Openbare Europese aanbesteding Integrale Inspecties (RgdBOEI) en NEN 3140

Rijksgebouwendienst Rijnstraat 8 2515 XP Den Haag 2e Nota van Inlichtingen Openbare Europese aanbesteding Integrale Inspecties (RgdBOEI) en NEN 3140 Geachte heer, mevrouw, Datum 23 januari 2013 Betreft 2e Nota van Inlichtingen EUA 42 Integrale Inspecties BOEI Naar aanleiding van de openbare Europese aanbesteding Integrale Inspecties (RgdBOEI) en NEN 3140 zijn onderstaande vragen gesteld, welke beantwoord zijn door de Rijksgebouwendienst. Vragen moesten binnen zijn op woensdag 16 januari 2013 om 13:00 uur. en worden uiterlijk op woensdag 23 januari 2013 op www.tenderned.nl. geplaatst en zijn zo beschikbaar voor alle partijen. Dit betreft de 2 e Nota van Inlichtingen van de openbare aanbesteding, inschrijvingen dienen door de Rijksgebouwendienst voor vrijdag 8 februari 2013, 13:00 uur ontvangen te zijn. (Zie toevoeging op de laatste pagina). Deze nota van inlichtingen is onlosmakelijk verbonden met de andere aanbestedingsstukken. 1 Aanbestedingsleidraad, art. 5.4, pag. 19 In artikel 5.5 van de Aanbestedingsleidraad onder NEN3140- inspecteur opleidingseisen is niet genoemd VCA-basis. Ik neem aan dat dit wel een vereiste is. Nee. 2 Aanbestedingsleidraad, art. 5.4, pag. 19 Hier staat ook genoemd minimaal MBO Elektrotechniek. Eén medewerker is in het bezit van Basisdiploma Elektrotechniek op MBO 1- en 2-niveau. Is dit hiervoor akkoord? Nee, het minimale vereiste nivo voor een inspecteur NEN3140 is omschreven in de bijlage: "Werkomschrijving NEN 3140 inspecties versie 2" paragraaf 2.1.2. 3 Aanbestedingsleidraad, art. 5.4, pag. 19 Onder dit zelfde deel wordt hier aangegeven dat er een schriftelijke aanwijzing moet zijn minimaal als vakbekwaam persoon, conform NEN3140: 2011. Door wie moet deze afgegeven worden. Is dit door de praktijkopleider? Nee. Als de NEN3140 goed is geïmplementeerd in de organisatie van een (inspectie)bedrijf dan heeft de "werkgever" alle, indien van toepassing zijnde, werknemers aangewezen tot een bepaalde functie waarbij rekening is gehouden met de opleiding en/of ervaring van de werknemer. (zie Art. 4.2 van de NEN3140:2011) Pagina 1 van 10

4 Aanbestedingsleidraad, art. 7.1, pag. 28 De indiening van de lijst NEN3140-inspecteurs moet uiterlijk plaatsvinden volgens het stappenplan bij stap 10 ontvangst d.d. 6-2-2012. Is dat correct? Ja, dit is correct. 5 Mogen NEN 3140 inspecteurs voor zowel perceel 1 als 2 worden aangemeld. Gezien de verwachtte verdeling over de diverse marktpartijen en de totale looptijd zou dit planningstechnisch geen problemen moeten opleveren qua capaciteit bij die personen. Ja een NEN3140 inspecteur mag voor zowel het perceel RgdBOEI in combinatie met NEN3140 inspecties als voor het perceel NEN3140 inspecties aan worden gemeld. LET WEL: het bezettingspercentage per persoon per perceel wordt getotaliseerd en vergeleken met eventuele bezettingspercentages van andere, door de Rgd, opgedragen werkzaamheden. Indien het bezettingspercentage de criteria uit de leidraad overschrijdt zal dit tot uitsluiting kunnen leiden. 6 a) Hoe bewaken jullie dat de IIV en IAV die 100% inzetbaar moeten zijn voor het opzichterscontract (EUA-53) niet opnieuw hier worden aangemeld. b) En hoe gaan jullie hier mee om als dat wel gebeurd? a) de bezettingspercentages van IIV en IAV uit andere, door de Rgd, opgedragen werkzaamheden zijn bij ons bekend en worden bij de beoordeling meegenomen. b) indien de bezettingsgraad per persoon wordt overschreden kan dit leiden tot uitsluiting. 7 Inschrijvingsmodel Als een pand een monument is wordt dan de volledige bouwkundige inspectie door de monumenten specialist gedaan of is de monumenten specialist een aanvulling op de bouwkundige specialist voor de monumentale aspecten? In de aanbestedingsstukken worden deze functies gescheiden. Men dient dus per functie aan te tonen dat men voldoet aan de gestelde opleidingseisen. Combineren van het veldwerk voor inspectie Bouw en monumenten is niet verboden. 8 Inschrijvingsmodel Anders gesteld is de vergoeding voor een monument B,W,E,T + M of bestaat de vergoeding uit het totaal van W,E,T+M? Rgd vergoed op basis van de overeengekomen aanbieding. Pagina 2 van 10

