Gemeenteraad zitting van 19 december 2016 SOCIALE ZAKEN Kinderopvang en Preventieve Gezinsondersteuning Besluit Goedgekeurd 2016_GR_00564 - Toelagedossier - Uitbetaling nominatieve toelage - Vzw Huis van het Kind - Projecten Kirikou en Museumspelstraat - Samenwerkingsovereenkomsten 2016-2017 - Goedkeuring Samenstelling Aanwezig: de heer Louis Tobback, burgemeester-voorzitter; de heer Carl Devlies, schepen; de heer Dirk Robbeets, schepen; de heer Dirk Vansina, schepen; mevrouw Denise Vandevoort, schepen; mevrouw Myriam Fannes, schepen; de heer Mohamed Ridouani, schepen; de heer Erik Vanderheiden, schepen; mevrouw Bieke Verlinden, schepen; de heer Herwig Beckers, schepen; mevrouw Christiane Vanneck, raadslid; de heer David Dessers, raadslid; mevrouw Els Van Hoof, raadslid; de heer Etienne Bruggemans, raadslid; mevrouw Eva Platteau, raadslid; mevrouw Eveline Madrid, raadslid; mevrouw Fatiha Dahmani, raadslid; de heer Fons Laeremans, raadslid; de heer Fred Debrun, raadslid; mevrouw Frieda Aerts, raadslid; de heer Gunther Rens, raadslid; de heer Hagen Goyvaerts, raadslid; mevrouw Hilde Van Wichelen, raadslid; de heer Jaak Brepoels, raadslid; de heer Johan Geleyns, raadslid; mevrouw Karen Van Herck, raadslid; mevrouw Karin Brouwers, raadslid; mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, raadslid; mevrouw Lalynn Wadera, raadslid; mevrouw Lies Corneillie, raadslid; mevrouw Liesbet Stevens, raadslid; de heer Luc Ponsaerts, raadslid; de heer Mich De Winter, raadslid; mevrouw Mieke Wellens, raadslid; de heer Pierre Neefs, raadslid; de heer Rik Daems, raadslid; de heer Thomas Van Oppens, raadslid; mevrouw Tine Eerlingen, raadslid; de heer Toon Toelen, raadslid; de heer Zeger Debyser, raadslid de heer Gust Vriens, stadssecretaris Verontschuldigd: mevrouw Griet Valgaeren, raadslid; mevrouw Lothe Ramakers, raadslid; mevrouw Renate Hufkens, raadslid; mevrouw Sabine Bovendaerde, raadslid; de heer Saïd El Khadraoui, raadslid Status Goedgekeurd bij handopsteking met: - 37 stem(men) voor: Louis Tobback; Carl Devlies; Dirk Robbeets; Dirk Vansina; Denise Vandevoort; Myriam Fannes; Mohamed Ridouani; Erik Vanderheiden; Bieke Verlinden; Herwig Beckers; Christiane Vanneck; David Dessers; Els Van Hoof; Etienne Bruggemans; Eva Platteau; Eveline Madrid; Fatiha Dahmani; Fons Laeremans; Fred Debrun; Frieda Aerts; Gunther Rens; Hilde Van Wichelen; Jaak Brepoels; Johan Geleyns; Karen Van Herck; Karin Brouwers; Katelijne Dedeurwaerder; Lalynn Wadera; Lies Corneillie; Liesbet Stevens; Mich De Winter; Mieke Wellens; Pierre Neefs; Thomas Van Oppens; Tine Eerlingen; Toon Toelen; Zeger Debyser - 3 onthouding(en): Hagen Goyvaerts; Luc Ponsaerts; Rik Daems Beschrijving Beknopte samenvatting Goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomsten met het Huis van het Kind over de projecten Kirikou en de Museumspelstraat. Regelgeving: bevoegdheid - de gemeenteraad is bevoegd op basis van artikel 42-43 van het gemeentedecreet Juridische grond - de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen
bladnummer: 2 van 20 - het artikel 160, 2, van het gemeentedecreet waarin bepaald wordt dat de voorgenomen financiële verbintenissen over uitgaven onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 94 van het gemeentedecreet - het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010, artikel 16, punt 6 met betrekking tot de lijst met nominatief toegekende subsidies als verplichte lijst bij de beleidsnota - het gemeenteraadsbesluit van 25 maart 2002 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen - het gemeenteraadsbesluit van 24 september 2007 betreffende de vaststelling van de voorwaarden voor het verlenen van advies en visum door de financieel beheerder Argumentatie Het voorbije jaar werden er samen met de netwerk-vzw Huis van het Kind Leuven twee initiatieven opgestart die de stad actief ondersteunt, onder meer vanuit de lokale regierol met betrekking tot integraal gezinsbeleid en vanuit kinderarmoedebestrijding. - het