Rapportage voortgangsaudit GGD Gelderland-Zuid, onderdeel Veilig Thuis D a t u m : 16 december 2015 Tijd: 9.00-12.30 uur Plaats: Stieltjesstraat, Nijmegen pdrachtgevers: Moniek Pieters, directeur Publieke Gezondheid Anna van Lübeck, manager Bijzondere Zorg 8i Veilig Thuis Auditopdracht: Voortgang realisatie verbeterpunten en -maatregelen o.b.v. Inspecties Jeugdzorg en Gezondheidszorg. Auditoren: Lead auditor: G a n n y Boer, beleidsadviseur kwaliteit/klachtenfunctionaris Extern deskundige: Miranda Hendriksen, projectmanager V T Gelderland Noord- en Midden Interne auditoren: Els Dafallah, procesbegeleider, ingehuurd voor implementatie werkprocessen V T Rian Haver, beleidsmedewerker JGZ/aandacht functionaris kwaliteit Meta M o e r m a n, epidemioloog GL Bekeken documenten: «Toetsingskader Veilig Thuis 2015 «Inspectierapport Jeugdzorg en Zorg, n o v e m b e r 2015 «Verbeterplan Veilig Thuis, 18 november 2015 (Word en Excel)» Stand van zaken, Veilig Thuis Gelderland-Zuid, 17 september 2015» Stand van zaken, Veilig Thuis Gelderland-Zuid, 19 november 2015» Stand van zaken, Veilig Thuis Gelderland-Zuid, 1 december 2015» 3x Presentatie Veilig Thuis van Moniek Pieters (ppt) * Handelingsprotocol V N G m e t addendum Nijmegen e.a.» Plan van aanpak Veilig Thuis 2 0 1 6 / 2 0 1 7, 17 september 2015 «verzicht leidinggevenden Veilig Thuis, bericht van 12 oktober 2015 «Implementatieplan concept, 2015» Implementatieplan 2 0 1 4-2015 - 2 0 1 6» Werkprocessen: oud en nieuw van Veilig Thuis en Veiligheidshuis (A3) R a p p o r t a g e v o o r t g a n g s a u d i t G G D G e l d e r l a n d - Z u i d, o n d e r d e e l V T, 8 j a n u a r i 2 0 1 6 Pagina 1 van 15
» Werkproces Veilig Thuis» Projectstructuur, pag. 24 in implementatieplan 2015 Toelichting op de rapportage : Per criterium is aangegeven wat de verwachting van de inspectie is en wat vervolgens de aandachtspunten van de auditoren op 1 6 / 1 2 / 2 0 1 6 zijn geweest. De o p g e n o m e n actiepunten en de voortgang hierop zijn opgesteld en beoordeeld door directie en management. Als de inspectie het criterium als voldoende heeft gescoord, dan is dit zichtbaar door een grote 'vink'. Als het criterium onvoldoende heeft gescoord, wordt in dit rapport weergegeven wat de vereiste actiepunten zijn (geformuleerd door directie en m a n a g e m e n t ). Voortgang op actiepunten wordt weergegeven door een kleine 'vink'. Vanuit de voortgangsaudit wordt aangegeven waar verbetering te behalen is in de v o r m van aandachtspunten. De algemene bevinding die in de voortgangsaudit naar voren is g e k o m e n over de noodzaak van een heldere aansturing, is m e e g e n o m e n in de begeleidende brief naar het Algemeen Bestuur, dd 0 8 / 0 1 / 2 0 1 6. Akkoord met weergave van de aandachtspunten van de voortgangsaudit: Namens auditteam: G. Boer (lead auditor) M. Hendriksen (extern deskundige) Rapportage voortgangsaudit G G D Gelderland-Zuid, onderdeel V T, 8 januari 2 0 1 6 Pagina 2 van 15