9 Programma van Eisen P13 Presentatie proces & kwaliteit In het PvE staat bij de tekeningen wat anders dan wat Vincent heeft aangegeven in zijn presentatie. Klopt dit? In het PvE, 4.3.2 Tekeningen - Werkomschrijving staat het volgende: De opdrachtnemer dient handmatig alle omissies tussen werkelijkheid en de tekeningen, elementinformatie en elementgebreken te annoteren op door de opdrachtgever ter beschikking gestelde tekeningen. In dezelfde paragraaf staat dat dit alleen de bouwkundige plattegronden en gevel tekeningen betreft. Wij lezen de paragraaf zo dat voor de overige disciplines alleen de omissies inzake elementinformatie en elementgebreken worden geannoteerd op de plattegrond. Kunt u bevestigen dat alleen de bouwkundige tekeningen behoeven te worden gecontroleerd op werkelijkheidsgetrouwheid. Alle betreffende omissies met betrekking tot elementen, onafhankelijk welke discipline, dienen uitsluitend op de bouwkundige tekening aan te worden gegeven. 10 Verzekering Uit de gestelde vragen, zoals deze in de nota van inlichtingen naar voren komen, blijkt duidelijk dat er diverse argumenten zijn waarom het vasthouden aan de Arvodi verzekeringstechnisch lastig is voor de markt. Ook tijdens de marktconsultatie is dit aangegeven. In uw beantwoording geeft u aan procedureel correct te handelen maar gaat u voorbij aan het feit dat wat u vraagt op deze voorwaarden onverzekerbaar is. Omdat u in de aanbestedingsleidraad vraagt om een polis te overleggen zien wij niet hoe wij niet zonder aanpassingen aan deze eis kunnen voldoen. De reactie van onze verzekeraar is als volgt: De ARVODI 2011 mist alle begrenzingen afgezien van de hoogte van de aansprakelijkheid van EUR 1.000.000,00 en zijn zonder aanvullende bepalingen niet verzekerbaar. Daarvan heeft de Rgd al eerder gezegd dat de begrenzing zit in de relatie met de opdrachtsom en voorts is beperkt tot het aantal gebeurtenissen. Dat de ARVODI alle begrenzingen mist, is in elk geval onjuist waarbij nog moet worden aangetekend dat de hoogte van de aansprakelijkheid niet is beperkt tot 1.000.000 als beweerd maar tot 3.000.000 bij opdrachten boven de opdrachtsom van 500.000. Pagina 3 van 10