project Kirikou wil materiële ondersteuning bieden aan kwetsbare gezinnen tijdens zwangerschap en jong ouderschap, om materiële zorgen (minstens gedeeltelijk) weg te nemen tijdens deze cruciale ontwikkelingsfase van het kind en op deze manier kinderarmoede preventief te bestrijden; - het project Museumspelstraat wil een kwaliteitsvolle en kindvriendelijke buitenruimte creëren als plek voor spel, ontmoeting, ontdekking en creativiteit van waaruit verbinding wordt gezocht met de binnenruimtes voor spel en ontmoeting van M-Museum Leuven en Huis van het Kind Leuven. Het is aangewezen om deze twee projecten naast de ondersteuning van de stad met personeel, logistiek en eigen werkingsmiddelen, ook te ondersteunen via de samenwerkingsovereenkomst en de hierbijhorende nominatieve toelagen aan Huis van het Kind vzw (die reeds voorzien zijn in het meerjarenplan). Financiële en beleidsinformatie Visum: Visum verleend Financiële informatie voor project de Museumspelstraat: De toelage van 5.850 euro (= 90% voorschot van 6.500 euro) voor 2016 wordt aangerekend op budgetsleutel 2016000706-KINDO/2016/6493003000/5/0944-BA2016026149 (vzw Huis van het Kind Leuven) Voor 2017 op budgetsleutel 2017160706-KINDO/2017/6493003000/5/0944 voor een bedrag van 6.500 euro (voorschot 2017 plus saldo 2016), en voor 2018 op budgetsleutel 2018160706- KINDO/2018/6493003000/5/0944 voor een bedrag van 650 euro (eindafrekening en saldo 2017). voor project Kirikou: De toelage van 5.400 euro (= 90% voorschot van 6.000 euro) voor 2016 wordt aangerekend op budgetsleutel 2016000690-KINDO/2016/6493003000/5/0944-BA2016026146 (vzw Huis van het Kind Leuven)
bladnummer: 3 van 20 Voor 2017 6.000 euro (voorschot 2017 plus saldo 2016) op budgetsleutel 2017160690- KINDO/2017/6493003000/5/0944, en voor 2018 op budgetsleutel 2018160690- KINDO/2018/6493003000/5/0944 voor een bedrag van 600 euro (eindafrekening en saldo 2017). Besluit Artikel 1 Kennis te nemen van het gunstig visum van de financieel beheerder. Artikel 2 Beide samenwerkingsovereenkomsten 2016-2017 tussen stad Leuven en vzw Huis van het Kind Leuven, als bijlage toegevoegd, goed te keuren. Artikel 3 De uitbetaling van de twee toelagen, voor het project Kirikou en voor het project Museumspelstraat, en dit voor een jaarlijks bedrag van 6.000 euro en 6.500 euro aan vzw Huis van het Kind Leuven, Professor van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven, goed te keuren. Artikel 4 Het voorschot van 11.250 euro aan te rekenen op de volgende budgetsleutels: - 2016000706-KINDO/2016/6493003000/5/0944-2016026149 voor Museumspelstraat - 5.850 euro; - 2016000690-KINDO/2016/6493003000/5/0944-2016026146 voor Kirikou - 5.400 euro. De bedragen voor 2017, en voor 2018 wat betreft de uitbetaling van het saldo, op de overeenkomstige budgetsleutels 2017160690-KINDO/2017/6493003000/5/0944, 2018160690- KINDO/2018/6493003000/5/0944, 2017160706-KINDO/2017/6493003000/5/0944 en 2018160706- KINDO/2018/6493003000/5/0944 aan te rekenen. Bijlagen 1. SWO_StadLeuven_Museumspelstraat.pdf 2. Jaarrekening_2015_Ondertekend.pdf 3. SWO_StadLeuven_Kirikou.docx Aldus beslist in bovenvermelde zitting, Op last van de raad: de stadssecretaris de voorzitter Gust Vriens bij delegatie Bieke Verlinden schepen van sociale zaken, werk en studentenzaken
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST 2016-2017 TUSSEN STAD LEUVEN EN HUIS VAN HET KIND LEUVEN VZW INZAKE MUSEUMSPELSTRAAT bladnummer: 4 van 20 Tussen enerzijds stad Leuven, vertegenwoordigd door: mevrouw Bieke Verlinden, schepen van sociale zaken de heer Gust Vriens, stadssecretaris en anderzijds Huis van het Kind Leuven vzw, Savoyestraat, 3000 Leuven, ondernemingsnummer 457.763.190, vertegenwoordigd door: Hanne Schreurs, bestuurder en Brigiet Croes, bestuurder. wordt ter uitvoering van het Meerjarenplan 2014-2019 van de stad Leuven, goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 december 2013, overeengekomen wat volgt. I. DOELSTELLINGEN, ACTIES EN PRESTATIES