Criteria van de Inspectie Randvoorwaarden: N r 1.1 Veilig Thuis is te allen tijde bereikbaar en beschikbaar Bevinding Actie 1 Veilig Thuis toont aan dat zij voldoet aan de wettelijke eis o m 24/7 bereikbaar te zijn V T is 24/7 bereikbaar. 2 Een medewerker Veilig Thuis is 24/7 inzetbaar voor handelingen die bij wet zijn opgedragen aan Veilig Thuis. Buiten kantoortijden is geen medewerker van Veilig Thuis Gelderland Zuid inzetbaar voor de bij wet aan Veilig Thuis opgedragen handelingen. 1. Begroting extra formatie t.b.v. de 24/7 inzetbaarheid is goedgekeurd 17 12-2015. 2. Er wordt een werkinstructie opgesteld voor de medewerkers m e t hierin o p g e n o m e n wat er precies van de medewerker verwacht wordt wat betreft bereikbaarheid. 0 1-0 2-2 0 1 6 3. Er zijn voldoende medewerkers beschikbaar vanuit Veilig Thuis voor 24/7 beschikbaarheid. 4. Het addendum bij het handelingsprotocol w a a r m e e is afgesproken o m een deel van de meldingen te screenen in het Veiligheidshuis en vervolgens gezamenlijk een plan van aanpak op te stellen, staat op gespannen voet m e t de wettelijke bepaling dat het de taak is van Veilig Thuis o m te beoordelen of en zo ja, tot welke stappen een melding aanleiding geeft en of andere instanties daarvan in kennis gesteld moeten worden. Dit addendum is inmiddels losgelaten. 1-2-2016 Aandachtspunten voortgangsaudit: R a p p o r t a g e v o o r t g a n g s a u d i t G G D G e l d e r l a n d - Z u i d, o n d e r d e e l V T, 8 j a n u a r i 2 0 1 6 Pagina 3 van 15
» Werkinstructie 24/7 bereikbaarheid van V T professional in samenwerking m e t t e a m opstellen. 3 Veilig Thuis voert crisisinterventie uit en/of heeft hiertoe samenwerkingsafspraken gemaakt. Voor minderjarigen heeft de vestiging samenwerkingsafspraken gemaakt m e t SEZ. Voor volwassenen is echter geen crisisinterventie georganiseerd. 1. Begroting extra formatie t.b.v. de 24/7 inzetbaarheid is goedgekeurd op 17-12 2015. 2. p 0 7-0 1-2 0 1 6 is er overleg tussen SEZ, ĴBG en Veilig Thuis over de crisisinterventie 0-100 jaar. Afstemming m e t de G G Z crisisdienst of SEZ. Binnen de W T H is een crisisinterventie, hierover zijn afspraken gemaakt. 3. Crisisinterventie 18+ regelen; inclusief scholing medewerkers. Gereed 0 1 0 7-2 0 1 6 4 Een vertrouwensarts is 24/7 bereikbaar Een vertrouwensarts is 24/7 bereikbaar. Dit is bovenregionaal geregeld met een t e a m bestaande uit 6 vertrouwensartsen. Informatie over bureaudiensten van vertrouwensarts hangt op het prikbord. Aandachtspunten voortgangsaudit: «Door de verschillende locaties is de vertrouwensarts minder bereikbaar.» Medewerkers weten niet altijd wanneer het nodig is (conform handelingsprotocol) een vertrouwensarts in te zetten.» Nieuwe rol vertrouwensartsen vraagt o m nadere afstemming m.b.t. invulling w e r k z a a m h e d e n ; hierbij is balans draagkracht-draaglast van belang. Pagina 4 van 15
Nr 1.2 Criterium Veiiĩg Thuis beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel 1 Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts inzetbaar Bevindingen Tijdens kantoortijden is een vertrouwensarts inzetbaar Actie 2 De medewerkers kunnen tijdens kantoortijden een beroep doen op de gedragswetenschappers Veilig Thuis heeft een gedragswetenschapper in dienst voor 20 uur per w e e k voor zowel Tiel als Nijmegen. Hiermee beschikt Veilig Thuis Gelderland Zuid nog over onvoldoende formatie o m gekwalificeerde gedragswetenschappers te betrekken bij alle zaken waar multidisciplinair overleg vereist is. 1. Begroting extra formatie 0,5 fte gedragswetenschapper is goedgekeurd 17-12-2015. 2. Het contract van de huidige gedragswetenschapper wordt uitgebreid naar 28 uur per 1-1-2016. Met de werving van de extra gedragswetenschapper is gestart. 3. Met de Veilig Thuizen in Gelderland N en Gelderland Midden worden afspraken gemaakt over de bovenregionale inzetbaarheid/telefonische bereikbaarheid van de gedragswetenschappers. 