Medewerkers STJA. Integriteitscode

Transcriptie

1 Medewerkers STJA Integriteitscode

2 INHOUDSOPGAVE 1. Integriteitsbeleid 3 2. Verdeling van schaars goed 4 3. Zakelijk houden van relaties 5 4. Gebruik van bedrijfsmiddelen 6 5. Respectvolle omgang 7 6. Nevenwerkzaamheden 8 7. Implementatie 8 2 Integriteitscode

3 1. Integriteitsbeleid STJA heeft een belangrijke maatschappelijke taak: een gevarieerd aanbod van woningen bestemd voor verschillende doelgroepen en met speciale aandacht voor de lagere inkomensgroepen. Dat vraagt om transparantie, professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van ons. STJA heeft een publieke functie. De samenleving merkt en ziet veel van wat wij doen. Wij doen ons werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Anderen moeten daarom vertrouwen in ons kunnen hebben. Dus is maximale transparantie nodig. Als wij openheid, eerlijkheid en respect naar onze klanten en partners willen uitstralen, zullen wij ook zo intern moeten handelen. Juist vanwege de publieke functie. Dat is voor ons een reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitscode. En STJA onderschrijft de Aedescode (januari 2007). Dit geheel biedt houvast en geeft duidelijkheid over hoe wij omgaan met bepaalde situaties. Tenslotte: STJA had, al voordat deze integriteitscode uitkwam, al (impliciet en expliciet) waarden, normen en regels. De meeste van ons hielden zich hier uit zichzelf al aan. Daar hebben wij deze code niet voor nodig. Toch hebben wij er voor gekozen om summier ons integriteitsbeleid in deze code vast te leggen. Als handvat; bij twijfel wijst het ons in de goede richting. En het maakt helder waar wij voor staan. Deze integriteitscode is een openbaar document en wij willen op de inhoud aanspreekbaar zijn. De code is niet bedoeld als wetboek met regels en sancties, maar bedoeld om een proces van bewustwording en dialoog gaande te houden. Het integriteitsbeleid richt zich op vier hoofdgebieden: 1. Verdeling van schaars goed Hoe gaan wij om met de verdeling van huur- en koopwoningen? 2. Zakelijk houden van relaties Hoe houden wij de relatie met de klanten, relaties en leveranciers zuiver? 3. Gebruik van bedrijfsmiddelen Waar liggen de grenzen bij privégebruik van bedrijfsmiddelen of eigendommen van STJA? 4. Respectvolle omgang Hoe gaan wij om met onze klanten en collega s? En met gegevens van klanten en collega s? 3

4 2. Verdeling van schaars goed - Bij het zoeken van een woning gelden voor ons dezelfde regels als voor andere woningzoekenden. - We krijgen geen voorrang of korting bij het kopen van een STJA-woning. - Een tijdelijke woning regelen voor vrienden of familie doen wij volgens de vastgestelde procedure. Toewijzing van woningen Er is altijd behoefte aan betaalbare huurwoningen. Het beperkte aanbod moet dan ook zo eerlijk mogelijk verdeeld worden. Uit oogpunt van transparantie en eerlijkheid verdelen wij de woningen volgens het toewijzingsbeleid. Inschrijven gebeurt altijd via het Woonburo Almelo. Wij kunnen dus niet zomaar zelf een woning regelen voor onszelf of een bekende. Koopwoningen STJA verkoopt zowel bestaande als nieuwbouwwoningen. Werken bij STJA levert ons hierbij geen voordeel op. Wij genieten geen voorrang en krijgen geen korting. Een kennis van me heeft gehoord dat STJA volgend jaar mooie koopwoningen gaat realiseren. Hij heeft interesse in een hoekwoning met royaal perceel. Ik bood aan om na te vragen of er al specificaties van het project beschikbaar zijn. Toen ik op de afdeling vroeg of de specificaties al beschikbaar waren, kreeg ik te horen dat wij pas als alles definitief is, geïnteresseerden gaan informeren. En dat wij dan iedereen tegelijk dezelfde informatie aanbieden. Soms vraagt een woningzoekende aan mij of wij nog woningen beschikbaar hebben. Ik vertel dan dat wij een inschrijfprocedure hebben en dat deze op de site staat. Ik ga niet als een soort intermediair optreden tussen een woningzoekende en mijn collega s van de afdeling klantenbeheer. Het voegt niets toe en kan een verkeerde verwachting wekken. 4 Integriteitscode

