BM2009-40 MGEKOMEN 1 0 HAW 2008 rekenkamer Flevoland. Noord-Holland. Utrecht Zuid-Holland Aan de Provinciale Staten van Zuid-Holland t.a.v. mevrouw H. Engels-van Nijen, Statengriffier KamerC133 Postbus 90602 2509 LP Den Haag Datum 5 maart 2009 Bijlage 1 Uw kenmerk Ons kenmerk 2009/AH/068 Onderwerp Jaarstukken 2008 Geachte leden van de Provinciale Staten, Ter voldoening aan net bepaalde in artikel 186 van de Provinciewet en artikel 20 van de Gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer zenden wij u hierbij ter kennisneming de vastgestelde jaarstukken 2008 van de Randstedelijke Rekenkamer. De jaarstukken zijn tevens verzonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De jaarstukken bestaan uit een beleidsmatig jaarverslag, een jaarrekening en een hoofdstuk Overige gegevens. In dat laatste hoofdstuk zijn de getrouwheidsverklaring en de rechtmatigheidverklaring van de accountant opgenomen. Hoogachtend, Dr.ir. A.W.C. Hoenderdos-Metselaar MBA Bestuurder/directeur Randstedelijke Rekenkamer
Jaarstukken 2008 Randstedelijke Rekenkamer rekenkamer
f \ ' '' jtoorwoctfcf ' Een nieuw jaarverslag, een nieuwe naam onder het voorwoord. Sinds 1 november 2008 ben ik de nieuwe bestuurder/directeur van de Randstedelijke Rekenkamer. De afgelopen maanden neb ik vooral besteed aan kennismaking met de vier provincies om zo snel mogelijk bekend te raken met de diverse (bestuurs)lagen en beleidsvelden en vooral ook met de gezichten die daar bij horen. Het bezoeken van commissie- en Statenvergaderingen is daarvoor een goede gelegenheid gebleken. Ook de directieleden en onderzoekers van de Rekenkamer hebben in 2008 weer veelvuldig van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Met mijn komst naar de Rekenkamer is een interim-fase afgesloten, die inging na het vertrek van Bart Noordam als bestuurder/directeur in januari 2008. Ik wil graag van deze gelegenheid gebruik maken om hem te bedanken voor al zijn inspanningen in de pioniersfase van de Rekenkamer. Hij heeft de basis gelegd voor een soepel draaiende organisatie met een heel hecht team, dat een mooie stroom goede rapporten heeft opgeleverd. Een dankwoord is ook op zijn plaats voor de directieleden Gerth Molenaar en Arjan Wiggers, die de Rekenkamer tijdens deze interim-fase hebben geleid naast hun eigen werkzaamheden. We hebben ons het afgelopen jaar natuurlijk voornamelijk beziggehouden met onze kerntaak, het doen van onderzoek. Enkele statistieken: we hebben in 2008 16 rapporten opgeleverd, waarvan 3 grote onderzoeken voor elk van de vier provincies en vier 'korte' analyses. De netto bijdrage van de vier provincies gezamenlijk aan de Rekenkamer was 1.127.655 euro, hetgeen neerkomt op 15 cent per inwoner. Vermeldenswaardig is ook dat we van de beschikbare middelen in 2008 maar liefst 95 procent hebben benut. Over de door ons in 2008 uitgevoerde onderzoeken kunt u meer lezen in het eerste deel van dit jaarverslag aan de hand van de, inmiddels welbekende, 3 w-vragen: Wat hebben we afgesproken?, Wat hebben we daarvoor gedaan? en Wat heeft het gekost? Ook doen we verslag van de ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, waarna in het tweede deel de jaarrekening van de Rekenkamer aan de orde komt. Een belangrijke gebeurtenis in 2008 voor de Randstedelijke Rekenkamer was onze evaluatie. Bij de oprichting van de Rekenkamer is vastgelegd dat ons functioneren als nieuw orgaan na ongeveer drie jaar geevalueerd zou worden. Uit de evaluatie is voor ons een aantal belangrijke leerpunten naar voren gekomen, waar we in 2009 verder mee aan de slag gaan. We streven ernaar de toegevoegde waarde van onze onderzoeken te vergroten door transparanter, flexibeler en zichtbaarder te werken. We hopen van harte dat de provincies ons waar mogelijk bij onze goede voornemens zullen ondersteunen! Dit voorwoord sluit ik graag af met een dankwoord, enerzijds richting de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland, die ons ook in 2008 terwille zijn geweest bij de uitvoering van onze onderzoeken. Anderzijds bedank ik alle medewerkers van de Randstedelijke Rekenkamer voor hun inzet en enthousiasme bij ieder nieuw onderzoek. Ans Hoenderdos Bestuurder/directeur Randstedelijke Rekenkamer Amsterdam, maart 2009
