De Integriteitscode van Volkshuisvesting Arnhem

Transcriptie

1 De Integriteitscode van Volkshuisvesting Arnhem Bewust van onze positie Wij zijn een maatschappelijke organisatie. Veel van onze activiteiten vinden plaats in het publieke domein, in wisselwerking met de samenleving. Deze verwacht dat wij onze maatschappelijke opdracht gewetensvol, onafhankelijk en transparant uitvoeren, en dat wij bereid zijn ons te verantwoorden. Onze reputatie en onze geloofwaardigheid, én die van onze sector, zijn permanent in het geding. Er wordt naar ons gekeken, daarvan dienen we ons bewust te zijn. Code voor iedereen De integriteitscode is er in het belang van allen die bij onze organisatie betrokken zijn: de commissarissen, de bestuurder, managers en al onze medewerkers. Integriteit is geen stille waarde, integriteit moet je doen! Daarom verwachten wij integer gedrag en handelen van ieder in onze organisatie. De code dient als een leidraad en een toets. Iedereen kan er zich erop beroepen en niemand is immuun of onschendbaar. Integriteit als grondhouding en doel Onze Strategische Visie is richtinggevend voor onze bedrijfscultuur, onze houding ten opzichte van externe en interne klanten en de wijze waarop we ondernemen. Ons uitgangspunt is dat we vertrouwen hebben in de manier waarop iedereen in onze organisatie persoonlijk invulling geeft aan onze kernwaarden (openheid, eerlijkheid, gelijkwaardigheid, respect). Wij houden ons aan regels en voorschriften, aan waarden en normen. Integriteit hoort een grondhouding te zijn van allen die in en bij onze organisatie betrokken zijn. Deze integriteit dragen we ook uit naar buiten. Ze is van toepassing op onze contacten met klanten, leveranciers, zakelijke partners, belangenhouders, toezichthouders en overheden. We verwachten een soortgelijke houding ook bij onze externe partners. Integriteit en het (waar)borgen daarvan is voor Volkshuisvesting een belangrijk doel. Toets voor handelen Integriteit mag abstract en een grondhouding zijn, zij krijgt handen en voeten in deze Integriteitscode. Een beetje integer bestaat niet; je bent het of je bent het niet. De Integriteitscode bevat aanbevelingen, algemene gedragslijnen en concrete regels. Zij dient als toets voor wat we in ons handelen voor juist houden. De Integriteitscode maakt deel uit van ons beleid, maar ze is geen garantie voor een vlekkeloze gang van zaken in onze organisatie. Bij twijfel of onduidelijkheid moet de code helderheid verschaffen. Onbewust of onbedoeld kan iets voorvallen wat tegen de code indruist. In dat geval is de code een sturend instrument en valt er een les te leren. 1

2 Onze Integriteitscode Deze Integriteitscode is aan de hand van concrete situaties besproken met alle medewerkers. Door samen vooral het grote grijze gebied tussen zwart en wit vooraf te verkennen, wordt het maken van keuzes op het gebied van integriteit in de praktijk eenvoudiger. We hebben vertrouwen in het effect van deze ervaring én in het gezond verstand van ieder die de code aangaat. De Integriteitscode en de intentie ervan zijn samengevat in twee punten: - Wij willen voorkomen dat we de schijn tegen hebben of tegen krijgen. - Wij vertrouwen op de kwaliteiten van onze commissarissen, bestuurder, managers en medewerkers. Dynamisch en openbaar Onze Integriteitscode is een openbaar document, voor ieder toegankelijk op onze website. Iedereen kan ons op de Integriteitscode aanspreken en ons eraan houden. De formuleringen in deze code betreffen integriteit in gedrag en handelen. Omdat het handelen in de loop der tijd verandert, moet deze code zelf ook regelmatig getoetst worden. Wat verstaan we onder integriteit? Volmaakt, heel, ongeschonden, ongekwetst, maagdelijk. Dat zijn betekenissen van het woord integriteit. Bij integer handelen, laat je een ander in zijn waarde, beschadigt of kwetst hem niet. Je respecteert de ander, hebt oog voor zijn belangen en communiceert met hem. Behalve naar de ander is het ook belangrijk dat een mens integer is naar zichzelf. Een integere persoon is eerlijk in het werk en in het contact met anderen. Onkreukbaar, niet omkoopbaar, betrouwbaar, het zijn allemaal uitwerkingen van integriteit. Een integer persoon weerstaat druk of verleiding van buitenaf om anders dan integer te handelen. Integriteit vraagt om dagelijks onderhoud. Je moet voortdurend alert en bereid zijn om zaken aan de orde te stellen, ook als die onszelf betreffen. Integriteit is onderdeel van volwassen gedrag. Dat verwachten we van ieder in onze organisatie. 2

