Projectplan Open Architectuur Archief 2020

Projectplan Open Architectuur Archief 2020 Versie 1.0 Datum 22 juni 2015 Status Definitief Pagina 1 van 13

Colofon Projectnaam Projectleider(s) Contactpersoon Deelproject Open Architectuur Gijsbert Kruithof (Deelprojectleider), Tine van Nierop (Projectleider Open Toegang) Gijsbert Kruithof T +31-6-55267917 gijsbert.kruithof@nationaalarchief.nl Postbus 90520 2509 LM Den Haag Auteurs Gijsbert Kruithof Versie 1.0 Bijlage(n) Pagina 2 van 13

Inhoud 1 Inleiding...4 2 Projectdefinitie...5 3 Aanpak...8 4 Projectorganisatie... 12 Pagina 3 van 13

1 Inleiding Een open architectuur is een belangrijke voorwaarde om open toegang tot de landelijke archiefcollectie van Nederland te realiseren. Heldere en gedeelde architectuurkaders helpen de archiefinstellingen om zich te positioneren als informatiemakelaar tussen overheid en samenleving. Werken onder architectuur is bovendien een van de belangrijkste middelen voor het bereiken van interoperabiliteit en standaardisatie. Karin van der Heijden en Ivo Zandhuis hebben in 2011 gepleit voor het realiseren van open architectuur bij archieven. 1 Mede op basis van deze verkenning is invulling gegeven aan programmaonderdeel Open Toegang van het programma Archief 2020. Dit deelprojectplan beschrijft de activiteiten die worden ontplooid in het kader van het Innovatieprogramma Archief om het gebruik van Open Toegang in de archiefsector handen en voeten te geven. Het deelproject draagt bij aan de doelen van programmalijn 3 (toegankelijkheid Archiefcollectie NL): het verbeteren van het maatschappelijk rendement van de landelijke archiefcollecties op het gebied van vindbaarheid, toegankelijkheid en gebruiksmogelijkheden en van de daarbij horende (digitale) informatiediensten. Het deelproject heeft daarnaast raakvlakken met programmalijn 1 (duurzaamheid). 1 Archieven, Open U! in: Archievenblad, jrg 115 (2011), nr. 4 (april), p. 20-22. Te downloaden via: https://informatie2020.pleio.nl/file/download/28015382 Pagina 4 van 13

2 Projectdefinitie Achtergrond Architectuur is een vakgebied op het snijpunt van bedrijfskunde en informatica dat als doel heeft om te zorgen dat organisaties zich in de gewenste richting ontwikkelen. Architectuur houdt zich bezig met processen, organisatie, informatiestructuur en technische infrastructuur. Uit onderzoek blijkt dat projecten waarbij gebruik is gemaakt van architectuur succesvoller zijn en minder geld kosten dan projecten zonder architectuur 2. De meeste grotere organisaties hebben tegenwoordig architecten in dienst en werken onder architectuur, dat wil zeggen dat ze een architectuurproces hebben ingericht waarbij alle veranderingen en projecten binnen een organisatie getoetst worden aan de gewenste architectuur. Overheidsinstellingen zijn daarbij gebonden aan de zogenaamde referentiearchitecturen zoals de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) en de GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur). Referentie architecturen bieden richtinggevende kaders voor het inrichten van de organisatie en het implementeren en ontwikkelen van (informatie)systemen. Voor alle overheidslagen (Rijk, Provincie, Waterschappen en Gemeenten) zijn referentiearchitecturen. De NORA biedt algemene uitgangspunten voor de Nederlandse overheid, daarbij moet je denken aan principes zoals enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik en geen wrong door voor de burger. Referentiearchitectuur van lagere overheidslagen worden steeds specifieker. Uitgangspunt van dit deelproject is om zoveel mogelijk aan te sluiten bij bestaande referentie architecturen en te zorgen dat de belangen van duurzame digitale toegankelijkheid daarin geborgd zijn. Doel en Gewenst Eindresultaat Doel van dit deelproject is om de mogelijkheden van open architectuur voor de archiefsector zoveel mogelijk in kaart te brengen en te benutten om zodoende open en duurzame toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland dichterbij te brengen. De activiteiten in dit deelproject zijn er op gericht om het gebruik van architectuur binnen archiefinstellingen concrete handvatten te geven samen met deelnemers uit de sector zelf. Scope en Afbakening Het deelproject Open Architectuur heeft raakvlakken met een aantal andere (deel)projecten binnen en buiten Archief 2020. Binnen scope vallen de activiteiten die gedaan worden in het kader van de samenwerking met de ICTU aan het NORA katern digitale duurzaamheid. Binnen scope zijn ook de activiteiten die gericht zijn op: 2 Business Value of Solution Architecture, Raymond Slot, Guido Dedene and Rik Maes, PRET 2009, pp 84-108, 2009, Berlin, Springer-Verlag Pagina 5 van 13

