Algemene voorwaarden - v11 taart-trends-standhouders 16-02-2015 Visie Taart&Trends 1. Doelstelling: Taart en Trends organiseert jaarlijks in oktober een beurs waarin zij het bakken in het algemeen, het taart en klein gebak, decoreren én de chocolade en overige suikerkunst wil promoten. De doelstelling is om de consument in contact te laten komen met leveranciers en de nieuwste trends op het gebied van de diverse specialisaties. We streven er samen met de standhouders naar om voor de bezoekers een beleving voor alle zintuigen te creëren, waarbij ruiken, proeven en zelf meedoen hoog in het vaandel staan. Bezoekers moeten als het ware de baklucht van brood en gebak kunnen opsnuiven en de zoete suiker of chocolade op de tong kunnen laten smelten. Door masterclasses, workshops en hands-on activiteiten kunnen bezoekers voeling krijgen met de producten om vol inspiratie en aankopen weer thuis aan de slag te gaan. 2. Visie Taart&Trends ten opzichte van het deelnemersveld: 2.1. Om de bezoekers te kunnen laten shoppen op de beurs is er voor gekozen om de inschrijvingen open te houden. Wij leggen vooralsnog geen beperking op aan het aantal deelnemers met een bepaald assortiment. Wij zijn van mening dat gezonde concurrentie niet verkeerd is. De organisatie adviseert de standhouders wel dringend, om zelf kritisch te kijken naar het eigen assortiment. Denk aan echte primeurs en artikelen waarmee u origineel en trendsettend voor de dag kunt komen. Een breed assortiment is niet altijd een aantrekkelijk assortiment voor het oog van de bezoeker. Dit blijkt ieder jaar uit de bezoekersenquête. Overzichtelijke gespecialiseerde standhouders met een rustig beeld in hun uitstalling blijken over het algemeen betere verkoopresultaten te boeken. 2.2. Taart&Trends is een jaarlijkse beurs, denk daarom niet alleen aan primeurs in de herfst en kersttrends, maar kijk ook vooruit naar het voorjaar, Valentijnsdag etc. Bewaar uw primeurs ook echt tot aan de beurs. Maak uw Facebook-volgers lekker zonder wezenlijk uw primeur te verklappen. U zal merken dat de beurs dan krachtiger voor u kan werken. 3. Waaraan voldoet een standhouder 3.1. Standhouders kunnen tijdens de beurs een standruimte huren om hun assortiment ter plekke te verkopen en zichzelf en/of het bedrijf te promoten. U heeft tevens als doelstelling om als ambassadeur van het bakken in het algemeen (ook broodproducten), taarten en klein gebak maken en decoreren, het vervaardigen van chocolade en overige suikerproducten, de hobby en het ambacht positief uit te dragen richting de consument. 3.2. Een standhouder is leverancier, wederverkoper en fabrikant van bakhobby-, broodbak- en/of taartbak ingrediënten, Brood- en taartdecoratiematerialen, materialen voor suikerbloemen of voor het vervaardigen van chocolade producten. Uitgever en/of auteurs van boeken verwant aan bakken en zoete decoratie technieken. 3.3. Het betreft de verkoop en promotie van producten zoals: ingrediënten, gereedschappen, verpakkings- en decoratiematerialen, zoals: mallen, uitstekers etc., grondstoffen, halffabricaten, keukenapparatuur en/of inrichting, gebaksdozen of klimaatdozen, taart- of cupcake-standaarden, bakvormen voor taart, klein gebak of brood. etc. Bedrijven die chocolade of bakproducten i.c.m. koffie en theeproducten verkopen zijn met het hele assortiment welkom. 3.4. Daarnaast is de verkoop toegestaan van artikelen die sterk aan de taartdecoratiehobby gerelateerd zijn, zoals: gebaksserviezen, Sweet Table accessoires, sieraden of magneten uitsluitend binnen het thema taart, cupcake of bakhobby, T-shirts met taart, cupcake, chocolade of brood uitingen, patisserie- of koksbuizen, keuken/kookschorten, ovenhandschoenen. Bij twijfel over uw assortiment en/of uw prijsstelling, neem eerst contact op met de organisatie door een mail te sturen naar ria@taartentrends.nl. In een zakelijke stand mag uiteraard ook gedemonstreerd worden. 3.5. Verkoop eindproducten voor consumptie. Hieronder wordt verstaan, cupcakes, taarten (houdbaar), taartbodems, chocolade & bonbons etc. Deze producten mogen verkocht worden op de beurs onder de volgende voorwaarden: - Het product dient onder strenge hygiënische omstandigheden geproduceerd en gepresenteerd te worden. Producten moeten voorzien zijn van een ingrediëntendeclaratie en een houdbaarheidsdatum. - Alleen verkopers met een aantoonbaar officieel productiebedrijf mogen deze artikelen verkopen. - U dient zelf zorg te dragen voor eventueel benodigde koelingen/vitrines etc. - Het product dient voor thuisgebruik verkocht te worden. In en rond uw stand mag op geen enkele wijze het ter plekke nuttigen van het gekochte product gestimuleerd worden. Dit i.v.m. dwingende regelgeving in het contract met de Americahal/Libémagroep en haar huiscateraar. - U dient het product in een verpakking, voorzien van uw bedrijfsnaam en adres en ingrediënten overzicht mee te geven aan de klant. Het product moet ten allen tijde naar uw bedrijf te herleiden zijn. Taart&Trends en de Americahal/Libémagroep zijn in geen enkel geval aansprakelijk voor de gevolgen voortvloeiend uit de verkoop van ondeugdelijke etenswaren. Alle gevolgschade zal direct en zonder tussenkomst van Taart&Trends op de verkopende partij worden afgewenteld. 4.1. Gedragscode Het is niet toegestaan om met een opheffingsuitverkoop, restanten verkoop of andere vormen van massale dumpverkoop deel te nemen aan Taart&Trends. Dat wil zeggen dat artikelen tegen een redelijke marktconforme prijs worden aangeboden en er geen oneerlijke concurrentie plaats vind. Het hele door u meegebrachte assortiment mag door u niet met 50% korting of meer (of 1 + 1 gratis) worden verkocht. Zodra de organisatie deze prijsstelling constateert dient u alle uitingen te verwijderen en uw prijsstelling aan te passen. Doet u dit niet dan wordt u verzocht om in te pakken en u van de beurs te verwijderen. Restitutie van deelname kosten is na deze verwijdering niet mogelijk. U heeft zich bij inschrijving voor deelname aan de Taart&Trends-beurs aan de deelnamevoorwaarden verbonden verklaard. Uiteraard zijn enkele goede beursaanbiedingen binnen uw beursassortiment toegestaan en zelfs wenselijk. Maar we moeten samen een goede beurs realiseren voor alle partijen. Dump en opheffing doet afbreuk aan het opbouwende imago van de beurs voor de hele branche. 4.2. Zakelijke standhouders respecteren de rechten van individuele ontwerpers van taartdecoratiegereedschappen en bakgereedschappen in de breedste zin, auteurs of andere ontwikkelaars van technieken voor taartdecoratie, patisserie of andere vormen van suikerkunst, baktechnieken en chocolade technieken. Bij aantoonbare schending van auteursrecht, merkenrecht, octrooirechten en modellenrecht door kopieën te verkopen tijdens de Taart&Trends-beurs, kan de organisatie u sommeren de verkoop van dit product te staken voor de duur van de Taart&Trends-beurs. Overigens ligt de verdere wettelijke en juridische afwikkeling tussen auteursrecht-, merkenrecht-, octrooirecht- en modellenrechthebbende enerzijds en de verkopende partij van de kopieën anderzijds. Hier gaat Taart&Trends niet als partij tussen staan om te bemiddelen. Als u als standhouder en/of rechthebbende partij meent geconstateerd te hebben dat uw rechten geschonden worden door een andere standhouder op de Taart&Trends-beurs, dient u eerst de organisatie in te lichten. De organisatie zal dan samen met u de betreffende standhouder benaderen. 4.3. Alle partijen die Nederlandse boeken over brood-, koekjes-, taartdecoratie-, chocolade- cupcakes of andere bakboeken verkopen tijdens Taart&Trends, dienen zich aan de in Nederland vastgestelde boekenprijzen te houden. Indien u zich hier niet naar schikt, kan de organisatie u verzoeken de boekverkoop te staken. Bij weigering de verkoop te staken, dient de organisatie volgens het Nederlands recht de politie hiervoor in te schakelen. Indien u over een ontheffing beschikt, dient u deze op verzoek aan de organisatie voor te leggen. 4.4. Belangrijk! Ingrediënten, hulpmiddelen, bakvormen, silicone mallen en overige gereedschappen of decoratie middelen dienen 1 of 11
principieel voedselveilig te zijn. Wij stimuleren standhouders om de certificering van voedselveilige producten zichtbaar te uiten. Belangrijke algemene informatie & huishoudelijk reglement 1. Data, openingstijden en entreeprijzen: 1.1. De Taart&Trends beurs wordt gehouden in de Americahal, Laan van Erica 50 te Apeldoorn. Data: vrijdag 2 en zaterdag 3 oktober 2015. 1.2.1. Op vrijdag 2 oktober 2015 is het evenement geopend om 10:00 uur en sluit om 18:00 uur. Op zaterdag 3 oktober 2015 is het evenement geopend van 10:00 uur tot 17:00 uur. Dit is op beide dagen voor alle bezoekers. 1.2.2. Standhouders dienen te controleren dat weergegeven openingstijden op hun eigen website in overeenstemming zijn met deze tijden. Taart&Trends is niet verantwoordelijk voor onjuist gecommuniceerde openingstijden op media van derden. 1.3. De entreeprijs aan de kassa 12,50 (vaste prijs sinds 2011!) De vastgestelde verkoopprijs voor entreekaarten in de voorverkoop is 10,00 incl. btw. Taart&Trends verkoopt zelf in het voorverkooptraject online-tickets. (administratiekosten 0,50 per ticket) Het is de organisatie voorbehouden om exclusieve kortingsacties via diverse media en exclusieve kanalen te lanceren om zo de kaartverkoop te stimuleren. Standhouders gaan bij deelname akkoord met het plaatsen van een prominente link naar de online-ticketverkoop op hun eigen website. Banners en links krijgt u via de organisatie aangeleverd. Alleen standhouders of sponsoren van Taart&Trends 2015 kunnen zich aanmelden als voorverkoopadres. Het is dan mogelijk om entreekaarten als serviceartikel aan uw klanten te verkopen. Het startmoment van de voorverkoop wordt bekend gemaakt, zodra er voldoende standhouders ingeschreven hebben op 30 april 2015. Minimale afname van voorverkoop kaarten is 20 stuks. Let op! kaarten kunnen ingekocht worden onder 2 verschillende tarieven. Zonder recht van retour 6,20 excl. btw per kaart. Met recht van retour 7,85 excl. btw per kaart. De kaarten met recht van retour dienen op 2 oktober 2015 vóór 10.00 uur aan de organisatie te zijn geretourneerd om aanspraak te maken op de terugbetaling! 