Archiefselectielijst

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 147 Archief van de Archiefselectielijst [2013] door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2014

ARCHIEF VAN DE RJV RIJKSDIENST VOOR JAARLIJKSE VAKANTIE ARCHIEFSELECTIELIJST [2013]

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 147 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification : Publ. 5420 Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 147 Archief van de Archiefselectielijst [2013] door Kathleen DEVOLDER Brussel Bruxelles 2014

INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL... 7 GEBRUIKSAANWIJZING... 9 ARCHIEFSELECTIELIJST... 11 A. DIENSTEN VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE... 11 A1. Algemeen Secretariaat... 11 A2. Communicatie... 13 B. STAFDIENSTEN... 15 B1. Financiën... 15 B2. Personeel en Organisatie... 17 Logistiek (o.a. Postkamer)... 18 B3. ICT... 21 C. PRODUCTIEDIENSTEN... 22 C1. RJV-Kas... 22 Vakantierekeningen... 22 Bijzondere rekeningen... 24 C2. RJV-Stelsel... 24 Relaties netwerken... 24 Sociale en boekhoudkundige inspectie... 25 Documentatie jaarlijkse vakantie... 27 Aansluiting en verdeling van gegevens... 29 Studie... 30 5

DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) 1 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve en hun definitieve, dit is de die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden. Deze laatste dienen overgebracht te worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? De archiefselectielijst is een basisinstrument voor een goed document- en informatiebeheer. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat écht belangrijke documenten in de massa verloren gaan. Een correcte naleving van de archiefselectielijst zal er ten slotte voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 1 Archiefwet van 24 juni 1955, zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009 (Belgisch Staatsblad, 19.05.2009); KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 5 en 6 van de archiefwet van 24 juni 1955 en KB van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de artikelen 1, 5 en 6bis van de archiefwet van 24 juni 1955 (Belgisch Staatsblad, 23.09.2010). 7

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst volgens de organisatiestructuur of het organigram van de instelling geordend. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De archiefvormende diensten Men beschouwt de verschillende onderafdelingen van de organisatie als archiefvormende entiteiten, met inachtneming van de hiërarchie der diensten. De diensten worden op een horizontale lijn uitgezet, die grijs is ingekleurd om de tabel gemakkelijker leesbaar te maken. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en niet op stukniveau; dit laatste zou een te zware werkbelasting betekenen). Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve (in de instelling) De wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open en. Tenzij anders vermeld, vangt de steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. van de documenten Dit is de die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden: Bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief Vernietigen: integrale vernietiging. Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum 9

van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve en kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling geen archief vernietigen zonder voorafgaande toelating van het Rijksarchief. Een aanvraagformulier voor vernietiging van archieven is beschikbaar op de website van het Rijksarchief (www.arch.be) onder de rubriek advies over archiefbeheer. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve en, zie het studiedossier. De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier. 10

A. DIENSTEN VAN DE ALGEMENE ADMINISTRATIE A1. Algemeen Secretariaat A1.001 Reglement van inwendige orde van het beheerscomité tot aanpassing of vervanging bewaren en overbrengen A1.002 Dossiers inzake de samenstelling van het beheerscomité: benoeming van de voorzitter en van de leden (1948-heden) A1.003 Agenda s, processen-verbaal en werkdocumenten van de vergaderingen van het beheerscomité (1947-heden) A1.004 Aanwezigheidslijsten van het beheerscomité (met handtekeningen) 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen De papieren versies zijn ingebonden. Vanaf 1999 is er een papieren versie (met handtekeningen) en een digitale versie (niet ondertekend). A1.005 Dossiers inzake de presentiegelden voor de leden van het beheerscomité 10 jaar vernietigen Lijsten per kwartaal. A1.006 Agenda s, processen-verbaal en werkdocumenten van de beperkte comités: informatica, financiën, gebouw, administratie (sedert 1947) 10 jaar bewaren en overbrengen De papieren versies zijn ingebonden. Vanaf 1999 is er een papieren en een digitale versie. A1.007 In- en uitgaande briefwisseling van de voorzitter van het beheerscomité (1990-1995) verstreken vernietigen Het betreft vnl. aanbevelingen, vragen om werk. 11

