Facultaire studentenparticipatie.1 Faculteiten HoGent bestaat uit 3 faculteiten (Natuur en Techniek, Mens en Welzijn, Bedrijf en Organisatie) en de School of Arts. Naast de HGSR, wordt studentenparticipatie binnen HoGent, ook facultair georganiseerd. In elk van de 3 faculteiten en de School of Arts was er de mogelijkheid om een participatiecommissie op te richten.. De participatiecommissies MISSIE EN VISIE De participatiecommissie biedt een forum voor de student en geeft hen een stem. Ze bestaat uit studentenvertegenwoordigers uit de verschillende opleidingen binnen de faculteit/school of Arts en behartigt de studentenbelangen door advies uit te brengen aan het beleid over de facultaire kwesties. Idealiter kent de participatiecommissie vertegenwoordiging vanuit elke opleiding van de faculteit/school of Arts en wordt ze vertegenwoordigd in andere raden binnen HoGent (opleidingscommissie, faculteitsraden, HGSR, Dienst Studentenvoorzieningen, enz.), waarbinnen ze de kans heeft haar standpunt lokaal en bovenlokaal te verdedigen. Ze streeft naar een constructieve samenwerking met haar partners en zorgt voor open communicatie naar de studenten. Door de organisatie van zowel formele als informele activiteiten, promoot ze studentenvertegenwoordiging en werkt ze actief aan ledenwerving. Op de vergadering van de commissie is iedere student welkom. Om de oprichting van de commissies te versoepelen en hen uit te laten groeien tot een sterk adviesorgaan kan er gerekend worden op steun van de faculteit/school of Arts en, als koepel van de verschillende participatiecommies, de HGSR.
..1 Structuur Per faculteit is er een participatiecommissie werkzaam. Het aantal participatiecommissies binnen de HoGent is klein en sommigen vertegenwoordigen een groot aantal studenten verdeeld over verschillende, soms ver uiteen gelegen, campussen. Om de drempel laag te houden, hebben de participatiecommissies de mogelijkheid om zich onder te verdelen in werkgroepen. De onderverdeling gebeurt voornamelijk op basis van locaties waar de faculteit werkt. Opleidingsoverschrijdende (facultaire) thema s worden besproken op de participatiecommissies, waarop iedere werkgroep één of meer vertegenwoordigers heeft. Deze commissie stuurt vertegenwoordiging naar de HGSR die, op haar beurt, de thema s op centraal niveau behandelt. In de praktijk bleek de onderverdeling begin academiejaar - enkel aangewezen binnen FBO. Om de vergaderingen werkbaar te houden moet de mogelijkheid echter worden bewaard om op te splitsen eens de groepen te groot worden. FBO: Het aantal geïnteresseerde en/of actieve studentenvertegenwoordigers was te groot om een vergadering werkbaar te houden. Hier werd gekozen om een opsplitsing te maken, zowel op basis van geografie als soort opleiding, nl. werkgroep Aalst, werkgroep Bedrijfsmanagement/Office-Management/Retailmanagement Schoonmeersen, werkgroep Mercator en de werkgroep Toegepaste informatica. Dit, aangezien de groep op Campus Schoonmeersen te groot zou worden en omdat de aan bod gebrachte thema s, vooral binnen de werkgroep TI, vrij specifiek waren. FNT & School of Arts: Deze participatiecommissies telden bij aanvang van het academiejaar te weinig leden om een opsplitsing nodig te maken. FMW: De groep studentenvertegenwoordigers werd aanvankelijk gesplitst. Door het gebrek aan leden uit de lerarenopleiding werd tijdens het eerste semester beslist om de vergadering samen te voegen, dit om de werkdruk van de voorzitter(s) binnen perken te houden.