5 3. Zakelijk houden van relaties - We nemen geen geschenken of uitnodigingen aan. - We scheppen geen verwachtingen bij relaties en leveranciers. - We voorkomen belangenverstrengeling. - We vermijden risico s voor STJA. Relatiegeschenken en uitnodigingen We nemen bij STJA geen relatiegeschenken aan. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelaties die wij met aannemers en leveranciers nastreven. Bovendien schep je verwachtingen. Voor uitnodigingen voor theater, diners of voetbalwedstrijden geldt in principe hetzelfde. Wij gaan hier niet op in. Twijfelen wij over een uitnodiging en lijkt het in uitzonderlijke gevallen zinvol om wél mee te gaan, dan overleggen wij eerst met de directeurbestuurder. Van deze uitzonderingen houden wij een registratie bij op intranet en daarmee is het voor iedereen inzichtelijk. Extra klusje We willen een balans vinden tussen vriendelijk en respectvol omgaan met onze klanten én een zakelijke relatie. Voor het werk dat wij uitvoeren hoeven wij geen fooi van de klant te ontvangen. Als de klant ons om een gunst vraagt, dan denken wij hier goed over na. Een extra klus uitvoeren lijkt heel klantvriendelijk, maar hoeveel tijd gaat het STJA kosten en lopen wij risico s? Bij klussen die huurders zelf moeten opknappen zijn wij terughoudend. Stel dat wij per ongeluk iets van de huurder beschadigen, de klus niet goed uitvoeren of onszelf verwonden, dan is STJA aansprakelijk en dat risico willen wij niet nemen. Voordeel De relatie met leveranciers van STJA gebruiken om daar persoonlijk voordeel uit te halen is niet de bedoeling. Wij zouden verwachtingen kunnen wekken bij de leverancier. Wij houden privé en zakelijk gescheiden. Kortingen bij privé aankopen Sommige bedrijven geven kortingen aan andere bedrijven en haar werknemers. Dit is een initiatief van deze bedrijven en STJA heeft hiermee geen directe of indirecte bemoeienis. Ook medewerkers van STJA kunnen hiervan profiteren. Op intranet publiceren wij een lijst van deze bedrijven. Als het zo uitkomt maak ik daar ook gebruik van zonder dat ik het gevoel heb dat er van belangenverstrengeling sprake is. Ik betaal bij het kopen cash of laat de rekening naar mijn privéadres sturen. Ik betaal dan rechtstreeks en laat het e.e.a. niet via STJA lopen. Een klant komt bij mij aan de balie om een mutatie te regelen. Ik informeer de klant over de mogelijkheden en geef een toelichting wanneer alles afgewikkeld is. Maar dat duurt de klant te lang. Hij vraagt of wij niet iets kunnen regelen; je hebt vast wel eens een schilder nodig en biedt mij een gratis dienst aan van zijn zaak. Kennelijk wil hij een bijzondere behandeling, waarvoor geen noodzaak is, en stelt hier een tegenprestatie tegenover, die ik uiteraard direct en onomwonden afsla. Ik voel mij zelfs bezwaard en deel achteraf deze ervaring met mijn collega s. Na de toewijzing van een woning wil een blijde klant vaak graag zijn blijdschap delen en ons iets geven. Liever accepteren wij geen geschenk en als er iets voor bij de koffie gegeven wordt, dan delen wij dat met elkaar. Vanuit STJA vervul ik regelmatig de rol als opdrachtgever bij aannemers en leveranciers. Als ik daar ook privé zaken ga doen, dan wil ik extra zorgvuldig zijn. Uiteraard kijk ik ook of het ergens anders kan. Ik vraag in elk geval om een offerte en ik doe zaken tegen normale voorwaarden en betaal op basis van een factuur. 5

