1/8 Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr 02/2011 van 17 februari 2011 Betreft: machtigingsaanvraag voor het verkrijgen van de contactgegevens van erkende dierenartsen en van erkende inrichtingen (hondenkwekerijen, dierenasielen) voor het beheer van het Centrale register voor identificatie en registratie van honden (AFMA-2010-131) Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van de heer L. Monami, voorzitter van de Raad van bestuur van de Belgische Vereniging voor identificatie en registratie van honden ontvangen op 15/12/2010; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 26/01/2011; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 11/02/2011; Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 17 februari 2011, na beraadslaging, als volgt:
Beraadslaging FO 02 /2011-2/8 I. ONDERWERP VAN DE AANVRAAG 1. De wet van 14 augustus 1986 betreffende de bescherming en het welzijn der dieren bepaalt in artikel 7 dat de Koning bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, maatregelen kan treffen voor het identificeren en registreren van honden en katten. Zodoende werd het koninklijk besluit genomen van 28 mei 2004 betreffende de identificatie en registratie van honden (hierna het KB). 2. Artikel 2 van dit KB bepaalt onder andere dat de verantwoordelijke voor een hond, deze laatste voor de leeftijd van vier maanden moet laten identificeren en registreren. De identificatie gebeurt met een tatoeage of met een microchip. 3. Artikel 8 van dit KB bepaalt dat de tatoeage slechts mag worden verricht door een erkend dierenarts of door een persoon aangeduid door een vereniging die door de Minister is erkend. Het artikel 14 van dit KB bepaalt dat een microchip uitsluitend mag worden ingeplant door een erkende dierenarts, die de leesbaarheid van de microchip verifieert alvorens die in te planten. Hetzelfde geldt voor de erkende inrichtingen waar de microchip alleen mag worden ingeplant door een erkende dierenarts (conform de voorwaarden bedoeld in artikel 2 van het KB van 20 november 2009 betreffende de erkenning van de dierenartsen). 4. Het is aan de identificeerder (= persoon gemachtigd om een identificatie uit te voeren 1 ) om de identificatiedocumenten ( nl. het voorlopig identificatiecertificaat 2 ) te bezorgen aan de beheerder van het Centrale register (= geautomatiseerde gegevensbank waarin de gegevens betreffende de identiteit van de hond en die van zijn verantwoordelijker worden bewaard 3 ). Een de beheerder van het Centrale register het voorlopig identificatiecertificaat heeft ontvangen, registreert hij de gegevens van de hond en zijn verantwoordelijke en stuurt hij de verantwoordelijke een definitief identificatie- en registratiecertificaat. 5. Artikel 27 van het KB bepaalt wat volgt: de gegevens die het mogelijk maken de dieren te identificeren en naam en adres van hun verantwoordelijke terug te vinden worden verzameld en bijgehouden in een centraal register. Bij ministerieel besluit van 8 juni 2004, belast de minister de Belgische Vereniging voor Identificatie en Registratie van Honden (hierna BVIRH) met het beheer van dit register. 1 Artikel 1, 6 van het koninklijk besluit. 2 Artikel 18 en 19 van het koninklijk besluit. 3 Artikel 1, 7 van het koninklijk besluit.