Artikel 1. In het Meerjarenplan 2014 2019 van de stad Leuven staat volgende doelstelling, actieplan en actie opgenomen: Doelstelling: De stad Leuven ondersteunt bevolkingsgroepen zodat zoveel mogelijk Leuvenaars (ongeacht leeftijd, afkomst, sociale klasse, geslacht...) actief deelnemen aan de samenleving. Actieplan: Opname van de lokale regie met betrekking tot integraal gezinsbeleid. Actie: Initiatief nemen en acties ondersteunen voor integraal beleid waarin 'Ieder kind telt' centraal staat. Subactie: Kwaliteitsvolle en kindvriendelijke buitenruimte creëren als plek voor spel, ontmoeting, ontdekking en creativiteit van waaruit verbinding wordt gezocht met de binnenruimtes voor spel en ontmoeting van M-Museum Leuven en Huis van het Kind Leuven. Artikel 2. 1 Huis van het Kind Leuven vzw zet de toelage in om bovenstaande geformuleerde doelstelling, actieplan en actie van het Meerjarenplan van de stad Leuven mee te realiseren, meer bepaald door het organiseren van de Museumspelstraat. 2 Huis van het Kind Leuven vzw zet de toelage in om volgende acties uit te voeren: - Aankoop en installatie van kindvriendelijke infrastructuur om het spelen in de Savoyestraat en de binnentuin van M-museum te bevorderen. - Rekruteren en omkaderen van vrijwilligers voor permanente spelbegeleiding tijdens de weekends van de zomermaanden. - Organisatie van gezinsvriendelijke activiteiten doorheel het jaar. 1
II. besluit: TOELAGE 2016_GR_00564 - Toelagedossier - Uitbetaling nominatieve toelage - Vzw Huis van het Kind - Projecten Kirikou en Artikel bladnummer: 3. 5 van 20 verleent hierbij een toelagebelofte voor de uit te voeren actie(s), geformuleerd in artikel 2 van deze overeenkomst, die gelijk is aan 6.500 EUR per jaar voor de periode 2016-2017 of 13.000 EUR in totaal voor de duur van deze overeenkomst. Artikel 4. Na ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst wordt 90 % van de toelage van het budget van 2016 uitbetaald. Voor de volgende jaren zal telkens in de eerste helft van het jaar een voorschot uitbetaald worden van 90% van de toelage zoals bepaald in artikel 1. Het voorschot wordt (geheel of gedeeltelijk) teruggevorderd indien: de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst niet worden nageleefd; de prestaties waarvan sprake is in artikel 2 niet of slechts gedeeltelijk werden behaald, tenzij in geval van overmacht; onvoldoende financiële middelen worden verantwoord. Artikel 5. Het saldo (maximum 10%) zal uitbetaald worden na indiening en goedkeuring van het jaarlijks inhoudelijk en financieel verslag. Artikel 6. De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en de aanvullende beslissing van de gemeenteraad van 25 maart 2002 van de stad Leuven betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen zijn van toepassing. Artikel 7. verbindt er zich toe om de toelage stipt uit te betalen onder voorwaarde dat aan alle afspraken en opgelegde bewijsvoering tijdig voldaan is. Artikel 8. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om de ontvangen toelage zo efficiënt en effectief mogelijk te besteden, in overeenstemming met de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst en op eerste verzoek alle mogelijke uitleg over de besteding te verstrekken, alle mogelijke controle toe te laten en er daadwerkelijk aan mee te werken. Artikel 9. De door Huis van het Kind Leuven vzw ontvangen toelage zal uitsluitend worden aangewend ter realisatie van de uit te voeren actie, geformuleerd in artikel 2 van deze overeenkomst. De toelage zal worden beperkt tot de reële bijdrage in de actie, d.w.z. tot de werkelijke kosten, na aftrek van eventuele inkomsten. III. FINANCIEEL VERSLAG Artikel 10. Het jaarlijks financieel verslag wordt uiterlijk tegen 1 maart aan stad Leuven bezorgd en bevat minimum volgende informatie: een overzicht van alle ingebrachte kosten ingevuld volgens de instructies en in het sjabloon 2
