HANDREIKING BUREAU INTEGRITEITSBEVORDERING OPENBARE SECTOR INTEGRITEITSASPECTEN VAN WERVING EN SELECTIE Een Integer Werving- en Selectiebeleid
1 Integer werven en selecteren van personeel Het werven en selecteren moet op een integere manier plaatsvinden. Bij het samenstellen van deze beleidsnota zijn de normen en waarden volgens o.a. de deugd-ethiek en de normen en waarden uit de beleidsnota naar een duurzaam integraal integriteitsbeleid uitgangspunt: 1. rechtvaardigheid; 2. openheid; 3 betrouwbaarheid; 4. zorgvuldigheid Per onderdeel is getracht deze normen en waarden in te bouwen, zonder dat zij per onderdeel toegelicht worden. Soms moet een maatregelen ook in samenhang met alle vier de waarden worden gezien. 1.1 Regels. Regels voor werving zijn er natuurlijk om vriendjespolitiek en ondoorzichtige procedures te voorkomen. Bij werving draait het om het vinden van de geschikte persoon voor de functie. Iedereen die aan de functie-eisen voldoet, hoort gelijke kansen te hebben. Er zijn groepen van sollicitanten of personeel aan wie op gerechtvaardigde gronden een voorkeurs- of voorrangspositie is toegekend. Die uitzondering geldt uiteraard niet voor vriendschapsrelaties. Het bevoordelen van persoonlijke kennissen bij werving en selectie omwille van de vriendschap verdraagt zich niet met de onafhankelijke, objectieve positie van de overheidswerkgever. Het kan voorkomen dat wij niet de reguliere vacature- en wervingsprocedure volgen, omdat er een voorkeur geldt voor één specifieke persoon. Bijvoorbeeld omdat die persoon uitzonderlijke of zeer specialistische kwaliteiten heeft die uitstekend overeenkomen met de vacante functie en waaraan in het belang van de organisatie zeer grote behoefte is. Dit is geen vriendjespolitiek. Wij stellen u voor om over de mogelijkheid voor het volgen van een dergelijk bijzondere procedure vooraf heldere afspraken te maken met de ondernemingsraad. Er zal altijd een interne publieke mededeling wordt gedaan als zich een dergelijke procedure heeft voorgedaan. Ook om te voorkomen dat binnen de organisatie gesproken gaat worden over achterkamertjes-politiek. Het onderhands vragen, aannemen of het aanbieden c.q. beloven van geld of andere gunsten in ruil voor een aanstelling bij de overheid is streng verboden. Dit geldt in de eerste plaats voor degene die beslist over de eventuele aanstelling van de sollicitant. Ook de sollicitant zelf moet zich onthouden van medewerking hieraan. Wanneer hij dit wel doet of wanneer hij zelfs het initiatief hiertoe neemt, dan maakt hij zich mogelijk schuldig aan omkoping. 1.2 Procedureregels voor vacatureplaatsing en werving Wij als werkgever, die kandidaten wil werven om een vacature te vervullen, handelen naar de regels die daarvoor zijn gesteld. Zo is de afspraak gemaakt dat vacatures altijd eerst uitsluitend binnen de eigen organisatie (intern) bekend worden gemaakt. Dit bevordert interne mobiliteit en de kansen van het zittende personeel op loopbaanontwikkeling. 1.3 Tegengaan van discriminatie Er zijn veel verboden vormen van discriminatie. Naar ras, huidskleur, sekse, leeftijd, et cetera. Er zijn ook indirecte vormen van discriminatie. Zoals de eis tot een maximum aantal jaren werkervaring of de afwijzingsgrond dat men te veel ervaring heeft. Indirect komt dat neer op het discrimineren naar leeftijd. Discriminatie is strafbaar. Uiteraard kan ook discriminatie bij werving en selectie niet door de beugel.wij pleiten er voor om alleen wervingen selectiebureaus en adviesbureaus in te schakelen die zich niet schuldig maken aan enige (directe of indirecte) vorm van discriminatie. Dat kan door hen een verklaring te laten ondertekenen dat zij zich distantiëren van dit soort praktijken. Mochten andere markt-partijen hen verzoeken, direct of indirect te discrimineren, dan dienen zij te verklaren dat zij dan niet ingaan op de aanbieding. Niet de markt regeert, maar de rechtstaat. 