Inhoudsopgave I. Jaarverslag 4 1. Inleiding 4 1.1 Achtergrond van de Rekenkamer 4 1.2 Indeling van de jaarstukken 4 2. Onderzoeksprogramma 4 2.1 Wat hebben we afgesproken? 4 2.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? 5 2.3 Wat heeft het gekost? 8 3. Paragrafen 9 3.1 Weerstandsvermogen 9 3.2 Financiering 9 3.3 Bedrijfsvoering 9 3.3.1 Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim 9 3.3.2 Personeelsbeleid 10 3.3.3 Automatisering 10 3.3.4 Communicatie 10 3.3.5 Organisatie 11 3.3.6 Finaneieel beheer 11 3.3.7 Huisvesting 11 II. Jaarrekening 12 1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 12 2. Programmarekening 13 3. Balans 14 III. Overige gegevens 16 1. Bestemming van het programmaresultaat 16 2. Accountantsverklaring 17 Colofon 19
11. Jaarverslag 1. Inleiding 1.1 Achtergrond van de Rekenkamer De Randstedelijke Rekenkamer heeft als doel de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland te verbeteren. Zij verricht hiervoor onafhankelijk onderzoek naar de provincies en de daarmee verbonden organen. De Rekenkamer informeert primair de Provinciale Staten over haar onderzoeksbevindingen, conclusies en aanbevelingen. Deze informatie is in beginsel publiek toegankelijk. Daarnaast ziet de Rekenkamer het als haar verantwoordelijkheid om een bijdrage te leveren aan goed openbaar bestuur door kennisuitwisseling en samenwerking binnen de betrokken provincies en eventueel andere publieke organen te bevorderen. Kwaliteit, betrouwbaarheid en onafhankelijkheid ziet de Rekenkamer als belangrijkste kenmerken van haar producten. Bij de uitvoering van haar werkzaamheden draagt de Randstedelijke Rekenkamer zorg voor een effectief en efficient beleid met betrekking tot de beheerstaken in het kader van de dagelijkse bedrijfsvoering. De Randstedelijke Rekenkamer beoogt een transparante organisatie te zijn die voortdurend in de kwaliteit van haar medewerkers en methoden investeert. 1.2 Indeling van de jaarstukken De Jaarstukken zijn ingedeeld volgens het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bestaan uit een Jaarverslag en een Jaarrekening. In het Jaarverslag zijn de Programmaverantwoording en de Paragrafen opgenomen. In de Jaarrekening worden de Balans en de Programmarekening gepresenteerd en toegelicht. 2. Onderzoeksprogramma 2.1 Wat hebben we afgesproken? De Randstedelijke Rekenkamer zag het als haar taak om in 2008 een Onderzoeksprogramma uit te voeren op het terrein van doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid en op deze wijze bij te dragen aan het verbeteren van het provinciaal bestuur. Vanwege de verkiezingen voor Provinciale Staten in maart 2007 en het aantreden van nieuwe staten- en programmaraadsleden, heeft de Rekenkamer haar begroting voor 2008 in eerste instantie ingediend zonder Onderzoeksprogramma. In het najaar van 2007 heeft de Rekenkamer onderzoeksonderwerpen besproken met de nieuwe Programmaraad en in februari 2008 haar Onderzoeksprogramma voor 2008 vastgesteld, gehoord de zienswijze van de Provinciale Staten van Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland.
2.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? Onderzoeksprogramma 2008 In de 1 8 wijziging op de Programmabegroting 2008, uit februari 2008, is het Onderzoeksprogramma opgenomen. Hieronder wordt per onderzoek verslag gedaan van de uitvoering van deze onderzoeken. Voor de rapporten zelf verwijzen we naar onze website www.randstedelijke-rekenkamer.nl. Per onderzoek worden ook de indicatieve kosten uit de 1 8 wijziging van de begroting en de gerealiseerde kosten vermeld. 1. Cultuurhistorie Vanuit de programmaraad van de Rekenkamer is de wens geuit om onderzoek te doen naar doeltreffendheid van het cultuurbeleid. Gezien de grote diversiteit aan activiteiten die op dit beleidsterrein plaatsvindt, heeft de Rekenkamer ervoor gekozen het onderzoek toe te spitsen op een onderdeel van het cultuurbeleid, namelijk cultuurhistorie. Voor cultuurhistorie is daarbij de volgende definitie gebruikt: "de landschappen, monumenten en archeologische waarden die onderdeel uitmaken van onze leefomgeving en een beeld geven van een historische situatie of ontwikkeling". Het onderzoek is uitgevoerd in de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid-Holland. Voor elke provincie zijn het beleid, de uitvoering daarvan, de geleverde prestaties en de gerealiseerde effecten beoordeeld aan de hand van een door de Rekenkamer opgesteld beoordelingskader. Waar mogelijk is een provinciate vergelijking uitgevoerd. Publicatie van de vier provinciespecifieke rapporten, getiteld "Cultuurhistorie in kaart gebracht", was in de 1 e begrotingswijziging 2008 voorzien voor het eerste kwartaal van 2008. De publicatie vond plaats op 8 mei 2008. De uitloop op de planning is met name veroorzaakt doordat de Rekenkamer heeft besloten een uitgebreider onderzoek te doen dan in de onderzoeksopzet stond beschreven. Zo zijn diverse gevalstudies uitgevoerd om inzicht te bieden in de wijze waarop uitvoering van het cultuurhistorisch beleid plaatsvindt. De kosten voor het onderzoek in 2008 waren inclusief overhead geraamd op 83.900. De gerealiseerde kosten bedroegen vanwege de uitloop circa 121.600. 