Nota van Inlichtingen Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) Aanbesteding Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) Aanbestedende Dienst: Gemeente Utrecht Referentie: 1100027898 Omschrijving: De gemeente Utrecht is voornemens één overeenkomst af te sluiten met betrekking tot de levering, installatie en implementatie van een Facilitair Informatie Systeem (FMIS). Toelichting: Categorie Planning Betreft Inschrijvingsleidraad FMIS pagina 6, paragraaf 2.1 1 Vraag Geachte heer / mevrouw, Uw documentatie stelt dat: Zes dagen vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen stelt de gemeente een Nota van Inlichtingen op met daarin alle gestelde vragen en gegeven antwoorden. Gaat het hier om werkdagen of kalenderdagen? Met andere woorden: Wanneer kunnen wij de Nota van Inlichtingen uiterlijk verwachten? Met vriendelijke groet. Antwoord Vrijgegeven: 16-12-2015 Deze dagen betreffen kalenderdagen. In Tenderned is een planning opgenomen waarin alle data en tijdstippen zijn opgenomen die relevant zijn voor deze aanbestedingsprocedure. U kunt tot zes dagen vóór de uiterste datum van indienen van de inschrijvingen doorlopend vragen stellen die wij ook doorlopend zullen beantwoorden. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Demonstratie 2 Vraag Kunt u aangeven welke faciliteiten beschikbaar zijn in de ruimte waar een presentatie en demonstratie zal worden gehouden? Denk daarbij aan een wifi verbinding / projector etcetera. In de ruimte zijn audiovisuele middelen aanwezig inclusief een scherm. Ook is het mogelijk om een laptop aan te sluiten. De gemeente Utrecht beschikt ook over een Wi-Fi verbinding. Categorie Planning Betreft Demonstratie 3 Vraag Kunt u aangeven welke rollen en/of functionarissen bij de demonstratie aanwezig zijn? Bij de demonstratie zullen de volgende rollen vertegenwoordigd zijn: Projectleider, inkoper, functioneel beheerder en een expert (per module 1 expert/gebruiker). Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 1 of 7
Categorie Planning Betreft Demonstratie 4 Vraag U geeft aan dat de demonstratie waarschijnlijk in week 6 van 2016 dient plaats te vinden. Gezien de snel vol lopende agenda s vragen wij u alvast een concrete dag en tijdstip in deze week aan te geven. De presentaties zijn nu ingepland op 8 t/m 11 februari 2016. U wordt na het openen van de kluis zo spoedig mogelijk uitgenodigd om op één van deze dagen de demonstratie, zoals opgenomen in de gunningcriteria, te verzorgen. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF W-RUI-7, W-RUI9, 5 Vraag W-RUI-7 en W-RUI9: Deze twee wensen zijn niet genummerd maar voorzien van de term Dubbel. Hoe dienen wij dit te interpreteren aangezien we wel met ja/nee kunnen antwoorden? Dit zijn wens W-RUI-7 en W-RUI9. U dient ondanks dat hier "dubbel" staat aan te geven of u hier wel of niet aan kunt voldoen. De gemeente Utrecht heeft ervoor gekozen om geen nieuw document te uploaden om dit aan te passen. Betreft Integratie FMIS - koppeling servicemanager_def, pag 1, 2e paragraaf 6 Vraag Volgende zin is niet volledig.: Dit betekent dat het Self service portaal de ingang is voor alle aan te vragen producten en diensten voor de verschillende gebruikers. Hier vandaan komen gebruikers op een specifiek Hoe luidt de volledige zin? Dit betekent dat het Self service portaal de ingang is voor alle aan te vragen producten en diensten voor de verschillende gebruikers. Hier vandaan komen gebruikers op een specifiek self-service verzoek van een product/dienst. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 135, pagina 12 7 Vraag U vermeldt dat de kosten ten behoeve van implementatie voor eigen rekening zijn. Kunt u dat nader toelichten? De kosten zijn conform wat u opgeeft in het prijsinvulformulier. Er kan geen sprake zijn van meerwerk. De opdracht is fixed price. Overschrijding van opgegeven uren in prijsinvulformulier betekent niet dat er sprake is van meerwerk. Het risico ligt bij opdrachtnemer. Als uitzondering geldt de 80 uur voor het management dashboard, deze opdracht kan op verzoek van de gemeente Utrecht uitgebreid waarbij de extra uren vergoed worden door de Gemeente Utrecht. Betreft Inschrijvingsleidraad, 1.2, pag.3 8 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 2 of 7
Indien de (geschatte) opdrachtwaarde lager is dan de wettelijk voorgeschreven drempelwaarde is de Aanbestedingswet 2012 (en/of Europese aanbestedingswetgeving) op grond van desbetreffende wetgeving niet van toepassing. Kunt u het voorgaande bevestigen, indien u het voorgaande niet kunt bevestigen wilt u dit dan motiveren met verwijzing naar desbetreffende wet- en/of regelgeving? De gemeente Utrecht heeft een raming gemaakt die boven de Europese aanbestedingsdrempel ligt. Betreft Inschrijvingsleidraad, 1.2, pag.3 9 Vraag Gemeente Utrecht geeft aan in paragraaf 1.2 dat de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. De Aanbestedingswet 2012 bevat objectieve criteria op basis waarvan bepaald wordt of deze Aanbestedingswet 2012 van toepassing is. Een van de wettelijk vastgelegde criteria is de omvang van de geschatte opdrachtwaarde. Kan gemeente Utrecht de geschatte opdrachtwaarde meedelen, indien gemeente Utrecht het voorgaande niet kan mededelen wilt u dit dan motiveren al dan niet voorzien van verwijzing naar desbetreffende wet- en/of regelgeving? De gemeente Utrecht heeft een raming gemaakt die boven de Europese aanbestedingsdrempel ligt. Betreft Inschrijvingsleidraad, 1.5, pag.4 10 Vraag Het is voor de Inschrijvers van belang bij het opstellen van de offerte alle van toepassing zijnde kosten mee te calculeren. Hierom de volgende vraag: kan de gemeente Utrecht het in paragraaf 1.5 beschreven.deel van de opdrachtsom in euro s specificeren? Zie hiervoor eis 132. U conformeert zich aan alle verplichtingen die voortvloeien uit het document 'Protocol Social Return'. U zet minimaal 5% van de opdrachtwaarde in als Social return. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF WPER-1 11 Vraag Aangezien het om een fixed price aanbieding gaat, vragen wij u aan te geven om hoeveel en welke KPI s het hier gaat? Zie eis 120. Voor het inrichten van het dashboard vragen we om 80 uur consultancy. Voor de belangrijkste facilitaire producten worden momenteel KPI's vastgesteld. Na gunning zal met de gegunde partij afgestemd worden welke KPI's ingericht moeten worden in het FMIS; hiervoor is de 80 uur aan consultancy uitgevraagd. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF: eis 14 pag 4 12 Vraag Onze FMIS oplossing voorziet in een eigen FMIS selfservice portaal. Is het voor de gemeente Utrecht een optie om dit FMIS portaal in te zetten en niet het portaal van MS Servicemanager? Wellicht tijdelijk, totdat MS Servicemanager in gebruik is. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 3 of 7