1.4 Inhuur na ontslag Een werknemer die een sleutelpositie inneemt en in zekere mate onmisbaar is voor onze organisatie, kan in de verleiding komen deze positie te `verzilveren door uit overheidsdienst te treden, zich zelfstandig te vestigen en vervolgens weer commercieel te laten inhuren tegen een substantieel hoger tarief dan het salaris waarvoor hij eerst als ambtenaar werkzaam was. Door deze handelwijze wordt al snel de sfeer van vriendjes-politiek, oneerlijke concurrentie of schijn van belangenverstrengeling opgeroepen. Wij stellen dan ook voor een verbod op de draaideurconstructie in te stellen. Dit verbod houdt in dat wij een werknemer na diens ontslag gedurende een periode van twee jaar niet mogen inhuren. Ongeacht de wijze van inhuur, soort werkzaamheden of ontslagvorm. Het verbod geldt dus bijvoorbeeld ook voor medewerkers die gebruik hebben gemaakt van mogelijkheden tot vervroegde uittreding. Inhuur is alleen toegestaan als daarover voorafgaand aan het ontslag in het kader van de beëindiging van het dienstverband duidelijke, vastgelegde afspraken zijn gemaakt. De vertrekkende medewerker wordt geacht op de hoogte te zijn van het draaideurverbod. 2
2 Integer omgaan met sollicitatiegegevens 2.1 Inleiding Wij krijgen bij sollicitatieprocedures de beschikking over vele persoonlijke gegevens van en over sollicitanten. Dat wij daarmee zorgvuldig moet omgaan, spreekt voor zich. De ervaring leert dat werkgevers helaas niet klakkeloos van de juistheid van door sollicitanten verstrekte gegevens kunnen uitgaan. In de media verschijnen regelmatig berichten over vervalsing en misbruik. Wij onderstrepen het nut en de noodzaak van het controleren van dergelijke gegevens ter bescherming van de openbare dienst. 2.2 Omgaan met verstrekte sollicitatiegegevens Bij een sollicitatieprocedure verstrekt de sollicitant allerlei persoonlijke gegevens. Dat loopt uiteen van identiteitsgegevens tot informatie over werkervaring, opleiding, vorig salaris, et cetera. De privacywetgeving stelt grenzen aan de registratie, het gebruik, het verstrekken aan anderen en het bewaren van deze gegevens. De wettelijk mogelijke gegevens zullen uitsluitend worden gebruikt voor het beoordelen van de geschiktheid van de sollicitant voor de functie, voor de afhandeling van door de sollicitant gemaakte onkosten, voor controle en voor de naleving van andere wetten. Alleen de bij de sollicitatieprocedure betrokken personen zoals de leidinggevende en personeelsadviseurs nemen kennis van deze informatie. Ook mogen persoonsgegevens niet onbeperkt worden bewaard. Als de sollicitant er om vraagt, moeten ze in ieder geval worden verwijderd. Verder moet deze informatie worden geschrapt binnen vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure wanneer deze niet leidt tot een aanstelling. Als de sollicitant toestemming heeft gegeven om de informatie te bewaren, geldt een bewaartermijn van maximaal één jaar. 2.3 Controle van identiteitsgegevens De verantwoordelijkheid voor identiteitscontrole en legale tewerkstelling ligt mede bij ons. Wij zullen daarom maatregelen treffen om vergissingen of fraude tegen te gaan en op te sporen. Het spreekt overigens voor zich dat een sollicitatieprocedure terstond wordt beëindigd c.q. een persoon wiens oneerlijkheid bij de sollicitatie pas na diens indiensttreding aan het licht komt, ook dan alsnog kan worden ontslagen. Wij moeten het identiteitsbewijs van nieuwe werknemers opvragen, controleren en een kopie ervan bewaren. Daarom accepteren wij alleen een origineel document met een gelijkende foto. Enkele andere controlepunten: leeftijd, geldigheidsduur, beschadigingen, lijmresten, documentnummer en doorlopende paginanummers en het watermerk. 