2. Water De programmaraad heeft de Rekenkamer in 2006 gevraagd een onderzoek uit te voeren naar het onderwerp Water, aangezien de provincie een groot aantal taken en bevoegdheden heeft op dit terrein. Op 18 december 2007 heeft de Rekenkamer eerst vier provinciespecifieke rapporten "Meldingsvoorschrift in vergunningen voor grondwateronttrekkingen" gepubliceerd. Gezien het feit dat water een steeds belangrijker onderwerp wordt en van invloed is op de ruimtelijke inrichting heeft de Rekenkamer eveneens een onderzoek uitgevoerd naar "de wateropgave". Het Nationaal Bestuursakkoord (NBW), gesloten door Rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen, bevat voor 2007 taakstellende afspraken ten aanzien van de wateropgave. Doel is het watersysteem in 2015 op orde te hebben. Per provincie is onderzocht wat de wateropgave is en hoe deze tot stand is gekomen. Vervolgens is onderzocht op welke wijze de provincies de wateropgave realiseren en hoe ver de provincies hier inmiddels mee gevorderd zijn. Het onderzoek heeft geresulteerd in vier provinciespecifieke rapportages getiteld "Puzzelen met de wateropgave". Publicatie van de rapporten was in de 1 e begrotingswijziging 2008 voorzien voor het tweede kwartaal van 2008 en vond plaats op 8 oktober 2008. Deze uitloop op de planning werd veroorzaakt door interpretatieverschillen in het feitenmateriaal, die pas in een laat stadium van het onderzoek naar voren kwamen. Hierdoor kwam de planning van de twee fases van wederhoor in de knel en zijn de rapporten na de zomervakantie gepubliceerd.
De kosten voor het onderzoek in 2008 waren inclusief overhead geraamd op 167.500. De gerealiseerde kosten bedroegen circa 272.000. 3. Jaarstukken 2007 De Rekenkamer was van plan in 2008 een kortlopend onderzoek te doen naar de kwaliteit van de jaarstukken 2007 om Provinciale Staten te ondersteunen bij de behandeling van dit document. Voor een dergelijk onderzoek, zoals de Rekenkamer eerder uitvoerde in 2006, zijn slechts enkele weken beschikbaar tussen de oplevering van de jaarstukken en de behandeling ervan. Het bleek in 2008 niet mogelijk om in zo'n korte tijd vier rapporten op te leveren die zouden voldoen aan de kwaliteitseisen van de Rekenkamer. Daarom heeft de Rekenkamer besloten een ander onderzoek uit te voeren en wel naar de begrotingscyclus van de vier provincies, met onderbesteding als uitgangspunt. Onderbesteding is een belangrijk signaal voor Provinciale Staten. Als uit de jaarstukken blijkt dat (veel) minder geld is uitgegeven dan begroot, kan dit betekenen dat bepaald beleid niet (tijdig) is uitgevoerd. De Rekenkamer heeft onderzocht of PS gedurende het begrotingsjaar 2007 voldoende inzicht hadden in de voortgang van de uitvoering van de begroting en of voldoende is bijgestuurd indien hier aanleiding toe was. Publicatie van de vier provinciespecifieke rapporten vond plaats op 20 augustus 2008. Aangezien de Rekenkamer een geheel ander onderzoek heeft uitgevoerd dan voorzien, kan deze publicatiedatum niet worden gespiegeld aan de planning uit de 1 e begrotingswijziging 2008. De kosten voor dit onderzoek naar de begrotingscyclus bedroegen circa 215.800. De kosten voor een onderzoek naar de jaarstukken 2007 waren geraamd op 167.500. 