Beraadslaging FO 02 /2011-3/8 6. Opdat de BVIRH zou kunnen nagaan of de identificatiedocumenten afkomstig zijn van een erkende dierenarts of erkende inrichting, moet ze kunnen beschikken over een lijst met erkende dierenartsen en inrichtingen. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID 7. Krachtens artikel 36bis van de WVP vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging van (het bevoegde) sectoraal comité. 8. Dit Comité moet nagaan of deze mededeling enerzijds nodig is voor de implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft (Parl. Doc. 50, 2001-2002, 1940/004). 9. De aanvraag betreft een elektronische mededeling van persoonsgegevens die zich enerzijds bevinden in de gegevensbank van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en anderzijds in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (hierna het FAVV). Het Comité is derhalve bevoegd. B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 10. Artikel 4, 1, 2 van de WVP staat uitsluitend een verwerking van persoonsgegevens toe voor welbepaalde, uitdrukkelijke omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en bovendien kunnen die gegevens niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 11. De BVIRH zal de verkregen gegevens gebruiken om de lijst van erkende dierenartsen en inrichtingen regelmatig bij te houden zodat zij kan bepalen of ze de verzoeken voor registratie van honden al dan niet kan aanvaarden. Zoals bepaald onder punt 3 van deze machtiging, kunnen immers alleen erkende dierenartsen en inrichtingen de honden wettelijk
Beraadslaging FO 02 /2011-4/8 identificeren (middels een tatoeage of de inplanting van een microchip) en de voorlopige identificatiedocumenten naar het Centrale register versturen. 12. De codering in het Centrale register van de aanvragen voor de registratie van een hond (bij de ontvangst van een voorlopig identificatiecertificaat) en de verzending naar de verantwoordelijke van de hond van het definitief identificatie- en registratiecertificaat, zijn taken die aan de BVIRH werden toevertrouwd, krachtens artikel 29 van het KB van 28 mei 2004 4. 13. Het Comité is dus van mening dat de geplande gegevensverwerking wordt verricht voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doeleinde en herinnert eraan dat de gevraagde gegevens uitsluitend mogen worden verwerkt om dit doeleinde te verwezenlijken. 14. De verwerking die in dit geval wordt gepland, nl. de toegang door de BVIRH tot de gegevens die bewaard worden bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en het FAVV is evenwel een latere verwerking van gegevens die initieel door andere besturen werden verwerkt. De wettelijkheid van die latere verwerking hangt dus af van haar verenigbaarheid met de initiële verwerking. Krachtens artikel 4, 1, 2 van de WVP, moet bij de beoordeling van die verenigbaarheid rekening worden gehouden met alle relevante factoren, met name met de redelijke verwachtingen van de betrokkene en met de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen. 15. De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu verzamelt initieel die gegevens om aan hondenkwekerijen een erkenning te kunnen uitreiken, overeenkomstig de wet van 14 augustus 1986 (artikel 5) en het koninklijk besluit van 27 april 2007. 4 Art. 29. 1. Het beheer van het centrale register voor identificatie van honden bevat de volgende voornaamste handelingen: - het verdelen van voorlopige identificatiecertificaten en paspoorten; - het verzekeren van de traceerbaarheid van de verdeelde documenten; - het verzekeren van de codering en het bijhouden van de gegevensbank aan de hand van een computersysteem; - het verzekeren van het verband tussen het voorlopig identificatiecertificaat, het identificatieteken, het paspoorten het definitieve identificatie- en registratiecertificaat; - het doorgeven van inlichtingen gevraagd door de bevoegde overheid bedoeld in artikel 28, 5 ; - het per post toezenden van een definitief identificatie- en registratiecertificaat aan de verantwoordelijke van de hond bij een eerste registratie en bij elke daaropvolgende wijziging van verantwoordelijke of van de gegevens van deze laatste of het dier, en dit binnen de 5 werkdagen volgend op de ontvangst van de gele kopie van het voorlopig identificatiecertificaat of van het luik «Verandering van verantwoordelijke / Wijziging gegevens / Sterfte»; 2. De toegang tot de gegevens van het centraal register moet 24 uur op 24 per telefonische antwoorddienst en per INTERNET verzekerd worden. 3. De beheerder van het centrale register moet de vertrouwelijkheid van deze gegevens volledig verzekerenovereenkomstig artikel 26, 7 van dit besluit.
