpdiensten verlenen. Mogelijkheden tot inzet: [niet uitputtend] - Band en presentator maant mensen tot kalmte en verzoekt om ruimte te maken / stoppen met duwen. Hiervoor wordt de aanwezige geluidsinstallatie gebruikt. - Muziek stilleggen - Feestverlichting uit en noodverlichting aan, wedstrijden stilleggen (indien van toepassing) - Evenement (tijdelijk) afbreken Ontruiming evenemententerrein Als blijkt dat crowdmanagement niet toereikend is bij een calamiteit, dan dient het terrein ontruimd te worden (in overleg met de organisatie en EHBO zal het besluit genomen worden).de toeschouwers zullen via de aanwezige omroep-, geluidsinstallatie op de hoogte worden gebracht en worden verzocht rustig het terrein te verlaten via de aanwezige (nood) uitgangen op het evenementen terrein. Zij zullen dan het terrein verlaten en middels eigen vervoer huiswaarts gaan. De organisator verleent in dit geval alle mogelijke hulp. Hiertoe staat ook de vrijwilligers het EHBO personeel ter beschikking. Hiernaast zal de organisatie hulp verlenen door inzet van bijvoorbeeld, omroep, geluid- of muziekinstallatie, ect. om de menigte te informeren. Hierover hebben de politie
en de organisator indien nodig in de voorbereidingsfase contact. De operationeel leider zal tijdens een ontruiming de leiding hebben, hij treedt dus op als coördinator ontruiming. Het organisatie moet tijdens een calamiteit eerste hulp kunnen verlenen (voordat slachtoffer overgedragen wordt aan de EHBO of ambulance), een beginnende brand kunnen bestrijden en een ontruiming kunnen leiden. Ze treden als voorpost van ambulance, brandweer en politie op. De professionele hulpverleningsdiensten nemen bij aankomst direct het bevel over. De organisatie en evt. EHBO personeel voorzien hen van relevante informatie, bijv. over slachtoffers, locatie van de brand, ect.. De organisatie hoeft niet alles van een eerste hulp (dit ook omdat EHBOpersoneel aanwezig is) of brandbestrijding te weten. De taak van de organisatie is vooral om erger te voorkomen. Alarmering intern en extern In deze sub paragraaf wordt de alarmeringsprocedure tijdens een evenement beschreven. De alarmeringsprocedure wordt in tweeën onderverdeeld. - Interne alarmering Alarmering intern geschied door middel van de omroep-, geluidsinstallatie ect. Deze manier is voornamelijk van toepassing om de menigte te informeren. Naast deze alarmering beschikt de organisatie en EHBO-personeel over portofoons om de interne alarmering en communicatie op gang te zetten. Belangrijk is dat alle voorgenoemde personen bekend zijn met welke nummers zij onderling dienen te gebruiken - Externe alarmering Naast de interne alarmering bestaat de mogelijkheid dat extern gealarmeerd moet worden. Dit gebeurt telefonisch door middel van het bellen naar 112. Hier dient het volgende gemeld te worden: Naam van melder Naam en locatie evenement Welke plaats, gemeente Aard van het incident en eventuele bijzonderheden Of er slachtoffers zijn, waar en hoeveel
Wijze van ontruiming en ontruimingsorganisatie In deze paragraaf wordt beschreven hoe de ontruiming in zijn werk gaat. Er wordt onder andere beschreven wie de bevoegdheid hebben om tot ontruiming over te gaan en hoe er ontruimd wordt, dat wil zeggen hoe de bezoekers begeleid worden van het evenemententerrein af en waar naartoe. Ontruiming - Het ontruimingsbevel gegeven door de leidinggevende van de hulpverleningsdienst(en) wordt door de organisatie portofonisch aan alle vrijwilligers doorgegeven. Bij een gedeeltelijke ontruiming dient duidelijk aangegeven te worden welke vrijwilligers hiermee belast zijn en welk(e) gedeelte(n) ontruimd dient te worden. - De organisatie brengt de vrijwilligers op de hoogte van de geldende situatie. Relevante veranderingen in de situatie worden, zolang de hulpverleningsdiensten nog niet zijn gearriveerd, door de organisatie aan de vrijwilligers gemeld. - De organisatie zorgt via een van zijn bestuurleden er voor dat via de aanwezige