Openbaar advies B en W afdelíng financiën en control registratienummer opsteller advies telefoonnummer paraaf afdelingshoofd advies afdelingshoofd medeparaaf afdeling portefeuillehouder directielid postcode 2008-1430 Renate Scheek 010-5931904 O bespreekstuk X paraafstuk de heer mr J.F. Scheerstra de heer R. Hofman alle postcodes a MAASSLUIS eerste stad aan de waterwea ~3 en W ~I"8~.~1~; i ~ ß, ~ßN ~~0~ Onderwerp: Advies B en W 1800 Reactie college op interim-controle deel II, interimcontrole Maassluis, 20 mei 2008 Eerder over dit onderwerp uitgebrachte adviezen Advies B en W 1800 Reactie college op interim-controle deel I 2007 (2007-4625; besluit 18-12-2007). Programma op hoofdzaken Programma 8: Bestuur, Concern en Middelen Inhoud van dit advies Naar aanleiding van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole zijn door de accountant een aantal rapporten uitgebracht. Hieronder volgt de reactie van het college op de interimcontrole deel 2 en de interim-controle bij Dukdaff. Verder wordt er aandacht besteed aan het rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole 2007. 1. Interim-controle deel II Bij de tweede interim-controle heeft de accountant zich gericht op de processen grondexploitatie, belastingen en heffingen, investeringen, treasury, begraafrechten en administratie en verslaglegging. Verder is aandacht besteed aan de voortgang en borging van de rechtmatigheid binnen de gemeente Maassluis. In het algemeen concludeert de accountant dat er teveel wordt gesteund op de verbijzonderde interne controle om de rechtmatigheid te waarborgen, terwijl dit in de bedrijfsprocessen moet plaatsvinden. In 2006 is door de accountant de `korte klap' methode geïntroduceerd om, door middel van verbijzonderde interne controle van de belangrijkste (financiële) processen, te komen tot een goedkeurend oordeel op rechtmatigheid. Hierdoor is, in 2007, wederom ingezet op de verbijzonderde interne controle. Gedurende het gehele jaar zijn controles uitgevoerd. Sommige controles kunnen pas worden uitgevoerd aan het eind van het boekjaar. In de loop van 2007 is gewerkt om het aantal procesbeschrijvingen te verhogen en de `rechtmatigheid' te laten landen in de organisatie. Dit blijkt een weerbarstig thema. Echter, door de nadruk op de verbijzonderde interne controles te leggen, wordt bij elke controle een afzonderlijke afdeling met rechtmatigheid geconfronteerd. Hiermee wordt heel gericht het belang van rechtmatigheid belicht. De intern controleurs hebben (nog) geen materiële rechtmatigheidsfouten gevonden. De bevindingen en aanbevelingen worden besproken met de betrokken afdelingshoofden. De voortgang van implementeren van de aanbevelingen wordt in latere onderzoeken meegenomen. - Scanpagina 1 van 5
Onderzochte processen 1. Grondexploitaties. De bijstelling van de meerjaren grondexploitaties is door de accountant positief bevonden. De berekeningen van de exploitaties worden in de jaarrekeningcontrole meegenomen. 2. Belastingen en heffingen. De resultaten van de IC worden onderschreven, echter, er wordt geconstateerd dat de verbijzonderde interne controle nog niet geheel was afgerond ten tijde van de interim-controle. Er zal meer nadruk moeten liggen op het aspect `volledigheid'. In het jaarplan IC 2008 wordt dit verwerkt. 3. Investeringen. Het invoeren van een meldingformulier inkoop & aanbesteding, wordt gezien als een waarborg om onrechtmatig handelen te voorkomen. Er wordt aangeraden om bij de verbijzonderde interne controle aandacht te besteden aan het nakomen van het inkoopen aanbestedingsbeleid. Er wordt naar gestreefd om bij alle investeringen het juiste inkoopbeleid te volgen, dit wordt ook meegenomen in de verbijzonderde interne controle op de investeringen. 4. Treasury. Geen afwijkingen op het vernieuwde treasurystatuut geconstateerd. Geen opmerkingen. 5. Begraafrechten. De (beperkte) bevindingen en opmerkingen van de accountant worden opgepakt en verwerkt in de procesbeschrijving. 6. Administratie en verstaglegging. De, in 2007, doorgevoerde verbeteringen van het proces worden positief beoordeeld door de accountant. Over het algemeen kan worden gesteld dat de accountant naar aanleídíng van de interimcontrole deel II, geen grove fouten of onvolkomenheden heeft geconstateerd. 2. Interim-controle Dukdalf Het doel van de interim-controle 2007 was het beoordelen van de interne beheersing van de bedrijfsvoering bij Dukdalf. Dit beeld is bepalend voor de risico-inschatting en de omvang en diepgang van de werkzaamheden voor de controle van de_jaarrekening door de accountant. Er zijn verschillende processen onderzocht, te weten, inkoop (kosten en investeringen), personeelskosten Wsw-ers, personeelskosten ambtelijk personeel, voorraden, opbrengsten productie, opbrengsten detachering en opbrengsten Wwb. Hieronder wordt de reactie gegeven op de bevindingen zoals verwoord in de rapportage van de accountant. Onderzochte processen 1. Inkoop. Zoals in het rapport staat, zijn de adviezen van de accountant opgepakt en indien nodig verwerkt in de werkprocessen. 