1-4-2016 Aandachtspunten voortgangsaudit: 3 Veilig Thuis kan indien nodig een beroep doen op gespecialiseerde professionals zoals psychiaters, verslavingsdeskundigen of geriaters «Capaciteit gedragswetenschapper nog niet op vereiste peil.» Afspraken ontbreken nog over vervanging bij ziekte en vakantie. De medewerkers kunnen zo nodig een beroep doen op externe gespecialiseerde professionals. 1. Evalueren samenwerkingsafspraken en indien nodig bijstellen. R a p p o r t a g e v o o r t g a n g s a u d i t G G D G e l d e r l a n d - Z u i d, o n d e r d e e l V T, 8 j a n u a r i 2 0 1 6 Pagina 5 van 15
Aandachtspunten voortgangsaudit:» Aandacht voor periodiek actualiseren van sociale kaart. 4 Veilig Thuis voert de triage uit en start het onderzoek binnen 5 dagen na ontvangst van de melding Veilig Thuis voert de triage uit en start het onderzoek binnen 5 dagen na ontvangst van de melding. p iedere dag wordt getrieerd. Meldingen die in het vervolgtraject onderzocht m o e t e n worden, worden door de t e a m m a n a g e r Back ffice opgepakt en verdeeld. 0 1. Managementrapportage inrichten o m afwijking op n o r m te monitoren. 5 Veilig Thuis rondt onderzoeken binnen 10 weken na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar aanleiding van de melding af. Aandachtspunten voortgangsaudit:» W e e s consistent in het gebruik van het woord Triage' zoals bedoeld in het handelingsprotocol en optimaliseer triage-proces door deskundigheidsbevordering. «Maak gebruik van casuïstiekbesprekingen zodat professionals m e e r Veilig eenduidig Thuis rondt triage onderzoeken uitvoeren binnen van elkaar 10 w e kleren. e n na het besluit over de noodzakelijke vervolgstappen naar aanleiding van de melding af. 1. Na Triage wordt een casus voor onderzoek m e t e e n verdeeld: doorlooptijd in Regas monitoren. 2. Doorstoom proces inzichtelijk m a k e n middels Regas systeem en monitor op afwijkingen inrichten. Dit vraagt verdere inrichting van Regas. 3. A a n n e m e n van applicatiebeheerder die t.b.v. V T wordt ingezet. 0 1-0 4-2 0 1 6 Aandachtspunten voortgangsaudit:» Behoefte aan inzichtelijk m a k e n van doorlooptijden. Pagina 6 van 15
N r 1.3 Veilig Thuis beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel Bevindingen Actie 1 Veilig Thuis beschikt over één registratie systeem Veilig Thuis Gelderland Zuid beschikt sinds 2 november 2015 over Regas, dít is één registratiesysteem voor alle werkzaamheden, zowel op het gebied van kindermishandeling als huiselijk geweld. Aandachtspunten:» Behoefte aan extra scholing. 2 Het registratiesysteem ondersteunt het werkproces. Het registratiesysteem ondersteunt het werkproces, het Handelingsprotocol is leidend. Ù Medewerkers hebben een algemene scholing gevolgd. Er is een handboek beschikbaar, en er is iemand van de projectgroep Regas beschikbaar voor individuele ondersteuning. Wekelijks is er een Regas-vragenuurtje voor vragen of overleg. Wekelijks wordt ook een update per mail verzonden naar alle medewerkers m e t hierin vragen (FAQ), aandachtpunten en instructies (Vragen van medewerkers/gebruikers worden besproken en beantwoord in de Implementatiegroep). De data-set t.b.v. de managementrapportage wordt m o m e n t e e l in de projectgroep samengesteld. Een aantal data is m o m e n t e e l wel beschikbaar: o.a. aantal meldingen, soort meldingen. 0 1-0 3-2 0 1 6 2. Uitwerken data-set managementrapportage. 0 1-0 3-2 0 1 6 3. pstellen werkinstructies professionals en werkinstructies secretariaat. 4. Starten van extra scholing. Aandachtspunten voortgangsaudit: d Rapŗ lortage v o o r t g a n g s a u d i t G G D Gelderlar» Projectgroep implementatie Regas is nog volop bezig o m Regas verder te finetunen. Het gaat bijvoorbeeld o m toevoegen van standaardbrievep^ej^ a 7 van 15 - z^id '^^İàWSţŴtlĩoWeid heeft wiiziqinqen in Reqas door te
