VERSLAG VAN DE 9 e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 17 JUNI 13 Aanwezig: Augusteijn, Balfoort, Bleijenberg, Hendriks, Hogenhuis, De Kort, Krol, Leichsenring, Meliksetian, Mioch (voorzitter), Newsome, Poletiek, Pullen, Stol (griffier), Spieksma, Suijten en Wolters. Afwezig: Cheretis. UR/13/33484 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om.0 uur, heeft iedereen en met name het nieuwe UR-lid namens PhDoc mw. Linda Bleijenberg van harte welkom en meldt dat in de aansluitende extra UR-vergadering gesproken zal worden over een reactie van de Raad op de brief van het College van Bestuur als reactie op het UR-advies inzake Harmonisatie tentameninschrijvingen (zie punt 9). 2. Verslagen vorige vergaderingen UR/13/24190 - verslag 8e UR-vergadering d.d. 6 mei 13 UR/13/4 - verslag extra UR-vergadering (8a) d.d. 13 mei 13 De verslagen worden ongewijzigd vastgesteld. 3. Onderwijszaken UR/13/21247 - reactie College van Bestuur op UR-advies inzake Gedragscode Voertaal UR/13/2 - reactie College van Bestuur op UR-advies inzake Decentrale Selectie UR/13/22694 - aanvraag Siriusprogramma: meer diversiteit en flexibiliteit in de Leidse excellentieprogramma s voor bachelorstudenten UR/13/22696 - evaluatie facultaire plannen Studiebegeleiding UR/13/24180 - brief CvB inzake Experiment Promotiestudent Tevens aanwezig: Marcel Vooijs / AZ In reactie op de mededeling van PhDoc dat een aantal vragen inzake Experiment Promotiestudent is opgesteld, meldt de voorzitter dat deze vragen en eventuele aanvullende vragen van andere fracties aan AZ zullen worden toegestuurd, zodat schriftelijke beantwoording gepleegd kan worden. Vooijs meldt dat het met OCW-subsidie uitgevoerde diversiteitsproject is afgerond en dat de aan het ministerie af te leggen verantwoording zeer waarschijnlijk in augustus ter kennisneming aan de UR zal worden gezonden. Wat betreft het diversiteitsbeleid 13-16 meldt Vooijs dat dit onderwerp in de augustuscyclus van deze Raad behandeld kan worden. Wat betreft de evaluatie van het minorstelsel meldt Vooijs dat dit onderwerp in de oktobercyclus kan worden behandeld. Wat betreft studiesucces verwijst Vooijs naar de evaluatie facultaire plannen studiebegeleiding (UR/13/22696), die bij dit agendapunt is toegezonden. De bedoeling is dat eind dit jaar een eindrapportage opgemaakt zal worden, waarin duidelijk zal worden of alles gerealiseerd is. Deze rapportage zal begin volgend jaar ter kennisneming aan de Raad worden gezonden. Wat betreft de implementatie van het studieplan meldt Vooijs dat dit onderwerp morgen in de CvB-vergadering wordt besproken en voor de volgende vergadercyclus van de Raad geagendeerd zal kunnen worden. Desgevraagd meldt Vooijs dat de communicatie over de implementatie van het studieplan binnenkort van start zal gaan, waarbij op universitair niveau in een vrij algemene boodschap aan studenten en medewerkers zal worden aangegeven wat de bedoeling is van het studieplan en dat per faculteit/opleiding specifieke informatie beschikbaar zal komen: dit laatste zal ruim voor 1 september a.s. gebeurd moeten zijn. Vooijs meldt dat een plan voor de deskundigheidsbevordering van studieadviseurs kort na de zomer door het College van Bestuur wordt besproken en in de oktobercyclus van de UR behandeld zal kunnen worden. Wat betref het excellentieprogramma verwijst Vooijs naar de t.b.v. deze vergadering toegezonden aanvraag (UR/13/22694). In zijn vergadering van morgen zal het College van Bestuur de gemeenschappelijke regeling van de Honours Academy bespreken en deze zal na behandeling in het Onderwijsberaad in augustus aan de UR worden voorgelegd. Desgevraagd meldt Vooijs dat de Honours Academy in oprichting is, maar wel al functioneert. Afspraken met faculteiten worden in de gemeenschappelijke regeling opgenomen, personeel vanuit het ICLON wordt bij de Honours Academy gestationeerd maar blijft in dienst van het ICLON. In antwoord op de vraag of de Sirius-aanvraag waarin de Honours Academy al wordt genoemd - niet te voorbarig is, meldt Vooijs dat de universiteit duidelijk wil maken hoe het programma georganiseerd zal worden en hoe de inbedding geregeld wordt. 1
