FUNCTIEPROFIEL HYPOTHEEK ACCEPTANT
FUNCTIECONTEXT FlexFront is een Service Partner en samen met de hypotheekpartners, de geldverstrekkers waarmee FlexFront samenwerkt, is FlexFront voor de Hypotheek en Financieeladviseur een partner in hypotheken. Klanten van FlexFront zijn professionele, gecertificeerde Hypotheek en Financieeladviseurs. Doelstelling van FlexFront: De beste servicepartner van het intermediair zijn door het snel en foutloos uitbrengen van passende hypotheekoffertes en het voorbereiden en completeren van hypotheekdossiers waardoor deze in 1x finaal akkoord krijgen van de geldverstrekker. Dit wordt gerealiseerd door transparante werkprocessen in combinatie met efficiënte administratieve systemen. Flexfront wil een betrouwbare zakenpartner zijn voor het intermediair door deze op een proactieve manier te ondersteunen richting een zo breed mogelijk scala aan geldverstrekkers. We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen! De kernactiviteiten van FlexFront worden uitgevoerd op de afdeling Acceptatie. De werkzaamheden van deze afdeling zijn onderverdeeld in de volgende taakgebieden: 1. Offreren: het verwerken van hypotheekaanvragen tot hypotheekoffertes; 2. Completeren: het compleet maken van het hypotheekdossier na ontvangst van de getekende hypotheekofferte; 3. Actualiseren: het zodanig beoordelen en completeren van de documenten in het hypotheekdossier dat de geldverstrekker het dossier in 1x finaal akkoord geeft en de hypotheekakte tijdig kan passeren; 4. Beheermutaties: het verwerken van advies gevoelige mutaties (omzetting/ontslag hoofdelijke aansprakelijkheid) en niet-advies gevoelige mutaties. Naast de afdeling acceptatie zijn er binnen FlexFront de volgende, ondersteunende afdelingen: 1. Finance & Control (Controller) 2. Marketing & Communicatie (Marketing & Communicatie) 3. Personeelszaken en Officemanagement (Management Assistent) Verder is bij FlexFront een Compliance Officer betrokken om toe te zien op de naleving van wet- en regelgeving binnen de organisatie. POSITIE IN DE ORGANISATIE Zie organogram (bijlage). De Hypotheek Acceptant is werkzaam op de afdeling Acceptatie en houdt zich voornamelijk bezig met de werkzaamheden met betrekking tot de taakgebieden offreren, actualiseren en beheermtaties. Rapporteert aan: Manager Operations. FUNCTIEDOEL Het zelfstandig begeleiden van tussenpersonen in het traject van Hypotheek Aanvraag tot passeren van de hypotheek conform de afgesproken werkwijze en gestelde resultaatcriteria binnen FlexFront. KENNIS- EN ERVARINGSVEREISTEN Opleiding: MBO werk- en denkniveau; WFT Basis; WFT Hypothecair Krediet; WFT Vermogen; Gelijkwaardig opleidingsniveau als gecertificeerde Hypotheekadviseurs, d.w.z. in bezit van de beroepskwalificatie Adviseur Hypothecair Krediet. Cursus Hypotheekfraude Balanslezen is een pré
Werkervaring/ervaringskennis: Minimaal 2 jaar werkervaring als hypotheekacceptant; Up-to-date kennis van alle geldverstrekkers; Ervaring met werken met QSP en SHS is een pre; Ervaring met het behandelen van voorlegzaken. COMPETENTIEPROFIEL Alle medewerkers bij FlexFront dienen te beschikken over een aantal competenties, ongeacht de functie. Voor een uitgebreide beschrijving en gedragsvoorbeelden die horen bij de genoemde competenties: zie het competentiewoordenboek. Persoonlijke effectiviteit Integriteit Ik handhaaf algemeen aanvaarde sociale, ethische en professionele normen. Ik kom eerlijk uit voor gemaakte fouten, en neem hiervoor mijn verantwoordelijkheid. Kwaliteitsgerichtheid Ik werk zorgvuldig, aantal fouten is miniem, output voldoet aan kwaliteitsnormen Accuratesse Ik ben nauwkeurig en werk zorgvuldig, met oog voor details, gericht op het voorkomen van (slordige) fouten. Stressbestendig Ik blijf effectief presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel. Flexibel Ik speel gemakkelijk in op onverwachte maar urgente zaken, creëer nieuwe mogelijkheden. Inzet en betrokkenheid Ik ben gedreven, enthousiast en loyaal, toon interesse voor de gang van zaken. Functiegerichte competenties: Naast de competenties waarover alle medewerkers dienen te beschikken, zijn er een aantal functiegerichte competenties: Denkkracht Creatief Ik bekijk zaken vanuit verschillende invalshoeken, leef me in in het onderwerp, en kom op basis daarvan tot originele oplossingen en ideeën. Overzicht Ik vertaal de bevindingen op overtuigende en kansrijke wijze in adviezen, plannen en aanpakken. Ik houd daarbij rekening met de acceptatie en haalbaarheid van oplossingen. Analytisch Ik verzamel relevante gegevens uit meerdere bronnen, stel gerichte vragen om problemen helder te krijgen. Beïnvloeden Communicatief vaardig Ik luister actief naar de ander, vraag door bij onduidelijkheden. Vang ook non-verbale signalen op, en ga daarop in. Ik voorkom misverstanden door te toetsen of de boodschap begrepen is. Ik geef correcte samenvattingen en verwoord conclusies op de juiste manier. Overtuigingskracht Ik communiceer stellig en helder, maak gebruik van de eigen deskundigheid verwoord argumenten op een voor de doelgroep aansprekende manier.