.. Ondersteuning DEPARTEMENTALE ONDERSTEUNING De participatiecommissies genieten ondersteuning binnen de faculteit/school of Arts. Deze ondersteuning kan zich vertalen in financiële, logistieke en/of materiële middelen. Op diverse faculteiten/school of Arts worden ook informele contactmomenten georganiseerd tussen de faculteit/school of Arts en haar studenten. ONDERSTEUNING VANUIT HGSR Om studentenparticipatie te stimuleren en op de hoogte te blijven van de facultaire kwesties en initiatieven wil de HGSR de band met de participatiecommissies nauw houden. Het zorgt tevens voor een lagere drempel die de doorstroom van studentenvertegenwoordigers naar de HGSR versoepelt. De HGSR staat bijgevolg klaar om ondersteuning te bieden aan de werking van de commissies en de lokale activiteiten. De HGSR wordt ondersteund door medewerkers, waarbij de hoofdopdracht van 1 medewerker eruit bestaat de participatiecommissies te ondersteunen waar nodig. Dit vertaalt zich in een aangepaste vorm en werkwijze die verschilt per faculteit/school of Arts. De medewerker werkt over de verschillende commissies heen. Dit geeft een globaal beeld op de algemene werking van studentenparticipatie binnen HoGent en helpt de noden en zwaktes per faculteit/school of Arts te identificeren en hierop in te spelen. De ervaring en kennis binnen een goed werkende participatiecommissie kan worden aangewend om, met respect voor de diversiteit in en tussen de faculteiten/school of Arts, nieuwe participatiecommissies op te richten en/of moeizamere werkingen nieuw leven in te blazen. Concreet vertaalt de ondersteuning zich in: Aanwezigheid van de medewerker op de vergaderingen van de participatiecommissies en adviseren, begeleiden en informeren tijdens deze vergaderingen. Begeleiding bij het oprichten van nieuwe studentenraden. Ondersteuning bij het formuleren van adviezen. Contacten onderhouden met de leden van de participatiecommissies en hen motiveren. Actief en drempelverlagend werken aan het werven van nieuwe leden. Zorgen voor een aanspreekpunt waar studenten steeds terecht kunnen voor informatie en advies. Uitleg verschaffen over en interesse wekken voor andere niveaus van studentenparticipatie. Aanwezigheid op lokale initiatieven en activiteiten. Doorstroom versoepelen naar bredere vormen van studentenparticipatie HGSR, STUGENT, GAST, VVS). Structuur en continuïteit bewaken van de werking. Rapportage tussen de studenten en de HGSR, de faculteiten en de centrale diensten. Enz.
..3. Werving en opstart academiejaar Opstartvergadering: Aan het begin van het academiejaar worden de leden van de participatiecommissies van het vorige werkjaar en nieuwe geïnteresseerde leden samengeroepen voor een opstartvergadering, geleid door de studentenmedewerker of de voorzitter van de participatiecommissie. Netwerken via docenten, decanen, diensthoofden, opleidingscommissies en faculteitsraden/raad School of Arts: via deze spilfiguren worden zoveel mogelijk studenten die al een vertegenwoordigingsfunctie uitoefenen binnen de faculteit/school of Arts en nog geen deel uitmaken van de studentenraden aangeschreven. Op deze manier probeert elke studentenraad iedere opleiding te vertegenwoordigen en op elk niveau vertegenwoordiging te krijgen. Onthaaldagen (zie HGSR) Croquenieractie (zie activiteiten) Tijdens het academiejaar organiseren zowel de HGSR als de participatiecommissies verschillende activiteiten. Het gaat om informele/ontspannende activiteiten en informerende activiteiten. Beiden zijn gericht op het werven van nieuwe leden en de participatiecommissies en de HGSR bekend te maken...4 Getuigschriften voor deelname aan studentenparticipatie Voor regelmatige en actieve deelname aan de vergaderingen komen de studentenvertegenwoordigers in aanmerking voor een getuigschrift. Dit enerzijds als erkenning en beloning voor de inzet gedurende het academiejaar, maar anderzijds ook om een beeld te krijgen van het aantal effectieve studentenvertegenwoordigers. Op volgende manieren kunnen studentenvertegenwoordigers een attest verkrijgen: Minstens 3/4e aanwezigheid op de vergaderingen van de participatiecommissies. Een uitzonderlijke verdienste voor het goede verloop van de studentenparticipatie leveren. Op gemotiveerde voordracht van de voorzitter van de participatiecommissie. De participatiecommissies moeten regelmatig de contacten onderhouden met de HGSR en hun werking rapporteren.
Het aantal uitgereikte attesten kan ook een maatstaf zijn om de werking van de participatiecommissies te beoordelen. Zeker wanneer men de cijfers kan vergelijken met de voorbije academiejaren. PC HGSR 1-13 14-15 1-13 14-15 FMW 3 11 1 5 5 4 3 WG Ledeg. 4 6 3 1 1 1 1 WG Schm. 1 8 6 8 3 3 WG Vesa 7 8 3 1 1 0 0 FBO 16 16 37 4 5 7 *WG Aalst 4 6 9 0 0 0 0 *WG OM/BM/RM (Schm & Merc) 4 7 4 16 1 4 5 *WG TI 8 9 10 1 1 1 Arts 6 3 9 8 3 4 FNT 4 4 5 3 1 1 3 In - waren alle 4 de participatiecommissies werkzaam. Dit werkjaar kwamen voor de getuigschriften in totaal 60 studenten in aanmerking voor de participatiecommissies (: 49 / : 51 / : 41) en 17 voor de HGSR (: 13 / : 10 / :17). 70 60 60 50 49 51 40 41 30 0 10 13 10 17 14 0 - - Participatiecommissies HGSR Terwijl het aantal studenten die hun participatiecommissie binnen de HGSR vertegenwoordigen licht daalt, kan men binnen de participatiecommissies een stijging merken, in het bijzonder binnen de werking van STUBO (FBO). SIVIL (FMW) en SOFA (SCH) bleven nagenoeg stabiel. SPRINT (FNT) daalde daarentegen licht in vergelijking met het voorbije academiejaar.