2. Opbouwen en afbreken: 2.1. Standhouders: Op donderdagmiddag 1 oktober 2015 kunnen standhouders vanaf 14:00 uur starten met het inrichten van de standruimte. De organisatie van Taart&Trends gaat er vanuit dat alle standhouders van deze opbouw-dag gebruik maken. Tijdens deze opbouw-dag heeft u de tijd tot 20:00 uur. U dient zich vóór u start met opbouwen te melden bij de organisatie. Stands met eigen systeemstandbouw, kunnen uitsluitend in overleg met de organisatie van Taart&Trends eerder starten met het opbouwen. Alle communicatie betreffende afwijkende opbouwtijden verlopen uitsluitend via de organisatie!! Afspraken die u met de Americahal/Libémagroep denkt gemaakt te hebben, zijn niet van toepassing. De Americahal/Libémagroep is geen partij in deze. 2.2. Op vrijdag 2 oktober 2015 kunt u vanaf 07:00 uur weer verder met inrichten. De beurs start op vrijdag om 10:00 uur. Op zaterdag 3 oktober 2015 kunnen standhouders vanaf 08.00 uur de stands bevoorraden, u heeft dan 2 uur de tijd voor de beurs weer open gaat om 10:00 uur. Indien u meer tijd nodig denkt te hebben, dient u dit ruim van te voren te overleggen met de organisatie. Op beide dagen gaan de laad/losdeuren een half uur voor opening van het evenement dicht! Standhouders dienen beide beursdagen uiterlijk één uur voor aanvang van de beurs aanwezig te zijn. U en uw medewerkers hebben tijdens de beursdagen uitsluitend toegang via de laad/losdeuren op de aangegeven tijden voor aanvang van de beurs d.m.v. de IDbadges. Tijdens openingstijden van de beurs gebruikt u de hoofdingang. Zie ook punt 4 en punt 6.3. 2.3.1. Laden, lossen en Parkeren: Na het lossen parkeert u zo snel mogelijk uw voertuig(en) op de door de organisatie aangewezen parkeerplaatsen. Aan het niet opvolgen van deze regel zijn sancties verbonden. M.i.v. 2014 is het betaald parkeren bij de Americahal. Voor standhouders worden naar grootte van de standruimte parkeerpassen toegekend voor parkeren binnen de hekken van de Americahal. Zie Document TT05 voor meer informatie. 2.3.2. Zonder toestemming van de organisatie Taart&Trends mogen er geen voertuigen en geen aanhangwagens, etc. het gebouw in gereden worden! Als hiervoor zwaarwegende organisatorische redenen zijn dient u uiterlijk 1 september 2015 hierover contact opgenomen te hebben met de organisatie om een ontheffingspas te krijgen, mits de situatie in de zaal het toelaat. 2.3.3. U dient zelf voor rolcontainers, steek- en/of plateauwagentjes te zorgen. Voor beschadiging van het complex wordt u aansprakelijk gesteld door Taart&Trends en/of Americahal/Libémagroep. 2.4. Indeling en aankleding standruimte. De indeling van de standruimtes wordt bepaald door de organisatie in samenwerking met de Americahal. Als het aantal aanmeldingen een andere indeling noodzakelijk maakt wordt de plattegrond gewijzigd door de organisatie. U dient binnen de gehuurde ruimte te blijven. Bij het uitstallen van producten buiten de gehuurde ruimte, worden de gebruikte meters aan u na gefactureerd tegen de geldende vierkante meter prijs. Standruimtes mogen niet verplaatst of gewijzigd worden. Nooduitgangen dienen ten alle tijde vrij te blijven. U dient zelf voor tafelkleden te zorgen. De kleden moeten i.v.m. de veiligheid tenminste 20cm boven de grond hangen. Kleden en ander decoratiemateriaal in de stand dienen brandveilig te zijn volgens de geldende norm voor beurzen en evenementen. Tip: Voor brandveilige stoffen www.ruhestof.nl Er mag niet in de wanden of vloeren of andere onderdelen van de Americahal geboord (hakken, plakken en breken) of andere wijzigingen aangebracht worden. Dit geldt zowel in de Americahal als in haar directe omgeving. Binnen ditzelfde gebied mag men zonder toestemming van de organisatie geen aanplakbiljetten of schilderingen aanbrengen. 2.5. Aan- & afmelden tijdens evenement: Het evenement start bij aanvang van de opbouw-dag op donderdag 1 oktober 2015. U meldt zich dan bij het aangegeven servicepunt vóór u mag starten met inrichten van uw standruimte. U ontvangt dan het teruggave-formulier voor uw borg, deze heeft u zaterdag weer nodig. Aan het einde van het evenement op zaterdag 3 oktober 2015 dient u zich af te melden het aangegeven servicepunt. Vergeet uw teruggave-formulier niet!. Als u zich op zaterdag niet afmeldt bij de organisatie en u niet heeft laten controleren of de gehuurde ruimte volgens reglement correct is achtergelaten, vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. Tevens kunnen eventuele financiële sancties ingehouden worden op de borg bij niet naleven van het reglement. Bij afmelden wordt naast de controle van uw standruimte tevens gecontroleerd op welke bankrekening de borg moet worden teruggestort. Niet afmelden is geen afgetekend teruggaveformulier, dus geen borg retour! Hierover is geen discussie mogelijk. 2.6. Opruimen van de stands: Men mag pas ná sluiting van de beurs beginnen met het opruimen van de stands. Het is niet toegestaan om uw stand vóór 18:00 uur te verlaten op vrijdag 2 oktober 2015 en op zaterdag 3 oktober 2015 vóór 17:00 uur uit te ruimen of af te breken! Op vrijdag 2 oktober 2015 heeft u s avonds na sluiting tot 19.00 uur de tijd om te inventariseren en af te dekken. Op zaterdag 3 oktober 2015 heeft u tot 21:00 uur de tijd om uw standruimte te ontruimen. De beursdeelnemer dient ervoor te zorgen dat de gehuurde stand-, demo- of workshopruimte ná ontruiming in dezelfde staat wordt achtergelaten als waarin u deze voor aanvang van inrichten aantrof. Dit geldt ook voor alle onderdelen van de systeemstands, wanden en voor de vloer. (Tip: neem blik en veger en evt. vochtige schoonmaakdoekjes mee!) Bij in gebreke blijven vervalt de borg voor uw stand aan de organisatie. 3. Elektra: 3.1. Omschrijving elektra: Voor uw systeemstand wordt de systeembouw opgeleverd inclusief, basisverlichting in de vorm van 1 of 2 duospots afhankelijk van uw standgrootte. Wilt u in uw ruimte extra verlichting, dan dient u dit zelf bij te bestellen. Zie de standhouderswebshop voor meer informatie. Een stroompunt à 750 watt voor apparatuur kunt u in de standhouderswebshop naar uw eigen wensen bestellen. U vindt een advies verlichtingsplan in de artikel omschrijving. In de Americahal wordt de elektra via het plafond naar beneden geleid vanwege de veiligheid voor standhouders en de bezoekers. 2 of 11
Indien u gebruik maakt van elektra, dient u zelf zorg te dragen voor eventuele haspels, stekkerdozen en/of andere noodzakelijke aansluitingen. Wij zorgen uitsluitend voor de hoofdaansluitingen. Er wordt gecontroleerd op correct gebruikt. Kabels mogen alleen in de opstelruimte van de standruimte liggen en niet voor de standruimte aan de bezoekerskant. Kabels moeten in de stand met tape op de vloer worden vastgeplakt en haspels volledig worden uitgerold, voor uw eigen veiligheid en de veiligheid van onze medewerkers van de Americahal! Alles moet geaard zijn! Installatie moet voldoen aan de regelgeving conform NEN1010. Gebruik bekabeling met een diameter van 2,2 mm Ø. Per aansluiting mag maximaal 750 watt aangesloten worden. U kunt max. 2 aansluitingen huren zonder de organisatie te consulteren. Bij meer en/of zwaardere apparatuur s.v.p. contact opnemen met ria@taartentrends.nl Als bij controle misbruik van de stroomtoevoer geconstateerd wordt. d.w.z. geen stroompunt besteld maar toch stroom ingeprikt, krijgt u een stroompunt met last minute toeslag ter hoogte van 120,00 gefactureerd. Dit bedrag dient tijdens de beurs voldaan te worden. Er is pin aanwezig. 3.2. Wat wel en wat NIET aan te sluiten: Uitsluitend kassa s, een keukenmixer tot 750 watt en zo nodig een lees/bureaulampje zijn toegestaan. Er mogen geen bouwlampen, waterkokers, koffiezetapparaten, magnetrons, ovens, zware keukenmixers of andere grote stroomverbruikers op aangesloten worden zonder toestemming van de organisatie Taart&Trends. 3.3. Krachtstroom en grootverbruik: Wilt u wel één van de bovengenoemde grote stroomverbruikers aansluiten of heeft u krachtstroom nodig dan dient u dit voor 1 juli 2015 door te geven aan de organisatie. Voor dit type stroomverbruik gelden andere tarieven, welke na inventarisatie van uw aanvraag aan u geoffreerd worden. 3.4. I.v.m. de aangescherpte brandverzekeringsvoorwaarden dient u voor uw eigen veiligheid de stekkers bij verlaten van beurs uit de stopcontacten te halen. Zie ook punt 5. 4.Beveiliging Gedurende de nachten tijdens evenement heeft het bestuur van Taart&Trends via de Americahal/Libémagroep een officieel erkend bewakingsbedrijf ingeschakeld. Deze dienstverlening is doorberekend in uw huurprijs. De organisatie stelt zich echter niet aansprakelijk voor gestolen of beschadigde goederen tijdens de duur van de gehele beurs. Er wordt toezicht gehouden op de laad/losdeuren tijdens de openingstijden van de beurs. Aan het misbruiken van de laad/losdeuren zijn sancties verbonden, dit varieert van geen toegang door de deuren tijdens de beurs tot het inhouden van uw borg bij herhaaldelijk ongewenst gedrag. 