Met inachtneming van de onderstaande bepalingen is het evenwel mogelijk de inspecties te verzekeren: Toerekenbare tekortkoming De omschrijving van toerekenbare tekortkoming dient te voldoen aan de omschrijving van de Standaardregeling of aan de omschrijving als vastgelegd in artikel 6:74 e.v. BW. Voor de Rgd is niet duidelijk wat er wordt bedoeld met de 'Standaardregeling'. Daarbij komt dat de ARVODI geen definitie geeft van 'toerekenbare tekortkoming'. Het is niet duidelijk waar hier op gedoeld wordt. Het BW geeft ook geen definitie van 'toerekenbare tekortkoming'. In artikel 6:75 BW is wel geregeld in welke gevallen een tekortkoming niet kan worden toegerekend namelijk: Een tekortkoming kan de schuldenaar niet worden toegerekend, indien zij niet is te wijten aan zijn schuld, noch krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt. Het is voor de Rgd niet duidelijk wat er naar het oordeel van de verzekeraar precies aangepast moeten worden. Schadevergoeding De aansprakelijkheid van de adviseur strekt zich uit tot aansprakelijkheid voor door opdrachtgever geleden schade, echter met uitzondering van winstderving, rentederving en imagoschade. Schade die voortvloeit uit, berust op, of verband houdt met winstderving, rentederving en imagoschade is uitdrukkelijk uitgesloten van polisdekking. Zie het eerdere antwoord bij vraag 5 van de NvI 1: de ARVODI sluit aan bij het wettelijk stelsel en is om die reden niet disproportioneel. Uitsluiting van specifieke schades is dan ook niet aan de orde. Financiële verplichting De aansprakelijkheid van adviseur is gemaximeerd tot het maximum bedrag zoals vastgelegd in de modelovereenkomst per aanspraak (gebeurtenis) er dient echter een maximum voor de gehele opdracht te worden vastgesteld. Bijvoorbeeld EUR 1.000.0000,00 voor de hele opdracht of maximaal 2 gebeurtenissen te dekken. Geen afwijking van de ARVODI. Aansprakelijkheidsduur De aansprakelijkheid van de adviseur vervalt door verloop van 10 jaar gerekend vanaf de dag waarop de opdracht door voltooiing of opzegging is geëindigd. In de overeenkomst dient het moment te worden benoemd dat als tijdstip van voltooiing wordt aangemerkt. Pagina 4 van 10

NB gezien de lengte van de opdracht van 3 jaar met eventuele verlenging van 1 jaar is de 10 jaar waarschijnlijk niet nodig. Uit de ARVODI noch uit de toelichting is op te maken of de aansprakelijkheidsduur onderwerp van discussie is geweest bij het opstellen van de ARVODI en zo ja, welke overwegingen een rol hebben gespeeld om daaromtrent (anders dan in de DNR bijvoorbeeld) geen bepalingen op te nemen. Bij gebreke aan bepalingen hieromtrent moet worden teruggevallen op de wettelijke regelingen. Een alternatief voor de schade geleden door aansprakelijkheid van de opdrachtnemer zou kunnen zijn artikel 3:310 lid 1 BW: Een rechtsvordering tot vergoeding van schade of tot betaling van een bedongen boete verjaart door verloop van vijf jaren na de aanvang van de dag, volgende op die waarop de benadeelde zowel met de schade of de opeisbaarheid van de boete als met de daarvoor aansprakelijke persoon bekend is geworden, en in ieder geval door verloop van twintig jaren na de gebeurtenis waardoor de schade is veroorzaakt of de boete opeisbaar is geworden. Voor de aansprakelijkheidsduur wordt de volgende tekst opgenomen in de uiteindelijk af te sluiten overeenkomst voor deze opdracht: Elke aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer verjaart door verloop van vijf jaren vanaf de dag dat de opdracht door voltooiing of opzegging is geëindigd. Blijft overigens het probleem voor de markt dat er geen inzicht is in de te verwachtte omvang van de opdracht omdat deze afhankelijk wordt gesteld van de het aantal geldige beschikbare inspecteurs. Daarmee wordt het begroten van de poliskosten een lastige zaak. Gezien de aard van het werk is het ook de vraag of aanvullende verzekering boven de normale dekking van de DNR voor de RGD, meerwaarde heeft. Het betreft inspecties en meerjaren plannen maken van bestaande panden. In deze panden zijn de onderhoudsfirma s primair verantwoordelijk voor het veilig houden van de installatie. Een claim zal daar in eerste instantie bij de installateur terecht komen. Eventuele ontwerprisico s zijn ook gering gezien het feit dat de adviezen niet verder dan een VO niveau worden uitgewerkt. De vraag kan dus worden gesteld waarom de inschrijvende partijen te belasten met deze extra poliskosten. Gezien bovenstaande problematiek blijven wij daarom bij het verzoek om wijzigingen in afspraken tussen RGD en NL ingenieurs over toepassing van standaard voorwaarden op dat niveau te Pagina 5 van 10