- het uitwisselen van kennis en ervaring met het gebruik van architectuur; - het aansluiten op andere referentiearchitecturen zoals de GEMMA, de PETRA en de WILMA; - communicatie over de projectactiviteiten; het uitwerken van gerichte architectuuronderwerpen. Binnen scope valt ook kennisbevordering op het gebied van architectuur, maar daarnaast is ook binnen het project Open Toegang een deelproject Deskundigheidsbevordering met ruimte voor kennisontwikkeling over architectuur. Activiteiten voor het ontwikkelen van standaarden en koppelvlakken vallen onder het deelproject Standaarden. De activiteiten van deze deelprojecten hebben veel raakvlakken met dit project en nauwe samenwerking is voorzien. Immers, de keuze voor standaarden en het vastleggen van functionaliteiten zijn activiteiten die passen in het kader van architectuur. Buiten scope zijn ook de activiteiten om leveranciers te bewegen in de richting van het gebruik van architectuurkaders en open standaarden. Leveranciersmanagement past in een groter kader, dat in een breder verband opgepakt zal worden. Tenslotte is het nadrukkelijk niet de bedoeling om binnen Archief 2020/Open Toegang een nieuwe referentiearchitectuur te ontwikkelen. Uitgangspunt is het aansluiten bij bestaande architectuurinitiatieven. Afhankelijkheden Voor de uitvoering van de activiteiten is een afhankelijkheid van de beschikbare capaciteit bij de deelnemende archiefinstellingen. Relaties met andere projecten Er bestaan relaties met diverse andere projecten. Archief 2020, Programmalijn 1, digitale duurzaamheid Architectuur is ook van groot belang voor het realiseren van digitale duurzaamheid bij overheden en hun archiefpartners. De activiteiten in dit deelproject strekken zich ook uit tot de architectuurkaders die van belang zijn voor digitale duurzaamheid. DTR WP4, Normenkader (DUTO) Binnen het programma Digitale Taakstelling Rijksarchieven (DTR) houdt werkpakket 4 zich bezig met het opstellen voor een normenkader voor digitale duurzaamheid, waarin alle wet- en regelgeving, normen en richtlijnen helder en overzichtelijk zijn samengenomen. Dit normenkader heeft vanzelfsprekend raakvlakken met de uitgangspunten van de architectuur. Door middel van nauw overleg zal gezorgd moet worden dat een en ander op elkaar aansluit en niet onnodig overlapt. DTR WP1, WP2, WP3, Architectuurboard De Regionale Historische Centra en het Nationaal Archief zijn een samenwerkingsverband aangegaan voor het delen van e-depot voorziening. In het kader van deze samenwerking is een gezamenlijke architectuur opgesteld, de zogenaamde WVI-Architectuur (Werkgroep Voorbereiding Implementatie e- Depot). Pagina 6 van 13