37 3 16 16 6 4 4 3 11 9 5 1 8 3 1-13 14-15 PC FMW PC FBO PC SCH PC FNT Er is een wisselwerking tussen de HGSR en de participatiecommissies. Veel HGSR-leden betekent minder participatiecommissieleden en omgekeerd. De evolutie kan verklaard worden door het gegeven dat, eens studenten zich meer hebben ingewerkt in hun taak als studentenvertegenwoordiger, zij steeds meer in contact komen met het bredere veld van studentenvertegenwoordiging. De eerste stappen worden meestal gezet in de participatiecommissie. Daaruit stromen zij door naar de HGSR om van daaruit betrokken te worden bij bovenlokale vertegenwoordiging (bv. StuGent & VVS). Slechts weinig studenten kunnen in dat geval dit ook nog volwaardig combineren met de werking van de participatiecommissie. Om deze reden dient de participatiecommissie voortdurend van nieuw bloed voorzien worden en is werving een groot deel van de werking. Eens de student de weg naar de HGSR en het bredere veld van studentenvertegenwoordiging gevonden heeft, zijn er meestal al enkele studiejaren voorbij. De tijd dat een student binnen de HGSR vertoeft is vrij beperkt aangezien hij reeds aan het eind van de studiecarrière zit. Om deze reden is een mandaat binnen de HGSR teruggeschroefd van naar 1 academiejaar. Op deze manier heeft de HGSR de kans om op regelmatige basis zijn (officiële) ledenaantal aan te vullen. Op deze evoluties binnen de participatiecommissies wordt in volgende delen verder op ingegaan. Ook wordt er aandacht gegeven aan de specifieke werking en de aandachtspunten van elk van de participatiecommissies.
.3 Overzicht werking participatiecommissies.3.1 FMW, FBO, FNT & de School of Arts.3.1.1 Participatiecommissie FBO (STUBO) Studentenvertegenwoordigers De PC FBO kende een sterke stijging van het aantal leden, vooral binnen de werkgroepen Aalst en Management. De werkgroep Toegepaste Informatica steeg licht. 37 16 16 16 8 4 9 6 7 10 4 1 9 - - Totaal Participatiecommissies Werkgroep Om/Rm/Bm Werkgroep Aalst Werkgroep TI De sterke stijging is te wijten aan de koppeling van studentenvertegenwoordiging in de participatiecommissie met het mandaat van klasvertegenwoordiger. In de werkgroep TI werd al eerder beroep gedaan op de aangestelde studentenverantwoordelijken. In Aalst en bij de managementopleiding was dit vorig academiejaar nog niet het geval. Totaal STUBO 37 16 16 4 5 7 - - - -
Binnen de HGSR steeg het aantal FBO-stuvers. Ze maken de grootste groep uit binnen de HGSR. Door het stijgen van het aantal leden binnen de participatiecommissies, ontstaat er ook een grotere groep studenten die potentieel geïnteresseerd is in de HGSR. Meer studenten namen bijgevolg actief deel aan de activiteiten, de vergaderingen en de werkgroepen van de HGSR. Werkgroep Aalst 9 6 4 0 0 0 0 - - - - Werkgroep BM/RM/OM 16 7 4 4 5 5 1 - - - -
Werkgroep TI 1 8 9 10 1 0 - - - - Vergaderingen Campus Aalst Campus Mercator (OM-BM-RM) Campus Schoonmeersen (OM-BM-RM) Campus Schoonmeersen (TI) 14/10/ 15/10/ 15/10/ 15/10/ 0/1/ 03/1/ 03/1/ 04/1/ 0/0/ 18/0/ 17/0/ 19/0/ /05/ 18/05/ 18/05/ 19/05/ Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld en er is een budget voor activiteiten en promotie. Adviezen & thema s De adviezen en vragen van studenten werden rechtstreeks met de decaan en het diensthoofd studentenaangelegenheden behandeld. Er werd 4 keer een overlegmoment georganiseerd. Andere onderwerpen, werden via de opleidingscommissies aangekaart. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Evaluatie curriculumhervorming Plaatsgebrek Campus Schoonmeersen (resto, lokalen, parking, fietsenstalling) Organisatie examenroosters Feedback na examens
