BIJZONDERE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST GEMEENTE KNOKKE-HEIST EN AGSO KNOKKE-HEIST PROJECT X projectcode : Partijen Tussen enerzijds : 1. De gemeente Knokke-Heist, met zetel te A. Verweeplein 8300 Knokke- Heist, hier vertegenwoordigd door Graaf Leopold Lippens, burgemeester en mevrouw Miet Gobert, stadssecretaris wd, hierna de Gemeente Knokke-Heist genoemd, en anderzijds : 2. Het AG Stadsontwikkelingsbedrijf Knokke-Heist, met zetel te A. Verweeplein, 8300 Knokke-Heist, vertegenwoordigd door de heer Maxim Willems, voorzitter van de Raad van Bestuur en de heer Rudi Neirynck, secretaris-bestuurder van AGSO KNOKKE-HEIST, hierna AGSO KNOKKE-HEIST genoemd, Artikel 1. projectomschrijving Deze bijzondere samenwerkingsovereenkomst tussen de Gemeente Knokke-Heist en AGSO KNOKKE-HEIST wordt gesloten in uitvoering van artikelen 6 en 7 van de Beheersovereenkomst Gemeente Knokke-Heist/ AGSO KNOKKE-HEIST 2007-2012, goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit van 26 september 2007 als gewijzigd bij besluit van 25 oktober 2007 en bij besluit raad van bestuur van AGSO KNOKKE-HEIST van 08 oktober 2007 als gewijzigd bij besluit van 27 november 2007. De beheersovereenkomst werd met toepassing van artikel 235 1 van het Gemeentedecreet op 8 januari 2007 neergelegd bij de Vlaams minister van Binnenlands Bestuur. Deze bijzondere samenwerkingsovereenkomst is van toepassing op het project : PROJECTTITEL Projectcode : De samenwerkingsovereenkomst heeft betrekking op navolgende ontwikkelingsfasen van het project : - Haalbaarheids- en voorbereidingsfase-; verwervingsfase; mededingingsfase; ontwerp-, vergunnings- en contractfase; uitvoeringsfase; commercialisatiefase. Omwille van het aanhouden van een strikte timing voor dit project en de intentie van de gemeente om tijdens de huidige legislatuur de beleidsdoelstellingen zo maximaal mogelijk te realiseren, zal : - zo snel mogelijk (na het van kracht worden van het RUP) gestart worden met de procedure die leidt tot de verdere verwerving of inbreng van de onroerende goederen nodig voor de realisatie van het project; - de communicatie met de eigenaars die zullen getroffen worden door verwerving/onteigening opgestart zijn vooraleer de projectcommunicatie start. Indien nodig zal, na deze voorbereidings- en verwervingsfase, de verdere samenwerking het voorwerp uitmaken van een addendum of desgevallend resulteren in een nieuwe samenwerkingsovereenkomst (artikel 7 in fine van de beheersovereen- 1
komst). Artikel 2. Algemene en strategische beleidsdoelstellingen Het project geeft uitvoering aan het realiseren van navolgende algemene en bijzondere gemeentelijke beleidsdoelstellingen : A. Algemene beleidsdoelstellingen 1. Gemeentelijk Ruimtelijk Structuurplan (GRS) Knokke-Heist beschikt over een goedgekeurd ruimtelijk structuurplan met als voornaamste uitgangspunten het behouden en versterken van de gemeentelijke identiteit en imago en het vrijwaren van de gemeentelijke dynamiek. Het duidt tevens de projecten aan waar zich kansen voordoen om de basisdoelstellingen verder uit te werken en vermeldt reeds in het bijzonder een aantal kansrijke projecten die binnen de missie van het AGSO kunnen worden gerealiseerd, onder meer : - project Duinenwater; - tweede golf; - projectzone Casino; - woonproject Heulebrug; - groene recreatieve long Westkapelle; - uitbreiding KMO zone t Walletje; - talrijke inbreidingsprojecten, bijvoorbeeld de Witte Duivenhoeve, Pinksterbloem, de Hermitage, t Molentje, het Paulushof, het Gravensjanshof, het Vaartje, ; - De aansnijding van de Tolpaertpolder. Via de realisatie van meerdere van deze projecten zal AGSO Knokke-Heist bijdragen aan de duurzame ruimtelijke ontwikkeling, met aandacht voor aanwenden van innoverende concepten en technieken, in het bijzonder met betrekking tot laagenergetisch bouwen, rationeel energie en watergebruik (RWEG), ecologisch (product)beheer en onderhoud. Deze keuzes zullen steeds worden afgewogen tegen de economische haalbaarheid, andere maatschappelijke doelstellingen en de noodzaak om zo efficiënt mogelijk om te gaan met de publieke middelen. 