Er blijkt geen behoefte te zijn aan bespreking van deze onderwerpen met het College van Bestuur in de Overlegvergadering van 24 juni 13. 4. Aanvraag BSA 2 e studiejaar UR/13/21783 - brief College van Bestuur d.d. mei 13 met daarbij een overzicht van de Leidse opleidingen met daarachter de opmerking of al dan niet wordt deelgenomen aan het experiment -- advies UR-commissie Onderwijs & Onderzoek Tevens aanwezig: Marije Schreuder en Marcel Vooijs / AZ De voorzitter van de commissie O&O meldt dat er nog één vraag is bijgekomen, nl. hoe de communicatie richting studenten geregeld is. Schreuder meldt dat het klopt dat Leiden de enige universiteit is die op dit moment een aanvraag voor deelname aan het experiment BSA tweede studiejaar zal indienen, maar dat in de volgende ronde meer universiteiten en hogescholen zullen deelnemen. Voorts is het zo dat een aantal university colleges een aanvraag hebben ingediend. Het feit dat Leiden nu al deelneemt is het gevolg van de prestatieafspraken die Leiden in 12 met OCW heeft gemaakt. Daarbij is afgesproken dat Leiden met zoveel mogelijk opleidingen aan een BSA voor het tweede studiejaar zou deelnemen. Vanaf december 12 staat op de universitaire website dat de nieuwe BSA-regeling het daaropvolgende studiejaar zal ingaan en dat dit ook in de folders is opgenomen met vermelding van de voorwaarde dat invoering voor de desbetreffende studie nog toegestaan zou worden. Wat betreft de eventuele rechtsongelijkheid tussen studenten bij opleidingen die wel of niet deelnemen aan het experiment, meldt Schreuder dat alleen de unica zijn uitgesloten van deelname omdat voor deze studies in Nederland geen alternatief voorhanden is. Desgevraagd meldt Schreuder dat vorig jaar zomer al zo helder mogelijk is gemeld dat onder voorbehoud van daartoe strekkende wetgeving voor vrijwel alle Leidse opleidingen een BSA in het tweede studiejaar zou gelden. Dit is niet alleen op het web gecommuniceerd, maar ook tijdens de open dagen aangegeven. Vanuit de Raad wordt opgemerkt dat via het web deze informatie niet alleen voor huidige eerstejaarsstudenten maar ook en juist voor a.s. studenten duidelijk voor het voetlicht gebracht moet worden. Vanuit de Raad wordt voorts opgemerkt dat tijdig duidelijkheid omtrent het invoeren van de nieuwe regeling moet komen, omdat er voldoende tijd dient te zijn om deze universiteitsbreed in te kunnen voeren. Schreuder meldt dat iedereen in de startblokken staat en dat de regeling van ECTS voor het 1 e jaar al enige tijd bekend is en dat die voor het 2 e jaar al enige tijd geleden aangekondigd is (onder voorbehoud van wetgeving). In antwoord op de vraag naar communicatie over 2 e jaar BSA richting studenten geneeskunde i.v.m. loting voor die studie meldt Schreuder dat zij ervan uitgaat dat het LUMC de aankomende studenten daarover voldoende geïnformeerd heeft. Gevraagd naar het afschrikeffect van het 2 e jaar BSA waardoor het aantal inschrijvingen kan delen meldt Vooijs dat de voorgestelde regeling ten gunste is van studenten en hen helpt tijdig af te studeren. In de media is de verkeerde indruk gewekt dat het gaat om een selectiemiddel, maar dat geldt alleen voor het BSA na het 1 e jaar. Het gaat om de studievoortgang, waarbij er vanuit wordt gegaan dat men na het voldoen aan het BSA in het 1 e jaar dat ook kan in het 2 e jaar en na 4 jaar studiepunten gerealiseerd te hebben is de bacheloropleiding afgerond. Vanuit de Raad wordt opgemerkt dat de gemiddelde scholier zich niet op dergelijke wijze laat informeren en dat de nieuwe regel toch afschrikwekkend zal kunnen werken. Schreuder meldt dat zich bij de invoering van het BSA in het 1 e jaar een kleine dip in het aantal inschrijvingen heeft voorgedaan, maar dat deze kortdurend is