Handleiding Vectron MiniPos 64
Voorwoord Met de aanschaf van de Vectron POS heeft u een van de meest flexibele afrekensystemen in huis gehaald die in de Benelux te koop zijn. Door zijn modulaire opbouw kunt u het systeem volledig naar uw eigen wensen inrichten. Op optimaal gebruik te maken van dit systeem is het van belang dat u op de hoogte bent van de mogelijkheden die het systeem u binnen uw eigen werkwijze kan bieden. In deze handleiding worden deze functies wat betreft bediening en elementaire programmering beschreven. Tevens wordt een overzicht gegeven van de vele verschillende rapportages en overzichten die u niet alleen veel administratietijd besparen, maar u ook voorzien van belangrijke managementinformatie. Natuurlijke is het onmogelijk om alle mogelijkheden van de Vectron POS in een handleiding te beschrijven. Bovendien heeft u wellicht door LEZA speciaal voor uw werkwijze bestemde functies in de kassa laten programmeren. Daarnaast is de programmeerhandleiding beperkt tot de meest elementaire functies, waarvan het van belang is dat u ze zelf aan kunt passen. Gezien al deze factoren zijn wij ons ervan bewust dat er vragen kunnen rijzen die niet in deze handleiding worden beantwoord. Aarzelt u in dit geval niet om telefonisch contact met ons op te nemen met ons kantoor (tel. 0229 562110). Ten slotte maken wij graag van de gelegenheid gebruik om u te bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen en u veel plezier te wensen met het gebruik van uw Vectron POS. 2
De modetoets Slotposities 1. Buiten bedrijf 2. X-rapporten (tussenstand) 3. Z-rapportage (nulstellingsrapport) 4. Programmering Men bereikt de programmering en rapportage door op de toets <MODE> te drukken. Aan individuele bedienden kunnen verschillende slotcombinaties (rechten) worden toegekend. Met <ESC> keert u terug naar het registratiescherm. Nadat keuze 1 (Buiten bedrijf) gekozen is, kan weer verder worden gegaan na het aanmelden van een bediende. Aanmelden bediende Toets het nummer van de bediende in gevolgd door <Bediende>. Indien u met bediendesleutels werkt, houdt u de juiste sleutel tegen ver bediendeslot aan. Er klinkt een bevestigend signaal, waarna de bediende automatisch wordt aangemeld. Registratie Aanslaan zonder tafel (contante verkoop) 1. Toets de gewenste sneltoets in of 2. Sla een bedrag (zonder punten) aan op één van de omzetgroepen of 3. Toets het artikelnummer in vanaf de artikellijst gevolgd door <PLU> 4. Toets bij meerdere malen hetzelfde artikel het aantal in, druk op <X> gevold door de gewenste sneltoets. Indien de artikelen vanaf de artikellijst ingevoerd worden, toets u het aantal in, gevolgd door <X>, het PLUnummer en <PLU>. 5. Sla eventueel meerdere verschillende artikelen aan 6. Druk op de gewenste afrekentoets Corrigeren a. Direct a) <Herstel> (Men komt nu in het linker registratiescherm terecht) b) Loop met de pijltjestoetsen naar het te corrigeren artikel c) Druk nogmaals op <Herstel>. Het gemarkeerde artikel verdwijnt uit het scherm d) Corrigeer nog een artikel of ga gewoon door met aanslaan e) Indien het aantal van hetzelfde artikel wordt gewijzigd (bijvoorbeeld drie koffie in plaats van vier, slaat u bij factor de één aan, gevolgd door <ENTER> 3
b. Achteraf a) <Retour> b) Loop met de pijltjestoetsen naar het te corrigeren artikel c) Druk nogmaals op <Retour>. Het artikel verdwijnt nu uit het scherm d) Corrigeer nog een artikel of ga verder met aanslaan Werken met tafelnummers Tafel openen 1. Voer het tafelnummer in (bijvoorbeeld 14) 2. <Tafel> 3. Boek nu de gewenste artikelen 4. Tafel sluiten: druk op <Tafel> 5. Indien op een later tijdstip nogmaals een bestelling voor dezelfde tafel ingevoerd dient te worden, dient u vanaf punt 1. weer verder te gaan Afrekenen tafel 1. Open de tafel zoals hierboven is beschreven 2. Druk op de gewenste afrekentoets 3. Er wordt een totaalbon afgedrukt, die aan de klant meegegeven kan worden Tafelnummers wijzigen (overboeken van tafels) 1. Open de tafel (bijvoorbeeld tafel 14) welke overgeboekt gaat worden naar een andere tafel 2. Toets de doeltafel in (bijvoorbeeld tafel 20) 3. Druk op <Tafel overboek>. De tussenrekening van tafel 14 staat nu bijgeschreven op de tussenrekening van tafel 20. De tafels zijn dus samengevoegd Tussenstand, zichtnota Open de tafel waarvan u de tussenstand, de zichtnota wilt bekijken. Druk nu op <Subtotaal>. 4