Nota s, opmerkingen en aandachtspunten De werking van de studentenraad werd op het eind van meer gestructureerd aangepakt. Op het eind van het academiejaar is een jaarplan opgesteld voor het volgende en er werden op voorhand afspraken gemaakt met de dienst studentenaangelegenheden. Dit heeft vruchten afgeworpen. Traditioneel worden in elke klasgroep van FBO klasverantwoordelijken aangesteld, met als voornaamste rol het contactfiguur te zijn tussen de docenten (de opleiding) en de klas. In samenwerking met de dienst studentenaangelegenheden werd ook deelname aan de participatiecommissie opgenomen in het takenpakket van de klasverantwoordelijke. Ook engageerde de dienst zich actief om studenten hier op te wijzen. Dit had een grote stijging van het aantal studentenvertegenwoordigers in de participatiecommissie als gevolg. Ook al kwam niet elke klasverantwoordelijke naar elke vergadering, schepte dit een brede basis waarbinnen iedere opleiding en campus vertegenwoordigd werd. Een 90-tal studenten nam al dan niet regelmatig deel aan één of meer vergaderingen en activiteiten. Uiteindelijk behaalden 35 studenten van de mogelijke 111 klasvertegenwoordigers een attest voor regelmatige deelname. De invoering van een systeem van klasverantwoordelijken kan een voorbeeld zijn voor de andere faculteiten waar de studentenvertegenwoordiging moeizaam op gang komt (zie: nabeschouwing) Naar volgend jaar toe zal de opstart en, vooral, de werking van de studentenraad vlot van start gaan. De huidige ploeg is meer ingewerkt en weet wat zijn functie is binnen de vergaderingen. Er is vraag naar meer teambuilding en informele activiteiten. Dit zal worden geïntegreerd in volgend werkingsjaar (zie ook: nabeschouwing) Werkgroep Aalst wenst de werking uit te breiden en op meer regelmatige basis te vergaderen. Dit, om meer mogelijkheden te hebben om een samenhangende groep te creëren en problemen nauwer op te volgen. Ook kan ze op deze manier geplande activiteiten beter opvolgen. De eerste stappen en reservaties om een filmavond te organiseren in oktober/november zijn reeds genomen. De voorzitter van de studentenraad, ondersteund door de studentenmedewerker, fungeert als spilfiguur voor de participatiecommissies en is aanwezig op alle werkgroepvergaderingen, onderhoudt nauwe contacten met de werkgroepvoorzitters en zorgt ervoor dat de doorgegeven punten behandeld worden. Hij maakte tevens op regelmatige basis een afspraak met de decaan om de punten te overlopen. Deze manier van vergaderen heeft voor de voorzitter een grote taakbelasting en verantwoordelijkheid tot gevolg. Om te vermijden dat de taakbelasting te groot wordt in elke werkgroep een werkgroepvoorzitter gekozen. Op dit moment is er slechts in twee groepen een voorzitter. Dit vormt een prioriteit aan het begin van het academiejaar.
.3.1. SIVIL (Participatiecommissie FMW) Studentenvertegenwoordigers Het aantal actieve leden steeg licht. Alle werkgroepen, uitgezonderd werkgroep Ledeganck, gingen erop vooruit. Werkgroep Ledeganck kende geen, of slechts een beperkte, werking. 3 1 11 1 7 8 6 6 8 4 3 3 1 - - Totaal Participatiecommissies Werkgroep Schoonmeersen Werkgroep Ledeganck Werkgroep Vesalius Om nieuwe leden te werven werd aan het begin van het academiejaar een rondgang gedaan. Elke klasgroep werd aangesproken en verzocht zich te vertegenwoordigen in de studentenraad. Ook al werden een aantal nieuwe leden aangetrokken binnen Schoonmeersen en Vesalius, bleek er onvoldoende reactie. Op campus Ledeganck studeerden de meeste actieve leden van de werkgroep vorig academiejaar af. Tijdens de onthaalmomenten en de rondgang in de klassen is men er niet in geslaagd om nieuwe leden aan te trekken. De lerarenopleiding was bijgevolg, op één student na, niet vertegenwoordigd.