5. Verzekering: 5.1. Uw stand-inrichting en persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd via de organisatie of locatiehouder. U dient hiervoor zelf maatregelen te treffen. Ook is de organisatie van Taart&Trends niet verantwoordelijk voor letsel ontstaan tijdens: laden en lossen in en buiten het gebouw, door het verplaatsen van uw stand-inrichting, het ongeoorloofd verplaatsen of wijzigen van uw standruimte en de werkzaamheden in de eigen standruimte tijdens de duur van de hele beurs. U dient zelf voor een verzekering zorg te dragen voor de duur van de gehele beurs. Gewijzigde Wetgeving brandverzekering: Indien er tijdens het evenement (1, 2 en 3 oktober 2015) brand ontstaat door uw toedoen, bent u zelf verantwoordelijk voor de gehele gevolgschade. Lees ook uw wettelijke aansprakelijkheidsvoorwaarden na en controleer dat uw verzekering toereikend is. Het inzetten van beveiliging door de Taart&Trends-organisatie is uitsluitend om het risico op diefstal tot een minimum te beperken. Ondanks deze inzet wil Taart&Trends nogmaals benadrukken, dat de organisatie niet aansprakelijk te houden is voor verlies of diefstal van producten uit of onderdelen van uw stand. Wij willen u hierbij dan ook meteen extra waarschuwen!! Houdt u met de inrichting van uw stand rekening met de diefstalgevoeligheid van sommige producten. Helaas hebben we al meerdere keren moeten constateren dat niet iedereen de verleiding kan weerstaan om eigendommen van een ander mee naar huis te nemen!! 5.2. De organisatie van de Taart&Trends-beurs is in geen enkel geval aansprakelijk voor (letsel)schade, diefstal, vermissing geleden in of rond de beurslocatie (dus ook niet op het parkeerterrein!) en/of het ziek worden van bezoekers na het eten van waren uit uw stand. 5.3. Eigendommen van de Americahal/Libémagroep en de door haar ingeschakelde verhuurbedrijven, mogen niet beschadigd worden. Voor schade door u veroorzaakt, wordt u aansprakelijk gesteld. Hetzij door Taart&Trends of door de Americahal/Libémagroep. 6. Veiligheid 6.1. Hulpdiensten: Alle deelnemende partijen, zijn verplicht gedurende het gehele evenement in en op het terrein van de Americahal de aanwijzingen van instanties zoals brandweer, politie, medewerkers van de Americahal, de organisatie van Taart&Trends en/of andere instanties op te volgen. 6.2. Tijdens openingstijden van de beurs is er een bemande EHBO-post. 6.3. Roken: In de Americahal mag niet gerookt worden, ook niet tijdens de opbouw! Hebt u toch de behoefte om te roken, dan kan u buiten gebruik maken van de door de organisatie aangegeven plekken. Er is een rokerstent aan de voorzijde van het gebouw. Gezien het levensmiddelen karakter van de beurs is het niet toegestaan om direct voor de ingang van de Americahal te roken. Het is verboden om op de beursdagen ten behoeve van uw rookbehoefte via de laad/losdeuren naar buiten te gaan! U dient de instructies van de aanwezige toezichthouders op te volgen. Zie ook punt 4. 6.4. Brandveiligheid: Er mogen geen waxinelichtjes of kaarsen in de zaal aangestoken worden. Open vuur op welke wijze dan ook is verboden. Gebruikte inrichting en decoratie van de stand dient brandveilig te zijn. zie ook verzekeringen punt 5. 7. Afval: Voor het afvoeren van uw afval betaald u een verplichte bijdrage dat in het bedrag voor uw stand-huur is inbegrepen. Uitzondering! Pallets dienen te allen tijde door de standhouders zelf te worden afgevoerd. Deze vorm van afval vraagt te veel ruimte binnen de scherp geprijsde afval afvoerregeling. Bij binnenkomst krijgt u bij het stadhouders-meldpunt aanwijzingen waar en hoe u uw afval kunt afvoeren. U dient er voor te zorgen dat het afval zo compact mogelijk in de containers wordt gedeponeerd. Dozen dienen goed plat gemaakt te worden! Wij verzoeken u met klem om geen verpakkingsmaterialen als afval in de bezoekersvuilnisbakken te deponeren! Na het afbreken van het evenement op zaterdag dient u alle afval en karton naar de hiervoor bestemde containers af te voeren om aanspraak te kunnen maken op teruggaaf van uw borg. Als medewerkers u aanspreken op de wijze waarop u uw afval afvoert dient u de aanwijzingen op te volgen. Na afloop van het de beurs dient al uw vuil correct verwijderd te zijn om aanspraak te maken op teruggave van de borg. Wordt er buiten de zaal nog vuil aangetroffen dat te herleiden valt naar u, dan kan de organisatie alsnog overgaan tot intrekking van uw borg. 8. Catering: De catering op de beurs is in handen van de huiscateraar van de Libémagroep. Deze dienstverlening wordt aangeboden volgens de door de cateraar gestelde tarieven. Via de Cateraar ontvangt u in aanloop naar de beurs, uitgebreide informatie over de voorzieningen zoals koffie/thee, lunch en evt. avondeten die zij aanbieden. Mocht er op de opbouw-dag, donderdag 2 oktober geen mogelijkheid zijn om een eenvoudige warme snack/maaltijd te nuttigen via de cateraar, dan kunt u bij de service desk informeren naar diverse afhaal of bezorg mogelijkheden voor pizza, patat, snacks o.i.d. Conform de regelgeving van de Americahal/Libémagroep mogen tijdens de beursdagen zelf meegebrachte consumpties in het pand niet genuttigd worden. Een standhouder mag vanzelfsprekend wel een stukje taart, petit-four of andere proeverijen aanbieden aan de bezoekers. Deze proeverijen moeten voldoen aan een sampling hoeveelheid, dus éénhaps porties. Vloeistoffen zoals koffie of thee mogen alleen aangeboden worden in proefbekertjes met een maximum inhoud van 50 ml. Standhouders kunnen een horecapas aanvragen via de Catering van de Americahal/Libémagroep. De catering zal rechtstreeks met u contact opnemen om u de informatie te verstrekken. Houd er rekening mee dat u zich moet kunnen legitimeren bij afhalen van de 3 of 11
horecapas. De horecapas wordt op naam en standnummer uitgegeven. U dient de opgebouwde rekening op de horecapas voor het verlaten van het complex op zaterdag 3 oktober 2015 te voldoen. De uitgifte van de Horecapas valt onder de verantwoordelijkheid van Catering en staat volledig los van de ID-badge die u via de organisatie van Taart&Trends nodig heeft om de locatie te betreden. Bij aanmelding voor deelname aan Taart&Trends 2015 gaat u akkoord dat het e-mail adres van uw contact persoon wordt doorgegeven aan de cateraar om u de informatie toe te sturen. En verder Wanneer iedereen zich collegiaal opstelt en deze regels in acht neemt, is een vlot en plezierig beursverloop verzekerd. In onvoorziene gevallen beslist, na overleg met de betrokkenen, de organisatie. Taart&Trends mag de huurvoorwaarden tussentijds aanpassen als de verhuurder van de locatie dit dwingend oplegt. Taart&Trends zal de exposanten van eventuele wijzigingen op de hoogte brengen. Standruimte huren aanmelden bestellen - betaling - annuleren. Alle prijzen in dit document zijn exclusief BTW. 1.1. Deelnameborg: Taart&Trends werkt met een deelnameborg. Dit bedrag betaalt u om zeker te zijn van uw deelname en is meteen ook de borg voor het correct opleveren van uw standruimte. Dit bedrag wordt onder bepaalde voorwaarden na afloop van de beurs terugbetaald. Lees daarom goed de voorwaarden om te weten hoe u de borg terug kunt krijgen! Zie TT02 paragraaf 2. 1.2. Vroeg-boek-voordeel. Standhouders die tijdig inschrijven willen wij een voordeel bieden. Het voordeel geldt voor de huur prijs van de systeemstand. Overige faciliteiten en stroomaansluiting(en) vallen hier niet onder. Standhouders melden zich aan via de standhouderswebshop van Taart&Trends. Bij aanmelding vóór 31 maart 2015 boekt u de stand tegen de standaard tarieven van 2014. Bij aanmelding na 1 april betaalt u de standaard huurtarieven voor 2015 voor uw standruimte, zoals vermeld in de prijslijst en de standhouderswebsite. Om aanspraak te maken op de vroeg-boek-tarieven moet uw deelnameborg vóór de vervaldatum 31 maart 2015 zijn voldaan. 2. Aanmeldingsprocedure 2.1. In onze webshop www.taartentrends-standhouders.nl logt u in met uw persoonlijke inlogcode en bestelt u uw deelnameborg. De hoogte van de deelnameborg is afhankelijk van het aantal vierkante meters standruimte die u wilt huren. Vergeet u de deelnameborg mee te bestellen, dan wordt dit door onze administratie automatisch toegevoegd. De tarieven voor de deelnameborg vindt u bij punt 2.2. Na ontvangst van uw bestelling via onze webshop, ontvangt u een factuur voor uw bestelling. Om aanspraak te kunnen maken op het vroeg-boek-voordeel zoals vermeld in punt 1.2. moet de factuur voor de Deelnameborg incl. btw vóór 31 maart 2015 zijn betaald en uw standruimte bij ons besteld te zijn. Het standaard tarief 2015 geldt in periode van 1 april tot 24 september 2015. Is de betaling van uw deelnameborg later binnen dan de aangegeven einddatum, dan valt u voor de huur van uw standruimte automatisch in de het standaard tarief 2015. U ontvangt dan van onze administratie een aangepaste factuur. 2.2. Tarieven deelnameborg. 6 m2 tot 12,5 m2 75,00 15 m2 tot 36 m2 150,00 Alle stand types groter dan 36 m2 250,00 tarieven zijn excl. btw.* Op de deelnameborg is gewoon btw van toepassing. Indien uw borg vervalt aan de organisatie of gedeeltelijk ingehouden moet worden, dan is dit ter compensatie van schade en/of verrekening van facilitaire diensten, waar door de organisatie ook btw over moet worden afgedragen. 2.3. Administratieve verwerking deelname Zolang uw deelnameborg niet is betaald, wordt uw aanmelding voor Taart&Trends 2015 niet verwerkt en wordt het vroeg-boekvoordeel niet gegarandeerd. Taart&Trends is gerechtigd uw order voor de deelnameborg aan te passen of achteraf na te factureren als de hoogte van de deelnameborg niet overeenkomt met de afmetingen van door u bestelde standruimte. Na ontvangst van de deelnameborg, wordt uw bedrijfsnaam vermeldt in de standhouderslijst. Pas nadat u een banner met actieve link naar de online ticketverkoop van Taart en Trends op uw eigen website heeft geplaatst, wordt uw bedrijf met een actieve link vermeldt in de standhouderslijst. U ontvangt de banner met URL per mail van ons. 3. Betaalvoorwaarden De deelnameborg dient binnen 14 dagen na aanmelding te zijn betaald in de periode tot 1 augustus 2015. Bij aanmelding na 1 augustus dient de deelnameborg per direct te worden betaald. Wilt u aanspraak maken op het vroeg-boek-tarief en bestelt u ná 16 maart 2015 uw deelnameborg dan dient de deelnameborg vóór 31 maart 2015 betaald te zijn. De factuur voor de gehuurde standruimte en eventuele toebehoren moet uiterlijk 15 augustus 2015 betaald zijn. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 10 % van de totale som, inclusief btw aan administratie/aanmaningskosten in rekening gebracht. Dit ongeacht uw vroeg-boek-korting o.b.v. prijs 2014 of 2015 standaard tarief. Betaal op tijd om uw voordeel te behouden! Is uw betaling, verhoogd met kosten, op 10 september 2015 (dit is 3 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan zal de organisatie u uitsluiten van deelname en uw standruimte aan een andere standhouder toekennen. Uw borg vervalt in dit geval aan de organisatie. Indien uw ruimte onverhuurd blijft, wordt u nagefactureerd voor het gehele bedrag met aftrek van de borg. Zie ook de annuleringsvoorwaarden. Alle betalingen dienen binnen de hier- en op de factuur gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij anders met u is overeengekomen door de organisatie. 4. Standruimte bestellen. 4.1. Met uw persoonlijke toegangscode logt u in bij de standhouderswebshop www.taartentrends-standhouders.nl. In de standhouderswebshop kunt u uw standruimte met eventuele extra toebehoren bestellen. Het is mogelijk om een voorkeurspositie te bestellen. Kijk goed na in het menu van de webshop wat er mogelijk is en wat u nodig heeft. Denkt u ook aan advertentie mogelijkheden zoals banners voor de website etc.? 4.2. Vroeg-boek-korting geldt tot 31 maart 2015. In deze periode kunt u uw kavel kiezen op de plattegrond. De aanmeldingen op volgorde van datum waarop de deelnameborg is betaald behandeld. Het standaard tarief 2015 geldt tussen 1 april en 24 september 2015. In deze periode worden aanvragen op basis van volgorde van betaalde deelnameborg toegewezen. Zolang er standruimtes beschikbaar zijn, kunt u deze vinden in de standhouderswebshop. Pas nadat wij de betaling voor de deelnameborg hebben ontvangen op onze rekening, is uw deelname definitief. Zie ook 2.3. De betaling van de borg voor reserveringen na 1 augustus dienen per direct te worden voldaan, tenzij anders met u overeengekomen door de organisatie. Indien deze betaling, binnen de gestelde termijn, uitblijft wordt uw aanmelding geannuleerd en zal organisatie de ruimte aan een volgende geïnteresseerde verhuren. 4.3. Belangrijk bij uw aanmelding! Zorg dat u uw bedrijfsgegevens volledig en correct invoert in de webshop. Dit zijn tevens uw factuurgegevens en de gegevens voor het promotiepakket. Als het e-mailadres voor uw contactpersoon afwijkt van het mailadres waar de factuur naartoe gemaild moet worden, dient u dit afwijkende mailadres duidelijk aan te geven in het opmerkingen-vak. Uw contactpersoon is verantwoordelijk voor de communicatie tussen uw bedrijf en Taart&Trends en zorgt tevens voor de correcte 4 of 11
afwikkeling van de betaling door uw bedrijf. Als uw contact persoon tussentijds wijzigt of uit dienst gaat dient u de organisatie hiervan op de hoogte te brengen. 4.4. Bij het bevestigen van uw aanmelding in de webshop, verklaart u tevens alle voorwaarden, te weten het gehele pakket bestaande uit 5 documenten, gelezen te hebben, hiermee akkoord te gaan en accepteert u dat deze bindend zijn. 5. Annuleringsvoorwaarden voor standhouders: 5.1. Een annulering door standhouder of workshopgever dient na telefonisch contact vooraf via telefoonnummer 06-41234171, altijd schriftelijk bevestigd te worden, per post* of per e-mail*. Zodra u de bevestiging van de organisatie heeft, per post of via e-mail, dat Taart&Trends uw schriftelijke annulering heeft ontvangen, gaat de onderstaande annuleringsregeling in werking. In overleg met de organisatie mag u wel proberen om een vervanger te vinden voor de standruimte. De gegevens van deze partij dient u z.s.m. door te geven aan de organisatie. U blijft zelf verantwoordelijk voor de financiële afwikkeling. *Taart&Trends kan geen rekening houden met zoekraken van poststukken of mail die niet aankomt (spam) In geval van annulering: 5.2.1. Vóór 30 juni 2015 Vervalt de borg aan Taart&Trends en resteert de betaalverplichting voor 40% van het totaalbedrag voor uw bestelde stand/workshopruimte. 5.2.2. Vóór 1 september 2015 Vervalt de borg aan Taart&Trends en resteert de betaalverplichting voor 65% van het totaalbedrag van de bestelde stand/workshop ruimte. Als u de factuur reeds volledig betaald heeft krijgt u 35% van het totaalbedrag voor uw bestelde stand/workshopruimte retour. 5.2.3. Vanaf 1 september 2015 Vervalt de borg aan de organisatie en zal geen restitutie van de standhuur meer plaatsvinden. 6. Annulering door de organisatie. 6.1. Als er op 30 april 2015 niet voldoende inschrijvingen en sponsorgelden zijn verzameld om het evenement te kunnen waarborgen, heeft Taart&Trends het recht om het evenement binnen 2 weken kosteloos te annuleren. Reeds overgemaakte borg voor uw standruimte, sponsorgelden, advertentiekosten en/of kosten voor entreekaarten zullen worden gerestitueerd binnen 2 weken na de annuleringsdatum. 6.2. Bij annulering door de organisatie van Taart&Trends of door de verhuurder van de Americahal/Libémagroep na 30 april 2015, is geen restitutie mogelijk als er sprake is van niet aan haar toerekenbare omstandigheden zoals, maar niet alleen: overmacht door oorlog, oorlogsdreiging, oproer, molest, brand, waterschade, overstroming, bedrijfsbezetting, uitsluiting, in en uitvoerbelemmeringen, overheidsmaatregelen, machinestoring, storingen in de energielevering, bedrijfsstoring en overmacht van Taart&Trends als zij door toedoen van haar eigen leverancier(s) niet tot levering in staat wordt gesteld. TT04-2015 Workshopstandhouders Taart &Trendsbeurs. Tijdens Taart en Trends 2015 is het voor gespecialiseerde workshopbedrijven en bedrijven die naast de webshop/ winkelactiviteiten ook workshops en opleidingen verzorgen, weer mogelijk om op de beurs workshops te verzorgen. Bezoekers geven in de enquête aan dat dit voor hen een extra reden is om naar de beurs te komen. De Workshops worden vanaf 2015 onderverdeeld in 2 verschillende vormen. De Exclusieve workshops en de Aanschuifworkshops. 1.1. De Exclusieve workshop wordt op een niet publiekstoegankelijk deel van de beurs verzorgd. Deze workshops duren minimaal 30 minuten en maximaal anderhalf uur. Het prijsniveau voor de deelnemers aan deze workshops ligt tussen 12,50 en 30,00. De bezoekers verwachten bij dit prijsniveau een rustige workshop omgeving en gerichte aandacht van de instructeur/trice zonder dat andere bezoekers over de schouder meekijken. Dit is ook duidelijk in de enquete 2014 weer naar voren gekomen. 1.2. Omschrijving Exclusieve workshopstandhouders: Dit zijn bedrijven of personen die op een niet-publiek toegankelijk deel van de beurs een workshopopstelling huren om hier workshops te verzorgen. Op deze plek volgen deelnemers tegen betaling aan uw bedrijf, workshops. Bezoekers moeten vanaf 1 juni 2015 bij uw bedrijf kunnen reserveren voor de workshops. Hiervoor dient u voor 31 mei een realistische voorbeeld foto* en omschrijving van de workshop aangeleverd te hebben bij de organisatie, zodat de doorlink via onze workshoppagina naar uw website mogelijk is. Op uw website dient deze informatie dan ook beschikbaar te zijn voor de bezoeker om zich te kunnen inschrijven. De noodzakelijke doorlink t.b.v. de aanmeldingen, via onze workshop-informatiepagina is gratis. * Let op zorg dat de voorbeeldfoto overeenkomt met het te verwachten workshopresultaat! Stuur geen voorbeeldfoto van een groter project, waar slechts een deel van gemaakt wordt tijdens deze specifieke beursworkshops. Onze ervaring is dat dit voor sommige deelnemers aanleiding geeft tot discussie. 1.3. Omschrijving Exclusieve workshopopstelling. Een basis workshopopstelling voor Exclusieve workshops bestaat uit 4 tafels van 2,00 m x 0,80m welke in blokopstelling opgesteld worden. Een exclusieve workshopopstelling heeft een standaard capaciteit voor 8 deelnemers. Bij de tafels worden 9 stoelen geleverd. (8 voor de deelnemers en 1 voor de docent) Als u stroom nodig heeft voor uw workshop, dan dient u dit apart bij te bestellen in onze standhouderswebshop. De ruimte wordt afgeschermd met kamerschermen/wanden. Hier kunt u met posterbudies voorbeelden of sfeerposters van uw bedrijf aanhangen. Deze ruimte kunt u voor 1 of 2 dagen huren. Afwijkende opstellingen voor 12 of 16 personen zijn mogelijk in overleg met de organisatie. 2. Aanschuifworkshops. 2.1.De Aanschuifworkshops worden op de beurs, tussen het passerend publiek, verzorgd. Bezoekers kunnen voor deze workshops spontaan aanschuiven en is er geen online reservering vooraf mogelijk. Wel kunt u de reservering tijdens de beurs tegen een vergoeding van 0,50 per deelnemer via de centrale workshopbalie laten verlopen. De aard van deze workshops is Hands-On: leuk even snel iets maken en dan weer lekker verder met (work)shoppen. Deze aanschuifworkshops duren circa 15 minuten tot maximaal 30 minuten. Het prijsniveau voor de aanschuifworkshops dient uitnodigend te zijn, omdat het een impuls activiteit is. Tot een bedrag van maximaal 10,00 is het volgens de bezoekers nog acceptabel om storende invloeden bij de workshop te hebben. 2.2. Omschrijving aanschuifworkshop-standhouder. Dit zijn personen of bedrijven die op het publiekstoegankelijke deel van de beurs een aanschuifworkshopopstelling huren om hier kortdurende workshops te verzorgen. (hands-on) zie 2.1. Deze workshops zijn op basis van ter plekke aanschuiven en meedoen. Een aanschuifworkshop- opstelling heeft een capaciteit voor 10 deelnemers. Afwijkende opstellingen voor 20 personen zijn eventueel mogelijk in overleg met de organisatie. Bezoekers kunnen niet vooraf reserveren, maar kunnen spontaan op de beurs besluiten om mee te doen. De organisatie zal op de workshoppagina van de Taart en Trends website uw bedrijf en activiteit vermelden. Uw workshopinformatie met evt. foto levert u uiterlijk 1 augustus 2015 bij ons aan. De bezoekers zijn dan op de hoogte van uw aanwezigheid met deze aanschuifworkshops. 2.3. Omschrijving aanschuifworkshop opstelling. Een basis aanschuifworkshopopstelling bestaat uit 2 tafels van 2,00 m x 0,80m welke in de lengte, (achter elkaar) opgesteld worden. Haaks op deze opstelling komt nog een 3e tafel speciaal voor uw workshopvoorraad en schoonmaakspulletjes. Bij deze tafels worden 11 stoelen geleverd. (10 voor de deelnemers en 1 voor de docent). Als u een stroom aansluiting ( 70,00) nodig heeft dient u dit apart bij te bestellen in onze standhouderswebshop. De aanschuifworkshopruimte kan voor 1 dag of voor 2 dagen gehuurd worden. Maakt u gebruik van de speciale standhouders combinatie korting dan dient u de ruimte 2 dagen af te nemen. U dient de opstelling in gebruik te nemen zoals ingetekend op de plattegrond en zoals geplaatst door de organisatie. Hierin mogen geen wijzigingen worden aangebracht zonder toestemming van de organisatie. De organisatie zal u dan sommeren de opstelling in oorspronkelijke staat terug te brengen. 3.Huren workshop opstelling. Alle genoemde prijzen zijn excl. btw tenzij anders vermeld. 3.1. Vroegboekkorting 5 of 11