2. Strategische nota 2008-2010 AGSO Knokke-Heist is een uitvoeringsagent van de gemeente en zal in het bijzonder volgende strategische doelstellingen van de strategische nota 2008-2010 mee helpen realiseren : Externe strategische beleidsdoelstellingen SD 106 versterken van de compacte stedelijkheid SD 107 werken met strategische projectzones SD 113 versterken van de toeristisch-recreatieve infrastructuur SD 114 uitbreiden van het betaalbaar woningaanbod en optimaliseren van de woonomgeving SD 116 optimaliseren van de verkeersleefbaarheid SD 141 ontwikkelen van actieve samenwerkingsverbanden met het oog op het realiseren van publieksgerichte projecten Interne strategische beleidsdoelstellingen SD 165 optimaliseren van de gemeentelijke infrastructuur SD 166 optimaliseren van het gemeentelijk onroerend patrimonium Deze strategische doelstellingen worden via tactische doelstellingen uiteindelijk vertaald in concrete operationele doelen voor het beleidsjaar 2008. Per project wordt aangegeven in welke mate AGSO Knokke-Heist mee uitvoering geeft aan 2
de realisatie van de beleidsnota 2008. Artikel 3. projectdoelen B. Projectdoelstellingen: Het project kadert tevens in de bijzondere operationele doelstellingen van volgende beleidsinstrumenten : 1. Gemeentelijk RUP Per project uit te werken 2. Gemeentelijke beleidsnota 2008 Per project uit te werken 3. Specifieke projectdoelen Per project uit te werken Artikel 4. Afbakening en duur Geografische afbakening De site is gelegen op grondgebied Knokke-Heist, omschrijving : Begrenzende straten zijn : x (zie bijlage X); Het projectgebied heeft een totale oppervlakte van X ha. Daarvan is 1x ha bestemd als programma met een toelaatbare grondbezetting van y ; Ruimtelijke omschrijving Het gebied wordt begrensd door de contouren zoals vastgesteld in het RUP/concrete omschrijving. Het haalbaarheidsonderzoek zal afgesloten worden per datum (Uit de haalbaarheidsonderzoek blijkt dat het project rendabel is / dat het project een opbrengst voor de gemeente zal opleveren die bestaat uit/ ). De duur van het project wordt geraamd op x jaar overeenkomstig navolgende fasering : (voorbeeld) Fase Haalbaarheidsfase Verwervingsfase Mededingingsfase Ontwerp-, vergunning en contractfase Uitvoeringsfase gronden Uitvoeringsfase gebouwen Commercialisatie start 12/2007 eind 09/2008 start 09/2008 eind 12/2008 start 09/2008 eind 09/2009 start 09/2009 eind 12/2009 start 09/2009 eind 12/2009 start 09/2009 eind 12/2010 start 12/2010 Het project zal worden uitgevoerd : in eigen beheer, via een contractuele pps, via 3
een participatieve pps. Artikel 5. Programma en middelen Volgend programma wordt voorzien om te worden gerealiseerd: Invullen Bouwen wooneenheden Wegenis Groen. Totaal Desgevallend specificaties vermelden. Artikel 6. resultaten Na realisatie van het project worden volgende resultaten bereikt : (voorbeeld) : - Alle diensten zijn in splinternieuwe gebouwen geherhuisvest; - Iedereen heeft een betaalbare woning; - Alle wegen in het projectgebied zijn vernieuwd; - De harmonie mag zo luid blazen als ze willen zonder iemand te storen; - Het gemeentehuis is omgevormd tot milieupassief huis. * : moeten evenwel steeds een smart -toets kunnen doorstaan. Artikel 7. projectmanagement, dossierbeheer en partners De projectleiding is in handen van AGSO Knokke-Heist en wordt direct aangestuurd door het directiecomité. 