Totaal SIVIL 3 11 1 5 5 4 3 - - - - De vertegenwoordiging binnen de HGSR daalde licht. De SIVIL/HGSR-leden namen wel meer verantwoordelijkheid en taken op zich binnen de HGSR en namen actief deel aan de vergaderingen en de activiteiten van de HGSR. De voorzitter van de HGSR voor het academiejaar - was een SIVIL-student. Werkgroep Ledeganck 6 4 3 1 1 1 1 - - - -
Werkgroep Schoonmeersen 1 8 8 6 3 3 - - - - Werkgroep Vesalius 7 8 3 1 1 0 0 - - - -
Vergaderingen SIVIL (PC) 13/10/ 0/10/ 4/11/ 3/0/ 30/03/ 04/05/ Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld. Voor de activiteiten werd, vanuit de faculteit, budget toegekend op basis van een begroting, opgesteld door de participatiecommissie. Adviezen & thema s De officiële adviezen werden op de agenda van de faculteitsraad geplaatst. Dit werd gecombineerd met occasioneel formeel overleg met de decaan en het diensthoofd Studentenaangelegenheden. Andere onderwerpen werden via de opleidingscommissies aangekaart. De informele weg werd het meest benut. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Splitsing opleidingsonderdeel Sociaal Werk Examenroosters Werking Standaard cursushop Communicatie feedback Nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe Om nieuwe leden te werven werd aan het begin van het academiejaar een rondgang gedaan. Elke klasgroep werd aangesproken en verzocht zich te vertegenwoordigen in de studentenraad. De vraag naar engagement gebeurde echter te vrijblijvend, waardoor er weinig nieuwe leden werden aangetrokken. Ook de hulp van docenten werd ingeroepen via de opleidingscommissievoorzitters. De vraag werd niet overal even consequent opgevolgd. Daar waar er meer sturing was van deze spilfiguren, werden nieuwe leden aangetrokken. Naar volgend jaar toe wordt deze methode herhaald, uitgebreid en, bij voorkeur, aangevuld door een systeem van klasverantwoordelijken (zie ook: nabeschouwing). De eerste afspraken hieromtrent zijn eind juni gemaakt. De dienst studentenaangelegenheden bekijkt de mogelijkheid om dit systeem (of een alternatief systeem) in te voeren.
Het aantal studenten binnen SIVIL was dit werkingsjaar te klein om een opsplitsing in verschillende werkgroepen te verantwoorden, zoals dit de voorbije academiejaren het geval was. Indien het systeem van klasverantwoordelijken wordt ingevoerd en er bijgevolg opnieuw meer studentenvertegenwoordigers deel uitmaken van SIVIL, zal de opsplitsing opnieuw worden doorgevoerd. SIVIL kende op het einde van het academiejaar een goede werking waarbinnen de samenhorigheid groeide. 4 nieuwe studenten hebben zich kandidaat gesteld voor de HGSR en zullen volgend academiejaar een mandaat opnemen. Ook al wijst dit op een groter engagement voor studentenvertegenwoordiging, moet men erop letten dat de werking van de participatiecommissie niet in het gedrang komt. Naar volgend jaar toe werd een jaarplan opgesteld en wordt er ingezet op promotie. De samenhorigheid moet blijvend worden bevorderd, ook naar nieuwe leden toe. Er is vraag naar meer teambuilding en informele activiteiten. Dit zal worden geïntegreerd in volgend werkingsjaar (zie ook: nabeschouwing). De Werkgroep Ledeganck heeft volgend jaar geen leden. Ook de laatste student studeert af. Bij aanvang van het academiejaar zullen hier extra inspanningen moeten gedaan worden om de werking op te starten. Vooral de wervingsactie zal vroeg aanvang moeten nemen en minder vrijblijvend moeten gebeuren.
.3.1.3 Participatiecommissie FNT (SPRINT) Studentenvertegenwoordigers De participatiecommissie van FNT nam aanvankelijk een goede start. De aanwezigheid en deelname verdween echter tijdens het tweede semester. In vergelijking met het vorige academiejaar waren meer opleidingen vertegenwoordigd binnen de participatiecommissie (electromechanica, hout, mode- en textieltechnologie, chemie). Toch werd nog steeds niet elke opleiding vertegenwoordigd (vastgoed, agro-en biotechnologie). In de HGSR waren studenten FNT actief o.a. in de HGSR-werkgroepen Onderwijs, Extern en Internationalisering. 5 4 4 3 3 1 1 - - - - Vergaderingen Participatiecommissie 08/10/ 8/10/ 0/1/ 17/0/ 4/0/ 18/05/ Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld. Naarmate de participatiecommissie zich actiever ging profileren, breidde de ondersteuning uit. Er werd budget voor activiteiten vrijgemaakt en de studentenraad kreeg permanent een lokaal ter beschikking.