De architectuurcommissie die deze architectuur heeft opgesteld zet haar werkzaamheden voort in het programma Digitale Taakstelling Rijk (DTR) als architectuurboard. Dat houdt in dat alle grote projecten binnen DTR verplicht zijn een Project Start Architectuur (PSA) te maken en deze te laten toetsen door de architectuurboard. De architectuurboard werkt ook aan de doorontwikkeling van de gemeenschappelijke architectuur. Deze architectuur is leidend voor NA en RHC's maar niet voor andere archiefinstellingen. Vanzelfsprekend zijn er wel raakvlakken en overeenkomsten en is er nauwe uitwisseling tussen de werkzaamheden van de architectuurboard en de activiteiten in het kader van het project. De deelprojectleider van het Archief 2020 project Open Architectuur neemt deel aan de architectuurboard en verscheidene leden van de architectuurboard doen mee aan de activiteiten van het Archief 2020/Open Toegang deelproject. Pagina 7 van 13

3 Aanpak Projectactiviteiten In een eerste consultatieronde bij verschillende archiefinstellingen die participeren in Archief 2020, zoals het koplopersoverleg zijn de wensen met betrekking tot het project Open architectuur geïnventariseerd. In een kick-off meeting met de architectuurspecialisten van de archiefinstellingen die willen participeren in dit project zijn de volgende projectactiviteiten vastgesteld: 1. Aansluiting vinden bij andere architecturen en architectuurinitiatieven. 2. Uitwisseling van kennis en ervaring over architectuur. 3. Uitwerking van bepaalde architectuuronderwerpen. 4. Communicatie van projectactiviteiten. Ad.1: Aansluiting bij andere architectuurinitiatieven De archiefinstellingen hebben nadrukkelijk aangegeven vooral geen nieuwe architecturen te willen gaan ontwikkelen maar zoveel mogelijk te willen aansluiten bij bestaande initiatieven, zoals de NORA, GEMMA, PETRA en WILMA. Bij deze referentiearchitecturen zou gekeken moeten worden of duurzame digitale toegankelijkheid daar voldoende is geborgd en eventuele omissies daarin proberen aangevuld te krijgen. Activiteiten die in dit kader ontplooid zullen worden zijn: Participeren in GEMMA Participeren in ontwikkeling NORA katern digitale duurzaamheid Onderzoeken PETRA en WILMA Aansluiting op NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed/OCW) Participatie in ontwikkeling Normenkader Duurzame Toegankelijkheid (DUTO) Afstemming met andere architecten van IPO, VNG, UVW, KING, NDE, ICTU, NGI, enz. Ad.2 Uitwisseling kennis en ervaring Het delen van kennis en ervaring met architectuur is belangrijk om het praktisch gebruik van architectuur te bevorderen en standaardisatie ten behoeve van open en duurzame toegankelijkheid dichterbij te brengen. In dit kader past het regelmatig bij elkaar komen, het bieden van een uitwisselingsplatform en het delen van (project)ervaringen. Activiteiten in dit kader zijn: Oogsten van ervaring in pilots en projecten van archiefinstellingen en hun partners (zie hieronder) Conceptualiseren van opgedane kennis en ervaring Delen van kennis Leren toepassen van architectuurkennis in nieuwe projecten en situaties Er zijn de afgelopen jaren verschillende architectuurinitatieven uitgevoerd, zoals het ontwikkelen van Gemeentelijke Referentiearchitecturen onder meer in Den Pagina 8 van 13