A1.008 Uitgaande briefwisseling van het beheerscomité (1993-heden) 10 jaar vernietigen Het betreft vnl. uitnodigingen voor vergaderingen, agenda s, brieven m.b.t. wijzigingen in de samenstelling van het beheerscomité. Tot 1998: papier. Vanaf 1999: digitaal. A1.009 Inkomende briefwisseling van de administrateur-generaal (1962-1994) A1.010 Agenda s, processen-verbaal en werkdocumenten van de vergaderingen van de directieraad (ca. 1990-heden) A1.011 Agenda s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van de syndicale raad van advies (SRA/CSA) en van het basisoverlegcomité (1973-heden) A1.012 Agenda s, verslagen en werkdocumenten van de vergaderingen van het preventiecomité (1998-heden) A1.013 Ministeriële instructies aangaande personeelszaken (1968-1993) verstreken vernietigen 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen verstreken vernietigen De directieraad vergadert 3 à 4 keer per jaar. Tot 1999: papier. Vanaf 1999: papier en digitaal. Tot 1999: papier. Vanaf 1999: papier en digitaal. Tot 1999: papier. Vanaf 1999: papier en digitaal. A1.014 Ministeriële instructies: omzendbrieven van het Ministerie van Sociale Voorzorg (1968-1988) verstreken bewaren en overbrengen Het betreft 1 ordner. A1.015 Interne nota s (1992-1994) verstreken vernietigen 12

A1.016 Individuele tuchtdossiers zolang het personeelslid in dienst is vernietigen A1.017 Individuele tuchtdossiers: beroepen ingesteld bij de Raad van State zolang het personeelslid in dienst is (minstens 10 jaar na definitieve uitspraak) vernietigen A1.018 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen 5 jaar vernietigen A2. Communicatie A2.001 Verslagen van de Nationale Hulpkas voor betaalde verlofdagen, beheerd door de Algemene Spaar- en Lijfrentekas (1938-1945) verstreken bewaren en overbrengen naar het RA A2.002 Jaarverslagen van de Rijkskas voor jaarlijks verlof (1948-1969) en van de Rijksdienst voor jaarlijkse vakantie (1970- heden) 10 jaar bewaren en overbrengen naar het RA 1 exemplaar in elke taal overbrengen. De jaarverslagen tot 1986 zijn ingebonden. A2.003 Publicaties van de Rijkskas voor jaarlijks verlof/rijksdienst voor jaarlijkse vakantie 2 10 jaar bewaren en overbrengen naar het RA 1 exemplaar in elke taal overbrengen. 2 Enkele voorbeelden: Dertigjarig bestaan van de vakantiefondsen. 1938-1968 en Jubilé des congés payés 50. Office Nationale des Vacances Annuelles. Memorial. 1936-1986. 13

A2.004 Dossiers inzake studiedagen georganiseerd door de RJV 10 jaar selecteren Bewaren: programma, teksten en presentaties. Vernietigen: stukken betreffende de praktische organisatie. A2.005 Adviezen van de Nationale Arbeidsraad (1969-2004) verstreken vernietigen Deze documenten zullen bewaard worden op het niveau van de Nationale Arbeidsraad. 3 De adviezen vanaf 2001 zijn ook raadpleegbaar op de website van de NAR. 4 A2.006 Rapporten van de Nationale Arbeidsraad (1980-1999) verstreken vernietigen Idem. 5 A2.007 Activiteitenverslagen van de Nationale Arbeidsraad (1980-1999) A2.008 Mededelingen van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid: (1966-2003) A2.009 Bijdragentabellen van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (1996-2002) verstreken vernietigen Idem. 6 verstreken vernietigen verstreken vernietigen A2.010 Wetgeving: kopieën van wetten en besluiten (1936-heden) geldigheid van de wetgeving vernietigen 3 C. DERAUW, Archives du Conseil National du Travail [et du Conseil Paritaire Général]. Tableau de tri, 2010, Brussel, 2011, reeks B.013. 4 http://www.cnt-nar.be. 5 Ibid., reeks B.014. 6 Ibid., reeks A.1.004. 14

A2.011 Briefwisseling van de vroegere dienst Documentatie en Communicatie (2001-2005) 10 jaar vernietigen B. STAFDIENSTEN B1. Financiën B1.001 Databank van de boekhouding van het RJV-Stelsel (SAP) 7 jaar (vanaf 1 januari van het jaar na afsluiting) B1.002 Betalingsbestanden 7 jaar (vanaf 1 januari van het jaar na afsluiting) B1.003 Elektronische rekeninguittreksels 7 jaar (vanaf 1 januari van het jaar na afsluiting) vernietigen vernietigen vernietigen 15

