PersonnelFile (mutaties van personeelsfiche) Inhoud 1) Inleiding... 2 2) Wetgeving... 2 3) Historiek... 2 4) Hoe werkt het?... 2 5) Wat zijn de noodzakelijke voorwaarden voor een goede overdracht van de gegevens? Welke controles worden er op de ingevulde gegevens uitgevoerd?... 3 6) Welke gegevens zijn vereist en welke gegevens worden teruggekoppeld?... 3 7) Hoe verloopt de overdracht en welke partners zijn betrokken?... 4 8) Binnen welke termijn is het antwoord beschikbaar?... 5 9) Wat zijn de meest voorkomende fouten en resultaten?... 5 10) Samenhang tussen de verschillende functies van de dienst... 5 11) Andere gelinkte diensten... 5 12) Andere relevante documentatie... 6 Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 1/6
1) Inleiding Met name in het kader van het sociaal onderzoek heeft het OCMW inzage gekregen in de verschillende beroepsactiviteiten van de sociaal verzekerde via de daartoe bestemde raadpleging. Het is echter mogelijk dat er een verandering optreedt in de beroepssituatie van de betrokken verzekerde die steun krijgt van het OCMW of van wie de integratie nog hangende is. Hij heeft misschien een nieuwe job gevonden. In deze gegevensstroom ontvangt het OCMW automatisch berichten die een wijziging in de tewerkstelling van de betrokkene aangeven. Het OCMW hoeft dus geen aanvraag in te dienen - het bericht wordt door de RSZ of de RSZ/PPO doorgestuurd op basis van de integratie van de sociaal verzekerde door het OCMW. 2) Wetgeving Deze dienst ondersteunt de updating van de gegevens die in het kader van het sociaal onderzoek worden verzameld. 3) Historiek Deze dienst ondersteunt verder het sociaal onderzoek en betekent een verlaging van de administratieve werklast. 4) Hoe werkt het? Zoals reeds in de inleiding werd aangegeven, hoeft het OCMW voor deze dienst geen enkele aanvraag in te dienen: het bericht wordt automatisch toegestuurd door de relevante sector (RSZ of RSZ/PPO). Zoals blijkt uit de beschrijving die hierna wordt gegeven, bevat de personeelsfiche informatie over de duur van de contractuele relatie, maar niet over de aard van de tewerkstelling. Hoewel via deze dienst de aanvangs- en einddatum van de tewerkstelling kan worden nagegaan, verstrekt deze, net als de raadplegingen, geen informatie over dienstrooster of het aantal gepresteerde uren. Dit bericht bevat gegevens m.b.t. het kinderbijslagfonds die niet in het raadplegingsbericht worden vermeld. Aanvankelijk waren deze gegevens enkel beschikbaar voor de RKW. We wijzen er bovendien op dat de personeelsfiche niet hetzelfde is als de DIMONA-aangifte, hoewel beide gegevensbanken dicht bij elkaar aanleunen. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 2/6
De DIMONA-database wordt bijgewerkt telkens er een beweging plaatsgrijpt in de beroepsactiviteiten van de betrokkene, terwijl de personeelsfiche een wekelijkse en gedeeltelijke momentopname is van DIMONA. 5) Wat zijn de noodzakelijke voorwaarden voor een goede overdracht van de gegevens? Welke controles worden er op de ingevulde gegevens uitgevoerd? Zoals al eerder werd aangegeven, worden de berichten niet door de OCMW s uitgestuurd maar wel door de sector die de gegevens beheert, namelijk de RSZ of de RSZ/PPO (Smals). Deze stroom impliceert dan de enkele controles ten opzichte van de OCMW s die hieronder opgenomen worden: Wanneer het bericht wordt behandeld door de KSZ controleert deze laatste of het dossier werd geïntegreerd voor de sector van de OCMW s. Indien dit het geval is, wordt het bericht doorgestuurd naar de primaire instelling van de sector van de OCMW s (POD MI/Smals). Smals oefent de controles uit die deel van zijn taak uitmaken en zendt het bericht dan door aan ieder OCMW, dat over een geldige integratie voor de sociaal verzekerde beschikt tijdens één dag in de loop van tewerkstelling. 6) Welke gegevens zijn vereist en welke gegevens worden teruggekoppeld? Mutaties van het personeelsbestand : Gegevens met betrekking tot de werkgever RSZ-inschrijvingsnummer KBO-nr. Indicator die aangeeft of het al dan niet om een RSZ- of een RSZPPOinschrijvingsnummer gaat. Subentiteit Lokale eenheid Identiteit van de werknemer, INSZ Oriolus-code (geeft aan of het INSZ definitief of tijdelijk is. In dat laatste geval is er sprake van Bis-nr. met flag. Gegevens met betrekking tot de tewerkstelling van de werknemer Begindatum van de tewerkstelling, Eventuele einddatum van de tewerkstelling, Nr. van het paritair comité Aard van de werknemer (bv. leerling, student, individuele beroepsopleiding) Dimonanr. (nummer waarbij de contractuele relatie in de sociale zekerheid op unieke wijze wordt geïdentificeerd) Status (geladen, gecontroleerd, niet gecontroleerd) Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 3/6