Beraadslaging FO 02 /2011-5/8 16. FAVV verzamelt initieel de gegevens om aan de dierenartsen een erkenning te kunnen uitreiken overeenkomstig de wet van 28 augustus 1991 betreffende de uitoefening van de dierengeneeskunde (artikel 4) en het koninklijk besluit van 20 november 2009 betreffende de erkenning van de dierenartsen. 17. Rekening houdend met het bovenvermelde reglementaire kader, beschouwt het Comité de voorgenomen verwerkingen als verenigbaar. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL 2.1. Aard van de gegevens 18. Artikel 4, 1, 3 van de WVP bepaalt dat de persoonsgegevens toereikend, ter zake dienend en niet overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen en waarvoor zijn verder worden verwerkt. 19. De BVIRH vraagt toegang tot de volgende gegevens die bewaard worden bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu: namen, voornamen, volledige adressen, telefoongegevens, e-mailadressen van de erkende inrichting en meer bepaald van de verantwoordelijke persoon van die inrichting. De volgende gegevens, die bewaard worden bij de FAVV: namen, voornamen, volledige adressen, telefoongegevens, e-mailadressen van de erkende dierenartsen-identificeerders. 20. Vooreerst merkt het Comité op dat het uitsluitend bevoegd is voor persoonsgegevens. Gegevens betreffende een rechtspersoon bijvoorbeeld, zijn geen persoonsgegevens. Zo is het Comité niet bevoegd machtiging te verlenen wanneer het BVHIR van de FOD Volksgezondheid gegevens wil ontvangen die betrekking hebben op erkende inrichtingen en rechtspersonen. 21. Na onderzoek is het Comité van mening dat alleen de volgende gegevens noodzakelijk zijn om de doeleinden bepaald onder punt 11 te kunnen verwezenlijken: de namen en voornamen, het gegeven erkend of niet-erkend, en desgevallend het erkenningsnummer
Beraadslaging FO 02 /2011-6/8 van de inrichtingen wanneer deze een natuurlijke persoon of een dierenarts betreffen 5. Het Comité is overigens van oordeel dat uitgaande van de doeleinden die de aanvrager meedeelde, de mededeling door de FOD Volksgezondheid van de gegevens van de verantwoordelijke van de erkende inrichting, niet noodzakelijk lijkt te zijn in het licht van artikel 4, 1, 3 van de WVP. De gegevens van de verantwoordelijke zijn inderdaad reeds gekend door de BVHIR via het voorlopig identificatiecertificaat 6. 22. Het Comité raadt de aanvrager evenwel aan om een online bevragingssysteem in te voeren zodat hij, zodra hij een verzoek tot identificatie van een dier ontvangt, de FOD Volksgezondheid en de FAVV kan vragen of deze inrichting, natuurlijke persoon, en/of dierenarts al dan niet houder is van een erkenning. 2.2. Bewaartermijn van de gegevens 23. Aangaande de bewaartermijn van de gegevens herinnert het Comité eraan dat de gegevens niet langer mogen worden bewaard dan de tijd die nodig is om het doeleinde te verwezenlijken waarvoor die gegevens werden ingewonnen (artikel 4, 1, 5 van de WVP). 24. De BVIHR wenst de gegevens voor onbepaalde duur te bewaren omdat het beheer van het Centrale identificatieregister van honden haar werd toevertrouwd voor een onbepaalde duur (cfr. punt 5 van deze machtiging). 25. De BVIHR verduidelijkt dat de gegevensbank met erkenningen regelmatig zal worden bijgewerkt. Wanneer dan de erkenning van een inrichting wordt ingetrokken, zullen die gegevens definitief worden verwijderd uit de gegevensbank. De werkwijze verloopt anders voor de dierenartsen wier erkenning wordt geschorst. De gegevens van deze dierenartsen blijven bewaard gedurende de tijd dat de schorsing duurt. 26. Rekening houdend met dit argument en uitgaande van artikel 4, 1, 5 van de WVP, meent het Comité dat de voorgestelde bewaartermijn toereikend is. Het Comité merkt eveneens op dat er geen onderscheid mag worden gemaakt tussen de bewaarwijzen. Zo moeten de gegevens bij de verwerking van de erkende inrichtingen en dierenartsen zodanig worden bewaard dat ze beschikbaar en normaal toegankelijk zijn voor de verantwoordelijke van het register. Wanneer de erkenning van een dierenarts wordt geschorst, moet de bewaarwijze zo worden geregeld dat ze voor die laatste slechts beperkt beschikbaar en toegankelijk zijn. 5 Het Comité benadrukt overigens dat het adres van de dierenartsen en hun telefoongegevens voor iedereen toegankelijk zijn via de website van de orde van dierenartsen en via de telefoongids. 6 Dit certificaat bevat de gegevens van de hond, de identificatie van die laatste, de identificeerder en de gegevens van de verantwoordelijke van het dier. Dit certificaat is als bijlage gevoegd bij het koninklijk besluit van 28 mei 2004.
