agendapunt 3.b.1 871234 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden WACHTDIENSTREGELING KRITIEKE FUNCTIES CALAMITEITENORGANISATIE Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31 augustus 2010 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming Bijlagen 1 Zaaknummer 19829 Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit DMT 7-7-2010 B - - D&H 31-8-2010 I Conform Geparafeerd door: Baeten, P.J.R. Graaf, M.C.E. de Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 31-8-2010 Kennis te nemen van bijgevoegd DMT notitie. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 31-8-2010
DMT-notitie 7 juli 2010 Wachtdienstregeling kritieke functies calamiteitenorganisatie 1. Probleemstelling - context In de afgelopen jaren is een calamiteitenorganisatie opgezet die afhankelijk van de aard en de omvang van de calamiteit opschaalt. De directe bestrijding in fase 1 (binnen een sector) is volledig gedekt doordat de inzet van medewerkers verzekerd is doordat op vele plekken gebruik wordt gemaakt van de wachtdienstregeling. Bereik- en beschikbaarheid in deze fase is gegarandeerd. Opschaling naar de volgende fase(n) (2 en 3) is onder normale omstandigheden (kantooruren, gewone weken) ook goed geregeld. Echter buiten kantooruren en vooral in bijzondere perioden zoals lange weekenden en/of vakanties biedt de huidige regeling onvoldoende garantie van bereik- en beschikbaarheid. Om ook in deze situaties garant te kunnen staan voor deze beschikbaarheid is het niet voldoende te vertrouwen op de grote loyaliteit van de medewerkers. 2. Beoogd effect Het zeker stellen van de bereik- en beschikbaarheid van de kritieke functies op basis van een aantal criteria. 3. Kernboodschap Door gebruik te maken van een bestaand beleid, uitvoeringsbesluit wachtdienst, wordt het risico van onvolledige bezetting van de calamiteitenorganisatie zoveel als mogelijk geëlimineerd. De bereik en beschikbaarheid van bepaalde kritieke functies zullen gegarandeerd kunnen worden door deze wachtdienstregeling. Welke functies als kritiek zijn aangewezen wordt beschreven in deze wachtdienstregeling kritieke functies calamiteitenorganisatie. 4. Historie - eerdere besluitvorming Medio 2009 is gesproken over de wachtdienstregeling voor de calamiteitenorganisatie. Naar aanleiding van discussies is nader geanalyseerd of het mogelijk was om zonder wachtdienstregeling toch de bereik- en beschikbaarheid te garanderen. Daartoe zou dan een set van afspraken gemaakt moeten worden, wat uiteindelijk neer zou komen op een soort wachtdienstregeling, die vervolgens naar de OR zou moeten. Met de mededeling van de portefeuillehouder dat bereik- en beschikbaarheid gegarandeerd moeten zijn (begin 2010) resulteert dat alsnog in het gebruik van de wachtdienstregeling. 5. Beleid Wachtdienst is geen nieuw fenomeen binnen Delfland. Een uitvoeringsbesluit wachtdienst is in 2006 door D&H vastgesteld. Er is al veel geregeld in de vorm van wachtdienstregelingen. De primaire processen en de ondersteuning aan deze primaire processen zijn reeds via wachtdiensten geborgd (zie bijlage 2). Alles wat al in bestaande regelingen is geregeld zoals: Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen waterschapspersoneel (SAW), Uitvoeringsbesluiten in het Algemeen Management Handboek, Basis Diensten Overeenkomst (BDO) tussen directie en Middelen, Specifieke Diensten Overeenkomst (SDO) wordt als bekend verondersteld en niet herhaald in deze notitie.