Alle workshopstandhouders die zich voor 31 maart aanmelden willen wij laten profiteren van een vroeg-boek-korting. Regel én betaal uw deelnameborg vóór 31 maart 2015 in de standhouderswebshop, dan betaalt u voor uw workshopruimte de prijs zoals vermeld in de 1e prijskolom. Bij aanmelding vanaf 1 april 2015, betaalt u de prijzen uit de 2e prijs kolom. Omschrijving workshop ruimte vroegboek tarief standaard tarief deelnameborg tot 31-3-2015 vanaf 01-04-2015 retour na beurs* Exclusieve workshopopstelling 1 dag 95.00 125.00 50.00 Exclusieve workshopopstelling 2 dgn 175.00 200.00 50,00 Aanschuifworkshop opstelling 1 dag 95.00 125,00 50.00 Aanschuifworkshopopstelling 2 dgn 175.00 200.00 50.00 Afwijkende opstellingen op aanvraag *zie voorwaarden Prijsvoordeel workshopruimte voor standhouders die ook een verkoop standruimte vanaf 6m2 huren. Alleen 2 dagen mogelijk. 145.00 175.00 50.00 Actieve link vermelding in het standhoudersoverzicht op de website (actief tot 1 oktober 2016) 5,00 3.2. Aanmelden Deelname. Workshopgevers melden zich met de persoonlijke inlogcode aan via de standhouderswebshop van Taart&Trends. www.taartentrends-standhouders.nl. In onze webshop bestelt u de deelnameborg én uw workshopruimte. De hoogte van de deelname borg vind u ook in het prijsoverzicht. Vergeet u de deelnameborg mee te bestellen, dan wordt deze door onze administratie automatisch toegevoegd. Na ontvangst van uw aanmelding en bestelling via onze webshop, ontvangt u 2 aparte facturen. Eén voor uw deelnameborg en één voor uw workshopruimte. 3.2. De deelnameborg moet binnen 14 dagen na aanmelding betaald zijn. Als u gebruik wilt maken van de vroegboekkorting, dan dient de deelnameborg bij aanmelding ná 16 maart, vóór 31 maart 2015 betaald te zijn. Is uw betaling later binnen dan 31 maart 2015, dan valt u voor de huur van de ruimte in de volgende tariefperiode. U ontvangt dan van onze administratie een aangepaste factuur. Voor aanmeldingen die na 1 augustus binnenkomen dient de deelname borg per direct te worden betaald. Dit geldt ook voor de huurfactuur van de ruimte. Deelnameborg Belangrijk! De deelnameborg krijgt u binnen 14 dagen na de beurs terug gestort, als u de ruimte afmeldt na gebruik bij de organisatie en laat controleren dat deze schoon en onbeschadigd is achtergelaten. Niet afmelden heeft consequenties: Heeft u de ruimte niet samen met ons gecontroleerd, dan is er geen getekend teruggaveformulier en de controle van het bankrekeningnummer voor de terugbetaling heeft niet plaats gevonden. Er zal dan geen teruggave van de borg plaatsvinden. Hierover is geen discussie mogelijk. 3.3. Zolang de borgstelling niet is betaald, wordt uw inschrijving voor Taart&Trends 2015 niet verwerkt en wordt deelname niet gegarandeerd. De huur factuur dient vóór 15 Augustus 2015 te zijn voldaan. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 10% van de totale som, inclusief btw. aan administratie/aanmaningskosten in rekening gebracht. Is uw betaling, verhoogd met kosten, op 10 september 2015 (dit is 3 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan zal de organisatie u uitsluiten van deelname en uw workshopruimte aan een andere workshopgever toekennen. Uw borg vervalt in dit geval aan de organisatie. Indien uw ruimte onverhuurd blijft, wordt u nagefactureerd voor het gehele bedrag met aftrek van de borg. Zie ook de annuleringsvoorwaarden. 3.4. Aanmelden via de webshop is in elk geval mogelijk tot 31 mei 2015. Daarna op basis van beschikbaarheid. Zijn er meer aanvragen dan beschikbare workshopplekken, dan zullen de aanmeldingen op volgorde van datum waarop de deelname borg is betaald behandeld worden. De betalingen dienen binnen gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij anders met u is overeengekomen door de organisatie. 4. Annuleren In geval van annulering verwijst Taart&Trends naar document TT03. Punt 5 5. Workshopprogramma op uw én onze website. 5.1 De Exclusieve workshopgever verplicht zich bij deelname op twee beursdagen om voor beide dagen het workshopprogramma op de eigen website te plaatsen en de inschrijfmogelijkheid hiervoor volledig open te stellen. De workshopgever van Exclusieve workshops verzorgt in pricipe zelf de inschrijvingen voor de workshops en regelt ook zelf de betalingen. Geef duidelijk aan uw deelnemers door dat naast de reservering voor uw workshop, er nog apart een ticket voor de beurs aangeschaft moet worden. 5.2. Deelnemers aan uw workshop moeten in de Americahal kenbaar kunnen maken dat zij aan een workshop deelnemen. Zorg dat u duidelijk aan de deelnemers doorgeeft dat zij een uitdraai van de workshopreservering mee moeten nemen om toegang te krijgen tot het afgesloten workshopgebied. De medewerkers die de toegang naar het workshopgebied controleren, mogen geen mensen doorlaten zonder deelnamebewijs. Om te ondervangen dat deelnemers, die toch het inschrijfbewijs zijn vergeten, verder geholpen kunnen worden, dient de workshopgever een kwartier voor aanvang van de volgende workshopsessie mobiel bereikbaar te zijn en dit telefoonnummer door te geven aan de organisatie. 5.3 De workshopgever verplicht zich bij deelname aan Taart&Trends om een actieve verwijzing naar de online ticketverkoop van Taart&Trends prominent op de website te plaatsen. U ontvangt hiervoor t.z.t een banner en een link. 6. Aanvang- en eindtijden voor alle workshops Alle Workshopsessies dienen op vrijdag 2 oktober 2014 te starten vanaf 10.15 uur en moeten eindigen op vrijdag voor 17.30 uur. Op zaterdag 3 oktober 2015 is de aanvang vanaf 10.15 uur en dienen de workshops te eindigen voor 16.30 uur. De eindtijd is 30 minuten voor de sluitingstijd van de beurs en is nodig gebleken om eventuele uitloop op te kunnen vangen, maar toch tijdig te kunnen opruimen. 6. Personeel Bij een workshopopstelling zijn per dag de docent en één assistent(e) bij de huurprijs inbegrepen. U ontvangt in principe 2 persoonlijke badges die twee dagen geldig zijn. Als u per beursdag een andere assistent(e) heeft kunt u tot 15 september kosteloos aanspraak maken op één docenten identificatie-badge voor twee dagen en twee op dag gestelde ID- badges. Alle personen die u boven deze regeling meeneemt betalen 10.00 entree per dag. Voor extra personeel dat bij inschrijving al bekend is, bestelt u IDbadges in de webshop. U krijgt het aantal bestelde ID-badges twee weken voor aanvang van de beurs op naam van uw bedrijf toegestuurd en dient u zelf te voorzien van persoonsgegevens en een recente (pas)foto. Belangrijk: de ID-badges worden uitgegeven op persoonlijke titel en zijn niet tijdens de dag overdraagbaar. Bij wisseling van assistentie, gedurende de beursdag, dient u voor de nieuwe persoon een ID-badge bij te bestellen. Dit om misbruik van de toegang tot de beurs te voorkomen. Voor extra personeel dat op het laatste moment mee komt, dient de verantwoordelijke standhouder zich samen met het extra personeel direct bij aankomst te melden en een ID-badge aan te schaffen. Hiervoor is een pasfoto vereist. Het service en meld punt vind u op de plattegrond. 7. Spelregels met betrekking tot verkoop bij de workshop-opstellingen! Voor beide workshop-opstellingen geldt dat er geen artikelen vanuit deze ruimtes verkocht mogen worden worden. Voor de exclusieve workshops geldt de volgende uitzondering: uitsluitend enkele noodzakelijke gereedschappen die specifiek voor de betreffende workshop benodigd zijn en die alleen door de deelnemers tijdens de workshop werkelijk gebruikt worden, mogen verkocht worden! Vooraf dient in de informatie over workshop duidelijk voor de deelnemers aangegeven te worden, welke gereedschappen bij de workshop aangeschaft kunnen/ moeten worden. Geef dit duidelijk en transparant aan. U vermeldt gescheiden de workshopprijs en de prijs voor de aan te schaffen materialen. Voor de aanschuifworkshops dienen de benodigde materialen voor alle deelnemers in bruikleen beschikbaar te zijn. Hier mag maximaal 1 product (uitsteker, rolstokje o.i.d) aangeboden worden voor verkoop aan uitsluitend deelnemers aan de workshop. De prijs van het product en de workshop samen mag het bedrag van 10,00 niet overstijgen. Wilt u meer producten verkopen, zie dan de voorwaarden voor een verkoopstand en profiteer bij een verkoopruimte vanaf 6m2 van 6 of 11