7.1. Projectmanager voor AGSO Knokke-Heist: Rudi Neirynck of vervanger. Hij heeft, voor wat betreft de tijdsduur van deze bijzondere samenwerkingsovereenkomst, de algemene leiding over dit project en is in dat verband ook budgetverantwoordelijke. Hij is verantwoordelijk voor het volledig taakaandeel van AGSO Knokke-Heist 7.2. Dossierbeheerder voor de gemeente Knokke-Heist: Marian Desoete, hoofd dienst contractbeheer of vervanger. Zij treedt op als dossierbeheerder voor de gemeente en staat in voor de coördinatie van alle taken die in beheer van de gemeente moeten worden uitgevoerd. 7.3. Betrokken gemeentelijke diensten: 4
7.3.1. Permanente diensten Volgende diensten zullen steeds en op permanente wijze in de onderscheiden projectfases worden betrokken, dit met het oog op onderlinge afstemming van taken en opvolging van de projectdoelen : Dienst Beleids- en Projectmanagement : mevrouw Miet Gobert, secretaris wd; Dienst Financiën : de heer Eric Pauwels, ontvanger (financieel beheerder); Dienst Stadsontwikkeling : de hh Jan Van Coillie, directeur en Hendrik Vandromme, diensthoofd; Technische Uitvoerende Diensten (TUD) : de heer Ivan Verbouw, directeur; Dienst Communicatie : de heer De Groote Jan, communcatieverantwoordelijke; Dienst Contractbeheer : mevrouw Marian Desoete, diensthoofd. Hun betrokkenheid vloeit rechtstreeks voort uit de eigen doelstellingen die deze diensten behartigen op het vlak van stedelijke ontwikkeling, inrichting van het openbaar domein, patrimoniumbeheer, financiën en (interne en externe) communicatie. 7.3.2. Diensten en instellingen ad hoc Volgende diensten worden - afhankelijk van het project - bij de realisatie betrokken, hetzij in de hoedanigheid van (toekomstige) gebruiker, hetzij in hun hoedanigheid van beleidsdeskundige betrokken. Zij worden geraadpleegd in de voorbereidingsfase (behoeftenanalyse) en bij het definitief uitwerken van de concept- en/of uitvoeringsplannen en bij oplevering. In die mate dat zij financieel bijdragen, zullen de actoren ook betrokken worden in de budgetanalyses en bewaking. Aan te vullen per project : Kunnen zijn : - Interne diensten; - Onderwijs; 7.4. externe partners te beschrijven per project : Voorbeeld : - OCMW; - t Heist Best; - WVI; - Derde investeerders/overheden; - Vennoten Artikel 8. Taakverdeling 8.1. TAKEN IN BEHEER VAN DE GEMEENTE KNOKKE-HEIST De GEMEENTE KNOKKE-HEIST voert volgende opdrachten uit : Haalbaarheids- en voorbereidingsfase : - Opmaak van een behoeftenota (briefing), verantwoordelijke : Dienst Stadsontwikkeling ism met diensten ad hoc; - de opmaak en opvolging van het RUP naam, waarvan de goedkeuring mag verwacht worden tegen datum, verantwoordelijke : Dienst Stadsontwikkeling; - de opmaak van het onteigeningsplan, waarvan een goedkeuring mag verwacht worden tegen datum, verantwoordelijke : Dienst Stadsontwikkeling; - uitvoeren van het communicatieplan overeenkomstig de mijlpalen die in de onderscheiden projectfases verder zullen worden vastgelegd, - verantwoordelijke : Dienst Communicatie; 5
- het verlenen van de gemeentelijke waarborg voor het budget in het kader van de prefinanciering van het AGSO Knokke-Heist, verantwoordelijke : Dienst Financiën; - het aan de gemeenteraad voorleggen van besluiten tot inbreng van gronden voorzien in huidige bijzondere samenwerkingsovereenkomst, verantwoordelijke : Dienst contractbeheer en Dienst Financiën; Commercialisatiefase - het aan de gemeenteraad voorleggen van besluiten tot opnemen van gronden in de gemeentelijke inventaris als voorzien in huidige bijzondere samenwerkingsovereenkomst, verantwoordelijke : Dienst contractbeheer en Dienst Financiën; 8.2. TAKEN IN BEHEER VAN HET AGSO KNOKKE-HEIST AGSO KNOKKE-HEIST voert volgende opdrachten uit : Haalbaarheids- en voorbereidingsfase: - opmaken van een