Adviezen & thema s De vergaderingen van de participatiecommissies werden geregeld bijgewoond door een medewerker Studentenaangelegenheden. Deze persoon rapporteerde iedere vergadering over de opvolging van hun aan bod gebrachte opmerkingen. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de studentenmedewerker en de HGSR. Voorbeelden thema s Infrastructuur P-gebouw Sluiting A-gebouw Windows To Go Aanbod studentenresto s Nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe De studenten konden rekenen op medewerking van verschillende facultaire diensten bij de organisatie van hun wervingsmomenten. Met behulp van de dienst studentenaangelegenheden en de dienst kwaliteit werd een plan opgesteld om een wervingsronde te organiseren tijdens de lessen binnen alle opleidingen. Er vindt tevens op regelmatige basis overleg plaats tussen deze medewerkers en de studenten. Er is dit academiejaar veel ingezet op de werving van studenten. Het wervingsmoment dat traditioneel aan het begin van het academiejaar plaats vindt, werd in totaal 3 keer gevoerd, weliswaar met wisselend succes. Deze initiatieven leidden ertoe dat de participatiecommissie geleidelijk aan bekend geraakt bij de studenten. Tijdens het eerste semester was er een vrij grote groep studenten aanwezig op de vergaderingen. Het tweede semester kwam de werking echter niet meer op gang. Ook al bevestigden de studenten hun aanwezigheid, toch bleven ze weg van de vergadering. Nauwere opvolging is bijgevolg nodig. Teambuilding en informele contacten tussen de leden bij de opstart van het academiejaar lijkt ook hier een goed idee. Het gebrek aan een voorzitter kan volgend jaar tot problemen leiden. Gezien het aantal leden op het einde van het academiejaar sterk verminderd was zal dit de opstart bemoeilijken. In samenspraak met de dienst studentenaangelegenheden en kwaliteit zal ook hier de mogelijkheid worden bekeken om een systeem van klasverantwoordelijken in te voeren (zie verder). Aan de representativiteit moet blijvend worden gewerkt. Het systeem van klasverantwoordelijken kan ook hier bij helpen. Vooral op Vastgoed en Agro- en Biotechnologie moet extra aandacht worden besteed. De studentenraad heeft zoals vermeld een eigen lokaal ter beschikking gekregen. Het potentieel hiervan is groot, maar werd tot hiertoe onvoldoende benut. Er waren plannen om op bepaalde vaste dagen permanentie te houden, wat de laagdrempeligheid moest verlagen naar de studenten toe en de bereikbaarheid vergroten. Tijdens het eerste semester werd het lokaal bemand door de voorzitter. Studenten vonden echter de weg niet naar het lokaal. Indien het lokaal niet actief gepromoot wordt, kan men de vraag stellen of dit initiatief nog moet worden verder gezet. Zeker wanneer het aantal vertegenwoordigers bij de opstart klein is, moeten de prioriteiten verschoven worden.
.3.1.4 SOFA (Participatiecommissie School of Arts) Studentenvertegenwoordigers Het aantal studentenvertegenwoordigers bleef dit academiejaar stabiel. Toch werden meer opleidingen vertegenwoordigd. Terwijl SOFA traditioneel uit studenten uit, vooral, de muziekopleidingen bestaat, werd nu ook Drama, Beeldende Kunsten, Grafisch Ontwerp en Audiovisuele Kunsten toegevoegd. Eén student engageerde zich actief in de HGSR, terwijl een andere studenten deel uitmaakten van het inrichtingsorgaan van HoGent. 9 8 6 4 3 3 - - - - Vergaderingen Participatiecommissie 09/10/ 16/10/ 0/11/ 9/01/ 0/05/ Budget en ondersteuning vanuit de faculteit Op iedere vergadering werden broodjes en drank ter beschikking gesteld. Het aanvragen van budget voor activiteiten en/of promotiemateriaal kan in overleg met de decaan.