6 4. Gebruik van bedrijfsmiddelen - We gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen. - We gebruiken bedrijfsmiddelen slechts heel beperkt voor privé-zaken. - Privé-aangelegenheden regelen wij zoveel mogelijk buiten werktijd. Werktijd Afspraken met huisarts en tandarts maken wij zoveel mogelijk buiten werktijd. Privé-gebruik bedrijfseigendommen Bedrijfsmiddelen zoals kopieermachines, gereedschap en digitale camera s zijn in principe niet bestemd voor privé-gebruik. Een enkele keer een kopietje maken voor eigen gebruik kan natuurlijk wel, zolang het beperkt blijft. Thuis of bij vrienden klussen met gereedschap van STJA is niet de bedoeling. De digitale camera mee naar huis nemen is ook niet de bedoeling. Het zijn bedrijfseigendommen. Telefoon, internet en We voeren zo min mogelijk privé-telefoongesprekken op het werk. Alleen als het niet anders kan, bijvoorbeeld als een instantie alleen tijdens kantoortijden bereikbaar is. en doe je allemaal wel eens, maar dan wel graag via je eigen mailbox en niet die van STJA. Internetten is iets van alle dag geworden. Direct voor het werk, of indirect om materiaal te verzamelen of kennis op te doen. Voor jezelf opzoeken op internet kan geen kwaad, maar wij houden het zeer beperkt. Voor mijn verjaardagsfeestje heb ik een leuke uitnodiging gemaakt op mijn PC. Op het werk is een kleurenprinter en het lijkt mij handig om daar te printen. Totdat iemand mij vertelt hoe duur die printjes zijn. STJA kan dat wel in rekening brengen, maar dat is ook veel gedoe. Dan maar op naar de copyshop. 6 Integriteitscode

7 5. Respectvolle omgang - We roddelen niet en maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen. - Informatie over klanten, relaties of collega s gebruiken wij alleen voor het werk. - We gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. - We spreken collega s aan op ongewenst, niet integer gedrag. Klanten en collega s We behandelen onze collega s en klanten met respect, zoals wij zelf ook behandeld willen worden. Wij zijn vriendelijk en beleefd. Wij praten niet achter iemands rug over hem of haar. Ook respecteren wij dat wij niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie of seksisme vinden wij onacceptabel. We komen afspraken na, zowel met klanten en relaties als met collega s. Wij respecteren de privacy van onze klanten. Wij vertellen thuis dus niet met naam en toenaam over hen. Vertrouwelijke informatie over onze klanten, relaties of collega s gebruiken wij alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. Wij gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Dat is misschien niet altijd gemakkelijk, maar ongewenst gedrag kan op het werk de sfeer negatief beïnvloeden. Het kan irritatie opwekken. Het is beter om mét elkaar te praten in plaats van óver elkaar. Op je werk zie en hoor je best veel, vooral ook bij klanten. Zo kom je wel eens achter geheimpjes van mensen. s Avonds wil je dan thuis je verhaal kwijt. Gewoon even delen. Maar ik zeg nooit een naam of toenaam. Waarschijnlijk zegt het niemand iets. Maar toch. Ik vind het gewoon niet netjes. Privacy van de klant moet je respecteren. Op het werk kun je gemakkelijker hierover praten. En als het zo uitkomt, is het dan ook bekend om wie het gaat. Maar wij vertrouwen er op dat wij vertrouwelijk met deze informatie omgaan. 7

8 6. Nevenwerkzaamheden 7. Implementatie In het kader van de integriteit, is het ook van belang transparant te zijn in onze eventuele nevenfuncties. Wij zullen dit, als het aan de orde is, kenbaar maken bij de directeur-bestuurder net zoals hij hierover melding maakt bij de Commissarissen. Dat het van belang is blijkt ook uit de bepalingen hierover in de CAO. De volledige tekst luidt anno 2007: Een werknemer moet voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) altijd vooraf schriftelijk toestemming vragen aan zijn werkgever. De werkgever geeft hiervoor toestemming, tenzij sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen, of een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Als de werkgever geen toestemming geeft, dan deelt hij dat binnen 14 dagen nadat hij het verzoek van de werknemer heeft ontvangen, schriftelijk mee aan de werknemer. Daarna overleggen werkgever en werknemer over de voorwaarden waaronder wel toestemming kan worden gegeven. Deze integriteitscode gaat in per 1 januari Deel van de implementatie is: - in het jaarlijks beoordelinggesprek aandacht besteden aan de code; - het periodiek via intranet publiceren van de ontvangen invitaties en wat hiermee gedaan is; - het publiceren van de code op de website. 8 Integriteitscode