B1.004 Facturen 7 jaar (vanaf 1 januari volgend op hun datum)* vernietigen Inkomende facturen worden gescand en opgeslagen in Corfu. De papieren versies worden doorlopend geklasseerd. *Voor stukken die betrekking hebben op bedrijfsmiddelen met een herzieningstermijn van 15 jaar, zoals bij de oprichting van een gebouw, geldt een van 15 jaar. B1.005 Dossiers inzake overheidsopdrachten 10 jaar* vernietigen *10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering (voor bouwwerken); minimum 3 jaar na de definitieve oplevering (voor andere werken, leveringen en diensten). B1.006 Gunningsdossiers 5 jaar* vernietigen *5 jaar vanaf het moment dat de nietgekozen inschrijver in kennis werd gesteld van het feit dat hij niet werd gekozen. Indien er een vordering wordt ingesteld: 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak. B1.007 Jaarrekeningen en balansen (1947-heden) 7 jaar bewaren en overbrengen 16

B2. Personeel en Organisatie B2.001 Personeelsregisters 5 jaar bewaren en overbrengen B2.002 Databank voor de betaling van de lonen van de medewerkers 20 jaar vernietigen B2.003 Dossiers inzake de uitbetaling van de lonen van de medewerkers (maandelijkse dossiers) 20 jaar vernietigen B2.004 Individuele personeelsdossiers (loopbaandossiers) 100 jaar na geboortedatum selecteren De personeelsdossiers van de leidende ambtenaren bewaren en overbrengen. B2.005 Evaluatie- en ontwikkelcirkeldossiers tot het personeelslid de administratie verlaat vernietigen De administratie maakt sinds 2013 gebruik van de toepassing Crescendo voor het beheer en de bewaring van de ontwikkelcirkeldossiers. Deze dossiers moeten door de andere diensten slechts een 10-tal jaar worden bewaard. B2.006 Aanwezigheidslijsten, controlelijsten 18 maanden vernietigen B2.007 Regelgeving inzake personeelszaken zolang de dienst het nuttig acht vernietigen 17

B2.008 Jaarboeken van de RJV 10 jaar bewaren en overbrengen B2.009 Stukken betreffende de personeelsvereniging 10 jaar selecteren Oprichtings- en benoemingsakten, statuten, reglementen, notulen, jaarverslagen, brochures bewaren. De overige documenten vernietigen Logistiek (o.a. Postkamer) B2.010 Dossiers inzake de verwerving/de bouw van het gebouw 10 jaar na verkoop/einde gebruik van het gebouw B2.011 Dossiers inzake het onderhoud van het gebouw 10 jaar na de werken bewaren en overbrengen vernietigen B2.012 Dossiers inzake overheidsopdrachten 10 jaar* vernietigen *10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering (voor bouwwerken); minimum 3 jaar na de definitieve oplevering (voor andere werken, leveringen en diensten). 18

B20.13 Gunningsdossiers 5 jaar* vernietigen *5 jaar vanaf het moment dat de nietgekozen inschrijver in kennis werd gesteld van het feit dat hij niet werd gekozen. Indien er een vordering wordt ingesteld: 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak. B2.014 Plannen/plattegronden van het gebouw zolang het gebouw door de administratie benut wordt bewaren en overbrengen B2.015 Milieudossiers van het gebouw 20 jaar vernietigen B2.016 Inventaris van materieel en/of meubilair tot opmaak van nieuwe versie vernietigen 19

B2.017 Inkomende briefwisseling (papieren versies) 5 jaar vernietigen Alle inkomende briefwisseling wordt in de Postkamer gescand, geïndexeerd (M=mail, P=papier, X=elektronische fax, F=factuur) en opgeslagen in Corfu. Er wordt een uitzondering gemaakt voor de briefwisseling gericht aan personen die voorkomen op een welbepaalde nominatieve lijst. De papieren briefwisseling wordt na 5 jaar vernietigd. De mogelijkheid bestaat wel dat diensten de papieren versie opvragen. B2.018 Gedigitaliseerde briefwisseling, opgeslagen in Corfu (sinds 2004) 10 jaar vernietigen B2.019 Maandelijkse rapporten over het telefoongebruik/tarifering 5 jaar vernietigen B2.020 Lijsten van verstuurde aangetekende briefwisseling 5 jaar vernietigen 20