U dient een selfservice aan te bieden met PDC functionaliteit. Aangezien onduidelijk is wanneer service manager geïmplementeerd is heeft Gemeente Utrecht als eis opgenomen dat de gegunde partij een self service portal inricht zoals geëist wordt in eis 24 t/m 36. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 21, pagina 5 13 Vraag Gaat het alleen om de import van ruimtegegevens of heeft u in de Autocad tekeningen ook installaties/inventaris gegevens opgenomen welke u wilt importeren? Zie eis 94. We hebben geen inventaris of installaties opgenomen in onze tekeningen. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 74, pagina 8 14 Vraag U spreekt bij eis 74 over verschillende workflows. Hier hebben wij geen inzicht in. Kunnen wij er vanuit gaan dat onze best practice workflows de uitgangssituatie zijn om onze fixed prijs aanbieding op te baseren en dat aanvullingen hierop door uw functioneel beheerder worden uitgevoerd? Onze facilitaire processen bevatten de elementen zoals omschreven in eis 74. U dient te voldoen aan de functionaliteit die daar uitgevraagd worden. Of dit aansluit bij uw "best practice workflows" kan de Gemeente Utrecht niet beoordelen. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 94, pagina 9 15 Vraag Bedoelt u hiermee het inlezen van m2 uit een Autocad tekening of vanuit bijvoorbeeld een Excelbestand? Wij bedoelen hiermee beide mogelijkheden. Betreft W-RES-18, Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF 16 Vraag Wat is de reden om bij een reserveerbare eenheid onderscheid te kunnen maken of deze wel geboekt mag worden voor een losse reservering, maar niet voor een herhalingsreservering (wetende dat een periode voor het aanmaken van herhalingen beperkt kan worden)? Gemeente Utrecht biedt verschillende type reserveerbare ruimtes aan. Het is niet wenselijk om aan de eindgebruikers bij alle reserveerbare ruimtes de herhaalmogelijkheid aan te bieden. Denk hierbij aan evenementenruimtes, grote koppelbare zalen etc.etc. Dat er een beperking is aan te brengen in de periode tbv herhalingen is inderdaad bekend, deze optie werkt echter voor alle reserveerbare eenheden en daarmee wordt niet het doel bereikt. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 50, pagina 7 17 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 4 of 7
Hier geeft u aan dat het cateringassortiment per zaal moet kunnen verschillen. Bij eis 60 geeft u aan dat het cateringassortiment afhankelijk moet zijn van de gebruikersgroep. Dit is in tegenspraak met elkaar. Wat is leidend om het cateringassortiment bij een zaal te bepalen: de zaal of de gebruikersgroep? De zaal (ruimte) is leidend. Betreft Standaardorders 18 Vraag U heeft overzichten van standaardorders van Facilitair en Stadswerken aangeleverd. Deze data zal in het nieuwe FMIS opgenomen moeten worden. Dienen wij uit te gaan dat u deze data zelf handmatig invult, of dienen wij voor u data te importeren? In geval van importeren zullen wij u een Excel template beschikbaar stellen welke u zelf dient in te vullen. Wij voeren de date zelf in. Wij verwachten wel dat u import tooling beschikbaar stelt! Zie ook eis 105. Betreft Gunningcriterium 2_Functionaliteit_FMIS_DEF WFUB-1 19 Vraag Is het voor deze wens voldoende dat er door de beheerder een tijdsperiode ingesteld kan worden? Na het verstrijken van de periode zonder enige activiteit, wordt de gebruiker automatisch uitgelogd. Ja, dat is voldoende. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF Eis 106, pagina 10 20 Vraag De taalinstelling is een instelling welke de functioneel beheerder bij het aanmaken van de gebruiker invoert. Hiervoor is ook een standaardwaarde (bijv. Nederlands) in te geven. Indien er een afwijkende taal vereist is, past de beheerder dat aan. Taalinstelling is daarmee geen instellingen voor de eindgebruiker zelf. Is dit akkoord? Ja, dit is akkoord. Betreft TEA 3.5 algemeen 21 Vraag Wat verwacht u van de beantwoording met betrekking tot document TEA 3.5? Met andere woorden: In welke vorm dienen deze eisen worden toegelicht door inschrijver? Een toelichting is niet nodig. U dient te voldoen aan alle gestelde eisen in dit document. Het beantwoorden van eis 122 is voldoende. Er is een nieuwe versie (met alleen eisen) geplaatst met de daarbij behorende bijlagen. Betreft Eisen aan de opdracht eis 127 pagina 11 Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 5 of 7