Adviezen & thema s De vragen van studenten werden in samenwerking met het diensthoofd Studentenaangelegenheden behandeld. Hiernaast werden ook formele adviezen gebracht voor de faculteitsraad. Vragen die bovenlokaal dienden behandeld te worden, gingen via de HGSR. Voorbeelden thema s Besteding studiogeld & infosessie Wijziging academische kalender & organisatie focusgroep Infrastructuur muziekopleidingen & verhuis Hoogpoort Wijnaert Verhoging studiegeld niet EU-studenten Andere nota s, opmerkingen en aandachtspunten naar volgend jaar toe De studentenvertegenwoordigers binnen de opleidingscommissies en de faculteitsraden moeten blijvend worden aangesproken. Zij worden geacht de spilfiguur te zijn tussen het beleid en de student. Een samenwerking met SOFA blijft bijgevolg gewenst. Dit is echter niet het geval Aantrekken van nieuwe leden blijkt moeilijk binnen de School of Arts. Volgend academiejaar moeten er extra inspanningen worden gedaan om nieuwe leden aan te trekken. Niet alleen de opleidingcommissievoorzitters moeten worden ingezet. Vooral de docenten kunnen hierin een rol spelen. Aangezien er veelal projectmatig gewerkt wordt, staan ze vaak vrij dicht bij de student. Het zijn zij die in de beste positie zitten om studenten te motiveren en hen te wijzen op het belang van studentenvertegenwoordiging. Om de nood aan structuur het hoofd te bieden en een snelle opvolging van aangehaalde punten te verzekeren (en deze opvolging zichtbaar te maken), werden op regelmatige basis personeelsleden van de diensten studentenaangelegenheden en financiën uitgenodigd wanneer een probleem behandeld werd met betrekking tot hun dienst. Deze werkwijze wordt herhaald. Ook dit jaar bleek de academische kalender een punt van discussie binnen de studentenraad. Deze wijkt voor de academische opleidingen af van de andere opleidingen binnen HoGent. Om verdere discussie te vermijden en een beeld te vormen over hoe de studenten binnen alle opleidingen dit ervaren, werd het idee geopperd om de studenten te bevragen. In samenspraak met de dienst studentenaangelegenheden worden aan het begin van het volgend academiejaar focusgroepen georganiseerd waar ook SOFA nauw bij zal betrokken zijn. De studenten beseffen het belang van promotie en bereikbaarheid. Ze hebben actief gewerkt aan het ontwerp van affiches, een logo en een ideeënbus, waarbij elk lid zijn expertise gebruikte om dit in goede banen te leiden. Naar volgend jaar toe zullen deze middelen ingezet worden. De representativiteit van de School of Arts binnen SOFA was een werkpunt van vorig academiejaar. Dit is zoals vermeld verbeterd. Voornamelijk de rondgang in de lessen aan het begin van het academiejaar heeft dit teweeg gebracht. Naar volgend jaar toe zal dit worden herhaald.
.4 Nabeschouwing De werkingen binnen de facultaire studentenraden / participatiecommissies waren dit academiejaar sterk uiteenlopend. Binnen de School of Arts blijft het aantal leden stabiel. Ze werd wel representatiever en de leden hebben potentieel. De studentenraad van FNT nam aanvankelijk een goede start qua leden, maar kende geen succes tijdens het tweede semester. De studentenraden van FMW kwam moeizaam op gang, maar kende tegen het einde toe een gemotiveerde ploeg. FBO was dit jaar een voorbeeld van hoe een studentenraad kan werken. Dit door de koppeling van de functie van klasverantwoordelijken aan studentenvertegenwoordiging binnen de participatiecommissie. In navolging van de faculteit FBO, zou het doorvoeren van het systeem van klasverantwoordelijken binnen álle faculteiten een goede maatregel kunnen zijn. Het creëren en bevorderen van samenhorigheid binnen de ontstane groep wordt hierbij een must. Klasverantwoordelijken In FBO stellen de docenten bij aanvang van het academiejaar klasverantwoordelijken aan. Deze taak is opgelegd door de dienst studentenaangelegenheden. De student dient als spilfiguur en contactpersoon tussen de faculteit / de docent en de rest van de klas. Het is tevens hun verantwoordelijkheid om de voorlopige examenroosters voor te leggen aan hun achterban eens deze klaar zijn, hun advies te vragen en dit opnieuw naar boven te communiceren. Sinds dit academiejaar werd ook de deelname aan de participatiecommissie opgenomen in hun takenpakket. Dit vereenvoudigde de werving van studenten sterk. Van bij het begin van het academiejaar was een ploeg studenten beschikbaar. Ook al nam niet iedere student deel, was de groep groot genoeg om een degelijke vergadering uit te bouwen en de splitsing in werkgroepen mogelijk te maken. Representativiteit is bij zulk een proces ook geen probleem. Elke opleiding en elk studiejaar was vertegenwoordigd. Een grote groep studenten heeft uiteraard voordelen. Het werven van leden voor de HGSR werd sterk vereenvoudigd. Er werden binnen FBO vrij snel studenten gevonden die aan studentenvertegenwoordiging wilden doen op een hoger niveau, in tegenstelling tot de andere faculteiten. Ook wordt in een grote groep het takenpakket gemakkelijker verdeeld. Dit ontlast de schouders van studenten die meer engagement wensen op te nemen en is er minder werkdruk. Dit verlaagt de drempel aanzienlijk en draagt bij tot de motivatie. Een uitbreiding van dit systeem naar de andere faculteiten lijkt bijgevolg voor de hand te liggen. Hiervoor zijn de eerste verkennende gesprekken in gang gezet. Iedere faculteit dient te bekijken hoe zulk een systeem kan geïntegreerd worden, rekening houdend met de eigenheid van de werking, de studentenpopulatie en de docenten. Ook voor de docenten en de andere raden kan er een voordeel ontstaan. Uit een grote groep kan men gemakkelijker studenten werven voor de opleidingscommissies, de faculteitsraad, focusgroepen, hulp bij opendeurdagen en onthaaldagen etc. Wanneer de student niet de indruk heeft dat alles op de rug van een handjevol studenten komt, zijn ze sneller geneigd zich te engageren.
