POLARIS Nova Handleiding Employee Self Service Versie: 2.0 Datum: 01-03-2013
Inhoudsopgave 1. Algemeen... 3 2. Inloggen... 4 2.1 Vraag & antwoord... 4 2.2 Wachtwoord wijzigen... 5 2.3 Wachtwoord vergeten... 6 2.4 Account geblokkeerd... 7 3. Startpagina... 8 4. Mijn personeelsgegevens... 9 5. Salarisdossier... 10 6. Mededelingen en digitaal dossier... 11 7. Beoordelingen en competenties... 12 WtoP B.V. 2
1. Algemeen Veiligheid voorop Polaris Nova is een online web portaal, waarmee u zelfstandig uw eigen gegevens kunt raadplegen en waarmee u mutaties aan de personeelsadministratie van uw werkgever kunt doorgeven. U logt in via een zogenaamde HTTPS-verbinding met als doel een veilige uitwisseling van gegevens. Alle data die over en weer worden verzonden zijn versleuteld en voor onbevoegden onleesbaar. Middels een doordacht autorisatie- en authenticatieprotocol krijgt alleen u toegang tot uw gegevens. Voor het gebruik van Nova dient u over een computer met een internetverbinding en een gangbare webbrowser te beschikken. Het maakt niet uit of u een Windows, Apple of Linux computer gebruikt. Ook met een tablet-pc of een smartphone kunt u Nova gebruiken. Om uw loonstroken te kunnen opvragen, moet wel PDF reader geïnstalleerd zijn. WtoP B.V. 3
2. Inloggen Om in te loggen op het Nova Portaal heeft u van uw werkgever een gebruikersnaam (in de vorm van een e-mail adres) en een wachtwoord ontvangen, plus de link naar Nova. Dit betreft een beveiligde link naar het internetportaal. In het kader van het waarborgen van uw privacy dient u na het inloggen zelf uw wachtwoord te wijzigen. 2.1 Vraag & antwoord Als u bent ingelogd ziet u de startpagina. Indien u voor de eerste keer inlogt, ziet u de gele balk met het gegeven, dat u nog geen persoonlijke vraag hebt beantwoord en dat u uw wachtwoord moet wijzigen. Voor u verder gaat moet u dit eerst doen! WtoP B.V. 4
2.2 Wachtwoord wijzigen Uw gebruikersnaam en wachtwoord zijn persoonlijk, houdt uw inloggegevens dus geheim en geef deze niet af aan derden. Kies een wachtwoord dat niet gemakkelijk te raden is. Om het gebruik van onveilige wachtwoorden te voorkomen dient het wachtwoord minimaal te bestaan uit 6 karakters (letters of cijfers) waarvan minimaal één niet alfa numeriek teken zoals: ( ) #! $,. * & Indien u een wachtwoord opgeeft dat niet aan deze vereisten voldoet, verschijnt een melding en dient u het opnieuw te proberen. Wanneer u het wachtwoord succesvol is gewijzigd krijgt u hiervan een bevestiging. WtoP B.V. 5
2.3 Wachtwoord vergeten Wanneer u onverhoopt uw wachtwoord niet meer weet en u heeft dit minder dan 5 keer geprobeerd, dan kunt u gebruik maken van Mijn wachtwoord vergeten. Hebt u dat aangeklikt, dan krijgt u het volgende scherm: Voer uw gebruikersnaam in en ga vervolgens naar uw persoonlijke vraag. Voer het antwoord in en u ontvangt per mail een nieuw wachtwoord. Zodra u weer bent ingelogd kunt u uw wachtwoord weer wijzigen, door op het sleutel icoon te klikken, links van het afsluit icoon. WtoP B.V. 6
2.4 Account geblokkeerd Hebt u vijf keer een fout wachtwoord ingevoerd, dan wordt uw account geblokkeerd. Neemt contact op met uw werkgever. Uw werkgever kan uw wachtwoord nooit achterhalen maar kan wel uw account deblokkeren en een nieuw tijdelijke standaard wachtwoord aan u toekennen. Zodra u weer bent ingelogd kunt u uw wachtwoord weer wijzigen, door op het sleutel icoon te klikken, links van het afsluit icoon. WtoP B.V. 7