een voordeliger tarief voor uw workshopruimte. 8. Publiciteit via website en sociale media Exclusive Workshopgevers dienen zich bij voorkeur voor 31 mei 2015 zich in te schrijven om van de volledige PR campagne gebruik te kunnen maken. Tevens dient u zorg te dragen dat de organisatie uiterlijk 1 juni 2015 de workshopinformatie ontvangen heeft, inclusief een realistische voorbeeld foto van de workshop, die niet door de deelnemers ter discussie gesteld kan worden. De workshopgever dient 1 juni 2015 ook de link voor inschrijving via de eigen website van de workshopgever aan de organisatie doorgegeven te hebben. Informatie a.u.b. per mail sturen naar nathalie@taartentrends.nl Voor vragen over uw deelname als workshopstandhouder is uw contactpersoon: Nathalie Teeuwen: nathalie@taartentrends.nl Voor adminstratieve vragen neemt u contact op met: Siska Klaver: administratie@taartentrends.nl Brochure verhuur + Prijslijst Taart & Trends 2015 Opbouw dag: donderdag 1 oktober. Beursdagen: vrijdag 2 en zaterdag 3 oktober. 1. Omschrijving tariefopbouw standruimtes: Standruimtes zijn er in verschillende types, deze worden hieronder beschreven voor u. Bij de basisprijs is inbegrepen: huur voor vierkante meters en inhuur systeemstandbouw in afmeting naar keuze, bijdrage mediapakket, afvalheffing, bijdrage nachtbeveiliging en toezicht, bijdrage organisatiekosten. Vermelding op de standhouders-pagina met actieve link naar uw eigen website, één parkeerpas per 10m2 standruimte en 5 relatiekaarten. Genoemde prijzen zijn voor 3 dagen, te weten: 1 opbouw dag op donderdag en 2 beursdagen op vrijdag en zaterdag. Zie voor prijzen de onderstaande prijslijst. 2. Systeemstandbouw via de organisatie. 2.1. Een systeemstandruimte bestaat uit systeembouwwanden, verlichtingspots. Bij een systeemstand van 4m2 (2m breed x2m diep) wordt 1 tafel zonder rok van 1.20m x 80 cm meegeleverd. Bij 6m2 is 1 tafel zonder rok van 2m x 80cm inbegrepen Vanaf 8m2 zijn er bij elke standruimte standaard 2 tafels zonder rok van 2m x 80cm bij de prijs inbegrepen. Alleen bij standruimtes met een diepte van 3m of meer zijn tapijttegels wel in de basisprijs opgenomen. Bij 2m diep is dit optioneel, daar dit uit ervaring geen meerwaarde heeft voor de meeste standhouders. Alle systeemstands bevatten naast bovengenoemde zaken geen standaard inrichting. 2.2. Optioneel voor uw stand, te huur via Standhouderswebshop. Een stroomaansluiting voor apparatuur, een basis frieslijsttekst ( zwart wit) van max 30 tekens, custom made frieslijsttekst (in kleur of op basis van logo), tapijttegels, extra tafels, stoelen, een (kleine) garderobehokje of opslagruimte inclusief deur in de stand, extra verlichtingsspots en andere zaken voor het inrichten van uw standruimte kunt op maat huren bij ons. U vindt de mogelijkheden voor balieblokken, barkrukken (passend bij balieblok), tafels afgerokt, stoelen etc. in onze webshop en het bijgevoegde prijsoverzicht. 2.3. Accessoires voor uw systeembouw. Uw eigen custom made frieslijstlogo is mogelijk tegen meerprijs. Ook kunt u accessoires zoals schapplanken, gekleurde of beprinte voorzetplaten bestellen voor uw achterwand. De accessoires en andere specifieke zaken voor uw systeembouw, die u via Taart&Trends kunt bestellen vind u ook in onze webshop. 3. Lege vierkante meters vloeroppervlakte huren. Het is ook mogelijk om lege vierkante meters standruimte ten behoeve van uw eigen standbouw te huren. Lege standruimtes zijn mogelijk vanaf 4m² waar bij rekening gehouden moet worden met de volgende dieptes: 2m, 3m en 5m diep. De gangbare opties vindt u in de prijslijst en de standhouders website. Afwijkende maten gaan uitsluitend op aanvraag. Deze ruimtes vindt u niet standaard in de plattegrond maar worden na overleg met de organisatie toegewezen. Voor eigen (systeem) standbouw dient u voor 31 mei 2015 een bouwtekening met specificaties van de te gebruiken materialen ingediend te hebben bij de organisatie. Taart&Trends bepaalt samen met u waar uw eventuele achterwand gepositioneerd dient te worden en geeft na overleg met de technisch dienst van de Americahal aan waar uw eventuele stroomaansluiting aangelegd kan worden Eigen standbouw dient binnen de gestelde tijd, tijdens de opbouw dag realiseerbaar te zijn en op zaterdag voor 21:00 afgebroken te zijn. Voor eigen standbouw mag geen gebruik gemaakt worden van eigen (plastic) tuintafels, partytenten of aankleding met niet brandveilige stoffen dit i.v.m. brandveiligheid en de uitstraling van de beurs. 4.2. Afwijkende maten. Wilt u een standruimte met afwijkende maten huren i.v.m. uw eigen standbouw of eigen kramen. Neem dan voor 31 mei 2015 contact op met Ria de Kleijn (ria@taartentrends.nl of 06-41234171 ma t/m do na 13.00 uur). 5. Toewijzing plaatsen & indeling: Bij uw inschrijving kunt u aangeven of u een lege standruimte of systeemstand wilt huren. U kunt in 2015 tot 31 maart gebruik maken van de keuzemogelijkheid voor een voorkeurs plek. In principe krijgt u de aangegeven plek toegewezen. Echter behoud de organisatie het recht om eventuele wijzigingen aan te brengen. Indien er wijzingen plaatsvinden worden de betrokken standhouders hiervan in kennis gesteld. De organisatie deelt met het oog op de veiligheid samen met de locatie-eigenaar de standruimtes en andere activiteiten in. De indeling van de standruimte mag niet door de huurder worden gewijzigd. De standhouder mag alleen de ruimte binnen! de gehuurde standruimte in gebruik nemen. De extra meters buiten de gehuurde ruimte in gebruik genomen worden, zullen aan u worden gefactureerd. De gangpaden en nooduitgangen dienen te allen tijde vrij te blijven! Over de toegewezen plek kan niet gecorrespondeerd worden. Voor tafels, reclameborden of overige uitstallingen, die buiten de gehuurde ruimte worden bij geplaatst, zal de organisatie de extra in gebruik genomen ruimte aan u factureren op basis van gebruikte vierkante meters. De organisatie behoud zich het recht voor dit te verrekenen met de deelnameborg. Zolang uw deelnameborg niet is bijgeschreven is op de rekening van de organisatie, wordt uw bedrijf niet ingedeeld op de plattegrond en uw bedrijfsnaam niet vermeld op de standhouderspagina van de website. De plattegrond met de definitieve indeling krijgt u uiterlijk 2 weken voor aanvang van de beurs toegezonden via e-mail. 7. Prijsoverzicht Deelnameborg vloeroppervlak: t/m 12,5 m² 75,00 13 tot 36,0 m² 150,00 Groter dan 36,0 m² 250,00 Workshop opstelling, op de beursvloer (openlijk, publiekelijk) 50,00 Workshop, exclusive /besloten 50,00 8. Prijzen Standverhuur: Deze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl 9. Personeel: Per 8m² standruimte zijn 2 personen bij de huurprijs inbegrepen Per 10m² standruimte zijn 3 personeelsleden bij de prijs inbegrepen. Vanaf 12-15m² standruimte 4 personeelsleden Vanaf 16 tot 24m² standruimte 6 personeelsleden 7 of 11
Vanaf 25 tot 36m² standruimte 8 personeelsleden Voor standbouw 36-50m² zijn max. 10 personeelsleden bij de prijs inbegrepen. Voor 50-100m² zijn max. 14 personeelsleden bij de prijs inbegrepen. Dit is tevens het maximale aantal personeelsleden dat per dag bij de prijs is inbegrepen. Alle personen die u boven deze regeling mee neemt betalen 10.00 entree per dag. Voor personeel dat bij inschrijving al bekend is, bestelt u ID-badges in de webshop. U krijgt het aantal bestelde ID-badges ruim voor aanvang van de beurs op naam van uw bedrijf toegestuurd en dient u zelf te voorzien van persoonsgegevens en een recente (pas)foto. Bewaar deze badges goed. Kwijt geraakte badges dient u tegen bovengenoemd tarief aan te schaffen. Belangrijk: de ID-badges worden uitgegeven op persoonlijke titel en zijn niet tijdens de beurs overdraagbaar Dit houdt in dat bij wisseling van assistentie gedurende de beurs u voor de nieuwe persoon een ID-badge bij te bestellen. Uitzondering: als u voor 10 september 2015 bij ons kunt aangeven dat er op zaterdag andere personen in uw stand staan dan op zaterdag. Dan kunt u de badges van de personeelsleden die niet op zaterdag aanwezig zijn komen omruilen bij onze service desk voor nieuwe badges voor de zaterdagcrew. Dit om misbruik van de toegang tot de beurs te voorkomen. Voor extra personeel dan de genoemde aantallen voor uw ruimte, dat op het laatste moment mee komt, dient de verantwoordelijke standhouder zich samen met het extra personeel direct bij aankomst te melden en een ID-badge aan te schaffen. à 10,00. Hiervoor is een pasfoto vereist. Het service- en meldpunt vindt u op de plattegrond. Personeel dat geen badge heeft maar met een gewone entreekaart komt heeft alleen toegang tot de beursruimten tijdens de openingstijden! 10. PIN Als u in uw stand PIN heeft én u de mogelijkheid biedt aan uw klanten om extra geld op te nemen bij de pintransactie, dan kunnen wij dit aangeven op de plattegrond. Om dit op tijd te kunnen verwerken horen wij dit graag voor 1 augustus 2015. 11. Overig Alle standhouders, dus ook buitenlandse traders, dienen voor eigen vervoer te zorgen en zelf (indien nodig) voor overnachtingsaccommodatie te zorgen. Tip: Er is in 2015 weer een samenwerking tussen Taart en Trends en Bilderberg Hotel de Keizerskroon. Bij deelname aan Taart en Trends ontvangt u van ons meer informatie over dit speciale overnachtingsaanbod en krijgt u de speciale kortingscode. Via website van de Americahal vindt u meer informatie met betrekking tot overige hotels in de regio http://www.americahal.nl/overnachten Als u (samen) met meerdere bedrijven binnen één standruimte wilt deelnemen dient u dit voor inschrijving kenbaar te maken via onderstaand email adres. Alle bedrijven dienen met volledige contact gegevens aangemeld te zijn bij de organisatie. Voor vragen over de zakelijke standruimte is uw contactpersoon: Ria de Kleijn. E-mail: ria@taartentrends.nl TT06 Adverteren en Exposure Taart&Trends 2015 1. Exposure: 1.1. Alle deelnemers krijgen (na betaling) standaard een naamsvermelding op de standhouderspagina van Taart en Trends-website. Wilt u een actieve doorlink naar uw website, dan betaalt u 10,00 excl. btw voor deze vermelding. U dient zelf de gewenste doorlink informatie (URL) aan te leveren. De Beursinformatie voor 2015 staat online en wordt in de verdere aanloop naar het evenement actief aangevuld. 