Binnen FMW en FNT zien de dienst studentenaangelegenheden en de dienst kwaliteit alvast ook baat bij het systeem. Dit wordt op de eerste opleidingscommissievergadering voorgelegd. Opleidingscommissievoorzitters en docenten worden aangespoord in het opzetten van een officieel netwerk van klasverantwoordelijken. Teambuilding en samenhorigheid Het is reeds vermeld dat studenten wel bereid worden gevonden om deel uit te maken van de studentenraad, maar na enkele vergaderingen om diverse soms onduidelijke redenen afhaken. Eén mogelijke oorzaak kan gezocht worden bij het feit dat het een groep studenten betreft die elkaar in eerste instantie niet kent. Het is meestal slechts een (te kleine) kerngroep die van bij het begin vlot samenwerkt. Indien men elkaar enkel op de vergaderingen ontmoet, duurt het een lange tijd tegen iedereen elkaar wat meer kan inschatten en dat er dynamiek in de groep komt. Dit dient dus van bij het begin gefaciliteerd te worden. Vorig jaar organiseerde de HGSR een teambuildingsactiviteit zodat nieuwe leden en de anciens elkaar beter zouden leren kennen. Dit principe is dit jaar doorgetrokken naar de participatiecommissies. Tijdens het HGSR-weekend werden de leden van de participatiecommissie uitgenodigd voor één van de activiteiten. Er schreven zich slechts een 8-tal studenten in. Toch werd na de activiteit een aantal bereid gevonden om zich in te zetten voor de HGSR en zullen ze deel uitmaken van de algemene vergadering -016. Teambuilding met uitbreiding naar de participatiecommissies wordt herhaald. Eens er nieuwe leden gevonden worden binnen de participatiecommissie dienen zij actief betrokken te worden bij de werking en dient er gewerkt te worden aan groepssfeer en dynamiek. Dit zou een leegloop tijdens het tweede semester moeten vermijden. Indien men de medestuvers beter leert kennen naast de vergaderingen zal men meer geneigd zijn om blijvend aan de vergaderingen deel te nemen. Er dienen zich zo snel mogelijk na de eerste vergaderingen enkele informele activiteiten te gebeuren. Alle faculteiten zullen dit integreren in hun werking. Bij voorkeur wordt elke vergadering informeel afgesloten. Representativiteit & jaarplanning Het blijft een punt dat de representativiteit van de participatiecommissies vaak onvoldoende is om te spreken van een raad die iedere opleiding van de faculteit (en bijgevolg de hogeschool) reflecteert. Dit is het geval voor de faculteiten Natuur en Techniek, Mens en Welzijn en de School of Arts. De organisatie van de wervingsmomenten voor volgend academiejaar wordt bijgevolg op het einde van huidig academiejaar gelegd. Er is bijzondere aandacht om elke opleiding en, bij voorkeur, ieder opleidingsjaar aan te spreken. Tijdens de infomomenten (die zullen plaatsvinden in de groepslessen tijdens de eerste lesweken) zullen studenten rechtstreeks aangesproken worden en zullen kandidaten gevraagd worden om hun groep te vertegenwoordigen in de studentenraad. Indien er in een bepaalde groep niemand onmiddellijk bereid kan gevonden worden om deze taak op zich te nemen, wordt de vraag gesteld om tegen een kort daarop volgende datum iemand op te geven. Ook dit gebeurt persoonlijk. De organisatie van informele ontmoetingsmomenten wordt hiermee
gecombineerd om naamsbekendheid te creëren en idealiter, opnieuw, leden te werven. De uiteindelijke doelstelling is dat studenten uit elke opleiding aanwezig zijn op elke vergadering. De planning voor de wervingsmomenten en de promoactiviteiten wordt op het eind van het academiejaar vastgelegd. Ook de taakverdeling is op voorhand afgesproken, dit in elke participatiecommissie. In combinatie met het systeem van klasverantwoordelijken en activiteiten die de samenhang dienen te bevorderen, zou de opstart volgend academiejaar vlotter kunnen verlopen.