bespreken en voor deze aanbesteding de DNR van toepassing te verklaren. Hierin kan in elk geval voor deze aanbesteding niet worden meegegaan omdat dat als een wezenlijke wijziging van de opdracht moet worden gezien. Gezien de beperking van de aansprakelijkheid per gebeurtenis conform artikel 6.7. van de modelovereenkomst is de hoogte van de aansprakelijkheid ongeveer gelijk met de DNR 2011 (namelijk driemaal de advieskosten). Ter info: de Rgd hanteert de DNR 2011 nog niet omdat er nog geen bijpassende ABAA is. Mocht u willen vasthouden aan de Arvodi is het verzoek de voorwaarden zo te wijzigen dat het daadwerkelijk verzekerbaar is. Mijns inziens kan uitsluitend een bepaling omtrent de duur van de aansprakelijkheid in de modelovereenkomst worden opgenomen nu de ARVODI daaromtrent niets bepaald en een dergelijke bepaling - voor zover mij bekend - niet bewust uit de ARVODI is gelaten. Het daarin opnemen is een zaak die op interdepartementaal niveau besproken zal moeten worden. Daarbij willen wij u attent maken op de tegenspraak tussen artikel 5.3.1. van de leidraad en de modelovereenkomst betreffende de minimale dekking per gebeurtenis. In blauw staat tussen de tekst het antwoord van de Rgd. 11 Prijswijzigingen Wijzigingen van loonkosten, materiaalprijzen e.d. binnen de uitvoeringsduur van het onderwerp van aanbesteding zijn niet verrekenbaar. De duur van de BOEI inspecties is drie jaar en een optie jaar. Is het mogelijk om voor het optie (vierde) jaar wel de mogelijkheid van indexatie in te bouwen? Het optiejaar van het perceel 'RgdBOEI in combinatie met NEN3140 inspecties' komt in aanmerking voor indexering. Dat wil zeggen de uurlonen kunnen worden geïndexeerd op basis van het loonindexcijfer. 12 Aanbiedingsformulier Tijdens het invullen van het aanbiedingsformulier (zie printscreen in de bijlage) - toegevoegd als BIJLAGE 1 - zie ik dat de staffeling van de bovengrens en ondergrens van de Uren / m2 onregelmatig verloopt. Dit houdt in dat bijvoorbeeld bij regel 9 een meer uren gerekend moeten worden dan bij regel 8 terwijl de omvang afneemt. Daarbij komt dat als we naar een object tussen de 1 en 1500 m2 gaan kijken dat er meer dan 2,-- gerekend moet worden om binnen de staffeling te vallen. Ons inzien is dit veel te duur voor een inspectie van een gebouw van bijvoorbeeld 1000 m2 Pagina 6 van 10

(uiteraard gaan we er vanuit dat je geen separate opdracht krijgt van een gebouw van bijvoorbeeld 20 m2 maar dat het altijd in combinatie met andere gebouwen uitgevoerd wordt. De regels 5, 6, 7 hebben ook een staffeling die oploopt naarmate de omvang afneemt. Klopt dit formulier wel? De staffel van het perceel NEN3140 inspecties is ontstaan na analyse van kwalitatief hoogwaardige rapporten. De grenzen zijn dus gemaakt zodat de opdrachtnemer altijd een hoogwaardig rapport kan vervaardigen. Bijstellen van de ondergrens ondermijnt de achterliggende filosofie. Voorbeeld: perceel NEN3140 - pand staffel 1: pand 1.000 m2 BVO. voor een object van 1.000 m2 BVO dient all-in tussen 19,97-42,79 mu op te worden voeren voor alle NEN3140 werkzaamheden. (voorbereiden - reizen - veldwerk - uitwerken - bespreken - definitief maken etc. etc.) 13 Aan het einde van bijlage 2 staat het volgende: Extra Bijlage Als er te weinig ruimte is voor beantwoording dan moeten de antwoorden in apart toe te voegen bijlagen worden vermeld. De bijlage dient per pagina te worden geparafeerd met vermelding van 'EUA 42 Integrale inspecties BOEI', de naam van de inschrijver en het onderdeel van het formulier waar de bijlage betrekking op heeft. Wat bedoeld u met extra bijlagen? Wij maken voor iedere inspecteur een Rgd template CV aan door het origineel te kopiëren en toe te voegen aan het document. Hier vermelden we dan de tekst EUA 42 Integrale inspecties BOEI op en ondertekenen dit met een paraaf. Dit zijn bijlagen die toegevoegd kunnen worden alleen als er te weinig ruimte is voor beantwoording. De door u beschreven wijze voldoet. 14 In onderstaande tabel van de aanbestedingsleidraad staan een aantal pagina nummers die niet kloppen: - tab 4.3 pagina 5 en 6 moet zijn pagina 6 - tab 5: pagina 25 moet zijn pagina 30 Pagina 7 van 10