4. Groene Hart De programmaraad heeft de Rekenkamer gevraagd onderzoek te doen naar het Groene Hart. In november 2007 droeg de programmaraad de vertaling van rijksdoelen in provinciate icoonprojecten aan als mogelijk knelpunt. In de 1 e begrotingswijziging 2008 staat vermeld dat de Rekenkamer van plan was dit knelpunt als uitgangspunt te hanteren bij haar onderzoek naar het Groene Hart. Uit vooronderzoek bleek echter dat de koppeling van icoonprojecten aan rijksdoelen niet mogelijk was. De Rekenkamer heeft besloten om, in plaats van het beoogde onderzoek, onderzoek te doen naar de ruimtelijke ontwikkelingen in het Groene Hart in de afgelopen decennia en naar het huidige Groene Hartbeleid. Aan de hand van inzichten uit eerdere onderzoeken naar het Groene Hart-beleid, heeft de Rekenkamer aandachtspunten voor het huidige Groene Hart-beleid geformuleerd. Publicatie van het rapport was voorzien voor het vierde kwartaal van 2008, maar zal plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2009. Deze uitloop op de planning heeft twee redenen. Ten eerste is het onderzoek, als gevolg van het uitlopen van het onderzoek 'cultuurhistorie', later van start gegaan dan gepland. Ten tweede was de keuze van het onderwerp van onderzoek complexer dan verwacht. De kosten voor het onderzoek in 2008 waren inclusief overhead geraamd op 293.200. De gerealiseerde kosten bedroegen circa 190.000. 5. Beheer en onderhoud provinciate weaen Aangezien beheer en onderhoud van provinciate wegen een van de grotere kostenposten is in de provinciate begroting, heeft de programmaraad de Rekenkamer gevraagd een onderzoek uit te voeren naar dit onderwerp. De Rekenkamer heeft besloten het onderzoek toe te spitsen op beheer en onderhoud van kunstwerken (bruggen, viaducten, e.d.). De provinciate kunstwerken vervullen een belangrijke functie bij het
vervoeren van personen en goederen. De kwaliteit van de kunstwerken moet voldoende zijn om een veilig en comfortabel gebruik mogelijk te maken. Een doeltreffend en doelmatig beheer en onderhoud van de kunstwerken is dan ook een belangrijke taak van de provincies. In 2008 heeft de Rekenkamer in kaart gebracht in hoeverre het beheer en onderhoud van kunstwerken door de provincies doeltreffend en doelmatig is ingericht om daarmee een bijdrage te kunnen leveren aan verdere verbetering van dit beleid. Publicatie van vier provinciespecifieke rapporten was voorzien voor het vierde kwartaal van 2008, maar zal plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2009. Deze uitloop op de planning is veroorzaakt door het toevoegen van gevalstudies en vertragingen bij het verzamelen van de benodigde onderzoeksgegevens. De kosten voor het onderzoek in 2008 waren inclusief overhead geraamd op 293.200. De gerealiseerde kosten bedroegen circa 258.100. 6. Concessies openbaar vervoer De provincie heeft in het kader van de Wet personenvervoer (2000) een taak bij het verlenen, wijzigen of intrekken van concessies voor het openbaar vervoer. Hiermee zijn grote bedragen gemoeid, alsmede mogelijke juridische en financiele risico's voor de provincie. Het is van belang dat de gewenste resultaten worden behaald tegen aanvaardbare kosten. Om deze redenen heeft de programmaraad de Rekenkamer gevraagd dit onderwerp te onderzoeken. De Rekenkamer legt in haar onderzoek de nadruk op de uitvoering van concessies door het vervoerbedrijf en het beheer van de concessies door de vier randstadprovincies. Onderzocht wordt in hoeverre de vervoerbedrijven de in de concessies afgesproken prestaties realiseren, wat deze prestaties bijdragen aan de doelen van het provinciate beleid op het gebied van openbaar vervoer en wat het effect is van het concessiebeheer door de provincies op de prestaties van het vervoerbedrijf. Het onderzoek is gestart in de tweede helft van 2008 en publicatie van vier provinciespecifieke rapporten zal plaatsvinden medio 2009. De kosten voor het onderzoek in 2008 waren inclusief overhead geraamd op 209.400. De gerealiseerde kosten bedroegen circa 167.800. 7. Nog te kiezen onderwerp De Rekenkamer was van plan de keuze voor een onderzoek, te starten in het najaar van 2008, open te laten tot de vergadering van de programmaraad in mei 2008. Op deze manier zou de Rekenkamer beter in kunnen spelen op actuele ontwikkelingen binnen de provincies. Vanwege het drukke Onderzoeksprogramma in 2008, m.n. op het vlak van de snelle analyses (zie punt 8), heeft de Rekenkamer in overleg met de programmaraad echter besloten om dit nog te kiezen onderwerp te laten vervallen. Wei is de Rekenkamer eind 2008 gestart met de orientatie op het onderzoek Wachtlijsten jeugdzorg, dat staat geprogrammeerd voor 2009. Meer over dit onderzoek kunt u lezen in de begroting 2009, die te vinden is op onze website www.randstedelijke-rekenkamer.nl. De kosten voor het nog te kiezen onderwerp waren inclusief overhead geraamd op 125.600. De gerealiseerde kosten voor de orientatie op het onderzoek Wachtlijsten jeugdzorg bedroegen circa 4.800. Het resterende budget is gebruikt voor de andere onderzoeken in 2008 en het uitvoeren van meer snelle analyses.
