De administrateur-generaal,

Transcriptie

1 Trierstraat 70 B-1000 Brussel De administrateur-generaal, Afzender RKW Trierstraat 70 B-1000 Brussel datum II/A/997/73/agy onze ref. uw ref. contact Annik Garigliany attaché telefoon Betreft: - Beheer van de aangiften van de werkgevers die onder de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten ressorteren - Integratie van werkgevers van de overheidssector in het Kadaster van de kinderbijslag - Mechanismen voor het automatisch onderzoek van het recht, de integratie en de regularisatie van de betalingen - DIMONA/RIP en DMFA-berichten van de rechthebbende Geactualiseerde gidsen (RSZ en RSZPPO) Mevrouw Mijnheer, Vanaf 1 oktober 2008 worden de onmiddellijke aangiften van tewerkstelling (DIMONAPPO) en de trimestriële aangiften (DMFAPPO) van de werkgevers die onder de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten (RSZPPO) vallen op dezelfde wijze beheerd als die van de werkgevers die onder de sociale zekerheid vallen (DIMONA en DMFA). Op diezelfde datum integreren de werkgevers van de openbare sector die zelf de kinderbijslag aan hun personeel betalen hun kinderbijslagdossiers in het Kadaster van de kinderbijslag of worden zij overgenomen door de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (artikel 33 van de programmawet van 20 juli 2006 en artikel 28 van de programmawet van 27 april 2007). Vanaf diezelfde datum nemen die instellingen deel aan het systeem van het "automatisch onderzoek van het recht". In deze dienstbrief wordt het systeem van automatisch onderzoek van het recht in herinnering gebracht en worden de deelnemers eraan gepreciseerd.

2 pagina 2 Ook worden de mechanismen voor de integratie van de betaaldata in het Kadaster en de regularisatie van de rekeningen tussen kinderbijslagstelsels gepreciseerd. In bijlage vindt u de DIMONA/RIP en DMFA-gidsen die aangepast en geactualiseerd werden in functie van het beheer van de aangiften onder de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten, de evolutie van de zones van de glossaria en de wijzigingen van de regelgeving HET SYSTEEM VAN HET AUTOMATISCH ONDERZOEK VAN HET RECHT De omzendbrief CO 1348 van de Rijksdienst van 11 februari 2004 beschrijft dit systeem, dat van toepassing is sedert 1 juli 2004, begindatum van het beheer van de elektronische DIMONA/RIP en DMFA-berichten (zie ook dienstbrief 996/50 van 6 juli 2004). Voorafgaande opmerking: de procedure van het automatisch onderzoek van het recht is enkel van toepassing wanneer de twee betrokken kinderbijslaginstellingen aan de procedure deelnemen (zie hierna punt 1.2. Deelnemers). Zoniet is de procedure van het onderzoek door de bevoegde instelling van toepassing Mechanisme Het automatisch onderzoek van het recht bestaat erin het recht te doen onderzoeken door de actieve kinderbijslaginstelling (d.w.z. de instelling die de kinderbijslag aan het betalen is, KBF A genoemd) voor rekening van de instelling die bevoegd wordt ( KBF B genoemd). Wanneer KBF A bijvoorbeeld (via de DIMONA/RIP en DMFA-fluxen) verneemt dat de rechthebbende tewerkgesteld is bij een werkgever die van een andere instelling afhangt, moet KBF A: 1 zie dienstbrief 997/56 van met de gidsen voor de elektronische fluxen DIMONA/RIP en DMFA van de rechthebbende voor de vaststelling van het recht en de bevoegdheid. De verschillende onderrichtingen zijn toegankelijk via de website van de RKW: onder de rubrieken Info voor de overheidssector en de professionele gebruiker/professionele gebruiker/instructies Controle.