Correct. 15 Er wordt gesproken over bijlage 4 (blad 30 van de aanbestedingsleidraad) Is dit het PvE (programma van eisen t.b.v )? Op dit programma van eisen wordt niet aangegeven dat dit bijlage 4 is Bijlage 4 is inderdaad het PvE. (Programma van eisen ten behoeve van het opstellen van RgdBOEI en/of NEN 3140 inspecties voor de periode 2013-2015. Versie oktober-2012). 16 Bewijsstuk 2 Hier wordt gevraagd dat beide polissen (aansprakelijkheidsverzekering en beroepsaansprakelijkheid) toegevoegd moeten worden. Wij hebben 1 polis voor beide verzekeringen. Is dit voldoende? 1 polis voor beide verzekeringen is voldoende. Mits voor beide verzekeringen uit de polis blijkt: 1) de maximale dekking per gebeurtenis (met een kleur arceren op de polis is verplicht). De opdrachtnemer moet een verzekering sluiten tegen wettelijke aansprakelijkheid inclusief brand op de in Nederland gebruikelijke polisvoorwaarden, tot een bedrag van 1.000.000,- per schadegeval. 2) de geldigheidsduur van de verzekering (met een kleur arceren op de polis is verplicht). 17 Is de door RGD ingediende lijst van te inspecteren objecten aan te vullen met het aantal te inspecteren verdeelkasten per object? Nee, dit is niet aan te geven, deze informatie is nu niet voorhanden. Maar met de inrichting van de bandbreedte van de uren / m2 BVO is wel rekening gehouden dat men voldoende tijd hier voor heeft. Pagina 8 van 10

Rectificatie NvI 1 van 3 december 2012 betreffende status EMA bedrijven: 40 Monumentenadviesbureaus worden reeds gecertificeerd door Hobéon (EMA). Is deze certificering niet te gebruiken bij de aanbesteding? In paragraaf 5.4.1. van de Selectieleidraad 'Overzicht in te zetten personeel' en paragraaf 3.6.2 van het PvE worden opleidingseisen aan de Monumenten inspecteur gesteld. EMA gecertificeerde bedrijven en al hun inspecteurs worden als gelijkwaardig beschouwd aan de binnen de aanbesteding gestelde eisen. Als bewijs dient betreffende bedrijf een kopie van een geldig certificaat aan te leveren of een verklaring van Hobéon. Onderstaand een toevoeging van de Rijksgebouwendienst, als aanvulling op de aanbestedingsstukken zoals gepubliceerd op Tenderned d.d. 5 november 2012. De uitslag van de persoonscertificering zal 24 januari as. bekend zijn bij de inschrijvende partijen. Omdat dit twee dagen later is dan oorspronkelijk gepland, wordt de inschrijftermijn ook met twee dagen verlengd. De uiterlijke inschrijfdatum is nu vrijdag 8 februari vóór 13:00 uur. Een goed leesbare digitale kopie van de volledige aanbieding, incl. alle bijlagen en in te leveren stukken, moet op 8 februari 2013 na 13:00 uur en vóór 16:00 uur verzonden worden. (Zie hoofdstuk 3.1 voor informatie). Ik vertrouw erop dat u met deze aanvullende informatie een passende aanmelding kunt doen. Met vriendelijke groet, Rijksgebouwendienst, Directie Beheer Cluster Inkoop & Contractmanagement Pagina 9 van 10

BIJLAGE 1: Pagina 10 van 10