B3. ICT B3.001 Productietoepassing (DB2) met adres-, prestatie- en betalingsgegevens tot vervanging* vernietigen *De huidige toepassing zal op termijn vervangen worden door Ambi. De gegevens minimaal bewaren tot na het verstrijken van de verjaringstermijn voor de vordering met het oog op de uitbetaling of de terugvordering van vakantiegeld (= 3 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft of 5 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft indien de ten onrechte uitbetaalde uitkeringen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse of opzettelijk onvolledige verklaringen). Deze wordt verlengd in geval van stuiting van verjaring. De stuiting kan hernieuwd worden. 7 7 Art. 46bis van de wet van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971. 21

B3.002 Dossiers inzake overheidsopdrachten 10 jaar vernietigen *10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering (voor bouwwerken); minimum 3 jaar na de definitieve oplevering (voor andere werken, leveringen en diensten). B3.003 Gunningsdossiers 5 jaar* vernietigen *5 jaar vanaf het moment dat de nietgekozen inschrijver in kennis werd gesteld van het feit dat hij niet werd gekozen. Indien er een vordering wordt ingesteld: 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak. C. PRODUCTIEDIENSTEN C1. RJV-Kas VAKANTIEREKENINGEN C1.001 Inkomende L75-formulieren ( Aanvraag voor betaling van het vakantiegeld per overschrijving ) 3 maand vernietigen Deze formulieren worden gescand en de gegevens worden opgenomen in de productietoepassing. De papieren documenten worden vervolgens vernietigd. 22

C1.002 Inkomende gelijkstellingsattesten (papieren versies)* verjaringstermijn vakantiegeld: 3 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft 8 C1.003 Inlichtingenformulieren verjaringstermijn vakantiegeld: 3 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft 9 vernietigen vernietigen *Het betreft slechts een minderheid van de attesten. De meeste attesten (bijvoorbeeld van RIZIV, RVA, FAO, ) komen in elektronische vorm binnen. C1.004 Enquêtes uitgevoerd door de inspecteurs 5 jaar vernietigen Deze documenten worden eveneens gedurende minimaal 5 jaar bewaard door de Inspectiedienst. C1.005 Voorbereidende dossiers voor beheerscomité 5 jaar vernietigen De archieven van het beheerscomité zullen bewaard worden op het niveau van het Algemeen Secretariaat. 8 Wetten van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971 (bijgewerkte versie). 9 Idem. 23

BIJZONDERE REKENINGEN C1.006 Inkomende stukken van schuldeisers (financiële instellingen, gerechtsdeurwaarders, enz.): aanvragen om beslag te leggen op vakantiegeld van personen die hun schulden niet kunnen betalen 3 maand vernietigen Deze documenten worden gescand en in Uruk opgeslagen. De digitale versies hebben bewijskracht verkregen C1.007 Gedigitaliseerde documenten van schuldeisers, opgeslagen in Uruk (1997-heden) 5 jaar na het afsluiten van alle dossiers van de betrokken werknemer vernietigen C2. RJV-Stelsel RELATIES NETWERKEN C2.001 Stukken betreffende de vakantiefondsen: briefwisseling inzake de cao s, contracten enz. 20 jaar bewaren en overbrengen C2.002 Dossiers inzake de ontwikkelcirkels 10 jaar* vernietigen *Ontwikkelcirkel- en evaluatiedossiers worden door de Personeelsdienst bewaard tot de ambtenaar de organisatie verlaat (zie reeks B2.005). 24