installatie de bezoekers op de hoogte worden gesteld. De bezoekers worden verzocht het evenemententerrein snel maar zonder paniek te verlaten, daarbij verplicht de aanwijzingen van de vrijwilligers en organisatie op te volgen. - De hulpverleningsdiensten worden opgevangen door de organisatie. - Nadat het evenemententerrein ontruimd is, verlaten ook de organisatie en vrijwilligers het terrein, echter niet voordat toiletruimten, verkooppunten (hier ook controleren of apparatuur is uitgeschakeld), ect. gecontroleerd zijn. De vrijwilligers zullen aan de organisatie doorgeven dat het terrein leeg is. - Hierna zullen de organisatie en vrijwilligers zich naar de verzamelplaats begeven - De organisatie blijven (middels de portofoon) op de hoogte van de stand van zaken. - Wanneer de leidinggevende van de hulpdienstverleningsdienst(en) doorgeeft dat het veilig is, dan wordt dit door de organisatie doorgegeven aan zijn vrijwilligers. - Na afloop vindt een evaluatie plaats. Opvang - De eerste interne opvang van slachtoffers is geregeld bij de EHBO op het terrein. - Bij meerdere slachtoffers worden deze slachtoffers opgevangen in de feesttent. Deze locatie dient makkelijk bereikbaar te zijn voor ambulance. De organisatie en vrijwilligers op het evenemententerrein dienen echter een verzamelplaats te hebben. Verzamelplaats: in de feesttent bij de tap.
Communicatie De communicatie is zowel voor, tijdens als na het evenement van groot belang. De communicatie dient te geschieden richting omwonenden, overheid, bezoekers/deelnemers en vrijwilligers. In onderstaande paragraaf wordt de communicatie richting betrokkenen nader beschreven Communicatie van organisatie naar omwonenden, publiek, deelnemers en overheid - Middels omroepinstallatie (publiek, deelnemers) - Middels portofoon (organisatie) - Middels mobiele telefoon (overheid) - Middels schriftelijke aankondiging (omwonenden) - Mondelinge uitleg (omwonenden, deelnemers, overheid) Communicatie van organisatie naar vrijwilligers - De organisatie zijn middels portofoon met elkaar in verbinding. - Alle vrijwilligers worden tijdens de instructie moment voorafgaande aan het evenement op de hoogte gebracht van het veiligheidsplan en hoe te handelen. Bereikbaarheid Toegankelijkheid evenemententerrein Evenemententerrein is toegankelijk vanaf de Baakseweg en de Lindeselaak. Bij de ingang staan vrijwilligers,waarbij een ieder wordt voorzien van een entreebewijs. De calamiteiten aanrijroute is gescheiden van de toegang evenementen terrein. Aanrijdroute calamiteiten ingang Baakseweg (westkant) en Lindeselaak (oostkant). Bij aankomst terrein zullen de calamiteitenteams worden opgevangen door een vrijwilliger. Deze begeleidt de calamiteiten teams naar de juiste plek op het evenemententerrein. Parkeerfaciliteit voor bezoekers Er is een parkeer- weiland beschikbaar direct naast het evenementen terrein, toegankelijk via de Baakseweg. Een vrijwilliger begeleid de auto s naar een parkeerplek. Toegankelijkheid, af- en aanrijroutes hulpdiensten en calamiteiten routes _Via Baakseweg en Lindeselaak (oostkant) _Op het terrein wordt de aan en afrij route voor hulpdiensten vrij gehouden en gedurende het hele evenement bewaakt door de organisatie _ De hulpdiensten zullen worden opgevangen door een vrijwilliger, die de hulpdiensten naar de desbetreffende locatie begeleid.
Bebording en verkeersregelaars Plaatsen van routebordjes naar het terrein wordt gedaan de organisatie. Aanrijdroute deelnemers en publiek via Baakseweg (Vordense kant). Fietsers, wandelaars hebben ook toegang vanaf de Baakseweg. Voor informatie over de bepalingen en gemaakte afspraken in dit document kunt u contact opnemen met Jarno Meulenbeek (organisatie De Stugge Veer Cross) middels: Tel: 06 42110650 en jarnomeulenbeek@hotmail.com Voor overige contactpersonen organisatie kunt u contact opnemen met: Erik Roelofs 06-18780171 Jordy Van Til 06-40280619 Rob Van Bel 06-28122722 Sebastiaan Hamer 06-23271130