Tafel gesplitst betalen 1. Open de tafel waarvan een deel betaalt gaat worden, gevolgd door <Tafel splitsen> 2. Ga naar het artikel wat afgerekend moet worden in het tafelscherm en druk op <Tafel splits>. Herhaal dit voor alle artikelen die apart afgerekend gaan worden 3. De artikelen verhuizen nu naar de linkerkolom 4. Druk hierna op de gewenste afrekentoets Rapporten Elk individueel rapport wordt pas op 0 gesteld, na een afdruk in de Z-stand. De rapporten kunnen slechts door die bedienden uitgedraaid worden, die daarvoor de rechten hebben gekregen. Deze rechten kunnen per bediende worden ingesteld. De diverse rapporten zijn: 1. Transacties (verkoopoverzicht) 2. Bedienden (over alle bedienden) 3. Bedienden enkel (per bediende) 4. Omzetgroepen 5. PLU s 6. Geopende tafels (de tafels waar nog niet afgerekend is) 7. Uurrapporten 8. Journaal (controlerol) Rapporten algemeen 1. Druk op <Mode> 2. Kies voor X-rapport of Z-rapport gevolgd door <Enter> 3. Ga met de pijltjestoets naar het gewenste rapport gevolgd door <Enter> 4. Voer het rapportniveau in (1 = dagelijks, 2 = wekelijks/maandelijks) 5. Indien er gebruik wordt gemaakt van meerdere kassa s dienen alle kassa s geselecteerd te worden. Als dit niet gebeurt, krijgt u namelijk alleen een rapport van de kassa waarop u het rapport heeft opgevraagd 5
Programmeren kasregister Alle volgende handelingen worden geschreven vanuit de programmeerpositie (meldt een geautoriseerde bediende aan, druk op <Mode>, keuze <4> Gebruik bij de volgende stappen altijd het programmeervel, welke u heeft ontvangen bij de aflevering van de kassa Op de plaatsen waar een <0> of een <1> dient te worden ingevuld, geldt de regel: 0 = nee/geen, 1 = ja/wel Door het indrukken van de toetsen <Veld heen> en <Veld terug> kan naar de verschillende velden worden gesprongen (van links naar rechts en vice versa) Door de pijltjestoetsen kan naar beneden of naar boven worden gelopen door de keuzeschermen Door middel van <Esc> kan worden teruggekeerd naar het vorige scherm Door op de toets <Masker> te drukken, komen de gegevens per artikel (of ander te wijzigen item) overzichtelijk onder elkaar te staan in plaats van achter elkaar. Datum en tijd instellen Datum 1. Ga via de programmering naar instellingen en kies hier voor Datum. Voer de juiste datum in (bijvoorbeeld 20 augustus 2001 = 20.08.01) gevolgd door <Enter> 2. Ga terug naar het registratiescherm met behulp van <Esc> Tijd 1. Ga via de programmering naar instellingen en kies hier voor Tijd. Voer de juiste tijd in (bijvoorbeeld 15 uur 45 minuten = 15:45) gevolgd door <Enter> 2. Ga terug naar het registratiescherm met behulp van <Esc> Logo en voetteksten aanpassen Logo 1. Ga naar Teksten gevolgd door <Enter> 2. Ga naar Lange teksten gevolgd door <Enter> 3. Druk op <Veld heen>, kies voor het volgende veld <>>> 4. Druk op <Edit> 5. Wijzig het logo (maximaal vier regels) 6. Ga terug met behulp van <Esc> 6