Haag, Rotterdam en Utrecht en projectarchitecturen onder meer in Eindhoven. Doel van het project is om een overzicht te creëren van deze initiatieven en van de ervaringen daaruit te leren. Zie ook de aanpak en fasering. Ad.3: Uitwerken van architectuuronderwerpen Archiefinstellingen hebben specifieke inrichtingsvragen die (nog) niet beantwoord worden door bestaande (referentie)architecturen, bijvoorbeeld met betrekking tot de aansluiting van hun websites op nationale aggregatoren en de aansluiting van e-depot's op de interne bedrijfssystemen van archiefvormers. Deze specifieke archiefonderwerpen zullen in het kader van dit project gezamenlijk worden opgepakt. Dit voorkomt dat elke archiefinstelling voor zichzelf opnieuw 'het wiel gaat uitvinden' en het bevordert gedeelde en vergelijkbare oplossingen die de uitwisselbaarheid van informatie mogelijk maken. Door de archiefinstellingen die willen deelnemen aan het project zijn de volgende onderwerpen aangedragen: Architectuurkaders voor archivering in ketens; Architectuur voor archivering in domeinen zoals de leefomgeving; Uitwerking archiveringsfunctie voor duurzame toegankelijkheid; Uitgangspunten voor uitbesteding van taken; Privacy/Wet bescherming persoonsgegevens voor archivering en toegankelijkheid ; Architectuur van beveiliging; Architectuurkaders voor toegankelijkheid & open data; Handvatten voor toetsing van RMA (e-depot) functionaliteiten; Uitwerking koppelingen van DMS/RMS aan e-depot; Architectuur van een Digitaal Atelier Component (voor pre-ingest functionaliteit; Preserveringsfunctionaliteit of services; Deze lijst van onderwerpen is nog indicatief en niet uitputtend. De behandeling van de onderwerpen wordt door de deelnemende instellingen in overleg geprioriteerd op basis van urgentie vanuit projecten of management. Voorstelbaar is dat een aangedragen onderwerp deels uitgewerkt wordt in een ander (deel)project van het project Open Toegang, zoals het deelproject Standaarden. Ad.4: Communicatie Voor de bevordering van het gebruik van open architectuur zal gebruik gemaakt worden van de communicatiefaciliteiten van Archief 2020. De website van Archief 2020 zal als generiek communicatiekanaal gebruikt worden voor dit deelproject. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van Pleio, BREED Archief2.0 en social media voor nieuws en ontwikkelingen rond de projectactiviteiten Gedurende het project zal naar gelegenheden (zoals conferenties en de Summerschool) worden gezocht om architectuur en de referentiearchitectuur nader te introduceren bij (archief)informatiemanagers, archiefinspecteurs, DIV medewerkers etc. En er zullen ook bijeenkomsten georganiseerd worden zo mogelijk in samenwerking met andere organisaties zoals NA, KING, ICTU enz. enz. Pagina 9 van 13

Praktische aanpak Er wordt een periodiek maandelijks architectuuroverleg ingericht waarin kennis en ervaring worden uitgewisseld. Dit overleg fungeert als leerkring/kenniskring waarvan het de bedoeling is dat die ook na afloop van het project blijft bestaan. In dit overleg zal bovendien telkens één onderwerp nader worden uitgewerkt, resultaten hieruit kunnen bijvoorbeeld richtlijnen, modellen of factsheets zijn. Daarnaast zullen special interest groups worden ingericht die een onderwerp uitwerken en voorbereiden, bijvoorbeeld voor het NORA katern digitale duurzaamheid of voor de GEMMA, PETRA of WILMA. In de aanpak zal gebruik worden gemaakt van een methodiek om kennis uit innovatie te consolideren en delen. Deze methodiek is ontwikkeld door InAxis, een commissie voor innovatie van het openbaar bestuur. De methodiek onderscheidt drie fases: 1. Innovatie of experimenteer fase 2. Conceptualisatie fase 3. Leren of gebruik/toepassingsfase Het project Open Architectuur kan vooral gepositioneerd worden in de tweede en derde fase. Er is in verschillende projecten in de archiefsector gestart met het werken onder architectuur. De kunst is nu om de positieve leerervaringen die hiermee zijn opgedaan te conceptualiseren en te delen. De tweede fase is een fase van oogsten waarvoor geldt dat de specifieke ervaringen uit een bepaalde context kunnen worden gegeneraliseerd tot meer algemeen bruikbare richtlijnen en best practices. In de derde fase worden de algemenere inzichten gebruikt in nieuwe situaties, in nieuwe contexten. In deze fase delen de pioniers uit de eerste fase hun verworven kennis en verspreiden die in zogenaamde leerkringen. Er wordt in dit project rekening mee gehouden dat de trekker van een bepaald onderwerp zijn/haar uren gecompenseerd kan krijgen vanuit Archief 2020. Fasering De fasering van de projectactiviteiten zal zoveel mogelijk aansluiten bij de InAxis methodiek. Tot september zal er vooral tijd besteed worden aan het verzamelen van ervaringen uit pilots en het proberen te conceptualiseren van het geleerde. Vanaf oktober zal er vooral gewerkt worden aan het delen van kennis en het leren toepassen van het geleerde in nieuwe situaties. Voor de activiteiten in het kader van de samenwerking met het ICTU aan het NORA katern Digitale Duurzaamheid is de volgende planning afgesproken: - tot 1 juli keuze en beantwoording van kernvragen Digitale Duurzaamheid; - per 1 september de NORA gebruikersraad betrekken in het katern; - per 1 december 2015 start een eventuele publieke review van het NORA katern Digitale Duurzaamheid Het deelproject Open Architectuur werkt mee aan de voorbereiding van management conferentie management conferentie van BRAIN en Archief 2020. De managementconferentie is een reflectie strategie, beleid en positionering van de archiefsector. De management conferentie biedt een uitstekende kans om het leren gebruiken van architectuur toe te passen (conform fase drie van de methode van InAxis). Pagina 10 van 13