voeren. 3 Dossierinformatie van voorgangers van Veilig Thuis in inzichtelijk voor de professionals» De focus van coaching heeft in de eerste fase vooral gelegen bij de front office. Implementatie bij back office wordt m o m e n t e e l ingezet. «Er is behoefte aan extra scholing. «Breid aantal licenties uit. De medewerkers kunnen dossierinformatie uit alle registratiesystemen (Atlas, C V S, Kits, IJ en Regas) van Veilig Thuis Gelderland Zuid inzien. 4 De instelling hanteert richtlijnen en een procedure voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis. Veilig Thuis hanteert nog geen richtlijnen voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Veilig Thuis, bijvoorbeeld bij een recente verhuizing van een gezin of huishouden. 1. Afspraken t.a.v. formele richtlijnen m e t de andere Veilig Thuizen zal landelijk worden geagendeerd en opgepakt. Pagina 8 van 15
2.1 Professionals houden goed zicht op de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens Bevindingen Actie 1 Professionals hebben een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens. Medewerkers hebben in alle zaken een beter beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens. Er vindt dagelijks triage plaats, casussen worden na triage verdeeld. De zaken worden geprioriteerd en de 'crisis' meldingen worden adequaat opgepakt. Bij complexe casuïstiek wordt multidisciplinair overlegd. Er wordt standaard informatie opgevraagd bij de politie. 1. Wachtlijstbeheer optimaliseren door vastleggen van acties 2. T e r m 'wachtlijst' uiteenrafelen: Smart-list Frontoffice, Smart-list Verdeellijst. 0 1-0 2-2 0 1 6 Aandachtspunten voortgangsaudit: «Bij ziekte regelen professionals onderling dat casus in beeld blijft. De afspraken hierover m o e t e n geborgd worden.» Wachtlijstbeheer wordt als onduidelijk ervaren. 2 Professionals schatten de veiligheid in aan de hand van een gestandaardiseerd (risicotaxatie) instrument. Het landelijk triage instrument wordt gebruikt, en wordt hiermee als risicotaxatieinstrument ingezet. 1. Het m o e t duidelijk worden welk instrument aanvullend nodig is o m de veiligheid goed in te kunnen schatten. Daarvoor zal Veilig Thuis ook te rade gaan bij andere Veilig Thuizen. Vervolgens keuze m a k e n voor een instrument. 15-01-2016 Pagina 9 van 15
3 Professionals beoordelen de veiligheid in multidisciplinair verband. 2. Aanvullend risicotaxatieinstrument wordt geïmplementeerd. Aandachtspunten:» Leren eenduidig toepassen van instrument. Bij (complexe) casuïstiek, zowel 18- als 18+ zaken, wordt altijd een vertrouwensarts of gedragswetenschapper wordt betrokken. 