geweest. Onder verwijzing naar de uitweg die studenten hebben naar universiteiten die geen 2 e jaar BSA hanteren, wordt gevraagd of nagedacht is over de vraag of de voordelen van invoering opwegen tegen de nadelen, aangezien studenten een uitweg naar andere universiteiten hebben. Vanuit de Raad wordt opgemerkt dat het 2 e jaar BSA niet als selectiemiddel is bedoeld, maar wel als zodanig geldt wanneer niet de verplichte studievoortgang wordt gerealiseerd. Voorts wordt gemeld dat het goed zou zijn als de opleidingen tijdig door de faculteiten geïnstrueerd worden over wat gedaan moet worden, aangezien het zeer wel mogelijk is dat pas kort voor 1 september a.s. echt duidelijkheid zal bestaan. In antwoord op de vraag naar criteria voor het al dan niet doorgaan met het experiment meldt Schreuder dat deze vraag volgende week aan het College van Bestuur gesteld zal moeten worden. Desgevraagd meldt Schreuder dat nog niet duidelijk is of de regeling ook voor de met Delft gelieerde opleidingen LST en MST zal gelden, aangezien dit afhankelijk is van de TU Delft. Mocht die universiteit geen 2 e jaar BSA invoeren dan zullen de Leidse studenten in het tweede jaar wel een studieadvies krijgen, dat echter niet bindend zal zijn. Desgevraagd meldt Schreuder ervan uit te gaan dat de communicatie voldoende is geweest, maar meldt dat studenten in 2
beroep kunnen gaan wanneer zij zich onvoldoende voorgelicht achten. Zij verwacht echter dat dit niet veel zal gebeuren, aangezien in alle communicatie vanaf september 12 is aangegeven dat Leiden voornemens is een BSA voor het 2 e studiejaar in te voeren. Afgesproken wordt dat het commissieadvies in de aansluitende onderlinge vergadering zal worden omgebouwd tot een concept-ur-advies, dat ten behoeve van de Overlegvergadering van 24 juni 13. Studentenstatuut 13-14 UR/13/21143 - brief College van Bestuur d.d. mei 13 met daarbij het statuut mèt en zònder track changes -- concept-ur-instemmingsbesluit nr. 131 -- advies UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering -- 2 uitgedeelde vragen van AbvaKabo Tevens aanwezig: Jeroen t Hart / SOZ In reactie op het commissieadvies meldt t Hart dat de gehanteerde begrippen studiegids en estudiegids inderdaad verwarrend zijn, maar dat het aan faculteiten/opleidingen is te bepalen of de e- gids als bijlage deel uitmaakt van het OER. Het voorstel van de Raad om dit te bewerkstelligen maakt het nodig dit in de model-oeren op te nemen en dan niet meer over te laten aan de faculteiten / opleidingen zoals tot nu toe het geval is geweest. In het voorliggende studentenstatuut kan de estudiegids niet als verplichte bijlage van de Onderwijs- en Examenreglement aangemerkt worden en zullen beide begrippen blijven voorkomen. Wat betreft de toekomstige status van de e-gids meldt t Hart dat hij zal inbrengen dat daartoe een wijziging van de model-oeren nodig is en dat de Raad bij de behandeling van deze modellen zal moeten controleren dan wel bewerkstelligen dat deze wijziging inderdaad is/wordt opgenomen. Hij zegt toe met name de teksten waarin wordt verwezen naar de studiegids en de e-studiegids na te zullen lopen en de Raad deze week een herzien exemplaar van het statuut mèt trackchanges te zullen leveren. In antwoord op de vraag naar het recht op het afleggen van tentamens wanneer men zich daarvoor niet ingeschreven heeft, meldt t Hart dat daarvoor regels van procedurele aard gelden. Vragensteller meldt dat niet bij alle opleidingen gecontroleerd wordt of men zich heeft ingeschreven voor een tentamen en wil weten of de tentamens in voorkomende gevallen nagekeken moeten worden. t Hart meldt dat dit inderdaad het geval is, maar dat het cijfer niet beschikbaar wordt gesteld dan nadat de examencommissie zich erover heeft uitgesproken. Wat betreft een zodanig spreiding van de studielast dat er voldoende ruimte is voor een programma dat in 42 weken onderwezen en getentamineerd kan worden verwijst t Hart naar de universitaire