Huishoudelijk Reglement Wageningse Studenten Lacrosse Vereniging Wageningen Warriors. Conceptversie 8-2- 2013 opgesteld te Wageningen 1. Algemeen 1.1 Het Huishoudelijk Reglement is bindend voor alle leden van W.S.L.V. Wageningen Warriors. 1.2 Het Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de statuten. 2. Wijzigen Huishoudelijk Reglement (toevoeging op Statuten) 2.1 Het Huishoudelijk Reglement kan slechts aangepast worden tijdens een Algemene Leden Vergadering (A.L.V.). 2.2 De wijzigingen moeten minimaal één week voor de A.L.V. ter kennisgeving zijn gegeven aan alle leden. 2.3 Een wijziging is aangenomen bij een meerderheid van stemmen op de A.L.V.. 2.4 Een ALV wijziging gaat van kracht twee weken na goedkeuring in de8 A.L.V. 3. Bestuur 3.1 Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijdcommissaris mannen, wedstrijdcommissaris vrouwen, materiaalcommissaris, promotiecommissaris en een sponsorcommissaris. Buiten de eerste drie genoemde functies zijn de overige functies onder te verdelen binnen het bestuur. Hierdoor kunnen meerdere functies worden toegewezen aan één bestuurslid. 3.1.1. Tot de kerntaken van de voorzitter behoren het leiden van de vergaderingen van het bestuur, A.L.V. s, contacten onderhouden met de zusterverenigingen, het beheren van het archief. 3.1.2. Tot de kerntaken van de secretaris behoren het samenstellen en rondsturen van de alle algemene ledenmail, het behandelde van inkomende post en e- mails, het bijhouden van het ledenbestand (synchroniseren van Teamers, Facebook, mail), het notuleren bij bestuursvergaderingen, A.L.V. s en het beheren van het archief. 3.1.3. Tot de kerntaken van de penningmeester behoren het beheren van alle verenigingsrekeningen, het wijzigen van de gegevens bij de Kamer van Koophandel, het maken van de afrekening van het afgelopen boekjaar en een begroting voor het komende boekjaar voor de vereniging en deze presenteren op de F.A.L.V., het heffen van de contributie en het beheren van het archief. 3.1.4. Tot de kerntaken van de wedstrijdcommissaris mannen/vrouwen behoren het organiseren van evenementen en wedstrijddagen, informatie van de te spelen wedstrijden verstrekken en wedstrijd gerelateerde zaken te communiceren met de Nederlandse Lacrosse Bond.. 3.1.5. Tot de kerntaken van de materiaalcommissaris behoren het aankopen van nieuwe materialen, het aanvragen van klein materiaal bij Thymos, onderhouden van het materiaal en verhuren van materialen. 3.1.6. Tot de kerntaken van de promotiecommissaris behoren het bijhouden van de Facebook/website, organiseren van de Algemene Introductie Dagen, intro trainingen en promotiemateriaal: kleding, flyers, posters, etc. 3.1.7. Tot de kerntaken van de sponsorcommissaris behoren sponsorwerving door contact te leggen met nieuwe en bestaande sponsoren, het opstellen en afsluiten van
sponsorcontracten. 3.2 Het bestuur moet zelf zorgen voor opvolging. De A.L.V. behoord de opvolging goed te keuren. 4. Leden 4.1 Alle leden hebben dezelfde rechten en moeten in bezit zijn van sportrechten op sportcentrum de Bongerd. 4.2 Leden zijn verplicht contributie te betalen. Deze bedraagt veertig euro per boekjaar(1 september tot en met 31 augustus). 4.2.1 Indien een lid zich na 1 april inschrijft geldt een gereduceerd tarief van twintig euro, dit voor de periode tot en met 31 augustus. 4.2.2 Indien de contributie niet binnen een maand na de factuur is betaald zal er een boete van vijf euro per maand bovenop de huidige contributie komen. Na drie maanden zal een financiële schorsing van kracht worden. 4.2.2.1 De financiële schorsing wordt opgeheven wanneer het verschuldigde bedrag is betaald. 4.3 Om wedstrijden te spelen dient een lid ingeschreven te staan bij de Nederlandse Lacrosse Bond. De kosten hiervoor zijn vijvendertig euro per boekjaar en worden via de W.S.L.V. Wageningen Warriors betaald aan de Nederlandse Lacrosse Bond. 4.4. Wedstrijd spelende leden dienen een scheidsrechters degree te behalen binnen het te spelen seizoen. Daarbij kunnen leden worden opgeroepen om wedstrijden te arbitreren. 