2.4 Controle van de gegevens van vreemdelingen Wij mogen een niet-nederlander (vreemdeling) alleen in dienst nemen als hij rechtmatig verblijf heeft in Nederland (verblijfstitel) en beschikt over een tewerkstellingsvergunning. Anders zijn wij strafbaar, ongeacht of dit al dan niet opzettelijk is gebeurd. 2.5 Controle van diploma s en andere sollicitatiegegevens Er wordt met diploma s en andere gegevens landelijk helaas veel gefraudeerd. Een kritische houding is daarom een noodzaak. Uiteraard zal altijd worden gevraagd om een origineel exemplaar van het diploma over te leggen. Via het internet kan men diploma s kopen zonder dat daarvoor de vereiste opleiding is doorlopen. Geconstateerde fraude met opleidingsgegevens bij de sollicitatieprocedure is voldoende reden voor het beëindigen van de sollicitatieprocedure of, indien de fraude eerst wordt ontdekt na indiensttreding, ontslag van de desbetreffende medewerker. 2.6 Omgaan met resultaten van psychologische tests en medisch onderzoek Een medisch onderzoek, psychologische test of assessment kan onderdeel uitmaken van een selectieprocedure. Dit wordt altijd in de vacaturetekst aangegeven. De gevallen waarin een medisch onderzoek mag plaatsvinden, zijn wettelijk beperkt. Ook het omgaan met onderzoeksgegevens is aan strikte regels gebonden. Het inzien van medische informatie bijvoorbeeld is voorbehouden aan de betrokken artsen en geneeskundig adviseurs. En de sollicitant die een psychologisch onderzoek heeft ondergaan, mag weigeren om de uitkomsten van de test te verstrekken aan de beoogd werkgever. 3
3 Integer screenen van sollicitanten 3.1 Inleiding Nadere informatie over de sollicitant is meestal noodzakelijk om diens geschiktheid gedegen en zorgvuldig te kunnen beoordelen. Het is ook van belang om te weten of een kandidaat voor een functie in aanraking is (geweest) met Justitie. Waken aan de poort is beter dan een onaangename verrassing achteraf. Wij stellen u voor een aantal screeningsmethodieken te gebruiken die hieronder worden toegelicht. 3.2 Inwinnen van referenties Wij doen telefonische navraag bij vorige werkgevers. Dit leent zich in de eerste plaats voor controle van feitelijke gegevens, bijvoorbeeld of de sollicitant inderdaad nog werkzaam is bij een andere werkgever of het niveau van eerdere vervulde functies. Via referenties ingewonnen informatie is hoe dan ook relatief en subjectief. De sollicitant geeft in de regel alleen toestemming voor contact met positief gestemde referenten, de betrouwbaarheid van de ingewonnen informatie staat niet vast en bovendien biedt de wijze van functioneren elders geen garanties voor de toekomst. Wij stellen voor deze algemeen aanvaarde gedragsregels toe te passen: Er vindt altijd afstemming plaats met de sollicitant. Als deze geen toestemming verleent om met een derde contact op te nemen, wordt dit gerespecteerd; Vragen aan derden blijven beperkt tot informatie die direct verband houdt met de functie; Wij bespreken de verkregen informatie met de sollicitant. 3.3 Verklaring omtrent het gedrag Om informatie te verkrijgen over het justitiële verleden van een persoon vragen wij de sollicitant om een verklaring omtrent het gedrag (VOG) over te leggen. Dit is een verklaring dat het justitiële verleden van de sollicitant geen bezwaar oplevert voor de vervulling van de functie. Hieraan zijn kosten verbonden. Wij vergoeden deze kosten aan de sollicitant. Als van strafbare feiten in het verleden sprake is, wordt bekeken of deze een beletsel zijn in relatie tot de uit te oefenen functie. Als er geen beletselen zijn, wordt de VOG afgegeven (via de gemeente). Sollicitanten die een VOG moeten overhandigen, zullen in beginsel in afwachting hiervan worden aangesteld. Wanneer betrokkene de VOG niet kan overleggen, zal het dienstverband worden beëindigd. Het VOG-onderzoek is een momentopname. De verklaring heeft geen vaste geldigheidsduur. Wij stellen voor na 10 jaar een verklaring opnieuw aan te vragen. In de praktijk komen vervalste verklaringen omtrent het gedrag voor. Daarom wordt de echtheid van de overhandigde VOG geverifieerd. 