besluit: 2016_GR_00564 dat jaarlijks ten - laatste Toelagedossier in december - Uitbetaling door nominatieve de stad Leuven toelage wordt - Vzw Huis bezorgt; van het Kind - Projecten Kirikou en Museumspelstraat de laatst - goedgekeurde Samenwerkingsovereenkomsten jaarrekening. 2016-2017 - Goedkeuring bladnummer: 6 van 20 Artikel 11. Bij het opstellen van het financieel verslag worden volgende regels gerespecteerd: 1 Alle mogelijke kosten kunnen ingebracht worden, voor zover deze integraal gerelateerd zijn aan de in artikel 2 2 omschreven acties(s). Volgende kosten kunnen echter niet ingebracht worden: representatie- en restaurantkosten overheadkosten personeelskosten 2 De afschrijvingen op vaste activa kunnen ingebracht worden voor het gedeelte van de investering dat niet werd gesubsidieerd en voor het aandeel dat toewijsbaar is aan in artikel 2 omschreven actie(s). Afschrijvingen gebeuren lineair conform de algemeen geldende regels ter zake. Ze kunnen ook maar ingebracht worden op maandbasis. 3 in de jaarlijkse algemene resultatenrekeningen, opgesteld door de organisatie, moeten de opbrengsten / inkomsten van de stad Leuven per afgesloten samenwerkingsovereenkomst duidelijk afgescheiden van de andere opbrengsten vermeld staan (via een aparte code). Artikel 12. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om alle financiële middelen (eigen middelen en, in voorkomend geval toelagen van de Europese, federale, Vlaamse, provinciale of lokale overheid of andere instellingen) waarover ze beschikt, optimaal op elkaar afstemmen en op de meest doeltreffende wijze in te zetten. Artikel 13 De stad Leuven kan steeds bijkomende controles uitvoeren onder meer met betrekking tot: De effectieve aanwending van de middelen voor de in artikel 2 2 omschreven acties(s) De aard van de ingebrachte kosten Het vermijden van dubbele financiering De relatie tussen ingebrachte kosten en opbrengsten De toepassing van marktraadplegingen voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers rekening houdende met de wet op de overheidsopdrachten De controle kan gebeuren aan de hand van volgende documenten: Facturen of andere verantwoordingsstukken De boekhouding van Huis van het Kind Leuven vzw. De motivatie van de gunning voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of diensverstrekkers op basis van de uitgevoerde marktraadplegingen IV. INHOUDELIJK VERSLAG Artikel 14. De partijen erkennen dat de samenwerking tussen de verschillende niveaus (overheid, privésector, instellingen, lokale partners, cliënten, burgers, ) essentieel is om de beoogde resultaten te realiseren, overlappingen te vermijden en om bij de bevolking en alle betrokken partners vertrouwen en geloofwaardigheid te realiseren. Artikel 15. De partijen verbinden zich ertoe om onderling alle relevante informatie tijdig uit te wisselen. 3
Huis besluit: van 2016_GR_00564 het Kind Leuven - Toelagedossier vzw verbindt - Uitbetaling er zich toe nominatieve het jaarlijks toelage - inhoudelijk Vzw Huis van verslag het Kind over - Projecten de Kirikou en uitvoering Museumspelstraat van de - Samenwerkingsovereenkomsten actie(s) uiterlijk tegen 1 maart 2016-2017 van het - volgende Goedkeuring jaar aan stad Leuven te bezorgen. Artikel bladnummer: 16. 7 van 20 Het jaarlijks inhoudelijk verslag bevat minimum volgende informatie: Omschrijving visie en aanpak van organisatie met betrekking tot artikel 2 1 Overzicht van acties, activiteiten, initiatieven met betrekking tot de in artikel 2 2 geformuleerde acties, aan de hand van volgende zaken: o omschrijving van de bereikte gezinnen o aantal ingezette beroepskrachten en vrijwilligers o overzicht activiteiten o overzicht informatiekanalen om werking te promoten o overzicht van samenwerkingen, partners, Overzicht van sterktes/zwaktes/knelpunten van aanpak, methodiek of acties en voorstellen tot bijsturing V. OVERHEIDSOPDRACHTEN Artikel 17. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers de nodige wettelijke verplichte marktraadplegingen te doen, rekening houdende met de wet op de overheidsopdrachten, en dit om de meest gunstige of beste voorwaarden te bekomen. VI. COMMUNICATIE Artikel 18. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt zich ertoe om de acties, op een voor de bevolking toegankelijke wijze, ruim bekend te maken op het grondgebied van de stad Leuven. Dit geschiedt door middel van al deze kanalen die, gelet op de specifieke lokale situatie, de breedst mogelijke verspreiding verzekeren (infobrochure, media, informatievergaderingen ). Artikel 19. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om bij alle externe communicatie over de acties te verwijzen naar de steun van de stad Leuven. Op infoborden en publicaties moet vermeld worden dat het project wordt gerealiseerd met steun van de stad Leuven. Het sponsorlogo van de stad Leuven moeten duidelijk zichtbaar vermeld worden. Het sponsorlogo kan opgevraagd worden bij de directie Sociale Zaken van de stad Leuven. Artikel 20. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt zich ertoe om alle medewerking te verlenen bij communicatie van de stad Leuven om de acties die kaderen in de doelstelling en actieplan van het meerjarenplan van de stad Leuven zoals vermeld in artikel 1 bekend te maken bij de bevolking. VII. DIVERSITEIT Artikel 21. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om de hulp- of dienstverlening of werking open te stellen voor eenieder, ongeacht geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst en nationale of etnische afstamming. 4
VIII. OPVOLGING EN BIJSTURING bladnummer: 8 van 20 Artikel 22. De partijen stellen één of meerdere contactpersonen aan die verantwoordelijk zijn voor de deskundige inhoudelijke, administratieve en financiële opvolging en eventuele bijsturing van deze samenwerkingsovereenkomst: voor stad Leuven: Geertrui Vanloo, directeur sociale zaken, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven voor Huis van het Kind Leuven vzw: Murielle Mattelaer, coördinator, Professor van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven De briefwisseling gebeurt op hetzelfde adres. Artikel 23. Bij mogelijke probleemsituaties zal stad Leuven zich wenden tot deze contactperso(o)n(en) van Huis van het Kind Leuven vzw. Ten laatste 15 dagen na het eerste contact wordt er een vergadering belegd met de vertegenwoordigers van de ondertekenende partijen. Artikel 24. Om de voortgang te bewaken wordt minimaal één keer per jaar, na indiening van het jaarlijks inhoudelijk en financieel verslag, een overleg georganiseerd tussen de afgevaardigden van de stad Leuven en de afgevaardigden van Huis van het Kind Leuven vzw. Het inhoudelijk en financieel verslag worden tijdens dit overleg overlopen en toegelicht. Artikel 25. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van de samenwerkingsovereenkomst zijn, op verzoek van elke partij mogelijk. Deze bijsturingen maken voorwerp uit van voorafgaandelijk overleg. Bijsturingen kunnen aanleiding geven tot een wijziging van deze samenwerkingsovereenkomst, bijvoorbeeld via goedkeuring door beide partijen van een addendum bij deze samenwerkingsovereenkomst. IX. LOOPTIJD OVEREENKOMST Artikel 26. Onderhavige overeenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening en eindigt op 31 december 2017. Opgemaakt in drie exemplaren te Leuven op Namens stad Leuven, Gust Vriens Stadssecretaris Bieke Verlinden Schepen van sociale zaken, werk en studentenzaken Namens Huis van het Kind Leuven vzw, Hanne Schreurs Bestuurder Brigiet Croes Bestuurder 5
bladnummer: 9 van 20
bladnummer: 10 van 20 SAMENWERKINGSOVERKEENKOMST 2016-2017 TUSSEN STAD LEUVEN EN HUIS VAN HET KIND LEUVEN VZW INZAKE KIRIKOU Tussen enerzijds stad Leuven, vertegenwoordigd door: mevrouw Bieke Verlinden, schepen van sociale zaken, werk en studentenzaken de heer Gust Vriens, stadssecretaris en anderzijds Huis van het Kind Leuven vzw, Savoyestraat, 3000 Leuven, ondernemingsnummer 457.763.190, vertegenwoordigd door: Hanne Schreurs, bestuurder en Brigiet Croes, bestuurder. wordt ter uitvoering van het Meerjarenplan 2014-2019 van de stad Leuven, goedgekeurd door de gemeenteraad van 19 december 2013, overeengekomen wat volgt. I. DOELSTELLINGEN, ACTIES EN PRESTATIES Artikel 1. In het Meerjarenplan 2014 2019 van de stad Leuven staat volgende doelstelling, actieplan en actie opgenomen: Doelstelling:
bladnummer: 11 van 20 De stad Leuven ondersteunt bevolkingsgroepen zodat zoveel mogelijk Leuvenaars (ongeacht leeftijd, afkomst, sociale klasse, geslacht...) actief deelnemen aan de samenleving. Actieplan: Opname van de lokale regie met betrekking tot integraal gezinsbeleid. Actie: Initiatief nemen en acties ondersteunen voor integraal beleid waarin 'Ieder kind telt' centraal staat. Subactie: Materiële ondersteuning bieden aan kwetsbare gezinnen tijdens zwangerschap en jong ouderschap, om materiële zorgen (minstens gedeeltelijk) weg te nemen tijdens deze cruciale ontwikkelingsfase van het kind en op deze manier kinderarmoede preventief te bestrijden. Artikel 2. 1 Huis van het Kind Leuven vzw zet de toelage in om bovenstaande geformuleerde doelstelling, actieplan en actie van het Meerjarenplan 2014-2019 van de stad Leuven mee te realiseren, meer bepaald door het project Kirikou te coördineren en verder uit te bouwen. 2 Huis van het Kind Leuven vzw zet de toelage in om volgende acties uit te voeren: De ondersteuning van het project Kirikou, inzamelpunt van kindermateriaal ten voordele van kwetsbare gezinnen, door: - De organisatie van een toegankelijk Kirikou-onthaal, waar schenkers terecht kunnen om kindermateriaal naartoe te brengen. - De inrichting van een efficiënt Kirikou-depot, waar alle gekregen kindermateriaal gesorteerd en verwerkt wordt. - Het onderhoud en de opvolging van het online reservatiesysteem, waarin de inventaris van het gekregen kindermateriaal wordt bijgehouden en partnerorganisaties materiaal online kunnen reserveren voor de doelgroep. - Opvolgen van een goede flow van het binnenkomende en uitgaande materiaal, zoals het opvangen van tekorten en overschotten door: o De organisatie van inzamelacties (in geval van tekorten) in kinderdagverblijven, scholen en andere potentiële groepen/organisaties o De organiatie van weggeefpleinen in samenwerking met de partners. - De organisatie van leveringen van kindermateriaal aan huis bij gezinnen en bij partnerorganisaties via sociale economie organisatie SPIT tewerkstelling vzw. - De rekrutering van nieuwe vrijwilligers en de ondersteuning van de vrijwilligersploeg die het logistieke werk op zich neemt en reservaties klaarmaakt (coaching, vorming,
bladnummer: 12 van 20 verzekering, (vervoers-)onkosten). - Communicatie: de druk en verspreiding van affiches en flyers, het onderhoud van de website en online communicatie, bekendmaking bij (nieuwe) partnerorganisaties en schenkers. - Het trekken van de werkgroep Kirikou zodat partnerorganisaties feedback kunnen geven over de verdere uitbouw van het project. - Het rapporteren en inspelen op opportuniteiten en knelpunten aan stad Leuven. II. TOELAGE Artikel 3. verleent hierbij een toelagebelofte voor de uit te voeren actie(s), geformuleerd in artikel 2 van deze overeenkomst, die gelijk is aan 6.000 EUR voor de periode 2016-2017 of 12.000 EUR voor de totale duur van de overeenkomst. Artikel 4. Na ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst wordt 90 % van de toelage van het budget voor 2016 uitbetaald. Voor de volgende jaren zal telkens in de eerste helft van het jaar een voorschot uitbetaald worden van 90% van de toelage zoals bepaald in artikel 1. Het voorschot wordt (geheel of gedeeltelijk) teruggevorderd indien: de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst niet worden nageleefd; de prestaties waarvan sprake is in artikel 2 niet of slechts gedeeltelijk werden behaald, tenzij in geval van overmacht; onvoldoende financiële middelen worden verantwoord. Artikel 5. Het saldo (maximum 10%) zal uitbetaald worden na indiening en goedkeuring van het jaarlijks inhoudelijk en financieel verslag.