3 Waar is integriteit expliciet aan de orde? - Omgang met klanten - Omgang met collega s - Scheiding werk en privé - Tegenstrijdige belangen/nevenfuncties - Relatiegeschenken - Uitnodigingen door derden - Sponsoring - Declareren van kosten - Gebruik maken van eigendommen van de corporatie - Bedrijfsgevoelige informatie - Vastgoedtransacties - Bij twijfel en dilemma s - Bij melding van misstanden Vuistregels Integriteit gaat over houding en handelen volgens onze waarden, normen en regels. In onze organisatie achten we de mensen evenwichtig en volwassen genoeg om het te kunnen stellen zonder een code die uitputtend alle mogelijke situaties rood of groen licht geeft. Een Integriteitscode in de vorm van enkele vuistregels heeft daarom onze voorkeur. Bij behoefte aan detaillering kunnen we zo nodig terugvallen op een aantal reeds eerder opgestelde subcodes, regelingen en protocollen (zie verder in dit document). 1. Algemeen Wij beschamen het vertrouwen niet. Integer gedrag schept vertrouwen. Je gedraagt je integer als je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Afspraken nakomen en geen onjuiste verwachtingen wekken zijn daarvan voorbeelden. Je hebt oog voor de belangen van de ander. Dat toon je door uit te gaan van de goede bedoelingen van de ander, door de ander ruimte te bieden, verschillen te respecteren en de dialoog aan te gaan. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen gedrag en leert van fouten. Bijvoorbeeld door open te staan voor kritiek en steeds kritisch te kijken naar je eigen gedrag. 3

4 2. Interne- en externe contacten Wij voorkomen (de schijn van) belangenverstrengeling. Alles wat jou voordeel kan opleveren, valt onder jouw belang. Dien je meerdere belangen die elkaar niet versterken maar elkaar tegenwerken, dan is er sprake van belangenverstrengeling. De integriteit van één van de belangen of misschien wel van allebei zal daaronder lijden. Deze situatie moet je voorkomen. Zelfs de schijn van belangenverstrengeling kan maken dat het vertrouwen in mensen ter discussie komt te staan. 3. Gebruik van bedrijfsmiddelen Wij gebruiken de eigendommen van Volkshuisvesting zoals het hoort. Het begrip eigendommen vatten we hier breed op: geld, gereedschap, computers, informatie, auto s, kennis, relaties, kantoorruimte, arbeidsuren, etc. Kortom, alle materiële en immateriële middelen die we bij Volkshuisvesting gebruiken om onze doelen te bereiken. Met zoals het hoort doen we een beroep op het gezonde verstand en de eigen afweging van de mensen. In ieder geval betreft het gebruik van de eigendommen dat in de lijn ligt van de doelstelling van Volkshuisvesting. Het gebruik is voor de uitvoering van ons werk, sober en doelmatig, zorgvuldig en volgens de gebruiksaanwijzingen, en in overeenstemming met onze bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Vanzelfsprekend respecteren we altijd en overal ieders privacy en stellen we onze middelen niet ter beschikking aan onbevoegden. 4. Wet en regelgeving Wij passen wet- en regelgeving naar letter en geest toe Wij waarborgen dat wij handelen conform wet en regelgeving, interne richtlijnen en beleid. Daarmee willen we fraude voorkomen. Wij schrijven onze richtlijnen zo eenvoudig mogelijk en contracten zijn transparant. Hardheidsclausule De letter en de geest We passen onze regels toe met gezond verstand en wijsheid. Soms is de werkelijkheid niet te vatten in de letterlijke regels. Dan kan het nodig zijn af te wijken van onze regels, maar wel te handelen in de geest van de regels. Een beperkte afwijking met beperkte gevolgen moet altijd achteraf verantwoord worden ( Pas toe of leg uit ). In deze verantwoording komen, naast de omstandigheden, de aard en omvang van de afwijking aan de orde, de gevolgen ervan en de afweging eigen belang-bedrijfsbelang. Zijn de afwijking en de eventuele gevolgen substantieel, dan is het nodig om vooraf toestemming te vragen. 4