3.4 Informatie vergaren via internet Het internet biedt volop mogelijkheden om informatie over personen te verkrijgen. Mensen publiceren hun zakelijke en persoonlijke gegevens, nemen deel aan sociale netwerken, schrijven blogs et cetera. Met behulp van zoekmachines kan deze informatie worden opgehaald. Daarmee is niet gezegd dat de gevonden informatie ook kloppend is of relevant is voor de beoordeling van de wijze waarop iemand zijn beroep uitoefent. Er kan al snel een verkeerde indruk ontstaan, de gevonden informatie kan betrekking hebben op een andere persoon met dezelfde naam, door derden kan misleidende informatie zijn geplaatst et cetera. Dit brengt met zich dat wij terughoudend zullen omgegaan met dit fenomeen. 4
4 Integere procedure en gesprek 4.1 Selectieprocedure Bij een sollicitatie wordt de meest geschikte kandidaat geselecteerd om de vacante functie te gaan vervullen. De selectie van één kandidaat brengt tegelijk de afwijzing van andere kandidaten met zich mee. Zowel met het oog op een zorgvuldige behandeling van alle kandidaten, als op basis van juridische motieven, hoort de selectie objectief en transparant plaats te vinden. Om dit te waarborgen stellen wij U voor om te werken met een eerste en een tweede gesprek en met twee selectiecommissies. Het werken met twee commissies heeft als voordeel dat er een vergelijking kan worden getrokken tussen hoe de kandidaat is overgekomen in de ene commissie en in de andere. Er kunnen verschillen ontstaan. Dat kan zijn door de setting, dat kan ook zijn door andere vragen of opmerkingen of de sfeer is een andere. Hierdoor is er sprake van een evenwichtige inbreng met het oog op het verwerven van draagvlak voor adviezen en beslissingen. Indien betrokkene niet geschikt wordt geacht, dan gaat hij niet door voor de tweede ronde. Het eerste gesprek is een oriënterend gesprek waarbij zowel vakinhoudelijke als persoonlijke aspecten aan de orde komen. Als er twijfel is wordt betrokkene wel opgeroepen voor een tweede gesprek en worden die twijfels gedeeld tijdens dit tweede gesprek. Zo moet ingegaan worden op de dagelijkse praktijk. Van belang is dat een sollicitatiegesprek geen goede afspiegeling is van de praktijk. Zo zal de kandidaat meestal iets verder gaan in zijn beantwoording dan in de dagelijkse praktijk het geval is. Hij moet zich immers profileren en verkopen. Dat kan haaks staan op de wijze waarop hij dagelijks omgaat met (directe) collega s. Aan de andere kant is er eigenlijk geen alternatief. Ten einde de meest integere procedure te doorlopen zijn naar onze mening een tweetal aanvullende randvoorwaarden te benoemen: Alle twijfels uit het eerste gesprek dienen in het tweede gesprek aan de orde te komen. Dan krijgen de kandidaat en de werkgever de mogelijkheid om eventuele (vermeende) beelden te corrigeren.als die twijfel ontstaat tijdens het tweede gesprek dient dit ook met betrokkene op dat moment te worden gedeeld. Feedback is in dit verband essentieel, om alle twijfel uit te sluiten, zowel negatief als positief. Zoals wij eerder al betoogd hebben is een open houding van beide kanten noodzakelijk. Voorkomen moet worden dat in het tweede gesprek een bepaalde indruk wordt gevestigd, bijvoorbeeld dat betrokkene wordt doorgevraagd op vakinhoudelijke kennis, terwijl later bij een afwijzing