2. Voorraden. Het getekende overdrachtsdocument is overhandigd tíjdens de controle van de jaarrekening. Het vermelde document over de herwaardering en overdracht van de incourante voorraad is aanwezig. 3. Opbrengsten productie. De opmerkingen van de accountant richtten zich op het aanscherpen van het proces rondom de opbrengsten van de productie. De beschrijving van de administratieve processen is inmiddels afgerond, de opmerkingen van de accountant zijn hierbij meegenomen. 4.Opbrengsten detachering, Naar aanleiding van de opmerkingen van de accountant zijn de volgende zaken opgepakt: De uurtarieven voor het detacheren worden éénmaal per jaar door het hoofd economische zaken Dukdalf, in overleg met het sectorhoofd Talent, vastgesteld. Hierover wordt met de opdrachtgever (het bedrijf waar personen gedetacheerd zijn) gecommuniceerd. Het betreft hier, vanwege de uniformiteit, een beperkt aantal tarieven. ledere verkoopfactuur wordt door het hoofd economische zaken voor akkoord geparafeerd en bij dienst afwezigheid door de directeur. De controle op de juistheid van contractgegevens is inmiddels van toepassing. Het vermelde Excel document is beveiligd. In samenwerking met de gemeente is Dukdalf voornemens in aansluiting op haar financiële pakket een specifieke re-integratie module aan te schaffen en te implementeren. Hierdoor - Scanpagina 2 van 5
wordt het gebruik van Excel bij facturatie vervangen door software geîntegreerd in het financiële pakket en daardoor het de risico op fouten geminimaliseerd. 5. Opbrengsten Wwb. Het advies om het Excel-overzicht te beveiligen met een password is opgevolgd. 6. Automatisering. De bevoegdhedenstructuur in het softwarepakket SAP is aangepast en kan worden meegenomen in de controle over 2008. 7. Activeren en waarderen investeringen. De kaders voor het activeren en waarderen zijn ín overeenstemming gebracht met de financiële verordening 2007 en bijlage 1 bij deze verordening. Ook zijn aanpassingen doorgevoerd naar aanleiding van de nota Onderhoud 2007. 3. Rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole Inleiding Uit het samenvattend oordeel van de accountant blijkt dat de jaarrekening 2007 inhoudelijk verder is verbeterd. De kwaliteit van de beleidsverantwoording wordt van een goed niveau geacht. Uit de controle komen dan ook weinig fouten en/of onzekerheden naar boven, wat een sterke verbetering betreft ten opzichte van 2006. De accountant stelt hierover: "Een resultaat om trots op te zijn. De inspanningen ín 2007 om rechtmatigheid te borgen heeft zijn vruchten afgeworpen". Over de controle bij het bedrijfsonderdeel Dukdalf worden enkele kanttekeningen geplaatst. Aan de overgang naar een mensontwikkelbedrijf is in 2007 hard gewerkt, dit neemt niet weg dat sommige zaken nog beter afgestemd dienen te worden. Er kan worden opgemerkt dat bij aanvang controle de vereiste stukken wel degelijk aanwezig waren. Daarnaast is het Handboek Jaarrekening Gemeenten niet toegespitst op het hebben van een gemeentelijke sociale werkvoorziening. Naar aanleiding van de opmerkingen is met de accountant overleg gevoerd. Hij deelde deze concfusies en voor 2008 zullen er op korte termijn aparte werkafspraken voor Dukdalf worden geformuleerd, zodat bij de controle jaarrekening 2008 hierover geen misverstanden meer ontstaan. Afstemmings- en communicatieproblemen kunnen op deze manier worden voorkomen. De accountant heeft gerapporteerd over de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2007. Hieronder wordt op deze opmerkingen ingegaan. Conform het controleprotoco! is elke geconstateerde fout of onzekerheid boven de 50.000,- voor wat betreft de algemene dienst en boven 30.000,- voor wat betreft de controle bij Dukdalf door de accountant vermeld. Deze scherpere rapportagetolerantie voor Dukdalf Bedrijven van 30.000,- heeft over 2007 echter niet tot rapportage geleid. Strekking accountantsverklaring Het is duidelijk dat de afgelopen jaren hard is gewerkt om een goedkeurende verklaring te ontvangen. Niet enkel op getrouwheid, maar ook op rechtmatigheid. Over 2007 heeft de organisatie aan de accountant kunnen aantonen, dat er voldoende maatregelen zijn getroffen om de correcte naleving van wet- en regelgeving te kunnen waarborgen. Dit proces is echter nog niet afgerond. Binnen de organisatie moeten de processen en de interne controles nog beter vorm gaan krijgen. In combinatie met de voortzetting van de verbijzonderde interne controles, wordt hieraan door de organisatie aandacht besteed. Fouten De accountant heeft geconstateerd dat 50.200,- aan kosten, die betrekking hebben op 2007, ten onrechte ten laste zijn gebracht van 2008. Een logische conclusie zou kunnen zijn, dat het resultaat in 2007 nog eens 50.200,- méér negatief zou zijn geweest, als deze kosten in het correcte jaar verantwoord zouden zijn. De voortgezette controle op facturen is echter een jaarlijks terugkerende controle. Met de overgang van 2006 naar 2007 zijn er facturen uit 2006 ten onrechte in 2007 geboekt. Het betrof in 2006 facturen tot een bedrag van 169.000,- aan kosten die ten onrechte ten laste van 2007 zijn gegaan. Deze kosten drukken dus op het rekeningresultaat over 2007. Er kan - Scanpagina 3 van 5