Aanduiding van de laatste DIMONA-handeling (in dienst, ontslag, enz.) Werkrooster begin Werkrooster - einde de werkgever die gebruik maakt van interim-arbeid RSZ-inschrijvingsnummer KBO-nr Gegevens die betrekking hebben op de onderneming waar de student is tewerkgesteld Benaming van de werkgever Straat en nummer Postbus Postcode Gemeente Gegevens met betrekking tot het kinderbijslagfonds Nummer van het fonds Nummer van het dossier Nummer van het bureau In tegenstelling tot de raadpleging verleent deze dienst geen toegang tot gegevens over één tewerkstelling, namelijk degene die gewijzigd wordt (die is niet noodzakelijk de laaste). De RSZ/PPO vermeldt de tewerkstellingen bij plaatselijke en provinciale overheden (gemeenten, provincies, OCMW, enz.), terwijl de RSZ alle tewerkstellingen in de privé sector en bij federale, gemeenschaps- en gewestoverheden beheert. In tegenstelling tot de raadpleging worden hier wel gegevens vermeld m.b.t. het kinderbijslagfonds waarbij de werkgever van de betrokken is aangesloten. 7) Hoe verloopt de overdracht en welke partners zijn betrokken? OCMW-CPAS KSZ-BCSS 2 BCSS-KSZ Reg. 3 POD- MI/SMALS 1 RSZ- RSZ/PPO/S MALS Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 4/6
1. Wekelijks stuurt de Smals voor rekening van de RSZ en RSZ/PPO mutaties van het personeelsbestand voor alle sociaal verzekerden voor wie een element van de contractuele link veranderd is. 2. De KSZ vergelijkt de gegevens en oefent de voorziene controles uit. 3. Als de sociaal verzekerde geïntegreerd is voor de sector van de OCMW s wordt het bericht naar de Smals(POD-MI) opgestuurd. 4. Op basis van de integraties in het sectorale repertorium van de OCMW s, wordt het bericht naar alle OCMW s opgestuurd die de sociale verzekerde voor ten minste één dag van de tewerkstellingsperiode geïntegreerd hebben. 8) Binnen welke termijn is het antwoord beschikbaar? Zoals vroeger uitgelegd voorziet deze stroom geen antwoord. 9) Wat zijn de meest voorkomende fouten en resultaten? De meest voorkomende fouten en resultaten van deze dienst kan u raadplegen op:/../personnelfile_errorcodes.xls 10) Samenhang tussen de verschillende functies van de dienst Daar de gegevensleverancier ofwel de RSZ ofwel de RSZ/PPO is, is het duidelijk dat de mutaties alleen loontrekkers betreffen. Bovendien informeert deze mutatie alleen over één tewerkstelling en geeft zij aanleiding tot een blokkerende integratiecontrole. Dat impliceert dat een OCMW het bericht nooit zal ontvangen, als de mutatie op een moment uitgezonden werd, waarop het INSZ van sociaal verzekerde nog niet geïntegreerd had. Om later de gewenste gegevens te krijgen, moet het OCMW het INSZ van de sociaal verzekerde in het kader een maatschappelijk onderzoek integreren en dan pas het personeelsbestand raadplegen. Er dient toegevoegd te worden dat een raadpleging gegevens over verscheidene tewerkstellingen kan bevatten in de mate dat de verschillende tewerkstellingen binnen de in de selectie ingebrachte periode bevinden. 11) Andere gelinkte diensten Deze dienst is gelinkt met de dienst voor raadpleging van het personeelsbestand. De mutaties worden immers doorgegeven op basis van de integratie die tijdens het sociaal onderzoek plaatsvindt. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 5/6
12) Andere relevante documentatie De geactualiseerde codificatie kunt u in de verschillende bijlagen vinden; bovenvermelde bijlagen bevinden zich op het volgende URL : https://www.socialsecurity.be/portail/glossaires/bijlagen.nsf/web/bijlagen_home_nl Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 6/6