bladnummer: 13 van 20 Artikel 6. De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en de aanvullende beslissing van de gemeenteraad van 25 maart 2002 van de stad Leuven betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen zijn van toepassing. Artikel 7. verbindt er zich toe om de toelage stipt uit te betalen onder voorwaarde dat aan alle afspraken en opgelegde bewijsvoering tijdig voldaan is. Artikel 8. Huis van het kind Leuven vzw verbindt er zich toe om de ontvangen toelage zo efficiënt en effectief mogelijk te besteden, in overeenstemming met de bepalingen van deze samenwerkingsovereenkomst en op eerste verzoek alle mogelijke uitleg over de besteding te verstrekken, alle mogelijke controle toe te laten en er daadwerkelijk aan mee te werken. Artikel 9. De door Huis van het Kind Leuven vzw ontvangen toelage zal uitsluitend worden aangewend ter realisatie van de uit te voeren actie, geformuleerd in artikel 2 van deze overeenkomst. De toelage zal worden beperkt tot de reële bijdrage in de actie, d.w.z. tot de werkelijke kosten, na aftrek van eventuele inkomsten. III. FINANCIEEL VERSLAG Artikel 10.
bladnummer: 14 van 20 Het jaarlijks financieel verslag wordt uiterlijk tegen 1 maart van het volgende jaar aan stad Leuven bezorgd en bevat minimum volgende informatie: een overzicht van alle ingebrachte kosten ingevuld volgens de instructies en in het sjabloon dat jaarlijks ten laatste in december door de stad Leuven wordt bezorgd; de laatst goedgekeurde jaarrekening. Artikel 11. Bij het opstellen van het financieel verslag worden volgende regels gerespecteerd: 1 Alle mogelijke kosten kunnen ingebracht worden, voor zover deze integraal gerelateerd zijn aan de in artikel 2 2 omschreven acties(s). Volgende kosten kunnen echter niet ingebracht worden: representatie- en restaurantkosten overheadkosten 2 De afschrijvingen op vaste activa kunnen ingebracht worden voor het gedeelte van de investering dat niet werd gesubsidieerd en voor het aandeel dat toewijsbaar is aan in artikel 2 omschreven actie(s). Afschrijvingen gebeuren lineair conform de algemeen geldende regels ter zake. Ze kunnen ook maar ingebracht worden op maandbasis. 3 in de jaarlijkse algemene resultatenrekeningen, opgesteld door de organisatie, moeten de opbrengsten / inkomsten van de stad Leuven per afgesloten samenwerkingsovereenkomst duidelijk afgescheiden van de andere opbrengsten vermeld staan (via een aparte code). Artikel 12. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om alle financiële middelen (eigen middelen en, in voorkomend geval toelagen van de Europese, federale, Vlaamse, provinciale of lokale overheid of andere instellingen) waarover ze beschikt, optimaal op elkaar afstemmen en op de meest doeltreffende wijze in te zetten.
bladnummer: 15 van 20 Artikel 13 De stad Leuven kan steeds bijkomende controles uitvoeren onder meer met betrekking tot: De effectieve aanwending van de middelen voor de in artikel 2 2 omschreven acties(s) De aard van de ingebrachte kosten Het vermijden van dubbele financiering De relatie tussen ingebrachte kosten en opbrengsten De toepassing van marktraadplegingen voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers rekening houdende met de wet op de overheidsopdrachten De controle kan gebeuren aan de hand van volgende documenten: Facturen of andere verantwoordingsstukken De boekhouding van vzw Huis van het Kind Leuven De motivatie van de gunning voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of diensverstrekkers op basis van de uitgevoerde marktraadplegingen IV. INHOUDELIJK VERSLAG Artikel 14. De partijen erkennen dat de samenwerking tussen de verschillende niveaus (overheid, privésector, instellingen, lokale partners, cliënten, burgers, ) essentieel is om de beoogde resultaten te realiseren, overlappingen te vermijden en om bij de bevolking en alle betrokken partners vertrouwen en geloofwaardigheid te realiseren. Artikel 15. De partijen verbinden zich ertoe om onderling alle relevante informatie tijdig uit te wisselen. Huis van het kind Leuven vzw verbindt er zich toe om het jaarlijks inhoudelijk verslag over de uitvoering van de actie(s) uiterlijk tegen 1 maart van het volgende jaar aan stad Leuven te bezorgen.