3 pagina 3 1 instaan voor het onderzoek van het recht op basis van de nieuwe situatie, 2 voor de continuïteit van de betalingen zorgen door een provisionele betaling, zelfs wanneer, bij verandering van rechthebbende, de vroegere rechthebbende de hoedanigheid van potentiële rechthebbende in het werknemersstelsel niet meer heeft en op voorwaarde dat de nieuwe rechthebbende die hoedanigheid heeft. 3 het begin van de tussenkomst van KBF B bepalen, 4 aan dit laatste een brevet van rechthebbende sturen met vermelding van zowel de samenvatting van de elementen van het dossier als de parameters inzake de wijziging van de bevoegdheid, van zodra het over alle elementen beschikt om het recht vast te stellen (eventueel uit hoofde van de nieuwe rechthebbende) zie dienstbrief 997/61 van 16 december De modaliteiten voor het doorsturen van het brevet zijn vastgelegd in een gids van de gebruiker waarvan de laatste versie in de dienstbrief 996/67 van 7 november 2006 staat, terwijl de laatste versie van het brevet in de dienstbrief 996/77 van 26 juni 2007 staat. De algemene regel is het "ambtshalve brevet", d.w.z. het brevet dat ambtshalve van KBF A aan KBF B doorgestuurd wordt van zodra KBF A het recht onderzocht heeft, de bevoegdheid van het volgende fonds heeft vastgesteld en de provisionele betalingen stopt. Op dat moment is het volgende fonds in staat de betalingen verder te zetten, vermits het over alle nodige elementen beschikt 2. De termijn bedraagt 1 maand + 7 dagen na de datum van de verwerking van de elektronische flux (met de gebeurtenis die aan de basis ligt van de wijziging van de bevoegdheid) door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. De volgende instelling beschikt over 20 kalenderdagen om de ontvangst per te bevestigen 3. De verantwoordelijkheid van de instellingen voor de gegevens op het brevet is in de bovengemelde gids beschreven. De regels betreffende de provisionele betaling zijn vastgelegd in CO 1348 en gebaseerd op het koninklijk besluit van 12 juni De betalingen kunnen slechts worden verder gezet als er een datum van einde van de betalingen voor KBF A in het Kadaster vermeld is. Zoniet moet KBF B contact opnemen met KBF A opdat dit laatste fonds onverwijld het nodige zou doen. 3 zie dienstbrieven 996/49 van en 996/49bis van

4 pagina Deelnemers Instellingen die deelnemen aan het mechanisme van het automatisch onderzoek van het recht vanaf 1 oktober 2008 de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers ( behalve de diensten Gewaarborgde Gezinsbijslag, Prestations familiales garanties en residuaire rechten), met inbegrip van de werkgevers van de overheidssector voor wie de Rijksdienst de dossiers beheert en de kinderbijslag betaalt (behalve de diensten Onderwijs en Enseignement), de kinderbijslagfondsen van de werknemerssector, de NMBS, de RSZPPO voor de werkgevers die onder de toepassing vallen van de sociale zekerheid van de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten, de werkgevers van de overheidssector die zelf de kinderbijslag betalen en die in het Kadaster geïntegreerd zijn. Instellingen die niet deelnemen aan het mechanisme van het automatisch onderzoek van het recht vanaf 1 oktober 2008 : de diensten Gewaarborgde Gezinsbijslag en Prestations familiales garanties, de diensten die residuaire rechten betalen, de diensten Onderwijs en Enseignement de sector van de zelfstandigen. Opgelet: geen toepassing van de procedure voor het automatisch onderzoek van het recht voor personen die niet het voorwerp uitmaken van trimestriële DMFA(PPO)-aangiften. 2. MECHANISMEN VOOR DE INTEGRATIE VAN DE BETALINGSDATA IN HET KADASTER EN DE REGULARISATIE VAN DE REKENINGEN TUSSEN KINDERBIJSLAGSTELSELS Als kanaal voor de elektronische informatieoverdracht dankzij de integratie van de identificatiegegevens van de actoren die in het Personenrepertorium van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid ingeschreven zijn, is het Kadaster van de kinderbijslag een instrument ter voorkoming van dubbele betalingen, dat kadert in de strijd tegen sociale fraude.