5 Wij stimuleren integriteit Integriteit moet in je zitten, maar zij moet ook de kans krijgen om aan de oppervlakte te komen. Dat gaat het beste in een omgeving waar integriteitsvragen makkelijk besproken worden met collega s, gestimuleerd door het bestaan van een code als deze en andere samenhangende afspraken en protocollen. Bij Volkshuisvesting steken we veel energie in het versterken van het bewustzijn van integriteit bij onze mensen. Dat doen we als volgt: - We (medewerkers, managers, bestuurder, commissarissen) zorgen dat onze persoonlijke waarden en normen in de pas lopen met onze formele documenten zoals statuten, richtlijnen, visies en plannen. - Status en succes. Laten we op bescheiden wijze zien. - Wij leggen nevenfuncties vooraf ter goedkeuring voor. Nevenfuncties van commissarissen en de bestuurder publiceren we op onze website. - Ieder van ons kan weten welke waarden, normen en regels hij/zij in acht moet nemen. - Nieuwe medewerkers, managers, commissarissen en een nieuwe bestuurder beoordelen wij op de match tussen hun waarden en normen en die van ons. - Nieuwkomers brengen wij onze waarden en normen bij zodat zij deze kunnen begrijpen en toepassen. - Ieder van ons geeft het goede voorbeeld. - Wij zorgen dat we in alle openheid samen kunnen praten over dilemma s en twijfels. - Wij zijn kritisch op ons eigen gedrag en spreken ook elkaar aan op gedrag dat niet overeen stemt met onze code. - Wij bespreken samen actuele voorvallen en trekken er lering uit. - Wij organiseren bewustwordingsactiviteiten zoals De Reis Naar Het Zuiden, De Grote Oversteek en De Mythe. - We hebben een positief mensbeeld maar zijn niet naïef. Daarom hebben wij een goede control structuur met onder meer maatregelen op het gebied van project- en procesmanagement, risicomanagement, administratieve organisatie, interne controle en compliance. - We hebben een Governance code, een Klachtenreglement, Vertrouwenspersoon en een Klokkenluidersregeling. 5

6 Als de code wordt geschonden? We sluiten onze ogen niet voor de realiteit in onze sector; integriteit wordt helaas geschonden, opzettelijk en heimelijk, incidenteel en structureel. Vaak met reputatie- of materiële schade als gevolg. Betreft dat onze eigen organisatie, dan helpen deze code en de diverse subcodes om de ernst van een dergelijke situatie vast te stellen en om zo nodig maatregelen en sancties te bepalen. Sancties zijn er in soorten en maten. De sanctie is afhankelijk van de ernst en de context van het voorval. Vertrouwen is een kostbaar goed. Het is de basis van onze organisatie. Beschadiging staan wij niet toe. Mocht het vertrouwen beschadigd zijn, dan beantwoorden wij dat met gepaste maatregelen en sancties. In het uiterste geval is sprake van een niet meer te herstellen vertrouwensbreuk (door bijvoorbeeld oplichting, diefstal, misleiding, bedrog, dwang, mishandeling, belangenvermenging). Dan is de sanctie; ontslag. Subcodes Integriteit is niet exclusief voor de Integriteitscode. Zij komt aan de orde in diverse documenten die in de afgelopen jaren al zijn geformuleerd en vastgesteld. Daarin hebben we geformuleerd hoe integriteit op praktische wijze al een uitwerking en een plek hebben gekregen. Het gaat om de volgende documenten: - Statuten Volkshuisvesting. - Governance code Woningcorporaties toegepast bij Volkshuisvesting Arnhem. - Klachtenregelement. - Vertrouwenspersoon. - Relatie Raad van Commissarissen Bestuur. - Reglement Raad van Commissarissen. - Profiel Raad van Commissarissen. - Klokkenluidersregeling Volkshuisvesting Arnhem. - Omgaan met relatiegeschenken en uitnodigingen (onder)aannemers/leveranciers. - Protocol Internet en gebruik. - Inkoopprotocol Volkshuisvesting Arnhem. - Beveiligingsprotocol gebruik ICT-middelen. - ICT beveiligingsplan. - Privacy reglement Volkshuisvesting Arnhem. 6