eerdere, andere elementen uit het eerste gesprek, van doorslaggevende aard zijn geweest. Dan heeft (met terugwerkende kracht) dat tweede gesprek geen waarde gehad. Overigens gaan wij er natuurlijk wel van uit dat de beide selectiecommissies ook in de tweede ronde een rol spelen. Dat komt het draagvlak ten goede. Het tweede element is het natrekken van referenties, juist in geval van twijfel, na afloop van de tweede ronde. Dat kan een bevestiging zijn van het beeld van beide commissies. Het kan ook het tegendeel zijn als het gaat om de inschatting of iemand wel of niet in een team past. Immers iemand die jarenlang bij een werkgever heeft gewerkt heeft een bepaald beeld opgeroepen bij zijn (direct) leidinggevende. Dat kan een beeld uit de praktijk zijn dat het eerder opgeroepen beeld van het eerste en tweede gesprek kan corrigeren. Overigens kan dat zowel positief als negatief uitvallen. Ook dat is van belang voor een integere afweging. 4.2 Voorbereiding gesprek Integriteit in brede zin omvat ook een goede voorbereiding van elke sollicitatie en daarmee een zorgvuldige behandeling van sollicitanten. Zo getuigt het niet van zorgvuldigheid tegenover de sollicitant als wij pas tijdens het sollicitatiegesprek voor de eerste keer ons verdiepen in diens cv. Om de sollicitant een reëel beeld te geven van de vacante functie, beschikken wij over een actuele en correcte functiebeschrijving waarin verantwoordelijkheden, bevoegdheden, risico s en speelveld zijn aangegeven. Over te behalen resultaten en competenties bestaat geen onduidelijkheid. Ook dragen wij ervoor zorg dat wij de vacante functie niet te rooskleurig schetsen. Wij brengen gedurende een sollicitatieprocedure geen wijzigingen aan in de functie- en opleidingseisen zoals deze zijn gepubliceerd. Wij stellen de sollicitant vooraf in kennis van eventuele bijzonderheden met betrekking tot de vacante functie. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan: een kwetsbare functie waarbij sprake is van functiescheiding of roulatie; een functie waarvoor een verklaring omtrent het gedrag is vereist; een functie waarvoor een medische keuring en/of een psychologisch onderzoek verplicht is gesteld. De sollicitant op zijn beurt zal bijzonderheden met betrekking tot zijn positie zelf naar voren moeten brengen. Als hij bijvoorbeeld herplaatsingskandidaat is, of aan het re-integreren is, en solliciteert naar een functie bij een ander onderdeel als waarbij hij voorheen werkzaam was, ligt het op zijn weg om zijn status vooraf kenbaar te maken. 5
4.3 Gesprek Wij en de sollicitant behoren in een sollicitatiegesprek correcte omgangsvormen in acht te nemen en wederzijds respect te tonen. Bijzonder aandachtspunt is het stellen van vragen naar medische gegevens van de sollicitant, zoals verzuimhistorie en fysieke gesteldheid. Hiervoor gelden wettelijke beperkingen. Van de sollicitant mag echter worden verwacht dat hij, als hij zich van een beperking bewust is die een reële bedreiging kan zijn voor zijn toekomstige functioneren, uit eigen beweging daarvan melding maakt bij de sollicitatie. Het opzettelijk verstrekken van onvolledige of onjuiste informatie door een sollicitant die vervolgens in dienst is getreden, vormt in veel gevallen voldoende grondslag voor ontslagverlening. Om het belang van de openbare dienst te onderstrepen stellen wij u voor in het sollicitatiegesprek integriteit in te brengen als gespreksonderwerp. Aan de sollicitant kan worden gevraagd om praktijkvoorbeelden te geven. Wij zullen vervolgens doorvragen op details: wat was de situatie?, wat waren jouw taken?, hoe heb je de activiteiten aangepakt?, wat was het resultaat van jouw aanpak? Integriteit leent zich ook meer in het algemeen als gespreksonderwerp voor sollicitatiegesprekken. Een gesprek zal op gang worden gebracht door open vragen te stellen en de mening van de sollicitant te vragen over bijzonderheden van het openbare ambt, actualiteiten, aan de functie verbonden kwetsbaarheden, nevenwerk-zaamheden et cetera. 