Klachtenregeling aanbesteden VRR Hoofdstuk 1 Definities Artikel 1 Klachtenregeling De klachtenregeling is het voortvloeisel uit de nieuwe aanbestedingswet. Deze bestaat uit drie onderdelen, te weten: 1. Centraal klachtenloket, 2. Standaard klachtenregeling voor aanbestedende diensten 3. Commissie van aanbestedingsexperts. Deze klachtenregeling heeft betrekking op alleen punt twee de Standaard klachtenregeling voor aanbestedende diensten. Punten een en drie worden landelijk geregeld door het ministerie van EZ, waaronder de aanbestedingswet valt. Artikel 2 De aanbestedende dienst De aanbestedende dienst is Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR), kantoor houdend op de Frobenstraat 8, te Rotterdam. Tel. 010 446 8235 Artikel 3 Aanbesteding Elke vorm van vraag aan de markt voor het verkrijgen van een prijs en andere condities voor het invullen van een behoefte binnen de aanbestedende dienst. Onder aanbesteding wordt ook begrepen het uitblijven van een aanbesteding. Artikel 4 Potentiële leverancier. Na gelang het stadium van de aanbesteding en de gebruikte procedure kan dit zijn: 1. de opvrager van de aanbestedingsdocumenten 2. de verkrijger van de aanbestedingsdocumenten 3. de inschrijver op een aanbesteding 4. de opvrager van de selectiedocumenten 5. de verkrijger van de selectiedocumenten 6. de inschrijver op een selectieprocedure 7. de offrant 8. die firma die wel de intentie had leverancier te worden, maar om moverende reden i.r.t. de aanbesteding hier vanaf heeft gezien. Artikel 5 Inkoper De Inkoper is de persoon die de vraag (Artikel 3) aan de markt heeft gesteld c.q. die verantwoordelijk is voor de aanbestedingsprocedure van onderhavige aanbesteding. De inkoper hoeft niet in functie bij Afdeling Inkoop te werken of in functie een Inkoper te zijn. Artikel 6 Klachtenfunctionaris Deze persoon (namens de aanbestedende dienst) neemt de klacht in behandeling en bemiddelt bij klachten en kan optreden als een neutraal en onpartijdig persoon om de bestaande onvrede van de klager in eerste instantie op te lossen. Artikel 7 Klacht Een uiting van onvrede over de behandeling of bejegening die door de potentiële leverancier als onjuist, onvoldoende of onterecht wordt ervaren i.r.t. de aanbesteding door de aanbestedende dienst. Uitingen van onvrede kunnen ook worden gedaan tegen aanbestedingen die niet door, maar wel onder verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst wordt uitgevoerd (tenzij deze instantie zelf een klachtenprocedure heeft). Klachten mogen niet gaan over het algemeen aanbestedingsbeleid. Artikel 8 Klager De potentiële leverancier dan wel namens de potentiële leverancier zijn vertegenwoordiger die een klacht voorlegt aan de klachtencommissie. Klachtenreglement VRR Pagina 1 van 7
Artikel 9 Aangeklaagde Degene tegen wie de klacht zich richt. Dit is de persoon (de aanbestedende dienst zelf of een van haar werknemers) die direct betrokken was bij of die verantwoordelijkheid draagt voor hetgeen de klager in zijn klacht aan de orde stelt. Artikel 10 Klachtencommissie Een door directie van de aanbestedende dienst ingestelde instantie die komt tot een onderzoek en oordeel van de klacht. Hier hebben zitting: Voorzitter: Functionaris van aanbestedende dienst onafhankelijk van betrokken afdelingen. Secretaris: De Klachtenfunctonaris Lid: Onafhankelijke Specialist Aanbestedingen Artikel 11 Beroep Beroep op de uitspraak is van de Klachtencommissie is niet mogelijk. Indien Klager zich niet kan vinden in de uitspraak van de Klachtencommissie, kan Klager zich vervoegen tot het Centraal Klachtenloket om zijn klacht te laten behandelen bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Artikel 12 Algemene voorwaarden De Algemene inkoopvoorwaarden ten behoeve van dienstverlening aan de aanbestedende dienst. Deze worden bij het begin van iedere aanbesteding aan de Potentiële leverancier aangeboden. Artikel 27 van de algemene inkoopvoorwaarden gaat over het klachtrecht. Klachtenreglement VRR Pagina 2 van 7
