' * ^ ļ t.. ' ' - v. - '.. - e Call for p r o p o s a l s I n v e s t e r i n g e n N W O - g r o o t 2015/2016 Den Haag, november 2014 Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
I n h o u d 1 Inleiding 1 1.1 Achtergrond 1 1.2 Beschikbaar budget 1 1.3 Geldigheidsduur call for proposals 1 2 Doel 2 3 Richtlijnen voor aanvragers 3 3.1 Wie kan aanvragen 3 3.2 Wat kan aangevraagd worden 3 3.3 Wanneer kan aangevraagd worden 4 3.4 Het opstellen van de aanvraag 4 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden 5 3.6 Het indienen van een aanvraag 5 4 Beoordelingsprocedure 6 4.1 Procedure 6 4.2 Criteria 7 5 Contact en overige informatie 9 5.1 Contact 9 5.2 Overige informatie 9
1 Hoofdstuk 1: Inleiding I Investeringen NWO-groot 1 I n l e i d i n g 1.1 Achtergrond Deze brochure beschrijft de doelstelling, voorwaarden, criteria en richtlijnen van het programma Investeringen NWO-groot. Binnen de termen van het programma valt naast de aanschaf van apparatuur ook de aanschaf en het opzetten van dataverzamelingen, benodigde software en bibliografieën. Investeringen komen uitsluitend in aanmerking voor financiering als er sprake is van een evident wetenschappelijk belang en van een (inter)nationale draagwijdte, waarbij de investering de financiële spankracht van de universiteit c.q. het instituut te boven gaat. 1.2 Beschikbaar budget Voor Investeringen NWO-groot wordt doorgaans één keer in de twee jaar een aanvraagronde gehouden. Het budget van deze ronde bedraagt C 17.900.000 wordt verstrekt door NWO. en 1.3 Geldigheidsduur call for proposals Deze brochure geldt voor de periode 2015-2016.
2 Hoofdstuk 2: Doel I Investeringen NWO-groot 2 D o e l Doel van het programma Investeringen NWO-groot is het bevorderen van investeringen in wetenschappelijk vernieuwende apparatuur of dataverzamelingen van (inter)nationaal belang. Bij de beoordeling van voorstellen zijn daarom de betekenis voor Nederland, landelijke coördinatie en toegankelijkheid van zeer groot belang, naast de bevordering van de kwaliteit, het faciliteren van de vernieuwing van het onderzoek en - waar van toepassing - het maatschappelijk belang. Ook zal worden beoordeeld hoe een voorgenomen investering bijdraagt aan een evenwichtig nationaal investeringspatroon en hoe de continuering van de faciliteit na afloop van de subsidietermijn is geregeld.
3 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers I Investeringen NWO-groot 3 R i c h t l i j n e n v o o r a a n v r a g e r s 3.1 Wie kan aanvragen De volgende kennisinstellingen kunnen aanvragen indienen: Nederlandse universiteiten; KNAW- en NWO-instituten; de wetenschappelijke bibliotheken; het Nederlands Kanker Instituut; het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen; de onderzoekers van de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble; NCB Naturalis; Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL). 3.2 Wat kan aangevraagd worden Investeringen NWO-groot dient voor het aanschaffen van apparatuur en voor het opzetten, koppelen en verrijken van dataverzamelingen. De hoogte van de NWO-bijdrage bedraagt ten minste C 1.500.000 voor alle wetenschapsgebieden behalve de alfa- en gammawetenschappen, waarvoor een ondergrens van C 1.000.000 geldt. NWO wil dubbele indiening van aanvragen in meerdere NWOinfrastructuurcompetities voorkomen om de beoordelingslast en het beroep op middelen te verminderen. Daarom zijn van indiening in deze ronde Investeringen NWO-groot investeringen uitgesloten die deel uitmaken van projecten op de huidige Nederlandse Roadmap Grootschalige Onderzoeksfaciliteiten of investeringen die deel uitmaken van projecten die zullen worden ingediend in een NWO Roadmapfinancieringsronde. 