2 8-0 2-2 0 1 6 Aandachtspunten voortgangsaudit:» Vertrouwensarts sluit 2x per w e e k aan bij MDT, de vraag wordt gesteld of dit voldoende is. ntwikkel gezamenlijk criteria voor casussen die standaard langs M D T moeten. «In Den Haag werkt m e n m e t Veilig Verder teams, bestaande uit V T, JB, A M W en MBZ. Binnen een w e e k na melding wordt gezin uitgenodigd op kantoor inclusief netwerk en professionals die betrokken zijn en wordt gesproken m e t alle leden van gezin en hele systeem en netwerk. Vervolgens wordt veiligheidsplan en plan van aanpak gemaakt. Nr 2.2 Professionals zorgen ervoor dat acuut onveilige situaties worden opgeheven 1 Professionals treden bij acute onveiligheid actief op 2 Professionals bepalen multidisciplinair hoe bij acute onveiligheid van leden van gezinnen en huishoudens te handelen. Bevindingen Veilig Thuis Gelderland Zuid treedt bij acute onveiligheid actief op. Voor acute situaties is een piketdienst ingesteld zodat altijd een medewerker beschikbaar is. Hierbij wordt indien nodig samengewerkt m e t de S E Z van Jeugdbescherming Gelderland. De medewerkers zijn voldoende toegerust o m m e t acuut onveilige situaties o m te gaan. Professionals bepalen multidisciplinair hoe bij acute onveiligheid van leden van gezinnen en huishoudens te handelen. Dit gebeurt binnen de triages en via intercollegiaal overleg Actie Aandachtspunt voortgangsaudit:» Dat de t e r m Veiligheid' niet alleen m e t agressie m a a r ook m e t verwaarlozing te m a k e n kan hebben, is volgens vertrouwensarts nog Pagina 10 van 15
onderbelicht. 3 Professional zijn toegerust o m m e t acuut onveilige situaties voor leden van gezinnen en huishoudens o m te kunnen gaan De medewerkers zijn voldoende toegerust o m m e t acuut onveilige situaties o m te gaan, voor zover dit werkzaamheden binnen het eigen 18+ of 18- werkgebied betreffen. Nr 3.1 Veilig Thuis zet gekwalificeerde professionals in Bevindingen Actie 1 Veilig Thuis zorgt voor een verantwoorde werktoedeling Inspectierapport: Dit criterium wordt nog niet beoordeeld, omdat de verantwoorde werktoedeling nog verder moet worden uitgewerkt. n.v.t. 2 Veilig Thuis zet professionals in die aantoonbaar zijn geschoold voor de functie die zij uitoefenen Veilig Thuis Gelderland-Zuid beschikt over ervaren en in de basis goed geschoolde medewerkers. De medewerkers hebben echter onvoldoende (bij)scholing gevolgd specifiek gericht op de taken van Veilig Thuis. 1. De extern deskundige traint het personeel on-the-job (meekijken, meelopen, fysiek aanwezig zijn), op het toepassen van het Handelingsprotocol. 2. Tijdens de werkbijeenkomst Veilig Thuis op 15 december jl. is een workshop over deskundigheden en vaardigheden gehouden. De input zal gebruikt worden bij het opstellen van het scholingsplan. 3. Het scholingsplan wordt opgesteld (inclusief het SKJ traject). Dit geldt voor alle V T medewerkers, inclusief het secretariaat. 4. De aanmelding voor de SKJ registratie van de MBZ medewerkers die 15-01-2016 Pagina 11 van 15
werken voor Veilig Thuis wordt geregeld. 5. Er k o m t een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers. o k krijgen zij een m e n t o r toegewezen. 6. Er worden voorbereidingen getroffen voor intervisie in 2016. Aandachtspunten voortgangsaudit: 15-01-2016 0 1-0 3-2 0 1 6 0 1-0 3-2 0 1 6 «Geef m e e r aandacht aan scholing back office «Zorg voor goede scholing en instructie van telefonisten en secretariaat. 3 Veilig Thuis biedt medewerkers de mogelijkheid kennis en vaardigheden actueel te houden. Zie hierboven bij 2 4 Veilig Thuis heeft richtlijnen en procedures vastgesteld voor het handelen van de professionals. Veilig Thuis werkt nu conform handelingsprotocol. 1. W e r k e n volgens dit protocol vraagt continue scholing en coaching. 2. Werkprocessen van het handelingsprotocol (1 werkwijze) verder uitschrijven tot op instructieniveau en implementeren. 0 1-0 4-2 0 1 6 Aandachtspunten voortgangsaudit: «Bij uitwerking van werkprocessen wordt benadrukt o m dit s a m e n m e t teamleden te doen. «De werkprocessen handelingsprotocol zijn nu beschreven voor de front- ffice. W a t nog gedaan m o e t worden is de beschrijving van de backoffice, de secretariaatswerkzaamheden en de raadpleging en afstemming m e t vertrouwensarts Pagina 12 van 15