4.5 Indien een lid zich wilt uitschrijven, behoort hij/zij voor 1 september door middel van een brief dit aan de secretaris door te geven. Zolang een lid niet is uitgeschreven, geldt er nog steeds een contributieverplichting. 4.6 Leden hebben toegang tot alle door W.S.L.V. Wageningen Warriors georganiseerde activiteiten. 4.7 Leden worden op de hoogte gehouden van belangrijke informatie via de e- mail. 4.8 Ereleden of leden van verdiensten worden door het bestuur aangedragen en gekozen door een meerderheid van stemmen tijdens een A.L.V.. 4.8.1 Ereleden of leden van verdiensten zijn oud leden die van groot belang zijn voor de vereniging en/of buitengewone verdiensten geleverd hebben. Zij zijn altijd welkom op de lacrosse activiteiten van de W.S.L.V. Wageningen Warriors. 4.9 Bij toetreding als lid hebben zij het recht een (digitaal) exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement te ontvangen. 4.10 Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend. 4.11 Zij hebben de plicht het bestuur binnen één maand in kennis te stellen van de verandering van hun adres 4.12 In bijzondere omstandigheden kan in overleg met het bestuur een betalingsregeling worden getroffen. 4.13 Het bestuur is bevoegd om, met inachtneming van het beginsel van hoor en wederhoor, naast een straf welke aan lid wordt gegeven en door de tuchtcommissie(s) van de NLB, wordt afgedaan, een bijkomende straf vanuit de vereniging op te leggen. 5. Traingingen/ wedstrijden 5.1 Trainingen vinden plaats bij Sportcentrum de Bongerd 5.1.1 Trainingen zijn alleen toegankelijk voor leden. 5.1.2 Voor nieuwe geïnteresseerde mensen zijn er introtrainingen die op vaste momenten in het jaar plaatsvinden. 5.1.3 Leden worden geacht aanwezig te zijn bij de trainingen.
5.1.4 Spelers moeten zichzelf gedragen tijdens de training en de regels te respecteren. 5.2 Tijdens wedstrijden zijn spelers zelf verantwoordelijk voor goedgekeurd materiaal. 5.2.1 Spelers moeten zichzelf gedragen tijdens de wedstrijd en de regels te respecteren. 5.2.1.1 Boetes veroorzaakt door een individuele speler worden verhaald op de desbetreffende persoon zelf. 5.3 Het aan- en afmelden voor trainingen en wedstrijden gebeurt via Teamers. 5.3.1 Het aan- en afmelden voor een training dient minimaal vierentwintig uur van te voren te worden aangegeven. 5.3.2 Het aan- en afmelden voor een wedstrijd dient minimaal tweeënzeventig uur van te voren te worden aangegeven. 5.3.3 Indien onverwachte afwezigheid dient dit zo snel mogelijk te worden doorgegeven via telefonisch contact. 6. Materiaal 6.1 Het materiaal van de vereniging kan gebruikt worden door (aspirant- )leden tijdens trainingen en wedstrijden 6.1.1 Op training is al het materiaal aanwezig en kan door (aspirant)leden gratis gebruikt worden. 6.1.2 Sticks kunnen gehuurd worden van de vereniging voor vijf euro per maand met een borg van vijftig euro. De sticks behoren wel aanwezig te zijn op de gegeven trainingen. 6.2 Bij schade of verlies van verenigingsmateriaal door schuld zal de vereniging zich genoodzaakt voelen de schade, in de vorm van dagwaarde, te verhalen op de betreffende personen. 6.3 Alleen het bestuur en trainers hebben het recht om de sleutel van de materiaalcontainer op te halen en het materiaal te gebruiken. Tenzij anders afgesproken. 5. A.L.V. 5.1 De A.L.V. is een uitwisselingsbijeenkomst tussen het bestuur, de commissies en de leden. 5.2 De uitnodigingen voor een wissel A.L.V. moet een week van tevoren naar de leden zijn verstuurd. Indien mogelijk worden de kandidaten voor het bestuur voorafgaand aan de A.L.V. bekend gemaakt. 5.3 Iedereen kan agendapunten voor de A.L.V. inbrengen bij de voorzitter. 5.4 Het bestuur is in principe voltallig aanwezig. 5.5 Indien de voorzitter niet aanwezig is, neemt de secretaris diens taak over. 5.6 De notulen kunnen later door leden opgevraagd worden. 