3.2.1 Subsidiabele kosten - Kosten voor investeringen in wetenschappelijke apparatuur en databases; - Personeelskosten voor het opzetten van databases en de initiële digitalisering van het bibliografisch apparaat, indien deze niet gekocht kunnen worden; - Personeelskosten voor medewerkers met een specifieke en essentiële technische expertise noodzakelijk voor de ontwikkeling of bouw van een investering. Indien subsidie voor personeelskosten wordt aangevraagd (of indien personeelskosten als medefinancieringsbijdrage worden opgevoerd) dient men te onderbouwen waarom deze personeelskosten noodzakelijk zijn. Hierbij dient overtuigend te worden aangetoond dat de betreffende faciliteit niet gekocht kan worden en dat de benodigde personele expertise niet elders kan worden ingehuurd tegen vergelijkbare kosten. Tevens dient men in de begroting een gedetailleerde beschrijving op te nemen van de afzonderlijke taken en kosten. De hoogte en specificatie van personeelskosten dient zich te richten naar de normen die hiervoor zijn vastgelegd in het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek van NWO en VSNU en zijn raadpleegbaar via de NWO-website www.nwo.nl/contractvsnu.
4 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers I Investeringen NWO-groot 3.2.2 Niet-subsidiabele kosten - Kosten voor infrastructurele voorzieningen, zoals kosten voor gebouwen of aanpassingen daarvan en voorzieningen die tot de gebruikelijke infrastructuur gerekend kunnen worden voor de desbetreffende discipline; - Dataverzamelingen (en eventuele bijbehorende software en bibliografieën) die reeds op andere wijze beschikbaar zijn; - Overige personeelskosten, waaronder personeelskosten voor de exploitatie en het uitvoeren van onderzoek met de faciliteit; - Onderhoud en gebruik van apparatuur (exploitatiekosten, consumables); 3.2.3 Medefinancieringsbijdrage instelling Subsidiëring van aanvragen geschiedt op voorwaarde van medefinanciering door de betrokken instelling. De mate van medefinanciering zal per geval afzonderlijk worden bezien. De aanvragende instelling levert een bijdrage in de materiële kosten van de benodigde investering. Bij investeringen in het kader van Investeringen NWO-groot betreft het vaak investeringen die vanwege het zeer geavanceerde karakter zelf ontwikkeld worden, al dan niet in samenwerking met een bedrijf. De direct aan de ontwikkeling en bouw gerelateerde personeelskosten kunnen als eigen bijdrage worden opgevoerd. De hoogte en specificatie van personeelskosten dient zich te richten naar de normen die hiervoor zijn vastgelegd in het financieel akkoord tussen NWO en VSNU www.nwo.nl/contractvsnu. 