Hoofdstuk 2 Algemene bepalingen Artikel 13 Vertegenwoordiging Een klager, degene over wie geklaagd wordt, dan wel de aanbestedende dienst kunnen zich bij de behandeling van de klacht laten vertegenwoordigen en/of bij laten staan door een specialist op het gebied van aanbestedingsrecht. De klachtencommissie kan, indien zij dit nodig oordeelt, de vertegenwoordiger verzoeken een schriftelijke verklaring te overleggen waaruit zijn machtiging blijkt. Het bijstaan is altijd toegestaan echter de specialist voert dan niet het woord. Artikel 14 Geheimhouding 1. Elk lid van de klachtencommissie en voorts een ieder die bij de behandeling van de klacht wordt betrokken is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle, de partijen betreffende, gegevens die hem/haar bij de behandeling van de klacht ter kennis zijn gekomen. 2. De klachtencommissie deelt partijen en overige bij de klacht betrokkenen, voorafgaand aan elke behandeling van de klacht, de in lid 1 omschreven plicht mee. 3. De Geheimhouding kan worden opgeheven indien, unaniem, alle betrokkenen hiermee instemmen. Artikel 15 Het verstrekken van inlichtingen 1. De directie van de aanbestedende dienst verstrekt aan de klachtencommissie inlichtingen voor zover deze de klacht betreffen. De klager wordt geacht hiervoor toestemming te hebben verleend. Wanneer de klacht door een ander dan de potentiële leverancier is ingediend, kan zonder schriftelijke toestemming van de potentiële leverancier geen informatie over de potentiële leverancier worden gegeven. 2. Iedereen aan wie de klachtencommissie om inlichtingen vraagt, dient deze binnen een termijn van twee weken te beantwoorden. Indien dit niet mogelijk is kan deze termijn op basis van een schriftelijke motivatie met maximaal twee weken worden verlengd. Artikel 16 Bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de klachtencommissie Klager kan bezwaar maken tegen deelneming van een lid van de klachtencommissie aan de behandeling van een klacht. Het bezwaar moet worden gemotiveerd. De procedure die dan in werking treedt omvat de volgende stappen. De commissie beoordeelt het bezwaar. Indien de commissie het bezwaar gegrond acht, neemt de plaatsvervanger de behandeling van de klacht over. Artikel 17 Terugtreden door een lid van de klachtencommissie Een lid van de klachtencommissie dient zich terug te trekken, indien zijn onpartijdigheid niet is gewaarborgd. Het betreffende lid dient dit zo spoedig mogelijk aan te geven nadat de klacht door de klachtencommissie is ontvangen. De plaatsvervanger neemt dan de behandeling van de klacht over. Artikel 18 Kosten Voor een klager zijn er geen kosten verbonden aan het indienen van een klacht. Wanneer een klager (juridische) raadspersonen of deskundigen heeft ingeschakeld, dient de klager de kosten hiervan voor eigen rekening te nemen. Artikel 19 Beperking gevolgen indienen Klacht Een ingebrachte klacht zet een aanbestedingprocedure niet stil. Klachtenreglement VRR Pagina 3 van 7
Hoofdstuk 3 Procedure voor behandeling door de klachtencommissie Artikel 20 Van klacht naar de behandeling door de klachtencommissie Hieronder staat een schematische weergave van het proces van het behandelen van een klacht binnen de aanbestedende dienst van het eerste contact over de klacht tussen de potentiële leverancier en Inkoper van aanbestedende dienst tot aan de uitspraak van de klachtencommissie. Klachtenreglement VRR Pagina 4 van 7
Ja Ja Ja (Art.21) Hier worden alle partijen geacht aanwezig te zijn (zie Art.22 en 23). Binnen 2 weken na de bevestiging van de ontvangst van de Klacht Ja Klachtenreglement VRR Pagina 5 van 7
Artikel 21 Indienen van een klacht bij de klachtencommissie 1. Een klager dient tijdig 1 een klacht schriftelijk en ondertekend in bij de klachtencommissie. Bij bepaalde type klachten kan tot uiterlijk een jaar na het plaatsvinden van het feit of de gebeurtenis waarover geklaagd wordt. In bijzondere gevallen kan een klacht over een feit of gebeurtenis die langer dan een jaar geleden heeft plaatsgevonden in behandeling worden genomen. Dit is ter beoordeling van de voorzitter van de klachtencommissie. 2. Het proces van het indienen en behandelen van een klacht bestaat uit verschillende stappen zoals in artikel 20 schematisch weergegeven. 3. De klager kan zich bij het indienen en/of formuleren van de klacht laten bijstaan door de klachtenfunctionaris. De klacht wordt dan op schrift gesteld en vervolgens door de klager ondertekend. De klager ontvangt hiervan een afschrift. 