Realisatiekracht Klantgericht Ik denk mee en anticipeer op vragen, wensen en belangen van de klant, ontwikkel samen met klant een gepaste oplossing binnen de mogelijkheden. Probleemoplossend vermogen Ik ben realistisch in het doen van toezeggingen en het maken van afspraken. Resultaatgericht Ik bewaak de voortgang, toets of gestelde doelen worden gerealiseerd binnen gestelde tijd, kosten en op afgesproken kwaliteitsniveau, spreek anderen hierop aan en stel zonodig de aanpak bij. Initiatief Ik zie wat er gedaan moet worden en wacht niet op de ander en/of op opdrachten bij het aanpakken van een taak. OFFREREN - RESULTAATVERWACHTING / FUNCTIONELE ACTIVITEITEN Resultaatgebieden Kernactiviteiten Resultaatcriteria (indicatoren en normen) Behandelen offerteaanvragen Offerteaanvraag toetsen op volledigheid en acceptatienormen (BKR, inkomen, onderpand, etc). Alternatief bieden bij niet haalbare aanvraag, zonodig schriftelijk contact opnemen met de geldverstrekker om goedkeuring te vragen (overruleaanvraag). Eventueel op zoek gaan naar een andere geldverstrekker. Dossier overdragen aan de senior hypotheek acceptant indien dit geen resultaat oplevert. Uitbrengen van offertes naar tussenpersonen. Vastleggen van de aanvraag in de administratie. Op 95% van de aanvragen is binnen 24 uur gereageerd. 95% van de uitgebrachte offertes voldoet aan de aanvraag. Aandragen van ideeën m.b.t. het verbeteren van de kwaliteit. Informatieverstrekking Telefonisch te woord staan van tussenpersonen, en hen voorzien van correcte informatie, of doorverwijzen naar het juiste loket. Tussenpersoon op de hoogte houden van de voortgang. Bijhouden signaleringslijst aanvullende info opgevraagd. Na 3 dagen rappelleren. Hetgeen besproken is, wordt vastgelegd en is voor belanghebbenden terug te vinden. Verwerken van aanvragen die FlexFront niet zelf offreert Verwerken van aanvragen voor tweede hypotheken, onderhandse opnames, meeneemregelingen, etc. door deze aanvragen door te zetten naar de juiste instantie/ afdeling. Verzorgen van de communicatie tussen de betreffende instantie en de tussenpersoon, coördineren van de aanvraag. Voortgang bewaken. Tussenpersoon krijgt zo snel mogelijk een offerte
ACTUALISEREN - RESULTAATVERWACHTING / FUNCTIONELE ACTIVITEITEN Resultaatgebieden Kernactiviteiten Resultaatcriteria (indicatoren en normen) Beoordelen dossiers Het na getekend retour ontvangen van de offerte volgens een checklist beoordelen van de hypotheekdossiers en documenten op juistheid, volledigheid en geldigheid. Zo nodig completeren van hypotheekdossiers voor de verschillende geldverstrekkers. Rappelleren tussenpersonen bij incomplete, incorrecte dossiers/documenten. Bij afwijking van de normen een overrule vragen/ beargumenteren bij de geldverstrekker, en als dit niet lukt op zoek gaan naar alternatieven/creatieve mogelijkheden zodat geen omzet verloren gaat. Verwerken gegevens in geautomatiseerd systeem. Na completering van het dossier zorgen dat deze zo snel mogelijk bij geldverstrekker of de servicer van de geldverstrekker (Stater/Firstbrick/Quion) terecht komt voor finale afhandeling. Gemiddeld aantal beoordelingen van dossiers per dag: 20. Maximaal 20% van de dossiers komt terug ivm foutieve beoordelingen/ first-time right conversie van 80% Up to date kennis over acceptatienormen 95% binnen SLA afhandelen: dagverwerking. Up to date kennis van de highlights van de producten van de geldverstrekkers. Telefoon Informatieverstrekking aan tussenpersoon over de voortgang van de beoordeling. Eventueel samen met de tussenpersoon inloggen op het extranet om hem wegwijs te maken. Volgens rooster draaien van telefoondienst om inkomende telefoontjes van tussenpersonen, geldverstrekkers en notarissen te beantwoorden. Binnen driemaal overgaan de telefoon opnemen voor 95% van het telefoonaanbod. 5% van het telefoon aanbod mag niet langer in de wacht staan dan 1 minuut en 1% niet langer dan 2 minuten. Juiste inschatting maken wanneer doorverbonden moet worden naar behandelaar. Bijzondere acceptatiezaken Acceptatiezaken die tijdens het proces vastlopen analyseren en opnieuw beoordelen. Alternatieven zoeken, eventueel dossier overdragen aan Senior Hypotheek Acceptant. Overleggen met de geldverstrekker over wat haalbaar is. Vastgelopen dossiers worden tot tevredenheid van alle partijen afgehandeld. Fraudezaken Bij het vermoeden van frauduleuze zaken deze overdragen aan de Senior Hypotheek Acceptant om te voorkomen dat een hypotheek verstrekt wordt aan fraudeurs. Tijdige overdracht aan de Senior Hypotheek Acceptant.