8. Volgen actuele ontwikkelinaen en uitvoeren snelle analyses De Rekenkamer heeft in 2008 regelmatig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om, na het uitvoeren van een snelle analyse, korte rapporten te schrijven over actuele onderwerpen: Aansluiting Uitvoeringsprogramma 2007-2011 en Begroting 2008 provincie Utrecht: de Rekenkamer heeft een kort onderzoek gedaan naar de aansluiting tussen het Uitvoeringsprogramma 2007-2011 en de Begroting 2008 van de provincie Utrecht. Centraal stond de vraag of de begroting 2008, het Uitvoeringsprogramma (in het bijzonder de jaarschijf 2008) en de hiermee verband houdende begrotingswijzigingen voor PS toereikend waren om hun controlerende taak bij o.a. de jaarverantwoording te kunnen uitvoeren. Het rapport is op 27 maart 2008 gepubliceerd. Vooronderzoeken: de Rekenkamer is in 2007, in samenwerking met andere provinciate rekenkamers, gestart met twee vooronderzoeken voor intern gebruik: Ruimtelijke Ordening en Beheer en onderhoud van provinciate wegen. Met het doen van vooronderzoek binnen een bepaald beleidsterrein krijgt de Rekenkamer inzicht in de onderwerpen die zich lenen voor rekenkameronderzoek. Het vooronderzoek naar Beheer en onderhoud van provinciate wegen heeft in 2008 geleid tot het uitvoeren van een groot onderzoek, waarover hierboven bij punt 5 meer informatie te vinden is. De vooronderzoeken Ruimtelijke Ordening en Beheer en onderhoud van provinciate wegen werden respectievelijk op 14 en 28 april opgeleverd. MKBA RijnlandRoute - Quick scan op rapporten, contra-expertises en commentaren: de Rekenkamer heeft, op verzoek van de Commissie MKE van Provinciale Staten Zuid-Holland, een quick scan uitgevoerd van de nut- en noodzaaknotitie en de Maatschappelijke Kosten-Baten Analyse (MKBA) voor de RijnlandRoute, alsmede van de contra-expertises die zijn uitgevoerd in opdracht van de Gemeente Voorschoten. Dit rapport is gepubliceerd op 28 april 2008. Op 29 mei 2008 heeft de Rekenkamer nogmaals een brief gestuurd aan PS n.a.v. het verschijnen van een herziene MKBA. Evaluatie procesgangen sport- en cultuurnota provincie Flevoland: de Rekenkamer is in 2007 op verzoek van Provinciale Staten een onderzoek gestart naar de procesgangen random de vaststelling van de sport- en cultuurnota 2005-2008 in de provincie Flevoland. Doelstelling van de Rekenkamer was om bij te dragen aan het verder verbeteren van de kaderstellende rol van PS bij de totstandkoming van beleidsnota's. Het rapport is op 8 mei 2008 gepubliceerd. De kosten voor het volgen van de actuele ontwikkelingen en het uitvoeren van snelle analyses waren inclusief overhead geschat op 125.600. De gerealiseerde kosten in 2008 bedragen circa 156.600. Daarnaast was voor het uitvoeren van eenmalig extra onderzoek een reserve van 210.000 aanwezig; hiervan is geen gebruik gemaakt. 2.3 Wat heeft het gekost? De totale kosten voor het voorbereiden en uitvoeren van onderzoek bedroegen 1.386.627 (incl. overhead). Hiervan is 160.791 besteed aan het inhuren van externe deskundigheid. De interne kosten zijn op basis van een urenregistratie aan de in paragraaf 2.2 genoemde onderzoeken toegerekend. Voor het uitvoeren van onderzoek zijn geen bedragen voor onvoorzien aangewend. De post algemene dekkingsmiddelen is niet van toepassing voor de Randstedelijke Rekenkamer.
3. Paragrafen Het jaarverslag dient volgens het BBV te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Voor de Randstedelijke Rekenkamer zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Onderhoud Kapitaalgoederen is niet van toepassing, omdat de Randstedelijke Rekenkamer niet in het bezit is van de hier bedoelde kapitaalgoederen. De paragraaf Verbonden Partijen is eveneens niet van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin de Randstedelijke Rekenkamer een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen achtereenvolgens de resterende paragrafen aan bod: Weerstandsvermogen (zie 3.1), Financiering (zie 3.2) en Bedrijfsvoering (zie 3.3). 3.1 Weerstandsvermogen De risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiele betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiele positie van de Randstedelijke Rekenkamer, zijn minimaal van omvang. De Randstedelijke Rekenkamer heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf goed te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvesting, ICT en kantoorartikelen. Onverwachte kosten van substantiate omvang waarvoor geen dekking is, hebben zich niet voorgedaan. 3.2 Financiering De Randstedelijke Rekenkamer wordt gefinancierd door de provincies Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zuid- Holland. Het programmaresultaat 2008 van 105.495 wordt naar rato van de bijdrages teruggestort naar de deelnemende provincies. 3.3 Bedrijfsvoering 3.3.1 Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim Over 2008 was bij de Randstedelijke Rekenkamer sprake van een beperkt ziekteverzuim van 1,8 %. De Rekenkamer zag hierin geen aanleiding om maatregelen te nemen. Wei heeft ziekteverzuim vanzelfsprekend de aandacht van het MT; waar nodig wordt verzuim besproken met de betrokkene. Met dit percentage heeft de Rekenkamer de doelstelling uit de 1 e wijziging op de programmabegroting 2008, om het ziekteverzuim onder de 5 % te houden, ruim gehaald. De inrichting en uitrusting van het kantoor, in het najaar van 2005, heeft plaatsgevonden met inachtneming van ARBO-richtlijnen op o.a. het gebied van meubilair, apparatuur, klimaatbeheersing, verlichting en werkplekoppervlakte. In 2008 heeft de Rekenkamer geen aanleiding gezien om aanpassingen door te voeren. De Randstedelijke Rekenkamer beschikt over een Bedrijfshulpverlener, die in geval van ongevallen of calamiteiten in staat is eerste hulp te verlenen. De Bedrijfshulpverlener, een medewerker van de Rekenkamer, heeft een opleiding Bedrijfshulpverlening (BHV) gevolgd en de benodigde certificaten behaald.
