ACHT TIPS INTEGER HANDELEN voor publieke inkopers

Transcriptie

1 ACHT TIPS INTEGER HANDELEN voor publieke inkopers

2 Voor inkopers in de publieke sector is ethisch en integer handelen een heet hangijzer. De theorie is duidelijk, maar de praktijk blijkt vaak lastig. Bovendien kunnen belangen van bijvoorbeeld opdrachtgevers en gebruikers sterk uiteen lopen. Hoe ga je daarmee om als professionele inkoper? Vertegenwoordigers van de vier grootste gemeenten (gemeente Amsterdam, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, gemeente Utrecht) in samenwerking met NEVI hebben acht tips geformuleerd die je helpen bij het maken van de juiste afwegingen. Voor meer informatie kijk op NEVI NEVI

3 Tip 1. Onthoud voor wie je inkoopt Ga eens bij jezelf na: Koop je als ambtenaar op dezelfde wijze een keuken of auto als dat je deze privé zou aanschaffen? TIP 1

4 TIP 1 Je koopt in voor een overheidsorganisatie - en de overheid zet zich in voor de rechten en het welzijn van alle burgers. Je taak is dus belastinggeld zo effectief mogelijk in te zetten voor maatschappelijke waarden. Je draagt daarmee bij aan het vertrouwen dat burgers in de overheid hebben.

5 Tip 2. Houd faire marktwerking altijd voor ogen Ga eens bij jezelf na: Vlak voor het sluiten van de offertetermijn belt een bedrijf dat zij door overmacht niet op tijd klaar zijn met hun offerte. Ze willen een dag langer de tijd. Hoe ga je hiermee om? TIP 2

6 TIP 2 De inkoop- en aanbestedingsregels zijn in het leven geroepen om een goede leverancier met een goed product te selecteren. De regels zorgen voor een faire concurrentie tussen marktpartijen, waarbij geen bevoordeling plaatsvindt.

7 Tip 3. Voorkom zelfs de schijn van belangenverstrengeling Ga eens bij jezelf na: Je collega doet de suggestie om voor een aanbesteding bedrijf X uit te nodigen, omdat ze van haar zoon (die daar werkt) heeft gehoord dat dit bedrijf een verrassende aanpak heeft die leidt tot lagere kosten. Ga je ze uitnodigen? TIP 3

8 TIP 3 Opdrachtgevers, gebruikers, marktpartijen, collega s en ingehuurde externen hebben niet altijd dezelfde belangen. Denk eraan; wederkerigheid en publieke inkoop gaan niet samen: het bedrijf dat jaarlijks een evenement van jouw dienst sponsort, is niet per definitie de beste leverancier! Wees je er ook van bewust dat de indruk van belangenverstrengeling kan ontstaan door activiteiten naast je werk en door je omgang met vrienden en familie. Wees daarom open en duidelijk over bijvoorbeeld privérelaties en -activiteiten die enigszins verband houden met het inkooptraject en vraag voor nevenactiviteiten zo nodig toestemming aan je leidinggevende.

9 Tip 4. Voorkom zelfs de schijn van corruptie Ga eens bij jezelf na: Je gaat in op de uitnodiging van een bedrijf voor een productpresentatie, maar ontdekt vervolgens dat het bedrijf uitpakt met een bootreisje, eten en drinken. Ga je alsnog? TIP X 4

10 TIP X 4 Je mag je uiteraard niet laten omkopen, dat is zelfs een ernstig strafbaar feit. Maar je moet er ook voor zorgen dat je zelfs de schijn van corruptie vermijdt. Dat betekent dat je uiterst terughoudend moet zijn met het aannemen van geschenken en uitnodigingen, omdat je daarmee de verkeerde indruk kunt wekken.

11 Tip 5. Ga zorgvuldig om met informatie Ga eens bij jezelf na: In hoeverre ga jij altijd zorgvuldig om met informatie die voor externe partijen interessant kan zijn? TIP 5

12 TIP 5 Tijdens een aanbesteding is transparant handelen vereist, maar pas op dat je geen informatie verspreidt die kan leiden tot voorkennis of het bevoordelen van een inschrijver. Wees daarom alert op wie is betrokken bij een aanbesteding, wie meeschrijft aan het bestek en wie bijvoorbeeld in het beoordelingsteam zit. Daarnaast is het belangrijk zorgvuldig om te gaan met politiek-, privacy- en bedrijfsgevoelige informatie om schade bij betrokken partijen te voorkomen.

13 Tip 6. Ken de integriteitregels Ga eens bij jezelf na: Vertel jij je vrienden op Facebook dat je een aanbesteding aan het voorbereiden bent? TIP 6

14 TIP 6 Zorg dat je weet hoe je volgens jouw organisatie hoort om te gaan met geschenken, uitnodigingen, nevenactiviteiten en bijvoorbeeld het gebruik van social media.

15 Tip 7. Maak twijfels bespreekbaar Ga eens bij jezelf na: Als een populaire collega uit het beoordelingsteam een inschrijver allemaal 10-en geeft en je betwijfelt of deze beoordeling terecht is, stel je hier dan vragen over? TIP 7

16 TIP 7 Hoe lastig ook, als je twijfelt of er wel een goede afweging wordt gemaakt en of iedereen de regels, procedures en afspraken wel goed naleeft, overleg dit met elkaar.

17 Tip 8. Meld (vermoedens van) integriteitschendingen Ga eens bij jezelf na: Tijdens de beoordeling van een aanbesteding wordt duidelijk dat de bestaande leverancier wordt bevoordeeld. Meld je dit? TIP 8

18 TIP 8 Als de twijfel terecht lijkt, meld dan integriteitschendingen en strafbare feiten als belangenverstrengeling, fraude en corruptie direct bij je leidinggevende, afdeling Inkoop, de directie of een integriteitsfunctionaris. Schakel eventueel een vertrouwenspersoon in als je je niet veilig voelt of als je een collega verdenkt van een integriteitschending maar dit niet hard kan maken en twijfelt hoe te handelen.