22 Vraag U geeft aan dat vanuit de Utrechtse Exchange server mail wordt verzonden via SMTP en IMAP. Is de mogelijkheid van ophalen en vesturen van mails via het SMTP protocol afdoende? Ja, dit is afdoende. Betreft Eisen aan de opdracht eis 136 23 Vraag Wat is het verwachte resultaat van de gemeente Utrecht resultaat met betrekking tot de 80 uur werkzaamheden? Wij kunnen 80 uur opnemen voor de realisatie van de management dashboards. Is dat wat de gemeente Utrecht voor ogen heeft? Ja, deze aanname klopt. Zie antwoord op vraag 11. Betreft Eisen aan de opdracht eis 136 24 Vraag Gezien de detaillering van de uitvraag gaan we ervan uit dat er binnen de gemeente Utrecht een projectplan aanwezig is. Kunt u die aanleveren, ten behoeve van het bepalen van de scope en de door gemeente Utrecht gewenste deliverables? Nee, deze leveren wij niet aan. Betreft Eisen aan de opdracht: eis 136 25 Vraag Kunt u aangeven in welke fase van het proces de scope en deliverables definitief vastgesteld worden? Zie het antwoord op vraag 11. Betreft Eisen aan de opdracht FMIS-DEF: Eis 14, pagina 4 26 Vraag U geeft aan dat de MS Servicemanager nog niet operationeel is. Op welke datum is die applicatie wel operationeel? De datum is niet bekend. U dient te voldoen aan de gestelde eisen zoals omschreven in eis 14 t/m 17. De feitelijke koppeling hoeft u niet te realiseren. Zie ook ons antwoord op vraag 12. Betreft Inschrijvingsleidraad, 2.2, pag.6 27 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 6 of 7
Standaard invulformulieren bevatten geregeld ja/nee opties, in ogenschouw genomen dat deze aanbesteding betrekking heeft op software en daaraan gerelateerde dienstverlening is het in het belang van betrokken partijen dat er ruimte is voor toelichting bij gegeven antwoorden. Bijvoorbeeld: indien verzocht wordt om aan te geven is uw software geschikt om middels Autocad gegenereerde tekeningen te verwerken in BMP.formaat en er enkel het antwoord ja of nee wordt verzocht staat een leverancier die het voorgaande niet kan maar wel in JPEG.formaat desbetreffende tekeningen kan verwerken (een technisch en kwalitatief hoogwaardiger alternatief) voor een dilemma (aangezien ja als antwoord niet geheel passend is en nee ook niet). Hierom het verzoek aan gemeente Utrecht of paragraaf 2.2 gewijzigd kan worden zodat toegestaan is aan alle inschrijvers om de (digitale) inschrijvingsformulieren te wijzigen zodat toelichting(en) en/of nuance kan worden verstrekt. Kan gemeente Utrecht hiermee instemmen en indien dit niet kan wilt u dit dan voorzien van motivering en een voor gemeente Utrecht aanvaardbaar alternatief? De gemeente heeft goed nagedacht over de formulering van de wensen bij de verschillende aandachtsgebeiden van het gunningcriterium functionaliteit. De gemeente kan niet instemmen met het verzoek tot een toelichting of nuances bij de wens zelf in het gunningcriterium functionaliteit. Wij willen namelijk beoordelen of u voldoet aan de de wens en niet wat u aan toelichting geeft. Mocht u niet kunnen voldoen aan een bepaalde wens en dit voor u van dusdanig belang is, vragen wij u of u een via de nota van inlichtingen kenbaar wilt maken welke wensen u aangepast of uitgebreidt wilt zien. Datum genereren Nota van Inlichtingen: 23-12-2015 Pagina 7 of 7