3.3.2 Personeelsbeleid Het vertrek van bestuurder/directeur Bart Noordam per 15 januari 2008 heeft geleid tot een procedure van werving en selectie door de vier provincies gezamenlijk. Na de zomer hebben de vier Provinciale Staten mevrouw Ans Hoenderdos-Metselaar benoemd tot nieuwe bestuurder/directeur van de Randstedelijke Rekenkamer. Mevrouw Hoenderdos is per 1 november 2008 aangetreden. In de interim-fase hebben directieleden Gerth Molenaar en Arjan Wiggers opgetreden als respectievelijk plaatsvervangend bestuurder en plaatsvervangend directeur. Zij hebben zich hierbij laten adviseren door dr. J.L.M. Hakvoort, die als hoofddocent verbonden is aan de opleiding Bestuurskunde van de Erasmus Universiteit. De Rekenkamer heeft in principe ruimte voor twee stageplaatsen. Naast een algemene oproep op onze website voor gemteresseerde studenten werven we stagiairs via een bemiddelingsorganisatie. Alle medewerkers van de Randstedelijke Rekenkamer zijn formeel in dienst van de provincie Flevoland. Alhoewel de bestuurder/directeur bevoegd is tot het voeren van een eigen personeelsbeleid, is het voornemen om, waar goed toepasbaar, aan te sluiten bij het personeelsbeleid van deze provincie. Met regelmaat worden P&Oaangelegenheden met de afdeling P&O van Flevoland afgestemd. 3.3.3 Automatisering De Rekenkamer heeft in 2008 een nieuwe copier aangeschaft, die dienst doet als printer, kopieerapparaat en scanner. De oude copier voldeed qua capaciteit en snelheid niet meer aan de vereisten, maar kan nog wel ingezet worden bij eventuele storingen aan het nieuwe apparaat. 3.3.4 Communicatie In 2008 zijn vertegenwoordigers van de Rekenkamer zeer regelmatig aanwezig geweest bij vergaderingen van Provinciale Staten en Commissies. De Rekenkamer geeft desgevraagd graag een toelichting of presentatie over haar rapporten, hetgeen in enkele provincies al veelvuldig gebeurt. De Rekenkamer heeft daarnaast in het najaar met de programmaraad afgesproken, dat Provinciale Staten van de vier provincies desgewenst al in een vroeg stadium op de hoogte worden gebracht van de insteek van een onderzoek. Dit kan bijvoorbeeld door het geven van een presentatie over de onderzoeksopzet tijdens een commissievergadering. De Rekenkamer hoopt de provincies hiermee meer te betrekken bij haar onderzoeken. Aan dit voornemen zal in 2009 concreet gevolg worden gegeven. Ten slotte heeft de Rekenkamer ook in 2008 regelmatig overleg gehad met andere rekenkamers. In het kader van de Kring van Provinciale Rekenkamers wordt tijdens bijeenkomsten onder meer gesproken over bedrijfsvoering, beleid, onderzoeksprogrammering en concrete onderzoeken. Daarnaast vond overleg plaats met de zgn. G4- rekenkamers, de rekenkamers van de steden Amsterdam, Den Haag, Rotterdam en Utrecht. 10
3.3.5 Organisatie De organisatie van de Randstedelijke Rekenkamer heeft ultimo 2008 een bezetting van 12 personen, welke als volgt is samengesteld: Functle Bestuurder/directeur Directielid Bureaumanager Secretaresse Onderzoeker / projectleider Totaal fte 1 2 0,9 0,9 6,9 11,7 Voor iedere provincie beheren de bestuurder/directeur en een van de directieleden de relaties op bestuurlijk en ambtelijk niveau. Directielid Arjan Wiggers is verantwoordelijk voor de provincies Flevoland en Noord-Holland, directielid Gerth Molenaar voor Utrecht en Zuid-Holland. De bedrijfsmatige portefeuilles zijn verdeeld over de directieleden en de bureaumanager. Voor de kennisontwikkeling van beleidsterreinen en vakgebieden zijn onderzoekers aangewezen. 3.3.6 Financieel beheer De financiele administratie wordt bijgehouden door het secretariaat van de Randstedelijke Rekenkamer. Conform de Financiele beleids- en beheersverordening en de Controleverordening heeft de Randstedelijke Rekenkamer een Intern Controleplan, dat is getoetst door de accountant. Met behulp van checklisten wordt periodiek de betrouwbaarheid van de financiele informatieverzorging en de naleving van relevante wet- en regelgeving getoetst. 3.3.7 Huisvesting Het kantorencomplex nabij Amsterdam Sloterdijk, waar de Rekenkamer sinds haar oprichting gevestigd is, voldeed in 2008 prima, ook nu de Rekenkamer qua personeel op voile sterkte is. De Programmaraad vergaderde ook in het kantoor van de Rekenkamer. 11