6. Financiën De kosten van de wachtdienst bedragen ca. 10.625, - per jaar per kritieke functie. Het totaal aan extra wachtdiensten, dat benodigd is, is 10. De totale kosten voor de invoering van wachtdienst voor kritieke functies calamiteitenorganisatie is 106.250, - Deze kosten zullen ten laste van de kostenplaats van de eigen sector worden gebracht. Vanaf 2011 worden deze kosten structureel als extra personeelskosten opgevoerd in de begroting. Team CB levert de namen van de medewerkers die een kritieke functie vervullen aan bij P&O. 7. Organisatorische en personele consequenties In beginsel zijn alle medewerkers van Delfland ingedeeld in de calamiteitenorganisatie. Alleen op grond van medische beperkingen en/of bijzondere sociale omstandigheden kunnen medewerkers worden vrijgesteld. Ook moet gedacht worden aan de extra belasting die de bereik- en beschikbaarheid oplevert voor de betrokken medewerkers in relatie tot hun privésituatie. 8. OR/GO De OR is door de bestuurder al geïnformeerd. 9. Risico- en beheersmaatregelen Het managementteam heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat de bezetting van de calamiteitenorganisatie op sterkte is. Het risico is dat er geen voldoende volwaardige bezetting van de calamiteitenorganisatie is gegarandeerd tijdens de vakantieperiode en buiten kantoortijd. Daarbij is een afweging gemaakt tussen het risico en de kosten die gemaakt moeten worden om dit risico weg te nemen of te verminderen. Het risico wordt bepaald door de kans en de gevolgen: de kans dat de kritieke functie niet vervuld kan worden: het in sommige gevallen geringe aantal medewerkers dat in het personeelsoverzicht staat vermeld voor de functie; de mate waarin op ad hoc en tijdelijke basis de rol (deels) door andere medewerkers vervuld of waargenomen kan worden; de gevolgen voor het functioneren van de calamiteitenorganisatie als de rol niet vervuld wordt. Het risico van weinig draagvlak binnen de organisatie is aanwezig doordat een deel van de medewerkers de wachtdienstregeling als dermate extra werkbelastend ten opzichte van de thuissituatie zal ervaren, dat zij dit niet in balans vinden. Dit risico kan verminderd worden door de regeling richting de medewerkers als een ontlasting te presenteren en te benadrukken dat men in de weken dat men geen wachtdienst heeft, de medewerker geen last of verplichting heeft. 10. Communicatie (in- en extern) Op basis van deze wachtdienstregeling kritieke functies calamiteitenorganisatie wordt een medewerker wiens functie als kritiek wordt beschouwd, door de secretaris-directeur of een daartoe gemandateerde aangewezen voor het verrichten van wachtdiensten. Aangewezen medewerkers ontvangen een schriftelijk aanwijzingsbesluit van hun nevenfunctie in de calamiteitenorganisatie. Zij worden vervolgens uitgenodigd voor een persoonlijk introductiegesprek. 11. Bevoegd orgaan Artikel 2 van het Uitvoeringsbesluit wachtdienst geeft aan dat de secretaris-directeur besluit op basis van een voorstel van de productverantwoordelijke of voor bepaalde werkzaamheden een wachtdienst moet worden ingesteld en hoe deze wachtdienst wordt ingericht. 2
12. Toelichting Delfland heeft de opschaling van de storm 8/11/07 en 01/03/08 geëvalueerd. Uit deze evaluatie, die op 01 april 2008 in D&H is besproken, is als verbeterpunt naar voren gekomen dat de huidige opzet van de calamiteitenorganisatie, door het ontbreken van bereik- en beschikbaarheidsafspraken, een risico in zich heeft. Ook bij recentere incidenten, zoals de gaslekkage bij ZB Delfluent AWZI Houtrust op 26 februari van dit jaar,is de bereik en beschikbaarheid als knelpunt naar boven gekomen. Wat onder een kritieke functie wordt verstaan staat beschreven in bijlage 1 Definities. Deze definitie in achtnemend worden de volgende functies als kritiek aangemerkt (totaal 18 functies). Kritieke functie Wel geborgd 1 Niet vacature 3 geborgd 2 1. Operationeel Leider X 1 4 2. Voorlichter in OT en BT X 1 3. Calamiteiten coördinator in OT en BT X 4. (plv.) Dijkgraaf X 5. Sectiehoofd Zuiveringsbeheer (ZB) X 6. Sectiehoofd Verontreinigd watersysteem(vw) X 1 7. Sectiehoofd Peilbeheer (PB) X 1 8. Sectiehoofd Waterkeringen (WK) X 1 9. Actiecentrumcoördinator WK Kijkduin X 1 10. Actiecentrumcoördinator WK Vlaardingen X 1 11. Actiecentrumcoördinator PB X 1 12. Actiecentrumcoördinator ZB De Groote Lucht X 13. Actiecentrum VW X 1 14. Coördinator Meldkamer X 2 15. ICT-services (inrichting vijverzaal) X 16. Bedrijfsmiddelen (inrichting Vijverzaal) X 17. Webredacteur (onderdeel van voorlichting) X 18. coördinator communicatie X Totaal 6 12 11 De responstijd voor de kritieke functies binnen de calamiteitenorganisatie in de wachtdienst is 10 minuten. De opkomsttijd voor deze functies is gesteld op een uur. Naast het instellen van een wachtdienstregeling worden de volgende aanvullende maatregelen voorgesteld: Te nemen maatregelen Deze maatregelen leveren een bijdrage aan het verminderen van het risico van een onderbezetting van de kritieke functies in de calamiteitenorganisatie: 1. Privé nummer(s) van medewerkers in calamiteitenorganisatie beschikbaar 5 ; 2. Mobiele telefoon aan medewerker door werkgever verstrekken 6 ; 3. Afstemming binnen functies bij vakanties en verlof rond lange weekenden; a. Team CB neemt jaarlijks het initiatief om tot een vakantierooster 7 te komen. b. In januari van elk jaar overleggen de medewerkers binnen een functie onderling en geven de uitkomst door aan team CB; c. Vakanties buiten dit rooster om worden vooraf zo spoedig mogelijk aan team CB doorgegeven. 