Voor het project geldt dat uiterlijk 1 december 2015 een concept eindrapport opgeleverd zal worden. 15 december geldt als de einddatum voor het opleveren van het definitieve eindrapport. Pagina 11 van 13

4 Projectorganisatie Rollen Binnen het deelproject is de rol voorzien van een projectleider. Deze heeft een rol als aanjager, coördinator en facilitator. De inzet is initieel voor 2 dagen per week tot december 2015. De deelprojectleider is gedetacheerd vanuit het Nationaal Archief. Een belangrijke rol is weggelegd voor een communicatiespecialist die kan helpen met het redigeren van communicatie. Daarnaast is de rol van 'inhoudelijk trekker' voorzien: een inhoudelijk expert van een archiefinstelling die tot taak heeft om een bepaald architectuuronderwerp uit te werken. Deze 'trekker' kan dan korte tijd worden vrijgemaakt om een onderwerp met input van anderen uit te werken. Tenslotte de rol van de projectleider van het overkoepelende project Open Toegang. De projectleider treedt op als opdrachtgever, bewaakt de samenhang met de rest van het programma en treedt op als inhoudelijk adviseur van het deelproject. Governance Archief 2020 is algemeen opdrachtgever. De deelprojectleider zal periodiek rapporteren aan Archief 2020 in het kader van het project Open Toegang. Sturing zal plaatsvinden door de stuurgroep van het overkoepelende project Open Toegang. Deze wordt in de zomer 2015 gevormd op advies van de programmamanager. Periodiek vindt ook afstemming plaats met het beleidsteam Archiefconvenant en het programmaberaad met o.a. de projectleider AIDO, en vertegenwoordigers van de koepelorganisaties, zoals de Branchevereniging Archiefinstelling Nederland (BRAIN), Vereniging SOD, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN), en het Archiefconvent (de Regionale Historische Centra met het Nationaal Archief. Klankbord van dit deelproject is het Strategisch Overleg Partners Partners in dit project zijn, de koplopers van Archief 2020, archiefbeherende instellingen met ervaring en interesse in architectuur, de DTR- Architectuurcommissie, NORA, KING, NDE, NCDD, BRAIN. De ICTU is partner in de samenwerking aan het NORA Katern Digitale Duurzaamheid. Er vindt afstemming plaats met BZK (Binnenlandse Zaken), Leer- en Expertisepunt Open Overheid en het Bureau Nationaal Commissaris Digitale Overheid. Pagina 12 van 13

Deelnemende instellingen Deelname aan het project staat open voor alle archief beherende instellingen. De volgende instellingen hebben al aangegeven actief te willen bijdragen aan dit project: Erfgoed Leiden Het Utrechts Archief Historisch Centrum Overijssel Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Nationaal Archief NCDD, Noord-Hollands Archief Regionaal Archief Alkmaar Regionaal Historisch Centrum Limburg Stadsarchief Amsterdam Stadsarchief Deventer Stadsarchief Rotterdam Streekarchief Midden Holland West-Fries Archief Pagina 13 van 13