3.3 Wanneer kan aangevraagd worden De sluitingsdatum voor het indienen van aanvragen is dinsdag 19 mei 2015, 13.59 uur. 3.4 Het opstellen van de aanvraag Uw subsidieaanvraag bestaat uit drie delen: een factsheet, het aanvraagformulier en de aanbiedingsbrief van het indienende bestuur. De factsheet vult u direct in het elektronisch aanvraagsysteem Iris van NWO in. Het aanvraagformulier vindt u op de subsidiepagina van dit programma op de NWO-website. Dit formulier voegt u, zodra ingevuld, als PDFbestand toe aan de Iris-factsheet. De aanbiedingsbrief voegt u als PDF-bestand toe aan het aanvraagformulier. De aanvraag moet in het Engels worden gesteld, omdat meestal gebruikgemaakt wordt van de expertise van buitenlandse referenten. De aanvraag dient zo beknopt mogelijk te zijn en mag een totale omvang van 30 pagina's inclusief bijlagen niet overschrijden. Van het indienende bestuur wordt een ondersteunende brief verwacht. Reden hiervoor is dat de investeringen vaak voor een langdurige periode gezichtsbepalend zullen zijn voor de instelling waar deze geplaatst worden. Daarnaast is het van groot belang dat de instelling maximale voorwaarden schept voor een optimale exploitatie van de faciliteit. Tevens wordt van de aanvragende instelling verwacht dat deze zich committeert aan de eigen bijdrage. Voor KNAW-instituten is het relevante
5 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers I Investeringen NWO-groot bestuursorgaan het bestuur van de KNAW, voor NWO-instituten hun (stichtings)bestuur (voor FOM-instituten de directie van het instituut). Bij universiteiten is dit het College van Bestuur of het faculteitsbestuur. Indien u bepaalde onderzoekers wilt uitsluiten als referent van uw voorstel dient u hierom schriftelijk te verzoeken. U kunt maximaal drie non-referees opgeven. Dit verzoek kunt u sturen aan de contactpersoon van het betreffende gebied. 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden In het algemeen zullen aanvragen die een bundeling zijn van kleine investeringen niet voor Investeringen NWO-groot financiering in aanmerking komen, tenzij er sprake is van een inhoudelijk samenhangend investeringspakket. In dit geval dienen de coherentie van de onderdelen, het nationale belang en de nationale toegankelijkheid overtuigend te worden aangetoond. De aanvrager dient aan te geven hoe de aan te schaffen of te ontwikkelen faciliteit toegankelijk wordt gemaakt voor collega-onderzoekers buiten de eigen instelling waarbij - waar van toepassing - gebruik dient te worden gemaakt van landelijk beschikbare breedbandnetwerken (SURFNet). Onderzoeksdata die voortkomen uit door NWO gefinancierde projecten op het gebied van de Geesteswetenschappen en de Maatschappij- en Gedragswetenschappen dienen twee jaar na oplevering vrij toegankelijk te zijn bij het KNAW- en NWOinstituut voor Data Archiving and Networked Services (DANS) of op een vergelijkbare wijze als bij DANS verkrijgbaar zijn ten behoeve van gebruik door derden. 3.6 Het indienen van een aanvraag Het indienen van een aanvraag bij NWO kan alleen via Iris, het elektronisch aanvraagsysteem van NWO. Aanvragen die niet via Iris zijn ingediend met het hiertoe bestemde aanvraagformulier worden niet in behandeling genomen. Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen account in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen account heeft, dient deze dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit is om eventuele aanmeldproblemen nog op tijd te kunnen verhelpen. Indien de hoofdaanvrager al een Iris account heeft, hoeft deze geen nieuw account aan te maken om een nieuwe aanvraag in te dienen. Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de Iris helpdesk.