Sociale en boekhoudkundige inspectie C2.003 Balansen en resultatenrekeningen van de vakantiefondsen 10 20 jaar vernietigen C2.004 Verslagen van de boekhoudkundige controle van de bijzondere vakantiefondsen (ca. 1987-heden) C2.005 Nota s over de financiële toestand van het Stelsel jaarlijkse vakantie (analyse van de reserves van de vakantiefondsen, verdeelsleutel enz.) (ca. 1987-heden) 20 jaar bewaren en overbrengen 20 jaar bewaren en overbrengen Het betreft één rapport per jaar per vakantiefonds en een syntheserapport dat wordt voorgelegd aan het beheerscomité. Deze nota s worden niet altijd voorgelegd aan het beheerscomité (ze zijn eerder bedoeld voor de administrateur-generaal). C2.006 De berekening van de saneringsbijdrage (d.w.z. van de bijdrage van de vakantiefondsen aan het Stelsel jaarlijkse vakantie, in functie van hun draagkracht, om het financieel evenwicht binnen de sector te waarborgen) C2.007 CV38 en 39: eindejaarsstatistieken die bezorgd worden aan het kabinet van de minister van sociale zaken 20 jaar vernietigen Het synthesedocument wordt voorgelegd aan het beheerscomité en bevindt zich dus in het archief van het beheerscomité. 10 jaar vernietigen 10 Er zijn naast het RJV-vakantiefonds elf bijzondere vakantiefondsen (BVF s): de Kas voor betaald verlof van de Belgische voedingsbedrijven, de Nationale patroonskas voor het betaald verlof in de bouwbedrijven en openbare werken, het Vakantiefonds van de Belgische houtnijverheid, de Kas voor jaarlijkse vakantie voor de metaal-, machine- en elektrische bouw CONGEMETAL, de Verlofkas van de papierverwerkende en grafische nijverheid VPN, het Vakantiefonds van de Belgische Zeehavens, de Kas voor betaalde verlofdagen van de fotografienijverheid, de Kas voor jaarlijkse vakantie in de ijzer- en staalnijverheid, het Vakantiefonds voor de Textiel Vacantex, het Vakantiefonds van de non-ferro metalennijverheid, de Rijksverlofkas voor de diamantnijverheid. De jaarlijkse vakantie van de werknemers. Uitgave 2013, Brussel, RJV, 2013, p. 61-62. 25

C2.008 Statuten van de 11 bijzondere vakantiefondsen tot wijziging van de statuten vernietigen Statuten van vzw s worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. C2.009 Verslagen van de sociale controle van de vakantiefondsen (d.i. een controle op de naleving van de regelgeving over de jaarlijkse vakantie door de BVF s) 10 jaar vernietigen C2.010 Dossiers inzake enquêtes (onderzoeken) uitgevoerd door de inspectie: aanvragen en rapporten C2.011 Aanvragen voor aanvullend vakantiegeld (d.i. vakantiegeld voor werknemers die in België een activiteit aan- of hervatten) 11 C2.012 Databank (register) van de aanvragen voor aanvullend vakantiegeld C2.013 Aanvragen voor opheffing van de verjaring: - RJV (per e-mail) - de bijzondere vakantiefondsen (per e-mail of per brief) 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 10 jaar vernietigen 11 De aanvullende vakantie werd in de vakantiereglementering geïntroduceerd door de programmawet van 29 maart 2012 (Belgisch Staatsblad, 29 maart 2012). Op 28 juni 2012 werd het uitvoeringsbesluit gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (KB van 19 juni 2012 tot uitvoering van artikel 17bis van de wetten betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers gecoördineerd op 28 juni 1971). 26

C2.014 Inkomende attesten van het Fonds voor arbeidsongevallen (FAO) C2.015 Briefwisseling in het kader van het protocol met de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) over de financiering van het vakantiegeld voor de gelijkgestelde dagen werkloosheid wegens economische redenen C2.016 Databank voor de opvolging van de hierboven vermelde documenten (serie C2.015) C2.017 Aanvragen voor het afzien van terugvordering (via de post of via e-mail) 5 jaar vernietigen De RJV stuurt een kopie van het attest naar het/de betrokken vakantiefonds(en). 12 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen Een samenvattende tabel van de aanvragen en de argumentatie wordt voorgelegd aan het beheerscomité (en zal dus worden bewaard in het archief van het beheerscomité. Documentatie jaarlijkse vakantie C2.018 Omzendbrieven en administratieve onderrichtingen (1948- heden) geldigheid van de omzendbrief/ administratieve onderrichting de volledige reeks in beide landstalen bewaren en overbrengen Vanaf 2002 worden deze documenten (10 à 12 per jaar) ook elektronisch bewaard. Het betreft dan wel de versies zonder handtekeningen. Het betreft ongeveer 1,5 strekkende meter archief. 12 Een werknemer kan aangesloten zijn bij verschillende vakantiefondsen. 27