2. Adverteren door middel van een Banner op Taart&Trends site. 2.1. U kunt een betaalde banner plaatsen op de Taart&Trends-website. Hierdoor bent u ook sponsor van deze beurs. Banners worden na betaling en aanlevering direct geplaatst in de rechterkolom van de website en zijn tijdens het navigeren blijvend in beeld. De banner blijft zichtbaar tot 31 maart 2016. Rond 16 maart 2016 krijgt u als bestaande adverteerder bericht of u de banner wilt verlengen. In principe zorgt u zelf voor de lay-out. Lukt dit niet neem dan contact op via froukje@taartentrends.nl In 2014 had Taart&Trends in de periode van juni tot november maandelijks meer dan 14000 unieke bezoekers op haar website. 2.2. De banners zullen i.p. op een vaste positie op de webpagina s getoond worden. Gemiddeld 1 à 2 keer per maand zullen de advertenties van het Type Ba3 en Ba4 van positie gewisseld worden, om ze nog meer te laten opvallen. Wilt u een vaste banner bovenaan de advertentie kolom? Dan vind u hieronder de mogelijkheden bij Type Ba1 en Ba2 2.3. Advertentietarieven website. Deze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl 3. Adverteren in het digitale beursboekje en de beursactie hand-out: Taart&Trends biedt een digitaal beursboekje aan, waarin bezoekers de beurs online kunnen voorbereiden. Tevens is de organisatie bezig met een app te laten ontwikkelen hiervoor. In het digitale beursboekje zal het programma voor beide dagen worden weergegeven, verder wordt hier de belangrijkste informatie overzichtelijk vermeld voor de bezoekers. De bezoekers krijgen bij de entree van de beurs een gratis tastbaar A4 plattegrond van de beurs. De organisatie wil daarbij een beursactie hand-out realiseren met ruimte voor advertenties van 95x67mm. Afhankelijk van het aantal adverteerders zal er minimaal een A5 formaat hand-out gerealiseerd worden, maar kan bij voldoende adverteerders uitgebreid worden naar een groter formaat. De plattegrond op A4formaat wordt ook digitaal aangeboden via de website. Uw advertentie dient u aan te leveren op 300dpi in PDF of JPG en moet uiterlijk 15 augustus 2015 bij froukje@taartentrends.nl binnen zijn! Advertentie tarieven beursactie hand-out. Deze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl De advertentie kunt u bestellen in de standhouderswebshop of doorgeven via ria@taartentrends.nl Bij algemene vragen over adverteren kunt u ook contact op nemen via dit mail adres. Bij vragen over de technische uitvoering van advertentie bestanden: froukje@taartentrends.nl 4. Adverteren met Posters & Banners Vlaggen, Banners, trekbanners posters op strategische posities In de 3 vlaggenmasten van de Americahal, de beneden- en boven foyer of langs de hekken van de bovenombouw, kunt u uw bedrijf extra onder de aandacht brengen. De vlaggenmasten zijn duidelijk zichtbaar en beeldbepalend bij de Entree en de parkeergelegenheid van de Americahal. In de beneden foyer direct achter de kassa s worden de bezoekers al op uw bedrijf of merk geattendeerd bij binnenkomst. Bij het demoplein kunnen sponsoren van de demonstratie logoposters op laten hangen. De bedragen zijn de tegenwaarde in gesponsorde goederen of het bedrag financiële ondersteuning. De afzetting van de bovenombouw biedt een beeld dat de stands overstijgt. Bij binnenkomst springen de banners al in het oog en vanuit meerdere posities op de beurs zijn ze goed zichtbaar. Bij de wedstrijden: beachflags, trekbanners en banners 4x1 m die lager afgehangen worden tegen de achterwand circa 1,5m boven de wedstrijdstukken en dus meer in het zicht zijn bij de wedstrijden. Hiermee bekostigen wij de vierkante meters en de tafels + aankleding van de wedstrijd. Bij de live miniwedstrijden steunt u de organisatie met het dekken van de kosten van de opstelling en materialen door het kopen van de posities voor uw logo. Alle banners, vlaggen, posters en /of logo s dient u zelf aan te leveren. Het drukwerk en materiaal voor deze uitingen wordt niet door de organisatie verzorgd.?deze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl Te bestellen in de standhouderswebshop 8 of 11
5 Prijzenpakket wedstrijden. Voor de 1e, 2e en 3e prijswinnaars van de diverse categorieën van de wedstrijden proberen wij ieder jaar naast de bokaal, een leuke prijs/waardebon namens de sponsoren aan te bieden. Wilt u een enkele prijs of een hele categorie sponsoren? Neem dan contact op met Francisca@ taartentrends.nl Zij informeert u graag over de mogelijkheden. Wedstrijd sponsoren krijgen o.a. een logo vermelding op de sponsorpagina en worden genoemd en getoond op het videoscherm bij de wedstrijd uitreiking op het podium. 6. Flyeren tijdens de beurs: Flyeren is alleen toegestaan aan standhouders vanuit de eigen stand. Voor aandacht bij de bezoekers instroom bij ingang verwijzen wij u graag naar de advertentiemogelijkheden op beurs hand-out. (zie punt 3.) Denk aan voordeelcoupons met aanbiedingen die tijdens- of juist na de beurs verzilverd kunnen worden. Ziet u partijen die geen stand huren toch flyeren op de beursvloer, meld dit dan direct bij de organisatie. 7 Beursaanbiedingen & attenties: 7.1. Tip 1: Wij adviseren onze standhouders om de bezoekers een aantrekkelijke beursaanbieding te doen. Dit kan in diverse vormen zoals een speciale korting die alleen geldig zal zijn tijdens de beurs, het uitdelen van kortingsbonnen die ook later nog geldig zijn, proefmonsters van producten, etc. De laatste twee kunnen ook opgenomen worden in de gadgetbags. TIP 2: Zorg dat uw aanbieding goed opvalt in een volle standruimte of maak gebruik van een advertentie op de beursactie hand-out die met beursplattegrond voor de bezoekers wordt uit gedeeld. 7.2 Facebook actie met supergadgetbag In de laatste 6 weken voor de beurs wil taartentrends totaal 30 supergadgetbags verloten onder de reeds online verkochte entreekaarten. Iedere week worden enkele nummers bekend gemaakt. Ook worden iedere week enkele producten uit de tas onthuld in een sneakpeak filmpje. De gadgetbags worden tijdens de beurs uitgereikt. Het betreft dus niet een Like actie, maar een bedankactie voor het vooraf bestellen van entreekaarten. Wij stellen uw medewerking voor het vullend van deze tassen zeer op prijs. De inhoud zal in de grote taartentrends-shopper worden overhandigd. Deelname in de super-goodiebag is voor standhouders gratis. Taart&Trends wil totaal 30 super goodiebags realiseren voor de bezoekers. Uiteraard stellen wij het op prijs als u voor de bedank-gadgetbag voor onze 45 vrijwilligers ook een aardigheidje ter beschikking wilt stellen. Totaal vragen wij 75 gadgets/producten. Meldt uw deelname aan de Supergoodiebag voor de bezoekers en de bedank-gadgetbag voor de vrijwilligers aan via ria@taartentrends.nl Vermeld in de mail met welk product of gadget u denkt deel te nemen en het aantal dat u ter beschikking wilt stellen. 8. Promotie door Taart&Trends Taart&Trends doet er zoveel mogelijk aan de beurs en ook u als standhouder te promoten. Denk hierbij aan: het verspreiden van posters en flyers. persberichten versturen onder andere naar huis-aan-huisbladen, lokale en landelijke pers, radio- en televisieomroepen aankondigingen van de beurs op zoveel mogelijk relevante sites op het internet. flyeren tijdens andere evenementen. aankondigingen in doelgroepen magazines zoals MjamTaart en de Taartenspecial van Koken en Genieten! aandacht via de Nederlandse en de Duitse Facebookpagina s. Voor onze facebookpagina vragen wij u een foto of een kort filmpje aan te leveren met een stukje tekst waarin u zich als standhouder voorstelt. Deze kunt u sturen naar info@taartentrends.nl 9. Promotie door standhouders zelf Zoals bij punt 8. is aangegeven doet Taart&Trends haar best om de beurs en dus ook u te promoten. Dit voor zover het budget toereikend is. Daarnaast probeert de organisatie op creatieve wijze, zo laagdrempelig mogelijk, andere vormen van publiciteit te realiseren, Dus alle mogelijke ondersteuning is welkom. Maak gebruik van de Poster en Flyers die wij u toegestuurd hebben. U vergroot zo de aandacht om bezoekers te werven. Vergeet niet Taart&Trends ook op uw website en social media te promoten. Zo kunnen we door samen te werken een zo groot mogelijk bezoekers aantal bereiken. De Taart&Trends banners vind u bij deze link http://taartentrends.nl/standhouder/taarttrendsbanners/ Deel berichten van en over Taart&Trends, ook op uw tijdlijn op Facbook Wordt voorverkooppunt voor Taart&Trends als u een fysieke winkel heeft. Voorverkoop start vanaf 1 juni 2015. Entreekaarten koopt u in vanaf 20 stuks.informatie over de prijzen De vaste voorverkoopprijs is 10,00. Meer informatie over inkoopprijzen vind u in document TT05 en in de standhouders webshop. Standhouders krijgen ook 5 relatie/entreekaarten die uitsluitend voor relaties of win acties gebruikt mogen worden. Bent u geen fysiek voorverkooppunt van entreekaarten voor Taart&Trends? Plaats een verwijzing op uw website of Facebook en attendeer uw klanten/volgers op onze online voorverkoop. Komt u zelf in de publiciteit met uw bedrijf? Noem dan ook even de naam van de beurs waar u aan deelneemt. Zo kunnen we het bereik vergroten. Alle vormen van advertenties en banners kunt u bestellen via de standhouders webshop met behulp van de inlogcode die u van ons heeft ontvangen. Hier kunt u ook de entreekaarten bestellen om voor te verkopen. Voor vragen of assistentie stuurt u een mail naar ria@taartentrends.nl TT06 Adverteren en Exposure Taart&Trends 2015 1. Exposure: 1.1. Alle deelnemers krijgen (na betaling) standaard een naamsvermelding op de standhouderspagina van Taart en Trends-website. Wilt u een actieve doorlink naar uw website, dan betaalt u 10,00 excl. btw voor deze vermelding. U dient zelf de gewenste doorlink informatie (URL) aan te leveren. De Beursinformatie voor 2015 staat online en wordt in de verdere aanloop naar het evenement actief aangevuld. 2. Adverteren door middel van een Banner op Taart&Trends site. 2.1. U kunt een betaalde banner plaatsen op de Taart&Trends-website. Hierdoor bent u ook sponsor van deze beurs. Banners worden na betaling en aanlevering direct geplaatst in de rechterkolom van de website en zijn tijdens het navigeren blijvend in beeld. De banner blijft zichtbaar tot 31 maart 2016. Rond 16 maart 2016 krijgt u als bestaande adverteerder bericht of u de banner wilt verlengen. In principe zorgt u zelf voor de lay-out. Lukt dit niet neem dan contact op via froukje@taartentrends.nl In 2014 had Taart&Trends in de periode van juni tot november maandelijks meer dan 14000 unieke bezoekers op haar website. 2.2. De banners zullen i.p. op een vaste positie op de webpagina s getoond worden. Gemiddeld 1 à 2 keer per maand zullen de advertenties van het Type Ba3 en Ba4 van positie gewisseld worden, om ze nog meer te laten opvallen. Wilt u een vaste banner bovenaan de advertentie kolom? Dan vind u hieronder de mogelijkheden bij Type Ba1 en Ba2 2.3. Advertentietarieven website. Deze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl 3. Adverteren in het digitale beursboekje en de beursactie hand-out: Taart&Trends biedt een digitaal beursboekje aan, waarin bezoekers de beurs online kunnen voorbereiden. Tevens is de organisatie bezig met een app te laten ontwikkelen hiervoor. In het digitale beursboekje zal het programma voor beide dagen worden weergegeven, verder wordt hier de belangrijkste informatie overzichtelijk vermeld voor de bezoekers. De bezoekers krijgen bij de 9 of 11