6 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure I Investeringen NWO-groot 4 B e o o r d e l i n g s p r o c e d u r e 4.1 Procedure Tijdschema De eerste stap in de beoordelingsprocedure is een toets of de aanvraag in behandeling genomen kan worden. Hiervoor worden de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze call for proposals toegepast. In het belang van evenwichtige besluitvorming wint het Algemeen Bestuur van NWO advies in van een multidisciplinaire adviescommissie. Ten behoeve van de selectie zullen referenten gevraagd worden commentaar te geven op de aanvraag. U zult als aanvrager in de gelegenheid worden gesteld te reageren op commentaren van de referenten. Tegelijkertijd wordt de relevante gebiedsbesturen gevraagd om op basis van de aanvraag een preadvies op te stellen voorzien van een prioriteitsstelling op basis van het strategisch belang binnen het onderzoeksgebied. De adviescommissie vergadert in de regel twee keer plenair. In de eerste vergadering worden op basis van aanvraag, referentencommentaar, weerwoord en preadvies van de gebiedsbesturen de kansrijkste aanvragen geselecteerd in een voorlopige prioritering door de commissie. Vervolgens wordt aan deze aanvragen een bezoek op locatie (site visit) gebracht door een delegatie van de commissie. In de tweede vergadering bepaalt de commissie, op basis van het schriftelijke materiaal en de informatie van de site visits, welke aanvragen voor subsidiëring worden voorgedragen aan het Algemeen Bestuur van NWO. Het Algemeen Bestuur neemt een besluit over het advies van de commissie. Hierna worden de aanvragers geïnformeerd over de uitkomsten van de selectieprocedure. Voor alle bij de beoordeling eniof besluitneming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO-code belangenverstrengeling van toepassing (http:iiwww.nwo.nlicode). NWO voorziet alle aanvragen van een kwalificatie. Deze kwalificatie wordt aan de aanvrager bekend gemaakt bij het besluit over al dan niet toekennen van financiering. Voor meer informatie over de kwalificaties zie: www.nwo.nlikwalificaties. 19 mei 201 juni - begin september 2015 oktober 2015 medio oktober - begin december 2015 medio december 2015 medio januari 2016 medio februari 2016 Deadline indieningvoorstellen bij het Algemeen Bestuur door de hoofdaanvrager Raadplegen referenten en inwinnen wederhoor indieners Eerste vergadering beoordelingscommissie Site visits Tweede vergadering beoordelingscommissie Advies beoordelingscommissie aan het Algemeen Bestuur Besluit Algemeen Bestuur en bekendmaking besluit
7 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure I Investeringen NWO-groot 4.2 Criteria De aanvragen ingediend in het kader van Investeringen NWO-groot worden beoordeeld aan de hand van de onderstaande criteria. Deze criteria wegen respectievelijk 40*0), 20*0), 20*0) en 20*0) mee in het totaaloordeel. a Wetenschappelijke kwaliteit - Kwaliteit van het met de investering uit te voeren onderzoeksprogramma; - De originaliteit en het vernieuwende karakter van het met de investering uit te voeren onderzoeksprogramma; - Belang en urgentie van de investering voor het onderzoek op het desbetreffende terrein; - De technische haalbaarheid en de technologische vernieuwing van de aangevraagde investering; - Doeltreffendheid van de aanpak; - Kwaliteit en competentie van de aanvragende onderzoekers of het onderzoeksteam; - Internationale positionering van de investering en de eventuele internationale samenwerking. b Nationaal belang - Neemt Nederland op het betreffende terrein een vooraanstaande positie in en wat zijn de internationale ontwikkelingen op dit terrein? Draagt de investering bij tot versterking van de Nederlandse positie op dit terrein? - Hoe uniek is de faciliteit binnen de Nederlandse context? - Past de investering in de (langere termijn) onderzoeksstrategie van de instelling? - Is de investering toegankelijk (ook op langere termijn) voor onderzoekers anders dan de direct betrokken aanvragers en hoe is deze toegang geregeld? - Is er sprake van landelijke coördinatie? Voor projecten met een expliciet internationale component of die onderdeel zijn van een internationaal project geldt in aanvulling op de voorgaande aspecten: - Is er sprake van voldoende focus en kritische massa om een rol te kunnen spelen in internationaal verband? - Is er sprake van voldoende vertrouwen in de opzet en kwaliteit van het internationale project waarvan de investering deel gaat uitmaken? - Is de vorm en inzet van de Nederlandse bijdrage adequaat? c Financiële/technische aspecten - Wat is de mate van medefinanciering? Staat deze in verhouding tot de omvang en doelstellingen van het totale project? - Is het aangevraagde en als eigen bijdrage opgevoerde personeel noodzakelijk? - Is de huisvesting van de investering verzekerd? - Wordt de investering ingebed in een adequate infrastructuur? - Is het management- en exploitatieplan van de investering deugdelijk? - Is er een goede risicoanalyse gemaakt, inclusief voorstel voor mogelijke oplossingen? - Effectiviteit van de investering. Wat is de verhouding tussen de omvang van de investering en het aantal gebruikers en het gebruik? Wat is de verwachte bezettingsgraad van de investering? - Is de begroting deugdelijk? - Continuïteit van de investering na de subsidieperiode; hoe wordt in de toekomst in vervanging/modernisering voorzien?