5 pagina 5 Daarom moeten de werkingsmechanismen ervan strikt toegepast worden, meer bepaald t.o.v. de betalingsdata. Die mechanismen zijn beschreven in de dienstbrief 997/52 van 7 april 2003 en moeten door deze dienstbrief vervolledigd worden, aangezien elke dossieroverdracht tussen instellingen die onder verschillende stelsels ressorteren (algemeen stelsel, PPO en Staat) vanaf 1 oktober 2008 aanleiding zal geven tot een regularisatie van de rekeningen Geldige betaling Een geldige betaling is een betaling die uitgevoerd is in functie van de regels betreffende de bevoegdheid. Het betreft de betaling van kinderbijslag (met inbegrip van de gewaarborgde gezinsbijslag), met dien verstande dat de instelling die het basisbedrag betaalt er ook toe gehouden is de toeslagen te betalen die zouden verschuldigd zijn tijdens de ganse periode van haar tussenkomst, ongeacht of het gaat om provisionele betalingen, definitieve betalingen of betalingen die ten laste van andere sectoren moeten worden teruggestort. Twee instellingen kunnen niet in het Kadaster voorkomen voor dezelfde betalingsperiode en voor hetzelfde kind, waarbij de ene het basisbedrag en de andere enkel de toeslag heeft betaald Voorkomen van cumulatie Onder cumulatie wordt verstaan twee of meer betalingsperiodes die elkaar overlappen voor eenzelfde rechtgevend kind in verschillende dossiers. Om cumulaties te voorkomen is het Kadaster zo georganiseerd dat twee betalingsperiodes elkaar niet kunnen overlappen. Een fonds dat vaststelt dat het de laatste maanden van zijn tussenkomst ten onrechte heeft betaald, zal bijgevolg de einddatum van de geldige betalingen in het Kadaster wijzigen, zodat die zone de werkelijke geldige betalingen weergeeft. Concreet betekent dit dat met uitzondering van de kinderbijslagfondsen voor werknemers die niet onderling overgaan tot een regularisatie van hun rekeningen (zie art. 71, 1bis, KBW), wanneer een kinderbijslaginstelling bijslag in plaats van een andere instelling betaald heeft, de data van begin en/of einde van geldige betaling moeten worden gewijzigd om de terugbetaling van de storting in de plaats van de andere instelling mogelijk te maken. De wijzigingen moeten zowel in de interne databanken als in het Kadaster gebeuren, om de werkelijke geldige betalingen weer te geven.

6 pagina Procedure Elke volgende instelling ("KBF B") die vanaf een overeengekomen datum (volgens het brevet van rechthebbende) moet tussenkomen, zal een begindatum van geldige betaling verbonden aan haar eigen bevoegdheid op het niveau van het kind slechts kunnen invoeren als de oorspronkelijke instelling ( KBF A ) een einddatum van geldige betaling voor het betrokken kind heeft ingevoerd. Elke einddatum van geldige betaling die door de oorspronkelijke instelling opengelaten wordt, resulteert in een weigering van de integratie van de begindatum van geldige betaling door de volgende instelling. Daarom is een standaardprocedure uitgewerkt die bij een regularisatie van de rekeningen moet worden gebruikt. KBF A stuurt het brevet naar KBF B en betaalt de kinderbijslag nog voor de maand van de verzending bij de verzending van het brevet voert het de einddatum van geldige betaling in = datum einde van de maand van verzending van het brevet. KBF B ontvangt het brevet en stuurt een bericht van ontvangst ( ) bij de verzending van het ontvangstbericht voert het de begindatum van geldige betaling in = eerste dag van de maand na het einde van de betalingen door KBF A. Na de laatste betaling verstuurt KBF A de vraag om terugbetaling van de betaling "in plaats van" (per brief) bij de verzending van de vraag om terugbetaling voert het de einddatum van geldige betaling in = datum einde van de maand met bevoegdheid (geldige betaling). KBF B ontvangt de vraag om terugbetaling het voert het de begindatum van geldige betaling in = eerste dag van de maand met bevoegdheid (geldige betaling) en gaat over tot de terugbetaling aan KBF A. VOORBEELDEN: Verandering van werkgever De rechthebbende werkt voor een werkgever (A) die bij de RSZPPO is aangesloten. Deze laatste (KBF A) betaalt hem de kinderbijslag.