bladnummer: 16 van 20 Artikel 16. Het jaarlijks inhoudelijk verslag bevat minimum volgende informatie: Omschrijving visie en aanpak van organisatie met betrekking tot artikel 2 1 Overzicht van acties, activiteiten, initiatieven met betrekking tot de in artikel 2 2 geformuleerde acties, aan de hand van volgende zaken: o omschrijving van de bereikte resultaten en de evolutie ervan: o bereik en profiel van de gezinnen o aantal ingezette vrijwilligers o overzicht vormingen o overzicht informatiekanalen om werking te promoten o overzicht initiatieven tot toeleiding o overzicht van samenwerkingen, partners, Overzicht van sterktes/zwaktes/knelpunten van aanpak, methodiek of acties en voorstellen tot bijsturing V. OVERHEIDSOPDRACHTEN Artikel 17. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe voor de aanstelling van aannemers, leveranciers of dienstverstrekkers de nodige wettelijke verplichte marktraadplegingen te doen, rekening houdende met de wet op de overheidsopdrachten, en dit om de meest gunstige of beste voorwaarden te bekomen. VII. COMMUNICATIE Artikel 18. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt zich ertoe om de acties, op een voor de bevolking toegankelijke wijze, ruim bekend te maken op het grondgebied van de stad Leuven. Dit geschiedt door middel van al deze kanalen die, gelet op de specifieke lokale situatie, de breedst mogelijke verspreiding verzekeren (infobrochure, media, informatievergaderingen ).
bladnummer: 17 van 20 Artikel 19. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om bij alle externe communicatie over de acties te verwijzen naar de steun van de stad Leuven. Op infoborden en publicaties moet vermeld worden dat het project wordt gerealiseerd met steun van de stad Leuven. Het sponsorlogo van de stad Leuven moeten duidelijk zichtbaar vermeld worden. Het sponsorlogo kan opgevraagd worden bij de directie Sociale Zaken van de stad Leuven. Artikel 20. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt zich ertoe om alle medewerking te verlenen bij communicatie van de stad Leuven om de acties die kaderen in de doelstelling en actieplan van het meerjarenplan van de stad Leuven zoals vermeld in artikel 1 bekend te maken bij de bevolking. VII. DIVERSITEIT Artikel 21. Huis van het Kind Leuven vzw verbindt er zich toe om de hulp- of dienstverlening of werking open te stellen voor eenieder, ongeacht geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst en nationale of etnische afstamming. VIII. OPVOLGING EN BIJSTURING Artikel 22. De partijen stellen één of meerdere contactpersonen aan die verantwoordelijk zijn voor de deskundige inhoudelijke, administratieve en financiële opvolging en eventuele bijsturing van deze samenwerkingsovereenkomst:
bladnummer: 18 van 20 voor stad Leuven: Geertrui Vanloo, directeur sociale zaken, Professor Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven voor Huis van het Kind Leuven vzw: Murielle Mattelaer, coördinator, Professor van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven De briefwisseling gebeurt op hetzelfde adres. Artikel 23. Bij mogelijke probleemsituaties zal stad Leuven zich wenden tot deze contactperso(o)n(en) van Huis van het Kind Leuven vzw. Ten laatste 15 dagen na het eerste contact wordt er een vergadering belegd met de vertegenwoordigers van de ondertekenende partijen. Artikel 24. Om de voortgang te bewaken wordt minimaal één keer per jaar, na indiening van het jaarlijks inhoudelijk en financieel verslag, een overleg georganiseerd tussen de afgevaardigden van de stad Leuven en de afgevaardigden van Huis van het Kind Leuven vzw. Het inhoudelijk en financieel verslag worden tijdens dit overleg overlopen en toegelicht. Artikel 25. Bijsturingen en eventuele daaruit voortvloeiende wijzigingen van de samenwerkingsovereenkomst zijn, op verzoek van elke partij mogelijk. Deze bijsturingen maken voorwerp uit van voorafgaandelijk overleg. Bijsturingen kunnen aanleiding geven tot een wijziging van deze samenwerkingsovereenkomst, bijvoorbeeld via goedkeuring door beide partijen van een addendum bij deze samenwerkingsovereenkomst. IX. LOOPTIJD OVEREENKOMST
bladnummer: 19 van 20 Artikel 26. Onderhavige overeenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening en eindigt op 31 december 2017. Opgemaakt in vier exemplaren te Leuven op Namens stad Leuven, Gust Vriens Bieke Verlinden stadssecretaris schepen van sociale zaken, werk en student enzake n Namens Huis van het Kind Leuven vzw,
bladnummer: 20 van 20 Hanne Schreurs Bestuurder Brigiet Croes Bestuurder