startnotitie; - bijstand bij de opmaak van een gemeentelijke RUP; - organiseren van een wedstrijd/haalbaarheidsonderzoek/ ; - uitvoeren van een haalbaarheidsstudie : economisch: (kostprijs, prijs/kwaliteit); technisch; commercieel (markt, ontwikkelingen, alternatieven); maatschappelijk (politiek, milieutechnisch, leefbaarheidsanalyse, ); resources: (mensen, apparatuur, tijd, geld); - analyse van de eigendomsstructuur van het projectgebied; - opmaken van een concept(plan) in relatie tot de haalbaarheidsstudie; - opmaken van de projectdefinitie/bijzondere samenwerkingsovereenkomst; - opstellen van een projectprogrammatie; - opmaken van het budget; verwervingsfase: - opmeten van het projectgebied om de precieze grenzen van het te verwerven gebied te bepalen; - opmaak schattingsverslagen van de aan te kopen/te onteigenen onroerende goederen; - aanvragen attesten (bodemsanering, grondverzet); - het verwerven/onteigenen van de vereiste terreinen; - het voorbereiden van de gemeentelijke inbreng van gronden; mededingingsfase: - het organiseren van een mededingingsprocedure tot afsluiten van een overheidsopdracht/pps (bestekken, voorlopig/definitief ontwerp, gunningen, contractbesprekingen, ; - het organiseren van een mededingingsprocedure tot het aanduiden van een medeparticipant/medevennoot; ontwerp-, vergunning- en contractfase: - opmaken van een inrichtingsplan: - opmaken van (voorlopige/definitieve) uitvoeringsplannen; - afsluiten van contracten, opmaken van akten; - aanvragen van stedenbouwkundige vergunningen; - aanvragen van tijdelijke milieuvergunningen (grondwater, grondverzet, andere); - aanvragen van milieuvergunningen; 6
- aanvragen van weginnemingen; - aanvragen van subsidies; uitvoeringsfase : - Opmaken van het volledig projectplan m.i.v. het uitvoeringsbudget; - Opmaken van detailplannen (gebouwen, wegenis, infrastructuur, ); - Opzetten van compliance management en risicobeheersing; - slopen en bouwrijp maken van gronden; - in voorkomend geval uitvoeren van bodemsanering; - aanbesteden van de wegenis en uitrustingsinfrastructuur (OV, riolering, telematica, ); - aanbesteden van gebouwen (ruwbouw, afbouw, inrichting); - inrichten van de bouwplaats; - opvolgen van vergunningen en toelatingen; - controleren en bijsturen van de werken (werfopvolging); - sturen en evalueren van voorlopige opleveringen; - voorgangsrapportage en budgetcontrole; commercialisatiefase : - organiseren van marketing en promotie; - verkopen/verhuren/erfpachten/ ; - opmaken van de asbuilt plannen; - sturen en evalueren van definitieve opleveringen; - teruggave aan de gemeente van gerealiseerd onroerend goed; Artikel 9. patrimoniaal 9.1. Inbreng door de Gemeentebestuur Door de goedkeuring van de bijzondere overeenkomst verklaart de gemeente zich bereid tot het inbrengen in het AGSO Knokke-Heist van volgende onroerende goederen : Ligging totaal: Perceelnr. Oppervlakte Geschatte waarde bij inbreng EUR schattingsverslag Schattingsverslag Schattingsverslag Schattingsverslag Schattingsverslag De waarde waaraan voormelde onroerende goederen door de Gemeente Knokke- Heist in AGSO KNOKKE-HEIST zullen worden ingebracht wordt bepaald door de daartoe opgemaakte schattingsverslagen. Afspraak te maken met voogdij over de boeking (AGSO/FINANCIEN/DELOITTE) 9.2. Sedert haar oprichting heeft AGSO KNOKKE-HEIST hiernavermelde onroerende goederen, die deel uitmaken van het projectgebied, verworven: Ligging Perceelnr. Oppervlakte Boekhoudkundige waarde 7