jaarindeling en naar de verantwoordelijkheid van de opleidingen daarin. Vragensteller wijst op het feit dat augustus de herkansingen afgerond moeten zijn, waardoor er geen 42 weken beschikbaar zijn voor onderwijs en tentamens en waarmee de studielast minder gespreid kan worden. Vanuit de Raad wordt gesuggereerd de vragen over nakijken van tentamens en spreiding van de studielast als rondvragen in de Overlegvergadering van volgende week in te brengen, omdat deze weliswaar naar aanleiding van het studentenstatuut zijn ontstaan maar er inhoudelijk niet mee te maken hebben. Desgevraagd meldt de voorzitter dat vandaag een brief van het College van Bestuur is binnengekomen over het opheffen van de Leidse Studentenraad, dat deze t.b.v. de Overlegvergadering van 24 juni a.s. zal worden toegezonden en beschouwd kan worden als antwoord op de raadsbrede rondvraag van de UR. Afgesproken wordt dat het commissieadvies in de aansluitende onderlinge vergadering zal worden omgebouwd tot een concept-ur-advies, dat ten behoeve van de Overlegvergadering van 24 juni 13 6. Voortgang strategische alliantie LDE UR/13/790 - brief College van Bestuur d.d. 27 mei 13 met daarbij en Voortgangsnotitie Strategische Alliantie LDE -- reactie UR-commissie Onderwijs & Onderzoek Tevens aanwezig: Frans Los / AZ In reactie op de commissiereactie meldt Los dat de nieuwsgierigheid naar de visie van het College van Bestuur op gevolgen van bijv. het eventueel afschaffen van de ov-jaarkaart vooruitloopt op de werkelijkheid. Het ministerie van OCW zoekt nog naar alternatieven voor de bezuinigingen en op uitsluitsel daarover zal gewacht moeten worden alvorens bezien kan worden hoe daarmee om te gaan. Wat betreft het gebruik van faciliteiten van de drie instellingen door studenten en medewerkers 3
en met name de verschillende (inlog/administratie)systemen meldt Los dat dit onderdeel is van de samenwerking en dat de ICT-afdelingen al is verzocht onderzoek te doen naar de diverse system. Wat betreft de gesprekken van VSNU met NMa meldt Los dat de NMa over prijsafspraken gaat en niet over samenwerking. Desgevraagd meldt hij niet te weten in welk stadium de gesprekken tussen beide organisaties zijn. In antwoord op de vraag of de plannen van de centers afzonderlijk of in gezamenlijkheid aan de medezeggenschapsraden zullen worden voorgelegd (dit laatste om te voorkomen dat er eventueel drie tegenstrijdige reacties komen) meldt Los dat dit afhangt van de aard en de status van de plannen. In antwoord op de vraag naar de verdeling van de trekkersrollen over de drie instellingen (2 voor Leiden, 3 voor Delft en 4 voor Erasmus) meldt Los dat dit op natuurlijke wijze en in goede sfeer is verlopen. Afgesproken wordt dat de commissiereactie in de aansluitende onderlinge vergadering zal worden omgebouwd tot een concept-ur-reactie, die ten behoeve van de Overlegvergadering van 24 juni 13 7. 1 e Bestuurlijke Financiële Rapportage 13 UR/13/21149 - brief College van Bestuur d.d. mei 13 met daarbij de 1 e BFR 13 -- reactie UR-commissie Financiën & Huisvesting Tevens aanwezig: Rob Kamp / BV-FEZ In reactie op de commissiereactie meldt Kamp dat de genoemde vier ton voor het versterken van het corporate imago o.a. ingezet wordt voor het bijstellen daarvan in de richting van brede, internationale onderzoekuniversiteit met wereldwijde contacten en verankerd in de samenleving. Uit onderzoek is gebleken dat Leiden vooral wordt geassocieerd met de opleidingen Rechten en Geneeskunde en de campagne laat zien dat Leiden meer te bieden heeft. Achter de advertenties in dagbladen, waarin hoogleraren een hoofdrol vervullen, hangt een webdossier met veel feitenkennis gegroepeerd rond de thema s onderzoek, onderwijs en impact op de samenleving. Deze dossier worden per maand gemiddeld door 00 bezoekers aangeklikt en men kan zich daar een beeld vormen van de kwaliteit, maatschappelijke relevantie en veelzijdigheid van het onderzoek en onderwijs in Leiden. De