Voettekst 1. Ga naar Teksten gevolgd door <Enter> 2. Ga naar Lange teksten gevolgd door <Enter> 3. Ga met de pijltjestoetsen naar de optie Afsluit 4. Druk op <Veld heen>, kies voor het volgende veld <>>> 5. Druk op <Edit> 6. Wijzig de voettekst 7. Ga terug met behulp van <Esc> Bedienden wijzigen/toevoegen 1. Ga naar de regel Bedienden gevolgd door <Enter> 2. U krijgt nu een overzicht van alle aangemelde bedienden met hun bevoegdheden 3. Door middel van de toets <Veld heen> kunt u naar de verschillende velden lopen 4. Door middel van de pijltjestoetsen kunt u naar de verschillende bedienden gaan 5. Hier volgen een aantal van de belangrijkste instellingen: Naam Hier staat de naam van de bediende Touch Code Hier staat de code van de bediendesleutel (deze kan aangemaakt worden door de gereserveerde bediendesleutel tegen het verkoopslot aan te houden. U krijgt dan een bevestigend signaal, waarna er een code in de kolom komt te staan Autorisatie 0 = alleen verkopen 2 = X-rapporten 3 = Z-rapporten 4 = programmeren Herstellen 0 = niet 1 = correctie laatste aanslag 2 = retour 3 = retour op tafel 4 = alles mag retour worden geboekt Toegang andere tafels 0/1 Tafels splitsen 0/1 deelbetaling mag Kortingen 0/1 mag korting geven Representatie 0/1 mag een artikel als representatie weggeven. 7
BTW-tarief wijzigen 1. Ga naar de regel Betaalwijzen etc. 2. Ga naar de regel BTW tarieven 3. Ga met behulp van de pijltjestoetsen naar het te wijzigen BTW-tarief 4. Door middel van de toets <Veld heen> kunt u door de velden lopen 5. Hieronder staan de te wijzigen items: Naam Toets hier de naam in (bijvoorbeeld BTW 6%) BTW Tabel Toets hier het BTW-tarief in (6% = 6.00) Aanduid.Bon Geeft hier aan of de tekst op de bon moet komen te staan Groepen/PLU s toevoegen/wijzigen 1. Ga naar de regel Omzetgroepen/Hfd Groepen 2. Ga naar Omzetgroepen 3. Voer de naam van de omzetgroep in 4. Om een nieuwe omzetgroep toe te voegen, drukt u op de toets <Nieuwe regel> 5. Voer hierna het nummer in van de nieuwe omzetgroep 8
PLU s toevoegen/wijzigen 1. Ga naar de regel Omzetgroepen/Hfd Groepen 2. Om alleen de PLU-naam of prijs te wijzigen, kunt u het beste naar de regel PLU s kort gaan 3. Om een nieuwe PLU toe te voegen of geheel te wijzigen kiest u de regel PLU s 4. Hieronder staan de belangrijkste instellingen van PLU s: Naam 1 Hier kunt u de artikelnaam invoeren Omzetgroep Geef hier aan aan welke omzetgroep het artikel wordt gekoppeld Prijs type 0 = vast 1 = overschrijfbaar 2 = verplicht overschrijven Prijs 1 Geef hier aan hoeveel het artikel kost Prijs 2 Voer hier een eventuele 2 e prijs in (bijv. prijs tijdens Happy Hour) Negatief 0/1 is het artikel negatief Printer Geef hier aan naar welke printer het artikel moet worden gestuurd Geen bon afd. 0/1 Hier kunt u aangeven of het artikel wel of niet op de bon moet komen te staan Geen rek.afd. 0/1 Hier kunt u aangeven of het artikel wel of niet op de bon moet komen te staan (bijvoorbeeld kookinstructies) Factor type Hier kunt u aangeven of het artikel Vrije prijs t. BTW code 1 1 = 6% 2 = 21% 3 = 0% Sorteer gr.bon Extra tekst Happy hour Korting 2 e Prijs Representatie vermenigvuldigd mag worden 0/1 Hier kunt u aangeven of de prijs van het artikel overschreven mag worden 1 = Voorgerecht 2 = Tussengerecht 3 = Hoofdgerecht 4 = Nagerecht 0 = Geen 1 = Extra 2 = Tel prijs op bij voorgaande PLU 0/1 Mag dit artikel in het Happy Hour 0/1 Mag over dit artikel korting worden gegeven 0/1 Heeft dit artikel een tweede prijs 0/1 Mag dit artikel als representatie worden weggegeven 5. Om een nieuwe PLU (een nieuw artikel) toe te voegen, kijkt u eerst welk PLU-nummer nog vrij is 6. Loop nu met de pijltjestoetsen naar een vergelijkbaar artikel 7. Druk op de toets <Copy Record> 9
8. Ga met <Enter> naar tot en vul hier het nieuwe PLU-nummer in 9. Ga nu naar het nieuwe PLU-nummer toe en wijzig hier de naam en de prijs. De rest (omzetgroep, printer, e.d.) hoeft niet aangepast te worden; u heeft immers een vergelijkbaar artikel genomen 10. Na het wijzigen van de prijzen en/of namen, kunt u met behulp van <Esc> weer terugkeren naar het hoofdmenu 11. Nu dient u nog te bepalen of het artikel in een keuzescherm of op het toetsenbord komt. 10