8 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure I Investeringen NWO-middelgroot d Kennisbenutting Potentie - In welke mate draagt de realisatie van de investering bij tot (technologische) innovatie bij bedrijven of in de maatschappij? - In welke mate zullen resultaten verkregen met de investering bijdragen aan belangrijke wetenschappelijke, technologische of maatschappelijke ontwikkelingen? Implementatie - Is er sprake van een doordacht plan van aanpak om opbrengsten die voortvloeien uit het gebruik van de faciliteit ten goede te laten komen aan de potentiële kennisgebruikers? - Worden er potentiële kennisgebruikers betrokken bij ontwerp, realisatie en gebruik van de faciliteit en zo ja, hoe gebeurt dit? - Wat is de verwachte termijn voor mogelijke kennisbenutting? Indien aanvragers van mening zijn dat kennisbenutting niet van toepassing is, zullen zij dit moeten beargumenteren. De argumentatie zal in samenhang met het voorstel beoordeeld worden.
9 Hoofdstuk 5: Contact en overige informatie I Investeringen NWO-groot 5 C o n t a c t e n o v e r i g e i n f o r m a t i e 5.1 Contact 5.1.1 Inhoudelijke vragen Voor inhoudelijke vragen over Investeringen NWO-middelgroot neemt u contact met de afdeling Beleidsondersteuning en -ontwikkeling van NWO: op Contactpersoon: drs. J.K. Wiegel telefoon: +31 (0)70 344 06 44 e-mail: nwogroot@nwo.nl 5.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem Iris Bij technische vragen betreffende het gebruik van Iris neemt u contact op met de Iris helpdesk. Leest u alstublieft eerst de handleiding voordat u de helpdesk om raad vraagt. Bereikbaarheid Iris helpdesk: van maandag tim vrijdag van 11.00 tot 17.00 uur, telefoonnummer 0900-696 47 47. Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen aan iris@nwo.nl. 5.2 Overige informatie De samenstelling van de commissie wordt na afloop van de ronde gepubliceerd op de NWO-website (www.nwo.nl).
Uitgave: Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek Bezoekadres: Laan van Nieuw Oost-Indië 300 2593 CE Den Haag november 2014 Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
N Application form I n v e s t m e n t S u b s i d y N W O L a r g e 2 0 1 5-2 0 1 6 The completed application form including attachments should be submitted electronically via the Iris system (personal account of the main applicant). Please ensure that the form and attachments are saved in PDF format. Iris is accessible via the NWO website: www.iris.nwo.nl. Please use the Verdana font, size 8.5, line spacing 13 and keep to a maximum of 30 pages A4 (incl. attachments). Please read the brochure Investment Subsidy NWO Large 2015 2016 before completing this form. The closing date for the submission of applications is 19 May 2015, 13.59 hrs. The date and time on which you upload via Iris is the valid submission date and time. General information Applying university/institute University/institute Faculty Project leader/coordinator Title(s) First name Initials Surname male female Address for correspondence Telephone number Fax Email Website (optional) Preference for correspondence English Dutch Title of investment project Type here
Investment Subsidy NWO Large 2015-2016 1 General information 2 Investment proposal 3 Budget 4 Additional information 5 Declaration/signature Abstract/executive summary Project summary Use a maximum of 500 words in font size 8.5 pt, font Verdana, line spacing 13. Summary of the investment proposal for the general public Briefly describe your investment proposal in terms that are understandable for readers who Please note! This text will be published on the NWO website if the proposal is granted. Use a maximum of 50 words are not specialised in this field. Key words Use a maximum of 5 key words Co-applicants Please provide names, affiliations and expertise of key scientific personnel involved. Top 10 relevant publications Project summary Please provide a maximum of 10 publications most relevant to the investment application. 2