kosten die hiermee gemoeid zijn, worden met name gemaakt op het terrein van inkoop van advertentieposities. De effecten zijn deels meetbaar (aanklikken van webdossiers), maar imagoverandering is niet in harde cijfers uit te drukken. Vanuit de Raad wordt opgemerkt dat de keuze voor Haentjes dan niet de meest voor de hand liggende is, omdat deze afkomstig is van de faculteit Rechten. Wat betreft de onderbezetting meldt Kamp dat het College hierover al eerder n.a.v. de Jaarrekening 12 heeft gesproken met Sociale Wetenschappen en Geesteswetenschappen. Deze faculteiten is gevraagd een bestedingsplan te maken, gericht op het voorkomen van grote onderbesteding in 13. In de bestuurlijke overleggen met deze faculteiten èn met W&N, waar zich eenzelfde problematiek voordoet, zal de onderbezetting in de eerste geldstroom opnieuw aan de orden worden gesteld. Overigens is er wel degelijk sprake van een stijging van het w.p., maar deze is lager dan begroot. De stijging t.o.v. 11 komt uit op %, hetgeen niet aangeeft dat er niets gebeurd is maar wel dat er nog meer moet gebeuren. Wat betreft de herverdeling van ongebruikte middelen meldt Kamp dat de allocatie van de eerstegeldstroom modelmatig wordt bepaald op basis van afgesproken en objectieve prestatie- indicatoren en dat herverdeling achteraf niet wenselijk is. Het is beter de desbetreffende faculteiten te verzoeken een inhoudelijk en concreet bestedingsplan op te stellen en te implementeren. Wat betreft het door W&N inzetten van het positieve resultaat voor inrichting van de nieuwbouw wordt vanuit de Raad opgemerkt dat geld dat voor onderwijs bestemd is daaraan ook besteed dient te worden. Wat betreft de positionering van het Centrum voor Milieukunde Leiden meldt Kamp dat dit aan de orde komt bij de LDE-besprekingen. Afgesproken wordt dat de commissiereactie in de aansluitende onderlinge vergadering zal worden omgebouwd tot een concept-ur-reactie, die ten behoeve van de Overlegvergadering van 24 juni 13 8. Instellen commissie ad hoc verkiezing voorzitter en plv. voorzitter Universiteitsraad 13 14 UR/13/21236 - brief griffier UR d.d. mei 13 inzake instelling van bovengenoemde commissie ad hoc met daarbij concept-ur-besluit nr. 77 De Raad gaat zonder discussie en stemming akkoord met de in- en samenstelling van de commissie ad hoc verkiezing voorzitter en plv. voorzitter Universiteitsraad 13 14 (bijlage 1: UR-besluit nr. 77). 4
9. Ingekomen en verzonden stukken Conclusies CvB-vergadering d.d. 23 april en 7, 14, 21 en 28 mei en 4 juni 13 (UR/13/817, 819, 821, 822, 22697 en 2387); vraag AbvaKabo naar aanleiding van punt 3 van de CvB-conclusies van 23 april 13 inzake in dienst houden leerstoelhouder tot na diens pensionering; afschrift brief College van Bestuur inzake Overlapafspraken 13 (UR/13/786); ledenlijst UR 12-13 (UR/12/31324-E); uitslag verkiezing 13 studentengeleding Universiteitsraad (UR/13/2160; jaarverslag 12 Ombudsfunctionaris Studenten (UR/13/21914) en reactie UR-commissie PS&I daarop; reactie College van Bestuur op UR-advies inzake Harmonisatie tentameninschrijvingen (UR/13/24179): hierover zal in de aansluitende onderlinge UR-vergadering worden gesproken. De voorzitter meldt dat de vraag naar aanleiding van de CvB-conclusies van 23 april 13 in de Overlegvergadering van 24 juni a.s. beantwoord zal worden en dat het Jaarverslag 12 Ombudsfunctionaris Studenten in de augustuscyclus aan de orde zal worden.. Rondvraag Raadsbreed: opheffing Leidse Studentenraad (LSR) BeP en UB: tekort aan (grote) collegezalen AbvaKabo: rechtszaak met ontslag bedreigde medewerker AbvaKabo: Engels communicatie De voorzitter meldt dat de rondvragen in principe volgende week in de Overlegvergadering beantwoord zullen worden. 11. Sluiting Alvorens de voorzitter de vergadering om 16. uur sluit, deelt zij mee dat aansluitend een onderlinge vergadering van de raad plaatsvindt ter omzetting van commissieadvies- en reacties in concept-uradvies en reacties.