i >'/ II. Jaarrekening 1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Materiele vaste activa: De materiele vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafwaarde of vervaardigingswaarde en verminderd met de afschrijvingen bepaald op basis van de geschatte economische levensduur. De afschrijvingen bedragen een vast percentage van de aanschafwaarde en er wordt geen rekening gehouden met afschrijving naar tijdsgelang gedurende het jaar. Kantoorinrichting, kantoormeubilair, kantoorapparatuur en de telefooninstallatie worden afgeschreven in 5 jaar. Automatiseringsapparatuur, waaronder PC's en servers, wordt afgeschreven in 3 jaar. De afschrijvingstermijn voor softwarelicenties komt overeen met de looptijd van de licentie, gerekend in jaren. De afschrijvingen zijn verantwoord onder de lasten inzake huisvesting en informatievoorziening. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan een jaar: De vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominate waarde zonodig onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid. Overlopende activa en netto vlottende schulden: Alle overige posten in de balans worden gewaardeerd tegen nominate waarde. Eigen vermogen: Het eigen vermogen bestaat uit de bestemmingsreserve. Dotaties aan de bestemmingsreserve vinden plaats conform de Financiele beleids- en beheersverordening art. 7. Resultaatbepaling: Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de baten (bijdragen van de provincies en rentebaten) en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. Resultaten worden verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen, die op het moment dat de jaarrekening werd samengesteld voorzienbaar waren, zijn ten laste van het resultaat gebracht. 12
2. Programmarekening PROGRAMMAREKENING Rekening 2007 Begroting 2008 Begroting 2008 Rekentng 2008 2008 ( ) oorspronkelijk 1e wijziging Baten Bijdragen provincies 1.411.900 1.434.600 1.445.900 1.445.900 Rentebaten 38.607 17.000 20.000 46.222 Som der baten 1.450.507 1.451.600 1.465.900 1.492.122 Lasten Personeel 1.052.275 1.130.000 1.144.300 1.018,570 Inhuur 103.808 143.600 143.600 194.075 Huisvesting en servicekosten 149.597 144.000 144.000 148.066 Informatievoorziening 52.259 31.000 31.000 23.754 Kantoor 1.974 3.000 3.000 2.162 Som der lasten 1.359.913 1.451.600 1.465.900 1.386.627 Programmaresultaat 90.594 - - 105.495 Bestemming programmaresultaat Toevoeging aan bestemmingsreserve < Te verrekenen met de deelnemende provincies 105.495 105.495 Toelichting op de programmarekening De lasten in de begroting zijn in 2008 voor 95% uitgeput. Bij de salarislasten is sprake van een forse onderuitputting. Dit wordt veroorzaakt door het vertrek van de vorige bestuurder in januari en het pas aantreden van een nieuwe bestuurder in november. Daarnaast is een onderzoeker met een tijdelijk contract in September overgestapt op een nieuwe baan. Ter compensatie van de ruimte in de personele lasten is in 2008 fors meer ingehuurd op de onderzoeksprojecten. In overeenstemming met het vaststellingsbesluit van de begroting 2008 zijn de totale lasten in de begroting echter niet overschreden en is er daarom geen sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Wat betreft de baten is sprake van fors hogere rente-inkomsten. Dit wordt veroorzaakt door een hoge rentestand en door het feit dat de provincie Flevoland niet ieder kwartaal van 2008 de salarislasten van de medewerkers van de Rekenkamer heeft gefactureerd. Aan de bestuurder van de Rekenkamer wordt voorgesteld om het programmaresultaat naar rato van de bijdrage in 2008 aan de deelnemende provincies terug te storten. In de hiernavolgende tabel zijn het terug te storten bedrag per provincie, de opgave van de afgedragen omzetbelasting en de netto bijdrage van de provincies over 2008 opgenomen. Verrekening met de Bijdrage 2008 Terug te storten BTW-compensatie Netto bijdrage provincies ( ) 2008 2008 2008 Provincie Flevoland 255.299 18.627 37.565 199.107 Provincie Noord-Holland 421.147 30.727 61.967 328.452 Provincie Utrecht 294.547 21.491 43.340 229.717 Provincie Zuid-Holland 474.907 34.650 69.878 370.379 Totaal 1.445.900 105.495 212.750 1.127.655 13