Beraadslaging FO 02 /2011-7/8 2.3. Frequentie van de toegang en duur van de machtiging 27. De machtigingsaanvraag verduidelijkt dat de gegevens naar de BVIHR zullen worden verstuurd en dit permanent zodat die laatste in reële tijd ingelicht is over een eventuele intrekking/toevoeging van de erkenning. Het Comité is van mening dat dit verzoek voor permanente toegang gepast is, gelet op artikel 4, 1, 3 van de WVP. 28. Er wordt ook gevraagd om toegang te hebben voor onbepaalde duur. Het Comité stelt vast dat het om het vooropgestelde doeleinden te kunnen verwezenlijken, een machtiging voor onbepaalde duur gepast is (artikel 4, 1, 3 van de WVP). 29. Het Comité vestigt evenwel de aandacht van de aanvrager erop dat deze machtiging niet langer geldig is zodra hij niet meer belast is met het beheer van het Centraal identificatieregister van honden. 2.4. Ontvangers en/of derden aan wie de gegevens worden verstrekt 30. Uit de informatie die de BVHIR verstrekte, blijkt dat de persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zullen zijn voor de dienst die de identificatiegegevens van de honden codeert, voor hun verantwoordelijke en voor de identificeerders. 31. Het Comité neemt hier nota van. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 32. Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke gegevensverwerking een transparante verwerking is. De informatieverplichting bedoeld in artikel 9, 2 van de WVP is de hoeksteen voor een transparante verwerking. 33. In onderhavig geval zullen de geplande gegevensverwerkingen evenwel worden verricht in toepassing van de voorgeschreven bepalingen door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. Krachtens artikel 9, 2, 2 de lid, b) van de WVP is er in dergelijke situatie een vrijstelling van informatieplicht. Die vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité mag nagaan of er gepaste waarborgen bestaan ter bescherming van de fundamentele rechten van de betrokken personen.
Beraadslaging FO 02 /2011-8/8 34. Het Comité is van mening dat die transparantie werd bereikt aangezien de gegevens van de erkende dierenartsen en inrichtingen verwerkt zullen worden juist omdat die laatsten een dergelijke erkenning vragen door zelf de identificatiegegevens van het dier verstrekken. 4. VEILIGHEID 35. Uit de documenten die de BVHIR verstrekte, blijkt dat zij een beroep zal doen op een verwerker. Het Comité herinnert eraan dat ingeval van onderaanneming de WVP aan iedere verantwoordelijke voor de verwerking oplegt om zijn relatie met de verwerker in een overeenkomst te omkaderen die beantwoordt aan de vereisten van artikel 16, 1 van de WVP. 36. Uit de documenten die de BVIHR verstrekte, blijkt hij beschikt over een Consulent inzake informatieveiligheid en over een veiligheidsplan. Het Comité neemt hiervan akte. OM DIE REDENEN, Het Comité Machtigt de BVIHR voor de verwezenlijking van de doeleinden bepaald onder punt 11, om toegang te hebben bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en het FAVV, tot de volgende gegevens: namen, voornamen, het gegeven erkend of nieterkend en desgevallend het erkenningsnummer van de inrichtingen indien deze een natuurlijke persoon of dierenarts betreffen op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de hierboven uiteengezette opmerkingen (zie in het bijzonder de punten 20, 21, 22, 26, 29 en 35). Voor de Administrateur m.v., De Voorzitter, (get.) Patrick Van Wouwe (get.) Willem Debeuckelaere