dus worden gesteld, dat het resultaat over 2007 dus ruim een ton positiever zou zijn geweest, waren alle kosten in het juiste jaar geboekt en verantwoord. Met het rekeningwerk 2007 zijn maatregelen getroffen zoveel mogelijk facturen op het juiste jaar te boeken. Dit heeft, gekeken naar het bedrag van niet correct geboekte facturen, effect gehad. Voor komende jaren zal het boeken van facturen op het juiste jaar zeker aandacht blijven behouden. Met de leveranciers zullen afspraken worden gemaakt over het tijdig factureren en bij verzamelfacturen het gescheiden houden van jaren. Op deze wijze wordt de overlap van kosten over verschillende jaren steeds meer beperkt. De fouten op `kortlopende schulden' nemen dan naar verwachting af. Onzekerheden Over de jaren 2004 tot en met 2006 kon de accountant geen oordeel uitspreken over de volledigheid van de opbrengsten bij Dukdalf Bedrijven. Dit werd grotendeels veroorzaakt doordat de kwaliteit van de ínterne organisatie onvofdoende was om de volledigheid van opbrengsten te borgen. In de loop van 2007 is Dukdalf omgevormd tot een werk-leerbedrijf. De bedríjfsvoering is met name in het najaar van 2007 op een aantal aspecten ingrijpend veranderd. In het najaar van 2007 zijn maatregelen getroffen om de interne financiële beheersing te versterken. Ook naar aanleiding van de interim-controle zijn een aantal aanbevelingen van de accountant voortvarend opgepakt (zie onderdeel interim-controle). Voor 2007 heeft dit toch geleid dat de accountant het totaal bedrag aan onzekerheden heeft vastgesteld op 2 ton. Dit bedrag vaft overigens ruim onder de goedkeuringstolerantie van 2,7 miljoen. In 2008 zal alles in het werk gesteld worden om de interne beheersing zodanig te verbeteren dat de opbrengstverantwoording intern voldoende is gewaarborgd. Verder zal Dukdalf in 2008 ook opgenomen worden in het controleplan 2008 en zullen er door het team AO/IC verbijzonderde controles plaatsvinden. Follow-up bevindingen jaarrekeningcontrole 2006 Vrijwel alle openstaande punten van de jaarrekeningcontrole 2006 zijn gedurende 2007 afgewikkeld. Het gaat hierbij onder ander om het (niet meer) activeren van_ het onderhoud, de stappen die zijn gezet inzake rechtmatigheid en het vaststellen van de tarieven voor sportaccommodaties. Twee punten (kortlopende schulden en opbrengstverantwoording Dukdalf) zijn ook in 2007 geconstateerd. Hierbij is onder de kopjes `fouten' en `onzekerheden' a) stilgestaan. Financiële consequenties Personele en organisatorische consequenties Juridische consequenties Communicatieparagraaf De reactie van het college op de interim-controle deel II, interim-controle Dukdalf en het rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole zal in de contacten met de accountant worden meegenomen. De gemeenteraad zal door middel van een raadsinformatiebrief over de (gehele) interim-controle en de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole worden geïnformeerd. Inkoop en aanbesteding Ambtelijk advies aan burgemeester en wethouders Onderwerp: Advies B en W 1800 Reactie college op interim-controle deel II, interim-controle Registratienummer: 2008-1430 Het college besluit: - Scanpagina 4 van 5
- kennis te nemen van de interim-controle deel II, de interim-controle Dukdalf en het rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole 2007 en de reactie van het college hierop vast te stellen; - de raadsinformatiebrief betreffende de interim-controle delen I, II, Dukdalf en het rapport van bevindingen jaarrekeningcontrole vast te stellen; - de bijgevoegde raadsinformatiebrief met de reactie van het college ter kennisname aan de raad aan te bieden. Besluit burgemeester en wethouders d.d. 10 juni 2008 Conform het ambtelijk advies. Bestuurssamenvatting Onderwerp: Advies B en W 1800 Reactie college op interim-controle deel II, interim-controle Registratienummer: 2008-1430 De accountant heeft gerapporteerd over zijn bevindingen naar aanleiding van de interimcontroles (drie) en de jaarrekeningcontrole. Het college neemt kennis van de rapportages en reageert op de bevindingen van de accountant. Door middel van een raadsinformatiebrief wordt de gemeenteraad op de hoogte gesteld van de rapportages en de reactie van het college hierop. - Scanpagina 5 van 5