3. Balans BALANS ACTIVA 31-12-07 311208 PASSIVA 31-12-07 31-12-08 Vaste activa Eigen vermogen 1. Materiele vaste activa 23.915 17.354 5. Reserves - Bestemmingsreserve 210.000 210.000 Vlottende activa 2. Liquide middelen 857.375 890.581 3. Overige vorderingen 12.630 140 4. Overlopende activa - 143 893.920 908.218 Vlottende passiva 6. Netto-vlottende schulden - Crediteuren - Nog te ontvangen facturen - Te verrekenen met provincies 581.676 574.268 49.750 18.455 52.494 105.495 893.920 908.218 7. Niet uit de balans blijkende verplichtingen 329.000 201.000 Toelichting op de balans Materiele vaste activa: Waarde 31-12-07 Investering Afschrijving Waarde 31-12-08 ICT 0 7.768 2.834 4.934 Inventaris 21.632 0 10.734 10.898 Overig 2.283 0 761 1.522 Totaal 23.915 7.768 14.329 17.354 De waarde van de materiele vaste activa is in 2008 afgenomen. De investeringen bestaan uit de aanschaf van een nieuwe printer en de aanschaf van een nieuwe licentie voor 2 jaar van de virusscanner. Liquide middelen: Op 31 december 2008 bedroeg het banksaldo 890.581. In januari 2009 is van de provincie Flevoland de onderbouwing van de salarislasten over de tweede helft van 2008 ontvangen, waardoor de betaling van meer dan 500.000 pas in januari kon plaatsvinden. Reserves: De omvang van de bestemmingsreserve bedraagt 210.000, wat conform de Financiele beleids- en beheersverordening bijna 15% is van de totale bijdrage van de deelnemende provincies. 14
Netto-vlottende schulden: De openstaande crediteuren omvatten een doorbelasting van circa 540.000 van de provincie Flevoland voor de personeelslasten van de medewerkers van de Rekenkamer. De Rekenkamer dient van de provincie Flevoland nog een factuur te krijgen van circa 13.000 voor enkele additionele personeelslasten en de P&O-ondersteuning. De kosten voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2008 bedragen circa 5.500. Het te verrekenen bedrag met de provincies is het programmaresultaat over 2008 wat volledig terugvloeit naar de deelnemende provincies. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen: De Rekenkamer heeft een huurovereenkomst inzake de kantoorruimte gelegen aan Teleportboulevard 110 te Amsterdam. De huurprijs bedraagt ultimo 2008 10.569 per maand. Dit bedrag is inclusief energie-, service-, schoonmaak- en beveiligingskosten en de huur van een parkeerplaats. De overeenkomst is ingegaan op 1 augustus 2005 voor een duur van vijf jaar en lopende tot en met 31 juli 2010. Na het verstrijken van deze periode kan de overeenkomst worden voortgezet voor een aansluitende periode van vijf jaar. 15
I. &verl e gegevens 1. Bestemming van het programmaresultaat Aan de Bestuurder van de Randstedelijke Rekenkamer wordt voorgesteld om het programmaresultaat van 105.495 naar rato van de bijdragen terug te storten aan de vier deelnemende provincies. 16
2. ACCOUNTANTSVERKLARING Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de jaarrekening 2008 van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer te Amsterdam, bestaande uit de balans per 31 december 2008 en de programmarekening over 2008 met de toelichtingen, gecontroleerd. Verantwoordelijkheid van de directie De directie van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze Verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de gemeenschappelijke regeling. Deze Verantwoordelijkheid omvat onder meer: het ontwerpen, invoeren en in stand houden van een intern beheersingssysteem relevant voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, zodanig dat deze geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevat en voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het kiezen en toepassen van aanvaardbare grondslagen voor financiele verslaggeving en het maken van schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze Verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle, als bedoeld in artikel 217 van de Provinciewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de 17
gemeente. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiele verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die de directie van de gemeenschappelijke regeling heeft gemaakt, en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten. Deze goedkeuringstolerantie is door de bestuurder per 18 februari 2009 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Oordeel Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling Randstedelijke Rekenkamer een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2008 als van de activa en passiva per 31 december 2008 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder de gemeenschappelijke regeling. Verklaring betreffende andere wettelijke voorschriften en/of voorschriften van regelgevende instanties Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 217 lid 3d van de Provinciewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 4 maart 2009 Ernst & Young Accountants LLP was getekend R. Ellermeijer RA 18
Colofon RANDSTEDELIJKE REKENKAMER Randstedelijke Rekenkamer Teleportboulevard 110 1043EJ Amsterdam 020-5818585 TELEFOON 020-5818586 FAX info@randstedelijke-rekenkamer.nl E-MAIL www.randstedelijke-rekenkamer.nl INTERNET Amsterdam 4 maart 2009 19