C2.019 Voorlichtingsnota s (1949-1993) verstreken de volledige reeks in beide landstalen bewaren en overbrengen Het betreft in totaal 18 ordners. C2.020 Processen-verbaal van de vergaderingen van de stuurgroep van het Stelsel (ca. 2000-heden) C2.021 Verslagen van de vergaderingen van de directeurs van de vakantiefondsen (1951-heden) C2.022 Verslagen van de maandelijkse vergaderingen van de inspecteurs C2.023 Dossiers inzake de werkgroep Handvest van de sociaal verzekerde (ca. 1990) C2.024 Dossiers inzake de werkgroep Notie kinderen ten laste voor weddebeslag 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar bewaren en overbrengen 10 jaar vernietigen 5 jaar bewaren en overbrengen 5 jaar bewaren en overbrengen De stuurgroep van het Stelsel bestaat uit interne personeelsleden en de directeurs van de vakantiefondsen. De Stuurgroep vergadert 6 maal per jaar. Vanaf 2004: ook elektronische versie. De papieren documenten m.b.t. de periode 1951-2006 zijn gedigitaliseerd. Enkel in digitale vorm. C2.025 Dossiers inzake de werkgroep Multifunctionele aangifte (DmfA) 5 jaar vernietigen De dienst trad niet op als piloot van deze werkgroep. 28

C2.026 Juridische documentatie, geordend per thema en per artikel van de wetgeving Aansluiting en verdeling van gegevens zolang de dienst het nuttig acht vernietigen C2.027 Transferdossiers (transfers van ondernemingen naar een ander vakantiefonds) C2.028 Inkomende brieven van de FOD Arbeid en Tewerkstelling over de toekenning van de nummer(s) van het paritair comité (een nummer per activiteit) 13 C2.029 Formulieren R1 en R6 waarmee werkgevers uit de voedingsen uit de papiersector meedelen bij welk vakantiefonds zij zich wensen aan te sluiten 3 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen Brieven geordend per RSZ-nummer. 5 jaar vernietigen C2.030 Verslagen over het bijdrageverschil voor de bouwsector 10 jaar vernietigen C2.031 Lijsten werkloosheid ten gevolge van staking (papieren lijsten afkomstig van de RVA) C2.032 Verslagen van enquêtes (onderzoeken) van de Inspectiedienst om de activiteit van een werkgever vast te stellen 5 jaar vernietigen 5 jaar vernietigen Deze verslagen worden eveneens gedurende 5 jaar bewaard door de Inspectiedienst. 13 Een bedrijf kan onder meerdere paritaire comités vallen als ze verschillende activiteiten combineert. 29

C2.033 Mededelingen van nieuwe kengetallen, vanwege Smals (papieren versies) 5 jaar vernietigen STUDIE C2.034 Dossiers inzake terugvorderingen via gerechtelijke weg 10 jaar na definitieve rechterlijke uitspraak C2.035 Dossiers inzake betwistingen en klachten In geval van een rechterlijke uitspraak: 10 jaar na vonnis Overige dossiers: verjaringstermijn vakantiegeld* vernietigen vernietigen *De verjaringstermijn voor de vordering met het oog op de uitbetaling of de terugvordering van vakantiegeld bedraagt 3 jaar, vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft. De termijn wordt op 5 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft gebracht, indien de ten onrechte uitbetaalde uitkeringen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse opzettelijk onvolledige verklaringen. 14 14 Wetten van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971 (bijgewerkte versie). 30

C2.036 Klachtendossiers inzake niet ontvangen vakantiegeld (jaren 1990) In geval van een rechterlijke uitspraak: 10 jaar na vonnis Overige dossiers: verjaringstermijn vakantiegeld* vernietigen *De verjaringstermijn voor de vordering met het oog op de uitbetaling of de terugvordering van vakantiegeld bedraagt 3 jaar, vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft. De termijn wordt op 5 jaar vanaf het einde van het vakantiedienstjaar waarop dat vakantiegeld betrekking heeft gebracht, indien de ten onrechte uitbetaalde uitkeringen werden verkregen door bedrieglijke handelingen of door valse opzettelijk onvolledige verklaringen. 15 15 Wetten van 28 juni 1971 betreffende de jaarlijkse vakantie van de werknemers, gecoördineerd op 28 juni 1971, Belgisch Staatsblad, 30.09.1971 (bijgewerkte versie). 31

5420