De verwerving door AGSO KNOKKE-HEIST van het voormelde goed, gebeurde door middel van eigen financiering. 9.3. AGSO KNOKKE-HEIST kan overgaan tot (het voeren van onderhandelingen met eigenaars met het oog op de) verwerving/cq onteigening van percelen die in het projectgebied liggen. Ligging Perceelnr. Oppervlakte Waarde De waarde van de goederen is functie van de prijs die kan worden bereikt in der minne of in voorkomend geval moet betaald worden in het kader van een onteigeningsprocedure. De financiering voor deze verwerving zal gebeuren door opname van leningen onder de gemeentelijke waarborg overeenkomstig artikel 26 van de beheersovereenkomst. 9.3. Na de realisatie van het project zal AGSO KNOKKE-HEIST overgaan tot overdracht en opname in de gemeentelijke inventaris van volgende onroerende goederen : Ligging Perceelnr. Oppervlakte Geschatte afhandelingswaarde Artikel 10. Projectkosten en financiering De totale te (pre)financieren kost voor AGSO KNOKKE-HEIST waarvoor de gemeentelijke waarborg wordt gevraagd, wordt geraamd als volgt: 2008 PROJECT Project KOSTEN HISTORISCHE KOSTEN 1. Haalbaarheids- en voorbereidingsfase 8
2. Verwervingsfase 3. Tijdelijke exploitatiefase 4. Mededingingsfase 5. Ontwerp-, vergunnings- en contractfase 6. Uitvoeringsfase gronden 7. Uitvoeringsfase gebouwen 8.a Commercialisatie-fase verhuur / erfpacht / opstal / onroer. leasing 8.b Commercialisatie-fase verkoop Totaal kosten X OPBRENGSTEN Subsidies Verkoop Verhuur/erfpacht/opstal/onroer.leasing Totaal 2 Y Eindtotaal x- y 2009 2010 2011 De Gemeente Knokke-Heist zal met toepassing van artikel 26 van de beheersovereenkomst aan AGSO KNOKKE-HEIST een gemeentelijke waarborg toestaan ten bedrage van de door AGSO KNOKKE-HEIST bovengenoemde projectkosten voor het budget 2008 en 2009. Inschrijvingen gemeentelijke begroting : vermoedelijk nihil - te bespreken met de ontvanger en Deloitte. AGSO KNOKKE-HEIST voert zijn opdracht uit binnen het kader van de financiële verbintenissen van de Gemeente Knokke-Heist ten opzichte van het ganse project. Jaarlijks bezorgt AGSO KNOKKE-HEIST aan het directiecomité en de dossierbeheerder van de Gemeente Knokke-Heist een overzicht van de verrichte werken in een voortgangsrapportage van het afgelopen jaar. Daarbij wordt een lijst gevoegd van alle aankopen en alle handelingen, van alle opbrengsten en kosten, met vermelding van de datum van de handeling. Artikel 11 Externe communicatie en klachtenbehandeling De externe communicatie en de procedure klachtenbehandeling omtrent deze projecten verloopt op basis van afspraken die worden gemaakt tussen de dienst Communicatie en AGSO Knokke-Heist. AGSO KNOKKE-HEIST staat in voor de gerichte communicatie mbt. de werkzaamheden voor opmeting van terreinen, de acties nodig voor verwerving van onroerende goederen, en voor de eerstelijns klachtenbehandeling met betrekking tot het eigen taakaandeel zoals vermeld in artikel 8. De Gemeente Knokke-Heist, meer bepaald de dienst Communicatie en AGSO Knokke-Heist maken samen een communicatieplan met mijlpalen op en dit in overleg met de diverse projectpartners. Onderdeel daarvan is de organisatie van informatie en in voorkomend geval inspraakmomenten voor de buurtbewoners m.b.t. de geplande herinrichting van het gebied of m.b.t. de geplande exploitatie in de gerealiseerde gebouwen/voor de gerealiseerde functies. Deze inspraakmomenten worden georganiseerd in overleg met de dienst Stadsontwikkeling, AGSO Knokke-Heist en de projectpartners. 9
bijlagen - Meerjarig budget AGSO (Resultatenrekening en balans 2008-2012 - Budget AGSO 2008 - Ontwerp budget AGSO 2009 ondertekening Opgemaakt te Knokke-Heist op xx/xx/xx, in evenveel exemplaren als er partijen zijn, waarvan elke partij verklaart het te hebben gelezen en goedgekeurd en ervan een exemplaar te hebben ontvangen. Voor Gemeente Knokke-Heist Voor AGSO KNOKKE-HEIST De heer Graaf Leopold Lippens burgemeester De heer Maxim Willems Voorzitter AGSO KNOKKE-HEIST Mevrouw Miet Gobert Gemeentesecretaris wd De heer Rudi Neirynck Secretaris-bestuurder AGSO KNOKKE- HEIST 10