4. De aangeklaagde dient na ontvangst van de klacht van de klachtencommissie binnen twee weken te reageren indien hij dat wenst. Artikel 22 De hoorzitting 1. Tenzij de klachtencommissie besluit de klacht schriftelijk af te handelen, stelt de klachtencommissie de datum van de hoorzitting vast. De commissie nodigt de bij de klacht betrokken partijen uit en vermeldt de namen en functies van de leden van de klachtencommissie die de klacht zullen behandelen, alsmede de plaats waar de zitting gehouden wordt. Partijen worden in elkaars aanwezigheid gehoord. Indien hier bezwaar tegen gemaakt wordt of de klachtencommissie goede redenen heeft om dit niet wenselijk te achten, worden partijen afzonderlijk gehoord. Het verslag hiervan wordt aan de wederpartij ter kennis gebracht met de mogelijkheid hierop te reageren. De commissie kan besluiten dat in voorkomende gevallen schriftelijke toelichtingen voldoende zijn. 2. De klachtencommissie biedt de klager en aangeklaagde, tijdens de klachtenbehandeling, inzage in en afschrift van stukken waarop zij haar oordeel (mede) zal baseren. Artikel 23 De uitspraak 1. De klachtencommissie dient binnen twee weken na bevestiging van de ontvangst van de klacht een van de volgende beslissingen te nemen. a. de klager is niet ontvankelijk; b. de klachtencommissie is onbevoegd om van de klacht kennis te nemen; c. de klacht is ongegrond; d. de klacht is geheel of gedeeltelijk gegrond. 2. Indien de klachtencommissie oordeelt dat de klager niet ontvankelijk is, de klachtencommissie onbevoegd is van de klacht kennis te nemen, of dat de klacht gegrond is maar voortkomt uit omstandigheden die niet binnen het bereik van de aanbestedende dienst liggen, geeft de klachtencommissie bij de beslissing een advies aan de klager gericht op de mogelijkheid de klacht bij een daarvoor aangewezen instantie in te dienen. 3. Indien de klachtencommissie voorziet dat de termijn genoemd in lid 1 te kort is, deelt de klachtencommissie schriftelijk en gemotiveerd aan de klager en aan de aangeklaagde mee waarom de klachtenbehandeling meer tijd vergt. Tevens deelt de klachtencommissie mee op welke termijn zij een beslissing zal nemen. Deze termijn kan maximaal nog één keer de reglementaire termijn zijn. 4. De beslissing wordt door de klachtencommissie gemotiveerd en schriftelijk meegedeeld aan de klager, de aangeklaagde. Hierbij wijst de klachtencommissie partijen op de mogelijkheid om binnen de klacht te laten voorleggen via het Centraal Klachtenloket bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (zie Art. 1). 1 Grossman-arrest Klachtenreglement VRR Pagina 6 van 7
5. Indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond is verklaard door de klachtencommissie, stuurt aanbestedende dienst binnen een maand na ontvangst van de uitspraak een schriftelijke en gemotiveerde reactie op de uitspraak aan de klager en de aangeklaagde en een afschrift hiervan aan de klachtencommissie. 6. Als de klachtencommissie tevens aanbevelingen heeft gedaan gericht op maatregelen ten aanzien van de klager, bevat deze reactie de maatregelen die klager (potentiële aanbieder) geacht wordt te nemen naar aanleiding van de aanbevelingen van de klachtencommissie. 7. In spoedeisende gevallen neemt de voorzitter van de klachtencommissie direct na ontvangst van de klacht een voorlopige beslissing en deelt deze mee aan de directie van de aanbestedende dienst en aan de klager. Artikel 24 Gevolg van de uitspraak van de klachtencommissie 1. De aanbestedende dienst stuurt binnen twee weken na ontvangst van de uitspraak een schriftelijke en gemotiveerde reactie op de uitspraak aan de klager en de aangeklaagde en een afschrift hiervan aan de klachtencommissie. Indien de aanbestedende dienst voorziet, dat de termijn niet kan worden gehaald, deelt zij dit schriftelijk en gemotiveerd mee aan klager en aangeklaagde en komt uiterlijk binnen twee weken met zijn reactie. 2. Als de klachtencommissie tevens aanbevelingen heeft gedaan bevat deze reactie de maatregelen die de aanbestedende dienst neemt naar aanleiding van de aanbevelingen van de klachtencommissie. 3. De klachtencommissie wijst de aanbestedende dienst op klachten die een ernstige situatie betreffen met een structureel karakter. Dergelijke klachten betreffen klachten over ernstige risicovolle situaties van structurele. Indien de klachtencommissie vervolgens constateert dat de aanbestedende dienst geen maatregelen heeft getroffen, meldt de klachtencommissie die situatie aan de directie. Artikel 25 Leden van de klachtencommissie Klachten commissie bestaat uit: Voorzitter: de heer R. Adams, Hoofd FB VRR Secretaris: mevrouw M. Lisseveld, Management assistent FB Lid: de heer M. Prins, Onafhankelijke Specialist Aanbestedingen Klacht kan kenbaar gemaakt worden aan klachten-aanbesteding@veiligheidsregio-rr.nl Klachtenreglement VRR Pagina 7 van 7