Keuzeschermen Alle artikelen die niet op het toetsenbord kunnen worden geplaatst wegens ruimtegebrek, kunnen worden toegevoegd aan een keuzescherm. Vanuit hier kan men de artikelen in één oogopslag op het scherm zichtbaar maken (bijvoorbeeld alle voorgerechten in een keuzescherm). Hierna kan een keuze worden gemaakt uit de diverse artikelen. Om dit te kunnen doen dienen de artikelen die in het scherm komen eerst te worden gedefinieerd in de PLU-lijst en daarna in het keuzescherm. 1. Zorg er eerst voor dat de gewenste artikelen zijn gedefinieerd in de PLU-lijst 2. Ga vanuit de programmering naar de regel Keuzeschermen 3. Ga naar het in te voeren of te wijzigen keuzescherm 4. Voer eventueel een nieuw venster toe door middel van Nieuwe regel 5. Druk op <Masker> Naam Voer hier de naam van het scherm in (bijvoorbeeld voorgerechten) Keuzeteller Hier kunt u het maximale aantal artikelen invoeren per keuzescherm (0 99) Extra tekst 1 = Weergave + prijs 2 = Weergave zonder prijs Keuzeverplichting 0/100. Als hier een aantal wordt ingevuld, dan moeten er minstens zoveel artikelen worden geselecteerd. Het toetsenbord Artikelen en keuzeschermen zijn vrij indeelbaar. U kunt zelf eenvoudig PLU s of keuzeschermen op een andere locatie zetten. Hierbij gaat u als volgt te werk: 1. Ga via de programmering naar de regel Toetsenbord 2. Ga naar de regel Registr. Toetsenb. 1 3. Achter elke locatie (1 t/m 108) staat wat er moet gebeuren als deze toets wordt ingedrukt 4. Functie 79 is een artikel, functie 107 een keuzescherm 5. Op de artikellocaties kunt u zelf een ander PLU-nummer intoetsen. Hiervoor moet u met de toets <Veld heen> eerst naa het PLU-nummer (Code) lopen, waarna u het nummer kunt wijzigen 6. Als u het artikelnummer (of keuzescherm nummer) niet weet, kunt u op de zoektoets drukken en het gewenste nummer opzoeken 7. Hierna kunt u naar de volgende toetslocatie lopen door middel van de pijltjestoetsen 8. Het geheel kunt u afsluiten met <Esc> 11
Meeste voorkomende instellingen Sorteergroepen 1. Voorgerecht 2. Tussengerecht 3. Hoofdgerecht 4. Nagerecht Printers 1. Bar/rekening printer 2. Notaprinter (slipnota) 3. Keukenprinter Netwerkprinters 5. Keukenprinter 6. Barprinter Betaalwijze 1. Kontant 2. Cheque 3. PIN 4. Chipknip 5. Op rekening Modifier 1. 2 e Prijs 2. Eigen gebruik 3. Representatie 4. Hoofdgerecht wordt voorgerecht 5. Voorgerecht voor hoofdgerecht 12
Oplossen van de meest voorkomende storingen In het scherm staat Buiten bedrijf Druk op <CL> en meldt een verkoper aan. Systeem geeft Printer fout Controleer printer op papier- of inktlintstoring Zet het systeem uit aan de zijkant, wacht 10 seconden en zet het systeem daarna weer aan Reset eventueel de printer door deze uit te zetten en, terwijl u de toets <Feed> ingedrukt houdt, daarna weer aan. Zet hierna nog éénmaal de printer uit en aan Het systeem doet helemaal niets meer/is geblokkeerd Doe de machine uit met de schakelaar aan de zijkant Houdt de toets geheel linksboven op het toetsenbord ingedrukt terwijl u het systeem weer aanzet Als de kassa weer aanstaat, laat dan de toets weer los Druk op de toets <Init> (zie voor het scherm dat verschijnt de volgende pagina) Daarna op de toets <Bevestig Init>. Indien er gevraagd wordt een andere optie te bevestigen, moet u dit ontkennen! De toetsen staan dan niet juist geïnitialiseerd Wacht even terwijl de kassa zich aan het initialiseren is Alle gegevens blijven in de kassa aanwezig Eén tafel of meerdere tafels is/zijn geblokkeerd (alleen mogelijk bij netwerkkoppelingen) Ga op de tafelserver (de hoofdkassa) naar de programmeermode Ga naar het onderdeel Invoeren/wissen Kies voor Tafel vrijgeven Bevestig dit Alle tafels komen nu in het scherm te staan Achter iedere tafel moet een 0 staan. Is dit niet het geval, typ dan een 0 op deze plaats Verlaat de programmeermode met behulp van <Esc> Netwerkfout Controleer of alle kassa s aanstaan Indien u gebruik maakt van een HUB, controleren of deze aanstaat 13