1 Een overzicht van alle functies die al geborgd zijn, staat in bijlage 2. 2 Met niet geborgd wordt bedoeld buiten kantoortijd 3 Het aantal vacatures is gerelateerd aan de gewenste bezetting van 4 personen op een functie 4 De nieuwe secretaris directeur zal deze vacature invullen 5 Deze privé telefoonnummers zijn bij team P&O en de calamiteitencoördinatoren bekend. 6 De verstrekking van mobiele telefoons blijft via de leidinggevende lopen, team CB zal een advies aan de leidinggevende van de medewerker geven. 7 Dit rooster omvat de voorjaar-, mei-, zomer-, herfst- en kerstvakanties en de lange weekenden door feest- en brugdagen. 3
4. Minimaal 4 medewerkers per functie; 5. Functie-uitwisseling binnen de functies 5 t/m 8 en de functies 9 en 10; 6. ICT onderzoekt de mogelijkheid om de mobiele telefoons van de medewerkers met een kritieke functies, evenals de medewerkers die nu al een priority-sim hebben, te voorzien van roaming-sim. 8. Fasering maatregelen Bij deze maatregelen, die in twee fasen worden ingevoerd, gaat het alleen om de kritieke functies. Fase A: maatregelen 1, 2 en 3. Maatregelen 1 en 3 (een vakantieoverzicht is gemaakt en de knelpunten inzichtelijk gemaakt) zijn gerealiseerd. Voor maatregel 2 moet nog aan 4 medewerkers een Delflandtelefoon worden verstrekt. Fase B (gerealiseerd voor 01 juni 2010): de maatregelen 4 t/m 6. Deze fase vergt een ontwikkeltraject, zoals het opleiden en oefenen van de medewerkers in hun nieuwe functie 9. Dit ontwikkeltraject maakt onderdeel uit van het reguliere opleiden, trainen en oefenprogramma. Team CB zorgt ervoor dat alle nieuwe medewerkers met een kritieke functie in de calamiteitenorganisatie, na een introductiegesprek, direct inzetbaar zijn. Met maatregel 5 zijn in principe sectiehoofden en actiecentrumcoördinatoren voor alle taakgebieden inzetbaar, mits goed ondersteunt door een vakinhoudelijk adviseur. Daarnaast is voor de invulling van de wachtdienst gekozen om 2 vakgebieden te bundelen per wachtdienst. De sectiehoofden ZB en VW kunnen beide worden ingezet voor de gebieden ZB of VW. De sectiehoofden PB en WK kunnen beide worden ingezet voor de gebieden PB of WK. Gevolg hiervan is dat voor de functies 5 t/m 8 volstaan, kan worden met 2 wachtdiensten voor sectiehoofden. De wachtdienst dekt hiermee dat een sectiehoofd twee secties in de eerste uren aanstuurt in afwachting van het 2 e sectiehoofd die niet onder wachtdienst staat. Voor de functies 9 en 10 kan volstaan worden met 1 wachtdienst. De functie van OL is momenteel nog niet geregeld via wachtdienst. De borging is geregeld via reeds gemaakte afspraken die in de lijn zijn van een wachtdienst. Het totaal aantal extra wachtdiensten komt daarmee op 10. De uitkomst van het onderzoek naar roaming-sim, maatregel 6, is uiterlijk 01 oktober 2010 bekend. Zo spoedig mogelijk na de inwerkingtreding van dit besluit, wordt dit besluit geïmplementeerd. Deze implementatie zal maximaal een maand in beslag nemen. Vanaf het moment van implementatie is het DMT aanspreekbaar op deze regeling, tot die tijd geldt de regeling zoals nu gesteld in de calamiteitenorganisatie. Door de maatregelen zoals hierboven beschreven uit te voeren is de bezetting van de calamiteitenorganisatie op een goede manier geborgd. In 2011 zal er een moment worden ingebouwd om deze manier van werken te toetsen en te evalueren. De regeling zoals omschreven in deze notitie is een kwaliteitsslag en een stap voorwaarts naar een nog professionelere calamiteitenorganisatie. 8 Met roaming-sim wordt gebruik gemaakt van een techniek om bij uitval van het Vodafone-netwerk gebruik te maken van het netwerk van een andere provider waarbij de bereikbaarheid van de medewerkers in kritieke functies meer is geborgd. De kans op mobiele onbereikbaarheid zoals op 18 en 19 november 2009 is hiermee verkleind. Het gebruik van roaming-sim wordt is in februari 2010 door Vodafone getest en kan in de loop van 2010 pas worden geleverd. Onderzoek naar de mogelijkheid van roaming-sim vindt plaats door ICT. 9 Functie-ervaren worden kost tijd, in de voorjaarsoefening hebben al veel nieuwe medewerkers geoefend, in de najaarsoefening zullen opnieuw nieuwe medewerkers getraind worden, maar ook meekijken tijdens de oefening is leerzaam. 4