Nr 3.2 Veilig Thuis zorgt voor jeugdhulp in samenhang met andere hulp Bevindingen... 1 Veilig Thuis heeft samenwerkingsafspraken m e t haar ketenpartners vastgelegd Veilig Thuis Gelderland Zuid heeft samenwerkingsafspraken m e t ketenpartners vastgelegd, vooral m e t de politie, binnen de G G D en binnen het Veiligheidshuis. Actiepunt: 1. Nadere vormgeving samenwerking V T en V H H in relatie tot loslaten werkwijze addendum. Samenwerkingsafspraken VT/politie/M vervolgens implementeren. Startbijeenkomst op 14-01 2016 m e t landelijke ondersteuning vanuit V N G. 0 1-0 4-2 0 1 6 2. Afspraken m e t Raad van Kinderbescherming, Reclassering evalueren. 2 Veilig Thuis stelt haar professionals in staat s a m e n te werken m e t ketenpartners. 3. M a n a g e m e n t heeft afspraken gepland m e t lokale veld in Nijmegen en Rivierenland over versterken samenwerking tussen V T en sociale wijkteams/gebiedteams/save-teams/regieteams, o m te k o m e n toteen goede werkverdeling tussen gemeentelijke wijkteams en V T. De vormgeving hiervan is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Regie bij af- en opschalinq is nog te versterken. 1. Informatiebijeenkomsten worden gepland m e t raadsleden en bestuurders. 2 8-0 2-2 0 1 6 2. Gezamenlijke visie formuleren en werkwijzen ontwikkelen m e t ketenpartners. NB Dit betekent niet alleen scholing van V T, m a a r ook o.a. van gemeentelijke sociale teams. 3 1-1 2-2 0 1 6 Aandachtspunten voortgangsaudit:» Geef helder naar ketenpartners aan wat taken V T zijn (en wat niet).» Geef naar ketenpartners aan wat bij taakveld Bijzondere Zorg hoort, en wat bij taakveld veilig Thuis. Pagina 13 van 15
» Momenteel wordt nieuwe werkwijze met Veiligheidshuis en politie uitgewerkt. Backoffice medewerkers hebben nog geen duidelijke link Veiligheidshuis. met Pagina 14 van 15
Auditprogramma 16 december 2015 9.00-9.30 uur Voorbereiding 1 voorbespreking Alle auditoren 9.30-10.30 uur Interview m a n a g e m e n t Manager V T en projectcoördinator V T Auditoren: Miranda Hendriksen (ext), Meta Moerman (int) 10.30-11.30 uur Interview frontoffice Medewerker F 18- en medewerker F 18+ Auditoren: Miranda Hendriksen (ext), Meta Moerman (int) Parallel: 9.30-11.15 uur Interview Regas specialisten en inkijken Regas 9.30-10.30 uur Implementatie Regas - Projectleider 10.30-11.15 uur Informatieadviseur V R G Z Auditor: Ganny Boer (int) 11.30-12.00 uur Pauze - Uitwerken bevindingen Alle auditoren 12.00-12.30 uur Uitwisseling resultaten s a m e n m e t m a n a g e m e n t V T en directie Alle auditoren 12.30-12.45 uur Terugkoppeling aan medewerkers Alle auditoren * Gedragswetenschapper is woensdag 16/12 verhinderd. Els Dafallah zal haar interviewen op dinsdagmiddag 15 december Interview backoffice Medewerker B 18- en medewerker B 18+ Auditoren: Els Dafallah (int), Rian Haver-Scheen (int) Interview vertrouwensarts * Auditoren: Els Dafallah (int), Rian Haver-Scheen (int) Pagina 15 van 15