7 pagina 7 Hij treedt uit dienst op en begint op een activiteit voor een werkgever B die aangesloten is bij kinderbijslagfonds B (KBF B). De verandering van de bevoegdheid vindt plaats op , aangezien de eerste dag van de referentiemaand voor het voortgezette recht op grond van de nieuwe activiteit 1 februari 2009 is (zie koninklijk besluit inzake de bevoegdheid van 25 april 1997). Schema van het proces KBF A ontvangt DMFA van het 1 e trim van werkgever B stuurt het brevet naar KBF B betaalt de kinderbijslag tot integreert de einddatum van geldige betaling « » KBF B bevestigt de ontvangst aan KBF A op integreert de begindatum van geldige betaling « » KBF A wijzigt de einddatum van geldige betaling « » vraagt de terugbetaling voor de periode van tot KBF B wijzigt de begindatum van geldige betaling « » gaat over tot de terugbetaling voor de periode van tot Verandering van rechthebbende: De ouders leven gescheiden en voeden de kinderen in co-ouderschap op. De kinderen wonen bij de bijslagtrekkende moeder. De RSZPPO (KBF A) betaalt de gewone kinderbijslag op basis van de prestaties van de vader. Op 4 oktober 2008 verneemt RSZPPO dat de moeder al vanaf 20 oktober 2006 ziek is. Zij is in dienst bij werkgever B, aangesloten bij kinderbijslagfonds B (KBF B). RSZPPO onderzoekt het recht op sociale toeslag 50ter en betaalt intussen provisioneel verder. Op 16 november 2008 stelt de RSZPPO vast dat er vanaf 20 april 2007 met uitwerking op 1 mei 2007 recht bestaat op sociale toeslag 50ter.

8 pagina 8 Schema van de regularisaties: RSZPPO (KBF A) op KBF B op RSZPPO op KBF B op betaalt de kinderbijslag tot ; - betaalt de sociale toeslag 50ter van tot ; - stuurt een brevet aan KBF B met einddatum betalingen ; - sluit zijn betalingsperiode in Kadaster af op verzendt ontvangstmelding per aan RSZPPO; - neemt de betalingen van de gewone kinderbijslag én de sociale toeslag 50ter over vanaf ; - integreert zijn betalingen vanaf in het Kadaster. - wijzigt de einddatum geldige betalingen in het Kadaster in ; - vraagt aan KBF B de verrekening van de betaalde kinderbijslag van tot (gewone kinderbijslag + toeslag 50ter) - wijzigt zijn begindatum betalingen in het Kadaster in ; - stort de verschuldigde kinderbijslag (gewone kinderbijslag + toeslag) van tot terug aan RSZPPO Last van de fout en het debet betreffende de eventuele dubbele betalingen Indien ondanks de tools voor de raadpleging en ter voorkoming van cumulaties die in het Kadaster van de kinderbijslag zijn geïntegreerd, toch blijkt dat twee gezinsbijslagen van hetzelfde type (kraamgeld, kinderbijslag, adoptiepremie) over dezelfde periode voor hetzelfde kind zijn betaald, wordt de fout of het debet die eruit volgt ten laste genomen door de instelling die nagelaten heeft de gegevens in het Kadaster tijdig te coderen of die de terugbetalingprocedure niet heeft nageleefd. Vanzelfsprekend zal de volgende instelling ( KBF B ) die het gezin voor de tweede keer het bedrag uitbetaalt dat aan de oorspronkelijke instelling ("KBF A ) moest worden terugbetaald, het beheer en de last van het debet op zich nemen. 3. INWERKINGTREDING De overschakeling van de oude naar de nieuwe procedure op 1 oktober 2008 betekent concreet:

9 pagina Verandering van werkgever. De nieuwe procedure van het automatisch onderzoek van het recht geldt t.a.v. de RIP-in berichten met een begindatum activiteit vanaf 1 oktober 2008 en t.a.v. de DMFA-berichten vanaf 1 januari 2009 m.b.t. het vierde kwartaal Andere gevallen Vanaf 1 oktober 2008 geldt de nieuwe procedure van het automatisch onderzoek van het recht, ongeacht de periode waarop de wijziging betrekking heeft, zelfs al gaat het over een welbepaalde periode die volledig vóór 1 oktober 2008 valt. Concreet: toepassing van de algemene regel die hiervoor beschreven is onder punt 2.1 Geldige betaling. Er is echter een bijzonderheid voor de diensten Overnames en Reprises van de RKW (het gaat over de overname van de dossiers van werkgevers uit de overheidssector): deze diensten vermelden de regularisatiemodaliteiten voor het verleden op het brevet. De overgangsperiode wordt hoe dan ook afgesloten op 31 maart Vanaf 1 april 2009 geldt in alle situaties uitsluitend de nieuwe procedure. Ik dank u voor uw medewerking. Hoogachtend. Johan Verstraeten