4.4. Afwijziging kandidaten Als een kandidaat wordt afgewezen, dan wordt hij op de hoogte gesteld van een aantal zaken:de reden van afwijziging, het aantal sollicitanten, het aantal opgeroepen kandidaten, gehanteerde selectiecriteria. Daarnaast wordt aangegeven dat de bescheiden (brief en cv) binnen nu en een maand worden vernietigd. 6
5 Integer indiensttredingsbeleid 5.1 Inleiding De medewerker die in dienst treedt van onze gemeente wordt ambtenaar. De ambtelijke status brengt verantwoordelijkheden met zich, waarvan de medewerker zich bewust moet zijn. Wij moeten als overheidswerkgever bijdragen aan deze bewustwording. 5.2 Activiteiten en instrumenten Om de integriteitbewustwording van nieuwe medewerkers te stimuleren, zijn wij van plan de volgende instrumenten in te zetten: Wij zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers na indiensttreding een exemplaar ontvangen van relevante stukken. Bijvoorbeeld de gedragscode integriteit, formulier voor melding van nevenwerkzaamheden, informatie over de procedure voor het melden van (vermoedelijke) integriteitinbreuken en over (de bereikbaarheid van) de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). In de gedragscode komen zaken aan de orde zoals geheimhouding van vertrouwelijke informatie, gebruik van computer en internet, melding van nevenwerkzaamheden et cetera. Door de gedragscode te overhandigen geven wij duidelijk aan dat er normen en waarden gelden binnen onze organisatie waaraan iedereen zich heeft te houden. Elke nieuwe ambtenaar legt een eed of belofte af, waarin hij zijn goed ambtenaarschap persoonlijk tot uiting brengt. Dit zal onderdeel uitmaken van introductiebijeenkomsten waarbij de eed of belofte wordt afgelegd ten overstaan van de burgemeester. Wij zorgen voor voldoende begeleiding van nieuwe medewerkers, zowel gedurende de inwerkperiode als daarna, door een mentor aan te wijzen. Integriteit zal onderwerp van gesprek zijn in werkoverleggen en periodieke functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken zijn. Daarnaast zal een dilemmatraining integer handelen en een analyse van risico s en kwetsbaarheden binnen de functie plaatsvinden. 5.3 Inhuur van derden Er kan aanleiding zijn voor externe inhuur of inzet van uitzendkrachten door overheidsorganisaties. Aan ingehuurd personeel zal worden gevraagd een verklaring omtrent het gedrag (VOG) te overleggen. Met de VOG Rechtspersonen kunnen bedrijven richting partners hun integriteit aantonen. De regels voor geheimhouding door ambtenaren van vertrouwelijke informatie zijn niet van toepassing op nietambtelijk personeel. Wel gelden andere wettelijke geheimhoudingsplichten. Om te garanderen dat het ingehuurde personeel dit ook weet, zullen wij om ondertekening van een geheimhoudingsverklaring vragen. Integer handelen is ook een vereiste voor externen die overheidstaken uitvoeren. Aan deze bewustwording zal worden bijgedragen door hen verplicht deel te laten nemen aan introductiebijeenkomsten die voor (nieuw in dienst getreden) ambtenaren worden georganiseerd. De uitbesteding van ambtelijke taken kan risico s met zich brengen ten aanzien van verstrengeling van commerciële en publieke belangen. Wij zullen in dat geval ondertekening van een verklaring verlangen van de externe partij. Deze zal een meldingsplicht bevatten in geval van concrete situaties met mogelijke belangenverstrengeling en een juridisch afdwingbaar verbod van handelingen of activiteiten die belangenverstrengeling met zich mee kunnen brengen. 7