Investment Subsidy NWO Large 1 General information 2015-2016 2 Investment proposal 3 Budget 4 Additional information 5 Declaration/signature Investment proposal Please note: your application will be judged according to the criteria and subcriteria formulated in the call (main criteria: academic quality, national interest, financial and technical criteria and knowledge exchange and transfer). Please take note of these (sub)criteria and provide adequate information to the committee to assess these aspects. Research programme and research field(s) Please provide a description of the field(s) of research relevant to the investment and the research programme to be carried out with the resulting facility. Description and motivation of the investment Please provide a description of the proposed investment. Please motivate the necessity and urgency of the investment in light of the developments in the field. National context of the facility Please provide a description of the role of the facility in the national context, from a scientific and - if applicable - societal viewpoint. Please also describe how the facility will be accessible to researchers. Relation to other research groups/centres Please provide a description of existing and planned cooperation in relation to the investment application. International context Please provide a description of the position of the proposed facility in an international context. Local context Please provide a description of the strategy of the university/institute regarding the proposed facility in relation to its overall strategy. How does the facility fit in? How will the facility be supported in the longer term? Knowledge exchange and transfer Please provide a description of the contribution to innovation in industry or society, and the expected impact of the scientific results of the facility. Please also provide information on the implementation of knowledge exchange and transfer. 3
Investment Subsidy NWO Large 2015-2016 1 General information 2 Investment proposal 3 Budget 4 Additional information 5 Declaration/signature Budget Please specify the requested equipment and any budget requested for personnel (in kc); use the table below for a breakdown of the budget into main items (incl. VAT). Non-eligible costs may not be specified. Requested NWO funding Item description 2016 2017 2018 2019 Total Please specify the co-funding for equipment and personnel (in kc); main items (incl. VAT). Non-eligible costs may not be specified. use the table below for a breakdown of the budget into Co-funding Item description 2016 2017 2018 2019 Total By whom Total Case for the requested budget Please provide details related to the budget. If the budget (incl. the institute's contribution) includes personnel costs, please also provide a specification of the personnel's individual tasks. Exploitation and other costs Please provide details related to the exploitation during the expected life time of the facility. You can also list noneligible costs incurred by the institute. Exploitation and non-eligible costs are not covered by the grant. 4
Investment Subsidy NWO Large 1 General information 2015-2016 2 Investment proposal 3 Budget 4 Additional information 5 Declaration/signature Duration of the project Please provide details on the planned duration of the project (realisation of the facility). Please also pay attention to replacement and upgrade plans and state the expected life time of the facility. Planned starting date Expected completion date Type here Management plan Please provide details on the management plan of the project. Please provide milestones and deliverables for both the construction and exploitation phase. Risk and contingency planning Please give insight into the risks of the project and contingency planning. 5
Investment Subsidy NWO Large 2015-2016 1 General information 2 Investment proposal 3 Budget 4 Additional information 5 Declaration/signature Additional information You can provide additional information here. Please keep this section as concise as possible (max 1 page A4). Institutional support letters can be added after the signature section, but must be formatted in PDF and must be attached to the application. Please restrict length and number of such letters to a minimum. 6
Investment Subsidy NWO Large 1 General information 2015-2016 2 Investment proposal 3 Budget 4 Additional information 5 Declaration/signature Declaration and signature Have you requested funding for this research elsewhere? O No U Yes, Please include details of any additional grants you have requested for this research project Declaration D By submitting this form via Iris, I declare that I have completed this form truthfully and completely. D By submitting this document I declare that I satisfy the nationally and internationally accepted standards for scientific conduct as stated in the Netherlands Code of Conduct for Scientific Practice 2012 (Association of Universities in the Netherlands) 7