3. Startpagina De startpagina geeft een overzicht van uw gegevens en een doorklik mogelijkheid naar de meest recente wijzigingen en/of openstaande acties. Met de onderstaande knoppen navigeert u naar de verschillende functies van Polaris Nova Letters vergroten / verkleinen Taalinstelling Aanpassen toegangsvraag Aanpassen wachtwoord Nova afsluiten Nova startpagina Smoelenboek (collega s) Mededelingen Eventueel toekomstige opties: Mijn personeelsgegevens Salarisdossier Beoordelingen, opleidingen Declaraties indienen (optie) Verlof aanvragen (optie) Openstaande vacatures (optie) Uren invoer (optie) WtoP B.V. 8
4. Mijn personeelsgegevens Met Polaris Nova kunt u uw personeelsgegevens online inzien en mutaties aan uw werkgever doorgeven. Als u in de menubalk voor mijn gegevens kiest, opent u de pagina met uw gegevens. Wilt u een wijziging doorgeven, dan klikt u bij het bestaande record op het mutatieformulier. Het invoerscherm wordt dan geopend en u kunt uw wijziging opgeven. Met het groene kruisje kunt u een record toevoegen. Met het grijze uitklap icoon kunt u de details zien. Indien uw werkgever dit toestaat kunt u eventueel ook uw pasfoto actualiseren. U opgegeven mutaties worden in een rode kleur getoond, totdat uw werkgever deze uiteindelijk heeft doorgevoerd in de personeelsadministratie. WtoP B.V. 9
5. Salarisdossier U kunt op twee manieren uw salarisstroken opvragen. Via de startpagina, daar ziet u rechts Mijn laatste loonstrook Naast uw laatste loonstrook, ziet u links alle eerdere stroken van dit boekjaar. U kunt hier ook de stroken van voorgaande jaren opvragen, door een ander jaartal te kiezen. Kiest u voor een voorgaand jaar, dan ziet u bovenaan uw fiscale jaaropgaven staan en daaronder alle stroken van dat boekjaar. Hetzelfde wordt getoond, als u op het euroteken op de menubalk klikt. Salarisspecificaties worden bij het aanklikken als PDF-bestand in de standaard lay-out van uw werkgever getoond. U kunt deze eventueel zelf nog opslaan op uw computer. In principe is afdrukken niet nodig, omdat de stroken altijd zichtbaar blijven in Polaris Nova. WtoP B.V. 10
6. Mededelingen en digitaal dossier De HR-afdeling van uw werkgever of uw manager kunnen diverse soorten mededelingen en digitale documenten op het portaal plaatsen. Start u Nova op, dan ziet u op de startpagina of er nieuwe berichten voor u aanwezig zijn. U kunt de berichten ook openen, via de menubalk De aan u gerichte bestanden. Zolang u berichten niet heeft gelezen, heeft het bericht een rood uitroepteken. Heeft de maker van het bericht een herinnering email geactiveerd, dan zal u na verloop van tijd, een email ontvangen, met het verzoek, alsnog het bericht te lezen. WtoP B.V. 11
7. Beoordelingen en competenties De formulieren van beoordelings- of functioneringsgesprekken kunnen in Polaris Nova worden vastgelegd. Uw manager vult dit in, waarna u dit eventueel kunt aanvullen en/of accorderen alvorens het formulier naar de HR-afdeling wordt verzonden. Wanneer de beoordeling definitief is, kunt u het formulier hier raadplegen. Daarnaast is het mogelijk om ook andere geregistreerde competenties in te zien of zelf aan te vullen. Dit kunnen competenties zijn van verschillende aard zoals vooropleiding, gevolgde cursussen of korte werkinstructies. WtoP B.V. 12