5.7 De A.L.V. wordt ten minste twee keer per jaar gehouden, waarvan eenmaal als financiële A.L.V.. 5.8 Bij de A.L.V. dient bij voorkeur van elke commissie ten minste één lid aanwezig te zijn voor verantwoording aan de A.L.V.. 6. Commissies (algemeen) 6.1 Commissieleden dienen lid te zijn van W.S.L.V. Wageningen Warriors 6.2 Commissies zijn bij het opstellen en tekenen van contracten verplicht deze door het bestuur te laten goedkeuren. 6.3 Commissies bestaan ten minste uit een voorzitter, secretaris en penningmeester, één persoon kan in deze meerdere taken op zich nemen. 6.4 Het oprichten van nieuwe commissies kan alleen gebeuren met toestemming van de A.L.V. 6.5 Het opheffen van commissies kan alleen gebeuren met toestemming van de A.L.V. 6.5.1 De commissieleden zijn gedurende hun ambtsperiode ten allen tijden verantwoordelijk voor de handelingen van de commissie. 6.5.2 Het beëindigen van een commissie kan enkel na presenteren van begroting en evaluatie van
haar eigen werk aan het bestuur. 6.5.3 De ambtstermijn van een commissaris kan enkel beëindigd worden nadat het bestuur tijdens een A.L.V. toestemming heeft gegeven tot uittreden. 6.6 Commissies dienen het bestuur op de hoogte te houden van hun bezetting door middel van bijgewerkte commissieledenlijsten. 6.7 Commissies dienen zelf zorg te dragen voor hun bezetting. Het bestuur kan om hulp gevraagd worden. 6.8 Het wordt alle commissies sterk aangeraden een draaiboek bij te houden van hun activiteiten: zij beschrijven de ondernomen stappen, de financiën, het resultaat en eventuele verbeteringen voor de toekomst. Bestuur krijgt hiervan een kopie voor het archief. 6.9 Commissies leggen jaarlijks een begroting en afrekening ter goedkeuring voor aan het bestuur en de A.L.V. De penningmeester van de commissie is hiervoor verantwoordelijk. 6.10 Deze begroting en de afrekening dienen tijdig, vóór de financiële A.L.V. te worden ingeleverd. 6.11 Activiteiten dienen bekend te worden gemaakt aan de leden. 6.12 Commissies dienen het logo en eventueel sponsornamen te vermelden in hun schriftelijke promotie- en correspondentiemateriaal. 6.13 Onkosten die gemaakt worden bij de organisatie van activiteiten voor W.S.L.V. Wageningen Warriors kunnen gedeclareerd worden. Het bestuur bepaalt of declaraties gehonoreerd worden. 6.14 De sponsorcommissaris houdt het overzicht over de sponsorwerving binnen de commissies. De sponsorcommissaris kan gevraagd worden door commissies voor ondersteuning. 7. Commissies specifiek 7.1 KasCo: 7.1.1. bestaat bij voorkeur uit een voormalige penningmeester en een ander oud- bestuurslid van het bestuur dat twee jaar voor het huidige bestuur aangesteld was. 7.1.2. controleert de penningmeester op zijn/haar functioneren door het controleren van de afrekening van het afgelopen financiële jaar voorts het wordt gepresenteerd op de F.A.L.V. 8. Donateurs 8.1 Donateurs zijn zij, die de vereniging financieel ondersteunen. 9. Sponsors 9.1 Sponsoren geven de W.S.L.V. Wageningen Warriors financiële ondersteuning en/of diensten in natura ten behoeve van bepaalde activiteiten en/of in het algemeen, zoals de overeenkomst met de betreffende sponsor beschrijft. 10. Aansprakelijkheid 10.1 De vereniging is niet aansprakelijk voor ziekte, ongevallen of schade, van welke aard ook, aan haar leden overkomen. Tevens voor schade berokkend door leden aan derden Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. 10.2 Ieder der leden is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van derden, of derden zelf, berokkende schade.
11. Slotbepalingen 11.1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 11.2 Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden. 11.3 In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur. 11.4 Dit huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten in strijd met de statuten. In geval van strijd met de statuten, gaan de statuten voor.