entree van de beurs een gratis tastbaar A4 plattegrond van de beurs. De organisatie wil daarbij een beursactie hand-out realiseren met ruimte voor advertenties van 95x67mm. Afhankelijk van het aantal adverteerders zal er minimaal een A5 formaat hand-out gerealiseerd worden, maar kan bij voldoende adverteerders uitgebreid worden naar een groter formaat. De plattegrond op A4formaat wordt ook digitaal aangeboden via de website. Uw advertentie dient u aan te leveren op 300dpi in PDF of JPG en moet uiterlijk 15 augustus 2015 bij froukje@taartentrends.nl binnen zijn! Deze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl De advertentie kunt u bestellen in de standhouderswebshop of doorgeven via ria@taartentrends.nl Bij algemene vragen over adverteren kunt u ook contact op nemen via dit mail adres. Bij vragen over de technische uitvoering van advertentie bestanden: froukje@taartentrends.nl 4. Adverteren met Posters & Banners Vlaggen, Banners, trekbanners posters op strategische posities In de 3 vlaggenmasten van de Americahal, de beneden- en boven foyer of langs de hekken van de bovenombouw, kunt u uw bedrijf extra onder de aandacht brengen. De vlaggenmasten zijn duidelijk zichtbaar en beeldbepalend bij de Entree en de parkeergelegenheid van de Americahal. In de beneden foyer direct achter de kassa s worden de bezoekers al op uw bedrijf of merk geattendeerd bij binnenkomst. Bij het demoplein kunnen sponsoren van de demonstratie logoposters op laten hangen. De bedragen zijn de tegenwaarde in gesponsorde goederen of het bedrag financiële ondersteuning. De afzetting van de bovenombouw biedt een beeld dat de stands overstijgt. Bij binnenkomst springen de banners al in het oog en vanuit meerdere posities op de beurs zijn ze goed zichtbaar. Bij de wedstrijden: beachflags, trekbanners en banners 4x1 m die lager afgehangen worden tegen de achterwand circa 1,5m boven de wedstrijdstukken en dus meer in het zicht zijn bij de wedstrijden. Hiermee bekostigen wij de vierkante meters en de tafels + aankleding van de wedstrijd. Bij de live miniwedstrijden steunt u de organisatie met het dekken van de kosten van de opstelling en materialen door het kopen van de posities voor uw logo. Alle banners, vlaggen, posters en /of logo s dient u zelf aan te leveren. Het drukwerk en materiaal voor deze uitingen wordt niet door de organisatie verzorgd. U vind hier het prijsoverzicht voor deze vormen van exposure. Positie van de merk/bedrijfsnaam uiting prijs excl. btw UDeze kunt u online opvragen, ria@taartentrends.nl Te bestellen in de standhouderswebshop 5 Prijzenpakket wedstrijden. Voor de 1e, 2e en 3e prijswinnaars van de diverse categorieën van de wedstrijden proberen wij ieder jaar naast de bokaal, een leuke prijs/waardebon namens de sponsoren aan te bieden. Wilt u een enkele prijs of een hele categorie sponsoren? Neem dan contact op met Francisca@ taartentrends.nl Zij informeert u graag over de mogelijkheden. Wedstrijd sponsoren krijgen o.a. een logo vermelding op de sponsorpagina en worden genoemd en getoond op het videoscherm bij de wedstrijd uitreiking op het podium. 6. Flyeren tijdens de beurs: Flyeren is alleen toegestaan aan standhouders vanuit de eigen stand. Voor aandacht bij de bezoekers instroom bij ingang verwijzen wij u graag naar de advertentiemogelijkheden op beurs hand-out. (zie punt 3.) Denk aan voordeelcoupons met aanbiedingen die tijdens- of juist na de beurs verzilverd kunnen worden. Ziet u partijen die geen stand huren toch flyeren op de beursvloer, meld dit dan direct bij de organisatie. 7 Beursaanbiedingen & attenties: 7.1. Tip 1: Wij adviseren onze standhouders om de bezoekers een aantrekkelijke beursaanbieding te doen. Dit kan in diverse vormen zoals een speciale korting die alleen geldig zal zijn tijdens de beurs, het uitdelen van kortingsbonnen die ook later nog geldig zijn, proefmonsters van producten, etc. De laatste twee kunnen ook opgenomen worden in de gadgetbags. TIP 2: Zorg dat uw aanbieding goed opvalt in een volle standruimte of maak gebruik van een advertentie op de beursactie hand-out die met beursplattegrond voor de bezoekers wordt uit gedeeld. 7.2 Facebook actie met supergadgetbag In de laatste 6 weken voor de beurs wil taartentrends totaal 30 supergadgetbags verloten onder de reeds online verkochte entreekaarten. Iedere week worden enkele nummers bekend gemaakt. Ook worden iedere week enkele producten uit de tas onthuld in een sneakpeak filmpje. De gadgetbags worden tijdens de beurs uitgereikt. Het betreft dus niet een Like actie, maar een bedankactie voor het vooraf bestellen van entreekaarten. Wij stellen uw medewerking voor het vullend van deze tassen zeer op prijs. De inhoud zal in de grote taartentrends-shopper worden overhandigd. Deelname in de super-goodiebag is voor standhouders gratis. Taart&Trends wil totaal 30 super goodiebags realiseren voor de bezoekers. Uiteraard stellen wij het op prijs als u voor de bedank-gadgetbag voor onze 45 vrijwilligers ook een aardigheidje ter beschikking wilt stellen. Totaal vragen wij 75 gadgets/producten. Meldt uw deelname aan de Supergoodiebag voor de bezoekers en de bedank-gadgetbag voor de vrijwilligers aan via ria@taartentrends.nl Vermeld in de mail met welk product of gadget u denkt deel te nemen en het aantal dat u ter beschikking wilt stellen. 8. Promotie door Taart&Trends Taart&Trends doet er zoveel mogelijk aan de beurs en ook u als standhouder te promoten. Denk hierbij aan: het verspreiden van posters en flyers. persberichten versturen onder andere naar huis-aan-huisbladen, lokale en landelijke pers, radio- en televisieomroepen aankondigingen van de beurs op zoveel mogelijk relevante sites op het internet. flyeren tijdens andere evenementen. aankondigingen in doelgroepen magazines zoals MjamTaart en de Taartenspecial van Koken en Genieten! aandacht via de Nederlandse en de Duitse Facebookpagina s. Voor onze facebookpagina vragen wij u een foto of een kort filmpje aan te leveren met een stukje tekst waarin u zich als standhouder voorstelt. Deze kunt u sturen naar info@taartentrends.nl 9. Promotie door standhouders zelf Zoals bij punt 8. is aangegeven doet Taart&Trends haar best om de beurs en dus ook u te promoten. Dit voor zover het budget toereikend is. Daarnaast probeert de organisatie op creatieve wijze, zo laagdrempelig mogelijk, andere vormen van publiciteit te realiseren, Dus alle mogelijke ondersteuning is welkom. Maak gebruik van de Poster en Flyers die wij u toegestuurd hebben. U vergroot zo de aandacht om bezoekers te werven. Vergeet niet Taart&Trends ook op uw website en social media te promoten. Zo kunnen we door samen te werken een zo groot mogelijk bezoekers aantal bereiken. De Taart&Trends banners vind u bij deze link http://taartentrends.nl/standhouder/taarttrendsbanners/ Deel berichten van en over Taart&Trends, ook op uw tijdlijn op Facbook Wordt voorverkooppunt voor Taart&Trends als u een fysieke winkel heeft. Voorverkoop start vanaf 1 juni 2015. Entreekaarten koopt u in vanaf 20 stuks.informatie over de prijzen De vaste voorverkoopprijs is 10,00. Meer informatie over inkoopprijzen vind u in document TT05 en in de standhouders webshop. Standhouders krijgen ook 5 relatie/entreekaarten die uitsluitend voor relaties of win acties gebruikt mogen worden. Bent u geen fysiek voorverkooppunt van entreekaarten voor Taart&Trends? Plaats een verwijzing op uw website of Facebook en 10 of 11
attendeer uw klanten/volgers op onze online voorverkoop. Komt u zelf in de publiciteit met uw bedrijf? Noem dan ook even de naam van de beurs waar u aan deelneemt. Zo kunnen we het bereik vergroten. Alle vormen van advertenties en banners kunt u bestellen via de standhouders webshop met behulp van de inlogcode die u van ons heeft ontvangen. Hier kunt u ook de entreekaarten bestellen om voor te verkopen. Voor vragen of assistentie stuurt u een mail naar ria@taartentrends.nl Het bestuur van Taart&Trends: Ria de Kleijn, ria@taartentrends.nl PR & marketing, coördinator facilitaire diensten en aanspreekpunt zakelijke stand verhuur Tel: 06-41234171 Bereikbaar op ma t/m do 13.00 uur tussen 17.00 uur. Francisca Holmwood, francisca@taartentrends.nl Coördinator wedstrijden. Nathalie Teeuwen, nathalie@taartentrends.nl Coördinator demonstraties, Masterclasses en workshops. Administratie Siska Klaver administratie@taartentrends.nl Advertisement en web-beheer Froukje Koelewijn froukje@taartentrends.nl 11 of 11